управленческий учет в автосервисе
Учет в автосервисе: как грамотно организовать работу СТО
Об услуге
На данный момент можно заметить то, как увеличивается количество самых разных автосервисов. Популярность этого бизнеса оправдана тем, что эта отрасль приносит владельцам СТО существенную прибыль. С каждым годом количество машин на дорогах увеличивается и автовладельцев, нуждающихся в обслуживании машин становится все больше. Нередко, автолюбители приобретают недорогие машины китайского производства, а они, как известно, нуждаются в частом ремонте. Таким образом, организация собственного СТО может стать отличным способом заработка. Самое главное — это грамотная организация автосервиса.
Прибыльность ниши автосервисов
Существует огромное количество мелких автосервисов, но, несмотря на это, определить точную их иерархию довольно сложно, так как мелкие автосервисы с легкостью конкурируют с сетевыми СТО. Как правило, организация, в штате которой находится небольшое количество сотрудников, может приносить прибыль не менее двух тысяч долларов ежемесячно.
Для грамотной организации автосервиса потребуется официальная регистрация, учет работы автосервиса, наличие всех необходимых документов, которые нужно получить из государственных органов и многое другое.
Что нужно учесть, собираясь открыть собственное СТО
Если вы решили открыть собственный автосервис, то должны как следует продумать основные нюансы.
Перечень предоставляемых услуг
СТО должно предоставлять своим клиентам следующие виды услуг:
Нельзя забывать и о том, что любая из перечисленных услуг может включать в себя огромный перечень дополнительных работ и операций. Все, услуги, которые вы хотите оказывать клиентам своего будущего автосервиса, необходимо подробно расписать, чтобы знать, какое оборудование вам необходимо будет приобрести и, какое помещение вам нужно искать.
Учет в автосервисе
Стоит иметь в виду, что в этой бизнес-отрасли существуют свои собственные особенности учета автосервиса. Достаточно лишь перечислить главные статьи бухгалтерского учета, после чего, вы придете к пониманию сложности работы в данной области. Многие новички задаются вопросом: «Как организовать бухгалтерский учет в автосервисе»?
Отвечая на вопрос: как организовать учет в автосервисе сложно сокращать понятия, так как данная часть бизнес-организации очень объемна. Лучшим выходом из ситуации, когда владелец не имеет должных бухгалтерских навыков, которые помогут ему вести учет клиентов СТО или пытаться начать учет в автосервисе с нуля и многое другое, будет принятие на работу бухгалтера-профессионала, который бы взялся вести учет СТО и следил за порядком в бухгалтерии вашего автосервиса.
Помимо бухгалтеров, вы можете вести бухгалтерский учет, используя разнообразные системы учета СТО — существует достаточно большое количество программ, которые созданы для облегчения организации такой деятельности, как бухгалтерский учет.
Именно при помощи бухгалтерской отчетности владелец сможет следить за всей работой предприятия и сотрудников. Плюс ко всему, к такому предприятию, как СТО, налоговый учет имеет прямое отношение и нельзя относиться к данной части бизнеса несерьезно.
Выбор месторасположения
Не последнюю роль в организации автосервиса играет и такой фактор, как выбор наиболее подходящего места. Так, от СТО до жилых домов расстояние не должно быть меньше пятидесяти метров. Если вы хотите, чтобы автосервис еще и играл роль рекламы, то наиболее подходящий вариант — это выбрать место рядом с автомагистралями или гаражными кооперативами.
Подбор оборудования
Выбирать оборудование необходимо уже после того, как был составлен перечень оказываемых в автосервисе услуг. В зависимости от услуг подбирается техника и прочие инструменты, которые будут нужны для ремонтных работ.
Рабочий персонал
Огромную роль играет рабочий коллектив автосервиса. Важно, чтобы все сотрудники были высококвалифицированными специалистами в своей отрасли. Ведь именно от людей, которые будут заниматься ремонтом и обслуживанием автомобилей зависит прибыльности вашего бизнеса.
Рекламная кампания
Для того чтобы о вашем автосервисе узнало наибольшее количество человек, нужно позаботиться о проведении рекламной кампании. В качестве рекламы можно использовать как объявления на страницах газет, тематических сайтах, так и использование билбородов и прочего. Все зависит от ваших финансовых возможностей и от того, на какой контингент автомобилистов вы хотите повлиять.
После того, как автосервис начнет работать в отлаженном режиме, ни в коем случае нельзя расслабляться. В первые месяцы работы необходимо заниматься привлечением постоянных клиентов — находить разнообразные пиар-ходы и поощрительные бонусы для того, чтобы клиентская база автосервиса пополнялась. В качестве премиальной системы можно ввести дисконтные карты или какую-либо систему скидок, например, если клиент приехал заменить масло в автомобиле уже в десятый раз, то в десятый раз ему полагается бесплатное обслуживание.
Бизнес в отрасли автосервиса может приносить достаточно большое количество прибыли. Все зависит от того, как вы организуете, процесс работы своего автосервиса — при большом желании и любви к своей деятельности это не составит для вас труда, и вы обязательно добьетесь успеха.
Управленческий учет в автосервисе
Делаю автосервисы прибыльными
Что такое управленческий учет?
Это — выстроенная на предприятии система учета и анализа основных финансовых и производственных (натуральных) показателей. Правильно выстроенный управленческий учет позволяет принимать правильные управленческие решения. В этом его основное отличие от бухгалтерского и налогового учета и его сила.
Состав и форма бухгалтерской и налоговой отчетности жестко регламентируется государством и отражает внешнюю картину состояния бизнеса.
Основные пользователи бухгалтерской (налоговой) отчетности – ВНЕШНИЕ:
Ввиду наличия «черного» нала и «серой» зарплаты бухгалтерский отчет автосервиса о прибылях и убытках почти всегда красивый.
Чтобы понять, где у вас проблемы, вы должны ежедневно, еженедельно и ежемесячно вести управленческую отчетность.
Управленческая отчетность включает в себя большую «тройку» отчетов:
Первые два отчета жизненно необходимы для руководителя автосервиса.
Основные пользователи управленческой отчетности – ВНУТРЕННИЕ:
Также управленческую отчетность всегда смотрят банки для оценки состояния вашего бизнеса.
Состав и форму управленческой отчетности определяете вы сами. Именно эта форма и отражает реальную картину состояния бизнеса.
Например, я по каждой станции веду учет по более чем 150 показателям.
Бухучет в автосервисе: автоматизация, нюансы, маркировка шин
Идей для открытия своего дела много. Вы, наконец-то, определились и открыли автосервис. Только что зарегистрировали бизнес, голова идет кругом, и у вас сразу появились вопросы о том, как правильно и как лучше вести бухгалтерский учет автосервиса. Ведь хочется грамотно планировать расходы и, конечно же, оптимизировать налоговую нагрузку.
В ведении бухгалтерского учета в автосервисе есть нюансы. Расскажем о них.
Чаще всего автосервис предоставляет самый разнообразный спектр услуг. При этом есть возможность предоставлять их как физическим, так и юридическим лицам.
Что относится к услугам автосервиса?
Обычно сервисы занимаются ремонтом легковых или грузовых, импортных или отечественных транспортных средств. Однако собственники предпочитают расширять варианты услуг, и тогда уже среди услуг встречаются автомойки и автомагазины с аксессуарами и запчастями, и даже кафе.
Документы, необходимые в работе
Чтобы была возможность отразить реализацию услуг в учете, используются первичные документы:
Есть и другие важные документы. Чтобы оформить заказ, например, ремонта ТС в автосервисе физическому лицу, то потребуется заполнить бланк-заказ по форме БО-1.
Чтобы своевременно вести учет оказанных услуг, корректно их отображать и проводить, используйте принятые и утвержденные формы:
Когда вы предоставляете услуги по ремонту, после выполненных работ, автосервис должен правильно списать отработанные запчасти:
Автосервис и налоги
В настоящее время можно выбрать и использовать один из предложенных режимов:
Как показывает практика, чаще всего предприниматели в сфере автосервисов выбирают УСН или ЕНВД. Такой выбор позволяет снизить налоговую нагрузку.
Организация бухгалтерского учета автосервиса
Бухгалтерия автосервиса обязана не только вести отдельный учет для каждой представленной услуги, но и фиксировать движения денежных средств и платежей с поставщиками.
Таким образом, чтобы соответствовать всем требованиям законодательства, необходимо:
Если автосервис закупает для работы запчасти и различные материалы, оборудование и другие необходимые инструменты, то использованные ресурсы должны списываться согласно требованиям законодательства.
Неважно, какой именно вид учета будет вестись: учет клиентов, ТС или запчастей. В любом случае, все эти вопросы лучше доверить специалисту.
Автоматизация работы автосервиса
В помощь бухгалтеру и собственнику создано большое количество программ для облегчения ведения учета.
Программа БИТ.Автосервис создана на базе 1С:Управление торговлей 8.3., ред. 11. Таким образом, пользователи получают все преимущества и функционал известного продукта 1С. Еще один плюс: бухгалтеру не нужно долго учиться и разбираться в системе, для обмена данными с «1С:Бухгалтерия» используются стандартные механизмы.
Решение БИТ.Автосервис автоматизирует предприятие любого размера: от маленького СТО с двумя подъемниками до сетевых автосервисов.
Какие преимущества дает программа?
В решение встроен отдельный блок по отчетности, где есть все отчеты по складу, продажам, поставщикам и клиентам, которые доступны в привычной программе 1С:Управление торговлей.
Обязательная маркировка шин
Напомним, что обязательная маркировка товаров затронула и автобизнес. Так, эксперимент по маркировке шин и покрышек, который был запущен 20 июня, завершится уже 30 ноября 2019 года, а обязательная маркировка стартует 1 декабря.
Уже сейчас проработаны и утверждены предложенные методы маркировки шинной продукции:
Если с 1 декабря предприниматели будут продавать немаркированную продукцию, то штраф придется заплатить всем участникам рынка. Законом предусмотрена и уголовная ответственность с конфискацией товара, если будет зафиксирована продажа немаркированных шин без чипирования в особо крупных размерах.
Осталось совсем мало времени, но вы еще можете успеть заказать модуль для 1С для маркировки шин и необходимое оборудование, чтобы избежать штрафов и других наказаний.
В результате вы получите:
Звоните, наши специалисты готовы рассказать подробный алгоритм действий для автосервисов при введении обязательной маркировки товаров.
Управление, учёт и анализ в автосервисе
Рассмотрим структуру и систему управления станции технического обслуживания, а также разберем особенности учета и анализа данных в автосервисе. Статья будет полезна руководителям и владельцам СТО, а также менеджерам и аналитикам автомастерских на любом этапе развития бизнеса.
Корректная работа компании возможна только при правильно разработанной структуре предприятия, что необходимо для контроля эффективности работы сотрудников и отслеживания бизнес-процессов.Типовая структура автосервиса:
При масштабировании автосервиса из гаражного дела до среднего бизнеса структура компании расширяется. При расширении предприятия в СТО увеличивается штат сотрудников, появляются заместители директоров, региональные представители и профильные специалисты. Интеграция системы управления бизнесом помогает разработать грамотную структуру сотрудников на этапе выхода компании на рынок, а также упростить дальнейшее управление кадрами.
Все процессы СТО контролирует генеральный директор, роль которого в малом бизнесе может выполнять владелец компании. Гендиректор управляет финансово-производственной деятельностью автосервиса, определяет и контролирует реализацию стратегии СТО, а также принимает отчеты из бухгалтерии и технического отдела. Кроме того, генеральный директор СТО заверяет подписью приказы внутри компании, определяющие финансовые цели, стратегию развития, рабочий график предприятия.В задачи коммерческого директора входит разработка и контроль планов по материальному обеспечению СТО, управление складом и магазином запчастей автосервиса, заключение договоров на поставки комплектующих у контрагентов.Технический директор отвечает за работу сервисного центра компании и качество предоставляемых услуг по ТО, ремонту или тюнингу транспортных средств. В обязанности также входит контроль сотрудников ремонтной зоны, оптимизация техпроцессов и внедрение новых технологий в работу СТО, соблюдение норм расходования материально-технической базы автосервиса.
Следующая ключевая должность в структуре СТО — главный бухгалтер. В список обязанностей входит учет трудовых, финансовых и материальных ресурсов СТО, а также издержек производства. Главный бухгалтер ведет сметы расходов автосервиса по всем услугам компании, определяет заработную плату сотрудников и отвечает за все операции, связанные с движением финансов организации. Дополнительно к задачам главного бухгалтера относится разработка стратегических планов по развитию предприятия и составление рекомендаций по оптимизации внутрихозяйственных ресурсов.В финансовый отдел также входит отдел кадров и административно-хозяйственная служба. Сотрудники отдела кадров ведут архив предприятия, документально оформляют прием и увольнение сотрудников, работают с личными делами персонала. АХО включается в структуру крупных СТО — служба направлена на обеспечение комфортных условий для бесперебойной работы персонала. К задачам административно-хозяйственной службы входят закупка расходных материалов, соблюдение порядка и безопасности в помещениях сервисного центра.
Следующая категория работников в структуре автомастерской — сотрудники ремонтной зоны. В категорию входят механики, диагносты, слесари и токари, занимающиеся ремонтом и обслуживанием транспортных средств. В задачи сотрудников входит подготовка автомобилей клиента к ремонту и выдаче, а также ремонт и ТО согласно установленным стандартам качества и нормам времени.Структура технического отдела напрямую зависит от спектра услуг предприятия. Для повышения качества услуг и конкурентоспособности СТО технический отдел со временем разрастается до нескольких подотделов. При расширении автосервисного центра до нескольких боксов или помещений в технический отдел могут включаться профильные специалисты, проводящие ремонт только определенных марок или систем автомобиля.
В службы автосервиса также входит отдел продаж, который налаживает связь с клиентами. В отдел включаются менеджеры по продажам и сотрудники колл-центра, при расширении компании и потока клиентов сотрудники разделяются по специфике работы — для общения с холодным или горячими заявками, для обработки повторных продаж и оценки качества сервиса.
На этапе старта бизнеса отдел продаж и маркетинга часто объединены. Повысить эффективность работы отдела продаж можно за счет использования CRM-инструментов для оптимизации документооборота, сопровождение клиента по этапам сделки, выставление счетов.При развитии СТО отдел маркетинга перерастает в самостоятельную структурную единицу. В задачи автомастерской по маркетингу входят анализ рынка и составление портретов целевой аудитории, продвижение бренда и рекламирование услуг автосервиса, увеличение конкурентоспособности компании.
Для корректной работы предприятия необходимо проработать структуру сервисного центра и организовать работу всех отделов СТО. Правильно разработанная структура предприятия — залог эффективного контроля сотрудников сервисного центра, а также важный шаг для корректного отслеживания бизнес-процессов. Это важный шаг, который следует сделать еще до выхода компании на рынок — упростить работу со структурой поможет внедрение системы управления автосервисом.
Для удобной работы со структурой предприятия, координации персонала, а также учета и анализа данных выбирается система управления автомастерской. От системы управления СТО зависит доходность предприятия, его конкурентоспособность и скорость роста, поэтому определиться с выбор стоит еще на этапе разработке бизнес-плана.
Система управления — профильное программное обеспечение, направленное на централизованный контроль всех бизнес-процессов автосервиса, оптимизацию и автоматизацию для масштабирования компании.Внедрение системы управления автосервисом требуется чтобы:
Решение по внедрению системы управления стоит рассмотреть уже на этапе бизнес-плана компании, до выхода предприятия на рынок. Неоценимую пользу от использования профильного софта руководство и сотрудники автосервиса смогут оценить практически сразу. Его внедрение позволяет объединить управление над всеми операционными и технологическими процессами предприятия, наладить работу сотрудников и увеличить качество предоставляемого сервиса.
Внедрение системы управления необходимо для оптимизации операционных процессов внутри автосервиса, а также получения достоверных данных о состоянии компании для аналитики, планирования и прогнозирования. Подбирать систему рекомендуется исходя из конкретных задач автосервиса — среди преимуществ системы управления СТО «АвтоДилер»:
Система управления позволяет организовать работу всех отделов автосервиса, а также обеспечить контроль и координирование сотрудников в штате. Интеграция системы управления — важный шаг для успешного развертывания предприятия на рынке и последующего масштабирования автосервисов до нескольких боксов или сети. «АвтоДилер» полностью учитывает специфику работы СТО или автосервиса, а также предполагает гибкую настройку под малый бизнес или сеть автосервисов. Программа поддерживает интеграцию с сайтом и интернет-магазином СТО, системами учета, а также подключение телефонии.
Система управления позволяет получить полный контроль над рабочими процессами автосервиса, сократить количество ошибок персонала и минимизировать издержки. Внедрение системы управления — первый шаг по автоматизации работы автосервиса, без которого невозможно развитие компании и сохранение конкурентоспособных позиций на рынке.
Учет данных необходим для накопления информации и последующей аналитики, что позволит оценить рентабельность автосервиса, исключить нецелевые издержки и скорректировать стратегию по развитию предприяти
К видам учета в автосервисе относятся:
Учет в автосервисе ведется по данным первичной документации — заказ-нарядам, договорам на оказание услуг, счет-фактур или актов о выполненных работах. Использование системы управления позволяет настроить бизнес-процессы, сократить количество ручного труда на предприятии и облегчить учет автомастерской.
Организация корректной системы документооборота требуется для получения достоверной информации о финансовом состоянии и хозяйственной деятельности СТО. Оперативный учет автомастерской позволяет:
Оперативный учет необходим для контроля рабочей деятельности автосервиса, определения соответствия бизнес-процессов качеству и сроку их выполнения. Оперативный учет основывается на сборе финансовых и нефинансовых показателей, и необходим для управления и аналитики автосервиса.
Бухгалтерский учет предполагает отслеживание всех показателей об экономической деятельности автосервиса. Основная цель финансового учета заключается в составлении бухгалтерской отчетности. Также к задачам финансового учета включаются:
С помощью финансового учета проводятся калькуляции стоимости работ на СТО, оценка стоимости товарного остатка на складе компании, а также подготавливаются счета автосервиса для ведения бухгалтерского учета.Без ведения бухгалтерского учета невозможно взять кредит на развитие бизнеса, провести анализ инвестиционной привлекательности автосервиса, а также сдать бухгалтерскую отчетность в налоговую службу и органы статистики
Учет трудового участия сотрудников необходим для расчета заработной платы и анализа эффективности работы персонала. Учет основывается на расчетах норм времени, а также данных из рабочего графика сотрудников и штатного расписания. Собранная информация позволяет:
Трудовой учет в автосервисе и контроль нагрузки на персонал — инструмент для повышения эффективности работы на предприятии, способствующий укреплению позиции сервиса на рынке, увеличения его конкурентоспособности и повышении качества предоставляемых услуг.
Складской учет необходим для поддержания порядка на складе, а также удобного планирования закупок запчастей и расходников для работы автосервиса. Основные задачи складского учета:
Организация складского учета повышает эффективность труда складских рабочих и технического отдела, а также сокращает финансовые издержки и потерю времени, возникающих при работе с запчастями. Ведение складского учета СТО необходимо даже при отсутствии магазина в структуре предприятия — контроль складских резервов требуется для ведения бухгалтерской отчетности и сохранении оборотных средств.
Организация учета на СТО — обязательная процедура для осуществления контроля хозяйственной деятельности автосервиса и отслеживания движения финансовых средств и материальных активов предприятия. Автоматизация учета автосервиса — одна из первых задач после внедрения системы управления, необходимая для успешного развертывания компании и дальнейшего развития СТО.
Анализ автосервиса необходим для оценки рентабельности и прибыльности компании, выявления точек роста в бизнесе для масштабирования, а также сокращения текущих издержек при ведении коммерческой деятельности. Бухгалтерская отчетность отражает только часть данных, необходимых для комплексной оценки эффективности автосервиса — получить полную картину позволяет управленческий учет.Анализ СТО начинается с учета операционных, финансовых и статистических показателей предприятия, а также разработки плана по развитию автосервиса. После постановки целей в плане руководителю автосервиса необходимо провести анализ материальных и трудовых ресурсов компании. Оценка возможностей СТО позволит прогнозировать срок достижения поставленных целей и плановых показателей.
Производительность труда — основной показатель эффективности автосервиса. Анализ позволяет:
Такой анализ позволяет более рационально использовать труд сотрудников автосервиса, а также нормировать нагрузку на персонал в зависимости от потока клиентов. Для проведения анализа используется расчет трудоемкости операции из расчета на 1 человеко-час, а также среднегодовая выработка каждого работника.
Процедура необходима для определения скорости переноса стоимости от оборотных активов на готовый продукт автосервиса, а также периода окупаемости основных активов. Задачи анализа основных и оборотных средств:
Для оценки эффективности использования основных и оборотных средств рассчитываются фондоемкость и фондоотдача, а также оборачиваемость 1 фонда в течение дня.
Анализ финансовых результатов позволяет определить рациональность использования возможностей предприятием и скорость развития автосервиса. К задачам анализа рентабельности и прибыльности автосервиса относят:
Для анализа рентабельности и прибыльности автосервиса используется сравнение отчетов по фактическому и плановому товарообороту СТО, оценка уровня издержек предприятия, а также соотношение сумму фактической и плановой прибыли.
Для отслеживания текущей ситуации внутри автосервиса оптимально подходит модуль Планирование в системе управления «АвтоДилер». Из преимуществ модуля выделяются:
Кроме того, в штатный инструментарий системы управления «АвтоДилер» включен конструктор отчетов, позволяющий отслеживать статистику по всем показателям бизнеса компании. Пользовательские отчеты предполагают сбор аналитических и статистических данных за конкретный период работы предприятия — руководителю автомастерской остается только изучить информацию и принять решение.
Эффективность работы автосервиса, а также прибыльность, рентабельность и скорость развития бизнеса напрямую зависят от организации рабочих процессов и выбора системы управления предприятием. Для успешной ведения коммерческой деятельности и развития компании от небольшого сервиса до крупной сети СТО требуется проработать структуру предприятия, наладить учет операционных и финансовых показателей, а также внедрить систему управления для централизованного контроля всех бизнес-процессов.