учета в кафе в excel
Пример как вести управленческий учет в Excel
Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Примеры управленческого учета в Excel
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Справочники
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Удобные и понятные отчеты
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Учет доходов
Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Учет расходов
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Отчет о прибылях и убытках
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Анализ структуры имущества кафе
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.
Как я делал управленческий учет в Excel
Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to. » не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?
Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:
— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.
Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.
Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):
1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.
2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).
Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)
4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).
5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».
6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.
7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.
PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.
UPD от 30.04.2020: ввиду текущей экономической ситуации решил вспомнить Excel и бесплатно помочь малому бизнесу созданием подобных инструментов. Все интеллектуальные права останутся за мной и будут опубликованы в виде статей (без данных, содержащих коммерческую тайну).
Критерии попадания в выборку кому хочу помочь:
Обязательный:
Вы не МММ, продавцы алкоголя возле школ, микрофинансовые организации и прочие лохотронщики
Опциональные(достаточно соответствовать одному из):
Ваше дело имеет очевидную ценность для общества (благотворительные фонды, волонтерские движения и т.д.)
или
Вы платите белые зарплаты и приемлемый для оборота объем налогов (придется доказать выписками перечислений в фонды и на счета ФНС)
16 таблиц для финансового учета: шаблоны с видеоинструкциями
Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.
Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.
Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.
Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.
Можете просто перейти по ссылке и пользоваться таблицами на свое здоровье. А можете читать дальше: мы вкратце расскажем, зачем нужна каждая таблица из барсетки.
Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.
Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.
Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.
Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.
Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи. В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали. Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.
Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.
Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.
С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.
Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.
Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.
В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.
Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат. Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.
Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.
Сводный документ, в котором учитываются рекламные активности на разных онлайн площадках и привлеченный с них трафик. С помощью такого инструмента можно собрать данные для анализа эффективности рекламы из разных источников: в отчете наглядно видно, что эффективней для продвижения вашего продукта ― контекстная реклама в Яндекс.Директе или таркетинговая во Вконтакте. Также здесь можно вести учет рекламных расходов и выручки, которая получена от клиентов из онлайна.
Посчитает, выгодно заниматься проектом или нет. С его помощью можно определить маржинальность проекта и сравнить ее с плановой. Калькулятор рентабельности проектов даст оценить прибыль проекта с учетом разных систем налогообложения.
Поможет рассчитать, нужен кредит или нет. Калькулятор финансового рычага сделает расчет эффективности кредита ― сможет компания взлететь на новые деньги или заемные средства потянут ее ко дну. Подробнее об эффекте финансового рычага мы рассказали в другой статье →
Рассчитает, как повлияет скидка на прибыль компании. Теперь вы сможете делать скидку не на глаз, а учитывая расчет по цене реализации, марже или наценке.
Таблица, в которой удобно следить за работой всего отдела продаж и отдельных менеджеров — сразу увидите, если случится какое-то отклонение по выручке, сможете оперативно принять решение, как исправить ситуацию. А самим менеджерам отчет помогает понимать, сколько они заработают в этом месяце. Единственный отчет, к которому не записали видеоинструкцию.
Пользуйтесь на здоровье! Если есть вопросы по шаблонам, задавайте их в комментариях.
Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?
Начнем с того, что такое успешный бизнес?
Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.
Как организовать учет в кафе
Отчеты управленческого учета
Структура организации ресторана
Какие бывают отчеты по управленческому учету
Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!
Отчет инжиринг-меню
Это отчет продаж блюд. Есть 4 позиции блюд:
Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню.
Отчеты нужно вести по каждому сотруднику. Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в программе для кафе мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее.
Расходы и затраты
В управленческом учете они бывают:
Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету
Poster — система автоматизации кафе и ресторанов
Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.
Что нужно учитывать при составлении управленческого учета
Как выглядит управленческий учет в ресторане
В отчете мы видим чистую прибыль за вычетом в процентах, расходы на эксплуатацию, ремонты и т.д. Здесь же проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.
Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:
Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным. Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.
С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост.
Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.
Фудкост бывает базовый и фактический:
Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.
Причины повышения фудкоста: как снизить процент
Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:
Следующая причина — это несоблюдение граммовки:
Увеличенные закупки у поставщиков:
Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.
Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах.
Что входит в labor-cost ресторана
Ещё один из коэффициентов — prime-cost. Тут вы сразу просчитываете и соотношение labor-сost и food-cost.
Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе
Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?
Когда информация не влияет на принятие решений, например:
Когда данные в программе учета для ресторана некорректные, то у вас:
Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь.
Пример платежного календаря:
Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:
Что еще можно сделать?
Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.
Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.
Полезные советы, статьи, вебинары о ресторанном бизнесе
Скачать шаблон анализа учета продаж продуктов кафе в Excel
Открытий и бесплатный шаблон отчета с визуализацией данных в стиле инфграфики для презентации данных по ведению бизнеса в кафе. Скачать файл Excel с интерактивными диаграммами можно по ссылке в конце статьи.
Шаблон дашборда для анализа учета продаж продуктов в кафе
Для ознакомления с принципами работы и структурой шаблона смоделируем ситуацию. По данным учета за период 12 месяцев были собраны следующие данные по продажам продуктов в кафе. Все они структурированы и собраны в одну таблицу на листе «Data» для ввода входящих данных в шаблон. Таблица состоит из следующих столбцов:
Перед выводом данных на главный лист «DASHBOARD» в графическом виде с интерактивными элементами, следует сначала выполнить выборку и обработку входящих данных с листа «Data». Все это реализуется на промежуточном листе «Processing» с помощью формул и таблиц:
Далее обработанные данные передаются и используются в графическом отчете в виде дашборда. Разберем его содержимое более детально.
Дашборд в стиле инфографики для анализа продаж товаров в кафе
Структура дашборда проста и состоит из четырех блоков диаграмм. Каждая диаграмма отвечает за свой сегмент данных учета для визуального анализа текущего положения бизнеса по состоянию на выбранный учетный период (в данном случае – месяц).
Первый блок «Чай или Кофе». Использует для визуализации своего сегмента данных комбинацию кольцевой и секторной диаграммы:
Здесь выполняется сравнительный анализ двух продуктов: кофе и чая. Инфографическая схема блока диаграммы выполнена в виде чашки кофе на блюдце. В большинстве восточных и славянских странах чай пьют из блюдец. А кофе из блюдец не поют нигде. Поэтому было решено на блюдечке с зеленой каемочкой представлять данные показателей по продажам чая, а на чашке – показатели кофе. В результате получилась оригинальная, креативная и удобочитаемая визуализация данных в стиле инфографики. Легок воспринимается, красиво выглядит, удобно используется – в результате приятно работается.
Данный блок в данном шаблоне отображает соотношение финансовых показателей по продажам кофе и чая в кафе. Если потребуется в такой способ сравнивать другие показатели этих продуктов следует на листе «DASHBOARD» изменить ссылки в ячейках B6 и B7 на соответственные значения, получаемые c листа «Processing».
Второй блок «Доля продаж на складе». Информирует о соотношении количества проданных продуктов к их остаткам на складе в текущем месяце в относительных значениях – процентах.
Инфографика выполнена в виде блюдец или тарелок, сложенных в пирамиду на бежевой скатерти столика в кафе. Красивая визуализация данных полностью соответствует тематики отчета. Выполнять такой сравнительный визуальный анализ не только удобно, но и эстетически приятно.
Третий блок «Общая доля себестоимости в цене реализации». Так представлены показатели затрат и доли маржи бизнеса:
Пустая часть торта символизирует маржу (чистую прибыль), которую забрал себе владелец бизнеса. Сам кусок торта без маржи следует воспринимать как размер себестоимости продуктов, продаваемых в кафе по отношению к размеру чистой прибыли. Как видно на примере в январе месяце маржинальность бизнеса составила 15%. Соответственно требуемый объем инвестиций был равен 85% от выручки.
Диаграмма выглядит в виде куска торта. Как оказалось, реализовать такую интерактивную инфографику в Excel – это весьма сложная задача. В результате диаграмма может быть использована лишь для отображения доли значений на диаграмме в пределах 68%-98%. Это вполне может быть маржа так как она не может превышать 100% и очень редко бывает ниже 68%.
Четвертый блок «Доля продаж в ассортименте». На этом блоке представлена пузырьковая диаграмма в виде пузырьков в чашке кофе:
Первый второй третий и четвертый пузырек соответствует четырем видам продуктов, продаваемых в кафе: Кофе, Чай, Кексы, Тортики. Размер пузырьков на пузырьковой диаграмме визуально информируют нас о наибольших и наименьших продажах в количестве штук того или иного продукта.
Это открытый шаблон доступный для свободного скачивания и создан в самой универсально аналитической программе Excel. Шаблон интерактивный, функциональный, но не использует макросов. Вы легко сможете его изменять и расширять под свои потребности. Дашборд для кафе приведет в качестве примера и идеи для вдохновения. На последнем листе «Resources» находятся все фигуры для рисования торта на секторной диаграмме:
Общая картина шаблона дашборда в стиле инфографики выглядит так:
Свободно используйте мой шаблон отчета в стиле инфографики для своих коммерческих и некоммерческих целей. Все ресурсы доступны для Вас. Желаю пусть у Вас получится лучший дашборд чем у меня.