учет и хранение страховых копий и фонда пользования

О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

Федерального архивного агентства

О работе федеральных архивных учреждений
по созданию и организации хранения страхового фонда
копий уникальных и особо ценных документов
Архивного фонда Российской Федерации

В Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» получила правовое закрепление практика создания страховых копий на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации.

Рассмотрев состояние этой работы, коллегия отмечает, что за последние годы сделано немало на этом важном направлении деятельности федеральных архивных учреждений по обеспечению сохранности Архивного фонда Российской Федерации.

В системе Росархива на правах структурных подразделений федеральных архивов действует сеть лабораторий, в плановом порядке ведущих страховое копирование архивных документов.

За период с 2006 г. изготовлено свыше 8,6 млн. кадров микроформ страхового фонда, отснятых с 99,0 тыс. дел, созданы страховые копии на 5,9 тыс. ед. хр. фотодокументов, 148 ед. хр. кинодокументов.

В целом, за последнее 10-летие количество документов, на которые создан страховой фонд, возросло на 20%, а его объем составляет свыше 370,0 млн. кадров.

Работы ведутся, в основном, за счет средств федеральных целевых программ, в рамках которых не только выделяются деньги на производство микроформ, но и решается проблема технического переоснащения лабораторий федеральных архивов.

Всего за период с 2001 г. в федеральные архивы поставлено около 40 единиц оборудования для изготовления страхового фонда и фонда пользования, контроля их технического состояния, консервационно-профилактической обработки.

Важным средством укрепления материально-технической базы лабораторий является оборудование, получаемое в рамках строительства новых архивных зданий, за счет чего была оснащена лаборатория РГИА.

Особое внимание уделяется развитию ЦХСФ, в котором сосредоточено более 287,5 млн. кадров страховых копий. За последние годы весь комплекс Центра оснащен современной охранно-пожарной сигнализацией, введена в строй новая котельная, модернизированы электросети, установлена новая система кондиционирования воздуха в хранилищах страхового фонда.

В апреле 2011 г. завершено строительство нового лабораторного корпуса ЦХСФ, оснащенного современным оборудованием для контроля качества микроформ и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях.

Результаты проверок страхового фонда, проводимые ЦХСФ в плановом порядке с нормативно установленной периодичностью (1 раз в 5 лет), свидетельствуют об его удовлетворительном техническом и физико-химическом состоянии.

Решению названных и других проблем способствовало нормативно-методическое обеспечение работ, в подготовке которого ведущая роль принадлежит специалистам РГАНТД. В этой работе приняли также участие сотрудники РГАКФД.

Перспективы развития страхового копирования на данном этапе связаны с внедрением в практику федеральных архивов современной электронно-микрографической технологии, сочетающей оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных микроформ для создания электронного фонда пользования. С этой целью уже создана определенная техническая база, закуплено в 2010 г. оборудование для лаборатории РГАНТД, выполняющей отраслевые функции, и лаборатории ЦХСФ.

Настоятельной необходимостью является организационно-методическое обеспечение этой работы, определение порядка создания, хранения, учета и использования цифровых копий фонда пользования документов на бумажной основе.

С учетом внедрения новых технологий в рассматриваемой сфере, нуждается в корректировке и действующая в отрасли нормативная база.

Актуальной остается проблема модернизации лабораторий федеральных архивов на основе оценки технического состояния имеющегося микрокопировального оборудования.

Постоянного внимания со стороны дирекций и методических комиссий архивов требуют вопросы отбора документов для страхового копирования.

Не изжиты недостатки в учете страхового фонда, подготовке дел к микрофильмированию.

КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА:

Положительно оценить работу федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Отметить, что приоритетное направление ее дальнейшего совершенствования должно базироваться на применении современных электронно-микрографических технологий, сочетающих оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных страховых копий.

РГАНТД (А.С. Шапошников):

3.1. Организовать в 2012 г. подготовку технологического регламента изготовления цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда и его экспериментальное апробирование на базе ЛМРД РГАНТД и ЦХСФ.

3.2. В целях подготовки в перспективе отраслевого стандарта осуществить в 2012–2013 гг. разработку требований и ориентировочных нормативов по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях и устройствах.

4.1. Считать важнейшей задачей на ближайшую перспективу пуск в эксплуатацию и освоение оборудования, полученного в рамках строительства нового лабораторного корпуса Центра.

4.2. По заданию РГАНТД принять участие в экспериментальной работе по изготовлению цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда.

4.3. Проанализировать результаты проверки технического состояния страховых копий и учетных документов к ним, поступивших в Центр в 2005–2010 гг., и подготовить в I кв. 2012 г. специальное информационно-методичес-кое письмо для направления федеральным архивам.

Отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова) оказать ЦХСФ необходимую методическую помощь.

Директорам федеральных архивов:

5.1. С учетом результатов реализации федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)» в части страхового копирования документов и планов создания страхового фонда на 2006–2011 гг., разработать и утвердить на дирекциях новые планы на 2012–2016 гг. с указанием названий фондов, комплексов документов и ориентировочного числа кадров, единиц хранения для организации их выполнения в рамках государственной программы «Культура России». При определении количественных показателей исходить из объемов работ, на 30% превышающих выполненные в 2006–2010 гг.

5.2. Обратить особое внимание на состав документов, планируемых к страховому копированию, имея в виду создание страхового фонда только на уникальные и особо ценные документы.

5.3. Планировать и осуществлять целевую работу по изготовлению цифровых копий фонда пользования на интенсивно используемые документы, не отнесенные к числу особо ценных.

5.4. Продолжить в плановом порядке отправку страховых копий в ЦХСФ, обеспечив соблюдение нормативных требований в части их учета и оформления.

5.5. Усилить контроль за качеством подготовки дел к страховому копированию.

5.6. Проработать вопрос о проведении оценки технического состояния «старого» микрофильмирующего оборудования для принятия решений о возможностях его ремонта и эксплуатации или снятия с баланса. Соответствующие предложения представить в Росархив до 1 декабря 2011 г.

Управлению организации и обеспечения деятельности федеральных архивов (А.В. Грошев) совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова) при распределении средств в рамках реализации государственной программы «Культура России» обеспечить увеличение финансирования на проведение работ по страховому копированию архивных документов, а также предусмотреть выделение средств на НИОКР в части создания страхового фонда, в том числе с использованием цифровых технологий.

Отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова):

7.1. Организовать до 1 декабря т.г. подготовку проекта дополнений к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в части определения состава страховых копий и копий фонда пользования аудиовизуальных документов на традиционных и электронных носителях.

7.2. Обеспечить координацию и оказание организационной помощи в проведении работ в соответствии с п.п. 3, 4, 5 настоящего решения.

Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова.

Председатель коллегии
Руководитель Федерального архивного агентства

Источник

РАЗДЕЛЫ

ОГЛАВЛЕНИЕ

Учет страхового фонда и фонда пользования

3.7.14. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:

При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.

Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.

Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и третьи остаются в архиве.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп «СФ» проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

Библиотека подраздела

8.7. Передачу документов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа устанавливают в ТТР (типовой технологический регламент).

ИСТОЧНИК:

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)

ИСТОЧНИК:

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)

ИСТОЧНИК:

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)

ИСТОЧНИК:

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)

ИСТОЧНИК:

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

Акт приема-передачи – акт, подтверждающий передачу одним юридическим или физическим лицом другому юридическому или физическому лицу объектов, документов и др.

ИСТОЧНИК:

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации / ВНИИДАД. – М., 2014. – 81с.
http://archives.ru/sites/default/files/2014-slovar-upravl-documents.pdf

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

Единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

ИСТОЧНИК:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185, введен в действие с 1 марта 2014 г. – М.: Стандартинформ, 2014. – 16 с.

Единица учета архивных документов – принятая в архивном деле единица измерения количества документов (лист, дело, фасцикула, архивный фонд, проект, часть кинофильма, филь, микрофильм, фонодокумент, погонный метр и т.п.).

ИСТОЧНИК:

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / Гл. арх. упр. при Совете Министров СССР, Всесоюз. науч.-исслед. ин-т документоведения и арх. дела. – М. : [б. и.], 1982-1988. – 2 вып. ; 21 см. Вып. 1. – 1982. – 445 с.

ИСТОЧНИК:

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

ИСТОЧНИК:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185, введен в действие с 1 марта 2014 г. – М.: Стандартинформ, 2014. – 16 с.

Единица хранения архивных документов – единица учета документов в архиве, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

ИСТОЧНИК:

Единица хранения – единица учета объектов архивного хранения.

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

Книга учета поступлений документов – для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

ИСТОЧНИК:

Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук / М-во культуры и массовых коммуникаций Рос. Федерации, Федер. арх. агентство. – [Офиц. изд.]. –М.: [б.и.], 2007. – С. 61 (Пункт 3.4.1.)

Книга поступлений документов – учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления документов в архив, а также основные данные о них.

ИСТОЧНИК:

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / Гл. арх. упр. при Совете Министров СССР, Всесоюз. науч.-исслед. ин-т документоведения и арх. дела. – М. : [б. и.], 1982-1988. – 2 вып. ; 21 см. Вып. 1. – 1982. – 445 с.

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

ИСТОЧНИК:

Фонодокумент (фонограмма) – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную посредством любой системы звукозаписи.

ИСТОЧНИК:

Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах / Главное архивное управление при Совете Министров СССР, ВНИИДАД. – М., 1989. – (Пункт 3.1.1.)

Источник

ГОСТ Р 33.505-2003. «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»

ГОСТ Р 33.505-2003

Государственный стандарт Российской Федерации

Единый российский страховой фонд документации
Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

Дата введения 2004-01-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Научно-исследовательский институт репрографии (ФГУП НИИ репрографии), Российским Государственным архивом научно-технической документации (РГАНТД), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Всероссийской государственной библиотекой иностранной литературы им. Рудомино (ВГБИЛ)

ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 «Страховой фонд документации»

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России № 255-ст от 29 июля 2003 г.

1 Область применения

Объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.

Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций – держателей оригиналов документов.

Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

Стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

3 Определения

В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями по ГОСТ 7.69, ГОСТ 13.0.002, ГОСТ Р 22.0.02, ГОСТ 51141, а также следующие:

3.1 страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием: Совокупность находящихся в государственной собственности классифицированных, систематизированных и безопасно хранимых страховых копий особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, создающая стратегический информационный ресурс и предназначенная для сохранения национального научного, культурного и исторического наследия народов Российской Федерации в условиях военного времени, чрезвычайных и экстремальных ситуаций.

3.2 аналоговые технологии: Технологии, использующие аппаратуру для записи аналогового сигнала, т.е. сигнала, описываемого непрерывными функциями.

3.3 документальное национальное научное, культурное и историческое наследие (ДНН): Совокупность документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и библиотечных фондов Российской Федерации.

3.4 контратип: Дубликат негатива, полученный посредством печати с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенный для тиражирования кино-, фотодокументов и микроформ.

3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков и идентифицированная в установленном порядке.

3.6 оригинал: Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее записи.

3.7 страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.

3.8 основная копия фонда пользования: Копия оригинала (или страховой копии оригинала), предназначенная для изготовления рабочих копий фонда пользования.

3.9 рабочая копия фонда пользования: Копия оригинала (или основной копии фонда пользования), предоставляемая пользователю взамен оригинала.

3.10 особо ценный документ: Документ, имеющий непреходящее значение для государственного управления, экономики и обороны страны, социально-культурной преемственности поколений, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридической и информационной значимости, автографичности и (или) внешних признаков.

3.11 поисково-справочный аппарат страхового фонда документации: Комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковых систем, создаваемый на единых принципах для обеспечения учета и поиска страховых копий документов.

3.12 промежуточный позитив: Копия, изготовленная с негатива на специальном светочувствительном материале и предназначенная для изготовления контратипа.

3.13 страховое копирование документов: Процесс изготовления страховых копий документов.

3.14 типовой технологический регламент изготовления страховых копий: Документ, утвержденный соответствующим министерством или ведомством после согласования Головной отраслевой службой СФД и содержащий основные требования к последовательности и содержанию технологических операций, а также к контролю процессов, оборудования, материалов и конечной продукции при изготовлении страховых копий документов.

3.15 уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам.

3.16 фонд пользования: Совокупность основных и рабочих копий документов, создаваемая для предотвращения износа оригиналов и предназначенная для организации использования содержащейся в них информации.

3.17 цифровые технологии: Технологии, использующие электронно-вычислительную аппаратуру для записи кодовых импульсов в определенной последовательности и с определенной частотой.

3.18 экстремальная ситуация: Ситуация, при которой единичный документ или группа документов приходят в непригодное к дальнейшей эксплуатации состояние в результате естественного старения носителя или внешних неблагоприятных воздействий.

4 Сокращения

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

5 Общие положения

5.1 СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД [1] и требованиями соответствующих нормативных документов.

СФД НН создают в целях сохранения и оперативного восстановления документального национального научного, культурного и исторического наследия, имеющего особую важность для государственного управления, экономики, обороны, международных отношений, научных исследований, образования, здравоохранения страны, а также для обеспечения социально-культурной преемственности поколений в случае утраты оригиналов в результате ЭС и ЧС.

5.2 СФД НН создают на особо ценные и уникальные документы АФ РФ и особо ценные, уникальные и информационно значимые документы БФ РФ, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления, а также на все описи фондов архивов и каталоги национальных библиотек, в которых имеются особо ценные документы.

Текущее организационно-методическое руководство созданием СФД НН осуществляют Головные службы СФД, которые должны быть созданы приказами соответствующих министерств, ведомств и территориальных органов исполнительной власти.

Функции и задачи Головных служб СФД устанавливают Положениями о Головных службах СФД, утверждаемыми в установленном порядке.

Общее методическое руководство работами по созданию СФД НН и их координацию осуществляют Росархив и Минкультуры России в соответствии с закрепленными за ними направлениями деятельности.

5.4 Основными этапами создания СФД НН являются:

Одновременно с созданием СФД НН создают поисково-справочный аппарат к нему.

Виды и порядок выполнения работ, а также их основное содержание на установленных этапах приведены в соответствующих разделах настоящего стандарта.

5.5 СФД НН хранят территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах СФД. Использование СФД НН в ЧС и ЭС может быть осуществлено только по специальному разрешению в установленном порядке.

5.6 Технологию изготовления страховых копий документов определяют Росархив и Минкультуры России при участии Федерального государственного унитарного предприятия «Научно-исследовательский институт репрографии» на основе системы нормативных документов Госстандарта России, Росархива и Минкультуры России путем разработки, утверждения и введения в действие ТТР изготовления страховых копий каждого вида документов.

5.7 Одновременно с изготовлением страховых копий изготавливают комплект копий фонда пользования в порядке, устанавливаемом Росархивом и Минкультуры России.

5.8 Работы с документацией, на которую распространяются действия закона РФ об авторском и смежных правах и закона РФ об охране государственной и коммерческой тайн, должны осуществляться в соответствии с требованиями указанных законов, а также изданных на их основе инструкций и правил.

6 Состав и виды страховых копий документов

6.1 СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:

В соответствии с решениями федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации СФД НН может создаваться в двух экземплярах страховых копий (основной и запасной страховые документы).

Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6.1.1-6.1.5.

6.1.1 Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа первого поколения по ГОСТ 13.1.102, изготовленная на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документа.

Микроформы страхового фонда изготавливают в виде рулонного микрофильма типоразмера МР-35 по ГОСТ 13.1.104 или микрофиши типоразмера МФ-А6 по ГОСТ 13.1.105 с учетом требований ГОСТ 13.1.107.

6.1.2 Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива – дубль-негатив, для фотоотпечатка – негатив.

6.1.3 Страховой копией кинодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати:

6.1.4 Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.

Для уникальных фонодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов.

6.1.5 Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

6.2 При изготовлении страховых копий документов одновременно изготавливают в устанавливаемом в системе Росархива и Минкультуры России порядке копии фонда пользования для:

7 Планирование работ по созданию страхового фонда документации

7.1 Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, в ведении которых находятся организации, хранящие документы АФ РФ и БФ РФ.

Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНН, и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.

7.2 Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.

7.3 При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат ДНН, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.

Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций – держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.

7.4 При планировании работ по созданию СФ ДНН в состав показателей плана включают:

Форма годового плана представлена в приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.

7.5 Организации – держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).

8 Порядок подготовки и представления документов на страховое копирование

8.1 Основанием для подготовки и представления документов на страховое копирование являются утвержденные в установленном порядке планы работ по созданию СФД НН.

8.2 Состояние и оформление документов, передаваемых на страховое копирование, должны полностью отвечать требованиям ТТР, действующих в системе Росархива и Минкультуры России.

8.3 К копированию отбирают документы, прошедшие научное описание и техническое оформление в соответствии с установленными правилами. В необходимых случаях документы перед страховым копированием подвергают реставрации или ремонту в установленном порядке.

8.4 Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляют по фондам с соблюдением последовательности расположения документов в фонде (по порядку описей и дел).

Дела копируют полностью.

8.5 Кино- и фотодокументы копируют полностью, фоно- и видеодокументы допускается копировать полностью или частично.

8.6 Подготовка документов к страховому копированию включает:

8.7 Передачу документов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа устанавливают в ТТР.

Заказы на проведение работ регистрируют в книге выдачи документов исполнителю. Заказ, составленный в необходимом количестве экземпляров, подписанный у руководителя организации, служит документом для контроля за ходом проведения работ на всех этапах, возвращением оригиналов документов и сдачей комплекта изготовленного СФД НН заказчику.

9 Порядок выполнения работ по страховому копированию документов

9.1 Основанием для выполнения страхового копирования ДНН исполнителем работ являются заказы на их проведение. Перечень работ установлен в разделе 8 и ТТР для каждого вида документации.

9.2 Исполнитель работ по страховому копированию СФД НН несет ответственность за сохранность и состояние копируемых документов на всех этапах работы. Изготовленные страховые копии должны быть сертифицированы в порядке, установленном в Росархиве и Минкультуры России.

9.3 Изготовленные страховые копии ДНН должны иметь заключение службы технического контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в Акте технического состояния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в приложениях Б, В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.

Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68.

9.4 Изготовленные страховые копии ДНН подлежат учету, обозначению и маркировке в порядке, установленном Росархивом и Минкультуры России.

10 Порядок передачи страховых копий на хранение

10.1 Изготовленные страховые копии ДНН должны быть переданы на хранение в специальное хранилище, территориально обособленное от оригиналов документов.

10.2 Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище федерального подчинения дает в установленном порядке соответствующее министерство (ведомство), а в хранилище регионального подчинения – соответствующие органы исполнительной власти субъектов РФ.

10.3. Передача страховых копий на хранение должна быть оформлена актом приема страховых копий, форма и содержание которого приведены в приложении Ж.

10.4 В организации – поставщике СФД НН и специальном хранилище ведут книгу регистрации актов приема страховых копий на хранение в специальное хранилище, форма и содержание которой приведены в приложении И.

10.5 К акту приема страховых копий прилагают соответствующие учетные документы, акты технического состояния, а также сопроводительный документ на транспортную тару.

10.6 Сопроводительный документ на транспортную тару должен иметь запись о количестве транспортной тары и страховых копий в ней, а также подписи лиц, ответственных за передачу страховых копий в специальное хранилище.

10.7 Страховые копии помещают в соответствующую тару для транспортирования, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляют в специальное хранилище в опломбированной упаковке в соответствии с требованиями 9.3.

10.8 Акты приема, учетные документы, акты технического состояния и сопроводительные документы помещают в отдельную тару, на которой делают отметку «Сопроводительные документы».

11 Порядок отчетности о выполнении работ по созданию страхового фонда документации

11.1 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации – держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.

11.2 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.

11.2.1 Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].

11.2.2 Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.

11.3 К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.

11.4 Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.

Источник