форма акта приема передачи конструкторской документации
Форма акта приема передачи конструкторской документации
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Unified system of design documentation. Rules for electronic documentation. General principles
Дата введения 2012-01-01
Предисловие
Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ФГУП «ВНИИНМАШ»), Автономной некоммерческой организацией «Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 12 мая 2011 г. N 39)
За принятие проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Минэкономики Республики Армения
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 3 августа 2011 г. N 210-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.511-2011 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 января 2012 г.
6 ИЗДАНИЕ (июль 2020 г.) с Поправкой* (ИУС 2-2014), с Изменением N 1 (ИУС 12-2016)
* См. ярлык «Примечания».
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.
В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на электронную конструкторскую документацию изделий машиностроения и приборостроения. Настоящий стандарт устанавливает правила передачи конструкторских документов на изделия, выполненных в электронной форме (электронный документ).
На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности обращения электронных конструкторских документов для конкретных видов техники, объема передаваемых документов и их сложности.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.052 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения
ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.501 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.512 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения пакета данных для передачи электронных конструкторских документов. Общие положения
ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.
ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
набор данных: Идентифицированная совокупность физических записей, организованная одним из установленных в системе обработки данных способов и представляющая файлы или части файлов в среде хранения.
3.1.2 3.1.2 пакет электронных документов (данных): Совокупность электронных документов или данных, оформленная для их передачи по назначению.
Знаком «*» отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении А.
3.1.2, 3.1.3 (Измененная редакция, Изм. N 1)
управление данными: Совокупность функций обеспечения требуемого представления данных, их накопления и хранения, обновления, удаления, поиска по заданному критерию и выдачи данных.
структура изделия: Совокупность составных частей изделия и связей между ними, определяющих входимость составных частей.
модель данных: Способ представления данных информационной модели в вычислительной среде.
информационная модель (изделия): Совокупность данных и отношений между ними, описывающая различные свойства реального изделия, интересующие разработчика модели и потенциального или реального пользователя.
автоматизированная система, АС: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.
конструкторский документ в электронной форме (электронный документ): Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.
электронный носитель: Материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемый с помощью средств вычислительной техники.
данные: Интерпретируемое формализованным способом представление информации, пригодное для коммуникации, интерпретации или обработки.
3.1.12 передача документов (данных): Процесс переноса документов (данных) между автоматизированными системами в соответствии с набором правил, управляющих передачей, приемом данных и их координацией.
3.1.13 информационный объект: Идентифицированная (именованная) совокупность данных в информационной системе, обладающая набором атрибутов (характеристик).
3.1.14 информационный набор: Идентифицированная совокупность информационных объектов, отобранных с какой-либо целью или по какому-либо признаку (совокупности признаков).
Акт приема-передачи технической документации
Акт приема-передачи технической документации стороны подписывают, как правило, при купле-продаже недвижимости, при передаче дома на управление управляющим компаниям, подрядных работах и т.д. Техническая информация о различных коммуникациях и проверках помещения должна находиться у нового собственника или подрядчика на период проведения работ. После того как стороны подпишут акт, ответственность за сохранность пакета технической документации ложится на покупателя, заказчика или подрядчика. Рассмотрим, как правильно составить такой акт.
Что подразумевается под технической документацией
В пакет технической документации на недвижимость входят:
Этот список довольно обширный, количество пунктов зависит от того, к какой категории относится объект.
Общая информация о документе
Акт является приложением к договору купли-продажи или подряда, сам по себе документ не будет иметь юридическую силу. Поэтому договор и все акты, прилагаемые к нему, необходимо хранить вместе с документацией на помещение или здание.
Для данного акта унифицированной формы не существует, поэтому ее утверждают стороны сделки. Бумагу составляют на компьютере, но подписи сторон должны быть «живыми».
Документ должен быть подписан в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. При наличии печатей у сторон подписи дополняются ими.
К сведению! Согласно ФЗ №82 от 06.04.2015 года организации вправе отказаться от использования печати. Такое решение должно быть закреплено в учетной политике компаний.
Составляем акт приема-передачи технической документации
Как и другие подобные документы, данный акт начинается с указания на то, что он является приложением к договору. Также вносят номера приложения и договора и дату подписания последнего.
Затем идет название документа, его номер (если таковой присваивается), место и день подписания.
Далее начинается текст основной части. И первый делом указывают информацию о сторонах договора: наименования предприятий, должности и ФИО представителей — для юридических лиц, ФИО — для физических лиц, на основании каких документов действует представитель: устав, положение, доверенность.
После этого переходят к сути акта. Здесь необходимо отметить, какие документы передаются. Эти сведения для наглядности лучше расположить в форме таблицы. По каждому типу документов нужно также указать, копия это или оригинал, сколько листов включает в себя документ.
Далее указывают традиционные моменты для всех актов:
Документ заканчивается подписями сторон.
Внимание! Акт следует составлять без орфографических и иного вида ошибок, в противном случае лучше заполнить новый бланк, а прежний экземпляр — с ошибками — уничтожить. К оформлению акта нужно отнестись со всей ответственностью, этот документ может быть использован в суде.
Форма акта приема передачи конструкторской документации
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
Unified system for design documentation. Registration and storage rules
Дата введения 2014-06-01
Предисловие
Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)
За принятие стандарта проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Код страны по
МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2020 г.
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.
В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
1 Область применения
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы
ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.
ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения
ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.
3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.
3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.
3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
4 Основные положения
4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.
— все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
— абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
— абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
— движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.
4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.
4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.
4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:
— комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.
4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.
Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.
4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.
На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Акт приёма-передачи документов
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Акты приема-передачи
Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).
Когда составляется акт приема-передачи?
Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:
В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.
Что содержится в акте приема-передачи?
Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:
Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.
Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.
ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.
ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу. К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.
Дополнительные особенности
Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:
То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.
Какие документы могут заменять акт приема-передачи?
Акт приема-передачи фиксируют эти положения:
То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.
То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.