вводное обучение для новых сотрудников
Адаптация новых сотрудников компании
Добро пожаловать! Как ввести нового сотрудника в коллектив
Многие руководители, набирая молодых перспективных сотрудников, уделяют недостаточно внимания их адаптации, просто сбрасывая новоиспеченных работников на плечи старших коллег.
Этот принцип может хорошо сработать в небольших фирмах, на ранней стадии работы, когда дружный коллектив пытается вытянуть компанию на вершину успеха и принимает всех с распростертыми объятиями. Если же в компании трудится более 25 сотрудников, то внезапно свалившемуся счастью обучать новичка они могут и не обрадоваться. Поэтому адаптацию сотрудника нужно сделать обязательной программой.
Целая неделя для адаптации новых сотрудников компании
Эта рекомендация может показаться работодателю неприятной, потому что каждый хочет, чтобы его сотрудник был полезен с первой секунды работы в фирме. Но эти небольшие временные инвестиции необходимы, чтобы остальная часть сотрудников не были отвлечены на новичка все свое рабочее время, а постепенно вводили его в курс дела, не откладывая при этом свои проекты. Ответственность за адаптацию сотрудника в компании несет в первую очередь руководитель. За неделю, которая дается на адаптацию, новый член коллектива должен быть ознакомлен со спецификой работы, своими основными функциями, а главное — в полной мере понять правила и корпоративные ценности бренда как такового.
Обучение по брендбуку
Корпоративные установки нужно разъяснить новому сотруднику в первую очередь. Это даст ему возможность в будущем говорить о бренде со знанием дела. Объяснить историю создания и продвижения компании, какой она была не для внешнего мира, а изнутри, могут опытные сотрудники, прошедшие с компанией многое. Такое обучение даст новым сотрудникам возможность компетентно говорить о бренде с клиентами и партнерами во время будущих проектов.
Хорошо бы поручить HR-отделу разработать документ, который будет своеобразным руководством к адаптации сотрудников компании. В этом брендбуке можно изложить базовые принципы, касающиеся компании. Описать специфику бренда, миссию, видение, ценности и структуру. Кроме того, туда можно включить не только саму историю бренда, но и подробную информацию о людях, которых можно считать близкими бренду по духу, и об идеальных клиентах.
Использовать лучших работников в качестве инструкторов
Не обязательно занимать полный рабочий день ключевого специалиста на адаптацию и обучение персонала. Ведь остальные сотрудники постепенно будут вносить свой вклад в этот процесс. При выборе основного инструктора стоит обратить внимание не только на прекрасных исполнителей своей работы, но и на, может быть, чуть менее продуктивных, но более энергичных и компанейских сотрудников. Заразить новичка идеей корпоративного братства лучше с первых дней, чтобы интерес к компании был неподдельным.
Познакомить сотрудника со структурой компании
Многие узкие специалисты, работая в крупной компании, не знают там никого, кроме тех, кто находится в соседнем с ними кабинете и на ресепшене. Они занимаются своим делом и не стараются наладить связи с коллективом, так как все их общение ограничивается докладом вышестоящему начальнику. Конечно, в огромных корпорациях перезнакомить всех людей с новичком не представляется возможным, да это и не нужно. Но в маленькой компании надо представить нового сотрудника максимальному количеству отделов. Экскурсия по фирме позволит сотруднику понять, какое место он займет в общей работе. Обзор конкретных подразделений в сочетании с подготовкой по брендбуку дадут целостное представление об организации.
Больше позитива!
Адаптация и обучение новых сотрудников компании могут и должны быть интересными и вдохновляющими. Это можно обеспечить путем проведения всевозможных конкурсов, викторин, командных игр, которые будут полезны и старожилам компании. Совместное развлечение снимет напряжение и заставит сотрудников приняться за дело с возросшим энтузиазмом.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Подробное руководство по вводному обучению новых сотрудников
Статистика тестирования сотрудников говорит, что около 69% с большей вероятностью останутся работать в компании в течение 3 лет. Также новому сотруднику может потребоваться от 8 месяцев до 2 лет, чтобы достичь пика своей производительности (в зависимости от качества онбординга ).
Что представляет собой прием на работу нового сотрудника
Под приемом сотрудников на работу мы понимаем процесс введения новых сотрудников в деятельность компании и корпоративной команды, ознакомление с должностными функциями. Этот процесс также подразумевает возникновение отношений между работником и работодателем.
Насколько это важно
Каждый новый сотрудник в первый рабочий день получает предварительно подготовленный приветственный пакет. Более опытный и дружелюбный наставник помогает ему освоиться в незнакомой рабочей среде и проводит экскурсию по офису. Затем новичок проходит на платформе для онлайн обучения ознакомительные курсы для сотрудников компании, чтобы узнать больше о корпоративной культуре и своих должностных обязанностях. В конечном итоге новый сотрудник отправляется на ланч со своей новой корпоративной командой.
Теперь представьте себе следующую ситуацию: нового сотрудника в приемной встречает незнакомый человек и направляет его к рабочему месту, вручив стостраничный справочник сотрудников компании. После этого новичка ждет еще один огромный справочник – на этот раз это инструкция от начальника с должностными обязанностями. В результате уже в первый день сбитый с толку сотрудник приступает к работе.
Не составит труда догадаться, какой из этих сценариев оставил бы новичка более подавленным, разбитым и напряженным.
Оценка эффективности персонала говорит, что без тщательной подготовки новым сотрудникам потребуется несколько месяцев, чтобы достичь полной производительности в рамках занимаемой должности.
Когда вводное обучение в компании больше походит на второй сценарий, результатом станет непонимание работником своих обязанностей и функций.
Цель вводного обучения
Истинная цель управления приемом персонала на работу состоит в том, чтобы умственно и эмоционально интегрировать сотрудников в рабочий процесс и снабдить их навыками, инструментами и поддержкой, необходимыми для реализации их потенциала.
Как долго должно длиться
Таким образом, при вводном обучении нужно следовать всего одному эмпирическому правилу: не торопить процесс обретения навыков. Дайте новым сотрудникам время, чтобы освоить азы работы, а также стать вовлеченными участниками корпоративной команды.
Разница между вводным обучением и адаптацией
Термины “ вводное обучение ” и “ адаптация сотрудника ” часто используются взаимозаменяемо, но на самом деле это два разных понятия.
Некоторые работодатели рассматривают вводное обучение и тестирование персонала в качестве одноразового события, которое позволяет получить информацию о профессиональных качествах нового сотрудника, его потенциале и возможности работать в новой корпоративной команде.
Как спланировать онбординг и адаптацию нового сотрудника
Теперь, когда мы понимаем цель вводного тренинга, рассмотрим, как сделать вводное обучение сотрудников более интересным и увлекательным. Как и в большинстве случаев, управление обучением персонала начинается с планирования!
Что включить в руководство по онбордингу
Документация и сведения о новых сотрудниках
Бумажная работа, возможно, не самая захватывающая часть вводного обучения, но она необходима. Обучение и развитие персонала обязывает сотрудника ориентироваться в своем рабочем пространстве: от правил и политики компании до налоговых форм. Обязательно включите в систему развития персонала такие документы, как соглашение о приеме на работу, справочник сотрудника и т.д.
Приветствие и знакомство
Теплый прием помогает сотрудникам почувствовать себя частью команды, особенно когда доброжелательность проявляют сразу несколько коллег. Чтобы новые кадры чувствовали себя нужными, отправьте им приветственное письмо, подписанное генеральным директором. Затем попросите менеджера провести новичкам экскурсию по офису и показать, где расположены конференц-залы, санузел и кафетерий. Организуйте корпоративный обед, чтобы представить корпоративной команде новых коллег. Также желательно собрать для новичков приветственный пакет с небольшими подарками: фирменной канцелярией и футболками с логотипом компании.
Доступ в офис
Нет ничего хуже, чем прийти на новую работу вовремя, только чтобы обнаружить, что знание закрыто или отсутствует место для парковки. Организация обучения персонала помогает избежать подобных неудобных ситуаций. Выделите заранее для сотрудников парковку и раздайте им карты доступа в офис в первый же день работы.
Аппаратное и программное обеспечение
Создайте на платформе для дистанционного обучения онлайн-курс, который продемонстрирует новым сотрудникам все тонкости программного обеспечения, которое они будут использовать.
На базе LMS это сделать проще всего. Таким образом, программа для кадровика предполагает, что каждый новый сотрудник через LMS сможет улучшать свои навыки в удобное для него время и в индивидуальном темпе. Не забудьте показать им, как пользоваться принтером, служебным телефоном и другим аппаратным обеспечением.
Вводный инструктаж
Планируйте в программе для кадровика вводный инструктаж новых сотрудников, чтобы дать им навыки и знания, которые сделают их успешными в работе.
Управление развитием и удержанием сотрудников может включать в себя специальное техническое обучение, обучение технике безопасности и т.д. Не оставляйте эти пункты на потом.
Узнайте как избавиться от текучки кадров!
Роли и обязанности в онбординге
Адаптация сотрудника – это командная работа. Когда все коллеги работают сообща, новые сотрудники, скорее всего, быстрее смогут реализовать свой потенциал и развитие и удержание сотрудников будет более качественным.
Менеджер команды
Новый сотрудник
Это может показаться неожиданным, но новые сотрудники также должны взять на себя ответственность за свой онбординг. Полностью включившись в этот процесс, они научатся хорошо выполнять свою работу. При активном взаимодействии с членами своей команды они будут чувствовать себя ее полноценной частью.
Информационные технологии
Как оптимизировать процесс принятия на работу новых сотрудников
Знание наиболее важных тем, которые нужно включить в программу онбординга и адаптации – это, несомненно, важно. Но даже самые креативные идеи не сработают, если процесс не будет правильно организован для всего рабочего коллектива.
Составьте список сотрудников, проходящих вводное обучение
Прочитав это руководство по вводному обучению для персонала от LMS SmartExpert, вы точно поймете, чему, когда и как именно обучаются новые сотрудники в течение первых двух дней работы. Но проблема в том, что вы не единственный человек, участвующий в этой программе. Вам нужно будет объяснить всю эту технологию менеджеру, IT-отделу и другим сотрудникам компании, чтобы обеспечить положительный результат.
Чтобы удостовериться, что все сотрудники получат необходимый опыт вводного обучения, создайте структурированный список всех задач, которые должны выполнить новые сотрудники (с указанием сотрудника, который будет нести ответственность за выполнение каждой из них).
Используйте систему управления обучением
Платформа для дистанционного обучения также идеально подходит для проведения и отслеживания адаптации, особенно по мере увеличения числа новых сотрудников. Используйте СДО, чтобы побудить новых сотрудников получать необходимые знания быстрее посредством игр, викторин и бонусных баллов с использованием функции геймификации.
Попросите сотрудников об обратной связи
Вводное обучение должно быть хорошо организованным. Каждому человеку, участвующему в адаптации сотрудников, нужно понимать важность своей роли в этом процессе. Объясните цель вводного обучения менеджерам, IT-персоналу и членам команды нового сотрудника.
Обеспечить высокое качество онбординга и адаптации для всех новых сотрудников может быть непросто, особенно по мере увеличения числа людей, вовлеченных в этот процесс. Таким образом, лучший способ узнать, считают ли сотрудники обучение полезным – просто спросить их.
Собирайте отзывы от новых сотрудников во время и после ознакомительной программы. Если конкретные мероприятия системы для приема персонала на работу оцениваются негативно, обсудите стратегии улучшения с менеджером, ответственным за них.
Как сократить расходы
на адаптацию персонала
в 3 раза за 10 дней?
Адаптация новых сотрудников: 3 подхода
Адаптация – это процесс приспособления сотрудника к работе в новой организации. Каждый человек, студент или опытный работник, испытывает стресс при смене работы. Людям свойственно переживать, справятся ли они, смогут ли наладить отношения с коллегами, как будет складываться взаимодействие с руководством. Мало кто может сразу включиться в работу, на привыкание к новому месту, согласно исследованию Superjob, требуется от одного до четырех месяцев.
Для работодателя важно, чтобы адаптация новых сотрудников была быстрой и безболезненной. Согласно исследованию, только 27% компаний организовывают пребординг новым сотрудникам ( процесс адаптации сотрудника к новым условиям ещё до его выхода на работу).
Большинство людей, уволившихся в первые 6 месяцев с начала работы, принимали решение об этом в первые 2-3 недели. Успешная адаптация персонала позволила бы избежать затрат на поиск и обучение сотрудников, взамен уволившихся.
Цели адаптации:
Что влияет на адаптацию?
Виды адаптации:
Адаптация может быть первичной, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичной, когда у него уже есть трудовой опыт. Однако, это деление не охватывает все направления, по которым проходит приспособление сотрудников к новой среде. Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:
1. Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой.
2. Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы.
3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации.
4. Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам.
5. Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством.
6. Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании.
7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.
Три подхода к адаптации
1. «Оптический» – «вы работайте, а мы на вас посмотрим»
Этот подход нельзя назвать удачным. Работодатели, выбирающие его, предпочитают обсуждать заработную плату и обязанности сотрудника после того, как посмотрят на него в деле. Обучения практически нет, новичок сразу приступает к работе. Если он не подойдет, нанимают другого. Для нового сотрудника это может обернуться разочарованием и ощущением ненужности.
2. «Армейский» – «тяжело в учении, легко в бою»
Испытательный срок становится настоящим экзаменом на выживание – новичку дают сложные и ответственные задачи, но не объясняют, как их выполнять. В этих условиях остаются только самые целеустремленные. С сотрудником, который не подошел, расстаются и нанимают нового. Этот способ имеет негативные последствия: после зачисления в штат, новый сотрудник расслабляется или начинает «мстить». К новичкам в таких организациях относятся враждебно или стараются не замечать – неизвестно долго ли он продержится. Так попытка нанять самые лучшие кадры оборачивается в долгосрочной перспективе плохим отношением к работе и конфликтами в коллективе.
3. «Партнерский» – «мы поможем»
Этот подход – результат эффективной кадровой политики. Работодатель осознает, что идеальных кандидатов не бывает, не затягивает поиск, а выбирает на должность самого подходящего человека. Вход в работу максимально плавный – сотрудника обучают, знакомят с организацией, прикрепляют наставника, чтобы он мог задать ему свои вопросы.
Владимир Трофименко, генеральный директор представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ, Член Стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России:
«Наша система проектного менеджмента внедрялась естественным органическим путем и базировалась на желании достигнуть целей компании. У нас нет отдела, который мог бы заниматься адаптацией персонала. Вместо этого внедрена система «стартапов». Они формируются исходя из психофизиологических особенностей каждого участника и основаны на непрерывном обучении руководителей групп, которые следят за балансом, четким планированием и иерархией внутри команды. При таком подходе эффективность целого подразделения всегда больше, чем сумма способностей составляющих его сотрудников.
Каждый стартап набирается под определенный проект, и его длительность зависит от срока выполнения задачи. Как только один стартап закрывается, сразу же формируется новый, уже с другим составом сотрудников. Таким образом, новый сотрудник не проходит долгий процесс адаптации, а сразу приступает к своему делу и знакомится с коллегами по стартапу. Когда задача меняется, новичок начинает вникать в особенности работы другого стартапа и работает с другими коллегами.
Довольно сложно принять структуру, где нет инструкций для персонала, процента от продаж и штрафов. Но результаты говорят сами за себя: у нас в Mankiewicz средний срок работы сотрудников – 12 лет, нет той текучки кадров, которой страдают российские компании. Многие остаются с нами, придя впервые студентами на стажировку. А значит, система подтверждает свою эффективность»
Этапы адаптации нового сотрудника
1. Ознакомление
Обычно оно проходит в течение испытательного срока. Работник знакомится с целями и задачами компании, корпоративной культурой, коллективом. Он анализирует, совпадают ли его ожидания и карьерные цели с тем, что предлагает работодатель, и делает вывод – оставаться ли работать в организации.
Работодатель же оценивает потенциальные возможности и профессиональные компетенции, чтобы понять, подходит ли работник для этой должности. В зависимости от принятого решения, кадровая служба готовит документы о приеме нового сотрудника в штат или об увольнении.
2. Приспособление
Эта стадия длится от месяца до года. Ее продолжительность зависит от сложности работы, предполагаемого уровня ответственности, той помощи, которую оказывают сотруднику коллеги, подчиненные, руководство и кадровая служба. Быстрее всего адаптируются кладовщики (27 дней), у офис-менеджеров и секретарей этот процесс занимает 46-47 дней. Менеджеры по продажам, бухгалтеры и руководители привыкают к новому месту работы за 80-82 дня. Дольше всех адаптируются программисты (102 дня) и сотрудники кадровой службы (100 дней).
3. Ассимиляция
Работник принят коллективом и хорошо осознает свое место в команде. Его эффективность повышается. На этом этапе сотрудник может сам определять, какие задачи важные и приоритетные, а какие – рутинные.
Ранее сайт Job.ru (ныне hh.ru) проводил опрос » Кто чаще помогает новичку быстрее вписаться в новый коллектив, освоить новые задачи» и вот его результат:
Адаптация новых сотрудников: как ускорить
Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:
1. Разработать план адаптации
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:
Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.
2. Провести обучение или тренинг
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.
3. Прикрепить наставника
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.
4. Наладить общение с непосредственным руководителем
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:
5. Включить новичка в жизнь коллектива
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.
Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:
«Новая работа – это всегда стресс, будь ты senior-специалистом или стажером. Новый коллектив, офис, обязанности или процессы – все это потенциальный риск, что новичку не понравится, и он уйдет в другую компанию. Именно поэтому организации делают все возможное, чтобы свести эти риски к минимуму.
В ICL Services адаптация новых сотрудников отработана до мелочей. Мы понимаем, что, чем меньше времени новичок потратит на вход в должность, тем быстрее и эффективнее начнет работать и приносить пользу бизнесу.
Первое, что видит новый сотрудник после HR в компании – это его наставник. Программа наставничества длится 3 месяца и помогает социализироваться в коллективе. Рядом всегда есть тот, кто подскажет: как пользоваться внутренним порталом, как подать заявку на тренинг, к кому обратиться по рабочему вопросу или где находится столовая. ICL Services получила за эту программу престижную премию IT HR Awards.
Портал изучен, набор новичка на столе, оборудование получено, и вот первое письмо приходит на почту. В нем сотрудник видит, что его ждали на новом месте. Кстати, всем коллегам тоже приходит рассылка с фотографией новичка, чтобы понимать, в какой команде он работает.
Вводный тренинг рассказывает о работе всех отделов компании, о социальной ответственности, процессах и проектах. Сюда приходят руководители отделов и топы, чтобы вживую рассказать о миссии компании, что тут и зачем. Проводят такой тренинг по мере набора группы.
Чтобы легче понять неофициальные правила поведения в open space, компания разработала комикс, где объясняет, что хорошо, а что не очень.
Также у нас есть электронный курс адаптации. В нем сотрудник видит какие тренинги он должен пройти и какую информацию изучить, чтобы работа стала понятнее и проще.
После испытательного срока сотрудник проходит оценку «360», которая призвана оценить его успехи за этот период. Оценивает сотрудника его руководитель, коллеги, с которыми довелось поработать, и, конечно, он сам.
Всегда нужно помнить, что в найме и адаптации участвуют две стороны. И новичок тоже оценивает компанию, когда сюда приходит. И если он не смог адаптироваться, это вопрос к компании»
Резюмируем
Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.