уведомление о необходимости дать письменное объяснение образец
Требование о предоставлении письменного объяснения
При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.
Когда необходимо такое требование и почему
Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:
Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.
Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.
Как написать требование
Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.
Документ должен содержать такую информацию:
Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.
К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».
Образец требования о предоставлении письменного объяснения
системному администратору
Егорову К.П.
Требование
о предоставлении письменного объяснения
24 марта 2019 года Вы появились на рабочем месте только в 10 ч. 20 мин. В соответствии с трудовым договором от 12 января 2019 года №34, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Афродита» рабочий день в названной организации начинается в 8 ч. 00 мин. Следовательно, Вас не было на своем рабочем месте без уважительной причины и уведомления руководства в течение 2 ч. 20 мин.
Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ, до того как применить дисциплинарное взыскание, руководитель должен потребовать от подчиненного объяснение в письменном виде. Если по окончании 2 рабочих дней оно не будет предоставлено, то формируют соответствующий акт.
На основании вышеуказанного и ч. 1 ст. 193 ТК РФ прошу предоставить в срок до 27 марта менеджеру по кадрам ООО «Афродита» письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте в течение 2 ч. 20 мин.
Приложение: служебная записка менеджера по кадрам Серпуховой М.А. от 24 марта 2019 года.
25 марта 2019 года
Гендиректор: Трефилов / Р.П. Трефилов
С требованием ознакомлен: Егоров / К.П. Егоров
Новые требования Роструда при увольнении за прогул и судебная практика
Увольнение за прогул — это расторжение трудового договора за однократное грубое нарушение трудовой дисциплины. Поскольку данная процедура является одним из видов дисциплинарного взыскания, любое несоблюдение норм, предписанных ТК РФ, может привести к восстановлению нарушителя на работе. С целью минимизировать нарушения при проведении данной кадровой процедуры Роструд опубликовал доклад.
В докладе рассмотрены в том числе вопросы, связанные с расторжением трудового договора в связи с прогулом.
Увольнение за прогул — частое основание расторжения трудового договора по инициативе работодателя, но вследствие ошибок сотрудников кадровой службы есть большое количество проигранных компаниями судебных дел при данном виде увольнения. Ошибки кадровиков способны привести к восстановлению сотрудника в должности. Как избежать этих ошибок? Что рекомендует делать Роструд при увольнении за прогул? Что суды признают незаконным по данному виду увольнения? Давайте разберемся.
Как правильно зафиксировать отсутствие на рабочем месте в соответствии с рекомендациями Роструда
Прогулом является отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, и отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). Роструд в докладе отмечает, что отсутствие сотрудника на работе необходимо зафиксировать в письменном виде.
Как правило, при прогуле составляется акт об отсутствии на рабочем месте. Он составляется в свободной форме и подписывается свидетелями, способными подтвердить отсутствие сотрудника. В докладе говорится: «В составленном документе (например, акте об отсутствии на рабочем месте) должны быть указаны Ф. И. О. работника, дата и время его отсутствия на работе, дата и время составления акта, Ф. И. О. работников, подписывающих акт». Сотрудника требуется ознакомить с ним под подпись. Количество человек, подписывающих такой акт, нигде не указано, но по негласному правилу обычно подписывают трое.
Пример формы акта об отсутствии на рабочем месте:
В случаях, когда сотрудник вернулся на рабочее место, но отказался расписываться в акте о его отсутствии, Роструд рекомендует составить акт об отказе от ознакомления с актом (с указанием даты, времени и места составления акта).
С составленным актом об отказе от ознакомления работника следует ознакомить под подпись. В случае отказа в акте необходимо сделать отметку об этом.
Пример формы акта об отказе от ознакомления с актом об отсутствии на рабочем месте:
Такие акты не упоминаются в порядке применения к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения, но суды требуют оформленных доказательств отсутствия.
Только актов для увольнения за прогул недостаточно, и кадровику необходимо соблюсти процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, установленную ст. 193 Трудового кодекса:
Роструд в своем докладе напоминает, что если причины отсутствия работодателем не выяснены и установленный порядок увольнения не соблюден, увольнение является незаконным.
Работник пропал и не забирает почтовую корреспонденцию. Что делать?
Если судом установлено, что работник сознательно уклоняется от получения уведомления о предоставлении письменных объяснений, то увольнение признают законным.
Об этом свидетельствует апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 14.01.2016 по делу № 33-572/2016. Работник уволен за прогул. Основанием к увольнению истца послужили докладная записка начальника, акт об отсутствии на рабочем месте, телеграмма с требованием о предоставлении письменных объяснений по факту отсутствия на рабочем месте, акт о непредоставлении письменных объяснений. Суд установил, что работодатель принимал все необходимые меры для получения письменных объяснений работником.
В связи с вышеуказанной позицией судов необходимо запрашивать у работника письменные объяснения его отсутствия на рабочем месте всеми возможными способами:
На предоставление объяснений дается 2 рабочих дня. Если объяснения запрашиваются в период больничного, это является нарушением. Например, нельзя увольнять работника 5 марта, если с 18 февраля по 4 марта он был на больничном (то есть этот период не являлся для него рабочими днями), а 19 февраля у него были запрошены объяснения по поводу отсутствия на работе 11 и 12 февраля (Определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 17 августа 2020 г. № 69-КГ20-3).
Если работник не вернулся к исполнению обязанностей, днем увольнения должен стать последний день его работы, т. е. день, предшествующий прогулу (апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2019 по делу № 33-43328/2019). Например, если человек 10 февраля присутствовал на рабочем месте и больше не приходил на работу, то днем увольнения за прогул будет 10 февраля.
Есть договоренность о работе из дома, но нет подписанного соглашения. Можно ли уволить сотрудника за прогул?
Суды чаще всего восстанавливают работников, уволенных за прогул, если удастся доказать, что между ними и работодателем была договоренность о работе из дома, но не было оформленного дополнительного соглашения о дистанционной работе.
Пример — определение Первого кассационного суда общей юрисдикции № 88-25531/2020 от 30.11.2020. Работник в январе 2019 г. был принят на должность инженера-конструктора, в мае он несколько дней подряд отсутствовал на рабочем месте и был уволен за прогул. Суды первых двух инстанций посчитали увольнение законным и не приняли во внимание аргумент работника о том, что по устному соглашению с работодателем он в течение всего периода работы выполнял свои должностные обязанности на дому. Суды посчитали, что работник ввиду специфики своей должности не мог осуществлять должностные обязанности дома. Кассационный суд указал, что необходимо изучить представленную переписку с непосредственным руководителем через «Скайп». Суды первых двух инстанций вынесли решения на основании того, что трудовым договором рабочим местом указан офис компании. Решения судов первых двух инстанций о том, что увольнение за прогул законно, было отменено.
Таким образом, прежде чем оформить документы на увольнение, уточните у руководства, не было ли договоренности с работником о его временной работе из дома. Если такая договоренность была и человек это докажет (например, перепиской в корпоративной почте), то суд восстановит его в должности.
До принятия закона об удаленке достаточно остро стоял вопрос о возможности увольнения дистанционного работника за прогул. Большинство судов принимали решения о том, что отсутствие связи с работодателем можно расценить только как нарушение трудовой дисциплины, но не как прогул, который остался недоказанным, так как у такого сотрудника нет рабочего места (см. апелляционное определение Волгоградского областного суда от 23.03.2018 по делу № 33-3223/2018). После появления закона об удаленке вопрос увольнения за прогул дистанционного работника станет менее актуальным, т. к. появилась «комбинированная» дистанционная работа (офис и удаленка) и возможность увольнения по ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ в связи с отсутствием взаимодействия с работодателем более 2 рабочих дней подряд.
Если в компании есть сотрудник, постоянно работающий дистанционно, то увольнять его за прогул не рекомендуется.
Работник самовольно ушел на самоизоляцию без больничного. Это прогул?
В апелляционном определении Московского городского суда от 24.11.2020 по делу № 33-417067/2020 суд посчитал ссылку работника на то, что в обществе имелся заболевший коронавирусом коллега, в связи с чем истец посчитала возможным соблюдать режим самоизоляции и не выходить на работу, несостоятельным, поскольку представленными суду доказательствами подтверждено выполнение истцом трудовых обязанностей по иному месту работы, а относительно названного работника все требования в части охраны труда компанией-работодателем соблюдались. Если работник не представил больничный лист и нет приказа руководства, но он самовольно находится на самоизоляции без всяких на то оснований, то его допустимо уволить за прогул.
Увольнение за прогул связано с множеством нюансов, что подтверждается и докладом Роструда и судебной практикой, и эти нюансы нужно учитывать кадровику при оформлении документов.
Все об уведомлениях работников
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия. 1
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) 2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
См. статью «Как кадровиков привлекают к матответственности за ошибки в работе» в № 7′ 2020
В каких случаях составлять уведомления
В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
См. статью «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» в № 8′ 2018
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.
С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
См. статью «Уведомление о сокращении: формулировки, которые помогут в споре с работником» в № 10′ 2019
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
См. статью «Сроки уведомления в трудовых отношениях» в № 4′ 2015
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» в № 9′ 2016
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8′ 2020
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.