утерян бланк строгой отчетности что делать
В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.
В каких случаях составляется акт об утере БСО
Основные виды операций, осуществляемых в рамках оборота бланков строгой отчетности в организации (до 01.07.2019), можно представить в следующем перечне:
1. Приемка бланков из типографии, оприходование их в книге учета.
2. Выдача бланков сотрудникам, которые осуществляют денежные расчеты с клиентами.
3. Выдача бланков клиентам при расчетах с ними.
Таким образом, утеря БСО должна подтверждаться сведениями инвентаризации, которая может быть как плановой, так и внеплановой. Второй тип инвентаризации может быть инициирован, если материально ответственное лицо (МОЛ) сообщит работодателю об утере бланков строгой отчетности.
В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.
Таким образом, акт об утере БСО — документ, который составляется:
Рассмотрим более подробно процедуру применения акта об утере БСО.
Каким образом применяется акт об утере БСО
Прежде всего руководство фирмы должно учредить комиссию по инвентаризации. Специалисты, которых назначили в ее состав, формируют акт инвентаризации, в котором фиксируется недостача по БСО — соотносительно с данными книги учета.
Кроме того, должно быть осуществлено выяснение причин отсутствия недостающих документов. Материально ответственное лицо представляет работодателю докладную записку или отчет об утере документов. В них отражаются обстоятельства утери БСО. Далее на основании этих объяснительных документов оформляется акт об утрате БСО.
По итогам работы инвентаризационной комиссии, а также ее взаимодействия с материально ответственным лицом формируются:
На основании данных документов бухгалтерией осуществляется списание стоимости утерянных БСО. При этом бухгалтеру необходимо знать, кто виновен в утере бланков. Если это материально ответственное лицо, то недостача будет отнесена на его счет (подп. «б» п. 28 приказа № 34н). В случае если виновные сотрудники не установлены, недостача списывается на финансовые результаты.
Кроме того, указанные документы передаются руководству фирмы, которое на их основании издает приказ о взыскании с ответственного лица компенсации за утерянные БСО — в соответствии с соглашением о матответственности.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен акт об утере БСО.
Акт об утере БСО: структура документа
Форма данного акта не утверждена законодательно. В зависимости от его практического применения документ может включать:
1. Общие сведения о работодателе и составляемом документе:
2. Сведения о документах, на основании которых составляется акт:
3. Сведения о комиссии, которая осуществила выявление причин отсутствия бланков. Указываются Ф. И. О. и должность председателя, а также рядовых членов комиссии.
4. Сведения о конкретных действиях комиссии, а также об утерянных актах. Здесь могут присутствовать формулировки о том, что:
Акт подписывается всеми членами комиссии. Факт ознакомления с документом заверяет своей подписью и сотрудник, потерявший бланки строгой отчетности.
Загрузить образец акта об утере БСО вы можете на нашем сайте.
Итоги
Акт об утере БСО составляется:
Данный акт оформляется комиссией, которая изучает обстоятельства утери БСО, на основании акта об инвентаризации, в котором официально отражена недостача утерянных БСО.
Узнать больше о практическом применении БСО вы можете в статьях:
Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?
В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.
Что такое бланк строгой отчетности?
Статья 1.1 закона «О ККТ» 22.05.2003 № 54-ФЗ определяет бланк строгой отчетности (далее — БСО) как первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчетности в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.
С 01.07.2019 применять БСО в порядке, предусмотренном законом № 54-ФЗ, обязаны все организации и ИП (за небольшим исключением). До этой даты при оказании услуг населению хозсубъекты, имеющие право не применять ККТ, могли работать с ними по правилам, которые закреплены постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов…» от 06.05.2008 № 359. Исключение — сфера общепита, предприятия которого (кроме ИП без работников) должны были перейти на новый порядок работы с БСО уже с 01.07.2018.
Подробнее о БСО и о том, в каких случаях они могли заменить кассовый чек, читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».
Какие штрафы предусмотрены за невыдачу БСО?
Поскольку в настоящее время БСО — это аналог кассового чека, его невыдача покупателю приравнивается к неприменению кассовой техники, которое является административным правонарушением.
Согласно п. 2 ст. 14.5 КоАП оно влечет наказание в виде штрафа:
Повторное нарушение при сумме непроведенной через ККТ выручки 1 млн руб. и более карается суровее:
Отдельным правонарушением КоАП выделяет невыдачу кассового чека или БСО при наличии требования клиента. В этом случае будут применены следующие виды ответственности (п. 6 ст. 14.5):
Помимо административной ответственности за отсутствие БСО возможна также налоговая — по ст. 120 НК РФ в виде штрафа в размере 10 000-30 000 руб., а при заниженижении налоговой базы в размере 20% от суммы неуплаченного в результате налога, но не менее 40 000 руб.
Существует ли ответственность за утерю БСО?
Сейчас утеря БСО невозможна, поскольку их сохраняет (и передает в ФНС) фискальный накопитель автоматизированного устройства.
Что касается применявшихся ранее бумажных БСО, то в отношении них была применима мера за нарушение порядка хранения первичной бухгалтерской документации, который обязаны соблюдать все хозсубъекты (ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Согласно пп. 1, 2 ст. 15.11 КоАП РФ предусмотрены следующие штрафы для должностных лиц за отсутствие первички:
Кроме того, согласно п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ за непредоставление контролирующим органам первичной документации на должностных лиц налагается штраф 300–500 руб. За это же нарушение предусмотрена ответственность и по п. 5 ст. 14.5 КоАП — предупреждение или штраф для должностных лиц в сумме 1 500–3 000 руб., к юрлицам применяется предупреждение или штраф 5 000–10 000 руб.
Также здесь возможен штраф по ст. 120 НК РФ, о котором мы говорили выше.
ВАЖНО! Говоря об ответственности за утерю БСО, следует понимать, что она касается только случаев отсутствия у продавца заполненных бланков. Чистые бланки первичной документацией не являются, а ответственность за их утерю не предусмотрена.
О том, как следовало хранить и учитывать бумажные БСО, читайте в статье «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».
Может ли быть привлечен к ответственности сотрудник фирмы или ИП?
Согласно ст. 2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ применять кассовую технику (либо БСО) обязаны только организации или индивидуальные предприниматели. Что это означает? То, что законодательство не предусматривает обязанности физлица — сотрудника фирмы или ИП (например, кассира) выдавать БСО или кассовый чек. Такая обязанность возлагается на сотрудника исключительно работодателями на основании соответствующих положений трудового договора, заключаемого между работником и юрлицом (или ИП).
Таким образом, к ответственности за невыдачу БСО может быть привлечен только работодатель, поскольку в данной ситуации его сотрудник совершает действия на основании трудового договора, но не является стороной в договоре купли-продажи (письмо ФНС от 13.06.2006 № ММ-6-06/597@). Однако данный факт не мешает работодателю потребовать со своего сотрудника возмещения убытков, если они были причинены по его (сотрудника) вине.
О матответственности сотрудника и работодателя читайте в статье «Материальная ответственность сторон трудового договора».
Когда размер штрафа можно снизить, а наказания избежать?
Если даже штраф за невыдачу БСО (или неприменение ККТ) был наложен при наличии веских для того оснований, судьи могут смягчить наказание, снизив сумму денежного взыскания или вовсе не применяя его. Наиболее значимым смягчающим обстоятельством в данной ситуации бывает первичное привлечение фирмы или индивидуального предпринимателя к соответствующему виду административной ответственности. Например, арбитры, вынося постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.05.2007 № А56-11958/2006, посчитали возможным снизить размер штрафных санкций, возложенных на фирму, с 35 000 до 30 000 руб.
Судьи могут благосклонно отнестись к нарушителю кассовой дисциплины и освободить его от административной ответственности также в том случае, если нарушение будет признано малозначительным. Чаще всего это бывает тогда, когда сумма, которую следовало зафиксировать в невыданном документе, невелика, а юрлицо или предприниматель привлекается к ответственности впервые (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.08.2008 № А28-3765/2008-144/14).
Еще один момент, который следует учитывать: срок, в течение которого может быть наложено наказание, — он закреплен в ст. 4.5 КоАП. Согласно данной норме постановление о наложении административного наказания не может быть вынесено, если со дня нарушения прошло более 2 месяцев.
И последний нюанс, который поможет избежать наказания: согласно ст. 7 закона № 54-ФЗ контролирующая функция по применению хозсубъектами ККТ и БСО возложена на налоговые органы. При этом оформлять протоколы в случае выявления нарушений и накладывать ответственность могут только определенные сотрудники ФНС (ст. 23.5 КоАП РФ):
В том случае, если протокол составляется иным должностным лицом, нарушитель может быть освобожден от привлечения к административной ответственности (постановление ФАС Московского округа от 30.04.2004 № КА-А40/3113-04).
Могут ли налоговики проводить контрольные закупки?
Для того чтобы привлечь нарушителя к ответственности, нарушение необходимо выявить. Но вот могут ли это делать сотрудники ФНС? Долгое время у судей не было единого мнения относительно того, вправе ли налоговики осуществлять контрольные закупки. Немного истории. В 2008 г. ВАС пришел к выводу, что делать это инспекторы ФНС не имеют права, поскольку контрольные закупки (называемые в законодательстве проверочными) признаются оперативно-розыскным мероприятием (постановление Президиума ВАС РФ от 02.09.08 № 3125/08). А налоговики их осуществлять не имеют права. Учитывать же доказательства, полученные при несоблюдении закона, нельзя. Подобными разъяснениями ВАС вооружились федеральные арбитражные суды, массово отменяя штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.
Чуть позже ВС РФ (постановление от 24.07.2009 № 46-АД09-1) выразил прямо противоположное мнение: контроль за применением ККТ и выдачей кассовых документов возложен на налоговиков согласно ст. 7 закона от 22.05.03 № 54-ФЗ, положения которой не запрещают сотрудникам ФНС проводить проверочную закупку, следовательно, они на ее осуществление имеют право.
И вот в середине 2016 года эту же позицию подтвердил Президиум ВС (обзор судебной практики ВС РФ № 2 (2015)), пояснив, что к совершению сотрудниками ФНС денежных расчетов в рамках контрольной закупки не применяются нормы закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-разыскной деятельности», а это значит, что такое мероприятие не является оперативно-разыскным. Судьи также акцентировали внимание на том, что составленный налоговиками акт контрольной закупки является доказательством при рассмотрении дел о наложении ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.
О других видах проверочных мероприятий см. материал «Налоговая проверка — что это такое и каков порядок?».
Итоги
Ответственность за ненадлежащие применение и хранение БСО установлена статьями КоАП РФ и НК РФ. При этом важно помнить о законодательных нюансах, которые препятствуют наложению штрафов за нарушение кассовой дисциплины или минимизируют их величину.
Как поступить, если обнаружили пропажу накладной
Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим основные действия бухгалтера при пропаже накладных (ТН или ТТН).
При приемке бланков не достает накладных
В такой ситуации нужно сделать следующее :
1) составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков. Такой акт нужно оформить в четырех экземплярах и указать в нем типы, коды, серии и номера бланков, их количество, а также описать выявленный брак;
2) передать три экземпляра акта вместе с бракованными бланками в реализующую организацию. Последняя либо вернет стоимость бракованных накладных, либо произведет их замену.
Потеряна «новая» накладная
Если обнаружилась пропажа накладной, которая была не заполнена или заполнена, но не передана контрагенту (хозяйственные операции по ней не совершались), действовать нужно так.
Один из контрагентов потерял свой экземпляр
Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
— затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц ;
На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности .
Утеряны все экземпляры накладной, и нет возможности «раздобыть» ее копию
Иногда случается, что утрачены все экземпляры оформленной и подписанной обеими сторонами накладной или невозможно получить ее копию (например, контрагент ликвидирован). Конкретного порядка действий организации в такой ситуации законодательство также не содержит.
Полагаем, что в указанной ситуации стоит действовать так.
Комиссии при этом необходимо:
— взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена ;
— установить причины, по которым документ невозможно восстановить;
— собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у лиц, которые перевозили (переносили), принимали или отпускали товар со склада. Кроме того, стоит собрать документы (в том числе проверить их наличие), которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).
Что делать, если материально-ответственным лицом были утеряны БСО?
Отправим материал вам на:
Работник, причинивший ущерб работодателю, должен возместить его (ст. 238 ТК РФ). Прежде чем взыскать с работника ущерб, необходимо определить его размер. Работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. По результатам проверки составляется акт в произвольной форме.
Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием необходимых специалистов. С работника требуется письменное объяснение причин возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в судебном порядке.
Работник может добровольно возместить потери, нанесенные работодателю (ст. 248 ТК РФ). Добровольное возмещение возможно, в том числе и путем удержания из заработной платы (в этом случае необходимо письменное заявление работника об удержании).
При отказе работника добровольно возместить сумму причиненного ущерба, работодатель вправе взыскать ущерб только в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).
Трудовым кодексом РФ в отношении работника, причинившего компании ущерб, предусматривается ограниченная и полная материальная ответственность.
Работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, возмещает ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ).
Если с работником не заключен договор о полной материальной ответственности, то по распоряжению работодателя с него можно взыскать только сумму, не превышающую его среднемесячный заработок. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ст. 248 ТК РФ).
Работник может добровольно возместить потери, нанесенные работодателю. Если по соглашению сторон суммы будут взыскиваться в рассрочку, работник дает письменное обязательство о возмещении ущерба, с указанием конкретных сроков платежей.
По нашему мнению в бухгалтерском учете вашей организации должны быть сформированы следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 91 – сумма потерь отнесена на расчеты с виновным лицом по возмещению материального ущерба (по дате распоряжения работодателя);
Дебет 50 Кредит 73 – виновное лицо возместило причиненный ущерб (внесло в кассу) (по датам, указанным в письменном обязательстве работника);
Дебет 70 Кредит 73 – сумма ущерба удержана из заработной платы (по датам, указанным в письменном обязательстве работника).
В налоговом учете организации, применяющие УСН, при определении объекта налогообложения учитывают внереализационные доходы, определяемые в соответствии со статьей 250 НК РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ).
На дату издания руководителем распоряжения о взыскании с работника суммы ущерба, в размере среднего заработка, данная сумма включается в состав внереализационных доходов организации (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Как списать бланки строгой отчетности
Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: сейчас форма изменена!
Новая форма акта, утвержденная приказом Минфина № 103н от 15.06.2020, внесшим изменения в Приложения 1–5 к приказу Минфина № 52н от 30.03.2015, применяется с 27 сентября 2020 года.
Когда разрешено списывать БСО
В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.
Формы строгой отчетности используются для разных целей: для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие); при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие); во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).
Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.
В случае обнаружения порчи или выявленного брака такую документацию нельзя выбросить.
Главные причины снятия БСО с учета:
На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:
При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.
Как регулируется
Списание БСО регулируется постановлением правительства № 359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.
Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.
Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.
Процедура списания
Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.
Как составить приказ
Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.
В документе должна содержаться следующая информация:
Как составить акт
В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.
БСО перечисляются в таблице с проставлением:
Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.
Помарки и исправления в документации не допускаются.
При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:
Надо ли сразу списывать испорченные бланки
Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.
Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.