утеря бланков строгой отчетности ответственность в рб
Как поступить, если обнаружили пропажу накладной
Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим основные действия бухгалтера при пропаже накладных (ТН или ТТН).
При приемке бланков не достает накладных
В такой ситуации нужно сделать следующее :
1) составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков. Такой акт нужно оформить в четырех экземплярах и указать в нем типы, коды, серии и номера бланков, их количество, а также описать выявленный брак;
2) передать три экземпляра акта вместе с бракованными бланками в реализующую организацию. Последняя либо вернет стоимость бракованных накладных, либо произведет их замену.
Потеряна «новая» накладная
Если обнаружилась пропажа накладной, которая была не заполнена или заполнена, но не передана контрагенту (хозяйственные операции по ней не совершались), действовать нужно так.
Один из контрагентов потерял свой экземпляр
Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
— затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц ;
На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности .
Утеряны все экземпляры накладной, и нет возможности «раздобыть» ее копию
Иногда случается, что утрачены все экземпляры оформленной и подписанной обеими сторонами накладной или невозможно получить ее копию (например, контрагент ликвидирован). Конкретного порядка действий организации в такой ситуации законодательство также не содержит.
Полагаем, что в указанной ситуации стоит действовать так.
Комиссии при этом необходимо:
— взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена ;
— установить причины, по которым документ невозможно восстановить;
— собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у лиц, которые перевозили (переносили), принимали или отпускали товар со склада. Кроме того, стоит собрать документы (в том числе проверить их наличие), которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).
Утеря бланков строгой отчетности ответственность в рб
Законодательство определяет порядок действий при утере бланка строгой отчетности. Если же утерян первичный учетный документ, его нужно попытаться восстановить. А что делать, если бланк накладной утерян при заполнении, когда он уже не бланк, но еще не первичный учетный документ? Давайте разберемся.
Ситуация
Нередко для отправки небольшого товара прибегают к услугам почты и вместе с товаром либо отдельным почтовым отправлением в адрес покупателя высылают два экземпляра накладных ТН2. Получатель товара подписывает накладные и по почте возвращает продавцу второй экземпляр.
Так, одна организация отправила партнеру заполненные накладные ТН2 на подпись. А партнер утерял все экземпляры этих накладных. Организация сообщила об этом в ИМНС, но там сказали, что утеряны не бланки, а уже заполненные документы, о чем сообщать не надо. Как быть в такой ситуации? Ведь при проверке проверяющий не увидит эти утерянные накладные ни в использованных, ни в испорченных, ни в чистых бланках и может предположить, что был утерян бланк, а в ИМНС не сообщили. Замкнутый круг получается.
Когда создать комиссию и составить акт списания
Практически каждая организация использует бланки документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее — бланки строгой отчетности). И если организация обнаруживает факты их порчи, утраты или хищения (не при проверках, а в повседневной деятельности), то не позднее 3 рабочих дней со дня такого обнаружения необходимо создать комиссию по проверке таких фактов. Как правило, для создания в организации любой комиссии, в том числе и этой, руководитель организации должен издать соответствующий приказ.
Итак, комиссия создается, если бланки строгой отчетности:
Комиссия должна проверить вышеуказанные факты и составить акт списания бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее — акт списания) по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее — Инструкция № 33/77/17). Акт списания подписывается председателем и членами комиссии и не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления, утверждается руководителем организации, а подпись заверяется печатью (часть первая пункта 21 Инструкции № 33/77/17).
В акте списания кроме реквизитов утраченных бланков строгой отчетности указывается и причина их порчи, утраты или хищения.
Акт списания передается в ИМНС
О потере бланков строгой отчетности сообщается в ИМНС путем представления акта списания не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения акта руководителем организации. Это предусмотрено частью первой пункта 21 Инструкции № 33/77/17.
Обратите внимание на то, что мы ведем речь только о бланках (даже можно сказать, о чистых бланках). На основании представленного акта списания ИМНС передает в электронный банк данных информацию о бланках, указанных в акте, с признаком «Недействительно» (часть вторая пункта 21 Инструкции № 33/77/17).
А что делать с неправильно заполненными бланками?
Приведенный выше порядок предусмотрен для того, чтобы утраченные бланки строгой отчетности невозможно было использовать в корыстных целях. Если же бланк, например, накладной начали заполнять и внесли в него неправильную информацию, которую нельзя исправить, воспользоваться таким документом практически невозможно. Поэтому в Инструкции № 33/77/17 написано, что под порчей бланка понимается повреждение его поверхности (дыры, стертость и прочее) при хранении, транспортировке бланка (часть вторая пункта 20 Инструкции № 33/77/17), а испорченные при заполнении бланки в акт списания не включаются (часть третья пункта 21 Инструкции № 33/77/17).
Таким образом, порча порче рознь, и при неправильном заполнении бланков строгой отчетности создавать комиссию и составлять акт списания не нужно. Такие бланки следует уничтожить согласно Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее — Инструкция № 196). Не будем подробно описывать порядок оформления и уничтожения испорченных бланков строгой отчетности, отметим лишь, что на такие бланки составляется реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 196.
Испорченные бланки строгой отчетности должны храниться с составленным на них реестром и могут быть уничтожены только по истечении 1 месяца после проверки соблюдения налогового законодательства (часть третья пункта 21 Инструкции № 33/77/17 и пункт 15 Инструкции № 196).
Подведем итоги
Итак, законодательство в отношении порчи и утраты бланков строгой отчетности предусматривает два варианта:
1) если чистый бланк строгой отчетности утрачен или испорчен в результате хранения, транспортировки и т. п. (например, сгорел или сгнил), необходимо составить акт списания и представить его в ИМНС;
2) если бланк строгой отчетности испорчен при заполнении, надо включить его в реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, и хранить до налоговой проверки, а также еще 1 месяц после нее.
В нашей ситуации утерян заполненный бланк, который не успел стать первичным учетным документом (а может, и успел, но нам об этом неизвестно, поэтому будем считать, что не успел), поскольку одним из необходимых условий отнесения документа к первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения хозяйственной операции, является наличие на нем подписей должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов (абзац пятый части первой пункта 2 статьи 10 Закона от 12.07.2013 № 57З «О бухгалтерском учете и отчетности»). А как следует поступать при утрате заполненного бланка строгой отчетности, не успевшего стать первичным учетным документом, законодательством не урегулировано.
Какая возможна ответственность
В КоАП есть статья 23.21 «Нарушение порядка размещения заказов на изготовление бланков строгой отчетности, их изготовления и использования», согласно части 2 которой нарушение должностным лицом порядка изготовления (в том числе учета, хранения и перевозки) бланков строгой отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 БВ. Но эта ответственность применяется при нарушении Инструкции о порядке изготовления бланков строгой отчетности и специальных материалов, утвержденной постановлением Минфина от 01.03.2002 № 30, которая согласно ее пункту 1 регулирует порядок разработки, производства, учета, хранения и перевозки бланков строгой отчетности и специальных материалов. Естественно, что отсутствие должного учета бланков строгой отчетности у предприятия, которое их производит, может привести к серьезным последствиям и нанесению государству ущерба, если бланки попадут в руки злоумышленников. Соответственно, в КоАП за такое нарушение предусмотрена серьезная ответственность.
А какие негативные последствия могут наступить, если, например, испорченную при заполнении накладную, подлежащую уничтожению, не сохранили до налоговой проверки?
Полагаем, что ответственности за подобные нарушения учета бланков строгой отчетности КоАП не предусмотрено. Но, как говорится, был бы человек, а статья найдется. Поэтому вышеизложенные опасения имеют основания: при проверке могут признать, что или утерян чистый бланк, а в ИМНС об этом не сообщили (к этому нарушению больше подходит статья 13.8 КоАП, предусматривающая в том числе ответственность за непредставление налоговому органу сведений, штрафы по которой начинаются от 2 БВ), или до проверки не сохранили испорченный бланк строгой отчетности (что проверяющие могут подвести под статью 23.21 КоАП).
Что можно порекомендовать
В рассматриваемой ситуации можно попросить письменные объяснения от организации, в которую направлены накладные, о причинах их утраты, либо подтверждение того, что накладные утрачены. По результатам переписки следует составить акт, который вместе с копиями писем можно предъявить проверяющим, если у них возникнут вопросы по поводу утраченных накладных. Поскольку хозяйственная операция произведена — отгружен товар, для ее подтверждения надо выписать новую накладную.
Также рекомендуем письменно обратиться в ИМНС за разъяснениями о том, как следует поступить в данной ситуации.
Совет бывалого
Работаю главным бухгалтером 20 лет и имею большой опыт разных проверок. Обнаружив пробелы в законодательстве, всегда пытаюсь найти свой «ответ Чемберлену». В вашей ситуации я бы выписала другую накладную, а документы оформила бы так, чтобы из них следовало, что утрачены чистые бланки накладной. В объяснительной записке написала бы, например, что приготовленные к заполнению бланки были помещены в папку, которую нечаянно захватили на обед и потеряли, ну или чтото в этом роде. Составили бы акт списания и благополучно сообщили в ИМНС об утрате. Вероятность того, что утраченные при переписке бланки накладных найдутся позднее и это приведет к неприятным последствиям, равна нулю. По большому счету, это, конечно, неправильно, но не от хорошей же жизни приходится выкручиваться.
Списываем накладные старого образца, действительные для использования
Как отразить в учете организации списание бланков накладных старого образца, действительных для использования?
Руководителем организации принято решение об аннулировании и уничтожении бланков накладных старого образца, действительных для использования, в связи с возникающими трудностями в их заполнении в соответствии с действующим законодательством.
Учетная стоимость старых бланков накладных, числящихся по данным учета организации на счете 10 «Материалы» и забалансовом счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты», — 5 руб.
Общие положения
Формы действующих бланков ТН и ТТН утверждены постановлением N 58 и введены в действие с 02.09.2016.
При заполнении бланков накладных старого образца необходимо учитывать, что, поскольку постановление N 53 и постановление N 192 утратили силу, бланки ТН и ТТН, утвержденные данными постановлениями, следует заполнять в порядке, предусмотренном постановлением N 58.
Так как вышеуказанные нормативные акты не обязывают организации применять старые бланки накладных до их полного использования, то руководитель организации вправе принять решение о списании бланков накладных старого образца в связи с возникающими трудностями в их заполнении в соответствии с действующим законодательством.
Бухгалтерский учет
Налог на прибыль
Таблица бухгалтерских записей
К счету 10 «Материалы» открыт субсчет 10-13 «БСО».
В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.
В каких случаях составляется акт об утере БСО
Основные виды операций, осуществляемых в рамках оборота бланков строгой отчетности в организации (до 01.07.2019), можно представить в следующем перечне:
1. Приемка бланков из типографии, оприходование их в книге учета.
2. Выдача бланков сотрудникам, которые осуществляют денежные расчеты с клиентами.
3. Выдача бланков клиентам при расчетах с ними.
Таким образом, утеря БСО должна подтверждаться сведениями инвентаризации, которая может быть как плановой, так и внеплановой. Второй тип инвентаризации может быть инициирован, если материально ответственное лицо (МОЛ) сообщит работодателю об утере бланков строгой отчетности.
В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.
Таким образом, акт об утере БСО — документ, который составляется:
Рассмотрим более подробно процедуру применения акта об утере БСО.
Каким образом применяется акт об утере БСО
Прежде всего руководство фирмы должно учредить комиссию по инвентаризации. Специалисты, которых назначили в ее состав, формируют акт инвентаризации, в котором фиксируется недостача по БСО — соотносительно с данными книги учета.
Кроме того, должно быть осуществлено выяснение причин отсутствия недостающих документов. Материально ответственное лицо представляет работодателю докладную записку или отчет об утере документов. В них отражаются обстоятельства утери БСО. Далее на основании этих объяснительных документов оформляется акт об утрате БСО.
По итогам работы инвентаризационной комиссии, а также ее взаимодействия с материально ответственным лицом формируются:
На основании данных документов бухгалтерией осуществляется списание стоимости утерянных БСО. При этом бухгалтеру необходимо знать, кто виновен в утере бланков. Если это материально ответственное лицо, то недостача будет отнесена на его счет (подп. «б» п. 28 приказа № 34н). В случае если виновные сотрудники не установлены, недостача списывается на финансовые результаты.
Кроме того, указанные документы передаются руководству фирмы, которое на их основании издает приказ о взыскании с ответственного лица компенсации за утерянные БСО — в соответствии с соглашением о матответственности.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен акт об утере БСО.
Акт об утере БСО: структура документа
Форма данного акта не утверждена законодательно. В зависимости от его практического применения документ может включать:
1. Общие сведения о работодателе и составляемом документе:
2. Сведения о документах, на основании которых составляется акт:
3. Сведения о комиссии, которая осуществила выявление причин отсутствия бланков. Указываются Ф. И. О. и должность председателя, а также рядовых членов комиссии.
4. Сведения о конкретных действиях комиссии, а также об утерянных актах. Здесь могут присутствовать формулировки о том, что:
Акт подписывается всеми членами комиссии. Факт ознакомления с документом заверяет своей подписью и сотрудник, потерявший бланки строгой отчетности.
Загрузить образец акта об утере БСО вы можете на нашем сайте.
Итоги
Акт об утере БСО составляется:
Данный акт оформляется комиссией, которая изучает обстоятельства утери БСО, на основании акта об инвентаризации, в котором официально отражена недостача утерянных БСО.
Узнать больше о практическом применении БСО вы можете в статьях:
Что делать, если материально-ответственным лицом были утеряны БСО?
Отправим материал вам на:
Работник, причинивший ущерб работодателю, должен возместить его (ст. 238 ТК РФ). Прежде чем взыскать с работника ущерб, необходимо определить его размер. Работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. По результатам проверки составляется акт в произвольной форме.
Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием необходимых специалистов. С работника требуется письменное объяснение причин возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в судебном порядке.
Работник может добровольно возместить потери, нанесенные работодателю (ст. 248 ТК РФ). Добровольное возмещение возможно, в том числе и путем удержания из заработной платы (в этом случае необходимо письменное заявление работника об удержании).
При отказе работника добровольно возместить сумму причиненного ущерба, работодатель вправе взыскать ущерб только в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).
Трудовым кодексом РФ в отношении работника, причинившего компании ущерб, предусматривается ограниченная и полная материальная ответственность.
Работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, возмещает ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ).
Если с работником не заключен договор о полной материальной ответственности, то по распоряжению работодателя с него можно взыскать только сумму, не превышающую его среднемесячный заработок. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ст. 248 ТК РФ).
Работник может добровольно возместить потери, нанесенные работодателю. Если по соглашению сторон суммы будут взыскиваться в рассрочку, работник дает письменное обязательство о возмещении ущерба, с указанием конкретных сроков платежей.
По нашему мнению в бухгалтерском учете вашей организации должны быть сформированы следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 91 – сумма потерь отнесена на расчеты с виновным лицом по возмещению материального ущерба (по дате распоряжения работодателя);
Дебет 50 Кредит 73 – виновное лицо возместило причиненный ущерб (внесло в кассу) (по датам, указанным в письменном обязательстве работника);
Дебет 70 Кредит 73 – сумма ущерба удержана из заработной платы (по датам, указанным в письменном обязательстве работника).
В налоговом учете организации, применяющие УСН, при определении объекта налогообложения учитывают внереализационные доходы, определяемые в соответствии со статьей 250 НК РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ).
На дату издания руководителем распоряжения о взыскании с работника суммы ущерба, в размере среднего заработка, данная сумма включается в состав внереализационных доходов организации (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).