услуги связи это какие расходы в налоговом учете
Расходы на услуги связи: налоги и учет
Одной из наиболее распространенных статей расходов в деятельности каждого учреждения являются затраты на услуги связи. О порядке финансирования этих расходов, а также особенностях их отражения в целях бухгалтерского и налогового учета расскажем в данной статье.
Применение бюджетной классификации к расходам на услуги связи
Об особенностях заключения договоров (контрактов) на услуги связи
Установление в контракте (договоре) 100%-х авансовых платежей. При заключении в 2017 году контрактов (договоров) за счет средств федерального бюджета учреждения, являющиеся получателями бюджетных средств, а также бюджетные (автономные) учреждения обязаны учитывать предельные размеры авансовых платежей, закрепленные в п. 42 Постановления Правительства РФ от 30.12.2016 № 1551 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2017 год и на плановый период 2018 и 2019 годов». Согласно данному пункту по договорам (контрактам) об оказании услуг связи учреждения вправе предусматривать авансовые платежи до 100% суммы договора (контракта), но не более доведенных лимитов бюджетных обязательств по соответствующему коду бюджетной классификации РФ.
Отдельные этапы исполнения договора. Услуги связи относятся к услугам длящегося характера. К примеру, контракт (договор) на оказание услуг междугородней и международной телефонной связи заключается, как правило, на год, при этом приемка и оплата таких услуг осуществляются ежемесячно на основании представленного акта оказанных услуг и выставленного счета. Признаются ли в данном случае ежемесячная поставка и оплата услуг связи отдельными этапами исполнения контракта (договора)? Для ответа на этот вопрос обратимся к положениям Закона № 44-ФЗ и разъяснениям Минэкономразвития. Согласно пп. 1,2 п. 1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ исполнение контракта включает в себя приемку, оплату заказчиком и проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных контрактом. Результаты отдельного этапа исполнения контракта (за исключением контракта, заключенного согласно пп. 4 или 5 п. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) подлежат отражению в отчете, размещаемом в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) (п. 9 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Подготовка и размещение в ЕИС такого отчета осуществляются в соответствии с положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1093. Как следует из писем Минэкономразвития РФ от 17.03.2015 № Д28и-563, от 19.02.2015 № Д28и-415, если в соответствии с условиями заключенного контракта оказываются услуги длящегося характера (например, коммунальные услуги, услуги связи, электроснабжения), а также в случае ежедневной (еженедельной, ежемесячной или иной периодичности) поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), если условиями контракта этапы его исполнения (в том числе этапы оплаты) не предусмотрены, но приемка и оплата поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) производятся в определенные промежутки времени (например, ежемесячно), то приемка, оплата и экспертиза части поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) также являются отдельным этапом исполнения контракта. Соответственно, по результатам такой частичной приемки, оплаты и экспертизы товара (работы, услуги) необходимо составлять и размещать в ЕИС отчет об исполнении отдельного этапа поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных контрактом.
Финансирование расходов на оплату услуг связи
Бухгалтерский учет
Пример 1
Бюджетное учреждение заключило договор на оплату услуг связи на 2017 год на общую сумму 36 000 руб. Договором предусмотрена поставка и оплата услуг связи на основании ежемесячно представляемых актов оказанных услуг и выставляемых счетов.
За январь 2017 года фактическая сумма оказанных услуг составила 3 000 руб. Услуги оплачены за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
В бухгалтерском учете учреждение отразит следующие бухгалтерские записи:
В начале февраля 2017 года на номера сотрудников было перечислено 10 000 руб. По факту один из сотрудников превысил установленный в учреждении лимит расходов, в акте оказанных услуг сотовой связи за февраль значится сумма 10 170 руб. В результате работник вернул сумму перерасхода в кассу учреждения.
В бухгалтерском учете учреждения операции отразятся следующим образом:
Налоговый учет
Обобщив вышеизложенный материал, сформулируем краткие выводы.
1. Расходы на услуги связи отражаются по коду вида расходов 244 и подстатье 221 КОСГУ. У казенных учреждений также может применяться код вида расходов 242 – при отнесении расходов к сфере информационно-коммуникационных технологий.
2. Образовательные учреждения вправе заключать контракты (договоры) на услуги связи с единственным поставщиком в следующих случаях:
4. Расходы на услуги связи включаются в состав нормативных затрат, учитываемых при расчете субсидии на выполнение государственного задания. Если расходы покрываются за счет субсидии не полностью, то недостающую разницу учреждение оплачивает за счет собственных доходов.
5. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов по услугам связи, а также авансовых платежей по ним применяются счета0 302 21 000, 0 206 21 000.
6. Обоснованные и документально подтвержденные расходы на услуги связи, произведенные за счет средств от приносящей доход деятельности, могут быть учтены при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Учитываем и возмещаем расходы на сотовую связь
Сотовая связь – явление, мягко говоря, не новое, и, казалось бы, «правила игры» тут вполне себе «устоялись». Тем удивительнее, что в последнее время в некоторых регионах налоговики стали предъявлять компаниям претензии, связанные с учетом этого вида расходов. Хотелось бы думать, что этого всего лишь «перегибы на местах», а не новое веяние. Но в любом случае стоит подстраховаться.
В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 данные расходы как связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров представляют собой расходы по обычным видам деятельности.
Отражение расходов на услуги сотовой связи производится на счетах учета затрат. Выбор конкретного счета учета затрат будет зависеть от специфики деятельности организации и принятой на предприятии методологии учета.
Налоговый учет расходов на сотовую связь
В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для организации, применяющей УСН, данные расходы также могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Аналогичное мнение содержится в целом ряде писем контролеров (письма Минфина России от 16.01.2015 № 03-11-11/807, от 11.03.2012 № 03-11-11/74 и др.).
Казалось бы, все просто и все понятно, но именно теперь и начинаются самые основные нюансы, которые определяют правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.
Расходы должны быть экономически обоснованы. Ведь можно потратить круглую сумму на телефонные переговоры и при этом умудриться не потратить и минуты действительно на служебные обсуждения.
К примеру, в постановлениях ФАС Московского округа от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09 конкретизируется, что налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.
Это действительно так, однако налоговики называют несколько факторов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать рассматриваемые расходы в расчет налога на прибыль. Причем все разъяснения достаточно давние и не менялись в течение всего прошедшего периода.
Во-первых, необходим приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи. При этом должна присутствовать связь между обеспечением работника сотовой связью и необходимостью такого шага, обусловленной соответствующим функционалом и отраженной в должностных инструкциях.
Сразу поясним, что данное требование, как обоснованно указал ФАС Московского округа в постановлении от 11.05.2011 № КА-А40/3913-11 по делу № А40-6554/10-90-93, формально не основано на законе, который не требует наличия подобных норм в трудовых договорах или должностных инструкциях. Однако, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание контролеров все же не стоит.
Во-вторых, нужны договор с оператором сотовой связи и детализированные счета оператора связи. По детализизации разговоров по номерам, принадлежащим контрагентам, можно обосновать производственный характер бесед.
Об этом говорят письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 16.01.2015 № 03-11-11/807.
В письме Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.
Однако ФАС Поволжского округа в Постановлении от 09.11.2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 заключил, что детализация не так уж и важна, так как в данном документе нет и не может быть информации о содержании переговоров. Иметь детализацию разговоров действительно очень желательно, но вовсе не обязательно.
Также не лишает предприятие права на использование сотовой связи наличие убытка (постановление ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07).
О том, что не нужно отчитываться перед налоговыми органами о содержании переговоров, сказано еще в таком «древнем» документе, как письмо МНС России от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174. Документы, подтверждающие экономический результат телефонных переговоров, тоже не нужны (постановление ФАС Поволжского округа от 29.05.2007 по делу № А72-694/07-16/15).
А оператор сотовой связи необязательно должен дислоцироваться в вашем регионе (постановлении ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07). Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).
Нередко экономически выгоднее использовать безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи. В этом случае налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).
Обратим внимание, что по мере того, как сотовая связь становилась более доступной и массовой, более лояльными становились и контролеры. Однако сейчас времена такие, что проверяющие в целях пополнения бюджета хватаются за любую «штрафную» возможность. Так что лучше все же не расслабляться и выполнять минимальные требования, описанные в данной статье, которые помогут избежать трудозатратного процесса разбирательства конфликта.
Лимит расходов на использование сотовой связи
В целях финансовой дисциплины и экономии средств некоторые предприятия устанавливают лимит, который могут «проговорить» работники и который компенсируются предприятием.
Сразу скажем, что установление лимитов, как иногда требуют проверяющие, – это право налогоплательщика, а не обязанность.
Таким образом, ежемесячно оператору сотовой связи на лицевой счет организации будет зачисляться необходимая сумма аванса с соответствующим распределением средств в разрезе конкретных телефонных номеров в пределах установленных в организации лимитов.
По достижении установленных лимитов происходит приостановление представления услуг связи. Неиспользованные средства (непроговоренные) «сгорают» в аналитике к данному телефону. Сам аванс предприятия не пропадает. Неиспользованные средства предприятия переносятся на следующий месяц.
Установление определенных лимитов сотрудникам на расходы на сотовую связь имеет свои положительные и отрицательные моменты.
Важным положительным моментом является дисциплинирование работников, мотивация на меры экономии, разумную умеренность в разговорах. И пока работник укладывается в установленные лимиты, мы видим только положительные факторы. Однако выход подобных расходов за пределы лимитов сразу приводит к возникновению у предприятия определенных учетных и налоговых затруднений.
Дело в том, что не всегда при превышении лимита связь блокируется. Нередко суммы превышения оцениваются уже по итогам прошедшего времени как разность между фактически выставленными суммами расходов по конкретному телефону и величиной утвержденного лимита. В результате может возникнуть ситуация, когда по конкретным работникам могут возникать суммы перерасходования на сотовую связь.
Читайте в Бераторе
По определению ведь именно для этих целей и вводятся лимиты, они считаются непроизводственными и подлежащими компенсации данным работником.
Если работник компенсирует сверхлимитные расходы, то НДФЛ и страховых взносов не возникает, так как нет личного дохода. А вот если взыскать эти суммы не удалось или предприятие решило таким образом поощрить работника, то, получается, необходимо удержать еще НДФЛ с работника (сообщить в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, в налоговый орган о невозможности удержания) и начислить страховые взносы (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
Далее сумма превышения лимита расходов на использование сотовой связи, удержанная из заработной платы работников, а также внесенная работниками в кассу организации, учитывается в составе доходов предприятия (письма Минфина России от 26.11.2015 № 03-11-06/2/68878, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15).
Начислять НДС на эти суммы будет не нужно, однако придется восстановить налог, который был отнесен на вычет при расчетах с бюджетом. НДС к вычету не принимается и списывается за счет собственных средств организации.
Но во всех ли случаях необходим такой порядок действий в отношении налога на прибыль и НДС? Нет, необязательно. Если работник вышел за пределы лимита, то это все же вовсе не безусловный фактор того, что расходы – непроизводственные.
Вполне возможно, что есть объективная причина перерасхода средств на телефонные переговоры в текущем месяце. В этом случае на основании объяснительной работника (служебной записки) лимит может быть увеличен (разово или на постоянной основе). В таком случае эти суммы будут производственными и терять расходы и НДС будет не нужно.
Приемы «на удержание»
Если с налогом на прибыль и НДС достаточно понятно, то с удержанием этих сумм с работника ситуация довольно непростая. Основания для удержания сумм из зарплаты перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ. И начнем с того, что трудовое законодательство не предусматривает удержания из заработной платы по такому основанию, как компенсация расходов на сотовую связь.
Некоторые эксперты предлагают классифицировать сверхлимитные расходы предприятия на связь в качестве прямого действительного ущерба (ст. 238 ТК РФ). Вот только с этим может возникнуть проблема. Ведь нельзя просто заявить, что предприятие понесло ущерб, его нужно доказать и провести ряд процедурных мероприятий (оценка ущерба, письменная фиксация ущерба, наличие объяснительной работника и решения руководителя). Но даже в этом случае велика вероятность, что работник откажется добровольно возместить эти суммы и придется идти в суд, который предприятие, скорее всего, проиграет.
Поясним наше мнение подробнее. Повторимся, что ущерб необходимо доказать. И в этом случае наличие на предприятии приказа о неких лимитах не будет играть совершенно никакой роли. Администрация должна будет доказать не превышение лимита, а то, что конкретные телефонные переговоры были осуществлены не по производственной необходимости. И хорошо, если подобные номера и суммы выделяются и их легко установить.
Но чаще всего детализация содержит большое число телефонных номеров, с которыми были соединения. И с ходу определить, производственные это или непроизводственные контакты, очень нелегко. А в объяснительной работника будет указано, например, что он производил обзвон потенциальных клиентов согласно данным различных интернет-ресурсов. И доказать, что такой-то телефон принадлежит приятелю работника, а не представителю какого-либо клиента, будет очень тяжело.
Таким образом, довести дело до успешного завершения строго в официальных рамках будет очень непросто.
Тут на помощь работодателю могут прийти административные ресурсы, в том числе возможность (если имеется) корректировки премиальной части работника. Это, пожалуй, самый удобный вариант разрешения сложной ситуации.
Но, на наш взгляд, оптимальным будет являться следующий метод компенсации «сотовых» расходов. Так предприятие лишается входного НДС, однако избегает множества проблем, возникающих со сверхлимитными выплатами.
Расходы на сотовую связь при использовании работниками личного сотового телефона
Чтобы обеспечить работника служебной сотовой связью, некоторые организации идут на дополнительные расходы и приобретают служебные сотовые телефоны. Это не всегда удобно как самому предприятию – возникают лишние расходы, – так и работникам, так как если телефон не поддерживает две сим-карты, то возникает необходимость носить два телефонных аппарата – с личной и со служебной «симкой». Гораздо удобнее комбинированный вариант, когда у работника телефонный аппарат личный, удобный и привычный, а предприятие лишь компенсирует расходы на служебные переговоры.
Чаще всего при таком подходе устанавливают некий лимит компенсации расходов работника.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсацияза использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других принадлежащих ему технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Данные компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу предприятия, и не облагаются ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Что касается судебной практики, то в целом она вполне благосклонна к налогоплательщикам (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.07.2014 по делу № А63-9568/2013, ФАС Поволжского округа от 16.04.2012 по делу № А55-14888/2011 и др.).
Однако и самим «плошать» не следует. Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу № А45-25321/2012 судьи признали правоту налогового органа, но только из-за слабой подготовки налогоплательщика.
Компания не представила документы, подтверждающие служебный характер переговоров работника по мобильному телефону, доказательства расходования полученных работником денежных средств на услуги сотовой связи (то есть отсутствовали платежные документы в адрес оператора сотовой связи), а также какого-либо соглашения между обществом и работником о размере возмещения.
Аналогичным образом ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26.06.2012 по делу № А57-6506/2011 не нашел позицию налогоплательщика убедительной из-за того, что из приказа о выдаче корпоративных сим-карт не было понятно, кому именно были переданы сим-карты и для выполнения каких производственных целей. Определением ВАС РФ от 21.01.2013 № ВАС-14647/12 отказано в передаче дела № А57-6506/2011 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления.
Возмещения НДС у организации возникать не будет, так как никаких договорных отношений с различными операторами связи, которые обслуживают работников, у организации не имеется. Соответственно, она не будет получать никаких документов в свой адрес от «связистов».
Только нужно учесть, что не облагается именно компенсация расходов работника по служебной сотовой связи. Попытка документально оформить безвозмездную аренду телефонных аппаратов у работника – не лучший вариант. Так как, согласно письму УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061156, у организации при получении от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов) формируется внереализационный доход, который определяется исходя из рыночных цен.
Дмитрий Кислов, к.э.н., эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
- ээг головного мозга расшифровка показателей у ребенка 2 года
- управление росреестра по республике башкортостан инн