управление договорами с клиентами
Управление договорами
Работа с договорами является неотъемлемой частью всего документооборота. Поэтому любой компании важно снизить затраты на организацию рассмотрения, согласования и, непосредственно, исполнения договоров. Directum поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств.
Быстрая подготовка проекта договора
Реквизиты нового контрагента можно заполнить в один клик. Для этого достаточно знать ОГРН, ИНН или наименование организации. До момента заключения сделки так же быстро можно получить оценку надежности контрагента: информацию о владельцах, сведения об участии в государственных контрактах и арбитражных делах.
Затем договор заносится в систему из файла, с почты или на основе готовых шаблонов. Для массового занесения отсканированных бумажных оригиналов используется служба Directum Capture Service. Служба исключает ввод дубликатов и ошибок сканирования.
Функцию создания договора и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют карточку договора извлеченной значимой информацией. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.
Также есть возможность создать договор и автоматически отправить на согласование через мастер действий:
Если сделка с контрагентом еще не заключена, но находится на стадии планирования, система позволяет сформировать договор без текста. Содержание заносится позже.
Прозрачное согласование и отправка документов контрагенту
Договорные документы отправляются на согласование по заранее настроенным регламентам.
Проконтролировать ход согласования договора ответственный всегда может через карточку отправленной задачи (посмотреть полную переписку, состояние исполнения, ознакомиться с сопроводительными документами) или сформировать специальный отчет:
Управление договорами с клиентами
Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.
Directum RX поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки проекта до исполнения обязательств.
Подготовка договоров
При заключении сделки система позволяет проверить состояние контрагента, его надежность, ликвидность, рентабельность, финансовую устойчивость и пр., чтобы оценить все риски исполнения договора.
В Directum RX проекты договоров и дополнительных соглашений создаются из файла, со сканера или с помощью готовых шаблонов, которые настроены в соответствии с внутренними правилами организации. Информация из карточки документа подставляется в текст автоматически:
Для регистрации договорного документа достаточно заполнить данные в карточке, номер сформируется автоматически.
Договорные документы сохраняются в реестре. Используйте панель фильтрации, чтобы найти нужные документы.
Свяжите договор с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так вы получите быстрый доступ ко всему комплекту, открыв любой из связанных документов.
Комплект документов по договору
Согласование договорных документов
Договорные документы отправляются в работу удобным способом, например, отправляются на согласование по заранее настроенным правилам. В правилах указываются этапы, сроки и участники в соответствии с внутренними регламентами компании.
Регламент согласования договоров
Достаточно выбрать правило и стартовать задачу. Задания на этапах формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.
Задание на согласование договора по регламенту
Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Отправка договора контрагенту и контроль возврата
Благодаря интеграции с сервисами ЭДО после согласования документы можно отправить контрагенту в пару кликов.
Документы автоматически отправляются на зарегистрированный адрес контрагента. Затем ответственный получает задание, чтобы проконтролировать своевременный возврат. Возможность обмениваться документами с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.
Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. В любой момент можно узнать и местоположение документа.
Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа
Полный перечень договорных документов, которые отправлены контрагентам, содержится в списке «Документы у контрагентов». Для удобства контроля в списке указывается способ, которым документ был отправлен контрагенту, например, через сервис ЭДО, по почте или с курьером.
Контроль исполнения договоров
Чтобы вовремя выполнять работы по договорам и контролировать их исполнение, для каждого договора и дополнительного соглашения можно назначить контрольные точки. Указывается ответственный, срок и количество дней на выполнение. По каждой контрольной точке формируется задание:
Задание на исполнение работ по договору
После выполнения задания в карточке договора для контрольной точки автоматически устанавливается отметка о завершении работ. Таким образом система всегда отражает актуальную информацию о ходе работ по договору.
Контроль завершения срока действия договора
За несколько дней до завершения срока действия договора ответственный получит уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок закончит работы по договорам и заблаговременно начнет работы по продлению.
Быстро найти все договоры, у которых приближается срок завершения, можно в списке «Договоры на завершении».
Список «Договоры на завершении»
Оптимизируйте договорную работу с Directum RX
Автоматизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения работ, своевременно выполнять условия договоров и обеспечивает:
Управление договорами в 1С Документооборот
Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:
В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:
На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.
Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».
При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:
Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:
Присвоение номера
На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».
Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).
С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.
Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.
Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.
Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.
Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.
Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.
Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:
Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).
Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.
Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:
В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.
Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).
Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).
Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.
Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.
Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.
После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.
В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».
Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.
Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:
Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:
Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»
У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.
Предусмотрено 2 способа обработки документов:
В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).
Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:
Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона
Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:
Заключение
Учет договоров
Современные рыночные условия рано или поздно обязывают компанию или предпринимателя вести свою деятельности в рамках договорных отношений. Отношения как правило, оформляются письменным договором.
Договор с контрагентом в решении 1С:CRM является электронным аналогом бумажного договора между собственной организацией и сторонней компанией и используется для фиксации договоренностей с клиентом о валюте расчета, цене на товары и услуги (привязка к прайс-листу) и скидке для дальнейшего использования в коммерческих предложениях и счетах на оплату.
Также в разрезе договоров можно получить информацию по взаиморасчетам с клиентами.
Шаблоны печатных форм договоров есть как предустановленные, так и можно создать свои (см. статью).
В 1C:CRM используются только договоры, в 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (а также в 1С:CRM: Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2) можно работать как без договоров, так в разрезе договоров и соглашений.
Учет договоров в 1С:CRM
В 1С:CRM при создании нового клиента автоматически создается Договор:
При наличии реального договора с клиентом, созданный по умолчанию Договор можно изменить в соответствии с актуальными данными или создать новый Договор.
В договоре возможно указать:
Новый договор можно сделать Основным для подстановки по умолчанию в документы:
При добавлении товаров и услуг в форму Товары и услуги, Договор (указанный основным) и его данные подтянутся автоматически:
Также договор можно распечатать из формы Интереса (более подробно см. статью):
Управление договорными отношениями
В 1С:Управление холдингом реализована комплексная подсистема управления договорными отношениями, которая включает в себя большой круг задач. В данной статье рассмотрим возможности функционала управления договорами применительно к объектам системы: ключевые настройки, справочники, документы и отчетность, используемая в процессе Управления договорами.
Общие настройки управления договорными отношениями
Для включения функциональности в 1С:УХ необходимо перейти в разделе «Администрирование → Настройки программы → Функциональность». В окне «Функциональность программы» настроить возможность учета по договорам, необходимость учета обеспечений и некоторые особенности учета НДС (Рисунок 1).
Рисунок 1 Учет по договорам в 1С: УХ
Оформление карточки документа договора
В системе предусмотрена классификация договоров по виду посредством дополнительного справочника, наполненного предопределенными значениями. Каждый вид договора определяет основные его параметры (Рисунок 2), а также набор реквизитов, предусмотренных для заполнения карточки документа договора данного вида.
Рисунок 2 Виды договоров в 1С: УХ
Также в системе Управление холдингом имеется разделение договоров по видам соглашений:
При создании новой карточки документа договора открывается документ «Версия соглашения», набор реквизитов которого зависит от выбора вида договора. Рассмотрим реквизиты, которые предусмотрены при заполнении карточки договора.
Основные реквизиты карточки договора
На вкладке «Основное» заполняются общие реквизиты договора (Рисунок 3). Значения полей определяют: вид договора (1), вид соглашения (2), номер, дату и наименование (3), стороны договора (4), сроки действия (5), сумму и валюту договора (6), параметры государственного контракта (7), параметры валютного контроля (8).
Рисунок 3 Основные реквизиты договора в 1С:УХ
На вкладке «Условия» в 1С:УХ заполняется детализация условий договоров, например, условия взаиморасчетов (Рисунок 4). Они включают следующие поля: детализация учета расчетов (9), допустимая задолженность по договору (10), в случае валютного договора определяется валюта платежей и указывается способ определения курса пересчета (11), условия оплаты (12), уникальный идентификатор платежей по договору (13), способ формирования платежей (14), расчетные счета сторон договора (15), ставка пени (16), ссылка на связанные договоры обеспечения (17), условия поставки инкотермс (18) и применяемые типы цен (19).
Рисунок 4 Заполнение условий договоров в 1С:УХ
На вкладке «Планирование и учет» в 1С:УХ заполняются параметры учета (Рисунок 5). Включает в себя следующие аналитические признаки: Приоритет (20) – для разделения плановых денежных потоков в Платежном календаре; Вид расчетов (21) – дополнительная детализация для разделения информации в отчетах по этому признаку; ЦФО и Проект (22) – для заполнения аналитик в документах по умолчанию; Статья движения денежных средств и аналитики раскрытия, предусмотренные для выбранной статьи (23); Статья начисления (которая заполняется из двух справочников: Статья доходов и расходов и Статья бюджета закупок) и аналитики раскрытия, предусмотренные для выбранной статьи (24); параметры регистрации НДС (25).
Рисунок 5 Планирование и учет договоров в 1С:УХ
Вкладка «График поставок» отображается для договоров закупки (с поставщиками). В ней заполняются сведения о номенклатуре, количестве, цене, зафиксированной в договоре (Рисунок 6). Если договор создан по результатам закупочной процедуры, то каждая позиция содержит ссылку на лот закупочной процедуры.
Рисунок 6 График поставок в 1С:УХ
При оформлении заказа поставщику по договору выполняется контроль договоренности относительно цен и количества каждой позиции номенклатуры, прописанной в табличной части.
На вкладке «МСФО» заполняются параметры учета по МСФО (Рисунок 7). Реквизиты группы «Классификация» могут быть использованы для настройки правил трансформации на счета учета по МСФО.
Рисунок 7 Отражение учета по МСФО в 1С:УХ
На вкладке «Дополнительно» заполняются прочие реквизиты (Рисунок 8). Вкладка содержит параметры подписания договора (26), которые подставляются в шаблон договора в случае формирования печатной формы из системы; дополнительное наименование договора, в том числе на иностранном языке (27); параметры хранения бумажного носителя (28) и комментарий к договору.
Рисунок 8 Заполнение прочих реквизитов договоров в 1С:УХ
Дополнительные реквизиты карточки договора (характерные некоторым видам договора)
В зависимости от вида договора на форме выводятся дополнительные реквизиты, присущие исключительно данному виду.
Виды договора «С комитентом (принципалом) на продажу», «С комиссионером (агентом) на продажу», «С комитентом (принципалом) на закупку» содержат параметры способа расчета комиссионного вознаграждения (Рисунок 9) и признак того, выступает ли организация в качестве платежного агента (Рисунок 10).
Рисунок 9 Договоры с расчетом комиссионного вознаграждения в 1С:УХ
Рисунок 10 Договор с организацией-платежным агентом в 1С:УХ
Вид договора «Лизинг полученный» содержит следующие параметры: вариант учета имущества (за балансом/на балансе); использование обеспечительного платежа и выкупа имущества (Рисунок 11).
Рисунок 11 Договор «Лизинг полученный» в 1С:УХ
Вид договора «Аккредитив выданный» содержит расширенный состав сторон договора (Рисунок 12), параметры для расчета комиссий (Рисунок 13) и дополнительные параметры учета по МСФО (Рисунок 14).
Рисунок 12 Вид договора «Аккредитив выданный» – состав сторон в 1С:УХ
Рисунок 13 Параметры для расчета комиссии аккредитива выданного в 1С:УХ
Рисунок 14 Дополнительные параметры учета по МСФО в 1С:УХ
Вид договора «Гарантия выданная» содержит классификацию по видам гарантии и расширенный состав сторон договора (Рисунок 15), параметры расчета и уплаты комиссии за выдачу гарантии (Рисунок 16), а также дополнительные параметры учета по МСФО (Рисунок 14).
Рисунок 15 Классификации по видам гарантии в 1С:УХ
Рисунок 16 Уплата комиссии за выдачу гарантии в 1С:УХ
Вид договора «Залоги и поручительства входящие» и «Залоги и поручительства исходящие» имеют возможность заполнить список объектов залога и параметры их учета. Для заполнения объектов залога используются несколько видов справочников (Рисунок 17).
Рисунок 17 Договор залога и поручительства по МСФО в 1С:УХ
Вид договора «Страхование» имеет параметры «Страховая премия», «Страховая сумма» и возможность заполнения видов риска, предусмотренных договором (Рисунок 18).
Рисунок 18 Вид договора страхование в 1С:УХ
Вид договора «Факторинг» (заключается с факторинговой компанией как привлечение заемных средств) содержит набор реквизитов, присущих условиям сделки факторинга (Рисунок 19).
Рисунок 19 Вид договора факторинг в 1С:УХ
Виды договора, относящиеся к финансовым инструментам по привлечению и размещению средств «Заем полученный», «Кредит», «Овердрафт», «Заем выданный» содержат параметры: способ предоставления средств (кроме овердрафта), правила расчета процентов, а также условия проверки ковенантов (Рисунок 20). По ссылке «Счета учета» открывается форма настройки счетов бухгалтерского учета для отражения начислений (они заполняются по умолчанию, но могут быть изменены для данного договора) (Рисунок 21).
Рисунок 20 Договора с финансовыми инструментами по привлечению средств в 1С:УХ
Рисунок 21 Счета учета документа в 1С:УХ
Виды договора для размещения средств в банке «Депозит», «Минимальный неснижаемый остаток» определяют: условия размещения средств, параметры расчета процентов (Рисунок 22). Также могут быть исправлены счета бухгалтерского учета (Рисунок 21).
Рисунок 22 Создание депозита в 1С:УХ
Виды договора, относящиеся к производным финансовым инструментам, «Валютный своп», «Поставочный валютный форвард», «Расчетный валютный форвард», «Процентный своп», «Валютно-процентный своп», содержат параметры сделки, присущие выбранному виду сделки на вкладке «Условия».
Параметры финансовых сделок и правил расчета процентов – это отдельная большая тема, в данной статье подробно на этом останавливаться не будем.
В случае, если контрагентом в договоре является внутригрупповой контрагент (т.е. в карточке контрагента заполнено поле «Организационная единица»), в системе доступно автоматическое создание встречного внутригруппового договора. Этот встречный договор заполняется в дополнительном поле «Встречный договор» (Рисунок 23).
Рисунок 23 Внутригрупповой договор в 1С:УХ
Печатная форма договора и внешние файлы
В системе предусмотрена возможность формирования печатной формы договора. Для этого в первую очередь нужно подготовить шаблоны на основании поставляемых в комплекте с конфигурацией готовых шаблонов. Список шаблонов открывается в разделе «Справочники → Покупки и продажи → Шаблоны договоров». Для каждого элемента справочника задается текстовый шаблон. По кнопке «Вставить в текст» можно дополнить переменными реквизитами, которые будут заполняться для каждого договора своими значениями (Рисунок 24).
Рисунок 24 Дополнение договора переменными реквизитами в 1С:УХ
Печатная форма договора формируется по кнопке «Печать» из карточки договора с дальнейшим выбором шаблона (Рисунок 25).
Рисунок 25 Формирование печатной формы договора в 1С:УХ
Для того чтобы к карточке договора «прицепить» внешние файлы с документацией и детализацией условий договора (включая скан-копию договора), необходимо в карточке договора нажать кнопку «Еще» и выбрать «Связанные файлы». Открывается архив внешних файлов к данной карточке договора, в который можно загрузить файлы с диска, из шаблона или со сканера.
Графики расчетов и платежи
В системе Управление холдингом большинство видов договоров формируют графики расчетов и платежей. Способ формирования платежей задается пользователем в карточке документа договора. Для коммерческих договоров предусмотрены три способа: Вручную, График, Процесс (Рисунок 4, п. 14).
Для видов договоров, связанных с привлечением или размещением средств, а также с видами договоров «Аккредитив выданный» и «Гарантия выданная» вкладка «График расчетов» отображается всегда по умолчанию, так как указанные виды договоров изначально предполагают наличие планового графика расчетов.
Плановый график взаиморасчетов формируется с разделением по видам задолженности: основной, проценты, комиссии, штрафы. Плановые операции содержат начисления и оплаты с указанием даты, суммы, бюджетных аналитик; вместе они формируют плановую задолженность.
График расчетов и платежей может быть заполнен автоматически по условиям договора, вручную, либо загружен табличной частью.
В случае использования Графика расчетов и платежей для договора открываются дополнительные настройки на вкладке «Планирование и учет» (Рисунок 29):
Рисунок 29 Дополнительные настройки планирования и учета в 1С:УХ
Если в поле Использование графика выбрано «Создание заявок», то на основании планового графика будут формироваться заявки на оплату, автоматически, регламентным заданием. Если выбрано значение «Создание позиций и контроль лимитов», то плановые платежи из графика расчетов будут сразу попадать в платежный календарь, контроль лимитов также будет выполняться сразу при проведении данной версии соглашения.
Для настройки такой возможности необходимо перейти в разделе «Общие настройки и справочники → Настройки → Казначейство». В разделе «Управление договорами» включается возможность автоматического формирования заявок на оплату по графикам платежей с указанием расписания, по которому будет выполняться регламентное задание, а также срок в днях – за сколько дней формировать заявку до плановой даты платежа (Рисунок 30, выделено красным).
Рисунок 30 Заявка до плановой даты платежа в 1С:УХ
Если в поле «Режим актуализации графика при изменении первичных документов» выбрано «По настройкам системы», то действия будут выполняться по общим настройкам системы, которые задаются там же (Рисунок 30, выделено синим).
Если в поле «Режим актуализации заявок» выбрано «По настройкам системы», то действия будут выполняться по общим настройкам системы, которые задаются в разделе «Договоры и проекты → Сервис → Автоматически актуализировать заявки по графикам договоров» (Рисунок 31).
Рисунок 31 Автоматическая актуализация заявок по графикам в 1С:УХ
При работе с плановым графиком расчетов и платежей существует возможность отобразить фактические операции (по кнопке «Отобразить факт»), сравнить их с плановыми данными, а также актуализировать план по факту до указанной даты (по кнопке «Перенести факт», указав в дополнительном окне дату, до которой требуется перенести факт в плановый график) (Рисунок 32). Данная возможность наиболее востребована для финансовых договоров, в которых, например, может быть пересчитан график процентов, если фактически изменились операции с телом кредита/депозита/займа.
Рисунок 32 Актуализация плана в 1С:УХ
Версионность договоров
В системе 1С:Управление холдингом 8 предусмотрена версионность договоров. Изменения всех реквизитов договора, включая графики, могут быть записаны в новой версии соглашения. При первоначальном заполнении карточки договора создается первая версия договора. При открытии карточки договора все реквизиты закрыты для редактирования, открываются только на просмотр.
Для возможности редактирования необходимо нажать на кнопку «Редактировать», далее выбирается вариант редактирования: «Редактировать эту версию» или «Создать новую версию».
Информация о действующей версии отображается на основной вкладке договора. При редактировании или создании новой версии эта информация доступна для редактирования (Рисунок 26).
Рисунок 26 Информация о новой версии договора в 1С:УХ
Для того чтобы открыть историю версий соглашения, необходимо на форме договора нажать кнопку «Перейти» и выбрать «Список версий соглашений».
При открытии карточки договора открывается актуальная версия соглашения. Актуальной является та версия, срок действия которой имеет наибольшее значение, т.е. более поздняя (по реквизиту «Версия действует с»).
В 1С:Управление холдингом реализована подсистема «Процессы и согласование», в которой можно настроить схему согласования и назначить эту схему справочникам или документам. Подсистема имеет гибкий инструмент настройки маршрутов согласования в зависимости от параметров объекта согласования; согласующие назначаются с разделением матрицы полномочий и ролей; устанавливаются правила присвоения статусов объектам согласования; настраивается ограничение редактирования реквизитов объекта согласования, а также правила формирования оповещений участникам процесса.
При помощи подсистемы «Процессы и согласования» настраивается маршрут согласования, он присваивается виду соглашения (с разделением или без разделения по организации). В результате открывается возможность выполнять согласование договора.
После завершения редактирования соглашения по кнопке «На согласование» текущая версия отправляется на согласование по назначенному маршруту (Рисунок 27).
Рисунок 27 Согласование договоров в 1С:УХ
Выполнить согласование (1), отменить ход согласования (2) просмотреть как выполняется согласование договора (3) либо просмотреть историю согласования (4) можно по командным кнопкам, указанным на рисунке (Рисунок 28). Здесь же выводится текущий статус договора.
Рисунок 28 Команды по согласованию договоров в 1С:УХ
Анализ дебиторской задолженности организации и лимитирование
Для выполнения анализа дебиторской задолженности организации в системе Управление холдингом 8 предусмотрена возможность установки произвольного набора интервалов задолженности (Рисунок 33).
Рисунок 33 Установка произвольного набора интервалов задолженности в 1С:УХ
С заполненными интервалами формируется отчет «Анализ дебиторской задолженности» организации, в котором выводится распределение задолженности по периодам, а также история «старения» задолженности. Отчет можно сформировать как в табличном формате, так и в виде диаграммы (Рисунок 34).
Рисунок 34 Отчет о дебиторской задолженности в виде графика в 1С:УХ
В системе реализована возможность планирования взаиморасчетов (путем создания графика расчетов), а также выполняется контроль соблюдения допустимой задолженности по договору. Существуют три вида контроля (Рисунок 35), для каждого из которых выбирается режим контроля: Не использовать, Информировать, Блокировать проведение документов.
Настройка находится в разделе «Планирование и контроль → Настройка и справочники → Виды контроля документов».
Рисунок 35 Вид контроля документов в 1С:УХ
Контроль максимальной суммы задолженности выполняется по полю договора «Допустимая задолженность по договору не более». Если включен данный контроль и пользователь формирует заявку на оплату, после оплаты которой задолженность контрагента станет выше допустимой по договору, то сработает данный контроль (либо будет выведена информация, либо проведение заявки будет заблокировано, в зависимости от режима контроля).
Аналогично работает контроль общей задолженности контрагента, который анализирует всю задолженность, по всем договорам.
«Контроль расходов по договору» отслеживает, чтобы сумма платежей не превышала общую сумму договора.
Претензионно-исковая работа
В случае ненадлежащего исполнения обязательств сторонами договора возникают требования о возмещении убытков, уплате неустойки, востребования просроченной задолженности. Т.е. возникают вопросы, которые необходимо урегулировать. Для реализации этой задачи в системе используется функционал претензионно-исковой работы, который реализует две основные задачи: обеспечение инструментом по работе с претензиями и уточнение прогноза в плане движения денежных средств по результатам претензионно-исковых мероприятий (объекты расположены в разделе «Договоры и проекты», Рисунок 37).
Рисунок 37 Договоры и проекты в 1С:УХ
В первую очередь наполняется справочник «Этапы претензионно-исковой работы», который содержит этапы работы в ходе урегулирования претензий. Он наполнен предопределенными папками и элементами, но может быть дополнен новыми.
При возникновении претензии оформляется одноименный документ, в котором фиксируются суть претензии, позиции сторон договора. Также заполняются основные параметры (Рисунок 38): направление (исходящая/входящая) (1); признак возникновения денежных потоков по результатам претензии (2); валюта (3) и процент (4) ожидаемого возврата долга в случае наличия денежных потоков; Этап претензии (5) с выбором из справочника этапов и дата текущего этапа (6); следующий этап претензионно-исковой работы (7) и его плановая дата (8)
Рисунок 38 Параметры претензии в 1С:УХ
Вкладка «Аналитика бюджетирования» (Рисунок 39) заполняется в случае, когда выбран признак «Отражается в БДДС» и содержит документ-основание (документ системы), по которому возникло разбирательство; Статью движения денежных средств, по которой планируются денежные потоки, количество дней просрочки, сумму основной задолженности, пеней и штрафов к взысканию.
Рисунок 39 Аналитика бюджетирования в 1С:УХ
При выборе этапа из папки «Суд» дополнительно открывается вкладка «Суд» для заполнения информации о судебном разбирательстве (Рисунок 40):
Рисунок 40 Папка Суд в 1С:УХ
На вкладке «Изменения версий претензии» регистрируются изменения документа по этапам. Например, по результатам первичных переговоров был изменен процент возврата средств и стал 90% (Рисунок 41).
Рисунок 41 Изменение вида претензий в 1С:УХ
Перейдя в разделе «Договоры и Проекты → Отчеты → Отчет по претензиям», можно открыть отчет об этапах претензионно-исковой работы.
Дополнительно для работы с просроченной задолженностью и имеющимися претензиями создана обработка «Работа с претензиями по дебиторской задолженности».
На первой вкладке «Задолженность к обработке» система выводит информацию о контрагентах/договорах, по которым имеется нарушение условий погашения задолженности (т.е. нарушены сроки ее погашения). Сотрудник на основании имеющейся информации принимает решение и при необходимости оформляет претензию для каждой строки (по кнопке «Создать претензию по текущей задолженности»).
На вкладке «Открытые претензии» выводятся действующие Претензии, по которым из данной формы можно изменить этап или закрыть претензию по соответствующим кнопкам (Рисунок 42).
Рисунок 42 Открытые претензии в 1С:УХ
Дополнительно регламентными заданиями реализована система напоминаний пользователю о приближении сроков оплаты по претензии, а также о приближении сроков наступления следующего этапа по претензии. Также можно настроить периодическую проверку выполнения обязательств по договорам и автоматическое создание прретензий в случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.
В данной статье представлен обзор возможностей системы 1С:Управление Холдингом в части управления договорной деятельностью. Рассмотрены объекты системы, которые используются для этого, а также ключевые параметры и настройки (по примеру возможности версии 3.1).
В завершение выделим следующие основные возможности системы:
Таким образом, мы видим, что подсистема Управление договорами в 1С:Управление холдингом не только решает вопросы документооборота и учета, но участвует также в управлении оборотными средствами, автоматизации оперативного планирования и управления денежными потоками компаний.