управленческий учет на усн
Как бухгалтеру небольшого ООО организовать управленческий учет для директора
Как быстро прикинуть, достаточно ли у организации будет денег для запланированного платежа? Как отслеживать поступление и списание денег с расчетных счетов? Как спланировать расходы, чтобы избежать кассового разрыва в будущем? Все эти задачи можно выполнять в онлайн-сервисе для управленческого учета Контур.Пульс.
Отвечает ли бухгалтер за управленческий учет?
В любом бизнесе есть лица, ответственные за финансы и за принятие решений о распределении денежных потоков. Это могут быть директор, финансовый директор или финансовый аналитик. Им также помогают экономисты, снабженцы, менеджеры. Но нередко все эти роли сочетаются в одном человеке — бухгалтере организации.
Финансовый анализ и управленческий учет — это серьезная нагрузка для бухгалтера. Причем, нагрузка «непрофильная», дополнительная. Ему приходится:
Из-за этого бухгалтеры часто жалуются на нехватку времени и на то, что «проседает» их основной участок работы — бухгалтерский учет.
Чем поможет Контур.Пульс?
С помощью Контур.Пульса финансовый анализ можно автоматизировать и не тратить время на лишнюю работу.
Планирование доходов и расходов
Контур.Пульс поможет спланировать доходы и расходы по статьям таким образом, чтобы в будущем у организации не образовалось кассового разрыва. Другими словами, сервис позволит избежать ситуации, когда подходит срок платежа по счету, а денег на это у организации нет. Контур.Пульс автоматически рассчитает баланс счета на запланированные даты и определит вероятность кассового разрыва.
Уведомления о предстоящих событиях
Существуют платежи, про которые никак нельзя забыть. Кроме того, нужно помнить про загрузку банковских выписок и про отправку платежей на согласование директору.
Для всего этого в Конутр.Пульсе есть уведомления. Настройте их точечно, чтобы не пропустить то, что важно именно для вас. Выберите удобный канал связи и нужные уведомления, определите время их получения.
Автоопределение категорий доходов и расходов
Пульс избавит вас от необходимости вручную проставлять статью дохода или расхода для каждого платежа. За вас это сделает робот. Бухгалтер загружает банковскую выписку или подключает интеграцию с банком. А Контур.Пульс смотрит на назначение платежа, контрагента и определяет статью.
Контур.Пульс работает со справочниками статей доходов и расходов, проектами, подразделениями и сотрудниками. Он определяет такие категории, как налоги, взносы, комиссии банка. Можно добавить новые категории и создать точную конфигурацию статей доходов/расходов под особенности своего предприятия.
Виртуальные счета для учета наличных
Управленческий учет предполагает отслеживание всех денежных потоков, в том числе наличных. Для учета наличных расчетов можно использовать виртуальные счета Контур.Пульса. Добавляйте неограниченное количество счетов, контролируйте расходы и доходы компании.
Автоматическое обновление данных
Сервис интегрирован с интернет-банками Альфа-банк, Точка, Тинькофф, УБРиР, Вуз-банк. Банковские выписки загружаются и обрабатываются автоматически в режиме реального времени. Если вы являетесь клиентом другого банка, то достаточно загрузить выписку в формате 1С. Сервис сам разделит ее на документы (платежки), определит дубликаты и предоставит аналитику.
Техническая поддержка 24/7
Для пользователей Контур.Пульса работает круглосуточная техподдержка. Вас всегда проконсультируют по работе в сервисе. Помогут настроить интеграцию с банками, добавить организации и счета, завести собственные категории расходов и доходов, построить аналитику.
Хитрые расходы на УСН: уменьшаем облагаемую базу вместе с Бертой Сергеевной
С чего началось
Всем привет! Думала не вернусь к вам до июля, пока не сдам отчеты (как помните, я еще на испытательном сроке). Но нет сил молчать. Я уже сталкивалась с тем, что директор — крутой управленец, но в бухгалтерии способность четко мыслить его покидает:
В смысле эту покупку нельзя принять в расход? Вот же товарный чек, аж с печатью и авансовый отчет. Ну и пусть на диван, я ж почти ночую на работе.
Из нескольких организаций, которыми я занимаюсь на новой работе, основная на ОСНО и парочка на УСН с объектом «доходы минус расходы». Доходы сейчас достаточно большие, а вот расходов не так много и директор попросил найти возможности эти расходы нарастить.
Пришлось заняться анализом расходов, на работе времени из-за текучки не хватало, поэтому я брала работу на дом. Точнее работала с базой удаленно. С БухСофт это возможно благодаря тому, что бухгалтерия ведется онлайн.
БухСофт — онлайн бухгалтерия для малого бизнеса, всегда и везде доступна бухгалтеру и руководителю. Даже на расстоянии можно контролировать работу подчиненных и отправлять отчетность.
Первоначальные выводы были неутешительные — оптимизация если и будет, то незначительная. О чем я шефу и сообщила.
« А вот предыдущий бухгалтер уменьшала », — заявил мне начальник. Согласна, только коллега работала временно и ей было по большому счету все равно, что включить в расходы — реальные затраты или покупку стереосистемы для шефа.
Мне же (надеюсь) работать тут долго А значит и учет должен вестись так, чтобы ФНС не могла ни к чему прицепиться.
Я решила поглубже погрузиться в вопросы с расходами на УСН с учетом специфики работы. И вот что я выяснила.
Оптимизировать можно не только расходы
В моем случае учредителей два и директор владеет только 25%, так что все его взносы попадают под налогообложение.
Решение: пусть помощь «вносит» второй участник. Им достаточно договориться об условиях между собой. Например в будущем непропорционально долям распределить дивиденды.
Насчет дивидендов я решила заранее проконсультироваться с экспертами поддержки БухСофт. Они помогают не только в бухгалтерском и налоговом учете, но и по юридическим вопросам. Они подтвердили — раз в уставе есть возможность распределять дивиденды не по долям, то так можно. Ну вот — одно решение есть.
В июне планируется поступление оплат от клиентов на 1 000 000 в качестве аванса за товар. При этом сам товар будет оплачен нами сейчас, но поставлен только в августе. Если аванс придет в июне, то и налог за полугодие с этой суммы придется заплатить уже до 25 июля.
С одной стороны — отказываться от аванса не хочется, с другой — переплачивать налог тоже. Есть два варианта:
Минусы : после того, как будет подана декларация по УСН за год, ФНС насчитает пени за просрочку платежа и также может выставить требование об уплате авансового платежа — такая практика есть.
2.Для рисковых — попросить покупателя перечислить деньги чуть позже — в начале июля. Плюсы — необходимость платить налог переносится уже на следующий отчетный период, а там появятся расходы, которые значительно уменьшают облагаемую базу. Минус — покупатель может передумать, пока мы тут крутим свои схемы. Потерять миллион? Вряд ли шеф скажет мне « спасибо », скорее » неси трудовую, твой испытательный срок окончен «.
Еще один момент, который важен для УСН — НДС. Да, не удивляйтесь, я не ошиблась. Покупатели иногда просят выставить документы с НДС даже упрощенца. И у нас такие есть. Причем это — анекдот. НДС мы крутим сверху на обычную цену, в результате выгоды покупателю ноль, зато с НДС :), кто-то у них явно не умеет пользоваться калькулятором.
У нас же появляется обязанность перечислить НДС в бюджет и сдать декларацию. Причем только в электронном виде. Даже если операция разовая.
Вести учет по разным системам налогообложения и сформировать декларацию по НДС на УСН легко с БухСофт. Лучший помощник малого бизнеса. Ведите учет, отправляйте и получайте электронные документы через ЭДО и сдавайте отчетность в ФНС — все самое нужное в одном сервис.
Приходите на юбилейную Конференцию БухСофт! Чиновники и эксперты по налогам и бухучету расскажут о главных изменениях в работе бухгалтера и предпринимателя. Формат участия — онлайн!
Чек-лист в работе с расходами на УСН
Конечно главное правило — все расходы должны быть задокументированы, причем документы оформлены как положено и в полном объеме. Разбираться — можно их провести или нет — это потом.
Обычно же все наоборот. Сначала директор что-то покупает, а потом бухгалтер разбирается — чего не хватает в документах.
Есть и еще несколько важных моментов, на которые ни рядовые сотрудники, ни руководитель часто не обращают внимание:
Я сейчас настраиваю руководителя, что любые разовые работы должны выполняться самозанятыми. Это тоже хороший способ вывести из тени расходы (да, в тени не только доходы прячутся).
Во-первых, так мы получим официальное подтверждение по затратам и сможем их списать, во-вторых, сэкономим на взносах, их при расчетах с самозанятыми нет в отличие от оплат обыным физлицам.
Конкуренция у самозанятых сейчас сильная. В крайнем случае надо заключать договор с физлицом (но там НДФЛ и взносы).
С учетом любых расчетов с «физиками» проблем не будет — в БухСофт все есть. Даже прием на работу сотрудника можно сделать, сформировав сразу весь пакет документов, что говорить о самозанятых.
Как увеличить расходы на УСН
Несколько лайфхаков по отражению расходов и выработке тактики по их защите перед ФНС.
Для создания нормальных условий труда работодатель может обеспечивать сотрудников различными полезными вещами. Например:
За что мне нравится новый офис — у нас все есть. Зона кухни с кофеваркой, чайником, микроволновкой и холодильником, несколько кулеров, в магазинах они тоже стоят — для клиентов и для персонала. В такую жару, как сейчас здорово, что можно выпить холодной воды или съесть прохладных фруктов. Правда виноград с апельсинами не покупают, но я все своё ношу с собой 😉
Я заметила, что хоть и покупались эти вещи официально, у поставщика, который возит в офис канцелярию, а мелкую технику мы брали из своих запасов (из того, что продаем в магазине), но бухгалтер явно опасалась их включать в расходы — в бухучете они прошли, а вот в НУ нет.
В этом году меняли чайник, покупали сменные фильтры для кофеварки и всякие чистящие средства тоже. И опять их не проводили в расходах. Я решила исправить эту несправедливость.
Что касается чистящих средств — несмотря на то, что прямо такие затраты в НК также не указаны, но их можно отнести к материальным расходам. Это подтверждают и сами налоговики. Вот и Минфин давал подобные разъяснения (см. Письмо Минфина России от 17.01.2020 № 03-11-11/1827).
Также можно обосновать и покупку бытовой техники. При этом дополнительными аргументами станут:
У нас офис расположен не то чтобы в промзоне, но в отдалении от оживленных улиц (офисы в центре Москвы сами понимаете — слишком дороги), так что необходимость организации кухни вполне обоснована. К тому же в пиковое время менеджеры могут работать сменами не по 8, а по 12 часов, переходя на другой режим работы — это, например, периоды активных распродаж или новогодних праздников.
Сложности с налоговым учетом? Эксперты БухСофт на связи 24/7 — не только проведут устную консультацию, но и подключатся удаленно, чтобы помочь провести операции в БухСофт Онлайн.
Чаще всего в офисе это — заправка картриджей для МФУ или принтеров. И их вы в статье 346.16 не найдете. Но и тут выручат материальные расходы — к ним относятся в т.ч. расходы на приобретение материалов, используемых для содержания и эксплуатации основных средств.
Обратите внимание — по сложившейся практике и разъяснениям Минфина не имеет значение фактически — относится устройство к ОС или нет (МФУ может стоить и 5000 рублей), все равно расходы на обслуживание офисной техники можно принять к расходам.
Раз уж коснулись этой темы. Сейчас продвижение в социальных сетях и интернете вообще необходимая часть работы практически любой компании. Я конечно не у сетевых магнатов работаю, но недавно директор предложил начать рекламироваться в инстаграме и завести уже группу в ВК (до этого был только сайт с интернет магазином).
Принять расходы на продвижению и рекламу в соцсетях на УСН принять можно. В письме Минфина России от 26.10.2020 № 03-11-06/2/92939 ведомство подтвердило эту позицию.
Какие расходы не получится учесть
Расходы на УСН очень коварные. Кажется, что можно что-то без труда принять. Но нет, оказывается НК не предусмотрено.
Нельзя уменьшить налогооблагаемую базу на расходы по участию в торгах — платежи электронной площадке, комиссии, платные услуги — все мимо. Мы нанимали для подготовки документации специалиста, т.к. у нас в штате такого нет. Вот расходы на него мы учтем. Он самозанятый и его услуги пройдут как бухгалтерские.
Расходы на тесты на коронавирус для сотрудников вы тоже в расходах учесть не сможете. Письмо Минфина России от 23.11.2020 N 03-11-06/2/101770. При этом другие расходы, например, на приобретение средств дезинфекции можно возместить через ФСС.
Подводим итоги
В процессе поиска ответов на свои вопросы я постоянно просила помощи у экспертов БухСофт, они здорово помогли мне с нормативкой.
Тут сразу два плюса — меня точно консультируют профессионалы и эта услуга входит в стоимость обслуживания сервиса БухСофт Онлайн, поэтому проблем с принятием в расходы оплаты таких консультаций точно не будет.
Итак, главные принципы для расходов на УСН:
И все равно надо быть готовыми отстаивать свою позицию не только перед налоговиками, но и в суде. Поэтому запасайтесь судебной практикой и скачивайте Письма Минфина с разъяснениями заранее. Я вот уже папку на компьютере для этого завела.
Поделитесь — как вы боретесь с нерадивыми сотрудниками, есть ли у вас на работе Васи, переживаете ли сейчас из-за вакцинации для работников торговли (я как пройду этот квест на работе обязательно расскажу)?
Сериал про бухгалтера Берту Сергеевну:
Подписывайтесь на блог БухСофт, чтобы не пропустить ни одной.
Управленческий учет доходов и расходов (особенности)
Управленческий учет доходов и расходов — важная составляющая анализа и планирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Об основных особенностях построения системы учета для целей менеджмента расскажет этот материал.
Сущность и цель управленческого учета доходов и расходов
Основной целью любого коммерческого предприятия является получение прибыли. Результат деятельности компании, являющийся основой ее самообеспечения и даже дальнейшего функционирования, определяется как разница между полученными доходами и произведенными расходами.
Вот почему руководству важно понимать:
Исходя из этих задач строится управленческий учет доходов и расходов на конкретном предприятии.
Управленческий учет доходов
Опорным моментом в построении управленческого учета является разработка такой структуры учетных данных по доходам, которая позволит в дальнейшем быстро получать информацию о них по:
Пример
Торговая компания с продуктовыми магазинами в Москве и Московской области (МО) владеет несколькими свободными помещениями и рассматривает возможность сдавать их в аренду. 1-е помещение находится в Москве, 2-е в МО, причем параметры 2-го допускают применение ЕНВД.
Чтобы понимать, будет ли выгодной сдача в аренду, менеджеру нужно знать:
Для этого понадобится учетная информация, дающая понимание:
Чтобы обеспечить информацию в таких аспектах и группировке, управленческий учет доходов компании должен содержать:
Управленческий учет расходов
Основные задачи, которые призван решать учет расходов для целей управления:
ВАЖНО! Ожидаемым основным результатом процесса управления расходами является увеличение показателя прибыли.
Пример (продолжение)
Менеджер составил по магазину в МО сравнительную таблицу по имеющимся у него данным:
Данные по аналитикам управленческого учета
Доход в месяц (по показателям аналогичных объектов)
Зачем малому бизнесу управленческий учет? Что за ДДС и ОПиУ?
Все предприниматели ведут налоговый, а ООО — заодно и бухгалтерский учёт. Разве этого мало? Получается, что да, потому что эти отчёты созданы не для предпринимателя, а для его контролёров. Собственникам и директорам они не всегда дают нужную информацию для принятия решений. А иногда не дают вообще никакой информации, как на ЕНВД и патенте.
Управленческий учёт помогает понять, насколько хорошо компания работает, найти её слабые места и оценить, с какими контрагентами лучше работать с учётом всех затрат. Так компания становится устойчивее и предсказуемее. Количество действий наугад уменьшается, а заодно снижается зависимость бизнеса от собственника. Мечта о делегировании становится реальнее.
Каждый предприниматель так или иначе следит за делами. Но когда нет систематичности, возникают проблемы. Мы разберём три основных и расскажем, при помощи каких отчётов бизнес с ними справляется.
Сразу скажем: у Экселя есть более удобные альтернативы. Например, в тариф Эльбы Супер Премиум входит доступ к Контур.Пульсу. Сервис предназначен для финансового и управленческого учёта, он помогает анализировать результаты и планировать работу.
Проблема 1. Кассовые разрывы
Кассовые разрывы — нехватка средств на текущие платежи. Проблема известная, финансовые консультанты её широко разрекламировали, но всё же стоит напомнить и объяснить на примере.
Например, строительная компания работает с клиентами по небольшой предоплате. В работе 5 объектов, сотрудники трудятся, не покладая рук, работодатель платит им зарплату. Деньги появятся только после завершения этих объектов, а взяться за новые уже не хватает ресурсов.
И тут накладывается несколько факторов: на каждом объекте до конца работ ещё долго, а пришла пора платить годовой налог, менять какую-то технику. Предприниматель снимает деньги с кредитки, задерживает зарплаты, весь на нервах. Паника в компании нарастает… а затем на счёт приходят все оплаты разом (и возникает соблазн из следующего раздела).
Когда предприниматель попадает в такую ситуацию, желание контролировать денежные потоки резко повышается. А если подобного опыта ещё не было, его и не хочется получать: уж лучше учиться на чужих ошибках.
Управленческий учёт помогает предсказать кассовые разрывы. Становится заранее понятно, что нужно что-то делать: договориться с поставщиками об отсрочке, с покупателями — об оплате пораньше. В результате кризис обходит стороной.
Проблема 2. «Проедание» авансов
Предприниматель свободно пользуется деньгами на расчётном счёте: в любой момент может снимать их и тратить в личных целях. В небольшом бизнесе это часто приводит к ситуации из предыдущего пункта.
Предприниматель видит большую сумму на счёте и уже мечтает, как её потратить. Потом срывается и снимает слишком много денег, «потому что сейчас я могу купить машину, а потом деньги куда-нибудь денутся».
Это прекрасное чувство, но потом приходят последствия. Например, оказывается, что покупатель отказался от услуги и требует возврата денег, а вернуть уже нечего. Поэтому финансовые директора советуют вести учёт не только по операциям на счёте, но и «по отгрузке»: на основании актов и накладных.
Если акт закрыт, шанс отмены сделки падает почти до нуля. Этими деньгами можно пользоваться, хотя про будущие расходы бизнеса тоже стоит помнить.
Проблема 3. «Замораживание» средств в долгах и запасах
Замораживание средств — это когда по всем признакам деньги должны быть, но их нет. Заказы выполнены, сделки закрыты, закрывающие документы на руках, но прибыль незаметна.
Причина — прибыль спряталась в неденежной форме. Например, в запасах товаров или сырья, которые лежат на складе без всякой пользы. А ещё чаще — в дебиторской задолженности, в просрочках оплат от покупателей.
Решение — контролировать состояние расчётов с покупателями, чтобы не допускать просрочек. В идеале — работать по полной предоплате. А при работе с товарами — отслеживать уровень запасов: он должен быть необходимым для поддержания нормальной работы, но не слишком большим.
Три основные формы управленческих отчетов
Управленческие отчёты помогают избежать подобных проблем. Обычно пользуются тремя основными формами: ДДС, ОПиУ и балансом.
Отчет о движении денежных средств (ДДС)
ДДС заполняют «по оплате», а не «по отгрузке». В отчёт должны попадать доходы и расходы по всем счетам и наличке. Переводы между счетами — не исключение, они помогают следить за остатками. ДДС интуитивно понятный, по нему редко возникают вопросы.
Часто отчёт делят на три блока:
1. Операционная деятельность — платежи по основным бизнес-процессам.
2. Инвестиционная деятельность — долгосрочные вложения, например, в основные средства: транспорт, помещения, технику.
3. Финансовая деятельность — расчеты по кредитам и займам.
Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)
ОПиУ заполняют «по отгрузке». Это привычно для ООО, но непривычно для предпринимателей. Доходы учитывают не по дате поступления денег на счёт, а по дате оформления закрывающих документов, а расходы — по мере списания. Это помогает абстрагироваться от сумм на счёте и оценивать успехи бизнеса по фактам.
Отчёт о прибылях и убытках ценят за возможность посмотреть на бизнес в целом. Многие понятия, которыми оперируют известные бизнесмены, бизнес-консультанты и инвесторы, связанны именно с ним. Например, финансовый результат, маржинальность, точка безубыточности, EBITDA.
Вот какими видами прибыли активно пользуются предприниматели:
1. Маржинальная прибыль — разница между выручкой и переменными затратами. Она показывает эффективность основного производства или службы продаж.
2. Операционная прибыль — разность между выручкой и переменными и постоянными затратами. Показывает результативность бизнеса в целом.
3. Чистая прибыль — это сумма после уплаты всех налогов, которая в итоге останется в распоряжении собственников.
Управленческий баланс
Обычно предприниматели формируют его на основе стандартного бухбаланса, которым пользуются ООО. Баланс помогает ответить на вопрос, в какой именно форме находится прибыль компании: какая часть спрятана в дебиторской задолженности, какая в запасах. Это инструмент для решения проблемы «заморозки прибыли», о котором мы писали выше.
Ещё из баланса ясно, насколько бизнес обеспечивает себя сам, а насколько — за счёт кредитов.
Как начать вести учёт
Сперва возьмитесь за ДДС: это проще, и приносит больше всего пользы для тактических решений.
Определите категории платежей. Решите, что вам важно контролировать: ситуацию по направлениям бизнеса (например, опт и розница), по отдельным проектам, по сотрудникам.
Записывайте платежи каждый день. Потом вы забудете, особенно, если платёж прошел наличкой.
Оценивайте ситуацию регулярно, а раз в месяц составляйте подробный отчёт. Это поможет наблюдать за динамикой и в целом ощущать, как развивается бизнес.
На старте подойдёт обычный Эксель, затем будет удобнее пользоваться специальными сервисами, чтобы автоматизировать рутину и меньше возиться с настройками таблиц. Например, Контур.Пульс умеет работать с выписками из банков. При помощи машинного обучения сопоставлять платежи по счетам и ваши категории и формировать понятные отчёты. Доступ к Пульсу входит в лучший тариф Эльбы Супер Премиум.
Сотрудники тоже должны участвовать в учёте. Для этого нужно будет «продать» им идею учёта, чтобы они не допускали небрежностей. Перепроверять отчёт из-за расхождения показателей — довольно муторное дело. Конечно, сотрудникам, которые работают с деньгами, можно дать доступ в сервис.
Также напомним про планирование. Фиксировать факты — хорошо, они дают большее понимание и уверенность. Зато на будущее вы прямо влияете и можете, например, предотвратить кассовый разрыв. Записывайте запланированные платежи в тот же отчёт, что и фактические.
Лучше сразу начать вести ОПиУ и баланс. Они потребуют дополнительных усилий, но повысят контроль и помогут избежать проблем, о которых мы писали выше.
ОПиУ вы, возможно, уже составляли, когда писали бизнес-план: именно он помогает оценить, будет ли прибыль и стоит ли вообще запускать бизнес. А вот баланс нужно будет освоить. Необязательно пользоваться его полноценной версией, можно анализировать отдельные показатели. Об этом мы напишем отдельную статью.
Удобно, когда всеми тремя отчетами пользуются с самого старта. Это дает возможность полностью оцифровать бизнес и отслеживать все показатели в динамике.
Статья актуальна на 04.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур