управленческий учет что это такое простыми словами
Простыми словами: что такое управленческий учет
Управленческий учет нужен, чтобы увидеть целостную картину деятельности компании: сколько тратим, сколько зарабатываем, какова рентабельность проектов.
Очевидно, без техники и радаров пилоты самолетов собьются с пути. Так же и в бизнесе: с помощью управленческого учета руководители оценивают прибыльность бизнеса и принимают верные решения.
А за данные отвечает управленческая отчетность. Зачастую это три таблицы:
1. ДДС — отчет о движении денежных средств или CF — Cash Flow Statement. Этот отчет показывает все денежные расчеты с поставщиками, клиентами, арендодателями, сотрудниками и так далее. Понимая всю картину, руководитель может спланировать будущие расходы.
2. ОПиУ — отчет о прибыли и убытках или P&L — Profit and Loss Statement. Помогает понять, сколько заработал бизнес — от выручки до EBITDA. Так руководитель видит неэффективные проекты, а затем — реагирует.
3. Баланс — финансовый отчет, который сводит CF и P&L воедино. Баланс состоит из активов и пассивов. Так понятно, чем владеет фирма или как финансируются убытки.
Такую отчетность обычно ведут в Excel. У кого-то это лайтовая табличка, а кто-то делает мощные талмуды с фильтрацией и глубокой перелинковкой между страницами. Зависимость проста: чем больше бизнес, тем объемнее финансовая отчетность.
Правда, это занимает колоссальное количество времени: специалисты вручную вносят проводки и сверяют данные. И самый важный риск для руководителя при ведении отчетности в Excel — банальный человеческий фактор. Данные переносятся в таблицы вручную, а экселевские формулы не всегда «тянут» большой объем информации и при изменении даже одного документа приходится заново строить отчет.
От таких рисков и рутины избавляет автоматизация управленческого учета: внедряются сервисы, которые автоматически собирают сырые данные из 1С, обрабатывают и группируют в удобную отчетность.
Важно понимать: управленческий учет — не то же самое, что и бухгалтерский учет. И уж тем более не серая бухгалтерия. Главное отличие в адресатах информации: управленка нужна руководителям, бухотчетность — государственным органам.
Именно поэтому финансовый департамент волен оформлять управленческую отчетность так, как это удобно конкретному руководителю. Обычно это закрытая информация — ее никто не обязан демонстрировать налоговым органам.
Для грамотного учета важны три аспекта: своевременное внесение данных, их полнота и точность. Поэтому не обойтись без финансовой дисциплины: если не учитывать каждую проводку, пострадают итоговые данные. Как результат — неверная информация повлияет на качество управленческих решений.
Управленческий учет необходим каждому собственнику. Только так можно оценить, какие расходы и зачисления ежемесячно проходят через компанию в разных разрезах. Такое бюджетирование позволяет управленцу принимать эффективные решения и планировать деятельность компании.
Это особенно актуально, если в компании несколько проектов или юрлиц/ИП. В таких ситуациях нужна правильная картинка взаиморасчетов и итоговой рентабельности.
Получается, управленческий учет — отличный инструмент для анализа прошлых данных и планирования будущих. Так компания избегает кассовых разрывов и долгоиграющих проблем с рентабельностью.
Мы представляем сервис «СТВОЛ» — автоматизированную платформу управленческого учета. Система забирает сырые данные из 1С и других источников, на их основе формирует подробные финансовые отчеты. Такой модульный управленческий учет очень удобен: вы можете анализировать отчеты вплоть до исходных данных, настраивать собственную группировку и фильтрацию. Так становится понятно, откуда возникает каждая цифра.
В системе «СТВОЛ» данные обновляются в режиме онлайн. Поэтому финансовой службе нет нужды тратить десятки часов на ручное оформление управленческой отчетности при малейшем изменении исходных «сырых» данных.
К тому же сервис базируется на системе с открытым исходным кодом Totum и размещается на сервере заказчика. При таких вводных конфигурация управленческого учета становится универсальной и адаптивной, а данные регулярно «бэкапятся». В таком случае компания легко справится самостоятельно, если захочет обслуживать и поддерживать систему своими руками.
Основы управленческого учета в ключевых понятиях и отчетах
Случалось, что вроде как заключаешь выгодные контракты, но в момент выдачи зарплат денег нет? Мне хорошо знакома и обратная ситуация. На расчетном счету много денег, но через пару лет выясняется, что бизнес работал в убыток, выезжая за счет авансов и рассрочек.
Даже если ваш бизнес еще не столкнулся с этой ситуацией, управленческий учет все равно необходим. Он поможет увеличить прибыльность бизнеса, резко сократить риски и найти более верное направление для роста. Я убежден, что он нужен любому предпринимателю (даже ИП-одиночке), но степень востребованности разная. Как и сложность ведения управленческого учета.
в проектном бизнесе;
Постарался уместить все самое важное, что нужно знать про управленческий учет. Это не мотивационная статья и не кейс, как мы помогли кому-то зарабатывать на 146% больше, поэтому настройтесь на 10-15 минут вдумчивого чтения. Я дам основу метода, раскрою основные понятия и покажу ключевые управленческие отчеты, которые помогают управлять бизнесом на основе цифр, а не интуиции.
Разновидность финансового учета, на основе которой руководитель принимает решения относительно конкретных сотрудников, клиентов, сделок и развития компании в целом.
В отличие от налогового и бухгалтерского учета, это нерегламентированный с правовой точки зрения учет, который нужен именно для повседневной работы, а не для отправки инвесторам или в налоговую.
Отсутствие регламентов не означает отсутствия правил. Чтобы о них рассказать, нужно строго определиться с понятиями и словами, которые вы каждый день используете в своей речи. Двусмысленность множит ошибки, поэтому начнем с базы.
Договор — фиксирует обязательства сторон и является основным юридическим документом в хозяйственной деятельности между предприятиями.
Товарная накладная — фиксирует факт принятия/отгрузки товара.
Компания — юридическое лицо или ИП.
Контакт — сотрудник (физическое лицо), связанный с компанией.
Сделка (заказ) — может быть тождественна договору, когда услуга выполняется разово. Например, вы создаете сайт: это 1 сделка и 1 договор. Поддержка сайта на 12 месяцев — это 1 договор и 12 сделок. Так удобно вести учет в системе, потому что к сделке прикрепляются договор и счета. Учет должен строиться на сделках. Оценивать надо раз в месяц.
Задачи — описывают работу сотрудников в рамках сделки, договора, проекта. Многие управленческие программы не учитывают трудовые ресурсы и не позволяют оценивать трудозатраты. Здорово, когда управленческий учет привязан к CRM и есть возможность оценивать и этот показатель.
Поступление денег — это когда вам на счет, в кассу или на карту сбера прилетают деньги от другого физ или юрлица. Не путайте с доходом. Пока вы не выполнили услугу и не отгрузили товар, дохода нет. Есть лишь аванс. Еще один пример: вы расторгли договор, и другая сторона возвращает средства на ваш расчетный счет. Это поступление денег, но не доход.
Списание денег — деньги ушли с вашего расчетного счета, переданы наличкой или выданы из кассы. Аналогично, не нужно путать с расходами. Аренду офиса мы оплачиваем авансом. В октябре за ноябрь. 100 000 ушли в октябре (списание), но в расход эта сумма попадет только в ноябре. Еще пример. Вы выплатили сотруднику больничные за 10 дней. Это списание. Но 7 дней компенсирует государство, поэтому расход относится только к первым трем дням.
Перевод денег — это когда вы переводите деньги себе же на другой счет, но в рамках одного юрлица. Обычно это переводы с кассы на счет и наоборот.
Статья «движение денег» — это справочник (каталог), распределяющий все поступления, списания и переводы. Вам переводят деньги по договору, вы оплачиваете зарплату, кредиты, амортизацию оборудования, лицензии, налоги. Должен быть выполнен в форме справочника, когда каждая транзакция соответствует одной категории.
Доход — синоним слов выручка, продажи.
Расход — синоним слов покупки, затраты.
Статья доходов
Каталог доходов. Почти всегда классифицируют на основные и дополнительные. Разбивайте по направлениям, по продуктам или по типу продаж (опт, розница; собственная розница, дилеры и т.д.) Помним, что поступление денег не есть доход.
Статья расходов
Справочник, распределяющий все расходы по разным категориям: хознужды, поставщики, зарплаты и т.д. Есть нюансы, которые отличаются от раздела «списаний» в справочнике «движение денег». Например, налоги. Скорее всего, вы платите их ежеквартально. Но в расходной части они должны учитываться в контексте сделки с помесячно агрегирующим результатом.
Финансовый результат (прибыль) — разница между доходом и расходом. Имеет два состояния: положительное и отрицательное. Прибыль и убыток.
Есть два подхода к определению финансового результата: кассовый и правовой (иначе: метод по начислению и метод по реализации). Кассовый — считает финансовый результат по факту поступления денег за товар или услугу. Так работают многие сервисы управленческого учета, но это неправильно, потому что деньги не есть доход. Это может работать только в том случае, если факт платежа совпадает по времени с фактом оказания услуги (например, в торговле), но даже там существуют авансы и отложенные отгрузки, что приводит к искажению учета.
Правовой метод учитывает финансовый результат на основе документов о доходах и расходах (акт, накладная и т.д.) Это более верный подход. Выполнил заказ, получил акт — зафиксировал доход. Нет — только поступление. Это важно в разговоре об отчетах. Ни в коем случае не объединяйте эти два метода в одном отчете.
Рентабельность — также индикатор прибыльности, но в процентах. Есть рентабельность к капиталу, к продажам, остаткам и другим показателям. Для оперативного управленческого учета я рекомендую считать рентабельность от продаж как ключевой показатель.
Формула такая:
Финансовый результат/Объем доходов х 100.
Другие показатели рентабельности есть в регламентированной отчетности и финанализе бухгалтерских сервисов, вроде “Контура”.
Можно немного перевести дух. С ключевыми понятиями разобрались, перейдем к тому, ради чего мы их вводили. Отчеты помогают руководителю принимать решения на основе цифр. Это обязательный инструмент, без которого адекватный учет невозможен. Поехали.
Составляется на основании сущностей «доходы и расходы». Чтобы не допустить «котлового» метода, доходы и расходы нужно привязать к статьям. Общие доходы — миллион. Расходы — 900 000. В таком виде пользы для руководителя немного. Когда разбиваешь, можешь управлять.
В то же время создавать 200 статей доходов и расходов тоже нет особого смысла, так как пользоваться таким отчетом хотя бы раз в неделю будет довольно сложно. Если тип дохода или расхода не превышает более 1% от общей суммы, выводить его в статью вряд ли уместно.
Валовая прибыль — прибыль бизнеса без учета налогов, выплат по амортизации и кредитам.
Чистая прибыль — прибыль с учетом этих расходов.
Все эти показатели в разрезе подразделений, чтобы видеть эффективность конкретных команд и направлений.
Отчет показывает движение средств. Нужен чтобы понять, есть ли в компании свободные деньги, увидеть дебиторку и не допустить кассовый разрыв и аномальное увеличение списаний по статьям.
Выплаты по кредитам и инвестиции нужно выделить в отдельный блок, разделяя операционную деятельность от финансово-инвестиционной.
Раздел операционной деятельности отчета показывает финансовый результат, как если бы мы считали его кассовым методом. Многие, к сожалению, и считают его финансовым результатом.
В действительности, отчет показывает, есть ли у вас деньги на текущие выплаты, есть ли возможность инвестировать, динамику дебиторки.
Финансовая деятельность (получение кредитов, возврат кредитов, расходы на обслуживание кредитов, выплаты дивидендов).
Показывает финансовый результат по сделке или проекту, а не котловым методом по компании. Помогает выявить самые неэффективные сделки и проекты, принять управленческие решения и поднять прибыльность бизнеса.
Структура отчета достаточно простая:
доходы (привязанные к сделке);
расходы (привязанные к сделке);
Если доходы привязать легко, то с расходами есть сложность, так как обычно учитываются лишь материальные затраты, но не трудовые: выполненные задачи, телефонные разговоры с клиентом, встречи, переписка. У многих бизнесов это отнимает колоссальное время и сделка, даже при небольших матзатратах, может уйти в минус.
Структура и смысл идентичны, только по клиенту, а не по сделке. Смотришь данные за отчетный период и за весь период сотрудничества (LTV). Чем важен отчет? Во-первых, он помогает пересмотреть то, кого из клиентов считать “випами”. Большинство руководителей руководствуется суммой в договоре.
Этот отчет помогает увидеть реальное положение дел: финансовый результат за отчетный период, наличие/отсутствие дебиторки, трудовые затраты и то, насколько выгодно взаимодействие в контексте всей истории взаимоотношений.
Отчет показывает прибыльность каждого продавца с учетом его продаж, расходов компании на производство и его зарплату.
Часто продавец совершает много крупных сделок, но генерирует маленькую прибыль или вовсе убыток. Это бывает, когда желание продать заставляет делать дисконты, расширять обязательства по договорам, неадекватно оценивать трудозатраты. В компании такие люди часто бывают звездами и бизнес за них держится.
Отчет демонстрирует реальное положение дел и позволяет вовремя скорректировать сотрудника или даже попрощаться с ним, если вы понимаете, что его амбиции дорого обходятся предприятию.
Отчет показывает маржу (прибыльность) каждого производственного сотрудника (производство услуг и проектов) с учетом его трудозатрат, расходов компании на продажи и его зарплату.
Вряд ли подходит для завода, но полезен в парикмахерской, клинике, дизайн-студии или в агентстве, которое занимается разработкой софта — областях, где основной ресурс — продажа времени сотрудника.
Хорошо, если отчет ведется в специальном приложении или программе и привязан к CRM.
Это исключает ошибки ручного заполнения, позволяет проанализировать больший объем данных и быстрее углубиться в интересующую цифру, чем в ситуации с экселевскими таблицами и распечатками.
Постарался раскрыть основные принципы и рассказать про то, на что нужно смотреть. Вопрос, как построить эти отчеты практически, какой софт использовать и кто должен этим заниматься на предприятии, я не трогал, иначе и без того длинный текст выйдет безразмерным.
Обязательно расскажу об этом в новых публикациях. Поскольку текст обзорный, все понятия и отчеты даны в сжатом виде. Если что-то нужно раскрыть более полно или осталась неясность, дайте знать в комментариях, я отвечу.
Если честно, не очень понял о какой ссылке речь. Вроде, поставил все скрины в статье, чтобы не было необходимости переходить куда либо. При этом если речь о шаблоне статей движения денег и структуре статей доходов и расходов, то они лежат тут https://drive.google.com/drive/folders/1S91pjG-5e2DMiD6Nz0Td2hE3dMvJqRco. Эта ссылка Нужна?
И ни слова не увидел о таком важнейшем понятии управленческого учёта, как постоянные и переменные расходы.
да, согласен, стоит поправить.
Дада, ссылочку. Тогда зачем мы проделали этот путь?
Будте добры, ссылочку.
***
И ни слова не увидел о таком важнейшем понятии управленческого учёта, как постоянные и переменные расходы.
***
Почему? Пару слов было:). Про распределение расходов в виде каталога (справочника) по типам расходов. Но вы правы, я не разбирал в этой статье вопрос постоянных и переменных расходов. Как и хозяйственных, административных, коммерческих, управленческих, в общем многих других типов.
Кроме того я считаю, правильнее называть не постоянные и переменные расходы, а условно постоянные и условно переменные, так как для многих типов бизнесов, перетекание из одного вида в другой происходит просто на раз два. Для сферы оказания профессиональных услуг, например, вообще затраты делить даже на условно постоянные и условно переменные практически утопия. Лучше на производственные, общехозяйственные и административные.
В общем, я считаю, что это тема отдельной статьи, где нужно детально это все разобрать. Спасибо за комментарий, возможно сделаю материал на эту тему.
Управленческий учет
Требования к информации для управленческого учета
К информации для внутреннего управления предъявляется ряд специфических требований. Она должна быть:
оперативной, формируемой по принципу «чем быстрее, тем лучше». Минимальный срок бухгалтерской отчетности в один месяц для большинства управленческих задач неприемлем. Если есть выбор между точностью и быстротой получения данных для управления, менеджер, как правило, предпочтет второе;
целевой, т.е. направленной на решение конкретных задач управления;
достаточной. Информация управленческого учета не должна быть излишней, но вполне достаточной для принятия соответствующих решений. Ее достаточность во многом обеспечивается за счет аналитичности данных или возможностей их использования в экономическом анализе. Это позволяет при определенной ограниченности исходных показателей для управления широко использовать их производные, результаты аналитических расчетов, группировок, сопоставлений и т.п.;
экономичной в получении и использовании;
гибкой, приспособленной к возможностям изменений в бизнесе. Рыночную экономику отличают динамизм развития, неопределенность многих хозяйственных ситуаций, их многовариантность. Соответственно, система управленческого учета не должна быть стабильной, неизменной в течение многих лет. Наоборот, ее следует подвергать постоянным обновлению, совершенствованию и развитию по форме, масштабам и содержанию.
Что дает управленческий учет
Грамотно построенный управленческий учет:
способствует успешной деятельности предприятий;
обеспечивает высокие темпы их стратегического развития;
позволяет менеджменту оперативно получать необходимую учетную и аналитическую информацию;
обеспечивает организацию конкурентными преимуществами посредством управления затратами, коммерческой деятельностью и организации общего управления;
структурирует разные виды и направления деятельности предприятия;
обеспечивает оценку вклада в итоговый результат различных структурных подразделений.
Стратегический и текущий управленческий учет
По целевому назначению системы управленческого учета можно подразделить на стратегический учет для высшего руководства предприятий, компаний, фирм и текущий учет для внутреннего менеджмента.
Цели управленческого учета
Пользователи информации управленческого учета
Основными пользователями информации управленческого учета являются руководители высшего звена, руководители структурных подразделений и специалисты.
Руководителям высшего звена, как правило, предоставляются:
управленческая информация в виде отчетов о результатах производственной, финансовой и инвестиционной деятельности организации и ее структурных подразделений на конкретный период времени и за прошедший отчетный период;
анализ влияния выявленных внутренних и внешних факторов на результаты деятельности организации и ее основных структурных подразделений;
плановые и прогнозные показатели на будущие периоды.
Руководителям структурных подразделений предоставляются:
управленческие отчеты о деятельности подразделений на конкретный момент времени;
плановая и прогнозная информацию о подразделениях, а также необходимая информация о контрагентах организации.
Специалисты получают необходимую информацию о деятельности организации и ее структурных подразделений, а также прогнозы влияния выявленных внутренних и внешних факторов на результаты хозяйственной деятельности предприятия.
Объекты управленческого учета
К объектам управленческого учета относятся:
1.Издержки предприятия и его структурных подразделений.
2.Результаты хозяйственной деятельности.
4.Прогнозирование будущих финансовых операций.
Задачи управленческого учета
Главной задачей управленческого учета является составление внутренних отчетов, информация которых предназначена для собственников предприятия (организации) и управляющего аппарата.
Эти отчеты должны содержать информацию об общем финансовом положении предприятия, о состоянии дел в производственной деятельности.
Содержание отчетов может меняться в зависимости от их целевого назначения.
К информации, которая необходима для принятия управленческих решений, контроле и регулировании управленческой деятельности, можно отнести, например:
затраты на производство;
спрос, конкурентоспособность, рентабельность товаров, выпускаемых их предприятием.
Основными задачами управленческого учета являются:
анализ состояния материальных, трудовых и финансовых ресурсов и составление информации по этим ресурсам;
анализ затрат и доходов и отклонений по ним от установленных норм и смет;
расчет различных показателей фактической себестоимости продукции (работ, услуг) и отклонений от нормативных и плановых показателей;
расчет финансовых результатов деятельности отдельных структурных подразделений по центрам ответственности, реализованной продукции, выполненным работам и оказанным услугам;
контроль и анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, ее структурных подразделений и других центров ответственности;
планирование финансово-хозяйственной деятельности организации в целом, ее структурных подразделений и других центров ответственности;
представление информации о воздействии ожидаемых в будущем событий, основанной на анализе прошедших событий;
представление управленческой отчетности для принятия необходимых управленческих решений в будущем.
Требования к управленческому учету
Информация, формируемая системой управленческого учета, должна отвечать следующим требованиям:
достоверность. Под достоверностью понимается возможность для компетентного пользователя делать на основе данных учета и отчетности правильные выводы;
полнота. Полнота управленческого учета означает достаточность информации для управления предприятием и его подразделениями, возможность обеспечить эту достаточность. Наиболее полными являются системы управленческого учета, включающие использование счетов и двойной записи, обеспечивающие контроль не только за затратами и результатами текущей деятельности, но и за производственными запасами, инвестициями, эффективностью функционального управления бизнесом;
релевантность. Релевантными с позиций принятия управленческого решения являются данные и сведения, учитывающие условия, в которых принимается решение, его целевые критерии, имеющие набор возможных альтернатив и характеризующие последствия реализации каждой из них;
целостность. Это означает, что управленческий учет должен быть системным даже в тех случаях, когда он ведется без использования первичной документации, счетов и двойной записи. Системность в этом случае означает единство принципов отражения учетной информации, взаимосвязь регистров учета и внутренней отчетности, обеспечение в необходимых случаях сопоставимости ее данных с показателями бухгалтерского учета и отчетности;
понятность. Понятность информации управленческого учета обеспечивается за счет отражения в учетных регистрах результатов анализа полученных показателей, представления данных в виде аналитических таблиц, графиков, динамических рядов и т.п.;
своевременность. Своевременность управленческого учета означает его возможность обеспечить менеджеров необходимой информацией к сроку принятия решений;
регулярность. Важно также, чтобы внутренняя отчетность была регулярной, т.е. повторяемой во времени.
Таким образом, данные хорошо организованного управленческого учета позволяют выявить области наибольшего риска, узкие места в деятельности организации, малоэффективные или убыточные виды продукции и услуг, места и способы их реализации.
Они используются для определения наиболее выгодного для данных условий ассортимента продукции и работ, цен и тарифов их продажи, пределов скидок при разных условиях сбыта и платежа, для оценки эффективности дополнительных затрат и рациональности капитальных вложений.
Только по данным управленческого учета можно выбрать оптимальный вариант решения задач типа: «производить самим или покупать», «в каком количестве выгодно купить и продать», «на каком оборудовании следует разместить заказ», «в каких случаях ремонт оборудования лучше покупки новых машин» и др.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.