унифицированная форма служебного задания
Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.
Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению командировки:
Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере.
Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.
Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.
Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).
Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).
Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.
По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.
Само командировочное удостоверение подтверждением расходов не будет. Подробнее об этом читайте в материале «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением».
Где скачать бланк удостоверения на командировку
Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.
Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.
О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные» .
Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.
Итоги
С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.
Служебное задание (форма Т-10а): образец
Цели и задачи командировки работодателю полезно регламентировать в каком-либо специальном документе — чтобы они были представлены командируемому работнику наглядно и официально. Один из самых удобных документов — служебное задание, составляемое по унифицированной форме Т-10а. Ознакомимся со спецификой его применения и заполнения.
Бланк служебного задания Т-10а
Направление работников в командировки российские работодатели осуществляют, руководствуясь нормами Постановления Правительства России от 13.10.2008 № 749. В течение долгого времени там содержалось требование об обязательном составлении служебного задания — и в этих целях применялась унифицированная форма № Т-10а (с 2013 года — любой ее аналог). Именно ее нужно было применять в качестве первичного документа, на основании которого командировочные расходы принимались к учету в целях корректного исчисления налогов.
Начиная с редакции от 08.01.2015 года, Постановление № 749 не содержит требований об обязательном применении служебных заданий. Расходы учитываются на основании приказа на командировку. Но многие работодатели по привычке продолжают составлять служебные задания для командируемых работников.
Несмотря на то, что унифицированные формы, по большей части, перестали быть обязательными, многие предприятия продолжают их применять. Это касается и унифицированной формы Т-10а, введенной в действие Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: она удобна, несложна по структуре и привычна.
Скачать бланк служебного задания на командировку Т-10а.
Зачем нужна форма Т-10а
Форма Т-10а стала во многих фирмах стандартным элементом внутреннего документооборота. С организационной точки зрения компании проще продолжать использовать данную форму, чем отказаться от нее (поскольку такой отказ потребует редактирования действующих локальных НПА и корректировки многих привычных кадровой службе процедур движения документов).
Применение формы Т-10а не утратило практического смысла в особенности для крупных предприятий — характеризующихся большим количеством структурных подразделений и отдельных работников, с различной периодичностью направляемых в командировки. Унифицированная форма служебного задания в таких компаниях помогает облегчать внутренний учет и отчетность по направлениям деятельности командируемых работников.
В форме Т-10а есть отчетная часть — в которой человек описывает результаты своей работы в командировке. Она может иметь значение с точки зрения оценки данной работы работодателем, по итогам которой могут быть приняты решения о назначении поощрений — или, наоборот, о применении каких-либо дисциплинарных санкций при неудовлетворительных результатах работы).
Традиционно на основании формы Т-10а издается, собственно, приказ на командировку — общеобязательный при ее оформлении документ (ст. 166 ТК РФ). Само задание, в свою очередь, может быть составлено на основании служебной записки от непосредственного руководителя командируемого работника (которая, к слову, также может быть использована и в качестве основания для составления приказа).
Таким образом, схемы применения формы Т-10а могут быть разными, и задача компании-работодателя — правильно закрепить порядок ее использования в локальном нормативном акте. Например — в Положении о командировках.
Как именно использовать и как заполнять служебное задание, каждый конкретный работодатель решает сам. Но можно выделить ряд заслуживающих внимания нюансов в части работы с формой Т-10а — которые применимы любой фирмой.
Особенности заполнения формы Т-10а
Если компания-работодатель применяет данную форму (и это закреплено в локальном НПА), то при его заполнении имеет смысл учитывать следующее:
Это значит, что в ней следует подробно прописать (в графе «Содержание задания (цель)»):
Соответственно, в той части формы Т-10а, где расписываются итоги поездки («Краткий отчет»), работник сможет отражать факты, касающиеся решения каждого из вопросов, содержащихся в той части служебного задания, где прописано его содержание. Работодатель, держа в руках задание, сможет определить, в какой степени были достигнуты те или иные цели командировки, благодаря наглядному их соотнесению с ее результатами.
Форма Т-10а — не групповой документ, несмотря на то, что содержит индекс «а», который в большинстве случаев содержится как раз на тех унифицированных формах, применяемых для регламентации кадровых процедур с участием нескольких работников.
Если цель поездки общая для всех работников, ее нужно просто продублировать в нескольких персонифицированных служебных заданиях.
В этих целях в форму Т-10а можно включить дополнительную графу «Примечания» или «Дополнительная информация». Корректировка документа должна осуществляться по правилам внесения изменений в унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
Скачать образец служебного задания на командировку Т-10а.
Особенности составления служебного задания на командировку
Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.
Какие документы нужны командированному
К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.
Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:
Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.
Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.
И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).
На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.
Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать
Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.
Оформленное письменно задание на командировку подписывают:
Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.
Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.
В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.
После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.
На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.
Состав документа
Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:
Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.
Образец
Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.
Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении
от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5
Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.
Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.
Содержание служебного задания:
1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.
Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.
С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.
Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.
18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.
Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).
Директор Матросов Н.Н.
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
Список необходимых документов для оформления командировки
По закону оформлением командировки обычно занимается отдел кадров или бухгалтерия. Некоторые документы обязательны, другие выбираются руководством компании. Относитесь к их подготовке внимательно: налоговая служба может заинтересоваться документацией, составленной неверно.
Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно подготовить следующие документы:
Приказ можно оформить по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). В нём должны быть:
Сейчас отдельное служебное задание не обязательно — данные из него можно добавить в приказ. Но часто бывает удобнее использовать бланк служебного задания. Для него тоже есть единая форма Т-10а. Она заполняется поэтапно:
Согласие на работу в выходные дни не обязательно и нужно, только если во время командировки сотрудник собирается работать в выходные или праздники. Документ можно составить в произвольном виде, так как унифицированной формы для него нет. Помните, что работа в эти дни оплачивается в соответствии с трудовым законодательством РФ — не менее чем в двойном размере.
Документ составляет командированный и сдаёт его вместе с документами, подтверждающими расходы. Для отчёта есть единая форма АО-1.
В авансовом отчёте укажите:
Важно: сотрудник должен предоставить авансовый отчёт в течение трёх дней после возвращения из командировки. Иначе расходы возмещены не будут.
Авансовый отчёт. Унифицированная форма N АО-1
За последнее время порядок оформления командировки стал проще — обязательными являются только приказ и авансовый отчет. Но компания может использовать старую систему отчётности и также оформлять служебное задание, а при необходимости — согласие на работу в выходные дни и праздники.
Похожие статьи
Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой
Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой. Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось. Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, […]
Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки
Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
Аренда жилья для работника за границей
Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
Как правильно оформить командировку
Оформлять командировку нужно в следующем порядке:
Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.
Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления
Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.
Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.
Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.
Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.
Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы
С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.
С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).
Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.
Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.
Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.
Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.
Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:
Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.
Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Срок командировки
Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.
Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).
Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.
При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).
При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.
Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.
Сокращение срока командировки
По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.
Продление срока командировки
Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:
По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.
Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).
Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.
Также при необходимости работодатель может:
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.
Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.
Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.
Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.
Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки
Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).
К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).
Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).
При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).
При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.
Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.
Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)
Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь