В каждом учреждении руководство старается как можно выше улучшить свою трудовую деятельность. В первую очередь необходимо вести учёт за своим персоналом, их количества и занимаемой вакансии каждого. Для этого законодательством РФ предусмотрели специальный документ, который получил название «штатное расписание» или как его называют в народе «штатник».
Правильно написание данного документа и внесение в него определённые корректировки, мы подробно изучим в текущей статье.
Файлы для скачивания:
Что это такое
Для начала, следует обобщить непосредственно терминологию этого документа. Штатное расписание, как мы уже уточнили ранее, является документом, который включает в себя все сведения о структуре учреждения, включая его кадровый состав и должностные оклады каждого сотрудника.
Стоит отметить, что такой формуляр требуется для каждого предприятия, пусть то государственное или же частное. Однако, не смотря на то, что «штатник» является обязательным, многие учреждения игнорируют его составление.
Кто должен составлять штатное расписание в 2021 году?
В основном составлением штатного расписания занимаются все бухгалтера и кадровые работники учреждения, поскольку именно в их компетенции входит расчёт количества ставок в данном расписании. Однако официально за «штатник» отвечают учредитель и главный бухгалтер предприятия, так как они в дальнейшем его подписывают.
Сюда же можно отметить тот факт, что составлять его разрешается на неопределённый срок, однако в основном руководство подписывает его на один рабочий год. Чтобы процесс оформления проходил без каких-либо проблем, его нужно описать в специальной инструкции по делопроизводству, для этого требуется:
(Видео: “Штатное расписание от “А” до “Я””)
Требования к штатному расписанию
Для регистрации штатного расписания используют специальную единообразную форму Т-3. Довольно много предприятий и учреждений пользуются этим формуляром, так как в нём содержаться все требуемые для заполнения поля. Однако нужно учесть, что составление «штатника» не требуется сугубо в этой форме. Каждое учреждение вправе проектировать свои формы оформления штатного расписания, главным требованием является соблюдения всех законодательных норм при написании.
Также хотело бы отметить, что согласно трудовому кодексу РФ, трудовая деятельность подчинённого должна быть равной той, которая отмечена в штатном бланке. Следовательно, в нём строго должны содержаться названия должностей всех сотрудников.
Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику
Как уже сообщалось ранее, заполнение такого рода документов обязует соблюдения некоторых правил, дабы в дальнейшем они сохранили свою юридическую силу.
В первую очередь нужно отметить, что бланк штатного расписания содержит в себе два раздела, а именно: вводный и основной. Чтобы в полном объёме изучить инструктаж по заполнению данного документа, опишем каждый раздел по отдельности.
Вводный раздел
Сперва требуется вписать наименование учреждения, которое соответствует тому, что указано в свидетельстве о регистрации. Записывается название вне зависимости от того, каким образом оно указано, то есть латинские символы в бланк вносим таким же.
Затем следует указать код ОКПО, включая номер документа и дату его составления. После этого указывают срок действия данного расписания. Однако нужно отметить, что здесь указывают только ту дату, когда он был утверждён, поскольку дату окончания чаще всего не знают точно. Это связано с тем, что «штатник» имеет свойство изменяться в процессе трудовой деятельности учреждения.
(Видео: “Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. Пономарева”)
Основная часть
Сразу нужно отметить, что основной раздел состоит в виде таблицы. Для того чтобы не ошибиться в заполнении, необходимо ознакомится с каждой графой по отдельности – всего их десять.
Итак, графа первая. Здесь требуется указать наименование структурного подразделения. Довольно удобно будет вписать их в иерархической последовательности, то есть администрация, юр.отдел и бухгалтерия, поскольку именно в них руководство учреждения ведёт деятельность. Затем следует вписать отделы, совершающие основные задачи учреждения.
Графа вторая. Здесь вводим код структурного подразделения. Обычно его назначает работодатель.
Графа третья. В эту графу вносятся все данные о занимаемых вакансиях сотрудников, включая их квалификацию. Если есть возможность выбрать название должности с ОКПДТР, рекомендуется его применить.
Четвёртая графа. Эта графа предполагает собой численность штатных объектов. Когда в учреждении осуществляется работа по совместительству, тогда эти числа вписываются при помощи дробей.
Помимо этого, в «штатник» разрешается дополнить открытые вакансии. Когда планируется расширение штата, их можно заблаговременно добавить в документацию с целью в дальнейшем не исправлять его.
Пятая графа. Здесь необходимо вписать ставку по тарифу для каждой должности по отдельности, а именно месячную заработную плату.
Шестая-восьмая графа. В эти графы записываются все сведения о дополнительных выплатах в учреждении. Сюда включены все премиальные средства, доплаты и поощрительные начисления. В определённых моментах такие выплаты может фиксировать непосредственно учредитель, а в основном они утверждены трудовым кодексом РФ.
Девятая графа. Здесь указывается общая сумма средств, которая получается в сумме от пятой по восьмую графу по каждому сотруднику на конкретных вакансиях.
Десятая графа. Эта графа предназначена для записи каких-либо примечаний.
В конце основного раздела также имеется поле «Итого», в котором требуется вписать общую численность штатных единиц лица и зарплатные начисления за рабочий месяц.
(Видео: “Вебинар по штатному расписанию. Что требует законодательство? – Валентина Митрофанова”)
Порядок сокращения должностей
Ранее мы оговаривали тот факт, что в формуляр Т-3 разрешается вносить различные изменения. Такие правки вносятся даже в том случае, когда в учреждении происходит сокращения штата или числа подчинённых. Чтобы данные действия обрели определённую законность, руководство обязано оповестить таких подчинённых о том, что трудовые отношения с ними вскоре будут прекращены по этой причине сокращения. Данное уведомление должно поступить сотрудникам за 2 месяца до расторжения договора.
Помимо этого, предприятие должно подготовить специальное заявление, где будут отображены все ФИО подчинённых, попавшие в это отчисление. Если такая процедура происходит в связи с сокращением определённых должностей, тогда также требуется составить определённое распоряжение.
После этого необходимо спроектировать обновлённый штатный формуляр, который станет действительным сразу после прекращения трудовой деятельности с конкретными работниками.
Внесение изменений в штатное расписание
Совершать различные исправления в документе штатного расписания заключает решение непосредственно руководитель учреждения. Нужно отметить, что такое действие должно быть подтверждено специальным распоряжением, которое предполагает добавление изменений в формуляр. Какой-то определённой формы для составления приказа не существует, поэтому руководитель вправе оформлять его в любом виде на его усмотрение.
После того, как правки были внесены в документ, его следует подписать, на что имеет право начальник предприятия или другое уполномоченное на эти действия лицо.
Вносимые коррекции могу быть различного характера. Основными являются следующие правки:
Вышеперечисленный перечень изменений не является исчерпывающим, так как руководитель учреждения имеет право включать и другие корректировки в «штатник».
Снизу мы приведём таблицу, где будут отображены основные причины для внедрения коррективов в штатное расписание, в том числе их порядок и требование об уведомлении подчинённых о данных действиях.
Повод для включения изменений в штатное расписание
План добавления поправок в штатное расписание
Требования к оповещению сотрудников с изменёнными материалами в штатном расписании
Внедрение новых должностей и участков в штатное расписание
Написание распоряжения о формировании новых штатных единиц, в котором занесены следующие данные:
Составление распоряжения об исключении определённых штатных единиц или о формировании нового штатного расписания.
В этом случае необходимо письменно оповестить сотрудников о дальнейших действиях не меньше чем за два месяца и предложение увольняемым подчинённым о свободных вакансиях.
Из приведенной нормы следует, что произведенные изменения не могут вступить в силу ранее чем через 2 месяца с момента уведомления.
Корректировка окладов сотрудников
Смена суммы окладов, которые отмечены в штатном расписании, предполагает собой редактирование трудовых отношений в части установленных размеров заработной платы.
Перед тем, как руководитель внесет такие правки в документ, необходимо провести ряд несколько процедур в виде оповещения подчинённых о:
После того, как решение о редактировании окладов было принято, учредитель имеет право осуществить данное изменение на основании определённого распоряжения о внесении правок в штатное расписание.
Уведомить сотрудников руководитель обязан не меньше чем за 2 месяца до принятия внесения изменений.
Как правильно ввести новую должность в штатное расписание в 2021 году?
Для формирования новой должности в штатном расписании, приходится вносить некоторые правки. В основном это связано с реформами в учреждении или открытием дополнительных филиалов.
Помимо этого включение новых вакансий осуществляется для разгрузки сотрудников. Это означает, что один подчинённый реализовывает несколько процессов одновременно.
Сама процедура состоит из нескольких шагов, которые объединяют производственные процедуры и документальные проведения.
Перейдём непосредственно к самому процессу добавления должности:
Шаг 1. Объяснение причины, по которой потребовалось сформировывать новую должность. По правде, это наиболее проблематичный шаг в данном процессе. Чтобы обосновать свои действия, необходимо проанализировать все должности, существующие в учреждении и определиться в нуждаемости той, которую планируют ввести в скором времени. Помимо этого, руководитель обязан привести статистические сведения об обновляемой должности, то бишь её требования, свойства и так далее.
Шаг 2. Далее требуется сформировать должностные обязанности для новой должности. Понадобится также подкорректировать определённые функции для исполнения новым сотрудникам. После этого проектируется инструкция.
Шаг 3. Формирование докладной записки. Такую бумагу обязан оформлять руководитель отдела, в котором осуществляется добавление новой должности. Здесь обязаны быть внесены все необходимые сведения, которые подтверждают потребность в новом работнике. Вообще, такой документ в первую очередь является подтверждением внедрения новой должности, к которой также следует приложить специальные инструкции.
Шаг 4. Последним шагом требуется издать распоряжение начальника учреждения. В тексте распоряжения должны содержаться данные о подразделении, в которое добавляют новую вакансию, и также размер зарплаты субъекта.
Стоит учесть, что добавление новой должности в «штатник» бюджетного предприятия идентично с вышеперечисленным перечнем действий. Однако бюджетникам следует действовать не сугубо по решению начальника, но и по положению профстандартов.
Образец распоряжения о введении новой должности в 2021 году
Как утвердить в компании штатное расписание
Когда штатное расписание уже подготовлено, остаётся сделать так, чтобы он начал действовать. Для этого потребуется вмешательство руководителя учреждения, который в дальнейшем обязан составить определённый приказ об утверждении «штатника» в организации. Нужно отметить, что руководитель вправе назначить ответственными лица, которые будут отвечать за проектирование и заполнение бланка формы. Такими лицами могут быть все кадровики, бухгалтера и юристы предприятия. Конечно, ответственным может оставаться и сам предприниматель, в особенности, когда его учреждение не является большим. Однако в случае, когда руководителем было назначено определённое лицо, требуется отметить его данные в приказе. Помимо этого его данные действия должны быть прописаны в документе трудовых отношений с ним.
Внимание! Любая дата установления «штатника», начало его действительности и составления имеет свойство отличаться. Нужно учесть, что такое расписание разрешается принимать даже после его написания, а также вводить в действие позже самого составления или утверждения.
При составлении распоряжения о введении штатного расписания, необходимо придерживаться следующих элементов:
Нужно отметить, что вносить штатное расписание рекомендуется с первого числа месяца, так как оплата труда подчинённым выплачивается ежемесячно.
Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.
Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?
Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».
Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:
Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.
Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.
Основные задачи штатного расписания в компании
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Период действия
Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.
Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.
Обязательно применять именно форму Т-3?
Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.
В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?
Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.
Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику
Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.
Вводная часть
Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.
Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.
Основная часть
В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.
Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.
Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.
Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.
Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.
Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.
Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.
Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.
Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.
Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.
Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.
Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).
В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.
Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!
Как утвердить в компании штатное расписание
ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.
Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.
В тексте распоряжения должны быть такие сведения:
К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.
Составим образец приказа об утверждении штатного расписания
30 декабря 2019 года
Об утверждении штатного расписания
1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей. 2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года. 3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2019 года.
Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Внесение изменений в штатное расписание
Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный приказ о внесении туда изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях:
Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.
После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.
Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.
В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.
Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
12 августа 2020 года
О частичном изменении штатного расписания
В связи с оптимизацией структуры ООО «Афродита»
Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:
1. В структурном подразделении «Правовой отдел» должность помощник системного администратора переименовать в младшего системного администратора. 2. Структурное подразделение «Редакция» переименовать в «Производственный отдел». 3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность главного редактора переименовать в руководителя производственным отделом. 4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Как правильно ввести новую должность в штатное расписание
Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.
Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.
Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.
Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.
Образец распоряжения о введении новой должности
20 сентября 2020 года
О введении новой должности
В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита»
Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:
1. В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей. 2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Порядок сокращения должностей
Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.
В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.
Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.
Образец приказа о сокращении численности
О сокращении численности сотрудников компании
В связи с уменьшением в компании объемов производства
1. С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности: — программист, в количестве 2 шт. единиц; — веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы. 2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности. 3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством. 4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита».
Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.
Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.
Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.
Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.
Документ должен содержать только следующие сведения:
Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?
Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.
Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?
Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?
Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для начала, следует обобщить непосредственно терминологию этого документа. Штатное расписание, как мы уже уточнили ранее, является документом, который включает в себя все сведения о структуре учреждения, включая его кадровый состав и должностные оклады каждого сотрудника.
В основном составлением штатного расписания занимаются все бухгалтера и кадровые работники учреждения, поскольку именно в их компетенции входит расчёт количества ставок в данном расписании. Однако официально за «штатник» отвечают учредитель и главный бухгалтер предприятия, так как они в дальнейшем его подписывают.
Для регистрации штатного расписания используют специальную единообразную форму Т-3. Довольно много предприятий и учреждений пользуются этим формуляром, так как в нём содержаться все требуемые для заполнения поля. Однако нужно учесть, что составление «штатника» не требуется сугубо в этой форме. Каждое учреждение вправе проектировать свои формы оформления штатного расписания, главным требованием является соблюдения всех законодательных норм при написании.
Как уже сообщалось ранее, заполнение такого рода документов обязует соблюдения некоторых правил, дабы в дальнейшем они сохранили свою юридическую силу.
Совершать различные исправления в документе штатного расписания заключает решение непосредственно руководитель учреждения. Нужно отметить, что такое действие должно быть подтверждено специальным распоряжением, которое предполагает добавление изменений в формуляр. Какой-то определённой формы для составления приказа не существует, поэтому руководитель вправе оформлять его в любом виде на его усмотрение.
Для формирования новой должности в штатном расписании, приходится вносить некоторые правки. В основном это связано с реформами в учреждении или открытием дополнительных филиалов.
Когда штатное расписание уже подготовлено, остаётся сделать так, чтобы он начал действовать. Для этого потребуется вмешательство руководителя учреждения, который в дальнейшем обязан составить определённый приказ об утверждении «штатника» в организации. Нужно отметить, что руководитель вправе назначить ответственными лица, которые будут отвечать за проектирование и заполнение бланка формы. Такими лицами могут быть все кадровики, бухгалтера и юристы предприятия. Конечно, ответственным может оставаться и сам предприниматель, в особенности, когда его учреждение не является большим. Однако в случае, когда руководителем было назначено определённое лицо, требуется отметить его данные в приказе. Помимо этого его данные действия должны быть прописаны в документе трудовых отношений с ним.
