удержан ндфл с больничного листа проводка
Какие делают проводки по больничному листу?
Начисление больничного за счет работодателя с 2021 года
Согласно подп. 1 п. 2 ст. 3 закона «Об обязательном соцстраховании» от 29.12.2006 № 255-ФЗ первые 3 дня нетрудоспособности оплачиваются за счет средств предприятия. Это не относится к оплате больничного по беременности и родам (БиР), который выплачивается за счет соцстраха в полном объеме.
Проводки по больничному листу за счет работодателя зависят от того, на какой затратный счет начисляется заработная плата заболевшего сотрудника. По сути, операция по начислению пособия за счет предприятия не отличается от начисления его обычной зарплаты:
Дт 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кт 70.
Важные особенности имеет не только составление проводок по больничному, но и сам расчет пособия. И о нем подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Как составить проводки по зарплате, читайте в статье «Учет заработной платы в бухгалтерском учете (нюансы)».
ВНИМАНИЕ! С 2021 года все регионы подключились к пилотному проекту ФСС. Это значит, что работодателю нужно оплачивать только пособия за первые 3 дня нетрудосособности, остальные дни Фонд оплачивает напрямую сотруднику. Следовательно, страхователи в бухучете фиксируют только ту часть пособия, которая выплачивается за счет собственных средств, т. е. за первые 3 дня болезни.
Рассмотрим проводки, которые использовались работодателями при зачетной системе до конца 2020 года
Начисление больничного за счет ФСС до 2021 года
Проводки по начислению больничного листа за счет соцстраха зависели от того, было ли заболевание связано с производственной травмой или нет. Для отражения расчетов по соцстрахованию в связи с нетрудоспособностью или материнством и расчетов по соцстрахованию от производственных травм открывались отдельные субсчета к счету 69.
Начиная с четвертого дня больничного листа, при обычных заболеваниях выплата осуществляется за счет средств соцстраха. Начисление этой части пособия отражалось операцией:
Дт соответствующего субсчета к счету 69 Кт 70.
Такой же проводкой начислялась оплата всей продолжительности декретного больничного.
Если больничный был выдан в связи с производственной травмой (код причины нетрудоспособности — 04), то при проведении расследования и оформлении соответствующих документов начисление производится в соответствии с нормами ст. 9 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Эти нормы предусматривают оплату всех дней нетрудоспособности за счет средств соцстраха.
Начисление больничного в связи с производственной травмой отражалось проводкой:
Дт субсчета к счету 69 для расчетов по соцстрахованию от несчастных случаев Кт 70
Возмещение больничного соцстрахом производилось только на расчетный счет предприятия, независимо от того, как выплачивалось пособие сотруднику. Получение пособия от соцстраха отражалось проводкой Дт 51 Кт 69. По кредиту используется соответствующий субсчет.
Проводки по перечислению пособия по болезни: выплата из кассы, с расчетного счета с 2021 года
Прежде чем делать перечисление по больничному листу, необходимо с общей суммы начисленного пособия удержать НДФЛ. Данная операция отражается так же, как и при удержании налога с обычной зарплаты:
ВНИМАНИЕ! Работодатель удерживавет НДФЛ только со средств, оплаченных им за первые 3 дня болезни работника. Что касается выплат, перечисляемых ФСС напрямую работику, то ФСС является налоговым агентом и самостоятельно удерживает НДФЛ из средств сотрудника.
Перечислить пособие необходимо вместе с ближайшей зарплатой. Это прописано в п. 8 ст. 13 закона 255-ФЗ. Выплата пособия отражается аналогично операциям по выплате заработной платы:
Возмещение больничного соцстрахом производится только на расчетный счет предприятия, независимо от того, как выплачивалось пособие сотруднику. Получение пособия от соцстраха отразится проводкой Дт 51 Кт 69. По кредиту будет использован соответствующий субсчет.
С 2021 года к пилотному проекту присоединились все регионы страны. А с 2022 года порядок будет закрелен законодательно.
Что нужно делать работодателю для правильного расчета и выплаты пособий в 2021 году, узнайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Большинство проводок по начислению и выплате больничного не отличаются от зарплатных. Начисление части пособия за счет средств соцстраха до конца 2020 года отражалось на соответствующих субсчетах 69 счета. Работодатели с 2021 года пособие за счет ФСС в бухучете не отображают.
Начисление больничного: проводки
Причитающиеся выплаты за период нетрудоспособности рассчитываются исходя из среднего заработка за последние 2 года и количества дней, на которые выдан листок нетрудоспособности.
Для расчета больничного необходимо установить причины потери нетрудоспособности и определить, участвует ли ваш регион в пилотном проекте Фонда социального страхования (см. Постановление Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).
Перечисленные факторы имеют прямое влияние на бухгалтерские проводки по начислению пособий.
Виды больничных листков
Больничный лист может быть выдан по различным поводам, но для расчета и составления проводок достаточно выделить 3 группы причин:
Выплата за дни, пропущенные по болезни, рассчитывается в зависимости от стажа и оплачивается частично за счет работодателя.
Суммы выплат по больничным в двух оставшихся случаев полностью производятся из бюджета ФСС и не зависят от стажа работ.
Бухгалтерские проводки формируются исходя из того, участвует ли регион, в котором компания осуществляет деятельность, в пилотном проекте ФСС.
Порядок расчетов по больничным для разных регионов
С точки зрения расчета суммы, причитающейся за дни нетрудоспособности, все регионы страны делятся на две категории: участвующие в пилотном проекте ФСС и нет.
Если регион участвует в пилотном проекте Фонда социального страхования, то бухгалтерия предприятия рассчитывает и выплачивает только часть пособия, оплачиваемого работодателем, а это 3 дня по заболеванию. Остальное будет считать ФСС и оплачивать напрямую на счет работника, предоставившего больничный и заявление на его оплату.
Если регион, в котором компания работает, не участвует в пилотном проекте, то обе части больничного рассчитывает и выплачивает работодатель, а Фонд социального страхования впоследствии возмещает выплаченные суммы.
Рассмотрим бухгалтерские проводки по листку нетрудоспособности на примере. Работнику начислено возмещение за 10 дней болезни в сумме 5000 рублей. Работнице начислены выплаты за период нетрудоспособности по беременности и родам в размере 145 000 рублей.
Проводки по больничному листу в регионах, не участвующих в пилотном проекте ФСС:
Облагается ли НДФЛ оплата больничного листа
Любой представитель персонала может оказаться временно нетрудоспособным вследствие заболевания или ухода за нездоровым членом семьи. В этот период, оформленный специальным документом – листком нетрудоспособности – сотрудник не выполняет свои непосредственные обязанности, но все же получает деньги в определенных законом размерах.
Что говорят Минздрав и Налоговый Кодекс РФ
Законодательное регулирование вопросов компенсации по поводу нахождения на больничном происходит в двух направлениях.
В тексте Налогового кодекса четко прописана норма налогообложения временно нетрудоспособных сотрудников, получающих компенсационные выплаты: со всех сумм, полученных в качестве таковых, должны быть удержаны предусмотренные законодательством налоги (п. 1 ст. 217 НК РФ). Причина такого решения в том, что компенсация временной невозможности трудиться, в отличие от других государственных выплат, приравнивается к заработной плате.
ИСКЛЮЧЕНИЕ! Налогообложению не будет подвержен лишь один тип больничного листа – выданный в связи с беременностью и родами либо с усыновлением малыша.
Чьи суммы подлежат налогообложению
По общему правилу средства на оплату больничного, предъявившему его сотруднику, берутся из двух источников:
В предусмотренном законом порядке бухгалтерия насчитывает работнику положенную к выплате сумму, складывающуюся из денег работодателя и ФФОМС. Прежде чем выписать сумму к начислению на руки, налоговый агент, то есть работодатель, отминусовывает от этой суммы положенные 13% подоходного налога.
После этого работодателем в Фонд медицинского страхования подается заявление о возмещении выплаты средств по больничному листу, для чего предусмотрена специальная форма 4-ФСС.
Прямые выплаты больничных в отдельных регионах
С 2012 года в некоторых областях Российской Федерации действует пилотный проект, согласно которому можно избежать «переадресации» денежных средств, выплачивая «соцстраховскую» часть денег работнику напрямую, а не через работодателя. Он действует на основании постановления Правительства РФ от 21.04.2011 г. № 294. Цель данного проекта:
Перечень регионов, участвующих в пилотном проекте, приведен на официальном сайте Фонда социального страхования.
Налогообложение «прямых» выплат по нетрудоспособности происходит с некоторыми нюансами:
Как рассчитать сумму НДФЛ с больничного
Итак, по средствам, выплаченным в счет любого больничного листа, кроме как по беременности, необходимо удержать НДФЛ в обычном порядке, точно так же, как это происходит при начислении заработной платы. Ставка подоходного налога в 2017 году не изменилась и по прежнему составляет привычные предпринимателям и работникам 13%. Принцип расчета также остается тем же.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кроме подоходного налога, с доходов граждан, работающих в рамках трудового договора, удерживаются взносы социального страхования: в ПФР, ФФОМС. «Больничных» выплат удержание соцвзносов не касается.
Пример расчета НДФЛ с компенсации временной нетрудоспособности
Сотрудница ООО «Лорелея» Наталья Леваневская попала в больницу в связи с острым аппендицитом и находилась на лечении в течение 14 дней. Среднедневной заработок Н. Леваневской, вычисленный бухгалтером, составляет 1456 тыс. руб. в мес. Таким образом, на основании данных листка нетрудоспособности, предоставленного сотрудницей, ей положена компенсация в сумме 14 х 1456 = 20 384 руб. Эти деньги ей начислены вместе с заработной платой за этот месяц. Организация должна удержать с этой суммы НДФЛ, размер которого составит 20 384 х 13% = 2649 руб. 92 коп. Таким образом, к выплате по листку нетрудоспособности для Н. Леваневской предназначена сумма 20 384 – 2650 = 17 734 рубля.
Если бы ООО «Лорелея» принадлежало к юрисдикции одного из «пилотных» регионов, например, Ярославской области, расчет выглядел бы немного иначе. За счет средств ООО «Лорелея» выздоровевшая сотрудница получила бы компенсацию только за первые три дня болезни, то есть 1456 х 3 = 4395 руб. НДФЛ предприятие удержит только с этих средств: 4395 х 13% = 571 руб. Таким образом, в дополнение к заработной плате Н. Леваневская получит 4395 – 571 = 3 824 рубля.
Остальные средства (за 11 дней нетрудоспособности) ей перечислит ФСС, он же выступит и налоговым агентом по подоходному налогу с них.
11 х 1456 = 16 016 руб. – полная сумма, причитающаяся по больничному листку.
16 016 х 13% = 2082 руб. – размер НДФЛ.
16 016 – 2082 = 13 934 руб. – к выдаче Н. Леваневской.
При этом работодатель не ответственен за перечисление налоговых средств по адресу, то есть в ИНФС, его полномочия и обязанности ограничиваются только суммой в 571 руб. за первые три нерабочих дня.
Сроки перечисления НДФЛ по больничному
Вплоть до недавнего времени (до начала 2016 года) платить подоходный налог следовало в обозначенные сроки:
2 мая 2015 года был принят Федеральный Закон № 113, изменивший этот порядок. Теперь перечисление НДФЛ не привязано к дню фактических выплат, значение имеют календарные даты. Фискальные органы должны получить налоговый платеж по НДФЛ до конца месяца, в который была произведена выплата компенсации (ст. 226 НК РФ).
Особенности отражения информации в справке НДФЛ-2
В настоящее время (в 2017 году) действует форма справки о доходах физлиц, которую утвердил приказ ФНС № ММВ-7-11/485 от 30.10.2015 г. Несмотря на то, что чаще всего «больничная» компенсация выплачивается одновременно с заработной платой, в документации будут указаны разные цифры:
Например, в октябре 2016 года работник болел 5 дней, с 25 по 29 октября. Часть зарплаты за октябрь вместе с пособием по болезни ему выплатили 10 ноября. В справке НДФЛ будут значиться 2 разные даты, потому что доход по зарплате законодательно считается полученным в ноябре, а доход по больничному листу – в октябре, хотя деньги на руки придут в один и тот же день.
Бухгалтерские проводки
Средства организации, составляющие пособие по больничному, начисляются по дебету 20 «Основное производство», кредиту 70 «Расчет с персоналом по оплате труда». За счет средств ФСС деньги назначаются по дебету 69-1 «Расчеты с ФСС», кредит 70. Удержание НДФЛ производится по дебету 70, кредиту 68 «Расчеты по налогам и сборам». И, наконец, выплата пособия на руки уже без суммы налога идет по дебету 70, кредиту 50 «Касса».
Прямые выплаты: учет больничных, что делать, если ФСС «аннулировал» больничный лист?
Больничный лист — официально «листок нетрудоспособности» — документ, который подтверждает, что сотрудник болеет, не можете работать, и ему положена компенсация (пособие по временной нетрудоспособности). Больничный лист может быть бумажным или электронным. В 2021 году по всей стране действует система прямых выплат, казалось проблем с расчетами будет меньше. Но в некоторых случаях ФСС может отказать в выплате пособия и работодателю придется внести ряд изменений в отчетность и учет.
Обязанность начислять и своевременно перечислять страховые взносы в полном объёме, рассчитывать и выплачивать пособие по временной утрате трудоспособности, возложена на страхователей — юридических и физических лиц, имеющих наемных работников, согласно статье 4.1 Федерального закона РФ № 255-ФЗ. Через механизм выплат (ст. 6 Федерального закона от 29.12.2020 № 478-ФЗ) можно осуществлять выплату следующих пособий:
У работников нет выбора, они в любом случае теперь смогут получать эти пособия только напрямую из ФСС России путем перечисления на свой банковский счет, указанный в заявлении либо в реестре сведений или через организацию федеральной почтовой связи или иную организацию по заявлению сотрудника (его представителя).
Что касается работодателей, то согласно ч. 3 ст. 5 Федерального закона от 03.07.2016 № 243-ФЗ с 1 января 2021 года они лишаются права уменьшать исчисленные страховые взносы на соответствующие суммы пособий. Нормы, дающие право это сделать (п. 2 и 9 ст. 431 НК РФ), утратили силу с 1 января 2021 года.
Порядок выплаты пособия
ФСС оплачивает в полном размере листки нетрудоспособности, выданные по следующим основаниям:
Страхователь же из собственного кармана оплачивает только 3 первых дня пособия по временной нетрудоспособности в случае болезни самого работника, не связанной с травматизмом, за остальные дни Фонд социального страхования рассчитывается с застрахованным лицом напрямую, как выяснили чуть выше.
Обязанности работодателей в части оплаты больничных листов теперь будут сводиться к выполнению следующих действий:
Инструкция для работника при получении пособия по временной нетрудоспособности:
Учет пособий по временной нетрудоспособности у работодателя
По большому счету зона ответственности Работодателя по учету и расчету пособий сведена лишь к суммам за первые 3 дня болезни, которые должны быть соответствующим образом отражены в учете и отчетности в госорганы по выплатам сотрудникам. Давайте разбираться.
Налоги и взносы с выплат по больничному
Пособия по временной нетрудоспособности не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, в т.ч. взносами на травматизм (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Однако НДФЛ должен быть исчислен и удержан со всей суммы пособия. То есть перед перечислением пособия работнику из оплаты больничного вычитается подоходный налог. И работнику выплачивается пособие за минусом НДФЛ.
Как отразить в учете выплаты по больничным листам
В бухгалтерском учете работодателя подлежит отражению только информация о пособиях за первые три дня нетрудоспособности, начисленных им за счет собственных средств.
В расчетную ведомость для начисления заработной платы включается, соответственно, только сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная за счет средств работодателя.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня в 2021 году, как и раньше, отражается по кредиту счетов учета затрат 20 (23, 25, 26, 44. ) в корреспонденции с дебетом счета 70. Выплата этого пособия отражается по дебету счета 70 в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Удержание НДФЛ с исчисленных сумм отражается записью по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ»:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44. ) Кредит 70
начислено пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
с суммы пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни удержан НДФЛ
Дебет 70 Кредит 51 (50)
выплачено пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни
Как и в каких отчетах отражаются суммы по больничному
Отчет по форме 6-НДФЛ
Так как данное пособие облагается НДФЛ, то работодатель начиная с отчетности за 2021 год отражают данные суммы в форме 6-НДФЛ.
Законодательство рекомендует работодателям выплачивать больничные пособия одновременно с зарплатой, но в справке 6-НДФЛ данные платежи и налоговые отчисления по ним должны учитываться раздельно.
НДФЛ на зарплату, по закону, должен быть перечислен уже на следующий рабочий день после выплаты. А вот налог с больничных выплат перечисляется не позже последнего дня месяца, в который больничный был оплачен.
Выплатить пособие можно и раньше, чем наступит ближайший день выплаты зарплаты, это не запрещено.
Заполнение Раздела 1
В поле 020 будет указана сумма налога, удержанная за налоговый период с дохода всех физических лиц. То есть, в данной строке будет отражена сумма НДФЛ не только с зарплаты, но и с других доходов, облагаемых налогом, в том числе с больничного.
В поле 021 указывается дата, когда должен быть уплачен налог с больничного в ФНС. Напомним, уплатить налог с больничного нужно не позже последнего дня месяца, когда сотрудник получил выплату. А в поле 022 — сумма налога.
Заполнение раздела 2
В разделе 2 новой формы отчёта включаются данные, действовавшие в разделе 1 прошлой формы 6-НДФЛ. То есть, тут указываются общие суммы дохода физических лиц, включая больничные выплаты.
Так, больничный будет отражён в строках 110 и 112 в виде суммы дохода, начисленного всем физическим лицам. В строке 140 — сумма исчисленного налога со всех доходов.
Также в разделе 2 больничный отражается в строке 160 в виде суммы удержанного налога с доходов физлиц, количество которых указывается в 120 строке.
РСВ
При заполнении РСВ выплаты, не облагаемые страховыми взносами в соответствии со статьей 422, коими и являются пособия по временной нетрудоспособности сотрудников, подлежат отражению в соответствующих строках подразделов 1.1, 1.2, приложения 2, и др.
Заполнению подлежит строка 030 в приложении 2 раздела 1 — по ней отражается сумма выплаченных пособий за первые три дня болезни за счет работодателя, которые не облагаются страховыми взносами, соответственно, в строке 050 облагаемая база будет уменьшена на эту сумму.
Поэтому в РСВ отражаем пособие за счет работодателя сначала в общей сумме доходов, а потом среди необлагаемых.
Аналогично в 4-ФСС
Отражаете эти суммы за первые три дня болезни в строке «Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ».
Чтобы проверить контрольные соотношения и убедиться в отсутствии ошибок в отчетах, лучше использовать специальную программу. Сервис «Онлайн-Спринтер» успешно справляется с этой задачей. Вы сможете контролировать отправку, доставку и принятие каждого отчета. При необходимости сформируете корректировку на основании ранее сданной отчетности или ответите на требование о предоставлении подтверждающих документов.
Больничный проверяет ФСС
Больничный лист оформляется в соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности. Порядок выдачи больничного регулируется приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (ред. от 24.01.2012, с изм. от 25.04.2014) Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности.
Поскольку расходы на выплату вышеуказанных пособий осуществляются за счет средств ФСС, именно этот контрольный орган проводит проверку соблюдения правил выдачи листков нетрудоспособности, регламентированных Порядком № 624н.
При проверке специалистом ФСС документации на выплату пособия по временной нетрудоспособности может случиться так, что в выплате пособия Фонд откажет.
Например причиной «аннулирования» больничного могут стать следующие:
1. Несвоевременное обращение работника. Согласно статье 12 закона № 255-ФЗ неоплачиваемый больничный — листок, предъявленный комиссии по социальному страхованию спустя 6 месяцев после даты закрытия. Уволенный и нетрудоустроенный сотрудник имеет право обратиться к бывшему работодателю в течение месяца.
2. Совершение преступления. Факт предусматривает наступление болезни вследствие признанного судом умышленного причинения вреда здоровью или попытки суицида не в результате психического расстройства.
3. Неправильное оформление документа. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624 определил единые правила для заполнения листков нетрудоспособности. Несоблюдение норм выполнения медицинскими учреждениями не освобождает юридических и физических лиц от начисления финансовых санкций страховщиком.
4. Нарушение порядка выдачи. Норма касается продления более, чем на 30 дней без заключения врачебно-квалификационной комиссии, выдачи «задним числом» или выписке документов частными клиниками, не имеющими соответствующих лицензий.
5. Сотрудничество по договору подряда. Отношения между сторонами носят гражданско-правовой характер, отчисления в соцстрах предприятие не производит (работник не является застрахованным лицом) и некоторые иные причины.
Что делать работодателю с отчетами, налогами и взносами в случае отказа?
Согласно официальной позиции Минфина (которая доведена до сведения территориальных органов ФНС Письмом от 22.09.2017 № ЕД-4-15/19093) суммы начисленных работнику выплат, которые не являются страховым обеспечением по обязательному социальному страхованию (по причине непринятия территориальным органом ФСС по результатам проверки), подлежат обложению страховыми взносами в соответствии с гл. 34 НК РФ в общеустановленном порядке (Письмо от 01.09.2017 № 03‑15‑07/56382).
Попросту это значит, что выплаченные пособия не имеют статуса пособий по временной нетрудоспособности и возникает обязанность обложения таких сумм страховыми взносами на общих основаниях.
И в данной ситуация целесообразно поступить следующим образом:
Проводки в учете будут такие:
СТОРНО Д 20 (23, 25, 26, 44) — К 70
Сторнировано пособие за первые три дня болезни работника
Пособие по «аннулированному» ФСС больничному отражено как прочая выплата
Д 91 — К 69 субсчета отдельных взносов
Начислены страховые взносы
Д 91 — К 69 субсчет «Пени, штрафы по взносам»
Начислены пени по опоздавшим в бюджет взносам
Д 69 субсчета по взносам и пени в ФСС и ФНС К 51
Перечислены взносы, пени по взносам в бюджет
Итоги
Бывает ФСС «аннулирует» больничный. В этом случае работодателю предстоит корректировать учет и отчетность в бюджет на суммы выплаченных пособий. Однако в связи с введением механизма прямых выплат оперативно решаются вопросы получения средств работником и проверки документов, дающих право на исчисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности, что несомненно сглаживает такие моменты, которые достаточно часто встречались при зачетной системе и негативно отражались на работодателе.
Раньше ФСС мог проверить больничные листки по прошествию достаточно большого промежутка времени и при отказе в признании больничного работодатель попадал сразу на крупную сумму взносов (ведь многие проводили зачет), плюс выплаченные суммы становились объектом обложения взносами. Следовательно работодатели «попадали» на существенные пени и штрафы.
Изменения 2021 года сделали систему взаимодействия между государством, работодателем и работником по поводу оплаты пособий мобильной, удобной и наиболее эффективной.