удаленная работа по договору гпх
Как правильно оформить и уволить удаленного сотрудника
По данным исследования Hays и Comunica, 63% компаний в России используют труд удаленных работников. При этом многие респонденты признаются, что за последние пять лет количество таких сотрудников в их организациях только прибавилось. Поскольку тренд продолжает набирать обороты, вопрос о правильном оформлении удаленного сотрудника не теряет актуальности.
Интерес работодателей к формату удаленного сотрудничества вполне объясним: перевод сотрудников на удаленную работу значительно сокращает расходы. Опросив компании, эксперты Hays и Comunica выяснили, что в 67% организациях удаленка позволяет сэкономить на накладных издержках, в 14% — на ФОТ, в 10% – на представительских затратах. Чаще всего формат удаленной или дистанционной работы распространен в стартапах. И обычно перед работодателями возникают вопросы: стоит ли заключать трудовой договор с дистанционным работником и как это лучше сделать?
Отталкиваться нужно от задач и предполагаемого срока сотрудничества. Если вы настроены на постоянное сотрудничество, то нужно оформлять удаленного сотрудника в штат и заключать с ним трудовой договор. Если же вам нужен специалист для выполнения какой-то задачи или на краткосрочный проект, то можно обойтись договором гражданско-правового характера.
Таким образом, существует два варианта оформления удаленного сотрудника, каждый из которых имеет свои особенности.
Дистанционная работа и законодательство
В апреле 2013 года президент подписал Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, который обязывает работодателей заключать трудовые договоры с удаленными сотрудниками. Соответствующие поправки были внесены в Трудовой кодекс.
Закон предусматривает, что взаимодействие работника и работодателя осуществляться посредством обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Нужна электронная подпись? Наш удостоверяющий центр выпускает все виды сертификатов
Какие возможности появились у удаленных сотрудников благодаря принятию закона:
Закон обязывает работодателей направлять удаленным сотрудникам бумажные копии договоров по почте не позднее трех календарных дней со дня заключения договора.
Ст. 312.1 ТК РФ:
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.
Можно отметить некоторые особенности заключения трудового договора о дистанционной работе:
Охрана труда дистанционных работников: какие особенности?
В трудовом договоре о дистанционной работе определяются порядок и сроки обеспечения работников необходимыми, программно-техническими средствами, оборудованием, средствами защиты информации и др.
Также трудовой договор устанавливает порядок и сроки представления отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работниками принадлежащих им либо арендованных программно-технических средств, оборудования, средств защиты информации и др.
Ст. 312.3 ТК РФ отмечается, что работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Также он исполняет обязанности, предусмотренные абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ:
Режим рабочего времени, время отдыха удаленного сотрудника
Работник может установить режим рабочего времени и времени отдыха самостоятельно, если это не прописано трудовым договором.
Удобный и простой сервис для расчета зарплаты, начисления больничных и отпускных, ведения бухучета, отправки отчетности через интернет
Что касается ежегодного оплачиваемого отпуска, то порядок его предоставления определяется трудовым договором в соответствии с ТК и актами, содержащими нормы трудового права.
Оформление по договору ГПХ
Это вариант удобен для работодателей, которые нацелены на кратковременное сотрудничество с дистанционным работником или намерены взять специалиста на проект. Преимущество оформления по договору ГПХ заключается в том, что оно не подразумевает оформления на должность, и для работодателя важен результат, а не процесс.
В договоре ГПХ приводится конкретный перечень работ или услуг, которые необходимо выполнить. Результаты работы закрепляются двусторонними актами выполненных работ/оказанных услуг, после чего исполнителю выплачивается вознаграждение.
В договоре ГПХ прописываются даты начала и окончания работ, но исполнитель может работать в удобное для него время и даже привлекать третьих лиц для выполнения работ. Порядок оплаты устанавливается по соглашению сторон (например, аванс и оплата по завершении и приемке работ на основании акта).
Договор ГПХ также может предусматривать предоставление исполнителю каких-либо условий, однако это необязательно.
Чем выгодно для работодателя оформление по договору ГПХ? Прежде всего тем, что ему не нужно оплачивать больничные, предоставлять и оплачивать ежегодный отпуск, декретный отпуск, учебный отпуск. Кроме того, работодатель не несет ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в рабочее время.
Есть и другие плюсы, которые экономят деньги компаний. Такой вариант сотрудничества не обязывает работодателя организовывать рабочее место сотрудника, компенсировать затраты на дополнительные расходы в связи с рабочими поездками и обеспечивать трудовые гарантии, кроме взносов в ПФР и ФОМС.
Оформление трудового договора с дистанционным работником
В отличие от договора ГПХ оформление трудового договора гораздо более сложная процедура. А на удаленного сотрудника, оформленного по трудовому договору, распространяются все соцгарантии по трудовому законодательству, как и на обычных сотрудников, работающих на территории работодателя.
Комплект документов, которые требуются при приеме на работу, названы в ст.65 ТК:
При составлении трудового договора следует учесть ряд нюансов. В частности, необходимо указать признаки дистанционного работника в разделе «Предмет договора»: выполнение трудовых функций вне рабочего места, подконтрольного работодателю и использование информационно-телекоммуникационные сети общего пользования для работы и взаимодействия с работодателем.
Работодателю стоит указать способ связи с удаленным работником (телефон, электронная почта или Skype, обозначить инструменты, технические средства, программное обеспечение, которые будет применять сотрудник для выполнения трудовых функций. Не лишним будет прописать, кто обеспечивает наличие этих инструментов — сам работник или работодатель.
Обратите внимание на ст. 312.3 ТК РФ, в которой говорится об особенностях труда дистанционных работников, которые должны быть отражены в трудовом договоре: «Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе».
В целом алгоритм трудоустройства дистанционного сотрудника принципиально не отличается от обычного: получив пакет необходимых для оформления документов, работодатель заключает рудовой договор в электронной форме (затем отправляет его по почте в течение трех дней), готовит приказ о приеме сотрудника на работу (в нем уточняется, что сотрудник принимается в компанию на дистанционную работу). Далее заводится личная карточка и личное дело сотрудника, вносится запись в трудовую книжку. Работодатель должен ознакомить сотрудника с внутренними документами компании.
Допускается возможность невнесения сведений о дистанционной работе в трудовую книжку по согласованию сторон (ст. 312.2 ТК РФ).
Подробнее о правилах оформления сотрудника читайте в статье «Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели».
Увольнение дистанционного сотрудника
Согласно ст. 312.5 ТК РФ, расторжение трудового договора с удаленным сотрудником по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором. «В случае, если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе осуществляется в форме электронного документа, работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе».
Основания для расторжения трудового договора могут ничем не отличаться от тех, что распространяются на работников, выполняющих трудовые функции на территории работодателя (расторжение по соглашению сторон или по инициативе работника). Однако могут быть и особые основания, например, несоблюдение сроков сдачи отчетов по работе.
Увольнение дистанционного сотрудника осуществляется по стандартному алгоритму. Необходимый для процедуры документ — приказ на увольнение. Документ направляется работнику в день увольнения электронно, а бумажная копия отсылается заказным письмом.
Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram. Присоединяйтесь!
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Всех в подряд
Оформление трудовых отношений таким путем позволяет бизнесу сэкономить на социальных отчислениях и более гибко маневрировать кадрами. При этом работодатели сами заинтересованы в поиске способа совместить удобство отношений гражданско-правового характера и надежность трудового договора.
При этом гражданско-правовой договор, продолжают в минтруде, в большей степени подходит для тех, кого привлекают для выполнения конкретных заказов. Такие договоры заключают фрилансеры, представители творческих профессий, оказывающие заказчику разовые услуги или услуги с определенной периодичностью. Например, ежемесячное написание статьи для журнала может быть оговорено в рамках гражданско-правового договора. Но постоянный совместный труд так оформлен быть не может.
Трудовой кодекс прямо запрещает заключать гражданско-правовые договоры, фактически регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем, предупреждают в минтруде. За уклонение от оформления трудового договора или использование вместо него гражданско-правового договора полагается штраф до 100 тыс. руб. Если такое произошло и между работником и работодателем заключен гражданско-правовой договор, необходимо обратиться в Роструд. В трудовой инспекции помогут восстановить права сотрудника. Кроме того, восстановить свои права можно через суд. Признать уже разорванные гражданско-правовые отношения трудовыми можно только через суд, отмечают в минтруде. Такой же позиции придерживаются и в Международной организации труда.
Вознаграждения по договорам ГПХ выглядят как зарплаты низкооплачиваемых работников, а не как подработка. По данным Росстата, в марте на каждого исполнителя по договорам ГПХ (без учета субъектов малого предпринимательства) пришлось по 23 с небольшим тысячи рублей при средней начисленной зарплате в 49,3 тысячи рублей.
Договоры ГПХ с фрилансерами: пять проблем и одно решение
Для выполнения определенных заданий компании иногда привлекают фрилансеров. У штатных сотрудников свои задачи, у фрилансеров — свои.
Однако привлечение физлиц по договорам ГПХ — это безусловно, определенные хлопоты, затраты и повышенный интерес со стороны банков и фискалов.
Вкратце обозначим спектр тех проблем, с которыми может столкнуться компания-заказчик, нанимающая фрилансеров.
Проблема № 1: переквалификация
То, что вы с уверенностью считаете гражданско-правовым договором, контролирующие органы могут принять за трудовой.
Не стоит забывать о существовании в Трудовом кодексе статьи 19.1, которая как раз и регламентирует признание отношений по договору ГПХ трудовыми. Законодатели давно все продумали.
Заставить вас считать договор ГПХ трудовым может:
Суд рассмотрит все обстоятельства дела. А они могут быть как в вашу пользу, так и в пользу вашего оппонента.
При этом в ст. 19.1 ТК говорится, что неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений.
Проще говоря — суд с большой вероятностью признает отношения трудовыми, если оформлять ГПХ кое-как. Посмотрите, каких ошибок надо сторониться.
Кроме того, небезызвестное постановление Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15 содержит целый перечень оснований, полагающих считать договор именно трудовым.
Добавим, что предъявить претензии вам может не только работник и трудовая инспекция, но и например, ФСС.
Ежегодно инспекторы соцстраха при проверках выявляют сотни договоров ГПХ, в которых, по их мнению, усматриваются признаки трудового договора.
Снизить риски при привлечении к работе фрилансеров можно, воспользовавшись услугами Solar Staff.
Solar Staff — сервис автоматизации документооборота и выплат распределенным командам и фрилансерам, ваш генподрядчик при расчетах с физлицами.
О том, как это работает, мы показывали и рассказывали ЗДЕСЬ.
Проблема № 2 — взносы
ФСС в данном случае заботится не только об интересах работников, но и стоит на страже бюджета. Ведь по договору ГПХ не платятся взносы на соцстрахование по временной нетрудоспособности (2,9 %) и от производственного травматизма (от 0,2 % до 8,5 %).
Тем не менее, остальные взносы придется заплатить (22 % на ОПС и 5,1 % на ОМС). Да и об удержании НДФЛ забывать не стоит. В итоге услуги фрилансера, который не является ИП или самозанятым на НПД, обойдутся вам не так уж и дешево.
Проблема № 3 — отчеты
Если вы привлекаете к оказанию услуг сторонних физлиц, все расчеты с ними необходимо отразить в зарплатной отчетности. При таких договорах подряда у бухгалтера возни не меньше, чем со штатными сотрудникам, и даже больше. Нужно проследить, чтобы программа включила все выплаты, не относящиеся к 70 счету, во все отчеты.
В форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ ГПХ-вознаграждение отражается по дате его выплаты.
В форме РСВ в разделе 1 надо ориентироваться на дату подписания акта, а в разделе 3 — на дату заключения договора, чтобы правильно отразить страховой стаж исполнителя. А вот для приложения 2 раздела 1 РСВ есть свои нюансы отражения ГПХ-вознаграждений: значение имеет параллельное наличие трудовых отношений с исполнителем.
Дата договора также важна для отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Сотрудничество с Solar Staff избавит вас от лишней суеты, связанной с зарплатными налогами и отчетами. При этом гарантируется полное соблюдение законодательства всеми участниками процесса.
Проблема № 4 — закрывающие документы
Если компания заключила договор с ИП, то после окончания работ предприниматель должен выставить акт. Унифицированной формы акта нет. Все пользуются тем, чем им удобно. Обычно акт просто распечатывают из бухгалтерской программы и делает это исполнитель, что вполне логично.
Если вы привлекли к выполнению задачи плательщика НПД, то тут тоже все несложно — в качестве закрывающего документа он предоставит вам чек из программы «Мой налог». Акт в данном случае документ не обязательный, но если вам с ним удобнее и спокойнее, можно составить и его.
А вот когда речь идет об обычном физлице, не обремененном никакими предпринимательскими статусами, то изготовление первички обычно ложится на плечи бухгалтера компании-заказчика. Сначала вы составляете акт, а потом еще тратите свое время и нервы на то, чтобы заполучить на нем подпись исполнителя. Знакомая ситуация?
Компания Солар-стафф упростила нам работу с исполнителями. Полностью ушел вопрос документооборота. Мы часто используем проектный подход в работе, а здесь как раз подходит формат работы с Соларом: в конкретном проекте используются конкретные исполнители, которые не нужны на постоянке. Действительно нужный сервис, который облегчает работу.
— пишет в своем отзыве Команда ВИБУМ
Проблема № 5 — перечисление денег на счета физлиц
Не секрет, что налоговики уделяют особое внимание переводам в адрес физлиц. Однако в последнее время по части повышенного, иногда даже несколько нездорового интереса фору фискалам могут дать банки.
Кроме того, перечисления в адрес физлиц, как правило, сопряжены с дополнительными расходами в виде банковской комиссии. Ее размер зависит от аппетитов банка, от суммы перевода и может составлять до 10 %.
С Solar Staff всех этих проблем можно избежать. Вот что рассказывают наши клиенты:
У нашей компании есть партнеры по маркетингу, которым мы должны делать постоянные отчисления, но так как это фрилансеры, то проводить через ФОТ это не получается.
Очень долгое время мы по-разному пытались решить эту задачу, но всегда что-то не устраивало. В один день было проведено исследование и найден сервис Solar Staff. После изучения всех возможностей мы в кратчайшие сроки подписали договор и начали сотрудничать.
Долгое время мы не использовали все возможности сервиса, но несколько месяцев назад провели интеграцию по API, и это принесло настолько ощутимый результат, что мы пожалели, что откладывали интеграцию больше года.
Сейчас совершать выплаты партнерам можно в пару кликов, что экономит время сотрудников.
Это не говоря о полном пакете закрывающих документов, которые предоставляет Solar Staff для бухгалтерии. Все просто и прозрачно.
Хотел бы пожелать сервису дальнейшего роста и развития, расширения горизонтов возможностей для вас и ваших клиентов! Спасибо за то, что делаете сложные вещи простыми.
Проблем по переквалификации договор в трудовые, по закрывающим документам, налогам, отчетности и придиркам банков вполне можно избежать.
Как оформить сотрудника на удалёнку
⏱ Время прочтения — 10 минут
Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).
Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Особенно в новых пандемических реалиях. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.
Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест. Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города. Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.
Как оформить удаленных сотрудников
На практике заключают разные договоры:
Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.
Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.
О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?
Преимущества договора о дистанционной работе
Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.
Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.
Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:
Особенности договора о дистанционной работе
У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.
1. Интернет
Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.
2. Фраза про дистанционность
По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:
Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.
3. Отчетность работника
Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
4. Средства труда
Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.
Возможны два варианта:
Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.
Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.
Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.
5. Режим работы
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.
На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:
Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.
6. Трудовая книжка
Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.
Как оформить договор о дистанционной работе
Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).
Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.
Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.
Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.
В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.
Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.
Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.
Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта.
А если сотрудник живет за границей?
Минтруд России придерживается мнения, что договор о дистанционной работе с иностранцем либо с российским гражданином, который живет за границей, заключать нельзя, в этих случаях подходят только договоры гражданско-правового характера. Аргументы: российское трудовое законодательство действует только на территории нашей страны. Министерство разъяснило это в письмах от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811 и от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.
Юристы эту позицию не разделяют, хотя на практике в таких случаях чаще встречаются гражданско-правовые договоры (возможно, как раз из-за мнения Роструда).
Кстати, еще нужно учитывать, что тот, кто постоянно или преимущественно (по 183 дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев) живет за пределами России, не считается ее резидентом для целей уплаты налогов. Доходы от работы, которую он выполняет вне России, не облагаются НДФЛ в России.