учетный лист водителя бланк
Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа
Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль документа
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.
Как заполнить путевой лист
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Итак, в лист по порядку вписываются:
Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:
После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.
С правой стороны документа указываются:
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Подробнее о новых реквизитах 2021 года
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Сведения о перевозке
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
Сведения о транспортном средстве
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Отметки о медосмотре и техническом контроле
Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.
Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:
Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.
Можно ли обойтись без путевого листа?
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
О журнале учета путевых листов
С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Образец заполнения путевого листа
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.
Форма путевого листа в 2021 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.
После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
Рейс продолжается больше одной смены
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Журнал учета путевых листов в 2021 году
ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?
Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.
Форма 6. Путевой лист автобуса
Путевые листы должны оформлять организации и индивидуальные предприниматели, которые применяют в работе различные транспортные средства. К заполнению бумаги предъявляют жесткие требования. Путевой лист автобуса (форма №6) не исключение. Разберемся, как внести в него все данные.
Особенности работы с путевым листом автобуса
Функция путевого листа — зафиксировать те сведения, на основании которых водителю начисляют заработную плату. В данном случае это пройденный километраж. Также указывают сведения о самом автобусе, времени выезда, возвращения, потраченные ГСМ и т.д. ГСМ на основании путевого листа подлежат списанию.
Информация о том, как нужно работать с путевыми листами, указана в приказе Минтранса от 18 сентября 2008 года №152. В 2018 году в документ были внесены изменения.
На каждый автобус надо оформлять свой путевой лист. Делается это до начала рейса. В случае если во время действия документа автобус используется несколькими водителями, то можно оформить на него несколько путевых листов: по одному на каждого водителя.
Даты, время, показания должны заверять диспетчер и сам водитель. Данные о медосмотре заполняет медработник, а о техническом состоянии автобуса — механик. Он тоже расписывается за достоверность внесенной информации.
Выписанные путевые листы необходимо собственникам транспортных средств фиксировать в журнале регистрации путевых листов.
Важно! Путевые листы хранить в организации необходимо не менее 5 лет.
О форме №6
Данная форма была утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78. С 2013 года она перешла из разряда обязательных в разряд рекомендованных. Компании могут сами разрабатывать формы путевых листов, включая в них необходимые данные. Но все-таки ряд обязательных реквизитов первичного учетного документа должен быть в такой бумаге обязательно. Список реквизитов для путевого листа указан в приказе Минтранса от 18 сентября 2008 года №152.
К сведению! Свое решение о применении тех или иных форм компания должна утвердить в учетной политике. Это делается посредством издания соответствующего приказа руководства.
Заполняем путевой лист автобуса по форме №6
Бланк включает несколько таблиц, расположенных на лицевой и оборотной стороне.
Что указывают на лицевой стороне:
Данные на оборотной стороне должен внести сам водитель. На основании этих сведений ему начисляют заработную плату.
В таблице водитель указывает:
Для подтверждения достоверности каждого параметра необходимо расписаться в соответствующей графе.
Бланки путевых листов
С начала весны 2019 года вступили в силу изменения, коснувшиеся правил оформления путевых листов. Нововведений оказалось немного, но компании, задействующие в своей коммерческой деятельности транспортные средства, обязаны их учесть. Примеры для скачивания путевых листов и бланков за 2019 год представлены в тексте.
Все юридические лица и ИП, использующие транспорт для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны оформлять путевые листы. При этом не имеет значения, специализируется ли компания на такой деятельности или перевозка осуществляется в рамках иного производственного процесса. Важно только, что транспортное средство используется в предпринимательской деятельности.
Если речь идет об ИП, это может быть даже частный автомобиль, предназначенный для перевозки семьи. Но если его иногда задействуют для нужд бизнеса, в таких ситуациях оформляется путевой лист. При некоммерческих перевозках он не нужен.
Каждая структура, использующая ПЛ, может воспользоваться унифицированной формой или разработать собственную. Пример единого бланка содержится в Постановлении Госкомстата № 78 (от 28.11.1997). Дополнительно при оформлении листов следует ориентироваться на требования Приказа Минтранса № 152 (от 18.09.2008).
Если на предприятии разработана собственная форма, она должна обязательно содержать информацию, которая имеется в едином бланке:
Если в течение одного рабочего дня транспортное средство совершает несколько рейсов, оформлять на каждый из них путевой лист не нужно (если не меняются водители), достаточно одного ПЛ на день.
Условиями нового Приказа Минтранса, который вступил в силу с 1 марта 2019 года, ответственные лица не обязаны проставлять штампы на путевом листе. Теперь достаточно только наличия личных подписей. Но если необходимость проставления печати закреплена в учетных документах предприятия, штамп на листе необходим.
При заполнении листа, учитывая, что он относится к первичной документации, следует придерживаться правил делопроизводства. Документ составляется на бумажном носителе. Вся информация вносится шариковой ручкой без помарок и грубых ошибок. Если в документ необходимо внести поправки, они должны визироваться подписью ответственного лица, который их внес.
Небольшие предприятия иногда пренебрегают обязанностью по оформлению путевых листов. При этом его наличие имеют право проверить сотрудники ФНС, ГИБДД, Минтранса и Росздравнадзора. В случае выявления грубых ошибок при оформлении документа или при полном его отсутствии на собственника транспортного средства может быть наложено административное взыскание в виде штрафа.
Скачать бланки
Если предприятие относится к категории автотранспортных, оформляет путевой лист диспетчер. Во всех прочих структурах это может быть любое лицо, ответственное за выезд машины. К оформлению нельзя привлекать водителя, которому документ выдается.
ПЛ передают в руки водителю под роспись. Предыдущий путевой лист он должен обязательно сдать диспетчеру, который сделает отметки о расстоянии:
Срок хранения уже закрытых документов составляет не менее пяти лет.
Путевой лист для легкового автомобиля
Форма путевого листа для легкового автотранспорта зависит от категории владельца и цели, для которой используется машина. В них обязательно обозначают следующую информацию:
Организации и ИП должны оформлять документ на бланке по форме № 3.
Если лист оформляется для легкового такси, используется бланк по форме № 4.
Отдельный бланк по форме № 16 полагается для легковых машин Министерства обороны.
Путевой лист для грузового автомобиля
Если транспортное средство используется для перевозки грузов, дополнительно в путевой лист вносится информация:
Если водители работают по сдельной оплате, используются бланки формы 4С.
Для водителей с повременной оплатой труда оформляется лист по форме 4П.
Если владельцем является индивидуальный предприниматель, используется форма ПГ1.
Вам так же будет интересна статья списание гсм по путевым листам.
Путевые листы автомобилей в 2020 году: бланки
Бланки путевых листов 2020 года
По какой форме оформлять путевые листы после 01.01.2020 организациям и индивидуальным предпринимателям для легковых и грузовых автомобилей?
Организация или ИП вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Реквизиты путевых листов в 2020 году
В самостоятельно разработанных бланках путевых листов на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи должны быть обязательные реквизиты, которые предусмотрены установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а именно:
Кроме того, укажите в нем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ):
Также на путевом листе можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
Бланки путевых листов в 2020 году
Утвержденные унифицированные путевые листы можно скачать бесплатно можно скачать в данном списке:
- Путевой лист автобусаПутевой лист автобуса необщего пользованияПутевой лист грузового автомобиля 4-ППутевой лист грузового автомобиля 4-СПутевой лист легкового автомобиляПутевой лист таксиПутевой лист специального автомобиляПутевой лист строительной машиныПутевой лист трактора
При этом вы также можете скачать уже доработанные основные бланки путевых листов на 2020 год со всеми обязательными реквизитами:
Также образец заполнения путевого листа легкового авто вы можете скачать по ссылке. Или можете посмотреть на немного другой вариант оформления (тоже верный)
Реестр путевых листов: бланк 2020
Организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны в 2020 году регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов.