учет заявок в excel

Рекомендации от экспертов. Блог Okdesk

На этапе запуска нового сервисного бизнеса вряд ли у кого-нибудь найдется время и силы с самого начала выстраивать учет обращений клиентов в соответствии со стандартами зрелых предприятий. Чаще всего для решения подобных задач используются какие-то подручные инструменты. Как мы уже писали, они неплохо справляются со своей задачей, но лишь до определенного момента. Дальше все заметнее становится отсутствие необходимых функций.

Сегодня мы подробнее поговорим о том, чем именно неудобен Excel для учета обращений и чем его можно заменить.

Табличка в Excel где-то на жестком диске специалиста по обслуживанию клиентов — вполне логичный способ сохранять информацию по заявкам на первое время. Помимо удобной формы представления информации Excel дает возможность фильтровать записи, сортировать их по различным колонкам. К сожалению, этим его преимущества для автоматизации обработки клиентских заявок ограничиваются.

Перейдем к недостаткам.

Учет обращений в Excel. Недостатки

В Excel нет общего доступа. Конечно, файл можно разместить на общем диске, открыв к нему доступ всем заинтересованным сотрудникам, или же можно воспользоваться облачными сервисами (Google Docs). Но ни в первом, ни во втором случае нельзя разграничить права доступа сотрудников к отдельным строкам и, тем более, ячейкам таблицы. При этом разграничение доступа — вовсе не проявление недоверия сотрудникам. Это необходимая мера безопасности (защита, например, от случайного удаления данных), в том числе, для привлечения к работе с заявками сторонних исполнителей и подрядных организаций.

Нет контроля сроков и автоматических уведомлений. У клиентского обращения всегда есть крайний срок выполнения. Кроме того, могут быть промежуточные «контрольные точки» на шкале времени, в которых необходимо совершить какое-либо действие (например, забрать доставленное оборудование у поставщика и отвезти его клиенту или переназначить заявку другому сотруднику, если она до этого времени не была решена текущим исполнителем). Но устанавливать и контролировать соблюдение временных рамок Excel автоматически не позволяет — все придется делать исключительно вручную. На больших объемах это становится крайне затруднительно.

Отсутствуют средства коммуникаций внутри заявки. По различным вопросам сотрудники вынуждены связываться при помощи сторонних средств — по телефону, электронной почте и т.п., вручную добавляя полученную информацию к заявке, если такие поля вообще предусмотрены в сервисной табличке. Единственное средство общения табличного редактора — комментарии к ячейкам, а их довольно сложно выстроить в удобной для понимания форме. Нередко в такой обстановке часть информации просто теряется или задерживается в пути до таблички — ведь в этом вопросе приходится полагаться исключительно на педантичность сотрудников, которая иногда хромает.

Нет готовых отчетов по ключевым показателям (за исключением банальных диаграмм по столбцам и строкам). Руководству попросту не оценить, сколько заявок было просрочено тем или иным сотрудником, сколько времени ушло на обслуживание какого-то конкретного или «среднего» клиента. Это не позволяет прогнозировать развитие отдела, оптимально распределять ресурсы между задачами и т.п.

Отсутствует система приоритетов для задач как по отделу в целом, так и по каждому сотруднику. В Excel можно расставлять приоритеты строкам, нумеруя или вручную раскрашивая поля в разные цвета. К сожалению, никакой автоматизации здесь нет.

В Excel нельзя настроить справочники или автозаполнение из БД (например, информацией о клиенте). Табличные редакторы в принципе не работают с объектами (есть лишь строки в ячейках), поэтому функции, связанные с объектами здесь отсутствуют. Их можно реализовать «окольными путями». Например, справочник можно создать через наполнение значениями отдельной таблицы. Но обслуживание такого нестандартного решения будет непростым даже с парой заявок в день, не говоря уже о большем потоке.

Excel отличается низкой прозрачностью процесса для клиента. Это еще один аспект отсутствия системы разграничения доступа к отдельным ячейкам таблицы. Табличный редактор не позволит показать клиенту статус заявки в реальном времени (не давать же каждому клиенту полный доступ к основной таблице со списком всех заявок! а иные решения, отображающие на сайте содержание некой ячейки, в частности, статус заявки, слишком сложны). Аналогично нельзя включить элементы самообслуживания.

Этим списком функционал, востребованный даже небольшой сервисной компанией для учета обращений клиентов, но отсутствующий в обычном табличном редакторе, не ограничивается. Все эти вопросы без проблем закрываются ручным редактированием, если речь идет о нескольких клиентах с редкими обращениями. Но важно не увлекаться ручным трудом и вовремя понять, что компания «выросла» из данного решения, т.е. пора переходить на профессиональные инструменты.

Источник

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Организация учета заявок клиентов при помощи Excel и Интернет-технологий

В настоящее время всемирная сеть Интернет чрезвычайно популярна, и даже небольшие фирмы стараются ее использовать для информационного обмена со своими партнерами. В этой статье мы рассмотрим примеры еще двух разработок, базирующихся на приложении Microsoft Excel, однако функциональность автоматизированных книг будет заметно отличаться от задач предыдущих материалов. Основное отличие связано с использованием Интернет-технологий.

Что касается содержания листов книг, то оно достаточно типично — информация о фирмах, номенклатуре товаров, заказах от наших покупателей, оплаченных квитанциях и т. д. Основная особенность разработок связана с тем, что мы обеспечим возможность ввода и просмотра данных непосредственно на веб-сайте нашими клиентами.

Начнем первую разработку, которая позволит организации, занимающейся продажей товаров, более эффективно формировать и обрабатывать заявки от своих фирм-партнеров. Представители этих организаций при посещении сайта должны пройти процедуру авторизации доступа (указать свой уникальный пароль) и далее сформировать заявку на необходимый товар с указанием количества. Это будет составлять одиу часть нашей разработки, в которой кроме приложения Microsoft Excel мы воспользуемся популярными Интернет-технологиями.

Другая часть разработки связана с передачей необходимой информации (размещенной в книге Microsoft Excel) с компьютера, расположенного в нашей организации, на сайт. Подобная передача необходима при изменениях в сведениях по номенклатуре и данных о фирмах. Также необходимо организовать еще и просмотр сформированных заказов на сайте в книге Microsoft Excel.

Для реализации поставленных задач, кроме программирования на языке VBA потребуется еще и программирование веб-сервера. Учитывая такую новизну поставленной цели, нам придется познакомиться с языком гипертекста HTML (Hypertext Mark-up Language — язык разметки гипертекста), языком написания серверных сценариев РНР и системой управления базой данных MySQL.

Подобного перечисления не стоит бояться. Конечно, по каждой из названых тем написано немало книг. Однако в этой статье мы попробуем рассмотреть используемые Интернет-технологии в процессе описания практических примеров решения офисных задач. Технические действия на страницах подробно прокомментированы, и вы легко сможете их повторить на своем компьютере. Вам потребуется только загрузить из Интернета бесплатный программный продукт, который нам потребуется в качестве средства разработки. Это система Денвер — популярный набор для веб-разработчика. Непосредственно технические действия для загрузки и установки данной системы далее будут подробно описаны.

Таким образом, в этой статье практическая работа будет происходить на двух участках: один связан с привычным программированием в Microsoft Excel, а другой — с программированием веб-сайта. Мы воспользуемся языком гипертекста HTML, а также языком написания сценариев для веб-сервера. Для тех читателей, которые намереваются познакомиться с Интернет-технологиями подробнее, можно рекомендовать ряд отличных изданий на данную тему.

Источник

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Организация учета заявок клиентов при помощи Excel и Интернет-технологий

Создание базы данных

Начнем практические шаги для создания нового сайта. Для определенности назовем его glava4_1.ru — это будет названием новой папки. Внутри этой папки создадим другую папку — www, а уже в ней будут размещаться файлы, составляющие сайт. Теперь следует перезапустить веб-сервер с помощью ярлыка Restart servers, и после этого новый сайт готов к работе.

Перед началом этапа веб-программирования нам потребуется создать базу данных (в ней на сайте будет храниться информация о фирмах, номенклатуре товаров и заказах). Поэтому на основной закладке (рис. 4.4) выберем раздел phpMyAdmin. Это инструмент для создания и администрирования баз датпгых. Фактически данная утилита представляет собой очень удобный интерфейс по работе с базами данных. Она обеспечивает такие возможности, как создание новых баз данных, работу с уже имеющимся в системе базами данных, создание таблиц и ввод в них данных. Если вы в дальнейшем воспользуетесь каким-либо хостингом в сети Интернет, то сможете воспользоваться данной утилитой на реальном веб-сервере.

Рис. 4.4. Перечень утилит системы Денвер

В следующем окне (рис. 4.5) необходимо ввести название будущей базы данных (в качестве его выберем Glava4), после этого следует нажать кнопку Создать.

Рис. 4.5. Утилита для администрирования и создания баз данных

После создания базы данных утилита phpMyAdmin предложит вам сформировать в ней таблицу. Первой таблицей будет Organization, в которой определим 3 поля (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Начальный этап создания таблицы в базе данных

После ввода этих параметров следует нажать кнопку Пошел. В результате перед нами откроется окно (рис. 4.7) для указания названий полей создаваемой таблицы и их параметров. Фактически в этом окне мы создаем структуру таблицы, которая затем может быть заполнена данными непосредственно в этой же утилите.

Укажем (см. рис. 4.7) в качестве названий полей — id, name, pass. Поле id предназначено для индексов записей и имеет целый тип (INT). В параметрах отметим, что данное поле представляет собой первичный ключ (для этого требуется включить соответствующий переключатель). Обычно для подобных ключевых полей еще устанавливают параметр auto_increment для автоматического увеличения на единицу значения в этом поле у нового создаваемого элемента таблицы. В данном случае это не имеет значения, так как в дальнейшем данные (включая содержание поле id) о фирмах мы будем передавать из книги Microsoft Excel.

В дальнейшем на веб-странице пользователь после выбора из списка названия своей фирмы должен ввести необходимый пароль.

Следующие два поля представляют собой строки символов (тип — VARCHAR). Для длины Name (отводится для названия фирмы) можно указать 30 символов и также 30 для pass. Это поле мы сформировали для хранения пароля, относящегося к конкретной организации. После ввода данной информации щелчок на кнопке Сохранить приводит к выполнению SQL запроса для создания новой таблицы в базе данных.

Для получения и изменения информации при работе с базами данных используется специальный язык под названием SQL (Structured Query Language — язык структурированных запросов). Он достаточно прост. Команды, составленные на нем, называются запросами. Их составление очень похоже на составление обычных предложений.

Рис. 4.7. Структура таблицы Organization

Как уже говорилось, утилита phpMyAdmin позволяет вводить информацию в созданные таблицы. Однако по замыслу решаемой задачи непосредственно вводить данные нам не требуется. В дальнейшем мы организуем автоматическую передачу этой информации в базу данных из приложения Microsoft Excel.

Следующее действие в phpMyAdmin заключается в создании еще одной таблицы (Tovari), в которой будет два поля — id, naz (рис. 4.8). Аналогично предыдущей таблице поле id предназначено для индексов записей, имеет целый тип (INT) и представляет собой первичный ключ. Другое поле является строковым (тип — VARCHAR), и для числа символов можно отвести 50. Заполнять информацией таблицу Tovari не нужно — в дальнейшем мы рассмотрим передачу в нее данных также из книги Microsoft Excel.

Рис. 4.8. Структура таблицы Tovari

Еще одна таблица, которую нам потребуется создать, — Zakazi. Она предназначена для фиксации сделанных на сайте заказов товаров нашими покупателями. В дальнейшем мы будем ее просматривать через браузер, а также переносить имеющуюся информацию на лист книги Microsoft Excel. На рис. 4.9 представлена структура таблицы Zakazi. С учетом описания предыдущих таблиц детального комментария полей не требуется. Отметим только, что поле kod_fir предназначено для кода фирмы (в него будет вноситься значение поля id таблицы Organization). Также поле kod_tov предназначено для кода товара (значение поля id в таблице Tovari). Последнее поле (col) отводится для фиксирования числа заказанных
единиц данного товара.

Для выполнения технических действий с таблицами базы данных предназначен ряд кнопок, расположенных в верхней части на рис. 4.8. Воспользовавшись ими, вы сможете легко корректировать имеющиеся данные в таблицах, а также добавлять новые элементы. При этом в том же окне отражается выполняемый SQL-запрос. В приведенном примере выполнен запрос на создание новой таблицы.

Рис. 4.9. Структура таблицы Zakazi

На этом действия по работе с базой данных с помощью phpMyAdmin завершены. Дальнейшая работа по наполнению таблиц базы информацией и просмотру имеющих данных будет производиться программными средствами.

Источник

Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Источник

Бесплатная, простая и надёжная система учёта заказов

Всем привет. В начале своего пути в качестве «бизнесмена» фотографа я начинал хранить все поступающие заказы в Excel-ке. Было не очень удобно, от слова «совсем». Позвонили тебе, а тебе и записать то негде. Решено было написать для себя систему в которой можно было бы всё это дело хранить, искать, учитывать, анализировать. Чтобы доступ был с любого устройства из любой точки мира. Лишь бы был интернет. Сел и начал писать. Получилась не то чтобы CRM система, получился хороший такой крепкий органайзер заказов.

Для кого: Для тех кому нужна простая, быстрая, надёжная система учёта заказов.

* Поиск заказов по: Датам / Услугам / Фамилии Имени / Номеру телефона / Адресу / Конфиденциальные;

* Статистика (графики): TOP-10 заказчиков (заказы / сумма) / TOP-10 адресов / Услуги / Годовая (разбивка по годам и месяцам) / Итоговая (общий итог по всем годам);

* Встроенная купонная система;

* Экспорт заказов в форматы XML / CSV / JSON / iCalendar;

* Шаблоны уведомлений для для SMS / WhatsApp / Viber / Telegram / E-Mail;

* Интеграция с online-календарями: Google Календарь, Яндекс.Календарь, Outlook и т.п.

Система постоянно развивается. Исправляются найденные ошибки и добавляются новые 🙂 Добавляется новый функционал.

В планах (через неделю или две) переехать на европейские сервера.

И всё это бесплатно. Ссылка на сайт https://crm-oas.com/

Программы и Браузеры

178 постов 3.6K подписчиков

Правила сообщества

-При возникновении споров относитесь с уважением друг к другу, а так же приводите аргументы.

Разрешено всё, что не запрещено правилами Пикабу.

Отличный проект. Было бы неплохо добавить Архив, куда можно складывать выполненные заказы. Чтобы они не висели в основных. Или хотя бы помечать цветом

Вы еще как то работаете над программой?

Отличное решение бро! Так если бесплатная, может выложишь её куда-нибудь что бы я смог эту систему на свой локальный сервер установить, а?, не?

Ребята раскручивают свой продукт для дальнейших продаж.

(под писанную для «себя» crm не заводят SMM площадки в Вк и тому подобное. )

С трудом верится в то, что это вообще одним человеком писалось:))

И за счёт чего планируешь хотя бы в ноль выходить?

Реклама? Так сомневаюсь в достаточной популярности сайта

Забыл добавить 🙂 Эта система рассчитана в первую очередь для тех, кто планирует свою деятельность на будущие периоды времени. Например: ведущие мероприятий, видеографы, фотографы, выездные мастера, массажисты, репетиторы и т.д.

На работе вводят QR-коды, у нас все жуткие антипрививочники. Один мужик переживает:

— Жена на порог не пустит, если узнает, что привился.

— А ты ей скажи, что купил.

— Точно! А десятку пропить можно!

Вот так и становятся прививочниками.

Где вклады, Лебовски?

Нам 180 лет, но вклады и сбережения у Вас были в другом банке.

Нейтральное освещение событий

Дискриминация

Попытка дать люлей не удалась

В Люберцах 3 кавказца наехали на русского, пытались замесить толпой, но на помощь прибежали неравнодушные

UPD видео не менее 8 лет

Месть кассирши

Бесит

Пластилиновый рукожоп

В сеть утекла предварительная обложка журнала Time

В связи с арестом, пост более актуальный. Рыцари свежего, это повтор)

Мечты сбываются

На уровне

Вечные

До чего доводит распутство

Убогий шариат

Недобросовестный работодатель (NAFASADE, MAXXIKA, EGG-GROUP)

Переосмысление

Шах и мат, астрономы

(Sos) Когда нет сил молчать

Я обращаюсь к вам от имени пожарных 24 пожарной части города Георгиевска 2-го пожарно спасательного отряда федеральной противопожарной службы МЧС России по Ставропольскому краю с просьбой отстранить от должности начальника 24 пожарной части Арабачана Геворка Сергеевича

Этот царёк создал невыносимые условия работы, разрушил и уничтожил 24 пожарную часть города Георгиевска.

Мы считаем, что Арабачан наносит прямой ущерб работодателю, дискредитирует и порочит МЧС

Вместо того чтобы заниматься своей профессиональной подготовкой мы работники 24 пожарной части

Возим воду и продаем ее за деньги на всевозможные стройки города.

Ездим в ковычках, стоя на месте в пожарной части, на несуществующие пожары и возгорания, проводим бумажные занятия и учения на всевозможных объектах города и района, главное чтобы объект подальше находился и подальше нужно было ехать до него, цель всего – списание топлива, которое пожарка продает уже тоннами и потом происходит его обналичка в карман начальника.

А пожары которые действительно происходят укрываются от пожарной инспекции, за откаты, денежные вознаграждения со стороны владельцев предприятий, объектов.

Процветают денежные поборы с личного состава пожарной части, за деньги простых работников

Приобретаются лакокрасочные и другие стойматериалы для ремонта части, с одной только целью, пустить пыль в глаза проверяющим сверху, показать мнимое благополучие

Труд пожарных использовуется в ремонтных, строительных, отделочных и других видах работах не смотря на то что деньги на эти нужды выделяются Ставропольским управлением МЧС на проплату строительных фирм подрядчиков по благоустройству и ремонту пожарных частей. Что это, если не махинации с деньгами?

Мы пожарные проходим периодическое медицинское обследование за свои деньги врач нарколог, психолог, хотя деньги на это выделяются управлением

Приобретаем за свои деньги необходимого снаряжения «тревожные чемоданы» и их комплектование.

Скрываются случаи травм на пожаре с последующим подлогом документов. Получившие травму пожарные запугиваются угрозами увольнения за якобы нарушения ими правил охраны труда,.

Начальник части заставляет пожарных писать заявления на увольнении по собственному желанию без указания числа. Подобным образом пресекаются всяческие попытки протеста со стороны личного состава существующим порядкам.

Благодаря подобной политике дискриминации и превышения должностных полномочий за время правления частью начальником Арабачаном Г.С. пожарную часть покинули или были уволены:.

Пожарный Иванов Д.Е 20 лет стажа, принудительно переведен

Старшина 24ПСЧ Пустовалов 15 лет стажа, уволен.

Пожарный Шевченко В.В 17лет стажа принудительно переведен

Старший водитель ПСЧ-24 Воронкин В.В. 14 лет стажа переведен

Командир отделения Усов 10 лет стажа, уволен.

Пожарный Черницов И.А. 7 лет стажа переведен

Водитель Ермаков А.А.20 лет стажа уволен

Пожарный Рябоконь С.17 лет стажа. уволен

Пожарный Вишнев О Ю 12 лет стажа,уволен

Источник