учет взаиморасчетов с клиентами

Как вести взаиморасчеты с контрагентами?

Сотрудничество с контрагентами ─ неотъемлемая составляющая работы любого бизнеса. Налаженный и четкий процесс расчетов с подрядчиками и поставщиками позволит избежать различных ошибок, поэтому крайне важно вести учет взаиморасчетов правильно. Однако в случае больших оборотов товаров и материалов вероятность ошибиться и упустить важные детали достаточно высока. Чтобы предотвратить подобные ситуации, предлагаем более подробно ознакомиться с понятием «контрагент” и с тем, как вести учет взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и клиентами.

Не забывайте подписываться на наш канал в Telegram и первыми узнавайте про обновления в Академии РемОнлайн.

Принципы и способы ведения расчетов с контрагентами

Сперва выясним, кто же такой контрагент. Простыми словами ─ это деловой партнер организации, с которой его связывают договорные отношения. Им может быть как поставщик, так и покупатель; как юридическая организация, так и физическое лицо.

Финансовый расчет с контрагентами осуществляется в бухгалтерском учете согласно одной или ряду ведомостей. Отдельно для каждого подрядчика и поставщика создается документ, куда в дальнейшем вносится информация о всех финансовых операциях, которые проводятся между сторонами. После окончания сотрудничества бухгалтерия обязана выполнить свои денежные обязательства перед контрагентом, выплатив ему оговоренную сумму. Все данные об этом также фиксируются документально.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что правильная организация расчетов в бизнесе крайне важна, ведь даже минимальная ошибка может стать причиной значительных убытков для компании.

Взаиморасчеты с подрядчиками и поставщиками: в чем отличие

Процесс ведения взаиморасчетов с подрядчиками и поставщиками отличается друг от друга. В первом случае весь учет документации ведется в бухгалтерии, и второй стороне положены лишь заранее оговоренные выплаты. Дальше ведомость закрывается (задолженность в таком случае возникает крайне редко).

С поставщиками же ситуация обстоит иначе. Здесь есть возможность заключить договор по выплате товара в рассрочку, либо же на других, заранее оговоренных условиях. Расчеты с поставщиками могут быть реализованы в следующих формах:

Типичные ошибки при расчетах с поставщиками

От ошибок не застрахован никто. Предлагаем рассмотреть самые распространенные оплошности, которые могут возникнуть при работе с поставщиками.

Основные трудности ведения учета с поставщиками, подрядчиками и клиентами

Не секрет, что взаиморасчеты с контрагентами ─ это не только дорогостоящий процесс, но и времязатратный. Так, специалисты международного агентства PricewaterhouseCoopers выяснили, что в среднестатистической компании регулярно делают 19 копий одного документа, из чего вытекают затраты на:

Плюс ко всему этому, стоит добавить расходы на хранение и транспортировку документов, решение спорных моментов с контрагентами, оплату штрафов по просроченным платежам и многое другое. Причиной возникновения такого рода ошибок является тот факт, что 59% всех счетов имеют бумажный формат. В таком случае бумаги проходят через разные отделы, из-за чего возникает риск потери, дублирования или неуплаты счетов.

Какое решение?

Автоматизированная система ведения учета с контрагентами позволит контролировать и анализировать все затраты. Тем самым, предоставив вам отличную базу для планирования и сокращения затрат.

Согласно исследованию международной компании Aberdeen Group ─ предприятия, которые в работе с контрагентами используют автоматизированную систему расчетов, на 40 ─ 60% сокращают свои затраты на осуществление всех этих процессов.

Надеемся эта информация была полезной для вас. Также хотим сообщить, что совсем скоро появится учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами в РемОнлайн. А пока вы можете познакомиться с другими возможностями сервиса: управлением заказами, складским учетом, дашбордом руководителя и т.д. Так что подписывайтесь на обновления Академии РемОнлайн, а также на наш канал в Telegram. Будьте в курсе всех важных новостей.

Источник

Как вести взаиморасчеты с контрагентами

Как учитывать взаиморасчеты с контрагентами, оформлять взаимозачет задолженности, делать сверку расчетов.

Все взаиморасчеты с контрагентами (клиентами и поставщиками) ведутся в разрезе трех измерений:

В качестве объекта расчетов могут выступать:

Тип объекта расчетов выбирается на уровне соглашения.

Расчеты с клиентами

Для начала создадим типовое соглашение о продажах и в качестве объекта расчетов выберем заказы клиентов ЗК (самый детализированный вариант):

В соглашении также указывается и график оплаты ЗК (то, каким образом и в какие сроки будет оплачен ЗК). В нашем примере ЗК будет оплачиваться через 5 дней после отгрузки (т.е. постоплата):

Тут же можно наложить фильтр на тип оплаты, принятой в рамках соглашения:

Помимо постоплаты может быть выбран аванс и предоплата.

Разница между ними в том, что аванс предполагает вариант, что товара у нас еще вообще может не быть (т.е. мы даже не сможем организовать обеспечение товаров в ЗК, пока не зарегистрируем поступление аванса по нему), а предоплата предусматривает, что товар есть в наличии на нашем складе и будет отгружен сразу после оплаты.

Теперь создаем сам ЗК, видим что график оплаты заполнился по соглашению:

При этом дата платежа заполняется на основании поля Желаемая дата отгрузки (т.к. оно пустое, для расчета используется Дата отгрузки):

Теперь на основании ЗК оформляем реализацию:

В списке ЗК меняется текущее состояние:

При двойном клике на нем открывается отчет по состоянию выполнения:

Документ заполнился почти полностью, не забываем установить признак проведения платежа банком:

На второй вкладке видим, что в качестве объекта расчетов используется именно ЗК. Благодаря выбору статьи ДДС в соглашении, она теперь подставляется сама:

Теперь ЗК готов к закрытию, долгов нет:

Состояние расчетов можно отслеживать с помощью отчета Ведомость расчетов с клиентами:

В отчете можем увидеть, что в качестве объекта расчетов показаны именно документы продажи (несмотря на то, что взаиморасчеты ведутся по заказам):

Теперь зарегистрируем оплату от клиента по этим реализациям, при этом создадим одну платежку:

В расшифровке платежа выбираем тип заполнения Списком и нажимаем Подобрать по остаткам:

В списке выделяем нужные, переносим в платежку:

Обращаю ваше внимание, что в журнале нет информации о состоянии оплаты реализаций:

Эту информацию можно достать только из ведомости:

Взаиморасчеты с поставщиками

При этом объект расчетов оставим пустым:

В отчетах по закупкам будем использовать Ведомость расчетов с поставщиками:

Теперь создаем заказ поставщику (взаиморасчеты будем вести в разрезе заказов). Чтобы отнести на него оплату, нужно сделать зачет аванса:

В открывшемся окне помощника по зачету оплат находим аванс, при необходимости корректируем сумму зачета и нажимаем Зачесть/Перенести аванс:

Теперь видим, что аванс зачтен, нажимаем Выполнить в верхней части формы:

В результате заказ становится полностью оплаченным:

Сейчас в отчете можно увидеть, что часть аванса осталась нераспределенной, а по заказу для выведения расчетов в ноль осталось оформить приходную накладную:

Взаимозачет задолженности

В том случае, когда есть одновременно и дебиторская и кредиторская задолженность, нередко используют взаимозачет задолженности, чтобы компенсировать один долг за счет другого.

Т.е. дебиторская задолженность (долг поставщика перед нами) по платежке программа перебросила на кредиторскую задолженность (наш долг перед поставщиком) по заказу поставщику:

В комментарии есть отметка об автоматическом создании:

Вот список операций, для которых можно использовать взаимозачет:

Сверка взаиморасчетов

Из раздела Казначейство открываем журнал документов Сверка взаиморасчетов, создаем новый с использованием помощника:

Выбираем необходимых контрагентов по данному партнеру, по которым необходимо сделать сверку:

Устанавливаем дату формируемых сверок:

По окончании создается подобная сверка. Для большей информативности изменим вариант детализации:

К примеру, добавим вывод объектов расчетов:

После этого нажимаем Заполнить по данным организации:

По кнопке Печать распечатывается Акт сверки взаимных расчетов:

Буду вам очень благодарен, если поделитесь ссылкой на него на своей страничке в любой соцсети или подпишетесь на новости сайта в Инстаграме.

Это поможет сайту развиваться и расширять аудиторию.

Другие уроки по теме «Расчеты с контрагентами, подотчетными лицами»

Создание карточек партнера и контрагента, регистрационные и контактные данные, банковский счет.

Формирование сегментов партнеров, заполнение типовых и индивидуальных соглашений, договоров с контрагентами.

Вас может заинтересовать

Обработка позволяет выгружать любые товарные документы по произвольному шаблону с настраиваемой структурой в MS Excel.

Расширение отключает проверку заполненности электронной почты и телефона при создании карточки нового партнера.

Автоматическое заполнение колонки Количество по факту в табличной части документа Пересчет товаров из файла Excel.

Источник

Предоплата, аванс, взаиморасчеты и отчеты по расчетам с покупателями

Для просмотра состояния расчетов с покупателями в 1С Управление торговлей и 1С Комплексная автоматизация предусмотрены отчеты подсистемы «Продажи» (блок «Расчеты с клиентами»): «Ведомость расчетов с клиентами», «Задолженность клиентов», «Динамика просроченной задолженности клиентов», «Задолженность клиентов по срокам» и др., представленные на рисунке ниже.

В данной статье будет рассмотрен сквозной пример ведения расчетов с покупателями.

Блок отчетов по расчетам с клиентами

Ведомость расчетов с клиентами: объект расчетов

Ведомость расчетов с клиентами

Регистр накопления «Расчеты с клиентами»

В отчете представлены колонки увеличения и уменьшения долга клиента. Суммы берутся из регистра «Расчеты с клиентами», который формируется при проведении документов, увеличивающих задолженность клиентов (например, «Реализация товаров и услуг») и уменьшающих эту задолженность (например, «Поступление безналичных денежных средств», «Списание задолженности» и др.). Следует отметить, что документ «Заказ клиента» никак не влияет на расчеты с клиентами.

Для просмотра, какие записи в регистре «Расчеты с клиентами» сделал документ, следует из этого документа перейти в отчет «Движения документа».

При открытии данного отчета будет сформирован список всех движений, сформированных данным документам по регистрам сведений и накопления. Нас интересует регистр накопления «Расчеты с клиентами» и поле «Сумма». Видно, что задолженность увеличилась на 31820 руб.

Движения документа по регистру «Расчеты с клиентами»

Авансы и погашение долгов клиентов

В качестве примера сделаем поступление безналичных денежных средств с указанием основания платежа и без такового. Как видно, строка без указания объекта расчетов будет отнесена на «Аванс».

Аванс и оплата долга

Аванс и оплата долга в регистре накопления «Расчеты с клиентами»

Зачет аванса

Перед выполнением операции по зачету аванса, сформируем повторно отчет «Ведомость расчетов с клиентами», увидим этот аванс и уменьшение задолженности по заказу клиента «ДС00-000001» (видно при сравнении с рисунком выше).

Уменьшение задолженности и аванс

Зачесть аванс можно несколькими способами: корректировкой документа поступления безналичных денежных средств, взаимозачетом задолженности и др. Взаимозачет задолженности удобно использовать, когда необходимо распределить полученные авансы (кредиторскую задолженность) по отгрузкам. Для этого следует на вкладке «Полученные авансы «Кредиторская задолженность» указать сумму взаиморасчетов и после этого на вкладке «Отгрузки (дебиторская задолженность)» нажать на кнопку «Заполнить по кредиторской задолженности», или же «Подобрать по остаткам», чтобы вручную распределить аванс. В качестве примера укажем сумму взаиморасчетов 200 руб., выполним автоматическое распределение и проведём документ.

Отдельно следует отметить, что в документе «Взаимозачет задолженности» есть кнопка «Рассчитать взаимозачет», которая автоматически позволяет распределить все имеющиеся авансы по долгам.

Если после проведения документа «Взаимозачет задолженности» сформировать отчет «Ведомость расчетов с клиентами», то можно будет, как часть аванса была зачтена по заказу.

Ведомость расчетов и взаимозачет задолженности

Помощь в ведении расчетов с клиентами

Остались вопросы по расчетам с клиентами? Нужна разработка отчета по вашим требованиям? Звоните! И мы поможем!

Источник

Режимы ведения взаиморасчетов

1. Для чего нужна система взаиморасчетов?

Здравствуйте, коллеги! В данной статье речь пойдет о ведении взаиморасчетов в программах 1С. Для этого предусмотрено два режима, выбор одного из них осуществляется в разделе «Взаиморасчеты».

Онлайн – новая архитектура взаиморасчетов. Взаиморасчеты распределяются сразу при проведении документов. Оффлайн – текущая архитектура взаиморасчетов (устанавливается по умолчанию).

Расчеты по документам и датам платежа производятся по расписанию фоновым регламентным заданием «Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами/поставщиками».

Система взаиморасчетов отвечает за оценку состояния взаимных обязательств предприятия и его контрагентов, а также за их анализ:

· учет фактической и планируемой задолженности;

· учет взаиморасчетов с детализацией до договора, заказа, расчетного документа;

· использование различных валют при проведении взаиморасчетов;

· проведение взаимозачетов и списание задолженности;

· формирование и согласование актов сверки;

· анализ состояния расчетов, выявление просроченной задолженности.

2. Детализация взаиморасчетов между организациями

Взаиморасчеты между организациями ведутся со детализацией по:

· организациям – информация об организации либо задается в документах, либо вычисляются по значениям других обязательных полей (например, в кассовых документах – по кассе, в банковских – по расчетному счету);

· партнерам – во всех документах, изменяющих состояние расчетов, указание партнеров является обязательным;

· контрагентам (получатель или плательщик) – при отключенной опции «Независимо вести партнеров и контрагентов» данные контрагента в документы подставляются автоматически;

· объектам расчетов (договор, заказ, документ расчетов) – уровень детализации расчетов, который пользователь самостоятельно указывает в первичных документах.

· расчетным документам (Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) – детализация до расчетных документов может задаваться вручную. При отсутствии правил, требующих этого, распределение выполняется автоматически по методу ФИФО.

В случае расчетов «По заказам» и «По договору» дополнительно можно получить данные о задолженности в разрезе расчетных документов

Такая аналитика позволяет четко увязать документы отгрузки и оплаты между собой. Эту информацию можно получить только после выполнения регламентной процедуры.

Поддерживаемые варианты распределения платежей в прикладном решении 1С представлены на схеме.

Варианты распределения платежей в 1С

В платежных документах, а также в сервисных обработках подбора по остаткам задолженности может быть указан договор (кнопка «Подобрать по остаткам» на форме платежного документа).

Объектом расчетов является выбранный договор в случае, если он указан основанием платежа в документах оплаты. То есть объект расчетов совпадает с основанием платежа.

Объектом расчетов является документ оплаты в случае, если указать договор с детализацией «По накладным» или «По заказам». Либо в случае, если отсутствует основание платежа для зачета в накладных.

3. Зачет оплаты при проведении взаиморасчетов

Вариант зачета оплаты, при котором платежный документ является объектом расчетов, исключает:

· распределение авансовых платежей на договор с порядком расчетов «По накладным» или «По заказам»;

· Изменение первоначального платежного документа.

При оформлении зачета оплаты предоставляется возможность не только зачитывать еще не распределенные платежи, но и переносить авансовые платежи с одного объекта расчетов на другой. Например, при организации взаиморасчетов можно перенести аванс с договора клиента или перенести аванс с одного заказа клиента на другой, даже если они оформлены по разным договорам.

Для зачета оплат предусмотрен помощник Зачет оплаты (кнопка «Зачет оплаты» на форме документов), состоящий из закладок:

На закладке «Нераспределенные платежи» показываются платежные документы:

· с датой большей, чем дата зачитываемого документа в рамках выбранного объекта расчетов или договора;

· с пустым объектом расчетов вне зависимости от даты.

На основании отражения в системе выписок банка в приходных документах отображается порядок расчетов и оплата. Если поступления не было, то платеж считается как аванс. При проведении взаиморасчетов для зачета аванса или фактической оплаты необходимо выбрать функцию «Зачет оплаты», при этом откроется форма, в которой показаны нераспределенные платежи.

Зачесть аванс можно по кнопке «Зачесть/перенести аванс», в этом случае формируется документ «Взаимозачеты задолженностей», по которому будет зачтена сумма аванса, которая может перекрыть задолженность полностью или частично.

Информация по документам и расчетам с поставщиками можно посмотреть в карточке поставщика по ссылке «Документы». По результату сумма распределяется на зачитываемый объект расчетов.

На закладке «Неиспользованные авансы» показываются платежные документы, по которым имеются остатки авансов на дату зачитываемого документа по указанному в документе договору (или по всем договорам) контрагента, в том числе и по другим объектам расчетов (заказам, накладным, договорам).

При открытии помощника зачета оплат автоматически производится распределение сумм взаиморасчетов и расчет сумм по остаткам неиспользованных авансов.

4. Взаимозачет задолженности

Объекты расчетов, которые не относятся к указанному в документе договору, отображаются в списке красным цветом. При зачете аванса создается документ «Взаимозачет задолженности» (кнопка «Зачесть/перенести аванс»).

Документы, по которым зачтена сумма оплаты (раздел «Зачтено») отображаются в нижней части списка помощника зачета оплаты. Также можно изменить сумму оплаты для зачета или отменить ее. Для выполнения операции зачета необходимо нажать кнопку «Выполнить». Расчет сумм регламентированного и управленческого производятся автоматически.

Также при учете взаиморасчетов существует возможность изменять курс как в валюте регламентированного учета, так и в валюте управленческого учета.

Пример учета взаиморасчетов в прикладном решении 1С

Сценарий зачета оплаты в рамках помощника:

· Выбирается строка по остаткам авансов.

· Исходя из суммы взаиморасчетов аванса и документа, из которого открыт помощник зачета оплат, вычисляется сумма зачитываемых средств. Сумма упр. и сумма регл. учета рассчитываются автоматически.

· При необходимости можно откорректировать сумму взаиморасчетов, суммы регламентированного и управленческого учета.

Взаимозачет задолженности может быть произведен между различными контрагентами или с одним контрагентом по разным договорам.

Для того чтобы произвести взаимозачет, нужно войти в журнал документов «Взаимозачет задолженности». В открывшейся форме выбрать вариант взаимозачета:

Списание задолженности выполняется специальным документом «Списания задолженностей» и позволяет выполнить списание дебиторской или кредиторской задолженности на указанный бухгалтером счет. При создании нового документа в открывшейся форме необходимо заполнить поля шапки документа.

Табличную часть рекомендуется заполнить с использованием функции «Заполнить по остаткам». На закладке «Расходы и активы» указать счет списания задолженности (доход или расход в зависимости от вида задолженности). Провести документ, проверить проводки.

Сверка взаиморасчетов производится между конкретной организацией и юридическим лицом партнера. Результат сверки оформляется документом «Казначейство – Взаимозачеты и списание задолженности – Сверка взаиморасчетов». После согласования формируется печатная форма Акта сверки взаимных расчетов. Предусмотрена возможность группового создания актов сверки по нескольким партнерам с использованием специального помощника.

Для общего анализа отклонений, образовавшихся по результатам взаиморасчетов между организациями, используется отчет «Сверка расчетов с партнерами», вызываемый из формы документа «Сверка взаиморасчетов».

Анализируя данные отчета, менеджер может принимать решения: активизировать работу с дебиторской задолженностью, запретить отгрузки клиентам с большой суммой просроченной задолженности и т. д.

Источник