учет выдачи инструмента работникам

Карточка учета выдачи инструмента (бланк)

perforator.jpg

Похожие публикации

Деятельность компании почти невозможно представить без использования инструмента, различного инвентаря. В зависимости от сферы деятельности компании инструмент может быть дорогостоящим, специфическим, использоваться для выполнения отдельных специальных задач или бытового назначения и использоваться, например, для мелкого ремонта. В любом случае в компании должен быть организован контроль за сохранностью инструмента.

Порядок сохранности инструмента необходимо организовать в компании самостоятельно. Удобным способом является фиксировать выданный инструмент в специальных учетных документах. Например, в целях контроля за сохранностью инструментов организация может вести журнал учета выданного инструмента или карточки учета выдачи инструмента (например, завести личные карточки для каждого работника и в них отражать полученный на руки инструмент). Какую информацию необходимо включить в карточку учета, как правильно составить документ? Давайте разберемся подробнее.

Карточка учета инструмента (бланк)

Карточку учета инструмента компания разрабатывает самостоятельно. За основу можно взять специализированные формы, например, карточку учета инвентаря по форме 423 – АПК, утвержденную приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.

Как правило, карточка заводится на инструменты одного типа, например, они могут компоноваться по назначению и примерно одинаковой стоимости. Например, это могут быть инструменты общего назначения стоимостью до десяти тысяч рублей.

В шапке документа целесообразно указать название организации, структурное подразделение, название группы инструментов, ее характеристики. Основная часть документа оформляется в виде таблицы. Карточка учета инструмента обычно содержит следующую информацию:

Кроме того, карточка учета может быть личной. Какие отличия имеет личная карточка учета выдачи инструмента? Это индивидуальная карточка работника, в которой отображается информация о взятых им инструментах. То есть карточка заводится не на группу инструментов, а на каждого работника.

Личная карточка учета выдачи инструмента имеет несложную форму. В первую очередь она содержит подробную информацию о работнике: ФИО работника полностью, табельный номер, структурное подразделение, должность. Может быть указана дата приема работника на работу.

Информация о взятом инструменте оформляется в виде таблицы, которая содержит следующую информацию:

Личная карточка учета выдачи инструмента (образец приведен в конце статьи) может быть приобретена в готовом виде в типографии. Однако это необязательно: организация вправе самостоятельно разработать документ, который будет удобен в использовании, отразив в нем всю необходимую информацию, и при необходимости заказать их печать в типографии или напечатать самостоятельно.

Источник

Учет материалов и инвентаря, выданных сотруднику

ФСБУ 5/2019 ввел новые правила учета для запасов.

Пошаговая инструкция

15 марта уборщице Швейного цеха выданы для работы материалы, инвентарь, которые будут использованы в течение 12 месяцев:

Учет запасов, выданных сотрудникам

Запасы — это активы, используемые в течение 12 месяцев для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для продажи в ходе обычной деятельности (п. 3 ФСБУ 5/2019). Поэтому материалы, инвентарь, используемые в течение года, напрямую или косвенно связанные с производственной деятельностью, учитывайте, как запасы, — на субсчетах к счету 10 «Материалы».

Для инвентаря, спецодежды и других запасов, указанных в п. 8 ФСБУ 5/2019, необходимо организовать контроль за наличием и движением: например, на забалансовых счетах.

По учетной политике по БУ цеховые затраты относятся к затратам, которые косвенно участвуют в производстве. Они учитываются на счете 25 «Общепроизводственные расходы» и в конце месяца распределяются в Дт 20 «Основное производство».

В нашем примере материалы и инвентарь используются в производстве до 12 месяцев, поэтому квалифицируются как запасы. Они переносят стоимость в Дт 25 в момент выдачи уборщице Швейного цеха.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

Если уборщица работает в офисе, то затраты, связанные с выполнением ею должностных обязанностей относятся к управленческим расходам.

Стоимость запасов, используемых для управленческих нужд, можно сразу учитывать в расходах в периоде их понесения (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019). Это упрощение закрепите в учетной политике по БУ.

Приобретение таких запасов отражается проводкой:

Используйте документ Расход материалов для отражения в учете отпуска запасов в производство, на хознужды, а также для выдачи материалов, инвентаря, спецодежды сотрудникам, с целью дальнейшего контроля за их наличием и движением.

При использовании документа Расход материалов вид операции Передача сотруднику забалансовый учет ведется на счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».

Передача материалов сотруднику без дальнейшего контроля за ними

Выберите сотрудника, которому передаете материалы, и укажите Учитывать по сотруднику — Расход, если не надо в дальнейшем контролировать движение и наличие матценностей.

Цель расхода — например, Выпуск продукции, т. к. материалы в конечном итоге будут отнесены на себестоимость продукции. Элемент выберите из списка или создайте самостоятельно при необходимости.

Данный вариант нельзя использовать для отнесения затрат на счет 91.02 «Прочие расходы»: субконто Прочие расходы и доходы не заполнятся в проводках документа. Для этих ситуаций используйте Указывается — В шапке.

Проводки по документу

После проведения документа Расход материалов остатка на забалансовом счете МЦ.04 не будет. Материалы учитываются за балансом и сразу списываются со счета МЦ.04.

В будущем по таким материалам не получится проконтролировать наличие на основе данных забалансового учета.

Передача инвентаря сотруднику с дальнейшим контролем за ним

Выберите сотрудника, которому передаете инвентарь, и укажите Учитывать по сотруднику — Расход и остатки, если надо в дальнейшем контролировать движение и наличие матценностей.

Проводки по документу

При проведении документа на забалансовом счете МЦ.04 отражается его количество и стоимость. По такому инвентарю можно будет проконтролировать наличие.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. документа по выдаче материалов работнику для использования.

1С предлагает формы:

См. также:

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Карточка публикации

(8 оценок, среднее: 4,75 из 5)

Все комментарии (1)

Вы лучший консультант в бухучете, с которым приходилось общаться. Просто сердце радуется, когда читаешь.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Спасибо большое за семинар. Очень подробно и доходчиво предоставлены разъяснения по очень сложной теме применение ККТ. Спасибо большое Марине Аркадьевне.

Источник

Форма 423-АПК. Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей

Для учета купленного имущества в составе основных средств организации используют карточку учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Это средства труда, которые сохраняют во время применения свою натуральную форму, но постепенно теряют рабочие качества. Документ применяется чаще всего в организациях, занимающихся сельским хозяйством. Разберемся, как с ним работать.

Общая информация

Карточка по форме 423-АПК применяется для слесарного оборудования, земледельческого. Срок полезного использования таких объектов должен быть больше 12 месяцев, а стоимость может быть любой — ее прописывают в учетной политике. Ранее максимальный такой показатель был равен 2000 руб.

Назначение карточки — фиксировать поступление и движение инвентаря, оперативно предоставлять сведения о количестве имеющегося инвентаря в структурном подразделении.

Документ заводят на однотипные объекты, которые имеют одинаковую хозяйственную функцию и стоимость. Поэтому их целесообразно объединять по однородным разновидностям. Например:

На лицевой стороне вносят данные об объектах в момент передачи в эксплуатацию, а также данные о выбытии. На оборотной стороне нужно указать сведения о списании инвентаря и перечислить ценности, полученные от ликвидации по счетам бухучета.

К сведению! Решает, пригоден для работы инвентарь или нет, специальная комиссия, собранная приказом руководства. Ее задача — осмотреть объекты, сверить сроки использования по документации, принять решение и заполнить свои графы.

Заполняют карточку в единственном экземпляре. Процедура осуществляется на основании первичных бумаг на поступление, перемещение или выбытие объектов.

При обнаружении фактической ошибки (неверная дата или сумма) можно воспользоваться традиционным порядком действий для исправления. Сначала нужно одной линией зачеркнуть фрагмент с ошибкой, далее сверху или рядом указать правильный вариант, после этого на полях документа написать: «Исправленному верить», поставить дату и подпись.

Несколько слов о форме 423-АПК

Унифицированная форма 423-АПК была утверждена приказом Минсельхоза России от 16 мая 2003 года №750 и согласована Госкомстатом. После 2013 года все разработанные государством бланки перестали быть обязательными к применению. Компании могут выбирать, какой вариант форм использовать: унифицированные или разработанные самостоятельно под свои нужны. Не запрещается вносить в унифицированные формы какие-либо дополнения.

Решение организации о работе с теми или иными бланками необходимо закрепить в учетной политике приказом руководства.

К сведению! Первичный учетный документ, чтобы считаться действительным, должен включать ряд обязательных реквизитов. При составлении собственных бланков это нужно учитывать. Список таких реквизитов дан в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете».

Как заполнить карточку учета инвентаря и хозпринадлежностей

В шапке указывают такую информацию:

В основной части располагается таблица. В ней необходимо указать следующую информацию:

Под таблицей расписывается работник, заполнивший ее. Также он должен поставить дату.

На оборотной стороне вносят сведения о выбытии инвентаря из эксплуатации. Необходимо отметить:

Далее нужно подытожить, сколько объектов было списано и на какую сумму.

Если после списания объекты можно разобрать на составные части или материалы, которые можно использовать в будущем, то сведения о них нужно также отобразить в специальной таблице.

После заполнения таблицы нужно подвести итоги по сумме и указать ее прописью.

В конце документа расписываются члены комиссии в подтверждение указанных данных. Также ставит свою подпись заведующий складом или кладовщик, принявший полученные материалы на хранение.

Важно! Расписаться должны все члены комиссии. Если чья-то подпись будет отсутствовать, то документ будет считаться недействительным.

Источник

Учет выдачи инструмента работникам

VI. Оперативный учет специальных

инструментов и приспособлений

48. Специальные инструменты и специальные приспособления отпускаются со склада организации в кладовую подразделения организации по установленным организацией лимитам (нормам) отпуска.

49. Выданные подразделениям организации специальные инструменты и специальные приспособления учитываются на складе организации в специальных карточках, открываемых на каждое подразделение, в которых отражаются выдача и возврат специальных инструментов и специальных приспособлений, а также сдача негодных специальных инструментов и специальных приспособлений.

50. Возможно применение нескольких вариантов организации оперативного (количественного) учета выдачи специальных инструментов и специальных приспособлений в производство (эксплуатацию) и их возврата на склад:

а) при первом варианте оформление операций по движению специальных инструментов и специальных приспособлений осуществляется первичными учетными документами:

— поступление в кладовую подразделения специальных инструментов и специальных приспособлений со склада оформляется выпиской требований или лимитных карт;

— возврат из кладовой подразделения специальных инструментов и специальных приспособлений на склад оформляется составлением накладных или записями в лимитных картах;

— сдача из кладовых подразделений негодных, изношенных специальных инструментов и специальных приспособлений в виде лома, утиля оформляется накладными;

б) при втором варианте работники кладовой подразделения обменивают на складе организации негодные, изношенные специальные инструменты и специальные приспособления на годные штука за штуку, что не приводит к изменению запасов специальных инструментов и специальных приспособлений в кладовых подразделений, поэтому первичный учетный документ на выдачу инструментов и приспособлений не оформляется. Обмен производится на основании актов выбытия (списания) по причине нормального износа (нормальной эксплуатации).

При втором варианте учета движения специальных инструментов и специальных приспособлений в производстве (эксплуатации) первичные учетные документы на отпуск или приход указанных ценностей со склада организации в кладовую подразделения или из кладовой подразделения на склад организации оформляются лишь по операциям, приводящим к изменению величины запасов в кладовой подразделения.

Указанный вариант рекомендуется для внедрения в организациях с хорошо организованной системой складского и инструментального хозяйства, а также надлежащей постановкой учета и контроля.

Последующие выдачи из кладовой подразделения годного специального инструмента взамен нормально изношенного штука за штуку первичными учетными документами могут не оформляться либо оформляются записями в лицевой карточке работника: работник кладовой подразделения расписывается в получении негодных инструментов, а работник расписывается в получении годных с указанием даты. Во всех случаях выдача годного специального инструмента в обмен на негодный производится только при предъявлении акта выбытия (списания) по причине нормального износа (нормальной эксплуатации).

Выдача годных специальных инструментов без сдачи негодных либо в обмен на инструменты, пришедшие в негодное состояние досрочно либо вследствие нарушения правил эксплуатации, производится на основании требований. В лицевой карточке работника производятся соответствующие записи о сдаче негодных инструментов и о выдаче годных инструментов, подтверждаемые подписью работника кладовой подразделения и подписью работника, который получает инструмент.

52. При выдаче специальных инструментов на срок не более месяца (на смену, иной период, определяемый организацией) применяется, как правило, марочная система выдачи инструмента.

При марочной системе специальный инструмент выдается работникам на основании инструментальных марок без регистрации в каких-либо документах.

Инструментальные марки изготовляются, как правило, металлическими, при этом на каждой марке выбивается номер подразделения, номер кладовой, а также табельный номер работника или порядковый номер марки. На каждый табельный номер работника заготавливается необходимое количество инструментальных марок.

Заготовленные инструментальные марки выдаются кладовой подразделения по требованиям, подписанным уполномоченным лицом (мастером), работникам под расписку в специальной книге (лицевых карточках) при их поступлении на работу в подразделение организации. На каждую инструментальную марку кладовая подразделения выдает только один предмет.

При одномарочной системе работники получают в работу специальный инструмент следующим образом: работник предъявляет в кладовую подразделения столько инструментальных марок, сколько инструментов ему нужно получить. Выдавая работнику инструменты, работник кладовой подразделения помещает инструментальные марки в ячейки стеллажа, в которых хранились выданные инструменты. Сдав инструменты в кладовую подразделения, работник получает обратно свои инструментальные марки.

При двухмарочной системе выдачи специальных инструментов работникам в кратковременное пользование применяются два вида марок:

марки с табельным номером рабочего, которые предназначены для того, чтобы устанавливать, кому из работников были выданы специальные инструменты, и марки с номенклатурным номером инструмента, используемые для определения, какие инструменты выданы работникам. Инструментальные марки с табельным номером работника до получения инструмента из кладовой находятся у работника, а при получении инструмента передаются в кладовую подразделения.

Инструментальные марки с номенклатурным номером до выдачи инструмента хранятся в соответствующей ячейке стеллажа, а при выдаче инструмента помещаются на соответствующее контрольное устройство.

53. Наряду с инструментальными номенклатурными марками при необходимости могут применяться и специальные инструментальные жетоны, которые в дополнение к маркам предназначены для сигнализации, по каким специальным инструментам запас понизился до минимального предела. Указанные жетоны хранятся при соответствующей ячейке стеллажа.

Могут применяться также и жетоны иной конфигурации для определения, когда (в какую смену) были выданы работнику конкретные инструменты. Эти жетоны хранятся до выдачи инструмента работнику у работника кладовой подразделения, а при выдаче инструмента помещаются на соответствующее контрольное устройство.

54. При сдаче специального инструмента в проверку, заточку или ремонт кладовая подразделения составляет квитанцию (заказ) в двух экземплярах. Инструменты с первым экземпляром квитанции (заказа) передаются в лабораторию (ремонтную мастерскую) под расписку на втором экземпляре, который остается в кладовой подразделения и служит основанием для обратного получения инструмента из лаборатории (ремонтной мастерской) после проверки (заточки, ремонта).

55. Для получения в пользование специальных инструментов и специальных приспособлений, отнесенных к редким или содержащим драгоценные металлы или драгоценные камни в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации, в кладовую подразделения предъявляется также требование, подписанное уполномоченным лицом. В требовании должна содержаться подпись работника в получении специального инструмента. При сдаче инструмента в кладовую подразделения требование возвращается.

56. При поломке, порче и утере специальных инструментов и специальных приспособлений составляется акт выбытия (списания) с указанием причин выбытия. Одновременно принимается решение о взыскании стоимости досрочно выбывших предметов с виновных лиц. Акт с другими материалами передается в бухгалтерскую службу для списания выбывшего имущества и взыскания их стоимости с виновных лиц.

57. Сортовой количественный учет инструментов и приспособлений в кладовой подразделения осуществляется по аналогии с порядком учета материалов на складах организации, предусмотренным в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

58. На основе данных учета специальных инструментов и специальных приспособлений кладовые подразделения обязаны своевременно сообщать соответствующему подразделению управления организации об отклонениях фактического их остатка от установленной нормы запаса, а также о специальных инструментах и специальных приспособлениях, находящихся длительное время без движения.

59. Особенности организации оперативного учета специальных инструментов и специальных приспособлений (спецоснастки), а также специального оборудования могут устанавливаться в отраслевых инструкциях.

Источник

Как заполнить бланк карточки учета инструмента

В малом бизнесе все чаще нанимают работников со своими машинами, материалами, инвентарем. На крупных предприятиях дело обстоит иначе. Работодатель способен обеспечить персонал всем необходимым. Но ему необходимо держать под контролем, кто, чем и в какое время пользуется. Для этого и существует карточка инструмента.

Законодательная база

Приказ Минсельхоза № 750 от 16.05.2003 предлагает воспользоваться специализированной формой № 423-АПК. Однако поскольку она относится к первичной документации, можно разработать бланк и самостоятельно.

Можно также взять за основу межотраслевую форму № МБ-2 из приложения к Постановлению Госкомстата РФ № 71 от 30.10.1997. Она проще и более персонифицирована.

Образец заполнения формы МБ-2

Личная карточка учета выдачи инструмента рассчитана на контроль материальных запасов с небольшой балансовой стоимостью. До 2003 года даже действовало ограничение — не дороже 2000 рублей. Теперь это правило не действует. Лимиты каждое предприятие может установить свои, в соответствии с учетной политикой.

Как заполнять

Типовая карточка для учета инструмента за сотрудником имеет две стороны. На лицевой (после названия организации и структурного подразделения, а также Ф.И.О. материально ответственного лица) следует размещать информацию о выдаваемом инвентаре:

При необходимости можно добавить столбец с данными сотрудника, который получает инвентарь. Так получится отследить не только срок использования и степень износа, но и ответственного за возможную порчу или кражу.

Обратную сторону 423-АПК следует заполнять только тогда, когда приходит время списывать средство производства. Исходные данные нужно брать из заключения специально собранной комиссии.

Форма 423-АПК

Что относится к малоценным ОС

Для ответа на этот вопрос необходимо сверяться с балансом и амортизационными группами. Чаще всего средства, учитываемые таким способом, имеют срок полезного использования до года.

К примеру, посмотрим, нужна ли карточка выдачи электроинструмента. Обычно он служит дольше года, и его можно отнести хотя бы к первой амортизационной группе. Тогда документ этот не нужен.

Но если стоимость электроинструмента ниже предела, установленного учетной политикой, то можно посчитать его за МПЗ. Тогда потребуется карточка учета инвентаря, выданного сотруднику.

Источник