учет в фитнес клубе абонементов
Бухгалтерский учет в фитнес-центрах
Для фитнес-центра, как и для любого другого бизнеса, необходимо наладить и автоматизировать бухучет, взаимодействие с клиентами и другие области деятельности клуба. От этого будет зависеть работа всего фитнес-клуба. Руководителю необходимо не только продумать рекламу, перечень услуг и ценовую политику, но и сделать управление всеми процессами удобными и максимально прозрачными.
Чтобы упростить задачу руководителю, нужно внедрить в фитнес-центр программное обеспечение, которое позволит автоматизировать около 80% бизнес процессов. Именно таким продуктом является БИТ:Фитнес. С его помощью можно вести учет доходов, расходов, скидок для клиентов, а также формировать отчетность о финансовом положении для руководства в одно нажатие клавиши.
Особенности бухучета в фитнес-клубе
При работе фитнес-клуба одним из важнейших аспектов является выбор режима налогообложения. Здесь следует учесть особенности каждого отдельно взятого центра, ведь налоговый режим во многом зависит от перечня оказываемых услуг.
Большинство фитнес-центров оказывают услуги физическим лицам. То есть, потребление услуг идет для личных целей клиентов. В таком случае фитнес-центр может выбрать упрощенный или общий режим налогообложения.
Крупные фитнес-центры оказывают больший спектр услуг. Нередко помимо стандартного набора спортивных услуг и питания они оказывают медицинские или образовательные услуги. К категории медицинских услуг относится диагностика здоровья клиента перед назначением ему индивидуального режима занятий. К категории образовательных услуг относятся проводимые на базе фитнес-центра обучающие семинары и курсы для тренеров. Для оказания медицинских и образовательных услуг фитнес-клубу необходимо получить дополнительные лицензии в соответствии с действующим законодательством.
При этом бухгалтеру необходимо уделять особое внимание таким дополнительным услугам. Например, у специалиста по бухучету может возникнуть вопрос об учете затрат «Как списывать расходы на лицензирование, если дополнительные услуги носят периодический или сезонный характер?». Обучающие курсы для фитнес-тренеров могут проходить не ежемесячно, а периодически, например, при проведении международных конвенций или в период приезда звезд фитнеса из заграницы. В российском законодательстве, в отличие от международного, отсутствует понятие консервации расходов. Поэтому затраты на лицензирование необходимо ежемесячно относить на текущие издержки или же списывать на каждый период обучения. От учета затрат будет зависеть прибыль клуба. И выбранный способ отнесения расходов необходимо прописать в учетной политике, иначе предприятие оштрафует налоговая.
Фитнес-клуб также должен выбрать один из методов учета расходов – кассовый или метод начисления. Многие бухгалтера предпочитают использовать в работе метод начисления. Это связано с тем, что основной деятельность клуба является реализация абонементов на посещение занятий или тренажерного зала. Такой абонемент действует в течение некоторого периода, например одного года.
Также одной из главных целей фитнес-центра является привлечение новых клиентов и удержание внимания уже действующих посетителей. Это можно сделать путем предоставление рассрочки по оплате клубных карт. В некоторых случая карта является дисконтной. Например, при покупке абонемента на занятия в тренажерном зале, клиент может неограниченное количество раз заниматься на каждом тренажере. Но если посетитель по этой карте захочет воспользоваться услугами бассейна, то ему придется доплатить за услугу.
Поэтому бухгалтеру для грамотного учета абонементов следует использовать счета доходов и расходов будущих периодов. Это необходимо для равномерного учета поступлений и затрат на оказываемые клиентам услуги.
Если бухгалтер будет вести учет кассовым методом, то объем его работы существенно увеличится. Но метод начисления сложно совместить с упрощенным режимом налогообложения. Это тоже следует учесть при организации бухгалтерского учета в фитнес-клубе.
Как формируется прибыль
Для правильного исчисления налогооблагаемой базы бухгалтеру необходимо рассчитать прибыль, полученную фитнес-центром за определенный период. Главная сложность заключается в том, что клуб реализует несколько различных категорий абонементов – на разовое посещение, сроком на один месяц или на один год.
Поступившая от клиента оплата должна учитываться, как предоплата за услуги, которые будут оказаны в будущем, с последующим начислением НДС. Также следует учесть, что проходящие через банковский счет средства контролирующие органы считают оплатой наличных услуг.
После поступления оплаты бухгалтер должен разделить сумму на количество месяцев действия абонемента и равными долями относить на счет доходов. В таких же равных долях следует начислять налог с продаж.
Продление/приостановление срока действия абонемента
Клиент может заболеть, улететь в отпуск или у него могут возникнуть иные жизненные обстоятельства, из-за которых он не сможет посещать фитнес-центр. Если у такого клиента имеется на руках предоплаченная клубная карта длительного срока действия, то он вправе продлить срок ее действия на период болезни. Для этого он должен написать заявление и подтвердить, что пропускал занятия по независящим от него причинам. Такое продление карты также необходимо отразить в бухгалтерском учете.
Клубные карты для детей
Посещать фитнес-центр всей семьей – это ли не прекрасно? Многие клубы ориентированы не только на взрослых, но и на маленьких клиентов, желающих оздоровиться. Бухгалтер должен учесть, что услуги спортивных секций для детей не подлежат налогообложению, но расходы на приобретение материалов для юношеских секций нельзя принимать к вычету по НДС.
Учет скидок и акций
Фитнес-центр может делать специальные предложения для своих постоянных клиентов, предоставлять им специальные скидки на посещение центра. Также скидки могут быть предусмотрены для новых клиентов. Налоговая служба при проверке правильности начисления налогов может проверить правомерность и правильность расчета предоставленных скидок различным категориям посетителей. При существенных отклонениях от первоначальной стоимости услуг клубу будут начислены дополнительные налоги, а также выписан штраф. Поэтому бухгалтеру следует внимательно следить за изменением стоимости услуги при предоставлении дисконта.
Учет расходов на рекламу
Продвижение услуг фитнес-центра и привлечение новых клиентов невозможно без рекламы. К рекламным расходам относятся затраты на размещение рекламных щитов и стендов, участие в ярмарках и экспозициях, печать рекламных каталогов и брошюр, реклама на ТВ и радио, и т.д. Расходы на рекламу являются нормируемыми и учитываются в размере не более 1% выручки от реализации.
Решение от ООО Лайв Технологии
Мы предлагаем облачное решение БИТ:Фитнес, который поможет вести учет в фитнес-центре, правильно распределять расходы по периодам и начислять налоги. Все данные об акциях и скидках будут автоматически отражаться в учете, а руководитель сможет в любой момент сформировать отчет и проанализировать прибыль клуба.
Если у вас остались вопросы по переходу на облачный сервис ЛАЙВ, свяжитесь с нами для получения более подробной информации.
Автоматизация фитнес-клубов
Профессиональная автоматизация – оптимальный вариант для тех, кто желает приумножить доход и сберечь собственный капитал. В сфере предоставления фитнес- и спортивных услуг к ней прибегают организации любого масштаба и направленности: фитнес-центры, тренажерные, танцевальные и велнес – клубы, СПА-салоны, банные комплексы, катки, детские развивающие и реабилитационные учреждения, аквапарки, бассейны.
Отказываясь от стандартных Excel-таблиц в пользу IT-инструментов, таких как Бит.Фитнес, отдельные клубы и фитнес-сети получают множество преимуществ.
Необходимость использования CRM
После того, как количество клиентов фитнес-центра переходит за сотню, решать мелкие и большие задачи через простые программы учета и записи в тетрадях уже невозможно. Предложения о продлении абонементов на лучших условиях, поздравления с календарными праздниками, важные сведения об индивидуальных особенностях тренировок – все эти и другие ключевые вопросы можно отслеживать с помощью автоматизации.
Программы CRM, разработанные для фитнес-клубов, отлично справляются со многими рутинными обязанностями штатных специалистов, и позволяют исключить «человеческий фактор», нередко приводящий к потере доходов.
Автоматизация принесет пользу всем сотрудникам и руководителям спортивных центров. Она снимет нагрузку с коммерческого отдела, избавив его от необходимости вести финансовый учет «вручную», и «разгрузит» менеджеров и администраторов от проблем ведения клиентской базы. CRM всегда вовремя проинформирует, кому следует позвонить, кого поздравить, кому выслать напоминание о завершении срока действия абонементов.
Главная особенность систем автоматизации для фитнес-сегмента состоит в том, что они помогают соблюдать индивидуальный подход к клиентам. Ведь человек, приобретающий абонемент в спортклуб, нуждается не просто в доступе в тренажерный зал. А в получении определенных услуг, например, визите к конкретному тренеру на занятие в строго определённый час. Взаимоотношения между клиентами и центром должны быть долгосрочными.
В классическом менеджменте считается, что в случае с сетевыми клубами, в особенности, имеющими подразделения в разных регионах страны, автоматизация «жизненно необходима». Нужна она и при условии, что количество рабочего персонала фитнес-центра превышает 7 человек. Не стоит забывать, что программы управления требуются не только для контроля и облегчения работы коллектива, но и для максимально эффективной организации взаимодействия с клиентами.
Подытоживая, можно сказать: автоматизация не обязательна, но полезна и желательна для небольших фитнес-центров с коллективом менее 7 сотрудников. Во всех остальных ситуациях она крайне необходима для формирования предложений и отслеживания спроса, для прогнозирования оттока и притока клиентов, для наиболее качественного управления бизнесом.
Функциональные возможности автоматизации
Современные программы CRM позволяют организовать весь процесс ведения бизнеса в сфере фитнес-услуг: от начала работы с клиентами и оканчивая подсчетом числа спортивных товаров на складе. С их помощью можно:
Стандартные возможности автоматизации:
Интегрировав CRM, можно экономить на работе дополнительных сервисов, таких, например, как э-мейл и СМС рассылки. Уведомления, доступные в мобильных приложениях, позволят контактировать с действующими клиентами. СМС-рассылку можно будет проводить с использованием информации клубной системы.
Понять, какую значимую пользу могут принести программы автоматизации спортивного клуба можно на примере «БИТ.Фитнес». На сегодняшний день именно эта CRM является одной из наиболее успешных и популярных у владельцев отдельных и сетевых заведений фитнес-индустрии.
Автоматизация работы фитнес-клуба с «БИТ.Фитнес»
Краткий список рабочих возможностей:
Важно! Решение можно интегрировать с мобильными приложениями и сайтами.
В сравнении с другими популярными системами управления, CRM «БИТ.Фитнес» имеет ряд преимуществ.
Автоматизация «БИТ.Фитнес»: преимущества решения
Основные конкурентные преимущества «БИТ.Фитнес»:
Отдельного внимания заслуживают вопросы совместимости программы:
IP-телефония позволит: отказаться от дополнительного «железа», работая напрямую с провайдерами IP-телефонии, автоматически определять клиентов с информированием об истории взаимодействия, получать отчеты по загрузке операторов, записывать разговоры, формировать клиентские списки на обзвон.
Конкретные цели и их достижение
И у бюджетных, и у премиальных фитнес центров всегда есть ряд задач, необходимых к решению. Узнаем о том, как с ними справиться, используя «БИТ.Фитнес».
С помощью «БИТ.Фитнес» можно решать все эти, и многие другие ключевые задачи, успешно ведя бизнес в сфере фитнес-услуг.
1С:Предприятие 8. Фитнес клуб
О траслевое решение «1С:Фитнес клуб» предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в фитнес центрах, фитнес клубах, велнес центрах, йога студиях, бассейнах, спортивных комплексах, оздоровительных учреждениях.
Программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета – для этих целей можно использовать «1С:Бухгалтерия 8», в которую предусмотрена выгрузка необходимой информации из «1С:Фитнес клуб 8».
При разработке программного продукта были учтены результаты внедрения и эксплуатации конфигурации в более чем 850 предприятиях отрасли, среди которых ООО «Адидас» (фитнес-клуб The BASE), ООО «Мосфит» (фитнес-клуб X-FIT Когалым), ООО «Физика на Ленинском» (фитнес-клубы ФитнесМания и Физика), «INTER FITNESS» LLC (фитнес-клуб X-FIT Душанбе), ООО «Небо» (батутный центр Небо) и многие другие. С полным списком клиентов можно ознакомиться на сайте www.fitness1c.ru
Работа с клиентами
Учет финансов
Управление персоналом
Учет запасов на складе
Проведение маркетинговых мероприятий
Ведение аналитики о работе фитнес клуба
Автоматизация сетей фитнес клубов
Единая информационная база данных, подключение через тонкий клиент «1С:Предприятия 8.3» или веб-браузер.
Широкий перечень подключаемого оборудования
Обмен данными
В дополнение к функциональным возможностям версия «1С:Фитнес клуб КОРП» обеспечивает:
Бухгалтерия в фитнес-клубе
Популяризация спорта растет постоянно и весьма существенными темпами. Исходя из этого немаловажного критерия, становится понятно, почему стало открываться такое значительное количество разноплановых фитнес-клубов.
Как и в любом бизнес-проекте, в фитнес-клубе важно правильно простроить все бизнес-процессы и наладить ведение бухгалтерского учета. Главная задача руководства фитнес-клуба не только увеличить общий притока потенциальных клиентов, повысить качество обслуживания и расширить перечень всех предоставляемых в центре услуг, но и сделать все процессы прозрачными и легко управляемыми. Эта задача становится более легкой в исполнении при внедрении программы БИТ.Фитнес, которая позволяет не только автоматизировать 80% рабочих обязанностей администратора, помогает вести полный учёт всех доходов и расходов, скидок, но и формировать полезные и понятные отчётов для руководителей в 1 клик.
Ключевые понятия организации фитнес-центра
Фитнес-центр является имущественным комплексом, основное предназначение которого – предоставление услуг.
Осуществлением фитнес-деятельности могут заниматься ИП, а также юрлица, имевшие в своем распоряжении имущественные права на то или иное коллективное средство размещения, чтобы предоставлять услуги спортивно-оздоровительного характера.
Что же касается фитнес-центра, то он причисляется к области оказания услуг и характеризуется своими особенностями относительно организации хозяйственной деятельности, следования законодательным требованиям о защите прав потребителя, бухгалтерского учёта, а также налогообложения.
Главные сложности сопряжены не с габаритами фитнес-клуба, а с многообразием его номенклатуры затрат и прибыльности. Стандартные услуги, которые приносят хорошую прибыль фитнес-центру:
Данная прибыль дает возможность существовать и дальше развиваться в прогрессирующем режиме любому фитнес-клубу.
Учетные особенности фитнес-центра
Зачастую для целенаправленного развития фитнес-центра необходимо совмещать два крайне важных критерия режима налогообложения. Рассмотрим особенности учета для фитнес-клубов.
Помимо всего прочего самые крупномасштабные фитнес-центры стараются расширить свой ассортимент, осваивая и прибегая к медицинским услугам (изначально потребителю услуги ставится его диагноз, а уже потом назначаются наиболее подходящие именно ему виды спортивных нагрузок) и образовательным (специализированное обучение и стажировка тренеров по фитнес-дисциплинам). На все вышеперечисленные виды трудовой деятельности необходимо заранее получить государственные лицензии в соответствии с установленным законодательством.
Также стоит учесть, что бухгалтер любого фитнес-центра должен уделять усиленное внимание учету подобного рода активов. Например, в данной сфере появляется актуальный вопрос: «Как реально отразить имеющиеся затраты на получение специализированной лицензии, если предоставляемые услуги, ранее оговоренные в ней, оказываются периодическими либо сезонными». Исходя из вышеперечисленных условий, обучение профессиональных фитнес-инструкторов может происходить на нерегулярной основе, а лишь после того, как состоится и будет проведена соответствующая международная конвенция. В российских учетах (разительно отличающихся от международных, где широко используются и применяются понятия глобальной консервации) все расходы на приобретение нужных лицензий можно подразделять и учитывать каждый месяц или по количеству всех имеющихся периодов специального обучения. Стоит помнить, что все это необходимо и крайне важно прописать в учетной политике.
У многочисленных учреждений появляется выбор между кассовым методом и методом начисления. По мнению высококвалифицированных экспертов, самым предпочтительным методом для фитнес-клуба по праву можно считать метод начисления, исходя из того, что основная статья всех имеющихся доходов – это реализация клубных абонементов, функционирующих зачастую в течение всего календарного года. Стоит учесть, что основная цель организации спортивного характера – это привлечение новых и удержание старых клиентов. А осуществляется подобного рода манипуляция возможностью оплачивать клубные карты не единовременными платежами. В других случаях карту с полной уверенностью можно назвать дисконтной. Например, если потребитель приобрел карту для занятий в тренажерном зале, то он может воспользоваться этими услугами безлимитно. Но если клиент с этой же клубной картой решит посетить плавательный бассейн, ему понадобится доплатить лишь некий процент от полной стоимости посещения аквазоны.
При всех вышеозначенных критериях бухгалтерский учет предусматривает использование «дохода будущего периода», а для учета всей выручки от последующей реализации карт и счета «расхода будущего периода» для планомерного учета имеющихся расходов, напрямую связанных с предоставлением специализированных услуг спортивного характера.
Учет всех вышеописанных нюансов при действенном кассовом методе может существенно добавить работы любому бухгалтеру. Но стоит знать, что данные методы начисления реально несовместимы с «упрощенкой».
Учет прибыли фитнес-клуба
Учет прибыли и начисляемых с нее государственных налогов (налог с продаж и НДС) – один из самых сложных моментов бухгалтерских учетов любого из действующих фитнес-клубов.
Фитнес-центр предоставляет населению разноплановые абонементы не только на единоразовое посещение спортивных залов, но также может расширить действия на месяц, полгода и возможно на целый календарный год. Поступившая денежная сумма учитывается бухгалтером как предоплата с последующим начислением необходимого НДС.
Также стоит помнить, что действующие органы, напрямую связанные с налогообложением, считают все проходящие через банк оплаты услуг наличным расчетом.
С того самого момента как реальный договор с клиентом фитнес-центра вступает в силу, сумму внесенной предоплаты нужно подразделить на количество календарных месяцев действия клубной карты и равными (заранее определяющимися) долями относить на необходимый счет. В таких же пропорциях необходимо вносить в бюджет налоги с продаж.
Продление и приостановление действия клубной карты
Продажа фитнес-центром долгосрочных абонементов предполагает, что при крайней необходимости клиент имеет полное право продлевать действие имеющегося у него на руках абонемента на то время, которое он не посещал клуб из-за отпуска либо болезни. Для этого клиенту необходимо написать предоставленные ему администрацией заявление с пожеланием продлить его абонемент на те сроки, в течение которых он не мог посещать фитнес-клуб. Эти операции в обязательном порядке должны быть отражены в бухгалтерских учетах.
Продаже детского абонемента
Большинство фитнес-клубов предоставляют услуги подрастающему поколению. Как многим известно, налогообложению не подлежат специализированные услуги по работе с детьми в секциях спортивной направленности. Однако следует помнить, что НДС на приобретаемые для юношеских секций расходных материалов и необходимых работ к вычету принимать нельзя.
Учет скидок фитнес-центра
Если фитнес-клуб вводит какие-либо скидки с целью привлечения новых клиентов, налоговые органы имеют полное право перепроверить правильность применения цен при их реальном отклонении более чем на 20% в сторону качественного повышения или в сторону существенного понижения от уровня цены применяемой налогоплательщиком по подобного рода услугам в пределах незначительного периода времени. При этом, конечно, учитываются все скидки, вызванные колебаниями (сезонными либо иными) потребительского спроса на предоставляемые услуги.
Рекламные расходы
Все рекламные расходы до 2002 года нормировались органами налогообложения. Сюда входили следующие виды расходов: наружная, световая и иная реклама; рекламные щиты и стенды; участие в экспозициях, выставках и ярмарках; демонстрационные залы и комнаты образцов; рекламные каталоги и брошюры; подача рекламной информации через ТВ, печать и радио. Расходы на иные виды рекламной деятельности для целей налогообложения признаются в размерах, не превышающих 1% прибыли от реализации.
Бит.Фитнес
Одним из важных преимуществ модуля БИТ.Фитнес является бесшовная интеграция с 1С. Таким образом, все данные о доходах, расходах, скидках и рассрочках по категориям автоматически попадают в интегрированную систему учета 1С.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по всем функциональным возможностям БИТ.Фитнес.
Управляйте всеми бизнес-процессами в одной программе!
Возможности БИТ.Фитнес
Вы точно знаете, какие направления приносят прибыль, а какие убыточны, на что вы тратите деньги и какова рентабельность ваших вложений.
Программа помогает понять, кто из сотрудников ставит рекорд и приносит прибыль, а кто срывает сроки и тормозит работу фитнес-клуба. Автоматизируйте расчет зарплат и учет рабочего времени.
Самые важные показатели в одном отчете: общая выручка, перемещение денег в кассе, продажи сотрудников, отчисления на зарплату и движение товаров на складе.
Отслеживайте конверсию клиентов на каждом этапе от заявки до покупки абонемента. Выбирайте максимально эффективные каналы привлечения и снижайте стоимость лида!
Используйте SMS и Email рассылки, чтобы оперативно оповещать клиентов о проходящих акциях и спецпредложениях, а также гибкие дисконтные и бонусные программы для повышения их лояльности.
Быстро анализируйте результаты рекламных кампаний и акций. Предлагайте руководству перспективные направления и вовремя отслеживайте изменение спроса на ваши услуги.
С помощью календаря планирования записывайте клиентов на тренировки в 1 клик без ошибок и «задвоенных» записей. Сократите время на обслуживание клиента в 3 раза!
Следите за товарными остатками на складе и вовремя оформляйте заказ, чтобы самые востребованные товары всегда были в наличии.
Стоимость БИТ.Фитнес
Выберите решение под Ваши конкретные задачи и удобную для Вас схему оплаты:
Функционал БИТ.Фитнес
Календарь записи с удобным интерфейсом
Автоматизируйте самые важные бизнес-процессы вашего фитнес-клуба!
Анкета клиента
Учет работы сотрудников и начисление ЗП
CRM-система и программы лояльности
Складской учет в фитнес клубе
Статистика для руководителя
Полезные интеграции
Онлайн-запись через приложение, соцсети и сайт.
Дайте возможность клиентам записываться тогда, когда им удобно, и снизьте загрузку администратора в 3 раза!
Подключение системы контроля и доступа.
Автоматически контролируйте доступ к разным зонам клуба согласно выбранному абонементу
Оценивайте работу администраторов, улучшайте скрипты продаж
Ведите учет кассы в полном соответствии с 54-ФЗ
Полный функционал БИТ.Фитнес
1. Система лояльности клиентов
2. Учет сотрудников и начисление заработной платы
3. Складской учет и работа с поставщиками
4. Отчетность и статистика
6. Мобильное приложение для клиентов (интеграция с программным решением БИТ.Красота)
7. Сайт фитнес клуба (интеграция с готовым адаптивным сайтом)
8. IP-телефония (интеграция с программным решением БИТ.Phone)