учет учебников в школе
«Современные требования к ведению учета фонда учебников»
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
Добрый день дорогие участники семинара!
Сейчас я вас познакомлю с темой: «Современные требования к ведению учета фонда учебников» это тема вам не новая каждый из вас работает с этим. И так начнем
Вот наша учебная литература поступила, к фонду учебной литературы как мы знаем относятся: все учебники; учебные пособия; орфографические словари; математические таблицы; сборники упражнений и задач; практикумы; книги для чтения; хрестоматии; рабочие тетради.
Особо хочется обратить внимание на формы учета библиотечного фонда учебников.
Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
(Книга суммарного учета учебного фонда)
Журнал учета учебников
Журнал выдачи учебников
Заказ на учебники (за три года)
Инвентаризационная ведомость (за три года)
Книга суммарного учета состоит из 3 частей (обратите внимания у вас должна быть отдельная книга с ум уч)
1часть. Поступление в фонд. После получения учебников записывается общее количество и их стоимость, с обязательным указанием номера и даты сопроводительного документа. Номер записи ежегодно начинается с № 1 и идёт по порядку поступлений.
2 часть. Выбытие из фонда. Записываются номера актов на списание учебников с указанием даты утверждения акта и общего количества списанных учебников на общую сумму. Нумерация записей о выбывших изданиях из года в год продолжается.
3 часть. Итоги учёта движения фондов. Записываются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество выбывших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество учебников, состоящих на 1 января последующего года, на сумму
Журнал учета учебников
Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования
Карточки с библиографическим описанием изданий учебников расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов – по алфавиту фамилий авторов или заглавий. Количество выданных учебников отмечается на оборотной стороне учетных карточек. Для контроля за сохранностью учетных карточек они регистрируются в «Журнале регистраций учетных карточек библиотечного фонда учебников организаций образования».
Порядковый номер при записи в « Журнал регистрации учетных карточек» присваивается и карточке. И на все экземпляры учебников, записанных в данной карточке, присваивается этот номер с пометкой в скобках порядкового номера экземпляра,151 (1), 151 (2), 151 (3) и т.д.
. Учёту подлежат все виды учебников и учебных пособий. Рабочие тетради, дидактические материалы, таблицы, прописи и т.д. и являются документами временного характера. Их учёт производится в «Тетради учёта документов временного характера».
Взамен утерянных или испорченных учебников принимаются другие учебники, необходимые школе, или взимается номинальная стоимость учебника, если он использовался не более одного года (оформляется квитанция). Учебники, утерянные и принятые взамен, учитываются в «Тетради учёта утерянных и замены учебников».
Списание учебников проводится не реже одного раза в год. На каждый вид списания («Ветхие», «Устаревшие по содержанию», «Утерянные читателями», «Хищение») составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается комиссией и утверждается директором школы. Один
экземпляр акта хранится в библиотеке, другой передаётся под расписку в бухгалтерию школы, которая производит списание с баланса школы
указанной в акте стоимости учебников.
2.10. Учебники, находящиеся в хорошем состоянии, после списания могут выдаваться учащимся для подготовки к экзаменам или в учебные кабинеты.
Выбытие учебников из библиотечного фонда
Срок использования учебника не менее четырёх лет.
Выбытие учебников из фонда библиотеки производится по причинам: ветхости (физический износ); устарелости по содержанию; утрате (с указанием конкретных обстоятельств утраты). В акте о выбытии фиксируются сведения об учебниках, исключаемых только по одной причине.
Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:
выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной и более страниц, склеивание страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки);
выбытие по причине устарелости по содержанию производится в соответствии с изменениями в «Федеральных перечнях учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию на учебный год, утверждённого Министерством образования и науки Российской Федерации»;
выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый школе, если срок использования учебника не превышает четырёх лет. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре года, списываются без возмещения убытка.
Выбытие учебников из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета учебников. Выбытие учебных материалов временного хранения производится в конце календарного года по акту с указанием причины: «материал временного хранения».
Акты на списание учебников визируются членами комиссии по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором школы.
Списанные по акту учебники могут быть использованы для изготовления дидактического материала, для реставрационных работ или передаются организациям по заготовке вторсырья.
Хранение списанных учебников вместе с действующими запрещается.
Акты на списание учебников из фондов библиотеки и приложенные к ним списки учебников подлежат постоянному хранению, весь срок существования библиотеки
Порядок учёта выдачи учебников
Выдача учебников осуществляется библиотечным работником в конце или перед началом учебного года.
Учебники выдаются учащимся на один учебный год. Учебники, по которым обучение ведётся два или несколько лет, могут быть выданы учащимся на несколько лет.
Формой учёта выдачи учебников могут быть: вкладыш в формуляр пользователя; формуляр класса; журнал выдачи учебников. Любая из названных форм, выбранная библиотекарем, должна отвечать установленным требованиям: аккуратное ведение записи, наличие подписи получателя, строгий индивидуальный и суммарный учёт выданных учебников.
Инвентаризация фонда учебников
Инвентаризация учебного фонда библиотеки школы осуществляется с целью контроля над сохранностью и эффективностью использования учебников, а также с целью учёта обеспеченности ими льготных категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.
Инвентаризация учебников проводится по требованию администрации школы.
Инвентаризационная ведомость учёта фонда учебников содержит следующие данные: автор, наименование учебника; класс; общее количество учебников в фондах, в том числе приобретённых на внебюджетные средства; количество учебников по годам получения. Учебники, приобретённые более четырёх лет назад, отмечаются в графе без указания года поставки.
Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах, одна из которых передаётся в отдел образования
ИРБИС — Интегрированная Развивающаяся Библиотечная Информационная Система.
Авторы и дилеры ИРБИС представляют свое детище как современную, удобную систему, совместимую с другими корпоративными библиотечными системами. Система ИРБИС позволяет облегчить, традиционную рутинную работу библиотекарей: автоматизировать основные библиотечные процессы. ИРБИС включает все типовые библиотечные технологии: комплектование, систематизация, каталогизация, читательский поиск, книговыдача и администрирование.
В учреждениях образования должен быть сформирован полный пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность школьных библиотек.
Организация учета учебной литературы
Автор: Лунина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Рекомендации по использованию учебников
Минобрнауки дало ряд рекомендаций об использовании учебников в образовательном процессе (письма от 08.12.2011 № МД-1634/03, от 28.02.2012 № МД-172/03). Учреждения образования должны использовать учебники, включенные в федеральный перечень. До включения в него учебники проходят ряд экспертиз. Заказчиками экспертиз являются авторы учебников или держатели авторских прав на них. Все учебники, получившие в установленном порядке положительные экспертные заключения по результатам научной и педагогической экспертиз, включены в федеральные перечни учебников.
Ежегодно к новому учебному году федеральные перечни дополняются учебниками, прошедшими экспертизу в текущем календарном году.
Количество учебников в перечнях по каждому предмету для каждого класса позволяет школе осознанно выбрать именно тот учебник (линию учебников), который позволяет учитывать особенности образовательной программы, реализуемой данной школой.
Наряду с учебниками в образовательном процессе могут использоваться иные учебные издания, являющиеся учебными пособиями.
Определение списка учебников образовательным учреждением в соответствии с федеральными перечнями учебников, учебным планом образовательного учреждения на принципах системного, планового подходов с учетом перспективы и преемственности реализации образовательных программ позволяет сформировать в школах библиотечные фонды учебников долгосрочного пользования.
Педагогические работники имеют право на свободу выбора и использования учебников в соответствии с образовательной программой, утвержденной образовательным учреждением. Выбор учебников осуществляется согласно списку учебников, определенному образовательным учреждением.
Количество учебников в перечнях по каждому предмету для каждого класса позволяет школе осознанно выбрать именно тот учебник (систему учебников, линию учебников), который учитывает особенности образовательной программы, реализуемой данной школой.
В настоящее время действует федеральный перечень учебников, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 31.03.2014 № 253.
Следует обратить внимание, что наряду с бумажной формой учебников должны применяться электронные учебники. В связи с этим Минобрнауки в Письме от 02.02.2015 № НТ-136/08 указало, что необходимо:
предусмотреть при реализации программ дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) включение модулей, направленных на обучение руководящих и педагогических работников образовательных организаций методам использования электронной формы учебника, в том числе посредством применения интерактивных досок;
организовать и провести социологический опрос среди обучающихся и их родителей (законных представителей) о наиболее предпочтительной форме учебника (печатная, электронная, печатная и электронная формы). При этом использование электронной формы учебника является правом, а не обязанностью участников образовательных отношений.
Минобрнауки напоминает, что из федерального перечня учебников решением Научно-методического совета по учебникам могут быть исключены отдельные завершенные предметные линии учебников.
В связи с этим при заключении договоров на поставку учебников рекомендуем:
предусматривать возможность замены завершенной предметной линии учебников в случае ее исключения из федерального перечня учебников на другую завершенную предметную линию или возможность возврата денежных средств;
учитывать, что одновременно с учебником в бумажной форме должна приобретаться электронная форма учебника, а к учебникам, закупленным ранее только в печатной форме, возможна закупка отдельно электронной формы учебника.
Минобрнауки также рекомендует организовать в субъектах РФ работу по созданию информационной среды, в которой будут обеспечены равные условия для доступа к учебникам разных издательств, а также для их доступа к другим электронным ресурсам и электронным библиотекам.
Закупка учебников
В силу п. 10 ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании) организация обеспечения муниципальных образовательных организаций учебниками в соответствии с федеральным перечнем учебников, рекомендованных к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования организациями, осуществляющими образовательную деятельность, и учебными пособиями, допущенными к использованию при реализации указанных образовательных программ, относится к полномочиям органов государственной власти субъектов РФ в сфере образования.
При этом на основании п. 3 ч. 1 ст. 8 Закона об образовании к полномочиям органов государственной власти субъектов РФ в сфере образования относится обеспечение государственных гарантий реализации прав на получение общедоступного и бесплатного начального, основного, среднего общего образования в муниципальных общеобразовательных организациях посредством предоставления субвенций местным бюджетам, включая расходы на приобретение учебников и учебных пособий, в соответствии с нормативами, определяемыми органами государственной власти этих субъектов РФ. Таким образом, средства, необходимые для приобретения учебников и учебных пособий, включаются органами государственной власти субъектов РФ в субвенции местным бюджетам. Законом об образовании не предусматривается возможность уменьшения размера предоставляемой местным бюджетам субвенции на указанные цели при непосредственной передаче закупленных учебников и учебных пособий.
С 1 сентября 2013 года закупка учебников и учебных пособий для обеспечения муниципальных образовательных организаций осуществляется на муниципальном уровне.
Такая закупка учебников и учебных пособий органами местного самоуправления, образовательными организациями, являющимися муниципальными казенными и бюджетными учреждениями, производится в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон № 44-ФЗ).
Закупка может быть осуществлена органами местного самоуправления централизованно с целью обеспечения всех подведомственных муниципальных образовательных организаций необходимыми учебниками и учебными пособиями (централизованная закупка в соответствии со ст. 26 Федерального закона № 44-ФЗ) либо муниципальными образовательными организациями самостоятельно за счет средств, полученных из местных бюджетов на оказание муниципальных услуг.
При этом в случае проведения закупки органами местного самоуправления необходимо учитывать, что выбор закупаемых учебников и учебных пособий должен осуществляться образовательными организациями (ч. 4 ст. 18 и п. 9 ч. 3 ст. 28 Закона об образовании).
Также Федеральным законом № 44-ФЗ предусмотрена возможность проведения совместных аукционов двумя и более заказчиками.
Согласно ст. 25 данного закона при наличии у двух и более заказчиков (образовательных организаций, органов местного самоуправления) потребности в одних и тех же товарах (учебниках и учебных пособиях) такие заказчики вправе проводить совместные аукционы. Права, обязанности и ответственность заказчиков при проведении совместных аукционов определяются соглашением сторон, заключаемым в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом № 44-ФЗ. Контракт с победителем либо победителями совместного аукциона заключается каждым заказчиком самостоятельно. Причем в качестве заказчика могут выступать как муниципальные образовательные организации, так и органы местного самоуправления, проводя совместные закупки для нужд нескольких муниципальных образований.
Организатором совместного аукциона является один из заказчиков, которому другие заказчики передали на основании соглашения часть своих полномочий на организацию и проведение такого аукциона.
Организатор совместного аукциона утверждает состав комиссии по осуществлению закупок, в которую включаются представители сторон соглашения пропорционально объему закупок, осуществляемых каждым заказчиком, в общем объеме закупок, если иное не предусмотрено соглашением.
Стороны соглашения несут расходы на проведение совместного аукциона пропорционально доле начальной (максимальной) цены контракта каждого заказчика в общей сумме начальных (максимальных) цен контрактов, в целях заключения которых проводится совместный аукцион.
Таким образом, на уровне муниципальных образований закупки учебников и учебных пособий за счет средств субвенций из бюджетов субъектов РФ могут быть осуществлены с использованием централизованных схем, предусмотренных Федеральным законом № 44-ФЗ. Кроме того, несколько муниципальных образований также могут проводить централизованные закупки учебников и учебных пособий на межмуниципальном уровне (совместные аукционы). Такие разъяснения даны в Письме Минобрнауки РФ от 07.04.2014 № 08-455.
Также отметим, что автономные образовательные учреждения могут заключать договоры на поставку учебников согласно Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и положению о закупках.
Учет учебной литературы
При поступлении учебной литературы в образовательное учреждение организуется ее двойной учет:
бухгалтерский (бюджетный) учет.
Библиотечный учет.
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077). В соответствии с п. 1.4 Порядка № 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя. Этот учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. К регистрам индивидуального учета согласно п. 1.5.1 Порядка № 1077 относятся регистрационная книга и карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о его поступлении и выбытии.
Регистрами суммарного учета документов согласно п. 1.5.2 Порядка № 1077 являются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда и журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
поступление документов в библиотечный фонд;
выбытие документов из библиотечного фонда;
итоги движения библиотечного фонда (итоговые данные на конец отчетного периода).
Книга суммарного учета библиотечного фонда в образовательных учреждениях содержит показатели, характеризующие качество формирования подобных фондов по обеспечению учебного процесса и научной деятельности образовательного учреждения, то есть по их целевому назначению.
Организация библиотечной работы в образовательных учреждениях имеет ряд особенностей, поскольку библиотеки таких учреждений входят в общую структуру учреждений и не являются самостоятельными юридическими лицами, а для обеспечения учебного процесса они приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета.
Учебники выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой их потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации (разд. V Порядка № 1077).
Бухгалтерский (бюджетный) учет.
В соответствии с п. 38 Инструкции № 157н материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.
В учреждениях образования учебную литературу, входящую в состав библиотечного фонда, следует учитывать на счетах 0 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения» и 0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения». Издания принимаются к учету по первичным учетным документам (накладным, актам приема-передачи). В соответствии с Указаниями № 65н расходы на их приобретение будут осуществляться по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ и коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
В силу п. 46 Инструкции № 157н объектам библиотечного фонда не присваиваются уникальные инвентарные номера. Их аналитический учет ведется в инвентарных карточках группового учета основных средств (ф. 0504032) (п. 54 Инструкции № 157н). Учет операций по выбытию и перемещению этих объектов ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 55 Инструкции № 157н).
Библиотечный фонд относится к амортизируемому имуществу учреждения. Согласно п. 92 Инструкции № 157н на издания стоимостью, не превышающей 40 000 руб. включительно, амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию. На объекты основных средств стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется по рассчитанным в установленном порядке нормам.
В бухгалтерском учете начисление амортизации на библиотечный фонд будет отражаться таким образом:
Дебет счета 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 271 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (в части амортизации основных средств и нематериальных активов)
Кредит счета 0 104 x7 000 «Амортизация библиотечного фонда»
Выбытие учебной литературы из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с приложением списка выбывающих учебников. Решение о списании принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. В акте отражаются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению такого решения, ставится отметка о результатах проведенных мероприятий (на основании утвержденного акта (ф. 0504144) и документов, подтверждающих утилизацию списываемых объектов в качестве вторичного сырья, их передачу, уничтожение). В том числе приводится перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте (ф. 0504144), с целью дальнейшего его использования. Акт (ф. 0504144) оформляется в двух экземплярах.
Списанные учебники могут быть оприходованы в качестве макулатуры и реализованы. Пришедшие в негодность книги принимаются к учету по забалансовому счету 02 «Материальные ценности, принятые на хранение» (в условной оценке «один объект – 1 руб.») до момента их утилизации (ликвидации) (п. 335 Инструкции № 157н).
Макулатура, полученная в результате списания книг, принимается к учету по текущей оценочной стоимости (п. 106 Инструкции № 157н).
Далее приведем типовые операции по отражению в учете поступления объектов в библиотечный фонд, их выбытия из него, а также внутреннего перемещения в соответствии с действующими инструкциями № 162н, 174н, 183н.
Казенное учреждение (Инструкция № 162н)
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н)
Автономное учреждение (Инструкция № 183н)
Учебная литература: особенности учета в составе библиотечного фонда
Автор: Алексеева М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Библиотечный фонд образовательных организаций должен быть укомплектован печатными и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем входящим в реализуемые основные образовательные программы учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям). В материале рассмотрены особенности организации и ведения внутрибиблиотечного и бухгалтерского учета учебной литературы.
Обеспечение обучающихся учебниками
Обучающимся, осваивающим основные образовательные программы за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов в пределах федеральных государственных образовательных стандартов (ФГОС), федеральных государственных требований, образовательных стандартов и самостоятельно устанавливаемых требований, организациями, осуществляющими образовательную деятельность, бесплатно предоставляются в пользование на время получения образования учебники и учебные пособия, а также учебно-методические материалы, средства обучения и воспитания (ч. 1 ст. 35 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ).
Организации, осуществляющие образовательную деятельность по имеющим госаккредитацию образовательным программам начального общего, основного общего, среднего общего образования, для использования при реализации указанных образовательных программ выбирают (ч. 4 ст. 18 Закона об образовании):
1) учебники из числа входящих в федеральный перечень учебников, допущенных к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования, утвержденный Приказом Минпросвещения РФ от 20.05.2020 № 254.
До 25.09.2025 в перечень, утвержденный данным приказом, включаются учебники, входящие в федеральный перечень учебников, рекомендованных к использованию при реализации имеющих госаккредитацию образовательных программ, утвержденный Приказом Минпросвещения РФ от 28.12.2018 № 345 (утратил силу 24.09.2020);
2) учебные пособия, выпущенные организациями, входящими в перечень организаций, осуществляющих выпуск учебных пособий, которые допускаются к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 09.06.2016 № 699.
Нормы обеспеченности образовательной деятельности учебными изданиями в расчете на одного обучающегося по основной образовательной программе устанавливаются соответствующими ФГОС, федеральными государственными требованиями к программам подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), образовательными стандартами и самостоятельно устанавливаемыми требованиями.
Например, в соответствии с ФГОС СОО, утвержденным Приказом Минобрнауки РФ от 17.05.2012 № 413 норма обеспеченности учебными изданиями определяется исходя из расчета не менее одного учебника в печатной и (или) электронной форме или учебного пособия, достаточного для освоения программы учебного предмета на каждого обучающегося по каждому учебному предмету, входящему:
в обязательную часть учебного плана основной образовательной программы среднего общего образования;
в часть, формируемую участниками образовательных отношений, учебного плана основной образовательной программы среднего общего образования.
Внутрибиблиотечный учет
В соответствии с ч. 1 ст. 18 Закона об образовании в образовательных организациях в целях обеспечения реализации образовательных программ формируются библиотеки, в том числе цифровые (электронные) библиотеки, обеспечивающие доступ к профессиональным базам данных, информационным справочным и поисковым системам, а также иным информационным ресурсам.
Библиотечный фонд образовательных организаций должен быть укомплектован печатными и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям), входящим в реализуемые основные образовательные программы.
К сведению: помимо учебных (специализированных) изданий в библиотеке также должен быть основной библиотечный фонд, состоящий из художественной и отраслевой литературы, справочно-библиографических изданий (справочников, словарей, энциклопедий), периодических изданий, литературы по социальному и профессиональному самоопределению обучающихся и т. п.
Учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечного фонда, организуются в соответствии с Порядком № 1077, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ).
Внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (п. 1.2 Порядка № 1077).
В библиотеке должен быть организован индивидуальный и суммарный учет всех документов (постоянного, длительного, временного хранения), поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него (независимо от вида носителя), в соответствующих регистрах (1.4 Порядка № 1077).
Регистрами индивидуального учета документов являются регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается считать такими регистрами топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, составляемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ, с указанием сведений о поступлении документа в фонд и его выбытии из фонда (п. 1.5.1 Порядка № 1077).
Регистрами суммарного учета документов являются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»;
«Выбытие документов из библиотечного фонда»;
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка № 1077).
Величина (объем) и движение библиотечного фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета учебников и учебных пособий являются экземпляр и название (п. 2.1 Порядка № 1077).
Поступление изданий в библиотеку
Согласно разд. IV Порядка № 1077 учебная литература может поступать в библиотеку в результате поставки (покупки), обмена, безвозмездной передачи, дарения, пожертвования.
Поступление оформляется следующими первичными учетными документами:
накладной, актом, включающими список поступающих документов, – при приобретении, передаче объектов библиотечного фонда;
актом о приеме документов – при приемке изданий от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным;
договором пожертвования в соответствии с ГК РФ – при поступлении изданий от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда.
Прием учебной литературы, поступающей в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов (п. 4.1.1 Порядка № 1077).
При приемке каждому экземпляру издания присваивается регистрационный номер, иной знак в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других), который закрепляется за ним на все время его нахождения в библиотечном фонде. Он проставляется непосредственно на документе и отражается в регистрационной книге и карточке регистрации. Регистрационные номера, в случае исключения документов из фонда библиотеки, не могут быть присвоены вновь принятым изданиям (п. 4.4.1 Порядка № 1077).
Также документы, включаемые в фонд библиотеки, подлежат маркировке, путем использования штемпелей, книжных знаков, индивидуальных штриховых кодов, других видов маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации (п. 4.5 Порядка № 1077).
На принятых первичных учетных документах делается запись, подтверждающая, что поступившие издания приняты в библиотечный фонд как объекты особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) или иного движимого имущества. Указанные документы передаются в бухгалтерию для отражения поступления библиотечного фонда в бухгалтерском учете (п. 4.8, 4.9 Порядка № 1077).
Выбытие изданий из библиотеки
В соответствии с разд. V Порядка № 1077 учебная литература может выбывать из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие издания исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
Для оформления решения о списании объектов библиотечных фондов применяется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). Он составляется в двух экземплярах с указанием:
причин, послуживших основанием для принятия решения о списании изданий;
перечня мероприятий по исполнению решения о списании;
отметки о результатах проведенных мероприятий, которая ставится на основании утвержденного акта о списании и документов, подтверждающих утилизацию объектов в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение, включая перечень имущества, подлежащего постановке на учет с целью его дальнейшего использования.
Данный документ служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения списания объектов, исключенных из библиотечного фонда.
После утверждения акта о списании учреждение вправе провести следующие мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда:
1) передать издания, выбывающие по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. При их невостребованности в течение 6 месяцев с даты списания они могут быть направлены в пункты вторсырья (п. 5.7.1 Порядка № 1077);
2) направить издания, исключенные по причине непрофильности, в обменный фонд с последующей передачей на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. В случае их невостребованности в течение 6 месяцев с даты списания они могут быть переданы безвозмездно юридическим и физическим лицам либо сданы в пункты вторсырья (п. 5.7.2 Порядка № 1077);
3) уничтожить исключенные из библиотечного фонда издания при отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача изданий на переработку экономически нецелесообразна. Данное мероприятие проводится в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда (п. 5.7.3 Порядка № 1077).
Бухгалтерский учет
По общему правилу учебная литература (за исключением периодических изданий), включаемая в состав библиотечного фонда образовательной организации, учитывается на счете 0 101 08 000 «Прочие основные средства» (п. 7 СГС «Основные средства», п. 53 Инструкции № 157н).
К сведению: периодические издания (журналы, газеты и др.), входящие в библиотечный фонд, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» (п. 377 Инструкции № 157н). Порядок учета таких изданий в данной статье не рассматривается.
Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по первоначальной стоимости, которая определяется в порядке, установленном разд. IV СГС «Основные средства». Такая стоимость формируется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции № 157н).
Расходы на приобретение учебных изданий (включая рабочие тетради к учебникам), отнесенных к основным средствам, следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 11.1 Порядка № 209н, Письмо Минфина РФ от 17.01.2019 № 02-06-10/1927).
Амортизация на объекты библиотечного фонда начисляется в следующем порядке (п. 39 СГС «Основные средства»):
если их стоимость до 100 000 руб. включительно – в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче в эксплуатацию;
если их стоимость свыше 100 000 руб. – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации, начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету (п. 33 СГС «Основные средства»).
Норма амортизации определяется исходя из срока полезного использования объектов библиотечного фонда. Учебную литературу можно учитывать по коду 740.00.10.01 «Литературные произведения» ОКОФ, который согласно Классификации ОС, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 относится к седьмой амортизационной группе (как имущество со сроком полезного использования от 15 до 20 лет включительно). В силу п. 35 СГС «Основные средства» срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для этой группы, то есть 20 лет.
Электронные учебные издания в соответствии с ОКОФ могут быть отнесены к группе 732.00.00.00 «БАЗЫ ДАННЫХ» (код 732.00.10.03 «Издания электронные официальные» или 732.00.10.04 «Издания электронные литературные» ОКОФ). В Классификации ОС такие коды отсутствуют, поэтому срок полезного использования электронных изданий следует определять исходя из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, и (или) на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов (пп. «б» п. 35 СГС «Основные средства»).
Для учета амортизационных отчислений по объектам библиотечного фонда предназначен счет 0 104 08 000 «Амортизация прочих основных средств» (п. 89 Инструкции № 157н).
Инвентарные номера объектам библиотечного фонда не присваиваются, инвентарные списки по ним не ведутся (п. 46 Инструкции № 157н).
На такие объекты открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (без указания количества и наименования объектов) (п. 54 Инструкции № 157н, Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н).
Приведем типовые корреспонденции счетов по отражению в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию учебной литературы, предусмотренные инструкциями № 162н, 174н, 183н.
Содержание операции
Казенные учреждения
Бюджетные (автономные) учреждения
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Отражено формирование первоначальной стоимости учебной литературы:
приобретенной у поставщика
0 106 21 310
0 106 31 310
приобретенной через подотчетное лицо
0 106 21 310
0 106 31 310
полученной безвозмездно (в виде дара, пожертвования)
0 106 21 310
0 106 31 310
полученной в рамках централизованного снабжения
0 106 21 310
0 106 31 310
0 401 10 195,
0 304 04 310
Принята к учету учебная литература
Начислена амортизация при выдаче изданий в эксплуатацию
1 401 20 271
1 109 хх 271
0 401 20 271
0 109 хх 271
0 104 28 411
0 104 38 411
Списана учебная литература с учета:
в сумме начисленной амортизации
0 104 28 411
0 104 38 411
0 101 28 410
0 101 38 410
в сумме остаточной стоимости
Одновременно списанные издания приняты к забалансовому учету*
Принята к учету по текущей оценочной стоимости макулатура, полученная:
от ликвидации учебной литературы
при замене использованных рабочих тетрадей в комплекте с учебниками, а также в иных случаях, не связанных со списанием учебной литературы
Списаны с забалансового учета утилизированные издания
* Списанные с балансового учета издания, в отношении которых принято решение о списании (прекращении эксплуатации), учитываются на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» в условной оценке «один объект – 1 руб.» до момента их утилизации (ликвидации) (п. 335 Инструкции № 157н).
На конкретных примерах
Разберем на примерах особенности учета учебной литературы в составе библиотечного фонда.
В рамках контракта, заключенного с коммерческой организацией, вуз (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрел учебные пособия в количестве 100 шт. для пополнения библиотечного фонда на сумму 18 000 руб. Согласно учетной политике указанные расходы отнесены к прямым расходам, составляющим себестоимость услуг, оказываемых в рамках приносящей доход деятельности. Объекты библиотечного фонда введены в эксплуатацию в месяце приобретения.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Поступили от поставщика учебные пособия для пополнения библиотечного фонда
Приняты к учету в составе основных средств учебные пособия
Перечислены поставщику денежные средства в счет погашения задолженности
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 310 КОСГУ)
Начислена амортизация при выдаче учебных пособий в эксплуатацию (в размере 100 %)
Пример 2.
В школу (бюджетное учреждение) в рамках централизованной поставки поступило 200 учебников на сумму 50 000 руб. На основании извещения, полученного от департамента образования администрации города (заказчика), с приложением накладных поставщика учебники были приняты к учету в составе объектов библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения. Второй экземпляр извещения с соответствующими отметками был возвращен заказчику.
В учете бюджетного учреждения (грузополучателя) сформированы следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Отражено поступление учебников на основании полученного от заказчика извещения (ф. 0504805) с приложением к нему накладных от поставщика
Приняты к учету учебники в составе объектов библиотечного фонда (подписано и отправлено в адрес заказчика извещение (ф. 0504805))
Пример 3.
В библиотеке школы-интерната (казенного учреждения) произошла утеря учебника. Его первоначальная стоимость равна 250 руб., амортизация на издание начислена в размере 100 %. В возмещение причиненного ущерба обучающийся принес равноценную книгу. Она оценена комиссией учреждения в 280 руб.
В бюджетном учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Списан утерянный учебник
Отражена сумма причиненного ущерба по текущей восстановительной (справедливой) стоимости
Принята к учету книга, поступившая от обучающегося
Отражено списание задолженности виновного лица в связи с возмещением ущерба в натуральной форме
В заключение выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание:
учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечного фонда, организуются в соответствии с Порядком № 1077;
учебная литература (за исключением периодических изданий), включаемая в состав библиотечного фонда, подлежит учету на счете 0 101 08 000;
формирование первоначальной стоимости таких объектов осуществляется на счете 0 106 01 000 в порядке, установленном разд. IV СГС «Основные средства»;
на объекты библиотечного фонда стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию, а на объекты свыше указанной суммы – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации. Для учета амортизационных отчислений предназначен счет 0 104 08 000;
инвентарные номера объектам библиотечного фонда не присваиваются и инвентарные списки по ним не ведутся;
на эти объекты открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032), учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.