учет трудозатрат сотрудников по проектам
Рекомендации от экспертов. Блог Okdesk
Для сотрудника, не посвященного в детали работы конкретного отдела, потраченное его сотрудниками время — отличная метрика оценки эффективности. Но в каждом отдельном случае она имеет свой смысл и свои подводные камни.
Поговорим о том, какие именно преимущества может принести оценка трудозатрат сотрудников технической или сервисной поддержки, а также с какими сложностями она может быть связана.
Отметим, что в данном случае речь идет не о кадровом учете рабочего времени «по закону», а об учете трудозатрат в свободной форме, в соответствии с нуждами организации.
Плюсы учета трудозатрат
Дисциплина
Сам по себе учет каждый раз напоминает сотрудникам, что их время — деньги для компании, поэтому рабочий день не нужно тратить на покупки в интернет-магазинах и просмотр соцсетей. Чем больше времени потрачено на работу, тем успешнее компания и тем стабильнее положение ее работников.
Кроме того, учет рабочего времени позволяет выработать полезные привычки по организации дня и сбору отчетности для последующего анализа. При правильной «настройке» таких привычек, в будущем собранная информация поможет планировать развитие отдельных сотрудников и бизнеса в целом.
Помимо продажи компетенций и качества, сервисное обслуживание — это еще и продажа рабочего времени специалистов. И учет этого времени помогает выстроить прозрачные и доверительные взаимоотношения с клиентами.
Бизнес-планирование
Данные по затраченному сотрудниками времени позволяют вычислить важные показатели, влияющие на разные аспекты бизнеса. В первую очередь можно оценить реальную стоимость человеко-часа при оказании услуг, а также рассчитать другие важные метрики — рентабельность работы по отдельным проектам или договорам поддержки, прогнозы по срокам решения определенных проблем и т.п.
Все эти показатели можно наблюдать в динамике. Правда, для построения сложных выводов нельзя учитывать только время — необходимы и другие данные. Например, чтобы правильно интерпретировать рост суммарных временных затрат на работу с определенным клиентом, нужно учитывать количество закрытых заявок, звонков, активность по заявкам и т.п., чтобы не пропустить ситуацию, когда сотрудник просто списывает больше часов на одну и ту же работу.
Планирование найма
Руководители отделов сервисной поддержки или сами генеральные директора компаний часто признаются, что их сотрудники перегружены и пора открывать вакансии. Но когда к этим замечаниям пора прислушаться? Рост выраженной в часах нагрузки на отдел — отличный индикатор.
Данные по времени, потраченному на решение вопросов клиентов, позволяют сделать и прогнозы на будущее: при заключении новых абонентских договоров можно сразу планировать соответствующее масштабирование отдела.
Учет влияния внешних факторов
Детальный анализ трудозатрат позволяет выявить факторы, влияющие на эффективность деятельности коллектива. К примеру, можно делать выводы о том, лучше ли работается в open space или меняется ли общая эффективность работы отдела после перераспределении обязанностей.
Минусы учета трудозатрат
Опять дисциплина
Введение любых форм отчетности, будь то простой список выполненных за день задач, или же точный учет рабочего времени (до секунды), всегда вызывают сопротивление коллектива. С этим, конечно же, кадровому отделу и/или руководству предстоит бороться не в одиночку. Но поучаствовать в «гражданской войне» в рамках отдельно взятой организации придется. Сотрудники будут забывать внести трудозатраты, завышать время или же заполнять отчеты задним числом «от балды». Это вносит погрешность во все расчеты, основанные на собранных цифрах.
Чтобы этого избежать, необходимо объяснить причины введения учета — что дело не в желании контролировать каждый шаг сотрудников, а в попытках навести порядок в бизнесе и обеспечить прозрачность работы для клиента, в том числе при решении каких-то спорных коммуникаций. Это способ избежать конфликтов и быстрее разобраться в ситуации, что может быть даже на руку коллективу.
Применимость метрики
Метрики в бизнесе и выводы на их основе — всегда очень тонкий момент. К примеру, нельзя бездумно усреднить время по всем задачам и премировать за его сокращение или наказывать за превышение. Ведь задачи имеют разную сложность, связи и последствия. Чтобы учет трудозатрат и рабочего времени действительно приносил перечисленные преимущества, необходимо подобрать правильные модели, не обязательно повторяющие опыт коллег по отрасли.
Необходимо 10 раз подумать, прежде чем принимать на основе собранных данных какие-то управленческие решения. Не всегда недозагрузка на означает, что проблема в сотрудниках. Отличный пример — недостаточная автоматизация процессов (ручное распределение заявок), которая отнимает человеко-часы и даже дни работы.
Стоимость и точность измерений
Любой учет, включая разработанные под него математические модели, закупленные инструменты и обучение для сотрудников, стоит денег. Это, конечно, не повод отказываться от фиксации трудозатрат вовсе. Но необходимо оценивать экономическую эффективность внедрения тех или иных инструментов. Возможно, покупка «следящих» программ, которые мониторят активные вкладки в браузере и т.д. и не окупятся при условии, что собранные ими данные имеют конечную точность из-за их обхода сотрудниками.
Также необходимо разумно относиться к точности измерений. Нельзя злоупотреблять попытками выяснить, куда тратиться каждая минута. Для целей бизнеса при контроле решения заявок лучше использовать округление до Попытки получить данные с большей точностью приведут лишь к росту напряжения в коллективе и, по факту, к большим затратам на учет времени.
Доверяй, но проверяй: как организовать автоматический учет трудозатрат
Сегодня хочется поговорить о наболевшем. Каждый второй потенциальный клиент вступает со мной в дискуссию о том, как правильно учитывать трудозатраты своих сотрудников.
Кто-то считает, что только ручной режим учета способен отразить истинное положение дел, а у кого-то, наоборот, волосы встают дыбом от слов, что фиксация затраченного времени не автоматизирована.
В ITSM 365 мы придерживаемся первого варианта. По этой причине в нашей базовой поставке вы найдете только его реализацию.
Однако, мы прислушиваемся к мнению клиентов, даже если оно отличается от нашего, и стараемся найти компромисс. Сегодня я не поставлю точку в вечной борьбе различных подходов, а расскажу, как помочь сторонникам автоматического учета трудозатрат и организовать этот процесс в ITSM 365.
Зачем вообще учитывать трудозатраты
Если у вас небольшая служба технической поддержки и коллеги на виду, то, наверное, незачем. Или вы просто доверяете и не сомневаетесь в том, что сотрудники выполняют свою работу качественно и, главное, в разумные сроки.
Как начать считать трудозатраты прямо сейчас
3. Руководитель оценивает корректность трудозатрат и, если поданная информация не вызывает вопросов, переводит ее в статус «Утверждена».
После этого можно смело строить отчетность, проводить аналитику и выставлять счета контрагентам.
Что не так при учете вручную
Конечно, некоторые сотрудники могут забыть вовремя списать трудозатраты, но это скорее дело привычки и рабочей дисциплины в целом.
Как автоматизировать процесс учета
Мы предлагаем сделать так, чтобы сотрудникам не приходилось отдельно выделять время на подсчет трудозатрат и их списание вручную. Пусть ITSM 365 сделает это автоматически.
Начало отсчета
Доступно два способа запустить отсчет времени по заявке.
1 способ. Чекбокс при переводе заявки «В работу»
Этот способ подходит, когда заявка только зарегистрирована и специалист приступает к ее выполнению.
Чекбокс включен по умолчанию, поэтому лишние клики мыши не потребуются.
2 способ. Кнопка «Начать учет времени»
Если работа над заявкой уже началась (например, клиент ответил, и заявка автоматически вернулась «В работу»), подойдет отсчет времени по кнопке.
Специалист в списке видит заявку, переходит в нее и запускает отсчет.
К работе над одной заявкой можно возвращаться несколько раз, в каждый из подходов создаются новые трудозатраты.
В новом релизе мы добавили суммирование трудозатрат по заявке. Если вы еще не используете эту опцию, напишите в нашу техническую поддержку, и мы поделимся инструкцией по настройке.
Окончание отсчета
В ITSM 365 сотрудник может взять неограниченное количество заявок в работу. Что делать, спросите вы, если специалист забыл остановить время по остальным заявкам.
На самом деле в ИТ-системе время идет только по одной заявке. Когда сотрудник берет следующую заявку и переводит ее в статус «В работе» или по кнопке «Начать учет времени», время по остальным заявкам останавливается.
Остановить отсчет времени можно вручную двумя способами.
1 способ. Кнопка «Завершить учет времени» в заявке
Когда заканчивается работа над заявкой (например, клиенту написан комментарий, и ожидается ответ на него), специалист нажимает на кнопку, и учет времени останавливается.
2 способ. Кнопка «Завершить учет времени» на карточке сотрудника
В конце дня специалисту не потребуется искать, над какой последней заявкой он работал. В своем аккаунте сотрудник нажимает на специальную кнопку, и отсчет времени останавливается.
Корректировка трудозатрат
Мы оставили возможность отредактировать трудозатраты в списке, чтобы сотрудник мог исправить неверное значение вручную.
Если сотрудник забыл остановить время и оно превысило установленное значение, ему придет оповещение об этом. Из письма сотрудник может перейти в ITSM 365 и откорректировать трудозатраты.
То что нужно! Где взять настройки
Если процесс учета трудозатрат в ИТ-системе – это то, чего вам не хватает в текущей работе, напишите в службу поддержки на cs@itsm365.com. Все инструкции по настройке уже готовы.
Проектный учет и контроль исполнения
Выполняйте документационное обеспечение проектной деятельности и отслеживайте переписку по проекту, контактируйте с другими участниками в течение всего жизненного цикла проекта. Контролируйте исполнение проектных задач и получайте аналитику о ходе выполнения проектов в организации.
Учет данных в разрезе проектов
Для основных объектов программы (документы, файлы, мероприятия, письма, процессы) можно указать, к какому проекту они относятся. Это используется для поиска и группировки данных, учета рабочего времени. Из карточки проекта можно перейти к его объектам, например, ко всем документам по проекту.
Планирование и исполнение проектных задач
Исполнение проекта. Выполнение проектных задач осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители. При старте процесса по проектной задаче она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная. Таким образом программа помогает автоматизировать исполнение проекта, контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом. При списании трудозатрат на проект система контролирует, чтобы нельзя было списать трудозатраты исполнителей, которые не указаны в проектной задаче.
Диаграмма Ганта
Двойной щелчок мыши по полосе диаграммы открывает карточку задачи по проекту.
Учет трудозатрат по проектам
Трудозатраты на процессы, запущенные по проекту, автоматически списываются на этот проект. Все трудозатраты видны в карточке проекта / проектной задачи.
Учет и планирование трудозатрат сотрудников
Поставить 10, 50,100 целей на год в своей компании. Рассказать о них на планерке всем сотрудникам. Ждать от всего коллектива и каждого в отдельности взаимоотдачи, готовности самоотверженно трудиться ради достижения конкретных целей вряд ли стоит. В силу квалификации, собственного желания один взваливает на себя большую часть дел по проектам, другой по-тихому осиливает одну задачу. Замотивировать на продуктивную работу весь коллектив – ориентировка для менеджера. То есть направить каждого, составить для него план и определить сроки выполнения заданий. Отсюда — проще будет скорректировать трудозатраты подчиненных. Особенно в организациях нематериального производства, как сфера IT.
Планирование и учет затрат в компании
Произнося слово траты, представляем финансовые издержки, денежные инвестиции и т.д. И только потом возникает вопрос о трудовых человеческих ресурсах, подсчитать которые дорогого стоит.
Трудозатраты определяют успешность бизнеса и его прибыль.
Измеряются они в человеко-часах, человеко-днях, человеко-месяцах. То есть сколько должен отработать специалист часов/дней/месяцев, чтобы успешно завершить задание. И чтобы окончательно верно определить сроки ее исполнения, количество средств, необходимых для полноценного функционирования производственного цикла, эффективность субъекта, потребуется рассчитать трудозатраты:
Самый простой пример: задача длится 3 дня, решает ее один сотрудник в течение стандартного 8-часового дня, тогда трудозатраты на нее равны 24 ч. Если же исполняют два служащих – 48 ч.
На практике оценить плановые трудозатраты сложнее. Все из-за разницы в производительности специалистов. Классические учебники по экономике придерживаются в расчётах усредненных показателей продуктивности. Число служащих умножается на фактическое время, которое требуется для одной операции. Результат вычисления – это и есть количество человеко-часов, которые требуются, чтобы решить задачу.
Учет рабочего времени сотрудников
Планирование проектов, постановка целей на предприятиях начинается с контроля за дисциплиной коллектива. Делать это обязывает Трудовой кодекс РФ. Кто, как, сколько трудится:
Способы фиксирования также меняются. В небольших компаниях популярны табели по форме Т-12 и Т-13. В них отмечается время прихода/ухода, больничные, отгулы, отпуска. Крупные организации устанавливают пропускные турникеты, биометрические системы, СКУД, т.е. системы контроля и управления доступом или ограничения в нем к объектам на предприятии, видеонаблюдение, программы учета рабочего времени.
Последние, например, CrocoTime, определяют точку отсчета трудового дня, его финал. И главное, трудозатраты специалистов: кто и насколько успешно поработал в течение дня. Полезен такой ПП в сферах IT, где нельзя увидеть/подсчитать результат деятельности в материальном выражении, как, например, на заводе.
Оценка (прогнозирование) нагрузки персонала
С чего начать анализировать занятость каждого члена коллектива? С оценки его загруженности в определенный период, чтобы привлечь его к перспективным проектам. Пунктуальность подчиненного — ценная черта.
Но собственникам или менеджерам более интересна эффективность персонала, качество и скорость его работы. Программа учета и анализа рабочего времени дает данные для понимания, сколько «весит» в профессиональном отношении каждый служащий:
Полученная информация станет крепкой основой для дальнейших действий руководства. Не будем подталкивать к сокращению малопригодных специалистов. Но если уже совсем плохая ситуация «нарисовалась», предприятию выгоднее расстаться с таким служащим. Или, как вариант, направить его на повышение квалификации.
Выяснить, на кого из участников коллектива можно возложить чуть больше обязанностей в случае сокращенных сроков, а кого поставить на задачи, не требующие быстрого исполнения, но скрупулезного подхода и дотошного внимания к деталям. Получив данные о загруженности персонала, понимаешь, придется ли привлекать новые силы, или достаточно распределить обязанности среди постоянного коллектива.
Учет и планирование трудозатрат по проектам
Управление проектами не представляется успешным без планирования и учета трудозатрат. Они прямо воздействуют на сроки, порядок завершения работ, продолжительность проекта, его итоговый результат. И расчет трудовых затрат приводит к требуемой цели:
Заполнять ежедневный отчет можно вручную или автоматически. Указывать фактические затраты времени по объектам: составление документа, файла, разработка проектной задумки, организация мероприятия и т.д.
Не всегда удобно заполнять ведомость, особенно с секундомером в руках, или постоянно бросая взгляд на цифры в нижнем углу монитора. Это отвлекает от непосредственных обязанностей, задерживает процесс. Но, как говорится, планировать надо, чтобы привлечь персонал к проектной деятельности и обеспечить ее ресурсами.
Формула расчета трудозатрат
Как же считать трудозатраты, если условия реализации определенной услуги осложняются субъективными показателями конкретных участников коллектива, их умений и квалификации. На этапе планирования сложно сказать, кому именно поручат выполнить задание. Эти проблемы можно проигнорировать и использовать средний показатель производительности труда сотрудников.
Данный параметр рассчитывается по формуле «Количество работников * фактические временные затраты». И тогда получаем количество человеко-часов, которое необходимо, чтобы выполнить задачу. Эти расчёты пригодятся и в отношениях с клиентом, чтобы тот наглядно понял, сколько стоит час работы, например, разработчика ПП высокой квалификации с официальной рыночной заработной платой.
Например, вычислить трудозатраты в человеко-часах можно по формуле Чч = N * Т, (1.31), где:
N – количество работников;
Т – фактическое время, потраченное на выполнение работы;
Чч – человеко-часы.
100 = 20*5 – из этой формулы получается, что 20 человек за 5 часов дают 100 человеко-часов.
Программа для учета трудозатрат
Итак, бизнес, большой, со штатом в 10 тысяч человек, или мелкий, в котором и десятка не наберется, считают трудозатраты. Хотят или нет, но без этого бизнес развиваться не будет. Трудоемкий подсчетт вручную человеко-часов вполне заменяет ПП, программа учета рабочего времени CrocoTime. Её выбирают, чтобы оптимизировать деятельность сослуживцев, подсчитать затраты на проекты, найти возможности сэкономить:
Это позволит выявить функция тайм-трекинга. CrocoTime покажет, как распределялась нагрузка за условный период, укажет максимальную и минимальную. И поможет вычислить стоимость каждого рабочего процесса.
С функцией онлайн-отчетов руководитель изучит картину дня подчиненного в реальном онлайн-режиме и проанализирует эффективность коллег. Какие сайты интересны, продуктивные или непродуктивные. И как долго сотрудник там «зависает».
Планирование загрузки персонала с опорой на CrocoTime помогает избежать нелегких ситуаций, когда исполнитель не может сообщить заказчику сроки завершения договора, или когда на одного и тоже сотрудника наваливается все больше обязанностей, а другого не знают, чем занять.
Прочитайте другие статьи в нашем блоге
Методы контроля рабочего времени. Организация и учет времени
Трудиться в определенном ритме, с установленными временными рамками дня, с перерывом на обед и короткими кофе-брейками. В этом своя философия, понятная обеим сторонам трудового процесса, суть которой в том, чтобы разграничивать рабочее и личное время. Отвечать за выполнение в срок обязательств, быть.
Программа для контроля за сотрудниками
Работник, находящийся в «шаговой доступности» или удаленный – контролировать и того, и другого необходимо. Хотя задача из разряда мало приятных. Тратить на нее много времени не целесообразно. Над подчиненными довлеет знание, что за ними следят, и это напрягает, ограничивает инициативу, желание с.
Учет и планирование рабочего времени
Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах («День», «Неделя», «Месяц» и других).
Личные и общие календари
Окно «Мой календарь». Это ваш персональный инструмент планирования времени. Записи в календарь можно заносить вручную или за пару кликов создавать из любых других данных «1С:Документооборота 8»: письма, файлы, документы, задачи, мероприятия, проекты, проектные задачи, корреспонденты и прочее. Записи календаря могут быть периодическими: например, повторяться каждый понедельник с 9:00 до 10:00. Это может быть полезно, например, для утренних собраний или как напоминание о составлении еженедельного отчета в пятницу. Обо всех записях программа автоматически напомнит заранее, в указанное время. В календаре можно также отметить время, в которое вы доступны для того, чтобы другие сотрудники планировали встречи с вами.
Учет отсутствий сотрудников
При необходимости все отсутствия можно быстро посмотреть по календарю с отбором по дате, по подразделению или за период.
Ежедневные отчеты
Заполнять список выполненных работ можно двумя способами: указывать итоговую длительность каждой работы или указывать точное время начала и окончания работ. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).
Автоматический учет трудозатрат
Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности. При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее.
Анализ трудозатрат
Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям. Красным цветом отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня. Трудозатраты, отнесенные на проект, позволяют также отслеживать расхождение плановых и фактических трудозатрат по проекту.
Анализ трудозатрат по видам деятельности. Этот отчет помогает руководителю оценить самые затратные виды работ (например, совещания, подготовка документов) и наметить меры по их сокращению.