учет склада гугл таблицы
В данной статье, я хочу рассказать о шаблоне, который вполне заменяет 1С и CRM, не требует настроек и абонентской платы, а также докажем, что автоматизированный учет можно вести и в Google таблицах тоже.
Рассмотрим основные возможности Google Таблиц для учета бизнеса, покажем алгоритм его заполнения, а также поделимся полезными советами работы с Google Таблицами.
Начнем с краткого обзора:
Каждый раздел имеет подробные инструкции, которые появляются при наведении на соответсвующие заголовки столбцов. Инструкции также содержат примеры по их заполнению. Помимо этого имеется отдельный раздел: Справка, в котором собрано подробное руководство, что позволит вам с легкостью научиться пользоваться нашим шаблоном.
Главным преимуществом шаблона EasyBasa является полное отсутствие необходимости знаний Excel. Вам не надо писать ни единой формулы, все уже составлено за вас и работает в автоматическом режиме.
Представим, что у Вас интернет-магазин по продаже гирлянд. Вы закупаете товар в Китае через eBay и продаете их через веб-сайт, Инстаграм и группу в контакте.
Начнем с раздела Закупка
В раздел Финансы, в блок Расход | Закупка товара автоматически добавились затраты на покупку нашей партии товара. Нам необходимо указать только источник средств.
Также товар автоматически добавился в список в разделе Склад, в графу Поставка.
Как только мы добавили фактическую дату поступления, количество товара автоматически отражается в столбце склад и исчезает из поставки.
Если вы знаете вес товара, указываем его. Это информация будет полезна для отправки по почте или курьерскими службами.
При изменении цены необходимо указать дату, а также установить новые цены.
Перейдем к разделу Заказы:
Прежде чем работать с данным разделом, отредактируем технические параметры: а именно, укажем способы доставки, стоимость и откуда вы получаете заявки.
В столбце ресурс добавим новый канал продаж: например ТикТок, WildBerries.
Представим, что вам поступила заявка с Инстаграм. Заполняем дату, выбираем из выпадающего списка Инстаграм, указываем имя покупателя: Игорь, а также его профиль в Instagram. Обратите внимание, что при наведении на номер заявки мы получаем ссылку на пользователя и можем сразу же перейти на его страницу и написать сообщение. При выборе ВК, мы поучаем ссылку на профиль в контакте, а если клиент сделал заявку на сайте и указал электронную почту, то при наведении мы можем оправить письмо на указанный адрес прямо из ГуглТаблиц.
Далее указываем номер телефона и выбираем в выпадающем списке товар, который хочет заказать клиент. Пусть это будет Гирлянда снеговики синего цвета. Обратите внимание, что в столбце наличие мы сразу же видим кол-во товара на складе. Если товара на складе нет, то здесь будет показано под заказ.
Данные артикул и цена добавляются автоматически из раздела склад.
Указываем кол-во товара, выбираем способ доставки. При необходимости добавляем скидку. Указываем форму оплаты и ставим статус заказа: всего имеется 8 статусов, каждый из которых имеет свое обозначение цветом для легкости восприятия. Рассмотрим статусы более подбробно:
Данные об этих заказах попадают в раздел Финансы, Блок Наложенные платежи, чтобы вы всегда могли отслеживать, какие платежи еще не прошли ожидать их поступления.
Перейдем в раздел Финансы: данные о выполненном заказе попадают в блок Доход автоматически, от вас не требуется никаких действий.
Также в таблице склад товар автоматически вычитается, ведь мы его уже продали, и мы видим наличие меньшее, чем было ранее.
В случае, если в заказе несколько товаров, повторно заполнять контактные данные не нужно, сразу выбираем второй товар в заказе, ему автоматически присваивается номер 2.1.
Указываем дату доставки или отправки, а также адрес и комментарий. При наличии трек номера, указываем трек номер.
Сверху расположены сводные данные по статусам заказов.
Раздел Накладная.
Данные формируются автоматически из раздела Заказы. Все, что нужно сделать, это выбрать номер заказа: 1,2, 3 и тд.
Все остальные данные подставляются в накладную автоматически.
Первый блок Расход и денежные операции
Данный блок заполняется вручную и отражает расходы денежных средств, а также операции с ними.
Статьи затрат и источники средств редактируются в специальных технических полях.
В разделе Финансы вы можете отслеживать сводные показатели, такие как выручка, перемыл ныне, постоянные, валовая прибыль и убыток или прибыль.
Последний, но очень важный раздел: Отчет. В нем мы можем быстро посмотреть самые важные для нас данные: денежные средства, проверить наличие товара, увидеть последнее изменение цен, а также финансовое состояние и предупреждения.
Данный раздел удобен как при работе с ПК, так и на мобильных устройствах.
Подробный обзор на автоматизированный шаблон EasyBasa доступен по ссылке:
А ТАКЖЕ ДЕМО-ВЕРСИЯ:
Ну продажи в социальных сетях от интернет магазина довольно сильно отличаются, как по мне.
Но с полицией ясно и логично. Но просто подписка не такая плохая штука, она критичнв для малого бизнеса, который борется с кредиторкой, как факт. И полноценное движение товара при большом обороте в таблицах не очень приятная штука.
Хотя тут на вкус и цвет и многое зависит от обьемах, масштабов и умением управлять, да и вообще целей бизнеса.
Мини-сервис складского учета своими руками
Google-таблица (+ Telegram-бот ) для ведения учета небольшого склада, которую можно сделать за день.
Хочу поделиться простым и банальным, но удобным решением, которое помогает поддерживать порядок в оборотных средствах одной компании. Возможно, некоторые читатели увидят способ решения проблемы и смогут оптимизировать свои процессы практически без усилий.
Для одного проекта мы создавали Telegram-бота, который вводит данные в Google Таблицу — обычные операции прихода и расхода складских позиций. Сотрудники без доступа к основным данным вносят учетные операции со своего мобильного устройства, а вся информация копится в нехитрой Google табличке. Самое главное — формулами считаются остатки и обороты склада.
В Telegram-боте есть две кнопки — приход и расход:
Выбираем нужный пункт и в появившемся меню вводим нужную категорию.
Соответственно, появляются номенклатуры, относящиеся к выбранной категории.
Делаем выбор номенклатуры, далее вводим количество, цену и вводим комментарий, если необходимо.
Все подобные операции записываются в соответствующий лист таблицы: приходные операции на лист «приходы», расходные на лист «отгрузки».
На этом заканчиваются действия пользователя. Приступаем к анализу данных.
Отчеты строятся на двух одноименных листах таблицы. Строятся формулами на основе учетных листов.
Так выглядит отчет по остаткам склада:
Отчет устроен таким образом, что если поменять поле номенклатуры в этой таблице, данное поле меняется в меню бота. То есть получается полноценная модель, которая настраивается пользователем.
Ниже приведен отчет по оборотам склада, который строится в динамике за выбранный год в количестве отгрузок и их суммы в рублях:
Вы можете сами протестировать бота, ввести операции, отследить их в таблице и увидеть изменение отчета.
Бота можно найти в поиске Telegram по имени: @storage_accounting_bot
Данные прилетят в таблицу, расположенную по ссылке:
Она доступна только для просмотра, но этих прав вам будет достаточно, чтобы увидеть введенные вами операции и обновления в отчете.
PS: Ни в таблице, ни в боте нет никакой рекламы, скрытых продаж и ссылок на сайт. Только истинная мотивация показать множеству предпринимателей решение общей проблемы. Знаю точно, что у многих компаний микробизнеса бывает неразбериха с материальными ценностями.
Не стесняйтесь выражать свою точку зрения в комментариях. Отвечу всем честно почти на любой вопрос. Пользуйтесь случаем, спрашивайте про доходы и личную жизнь.
Это пока чисто прототип нашей идеи и один из наших очень простых кейсов, который работает в микрокомпании.
1.Накладные модно выдавать после формирования операции через чат бота
2. Можно сделать так, чтобы пользователь мог отредактировать и пересоздать накладную в интерфейсе чат-бота или таблицы.
3. Есть еще идея сканировать штрих-код камерой телефона. В таком случае не нужно будет выбирать номенклатуры и категории. Будет удобно при массовых операциях или большом количестве номенклатур.
Мы все хотим как то немного разнообразить свою проектную деятельность и выпустить простой продукт по подписке. Скоро выпустим учет финансов поскольку это простая штука на наш взгляд. И следом планируем склад. Работаем над этим параллельно с основной деятельностью, уже вот вот расскажем всем.
Таблица учета склада и анализа отгрузок
Полноценный и бесплатный инструмент для учета небольшого склада. Расчет остатков, отчет по дебиторской задолженности и анализ ассортимента в одной Гугл таблице.
Для быстрого достижения результата часто достаточно адаптировать под процесс обычную таблицу и не тратить ресурсы на внедрение учетных систем.
Мы подготовили таблицу учета склада с функцией анализа отгрузок и теперь выкладываем ее в открытый доступ.
Делимся ссылкой уже в начале статьи, но рекомендуем сначала ознакомиться с ее функциями, чтобы сэкономить время на настройке.
Для начала работы создайте копию таблицы. Сделать это можно так:
На данном листе фиксируем все приходы на склад. Для каждой записи нужно указывать поставщика, статус оплаты и период отсрочки, если он есть. Это понадобится для подсчета кредиторской задолженности.
Эта страница предназначена для учета списаний со склада. По аналогии с листом закупки нужно указывать покупателя и параметры взаиморасчетов для того, чтобы увидеть объем дебиторской задолженности.
Тут автоматически выводятся суммы складских запасов в деньгах и количестве. Расчет совокупной стоимости запасов производится на выбор пользователя тремя методами: FIFO, LIFO и по средней цене прихода.
А также формируется отчет о дебиторской и кредиторской задолженности, где видна общая и просроченная задолженность.
Продажи (отгрузки) всех товаров, на выбранный пользователем период, делятся на группы для выявления их ценности.
В группу А попадают товары с наибольшей отдачей, которые дают 80% прибыли.
В группу В включаются менее важные товары, приносящие 15% прибыли.
К группе С относятся товары, генерирующие лишь 5% результата.
XYZ анализ показывает регулярность продаж. То есть позволяет оценить сезонность.
Берем тот же самый период, что и в анализе АВС, и делим суммы по месяцам, чтобы увидеть колебания спроса.
Категория X: Товары имеющие стабильные продажи, по которым можно осуществлять наиболее точное прогнозирование.
Категория Y: Список товаров с нерегулярными или сильно зависящим от сезонности продажами.
Категория Z: Товары с единичными случаями продаж.
Для выявления доходных товаров с наиболее стабильным спросом объединим ABC и XYZ отчеты.
Более подробная инструкция по настройке приведена в таблице.
Комментарий удален по просьбе пользователя
Если говорить про объемы, то знаю примеры с хорошей месячной/годовой выручкой, ведущие учет в подобных таблицах.
ни одна нормальная контора не будет вести склад в табличке экселя.
Так прям уверенно я бы не стал заявлять:)
еще бы..вся ваша табличка рушится, когда
а) надо выписывать первичные документы или пробивать чек
б) когда есть больше одного склада
в) когда есть допрасходы, которые должны быть включены в себестоимость
г) когда в себестоимости товара есть импортная составляющая
д) когда есть возвраты, корректировки прихода и реализации задним числом
е) могу продолжать бесконечно
таблица это худшее, что можно выбрать для такого учета.
Самый дешевый вариант купить простенькую учетную программу вроде 1С.
1С конечно хороший вариант. Но при этом все перечисленные вами пункты без особых усилий реализуемы в таблицах.
Под типовые процессы хорошо использовать 1С, как вы и сказали. Когда речь идет о чем то отличном от обыденного, хорошо использовать таблицы для выстраивания процессов.
Но при этом все перечисленные вами пункты без особых усилий реализуемы в таблицах.
только в результате это уже будет на таблица, а отдельная программа. Короче повторюсь еще раз, что ваша таблица никому не нужна. Единственный правильный вариант для учета товародвижения это отдельная учетная система
Василий, вам наверное точно виднее. И рассуждать о нужности таблиц вы конечно же можете с уверенностью.
у меня, по крайней мере, хотя бы есть аргументы
Хорошо, пусть будет так если вам так легче себе представлять мир:)
Как среди 92 миллионов пользователей Рунета найти идеальных клиентов, чтобы настроить рекламную кампанию и снизить расходы на привлечение? Для этого есть два пути: первый – работать с собственными данными, например, из CRM-системы, анализировать их, сегментировать, обогащать и, как следствие, создать свой портрет идеального клиента (ICP). В…
Колонка от создателя Телеграм ботов с аудиторией в 70 000 000 пользователей о том, куда катится сейчас, как катился до и зачем прикатился сюда Телеграм. Почему Телеграм становится больной шуткой в англоязычных коммьюнити, и как команда Телеграма, простите, «просрала» все полимеры.
Что такое «треугольник доброты», чему пандемия научила стратегов и зачем думать о потребителе, когда вокруг хаос? Колонка Марины Востриковой, руководителя направления клиентской поддержки «Битрикс24»
В этой статье мы рассмотрим способы доработки модуля разбиения текста на предложения «Razdel».
Правила не коснутся аптек и магазинов с товарами первой необходимости.
Счет более чем на 300 000 российских рублей выставил дизайнеру Артемию Лебедеву белорусский прокатный оператор Sixt Belarus. Это стоимость полностью «убитого» двигателя Audi Q5, которую дизайнер арендовал во время одной из своих поездок в Белоруссию еще в апреле.
Другая реальность, наступившая в марте 2020 года, научила нас жить и работать по-новому. Сотрудники контакт-центров одними из первых почувствовали изменения. Именно им пришлось объяснять авиапассажирам, почему отменилась поездка, на их плечи свалилась львиная доля непривычных запросов, в том числе пришлось отрабатывать обращения по резко…
Мы изучили, с какими трудностями сталкиваются компании, которые хотят развивать собственные контакт-центры, — о трех самых характерных явлениях читайте ниже. А тех, кому эта тема близка и интересна, ждем 16 ноября на бесплатном вебинаре, где вы узнаете, как запустить полноценный контакт-центр за одну рабочую неделю.
Учет склада гугл таблицы
Вместо платных сервисов: 5 гугл-таблиц для малого бизнеса
Нет денег на платную товароучетку или сервис для ведения финансов? Используйте бесплатные шаблоны гугл-таблиц. Смотрите, на чем можно сэкономить.
Малый бизнес редко покупает дорогие программы для учета денег и товаров. Это и понятно — каждая копейка на счету, особенно на старте. В итоге малый бизнес ведет таблички в какой-нибудь потертой тетрадке, записывая плюс/минус после каждой продажи. Недостатки такого подхода даже перечислять лень: ошибки, утрата данных, мошенничество персонала — только вершина айсберга.
Как быть? Платить деньги за программы, которыми будешь пользоваться процентов на 10 функционала — душит жаба. От руки или в голове все считать — можно ошибиться.
Наш совет: Используйте шаблоны гугл-таблиц для малого бизнеса.
У них сразу три преимущества:
Большой выбор шаблонов, которые закрывают практически все задачи малого бизнеса.
Давайте разберем основные таблицы и шаблоны.
Управленческий учет
Шаблон по ссылке. Здесь и дальше ссылки даны на просмотр. Чтобы начать пользоваться шаблоном, скопируйте таблицу на свой гугл-диск.
Таблица, которую придумали ребята из агентства «Сделаем», закрывает практически все направления учета в небольшом бизнесе. Эта гугл-таблица позволяет учитывать движение денежных средств, показывает баланс на счетах компании, умеет прогнозировать кассовый разрыв и собирает данные в отчеты — общий по компании и по отдельным подрядчикам.
Операции заносятся по факту или по плану в простую таблицу. Когда плановые исполнены, их можно отметить и движение денег зачтется в общей сумме.
Учитывая движение денег, шаблон сам прогнозирует баланс и показывает возможный кассовый разрыв. Если уровень опускается ниже нуля — надо решить, где взять денег.
Очень крутая вкладка — «Дивиденды». Там шаблон сам считает, сколько денег можно снять, чтобы не попасть в кассовый разрыв. Сколько сняли денег всего и за прошлый месяц. Если учредителей больше одного — можно посчитать, сколько надо добрать денег, чтобы сравняться по дивидендам.
Учет денег в таблице для малого бизнеса
Если табличка от «Сделаем» показалась слишком большой, попробуйте ту, что используют Helpexce. Там всего три вкладки — есть отчет о движении денег, можно подключить Телеграм-бота, чтобы оперативно вносить данные в табличку.
Автозаполнение договоров
У малого бизнеса договор часто один под все случаи жизни. Он отличается только данными контрагентов. Чтобы каждый раз не готовить одни и те же документы, можно просто подставлять данные контрагента в общий реестр.
В итоге данные из реестра попадают автоматически в шаблон договора. Плюсы — все данные по договорам хранятся в одном месте, не тратится время на одинаковую работу по их заполнению.
Генератор UTM-меток
Смотрите, UTM-метки помогают следить за источниками трафика и понимать, какая реклама лучше работает для вашей компании. Например, вы сделали рекламный пост в соцсетях и одновременно купили публикацию у популярного блогера. Если ссылки не разметить, переходы смешаются, а если использовать метки, то вы поймете, что лучше — таргетинг или реклама у блогеров. А когда поймете, не будете сливать бюджет на нерабочие инструменты.
В стандартных генераторах UTM-меток нет одной важной штуки — они не запоминают частые значения и приходится теги вспоминать или вести отдельный документ. В гугл-таблице частые теги запоминаются и можно подставлять их автоматически.
Инструкция написана прямо в таблице.
Планирование денежных потоков
Запланируйте доходы и расходы на год вперед. Рассчитайте потенциальную прибыльность бизнеса. Вот простая таблица для этого.
Создаём систему управленческого учёта в Таблицах и Формах Google
На примере малого бизнеса по производству и реализации ювелирных украшений. Кейс от Бориса Баублиса.
На своём онлайн-курсе по Google Таблицам я рассказываю о создании систем учёта в Таблицах и Формах Google. А сегодня расскажу, как сделать систему учёта на примере магазина ювелирных украшений.
Год назад в одной группе Facebook появился запрос на доработку системы учёта производства и реализации ювелирных украшений. Первоначально требовалось только сделать удобные формы ввода данных. Я взялся помочь.
Изначально учёт вёлся в Excel, но так как требовался онлайн-доступ к системе, пришлось обратиться к Google Таблицам и Формам.
Справка Google пишет, что в Формах создают онлайн-опросы и тесты, но я нашёл им ещё одно применение — приспособил для ввода данных в базу.
Google Форма
Google Формы — сервис облачного хранилища Google Диск. Для работы с ним нужен только почтовый ящик Gmail.
Переходим на страницу forms.google.com и нажимаем плюс справа внизу.
Форма создана, зададим название и наполним содержимым.
Создадим вопросы для выбора названия, размера, ввода количества проданного товара. Зададим для первых двух вопросов тип «Раскрывающийся список», для ввода количества — «Текст (строка)». Вопросы сделаем обязательными. Добавим к вопросам варианты ответов.
Как запустить сарафанное радио: четыре механики для B2C-стартапа
Учимся у Dropbox, Tesla, Starbucks и United Airlines.
Проблемы
На начальном этапе требовалось учитывать 13 браслетов и 1 кольцо, однако позже заказчик попросил увеличить количество полей. Появились ещё колье, серьги и чокеры. Кроме того, понадобилось увеличить количество видов каждого типа изделия до 30. В коротком списке выбрать один элемент легко, но вообразите, что выбираете товар в списке из 150 пунктов. Естественно, это неприемлемо.
Решение тут простое. Добавим ещё один вопрос в форму — с выбором категории и установим ветвление. Отметьте пункт «Выбрать действие для каждого варианта ответа». Теперь при выборе категории товара, например, браслета, произойдёт переход к вопросу, где выбирается конкретная его модель из короткого списка. При выборе кольца — к вопросу с выбором модели кольца, и так далее.
Списки теперь короткие, и пользователю удобно.
Google Таблица
Пора заняться таблицей, в которую будут заноситься данные из формы. Для этого выберем «Ответы», «Создать таблицу» и «Создать».
Откроется таблица, в которой присутствуют столбцы с названиями наших вопросов: «Товар», «Модель кольца», «Модель браслета», «Размер», «Количество» и «Отметка времени». Она пока пуста, ведь мы ещё ничего не вводили. Сделаем это.
Вернёмся в форму и перейдём в режим «Просмотр»:
Выберем что-то, отправим и посмотрим, что изменилось в таблице.
Как видим, данные из формы занесены в таблицу.
Система
Загружаемые из формы на лист данные используем для дальнейшей обработки.
Создадим отдельные листы для количественного и суммового учёта. На них будем учитывать объёмы продаж товаров в штуках и рублях.
Поскольку бывают продажи со скидкой, зависящей, например, от размера приобретаемой партии товара, то понадобится лист для учёта скидок.
Отдельный лист понадобится для учёта расходов и подсчёта прибыли.
Создадим лист для сводных данных, на котором будут отображаться укрупнённые показатели. Кроме таблиц, на него поместим диаграммы. Эта аналитика будет наглядно отображать рост или падение продаж по сравнению с предыдущим периодом, долю объёма продаж каждого товара в объёме продаж в категории и долю объёма продаж категории в общем объёме.
Ещё на один лист добавим матрицу BCG — инструмент для стратегического анализа и планирования в маркетинге. Здесь будем присваивать товарам статусы (роли): «Звёзды», «Дойные коровы», «Трудные дети» и «Собаки». Это позволит оперативно предпринимать действия, например:
Вот так в итоге будет выглядеть книга:
Ограничиваем доступ
Теперь нужно разграничить доступ к системе. Например, продавцу или менеджеру необязательно видеть таблицу с данными по предприятию. Пусть он видит только свой участок работы. У другого сотрудника — доступ к его разделу. Владелец же сохраняет право полного доступа ко всем данным и настройкам.
В форме нажимаем на «Отправить» справа вверху, вводим email адресата, текст и отправляем. Получателю придёт письмо со ссылкой, перейдя по которой можно сразу вводить.
Преимущества и возможности системы учёта в Google Таблицах и Формах
Оценим преимущества и возможности созданной в Google Таблицах и Формах системы учёта.
1. Бесплатна, ведь мы сами её создали.
2. Ввод не в ячейки таблицы, а через форму. Это удобнее, избавляет от случайных ошибок, и те, кому не нужно, не видят полные данные.
3. Наглядно отображает, какие товары приносят доход, а какие только требуют затрат.
4. Гибкая — можно быстро внести в неё изменения, не платя деньги сторонней организации-разработчику и не ожидая, когда он это сделает.
5. С удалённым доступом, то есть нет привязки к конкретному компьютеру, можно вносить информацию и смотреть аналитику со смартфона или планшета в любой точке планеты, где есть интернет.
6. Многопользовательская. Это означает, что, кроме владельца, с системой работают продавцы, кладовщик, офис-менеджер и другие сотрудники.
7. Гибкое ограничение доступа: один сотрудник только вводит данные, другой — также редактирует элементы системы, а владелец сохраняет право полного доступа.
8. Облачное хранение данных. Это надёжно — при поломке компьютера или мобильника информация не пропадёт.
И неважно, продаём ли мы товары или оказываем услуги, у нас торговая точка на рынке или небольшой магазинчик, индивидуальные мы предприниматели или частные фрилансеры. Адаптировав эту систему под себя и введя в неё свои данные, мы получаем действующую систему управленческого учёта для малого бизнеса. Она облегчает работу по учёту продаж и расходов, по анализу эффективности деятельности.