учет расходных материалов для оргтехники
Учет расходных материалов для оргтехники
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Как применять на практике ФСБУ 5/2019 «Запасы» в учете инструментов, расходных материалов, запчастей, спецодеды и канцтоваров?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
По новым правилам к запасам организации относятся расходные материалы и запасные части, порядок их учета остался прежним. Изменения коснулись в основном формирования стоимости запасов.
Канцтовары, приобретаемые для управленческих нужд, единовременно могут списываться на расходы текущего периода.
Порядок учета малоценных предметов с длительным сроком использования (спецодежда, инструмент) на текущий момент не отрегулирован. Организация должна сама установить и отразить в учетной политике выбранный подход исходя из принципов существенности информации и рациональности учета.
Обоснование позиции:
Новый стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы» не предусматривает ограничение в стоимости запасов. Согласно п. 5 ФСБУ 5/2019 предусмотрено всего два условия признания запасов:
— затраты, понесенные в связи с приобретением или созданием запасов, обеспечат получение в будущем экономических выгод организацией;
— сумма затрат, понесенных в связи с приобретением или созданием запасов (или приравненная к ней величина), может быть определена.
Новым в учете является то, что в состав запасов включаются только активы, потребляемые (продаваемые) в рамках обычного операционного цикла либо используемые в течение не более чем 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019).
Поэтому, если активы потребляются в рамках обычного операционного цикла либо используются в течение не более чем 12 месяцев, то независимо от их стоимости они учитываются в составе запасов. То есть вопрос о стоимостном критерии как факторе, определяющем порядок учета, возникает только после того, как в соответствии с условиями признания актив признан либо запасами, либо основным средством. Напомним, что согласно п. 4 действующего ПБУ 6/01 «Учет основных средств» актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, в частности, если объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев.
Поэтому если критерии признания актива запасом (п. 3 ФСБУ 5/2019) выполняются, в том числе и по сроку использования, то активы стоимостью до 40 000, от 40 000 до 100 000, свыше 100 000 рублей учитываются как запасы. Для признания актива в бухгалтерском учете в качестве запасов его стоимость не имеет значения.
Помимо этого, начиная с 2021 года организация имеет право списывать канцтовары и иные запасы на расходы в момент приобретения, если они предназначены для управленческих нужд и подобный подход утвержден в учетной политике (п. 2 ФСБУ 5/2019).
Далее рассмотрим более подробно учет активов организации разных категорий.
Учет активов, классифицируемых в качестве запасов
На основании перечня активов, имеющихся в организации, в составе запасов в 2021 году учитываются расходные материалы (гайки, трубы и т.д.), а также запасные части для основных средств (подп. а) п. 3 ФСБУ 5/2019).
Формирование стоимости запасов при покупке
При покупке запасы в общем случае первоначально отражаются в учете по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019).
В себестоимость запасов включаются фактические затраты на их приобретение, приведение в состояние и местоположение, необходимые для потребления, продажи или использования (пп. 10, 11 ФСБУ 5/2019):
— суммы, уплаченные или подлежащие уплате организацией поставщику. Суммы скидок вне зависимости от формы их предоставления, а также налоги и сборы не включаются в фактическую себестоимость (п. 12 ФСБУ 5/2019);
— затраты на заготовку и доставку материалов до места их потребления (продажи или использования);
— затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (затраты по доработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик);
— иные затраты, связанные с приобретением материалов.
В себестоимость запасов в соответствии с п. 18 ФСБУ 5/2019 не включаются:
— затраты, возникшие в связи со стихийными бедствиями, пожарами, авариями и другими чрезвычайными ситуациями;
— управленческие расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением таких материалов;
— расходы на хранение материалов, за исключением случаев, когда хранение является частью технологии подготовки материалов к потреблению или обусловлено условиями их приобретения;
— иные затраты, осуществление которых не является необходимым для приобретения материалов.
Если у организации в связи с приобретением запасов возникает обязательство по их демонтажу, утилизации и восстановлению окружающей среды, оценочная величина такого обязательства, определенная в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», включается в стоимость запасов (подп. г) п. 11 ФСБУ 5/2019, Вопрос: Включение согласно ФСБУ 5/2019 в фактическую себестоимость запасов оценочного обязательства (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2020 г.)).
В случае приобретения запасов с отсрочкой платежа более 12 месяцев или установленный организацией меньший срок в стоимость запасов включается сумма денежных средств, которая была бы уплачена организацией при отсутствии указанной отсрочки. Разница между указанной суммой и номинальной величиной денежных средств, подлежащих уплате в будущем, учитывается в соответствии с ПБУ 15/2008 «Учет расходов по займам и кредитам» (п. 13 ФСБУ 5/2019). Смотрите также Вопрос: Включение в фактическую себестоимость приобретаемых за плату материально-производственных запасов ряда расходов, связанных с приобретением МПЗ, в соответствии с ФСБУ 5/2019 «Запасы» (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2020 г.).
Бухгалтерский учет запасов в соответствии с ФСБУ 5/2019
Организация может не менять установленную классификацию видов запасов и единиц учета запасов в связи с переходом на ФСБУ 5/2019. Зато теперь по новым правилам в бухгалтерском учете допускаются последующие изменения единиц учета (п. 6 ФСБУ 5/2019).
Организация должна обеспечить надлежащий контроль (в том числе с использованием забалансового учета) наличия и движения находящиеся у организации материальных ценностей других лиц, а также инструментов, инвентаря, спецодежды, тары и т.д., переданных в производство (эксплуатацию) объектов (п. 8 ФСБУ 5/2019).
Введение ФСБУ 5/2019 не повлияло на применение Плана счетов бухгалтерского учета. В учете проводки по приобретению запасов оформляются так же, как и ранее по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др. в корреспонденции со счетами учета расчетов (смотрите Энциклопедию решений. Бухгалтерский учет поступления материалов с 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019).
Согласно п. 36 ФСБУ 5/2019 организация при отпуске в производство и ином выбытии запасов может вести учет в том числе по средней себестоимости. Данные суммы относятся на расходы того периода, в котором произошло выбытие согласно п. 41, п. 43 ФСБУ 5/2019 (смотрите Энциклопедию решений. Пример списания материалов по средней себестоимости c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019, Энциклопедию решений. Бухгалтерский учет выбытия материалов c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019).
При передаче запасных частей в ремонт следует обращать внимание на характер ремонта. Если это текущий ремонт, то стоимость запасов списывается на расходы текущего периода. Если это реконструкция или модернизация, стоимость запасов увеличивает амортизируемую стоимость основного средства (смотрите Энциклопедию решений. Учет расходов на ремонт основных средств).
Последующая оценка запасов на каждую отчетную дату
В соответствии с п. 28 ФСБУ 5/2019 запасы оцениваются на каждую отчетную дату по наименьшей из следующих величин:
— фактическая себестоимость;
— чистая стоимость продажи.
Согласно п. 30 ФСБУ 5/2019 для целей бухгалтерского учета превышение фактической себестоимости запасов над их чистой стоимостью продажи считается обесценением запасов, в частности, при моральном устаревании, потере первоначальных качеств, снижении их рыночной стоимости. В таком случае начисляется резерв под обесценение в размере превышения фактической себестоимости запасов над их чистой стоимостью продажи с одновременным уменьшением балансовой стоимости запасов.
ФСБУ 5/2019 изменен порядок восстановления резерва под обесценение запасов: величина восстановления относится на уменьшение суммы расходов, признанных в этом же периоде в связи с выбытием запасов (п. 31 ФСБУ 5/2019).
Подробнее об определении чистой стоимости продажи и порядке учета резерва смотрите в Энциклопедии решений. Бухгалтерский учет выбытия (списания) морально устаревших, пришедших в негодность по истечении сроков хранения материалов c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019.
Как мы видим, новый стандарт затронул в основном вопросы формирования стоимости расходных материалов и запасных частей и не повлиял на порядок их ведения в бухгалтерском учете.
Учет запасов, приобретаемых в управленческих целях (в частности, канцелярских товаров)
На основании абзаца второго п. 2 ФСБУ 5/2019 организация может принять решение не применять положения Стандарта в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. То есть запасы, предназначенные для управленческих нужд, списывать в расходы периода, в котором были понесены (не когда такие запасы переданы для использования, а сразу при приобретении).
Полагаем, данный способ необходимо закрепить в учетной политике, кроме того, целесообразно утвердить номенклатуру запасов, которые организация будет учитывать в качестве запасов, предназначенных для управленческих нужд.
Так как это право, но не обязанность, то организация может им и не воспользоваться и продолжать учитывать такие запасы в общем порядке, списывая их стоимость на расходы не на дату приобретения, а, как и ранее, при отпуске их в эксплуатацию.
В случае, когда управленческие расходы непосредственно связаны с приобретением (созданием) запасов, они включаются в себестоимость последних (подп. «б» п. 18 Стандарта).
Расходы на их приобретение будут признаваться в составе расходов от обычных видов деятельности. Как уже было упомянуто ранее, запасы, предназначенные для управленческих нужд, можно единовременно списывать на расходы в момент приобретения (п. 2 ФСБУ 5/2019). В учете могут быть оформлены следующие записи:
Дебет 26 Кредит 60, 76
— в составе общехозяйственных расходов отражена стоимость запасов, приобретенных для управленческих нужд.
Учет активов, не признаваемых запасами по новым правилам (например, спецодежда, инструменты)
В связи с применением ФСБУ 5/2019 малоценные предметы (спецодежда, инструменты и т.д.) со сроком эксплуатации более 12 месяцев или свыше обычного операционного цикла не могут учитываться в запасах. У организации есть возможность выбрать из нескольких вариантов учета:
— сохранить старый порядок учета до момента применения ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (обязательно к применению с 2022 года), не признавать данные предметы в качестве основных средств в соответствии с абзацем 4 п. 5 ПБУ 6/01 «Основные средства» и по прежнему учитывать их в составе материалов;
— перейти уже в текущем году на ФСБУ 6/2020. Согласно п. 5 ФСБУ 6/2020 организация может не применять ФСБУ 6/2020 в отношении основных средств, имеющих стоимость ниже лимита, установленного организацией с учетом существенности информации о таких активах. При этом затраты на приобретение или создание таких активов признаются расходами периода, в котором они понесены;
— если организация не применяет положения п. 5 ПБУ 6/01 для малоценных активов стоимостью до 40 тыс. рублей, учитывать такие активы в составе основных средств.
Выбранный подход должен быть закреплен в учетной политике на текущий год.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: Бухгалтерский учет СИЗ со сроком эксплуатации более 12 месяцев в 2021 и 2022 годах (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.);
— Вопрос: Бухгалтерский учет спецоснастки стоимостью более 100 тысяч рублей согласно ФСБУ 5/2019 (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2021 г.);
— Вопрос: Как списывать по новому стандарту в бухучете спецодежду стоимостью менее 40 тыс. руб. со сроком полезного использования более 12 месяцев, если организация применяет в 2021 году ПБУ 6/01? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, февраль 2021 г.)
— Энциклопедия решений. Учет расходов на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря (неамортизируемого имущества);
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет расходов на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря (неамортизируемого имущества);
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет поступления материалов по договору мены c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019;
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет безвозмездного поступления материалов c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019;
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет материалов, созданных силами организации c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019;
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет выбытия материалов в результате хищения, порчи, недостачи c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019;
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет безвозмездной передачи материалов c 1 января 2021 года в соответствии с ФСБУ 5/2019;
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет «малоценных» основных средств;
— Практические аспекты применения нового порядка учета запасов (И.А. Лисовская, Н.Г. Трапезникова, журнал «Международный бухгалтерский учет», N 1, январь 2021 г.);
— Вопрос: Как отражать в бухгалтерском учете изменение и списание резерва под обесценение запасов, которые не относятся к готовой продукции или товарам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.)
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации «Содружество» Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Методика учёта расходных материалов на предприятии
Введение
Единая методика отслеживания движений расходных материалов (РМ) предоставляет явные преимущества организации. Для облегчения работы сотрудникам, ведущим контроль за РМ, целесообразно пользоваться компьютерными программами, а также утверждёнными методическими рекомендациями или технологическими картами на предприятии. При этом, очевидно, компьютерная программа обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным документооборотом. Рассмотрим возможные алгоритмы действий по ключевым направлениям контроля за РМ, оформив их в виде UML диаграмм деятельности.
Служебные обозначения
Диаграммы деятельности – это один из пяти типов диаграмм, применяемых в UML для моделирования динамических аспектов систем. По сути, диаграмма деятельности представляет собой блок-схему, которая показывает, как поток управления переходит от одной деятельности к другой. В отличии от традиционной блок-схемы диаграмма деятельности показывает параллелизм также хорошо, как и ветвление потока управления [Гради Буч. Язык UML. Руководство пользователя. 2006: ДМК Пресс. 496 с.: ил. p.].
Диаграммы деятельности обычно содержат действия, узлы деятельности, потоки и значения объектов. Как и прочие диаграммы, могут содержать примечания и ограничения. Действие изображается в виде овала, внутри которого можно написать выражение. Когда некоторое действие или узел деятельности завершает выполнение, поток управления немедленно переходит к следующему действию. Этот поток изображается при помощи стрелочек, показывающих его путь от одного действия к другому.
В реальных системах, поток управления где-то должен начинаться и завершаться, если только он не бесконечен. Поэтому в спецификации UML инициализацию последовательности действий изображают в виде закрашенного круга, а завершение в виде закрашенного круга, заключённого в окружность.
Простые последовательные потоки встречаются чаще всего, но это не единственное средство моделирования потока управления. Также как, в блок схеме, можно включать в диаграмму ветви, которые специфицируют альтернативные пути, выбираемые на основе булевых выражений. На диаграммах ветвление изображается ромбиком. Ветвление может иметь один входной поток и несколько исходящих.
Когда два пути управления вновь сходятся вместе, можно задействовать специальный символ – ромбик с двумя входящими стрелочками и одной исходящей. Для объедения потоков никаких условий не требуется.
Добавление нового или исчерпанного РМ
Одним из основных и точных методов идентификации объектов является его уникальный номер. Уникальный номер может быть определён фирмой производителем РМ, либо назначен оператором программы в автоматическом режиме. Также нужно заметить, что номер должен быть уникален в пределах всей организации, иначе возможен конфликт и сбой в работе статистики. Любые действия производимые действия с РМ будут связаны с его уникальным номером.
Работа начинается с ввоза РМ на территорию предприятия. Далее лицо ответственное за учёт производит запуск программы на странице добавления новых или пустых объектов. При этом есть два возможных ответвлений параллельных потоков пользовательской деятельности. Первый – пользователь предоставляет возможность программе самой назначить порядковый номер РМ в БД программы, далее выбирает из списка предопределенных наименований выбор имени РМ, например, HP Q2612A. Далее выбирает предопределённый склад в который производится хранение РМ, например, Склад № 5. Затем выбрав контракт, в рамках которого производится поставка РМ в организации, после всех подготовительных действий пользователь вводит количество регистрируемых объектов. Второй, альтернативный поток последовательности действий начинается с считывания номера РМ с корпуса нанесённого фирмой производителем сканером штрих кодов. Далее производится выбор наименования РМ и склад, где он будет временного находится. Затем производится выбор контракта, являющейся основой поставки расходников, эта возможность опциональна.
Независимо от того, по какой ветви последовательности выполняемых действий будет двигаться пользователь, в конечном итоге производится регистрация нумерованных объектов в БД программы. Далее в производится маркировка, в случае если её нет, на корпусе РМ. Маркировка может производиться либо контрастным перманентным маркером, либо наклейкой, сформированной самой же программой, содержащей номер и рисунок штрих код. Последним действием будет рациональное размещение РМ в складских помещениях организации.
Добавление пустых и исчерпанных РМ аналогично данной диаграмме последовательности. Данная возможность должна быть также реализована, потому что на момент внедрения программы предприятие уже обладает достаточно большим количеством исчерпанных и новых РМ.
Передача РМ пользователю
Последовательность действий по передаче РМ пользователю начинается с получения оператором программы устного или письменного обращения по замене исчерпанного РМ новым.
После того как заявка будет принята и одобрена, производится подбор необходимого РМ на складе среди новых или регенерированных, совместимых с моделью соответствующего организационного оборудования заказчика. Далее производится оформление передачи РМ в программе, для этого осуществляется поиск найденного на складе объекта РМ, следующим действием которого будет выбор заказчика в перечне штатных сотрудников. Затем происходит связка объекта РМ и объекта класса пользователь в БД. После того как произведутся необходимые манипуляции по передаче РМ заказчику в программе, происходит фактическая передача запрашиваемого объекта заказчику. При этом производится возвращение обратно б/у РМ на склад с фиксацией исчерпанного объекта в перечне пустых. Затем производится печать тестового листа, если заказчик удовлетворён качеством распечатываемого документа, то алгоритм прекращает свою работу, иначе происходит фиксация неисправности свежеустановленного РМ через механизм комментирования с последующей фактическим и программным перемещением на особое место на складе, для пустых или сломанных расходников. Далее алгоритм повторяет итерацию по поиску пригодных к использованию объектов и передачу их заказчику. Данный алгоритм будет повторяться до тех пор, пока заказчик не получит РМ надлежащего качества.
Передача РМ на обслуживание
Поток выполнения начинается с отбора б/у или сломанных РМ на складе фирме контрагенту. Далее заполняется перечень передаваемых объектов в программе, с указанием ссылки на документ в рамках которого контрагент выполняет свои обязательства. Затем происходит фиксация перемещения РМ в программе с автоматической генерацией и печатью акта передачи на обслуживание. Следующим действием производится вывоз расходников с территории предприятия. Опционально вывоз может быть документально подкреплён разрешением на вывоз или материальным пропуском. Заключительным шагом является непосредственная передача РМ фирме с подписанием актов приёмки-передачи. На этом алгоритм завершает своё выполнение.
Возвращение РМ с обслуживания
Действия начинаются с проверки напечатанных тест листов с восстановленных картриджей на стороне контрагента. Далее производится ввоз РМ на территорию предприятия. Затем формируются перечень принимаемых объектов в программе с помощью клавиатуры и мыши, либо сканера штрих кодов. После того как будет сформирован перечень принимаемых объектов, оператор программы на производит ввод информации о выполненных работах и стоимости работ в соответствии с Счётом на оплату. Далее в программе производится перемещение прибывших с обслуживания РМ в списки пригодных к повторному использованию и физическое расположение соответствующих объектов в складских помещениях. В процессе перемещения программа автоматически генерирует акт приёмки, с таблицей принятых объектов и работами, производимыми над ними. Следующим действием оператор программы производит сверку актов передачи и приёмки, если перечни идентичны, то выполнение алгоритма завершается, если различаются, то производится запрос недостающих объектов, с последующим повтором итерации алгоритма.
Списание РМ
В процессе работы с программой оператор формирует перечни изношенных РМ на основе политики учёта и списании РМ на предприятии, в которой описаны критерии позволяющие оценить объект как не подлежащий повторному использованию и восстановлению. Далее производится группировка РМ для последующей утилизации сформированием и печатью акта с перечнем объектов на списание. Затем производится вывоз утилизируемых объектов с территории предприятия в фирму занимающейся утилизацией. Заключительным шагом производится пометка объектов в корзине программы как утилизированных. На этом поток выполнения алгоритма завершает свою работу.
Выводы
По какому коду КОСГУ приобретать и как вести учет картриджей?
О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях
Вопрос
Мы автономное учреждение. Работаем по 223-ФЗ. Как нам приобретать и учитывать картриджи? Надо их списывать на забалансовый счет? Если да, то на какой?
Ответ
Картридж является принадлежностью к принтеру и самостоятельно функции не выполняет, поэтому это расходный материал (запчасть).
Расходы на приобретение отразите по коду КОСГУ 346 и учтите его на счете 105.06.
При выдаче картриджа в эксплуатацию, оформите ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или другой первичный документ и спишите с баланса.
Рекомендации. Поскольку картридж эксплуатируют и после того, как списали с баланса, рекомендуем учесть его за балансом. Так как отдельный забалансовый счет для этого не предусмотрен, вы можете ввести его сами.
Обоснование
Картридж покупают и устанавливают в принтер, то есть это расходный материал – запчасть, поэтому расходы отразите по коду КОСГУ 346 и учтите его на счете 105.06.
При выдаче картридж в эксплуатацию, оформите ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или другой первичный документ и спишите с баланса.
Поскольку картридж эксплуатируют и после того, как списали с баланса, можно рекомендовать учитывать его за балансом. Так как отдельный забалансовый счет для этого не предусмотрен, вы можете ввести его сами.
Дополнительные материалы по Вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс
Принимайте их к учету в составе материальных запасов по фактической стоимости (п. п. 99, 102, 105, 118 Инструкции N 157н).
При поступлении расходных материалов в учреждение необходимо оформить первичный учетный документ, который будет являться основанием для принятия их к учету.
Стоимость использованных расходных материалов списывайте с бухгалтерского (бюджетного) учета в общем порядке.
Для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций по приобретению и списанию расходных материалов оформите следующие бухгалтерские записи: