учет расчетов с работниками по оплате труда
5 главных ошибок при расчетах с работниками по оплате труда
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Расчеты с работниками по оплате труда важны не только для организаций всех форм собственности, но и для индивидуальных предпринимателей. Это область и бухгалтерии, и трудового права. За нарушение трудового законодательства работодателю грозят большие штрафы. Разберем самые главные ошибки.
Ошибка 1. Нет понимания, что такое зарплата и из каких частей она состоит
Не все выплаты работнику являются его заработной платой. Об этом мы подробно рассказывали в статье «Правильно определяйте состав заработной платы».
Разобравшись с составом заработной платы, работодатель избежит ряда ошибок: неправильное исчисление среднего заработка, страховых взносов, неправильное налогообложение.
Ошибка 2. Заработная плата работнику установлена ниже МРОТ
Условия оплаты труда надо обязательно включать в трудовой договор с физическим лицом при приеме его на работу (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В трудовом договоре следует указать:
Если работодатель установил работнику оклад менее МРОТ, но при этом МРОТ достигается компенсационными и стимулирующими выплатами — это нарушение.
Обратите внимание на постановление Конституционного Суда РФ от 11.04.2019 № 17-П. Конституционный Суд РФ постановил, что МРОТ не может достигаться доплатами за ночные смены, выходные, праздничные дни и сверхурочную работу: «Взаимосвязанные положения статьи 129, частей первой и третьей статьи 133 и частей первой — четвертой и одиннадцатой статьи 133.1 Трудового кодекса Российской Федерации по своему конституционно-правовому смыслу в системе действующего правового регулирования не предполагают включения в состав заработной платы (части заработной платы) работника, не превышающей минимального размера оплаты труда, повышенной оплаты сверхурочной работы, работы в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни». Также в состав МРОТ не включается районный коэффициент, начисляемый работнику за работу в районах Крайнего Севера и в местностях, к ним приравненных.
Федеральный МРОТ гарантирован тем работникам, которые отработали полную норму рабочего времени. Если работник работает в режиме неполного рабочего времени, то его заработная плата будет менее МРОТ, так как оплату следует производить пропорционально отработанному времени.
Ошибка 3. Работодатель неправильно применил районный коэффициент или «северную» надбавку
История с применением районного коэффициента тянется уже ни один год. В 2017 году позиция Верховного суда РФ в Решениях от 08.08.2016 № 72-КГ16-4, от 19.09.2016 № 51-КГ16-10 была следующей: размер заработной платы работника, включая районный коэффициент за работу в местностях с особыми климатическими условиями, должен быть не меньше МРОТ. И ряд организаций до сих пор придерживается данной позиции.
В 2018 году ситуация изменилась кардинально. Конституционный суд в своем Определении от 27.02.2018 № 252-О-Р указал, что районные коэффициенты и процентные надбавки, начисляемые в связи с работой в местностях с особыми климатическими условиями, в том числе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, нельзя включать в состав МРОТ.
Устанавливая работнику заработную плату, например исходя из МРОТ, следует помнить, что районные коэффициенты и «северные» надбавки должны идти сверх МРОТ.
Ошибка 4. Организация не платит региональный МРОТ, а должна по региону
В субъекте Российской Федерации региональным соглашением о минимальной заработной плате можно установить размер минимальной зарплаты в данном субъекте (ст. 133.1 ТК РФ).
У работодателя, который осуществляет деятельность в соответствующем регионе, есть право написать письменный отказ от присоединения к региональному соглашению в течение 30 календарных дней с момента опубликования соглашения. Если работодатель не сделает этого, то выплата заработной платы ниже регионального МРОТ работникам, которые трудятся в соответствующих регионах, будет считаться неправомерной.
Практическая ситуация: организация 1 июня начала свою деятельность в регионе, где действует региональный МРОТ, который был опубликован 1 апреля. Некоторым работникам работодатель установил заработную плату в размере федерального МРОТ. Правомерно ли это? Действия работодателя в этой ситуации можно считать правомерными только в том случае, если он в течение 30 календарных дней, начиная с 1 июня, направит в уполномоченный орган исполнительной власти по соответствующему субъекту письменный отказ от присоединения к региональному МРОТ.
Ошибка 5. Работнику платят премию, которая по сути не является составной частью заработной платы
Помните: не все премии являются составной частью заработной платы. К ней не относят премии к юбилейным датам, к определенным событиям в жизни работника (бракосочетание, рождение ребенка и т.д.). Такие выплаты можно считать социальными. Платить их или нет — право работодателя, а не обязанность.
Важно: даже если в локальных нормативных актах прописать условие выплаты данных «премий», то их все равно нельзя включить в состав заработной платы. Также надо разграничивать понятия «премия как часть заработной платы» и «премия» как социальная выплата». Например, если речь идет о социальной выплате, то такую «премию» включать в расчет среднего заработка при определении отпускных или для оплаты дней нахождения работника в командировке неправомерно. За нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность вплоть до уголовной.
Расчеты с персоналом по оплате труда — это огромный блок, за который отвечает бухгалтер
В рамках одной статьи сложно рассмотреть все нюансы, сложности, а порой неоднозначность действующего законодательства. Более подробно об основной, компенсационной и стимулирующих частях заработной платы рассказано на курсе повышения квалификации «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Но задачи бухгалтера — не только начислить и выплатить зарплату за отработанное время, но и:
Бухгалтерский финансовый учет расчетов с персоналом по оплате труда
В данной главе раскрываются понятие оплаты труда сотрудников организации, формы и системы оплаты труда, порядок документального оформления расчетов с персоналом, порядок расчета, начисления и выплаты заработной платы, отпускных и пособий по временной нетрудоспособности.
Изучив эту главу, вы сможете:
Виды оплаты труда, доплат, надбавок и компенсаций
Выплата заработной платы обычно производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться в иных формах, не противоречащих законодательству РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от общей суммы заработной платы.
Оплата труда каждого работника должна находиться в прямой зависимости от его личного трудового вклада и качества труда. При этом запрещается ограничивать максимальный размер заработной платы и устанавливать заработную плату ниже минимального размера, определенного законодательством РФ. При этом доплаты и надбавки, а также премии и другие поощрительные выплаты должны начисляться сверх указанного минимума.
Различают два вида заработной платы: основную и дополнительную.
К основной относится заработная плата, начисляемая работникам за отработанное время, количество и качество выполненных работ: оплата по сдельным расценкам, тарифным ставкам, окладам, премии сдельщикам и повременщикам, доплаты и надбавки.
Дополнительная заработная плата представляет собой выплаты за неотработанное время, предусмотренные трудовым законодательством. К таким выплатам относятся: оплата очередных отпусков, перерывов в работе кормящих матерей, льготных часов работы подростков, выходное пособие при увольнении и др.
Основными системами оплаты труда являются повременная и сдельная.
В зависимости от единицы учета отработанного времени применяются часовые, дневные и месячные тарифные ставки.
При простой повременной оплате труда заработок рабочего определяют, умножая часовую или дневную тарифную ставку его разряда на количество отработанных им часов или дней. При определении заработка других категорий работников необходимо соблюдать следующий порядок. Если работник отработал все рабочие дни месяца, то оплата составит установленный для него оклад. Если в данном месяце отработано неполное число рабочих дней, то заработок определяется путем деления установленной ставки на календарное количество рабочих дней. Полученный результат умножается на количество оплачиваемых за счет организации рабочих дней.
При повременно-премиальной оплате труда к сумме заработка по тарифу прибавляют премию, которая устанавливается в процентном отношении к тарифной ставке. Премии выплачиваются в соответствии с положениями о премировании, которые разрабатываются и утверждаются в организациях. В положениях предусматриваются конкретные показатели и условия премирования, при соблюдении которых у работника возникает право требовать соответствующую премию. К таким показателям относятся: выполнение производственных заданий, экономия сырья, материалов, энергии, рост производительности труда, повышение качества производимой продукции, освоение новой техники и технологии и др.
Сдельная система оплаты труда применяется тогда, когда можно учитывать количественные показатели результата труда и нормировать его путем установления норм выработки, норм времени, нормированного производственного задания. При сдельной системе труд работников оплачивается по сдельным расценкам в соответствии с количеством произведенной продукции (выполненной работы и оказанной услуги).
Сдельная система оплаты труда имеет несколько видов:
Расчет заработка при сдельной системе оплаты труда осуществляется по документам о выработке (наряд на сдельную работу, в котором указывается норма выработки и фактически выполненная работа, распоряжение о премировании за перевыполнение плана, аккордное задание, цеховой наряд на выполнение задания цехом).
Сдельные расценки не зависят от того, когда выполнялась работа: в дневное, ночное или сверхурочное время.
Аккордная оплата труда чаще всего применяется на тех участках, где труд не поддается нормированию и потому его оплата ставится в зависимость непосредственно от сроков выполнения конкретной работы. При наличии инфляционных тенденций в экономике ее применение объективно стимулирует рабочих к выполнению такого рода работ в более сжатые сроки.
Основными элементами тарифной системы являются: тарифно-квалификационные справочники, тарифные сетки, тарифные ставки, тарифные коэффициенты, надбавки и доплаты за работу с отклонением от нормальных условий труда.
Тарифно-квалификационный справочник содержит подробные характеристики основных видов работ с указанием требований, предъявляемых к квалификации исполнителя. Требуемая квалификация при выполнении той или иной работы определяется разрядом. Размер оплаты труда рабочего возрастает по мере повышения разряда выполняемой им работы. Более высокий разряд соответствует работе большей сложности.
Соотношение между размерами тарифных ставок в зависимости от разряда выполненной работы определяется с помощью тарифного коэффициента, который указывается в тарифной сетке для каждого разряда.
Для оплаты труда руководителей, специалистов и служащих, как правило, применяются должностные оклады, которые устанавливаются администрацией организации в соответствии с должностью и квалификацией работника. Для этих работников организациями могут устанавливаться и иные виды оплаты труда: в процентах от выручки, в долях от полученной прибыли и система плавающих окладов, которая в последнее время стала получать все более широкое применение.
Система плавающих окладов предусматривает, что в конце каждого месяца при окончании работы и оплате труда каждого работника формируются новые должностные оклады на следующий месяц. Размер оклада повышается (или понижается) за каждый процент роста (или снижения) производительности труда на обслуживаемом данным специалистом участке работы при условии выполнения задания по выпуску продукции.
Такая система оплаты призвана стимулировать ежемесячное повышение производительности труда и хорошее его качество, так как при ухудшении этих показателей будет снижен оклад на следующий месяц.
При оплате труда на комиссионной основе размер заработной платы устанавливается в процентах от выручки, которую получает организация в результате деятельности работника. Эта система устанавливается работникам, занятым в процессе продажи продукции (товаров, работ, услуг).
Процент от выручки, который выплачивается работнику, определяет руководитель организации в соответствии с Положением об оплате труда и утверждает своим приказом. Стоимость проданной продукции (товаров, работ, услуг) определяется без учета НДС.
Работнику может быть установлен фиксированный размер оплаты труда, который выплачивается в том случае, если размер заработной платы, рассчитанный в процентах от выручки, окажется ниже данной величины. Размер минимального заработка должен быть зафиксирован в трудовом договоре.
Помимо должностных окладов (тарифных ставок), система оплаты труда предусматривает выплату работникам надбавок и доплат. Основные виды гарантированных доплат, а также надбавок установлены в Трудовом кодексе РФ, нормативных правовых актах Правительства Российской Федерации, приказах министра обороны Российской Федерации.
Доплаты являются специальными выплатами, которыми компенсируются дополнительные затраты труда, а в ряде случаев и условия труда отдельных категорий работников.
Надбавки бывают двух видов:
Перечень различных доплат и надбавок приведен на рис. 7.
К компенсационным выплатам, связанным с режимом работы, следует отнести выплаты за:
К стимулирующим доплатам и надбавкам к тарифным ставкам и окладам следует отнести доплаты за:
Помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие), работникам предоставляются гарантии и компенсации в следующих случаях:
При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя.
Документальное оформление учета заработной платы
В соответствии с Трудовым кодексом РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения работниками и работодателями трудовых договоров.
В соответствии со ст. 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца, которая заполняется в соответствии с нормами, утвержденными законодательством.
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Администрация организации должна оформить трудовую книжку работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. Заполнение трудовой книжки впервые проводится в присутствии работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняет в одном экземпляре работник отдела кадров или лицо, ответственное за прием, на каждого члена трудового коллектива. Руководитель подразделения предприятия, куда принимают работника, дает заключение о возможности приема; на оборотной стороне приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с указанием испытательного срока.
На основании приказа о приеме на работу заполняются:
Личную карточку работника заполняют и ведут в одном экземпляре на работников предприятия всех категорий. В ней содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.
В дальнейшем, в личную карточку вносятся сведения о перемещениях работника, изменениях тарифных ставок, повышении квалификации, представляемых отпусках и т.д. В конце каждой записи о перемещении работника и его назначении на должность должна стоять личная подпись работника.
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу используется для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) применяется для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняется работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника и его трудовую книжку.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и Табель учета использования рабочего времени применяют для учета использования рабочего времени всех работающих на предприятии лиц, а также для контроля за соблюдением режима рабочего времени, расчетов по оплате труда и получения данных об отработанном времени. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В форме «Табель учета использования рабочего времени» отражают использование рабочего времени без расчета заработной платы.
Применяя в учете Табель учета использования рабочего времени, оплату труда начисляют в лицевом счете, расчетной ведомости или рас-четно-платежной ведомости.
Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.
Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию.
Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).
Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.
Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.
Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости, которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости и платежные ведомости. В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц. Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям.
Сроки выплаты заработной платы определяют соглашением между администрацией и работниками организации и фиксируют в трудовом договоре.
Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчет-но-платежной ведомости оставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.
Реестр депонированных сумм содержит: наименование (фирменное наименование) юридического лица, фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, дату оформления реестра депонированных сумм, период возникновения депонированных сумм наличных денег, номер расчетно-платежной ведомости, фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, табельный номер работника (при наличии), сумму невыплаченных наличных денег, итоговую сумму по реестру депонированных сумм, подпись и расшифровку подписи кассира. Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.
Одним из основных документов, в соответствии с которым рассчитывают заработную плату работников, является положение об оплате труда. При составлении положения об оплате труда необходимо указать:
С работниками, не входящими в штат организации, но привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может выполнить своими силами, трудовые взаимоотношения, как правило, оформляются договорами гражданско-правового характера (подряда, поручения, аренды и др.). Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку организации, выполняют работу в любое удобное для себя время и их отношения с организацией регулируются ГК РФ.
Договора гражданско-правового характера составляются не менее чем в двух экземплярах: один выдается исполнителю, второй остается у организации. Форму договоров разрабатывает организация, но в ней обязательно должны быть предусмотрены все реквизиты, необходимые для документов такого вида (наименование документа, организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации и работника исполнителя, их подписи, место и дата составления договора, его содержание, сроки выполнения работ, сумма и условия оплаты работы, порядок приемки работы, печать организации).
После завершения работ по договорам гражданско-правового характера составляется акт приемки работ, в котором указывают: принятые работы; их качество; виды и величину затрат; цену и сумму; общую стоимость, подлежащую оплате. Акт должен содержать реквизиты сторон, подписи и печать организации. На основании договора, сметы и акта приемки работ бухгалтерия производит необходимые расчеты.
Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда
Синтетический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется в журнале-ордере № 10 и в Главной книге.
В конце месяца кредитовый оборот счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и суммы, составившие его, переносят в Главную книгу.
Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:
Дебет счетов 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих), 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочих вспомогательных производств), 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала), 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда персонала администрации), 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств), 28 «Брак в производстве», 44 «Расходы на продажу», 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).
Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают:
Дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам отражаются:
— за счет средств фонда социального страхования:
Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» субсчет «Расчеты по социальному страхованию» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
— за счет средств работодателя:
Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 28 «Брак в производстве», 44 «Расходы на продажу», 91 «Прочие доходы и расходы» и т.д. Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Организация может выдать работникам в счет причитающейся им заработной платы:
Заработная плата, выданная в натуральной форме, облагается налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от общей суммы заработной платы (ст. 131 ТК РФ).
Если заработную плату выдают готовой продукцией или товарами, составляют следующие бухгалтерские записи:
— отражена выручка от передачи готовой продукции (товаров) в счет выплаты заработной платы:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 90 «Продажи» субсчет 1 «Выручка»;
— списана себестоимость готовой продукции (товаров):
Дебет счета 90 «Продажи» субсчет 2 «Себестоимость продаж^> Кредит счетов 43 «Готовая продукция», 41 «Товары»;
Дебет счета 90 «Продажи» субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС»;
— отражена приб^ьль от передачи имущества в счет выплаты заработной платы:
Дебет счета 90 «Продажи» субсчет 9 «Прибыль, убыток от продаж» Кредит счета 99 «Прибыли и убытки»;
— отражен убыток от передачи имущества в счет выплаты заработной платы:
Дебет счета 99 «Прибыли и убытки» Кредит счета 90 «Продажи» субсчет 9 «Прибыль, убыток от продаж».
При выдаче работникам в счет заработной платы другого имущества (основных средств, материалов и т.д.) в учете составляются бухгалтерские записи:
Выдачу заработной платы, пособий и отпускных из кассы организации наличными денежными средствами оформляют бухгалтерской записью:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса».
В настоящее время заработная плата все чаще перечисляется на лицевые счета работников (пластиковые карточки). Подтверждением перечисления заработной платы и поступления денег на карточный счет сотрудника является выписка банка.
До момента получения от банка подтверждения о зачислении денег на счета сотрудников эти суммы учитываются на счете 57 «Переводы в пути», а затем как выплаченная заработная плата:
Если перевод денег банку и подтверждение банка об их получении осуществляются в течение одного дня счет 57 «Переводы в пути» не используется. В этом случае составляется бухгалтерская запись:
Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется, при этом в учете оформляется запись:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Депонированные суммы должны сдаваться в банк на расчетный счет организации, что отражается в бухгалтерском учете как:
Дебет счета 51 «Расчетные счета» Кредит счета 50 «Касса».
Получение депонированной ранее заработной платы с расчетного счета в банке на оплату депонентов отражается записью:
Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета».
Депонированная заработная плата из кассы организации выдается по расходным кассовым ордерам. При этом производится запись:
Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 «Касса».
Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в банке в течение трех лет. По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты деятельности организации, что отражается записью:
Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
Учет удержаний из заработной платы
В зависимости от оснований различаются три вида удержаний, производимых из начисленных в пользу физических лиц сумм заработной платы и прочих вознаграждений:
К обязательным удержаниям относятся:
Удержания по инициативе работодателя в соответствии с положениями ст. 137 Трудового кодекса РФ могут производиться в следующих случаях:
К удержаниям, производимым по соглашению между работником и администрацией хозяйствующего субъекта могут быть отнесены следующие:
В обязательном порядке осуществляются удержания по исполнительным документам. Исполнительными документами являются:
К числу обязательных удержаний относят налог на доходы физических лиц. Доход работников, облагаемый налогом, уменьшается на стандартные налоговые вычеты ежемесячно.
Если доход работника меньше, чем предоставленный ему налоговый вычет, то налог на доходы физических лиц с него не удерживается.
Вычеты предоставляются на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих его право на них (например, копии удостоверения участника ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, инвалида и т.д.).
Всем работникам, которые имеют детей, предоставляется налоговый вычет в размере:
Налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.
Налоговый вычет на детей действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода налоговым агентом, представляющим данный стандартный налоговый вычет, превысит 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысит 350 000 руб., налоговый вычет не применяется.
В соответствии с Налоговым кодексом РФ налоговая ставка налога на доходы физических лиц устанавливается в размере 9, 15, 30, 35 и 13% (табл. 5).
В конце года на каждого работника организации составляется справка о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛ.
| Ставка | Виды доходов |
|---|---|
| 9% | В виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 г., а также по доходам учредителей доверительного управления ипотечным покрытием, полученным на основании приобретения ипотечных сертификатов участия, выданных управляющим ипотечным покрытием до 1 января 2007 г. |
| 15% | В виде дивидендов, полученных нерезидентами от долевого участия в деятельности российских организаций |
| 30% | Полученных физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, за исключением доходов, получаемых в виде дивидендов от долевого участия в деятельности российских организаций |
| 35% | |
| 13% | По всем остальным доходам |
В налоговой карточке доходы (расходы, принимаемые к вычету налоговыми агентами) налогоплательщика, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения доходов (на дату фактического осуществления расходов).
Начисление налога на доходы физических лиц отражают с помощью одной из следующих записей:
В большинстве случаев удержание денежных средств из заработной платы работников осуществляется на основании исполнительных листов.
По исполнительному листу удерживаются алименты, а также суммы в возмещение морального и материального вреда, нанесенного работником другим лицам.
Удержание по исполнительному листу возможно только в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты:
Исполнительный лист подписывается судьей и заверяется гербовой печатью.
Удержания денежных сумм из дохода работника на основании исполнительного листа осуществляются без издания приказа руководителя об удержании и без согласия работника.
Размер суммы, которую необходимо удержать по исполнительным документам, не может превышать 50% заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц.
Есть случаи, при которых может удерживаться до 70% заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц.
Удержания в размере 70% заработка работника возможны:
Алименты на содержание несовершеннолетних детей удерживаются с дохода работника как по основному месту работы, так и при работе по совместительству.
Удержания алиментов производят до достижения ребенком совершеннолетия (18 лет).
Денежные средства по исполнительным документам удерживаются из заработной платы работников, сумм, приравненных к заработной плате (надбавки, доплаты, премии, вознаграждения), стипендий, авторских вознаграждений и т.д.
Учет удержаний по исполнительным листам ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по исполнительным документам»:
Если удержанная сумма переводится по почте, составляют бухгалтерскую запись:
удержанные средства сданы в почтовое отделение для пересылки взыскателю.
После получения от почты уведомления о получении средств взыскателем в учете делают запись:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по исполнительным документам» Кредит счета 57
Бухгалтер ООО «Вектор» на основании исполнительного листа удерживает 1/4 дохода Осипенко О.О. для выплаты алиментов.
При исчислении налога на доходы физических лиц Осипенко О.О. пользуется стандартным вычетом на ребенка в размере 1400 руб.
Сумма налога на доходы физических лиц, удерживаемая с Осипенко О.О., составит:
Сумма дохода, с которого удерживаются алименты, составит:
Необходимо удержать с Осипенко О.О. алименты в сумме:
9143 руб. х 1/4 = 2286 руб.
Материальная ответственность членов трудового коллектива за ущерб, причиненный организации по их вине, предусматривается законодательством.
Администрация организации вправе требовать от членов трудового коллектива и лиц, работающих по трудовому договору (контракту), возмещение причиненного ущерба при наличии противоправных действий с их стороны, результатом которых и явился причиненный ущерб.
Различают полную и ограниченную материальную ответственность.
Полная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества (состоящим в штате организации, совместителем, временными сезонными рабочими).
Ограниченную ответственность несут работники за порчу и уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выдаваемых в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса.
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде.
Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.
С согласия руководителя (администрации) организации работник может передать в счет погашения долга за причиненный ущерб:
Дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары» и др. Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»);
— внести деньги в кассу:
Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Учет очередных и дополнительных отпусков
В соответствии со статьей 114 Трудового кодекса РФ работникам гарантируется предоставление ежегодных отпусков с сохранением места работы и оплаты среднего заработка.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Расчет продолжительности отпуска (ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого) производится в календарных днях и максимальным пределом оплата отпуска не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Расчет и оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Порядок расчета среднего заработка для отпускных содержится в Постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).
В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.
В случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Если отпускные начисляют работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства, необходимо составить бухгалтерскую запись:
начислены отпускные работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если отпускные начисляют работникам, обслуживающим основное (вспомогательное) производство, или управленческому персоналу, в учете это отражается так:
Отпускные работникам, занятым в процессе продажи готовой продукции или товаров, отражают бухгалтерской записью:
Сумму отпускных облагают налогом на доходы физических лиц, взносами в ПФР, ФСС, ФОМС и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в том же порядке, что и заработную плату.
Налог на доходы физических лиц, удержанный из суммы отпускных, отражают бухгалтерской записью:
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и взносы в ПФР, ФСС, ФОМС относят на те же счета, на которых отражены отпускные:
Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и др. Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
Выплату отпускных оформляют записью:
В расчетный период включают август-декабрь прошлого года и январь-июль отчетного года.
Сумма выплат за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:
15 000 руб. X 12 мес. = 180 000 руб.
Средний дневной заработок за расчетный период составит:
Сумма отпускных составит:
511,94 руб. X 28 календ. дн. = 14334,32 руб.
На основании приведенных выше данных в учете необходимо отразить следующие записи:
Право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют работники:
Организации могут коллективными договорами или локальными нормативными актами устанавливать дополнительные отпуска для работников. Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается (ст. 120 ТК РФ).
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении его на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Запрещено заменять денежной компенсацией отпуска беременным женщинам и лицам, не достигшим 18 лет, а также тем, кто трудится во вредных условиях.
Работникам, совмещающим работу с обучением, Трудовой кодекс РФ предоставляет определенные гарантии и компенсации только в том случае, если учебное заведение имеет государственную аккредитацию, работник обучается в нем успешно и получает образование соответствующего уровня впервые. Таким работникам предоставляют дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка либо отпуск без сохранения заработной платы. Учебный отпуск предоставляется только после предъявления работником справки-вызова учебного заведения.
Учет пособий по временной нетрудоспособности
Расчет пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством регламентируется Федеральным законом от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». К таким пособиям относятся:
Пособие за первые три дня временной нетрудоспособности выплачивается за счет средств страхователя, а за остальной период, начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности за счет средств фонда социального страхования.
Основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности является больничный лист (листок нетрудоспособности). Продолжительность нетрудоспособности сотрудника указывается в листке временной нетрудоспособности в календарных днях. Все календарные дни, приходящиеся на период нетрудоспособности, оплачиваются. В том числе выходные и нерабочие праздничные дни.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности за счет средств фонда социального страхования отражается в учете записью:
Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Начисление пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя отражается в учете записью:
Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за счет фонда социального страхования с первого дня в случаях:
В зависимости от продолжительности страхового стажа пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в следующих размерам от среднего заработка сотрудника:
Пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством (декрет) выплачивается сотрудникам, работающим по трудовым договорам, а также уволенным работникам, в случае наступления нетрудоспособности в течение 30 календарных дней после расторжения трудового договора.
Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности.
Пособие по беременности и родам назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам.
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня достижения ребенком возраста полутора лет.
При обращении за пособием по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком по истечении шестимесячного срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом страховщика при наличии уважительных причин пропуска срока обращения за пособием.
Если сотрудник на момент наступления страхового случая работает в нескольких местах и в двух предшествующих календарных годах работал там же, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам выплачиваются по всем местам работы. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается по одному месту работы по выбору сотрудника, и исчисляются исходя из среднего заработка у страхователя, выплачивающего пособие.
Если сотрудник на момент наступления страхового случая работает у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах работал у других страхователей, все пособия назначаются и выплачиваются ему страхователем по одному из последних мест работы по выбору застрахованного лица.
Если сотрудник на момент наступления страхового случая работает у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах работал как у этих, так и у других страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам может быть выплачено как по одному месту работы, исходя из среднего заработка по всем страхователям, так у всех текущих страхователей, исходя из среднего заработка на текущем месте.
Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы у других страхователей.
В средний заработок, исходя из которого, исчисляются пособия, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС.
Средний дневной заработок для исчисления пособий определяется путем деления суммы начисленного заработка на 730.
Средний заработок для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам не может быть меньше МРОТ. Пособие по уходу за ребенком не может быть меньше МРОТ за календарный месяц.
Алгоритм расчета пособия исходя из среднего заработка следующий:
Пример 3. Страховой случай у работника наступил 17 января 2016 г., болезнь продолжалась 5 дней. Застрахованное лицо было занято в момент болезни у двух работодателей А и Б. В 2015 г. работник работал также у А, но еще он работал в 2014 г. и 2015 г. в организации С. В этом случае работник может выбрать, кто ему будет выплачивать пособие, работодатель А или Б (одно из последних мест работы).
Работник обратился за пособием в организацию А и представил все соответствующие справки о доходах у предыдущих работодателей, а также справки от работодателей Б и С, что ими пособия не выплачиваются.
В случае если застрахованное лицо в расчетном 2-х летнем периоде не имело заработка, а также в случае, если средний заработок, рассчитанный за эти периоды, в расчете за полный календарный месяц ниже минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая, средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, принимается равным минимальному размеру оплаты труда, установленному федеральным законом на день наступления страхового случая.
Если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая работает на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня), средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия в указанных случаях, определяется пропорционально продолжительности рабочего времени застрахованного лица.
Алгоритм расчета пособия исходя из МРОТ следующий:
Основаниями для снижения размера пособия по временной нетрудоспособности являются (пособие выплачивается в размере не превышающем МРОТ):