учет проектной документации в проектной организации
Учет проектной документации в проектной организации
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система проектной документации для строительства
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
System of design documents for construction. Registration and storage rules of design documentation
Дата введения 2010-03-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО «ЦНС») и Открытым акционерным обществом «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций
2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.
Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.
Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.004 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комп лектность конструкторских документов
ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения*
ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ Р 21.1101 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
3 Термины и определения
3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:
электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.
проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.
Учет проектной документации в проектной организации
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Компания выполняет работы по разработке проектной документации по договорам гособоронзаказа. Затраты в период действия договора накапливаются на незавершенном производстве и списываются в момент подписания Акта сдачи-приемки выполненных работ с заказчиком.
Каков порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете затрат, имеющих отношение к данному проекту, если подтверждающие документы от субподрядчиков получены с опозданием: поступили в следующем квартале или отчетном году после подписания Акта реализации работ; датированы следующим кварталом (годом); датированы текущим кварталом (отчетным годом)?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В данном случае при разработке способа бухгалтерского учета затрат, связанных с реализацией проектных работ, целесообразно принимать во внимание следующие принципы:
— расходы отражаются в бухгалтерском учете в периоде выполнения необходимых для их признания условий, вне зависимости от даты составления или получения внешнего расчетного документа, закрывающего сделку;
— в качестве первичных учетных документов могут выступать хозяйственные документы, которыми сопровождаются гражданско-правовые сделки, однако это не является обязательным с позиции бухучета;
— если внешние документы (акты приема-передачи субподрядных работ) поступают в организацию после окончания отчетного периода, но до формирования бухгалтерской отчетности (промежуточной или годовой), то они подлежат регистрации последним числом соответствующего периода;
— если на момент составления бухгалтерской отчетности внешний документ не получен, то для регистрации факта несения затрат, формирующих себестоимость выполненных работ, следует составить внутренний учетный документ.
В целях налогообложения прибыли расходы по субподрядным работам могут быть учтены не ранее периода, на который приходится дата подписания акта приемки-передачи выполненных работ.
Для принятия к вычету НДС со стоимости субподрядных работ необходим счет-фактура продавца.
Обоснование позиции:
Общие гражданско-правовые аспекты
Бухгалтерский учет
Общие требования
Особенности формирования учетной политики
Конкретного нормативного регулирования методологии учета (алгоритма) непосредственно для ситуации, указанной в вопросе, не предусмотрено. Совокупность способов ведения организацией бухгалтерского учета составляет учетную политику, которая формируется организацией самостоятельно. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами (чч. 1-3 ст. 8 Закона N 402-ФЗ, пп. 2, 7, 7.1, 7.3 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом утверждаются в том числе (п. 4):
— формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
— правила документооборота и технология обработки учетной информации;
— порядок контроля за хозяйственными операциями;
— другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Напомним общие требования к учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 6 ПБУ 1/2008):
— полнота отражения в бухучете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
— своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности (требование своевременности);
— большую готовность к признанию расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
— отражение фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
— тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
— рациональное ведение учета (требование рациональности).
Согласно п. 5 ПБУ 1/2008 учетная политика формируется исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности (т.е. предполагается, что факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место).
На указанные требования и допущения необходимо ориентироваться при разработке способов ведения бухучета, при этом последовательно используются следующие документы (п. 7.1 ПБУ 1/2008):
а) МСФО;
б) положения федеральных и (или) отраслевых стандартов бухгалтерского учета по аналогичным и (или) связанным вопросам;
в) рекомендации в области бухгалтерского учета*(1).
В рассматриваемой ситуации, прежде всего, рекомендуем обратить внимание на следующие рекомендации Фонда «НРБУ «БМЦ»:
— Рекомендация Р-115/2020-КпР «Своевременность документального оформления фактов хозяйственной жизни» от 23.06.2020;
— Рекомендация Р 62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам» от 20.05.2015,
— Рекомендация Р-113/2020-КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» от 06.04.2020;
— Рекомендация Р-18/2011-КпТ «Неотфактурованные поставки и исправление ошибок»;
— Рекомендация Р-96/2018-КпР «Профессиональное суждение» от 17.12.2018.
Возможно, будет полезна Рекомендация Р-49/2014-ОК Маш «Затраты на приемо-сдаточные испытания» от 06.12.2013.
Предлагаемые решения с учетом Рекомендаций
К сведению:
Несмотря на то, что принятие Рекомендаций Р-115/2020-КпР и Р-113/2020-КпР обусловлено переводом сотрудников организаций на удаленный режим работы в условиях пандемии новой коронавирусной инфекции, их положения по существу не являются чрезвычайными. Оформление ФХЖ первичными учетными документами в бухгалтерском учете в соответствии с этими Рекомендациями соответствует требованиям законодательства о бухгалтерском учете и может осуществляться и после прекращения чрезвычайных условий (п. 4 и п. 7 соответственно).
Налогообложение
1. Что касается налоговой базы по налогу на прибыль, то для признания любых затрат они должны соответствовать общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, в числе которых документальное подтверждение. При этом НК РФ не определяет конкретный перечень тех или иных документов, подтверждающих расходы, как и не устанавливает условия их оформления. Налоговый учет строится на основе данных первичных учетных документов (включая справку бухгалтера) и регистров бухгалтерского учета (ст. 313 НК РФ).
То есть в качестве документального подтверждения расходов могут использоваться любые документы, главное, чтобы они были оформлены в соответствии с законодательством РФ, в частности, соответствовали понятию первичных учетных документов (для этого как минимум должны содержать обязательные реквизиты, определенные Законом N 402-ФЗ) (п. 1 ст. 11 НК РФ, письма Минфина России от 03.03.2021 N 03-03-06/1/14956, от 26.02.2021 N 03-03-06/1/13409, от 18.02.2021 N 03-03-06/1/11266, от 18.02.2021 N 03-03-07/11292, от 14.01.2021 N 03-03-06/1/919 и др.).
При методе начисления расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 271 НК РФ). Вместе с тем для услуг (работ) производственного характера датой осуществления признается дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ) (подп. 6 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 01.06.2020 N 03-03-06/1/46306, от 18.10.2019 N 03-03-06/1/80379). В связи с чем до даты подписания акта приемки выполненных работ учесть в расходах стоимость субподрядных работ не получится.
Если впоследствии будет получен акт, датированный (подписанный) предыдущим отчетным (налоговым) периодом, то в общем случае у налогоплательщика нет обязанности корректировать налоговую базу и подавать уточненную налоговую декларацию. Расходы могут быть доучтены в текущем периоде (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ). Такая возможность отсутствует в случае, если в предыдущем (или текущем) отчетном (налоговом) периоде был получен убыток. В этом случае с целью признания расходов потребуется представить уточенную налоговую декларацию (письма Минфина России от 20.06.2018 N 03-03-06/1/42047, от 24.03.2017 N 03-03-06/1/17177). Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Убытки прошлых лет, выявленные в текущем периоде (в целях налогообложения прибыли).
2. В части НДС отметим следующее. Непременным условием для принятия покупателем сумм НДС к вычету является наличие счета-фактуры продавца (п. 1, 2 ст. 169, п. 1 ст. 172 НК РФ). А значит, если на момент представления налоговой декларации счет-фактура от субподрядчика не получен (с учетом п. 1.1 ст. 172 НК РФ, письма Минфина России от 30.05.2016 N 03-03-06/1/31061, от 02.02.2016 N 03-07-11/4712), то право на налоговые вычеты в соответствующем периоде отсутствует.
К сведению:
Обращаем внимание, что данный ответ выражает мнение экспертов, которое может отличаться от мнения других специалистов, а также позиции контролирующих органов.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Рекомендации в области бухгалтерского учета отнесены к документам в области регулирования бухгалтерского учета (п. 4 ч. 1, чч. 7-9 ст. 21 Закона N 402-ФЗ).
*(2) Законом N 402-ФЗ предусмотрена обязанность составления годовой бухгалтерской отчетности (чч. 1-3 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность (за период менее отчетного года) составляется в том случае, когда обязанность ее представления установлена (чч. 4, 5 ст. 13 Закона N 402-ФЗ):
1) законодательством Российской Федерации;
2) нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета;
3) договорами экономического субъекта;
4) учредительными документами экономического субъекта;
5) решениями собственника экономического субъекта.
Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Промежуточная бухгалтерская отчетность.
*(3) Энциклопедия решений. Отражение событий после отчетной даты.
*(4) Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет расходов по обычным видам деятельности.
*(5) То есть учет предлагается вести по аналогии с неотфактурованными поставками. Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Учет товаров по неотфактурованным поставкам.
*(6) Энциклопедия решений. Оценочные обязательства (строки 1430 и 1540 бухгалтерского баланса).
Учет в проектно-изыскательских и архитектурных фирмах
«Главбух». Приложение «Учет в строительстве», N 4, 2004
Лицензирование деятельности
Фирмы, которые занимаются проектированием или инженерными изысканиями для строительства зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом, обязаны получить лицензию на такую деятельность. Лицензия также требуется при проведении проектных работ, связанных с реставрацией памятников истории и культуры. Обязательное лицензирование данных видов деятельности предусмотрено в ст.17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Документальное оформление отношений между сторонами
Для выполнения проектных и изыскательских работ, а также составления архитектурного проекта стороны заключают договор подряда. По нему заказчик передает подрядчику задание на проектирование и другие необходимые документы, а тот выполняет работы и передает заказчику готовую проектную документацию и результаты изыскательских работ.
Форма договора подряда на выполнение проектных, изыскательских и архитектурных работ законодательством не установлена: стороны могут разработать ее самостоятельно. Приемка технической документации оформляется актом, который также составляется в произвольной форме.
Учет доходов
Договор подряда может предусматривать, что заказчик принимает работы поэтапно или после их полного выполнения.
Работы принимаются поэтапно
В этом случае после каждого выполненного этапа работ заказчик и подрядчик должны подписать соответствующие документы, оформив приемку-передачу законченного этапа работ.
В бухучете договорная стоимость выполненных и оплаченных этапов работ учитывается по дебету счета 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи» (субсчет «Выручка»). А после того, как работа будет полностью закончена, стоимость всех ее этапов списывается с кредита счета 46 в дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Если применяется первый из них, то датой получения доходов признается именно тот день, в который средства поступили в банк или в кассу организации, либо когда она получила иное имущество или имущественные права, либо когда задолженность перед организацией была погашена каким-нибудь другим способом, к примеру взаимозачетом (п.2 ст.273 Налогового кодекса РФ).
Если же организация применяет метод начисления, то доходы признаются в целях налогообложения прибыли в том периоде, к которому они относятся независимо от того, когда фактически поступили денежные средства, иное имущество (работы, услуги) или имущественные права. Так установлено в п.1 ст.271 Налогового кодекса РФ.
Пример 1. ООО «Проект» заключило договор подряда на проектирование здания магазина. В договоре предусмотрено, что работы выполняются в два этапа:
Перед началом работ:
Дебет 51 Кредит 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»
Дебет 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
После того как будут завершены работы по I этапу:
Дебет 46 Кредит 90 субсчет «Выручка»
Дебет 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 20
Дебет 90 субсчет «Прибыль/убыток от продаж» Кредит 99
После того как будут завершены работы по II этапу:
Дебет 46 Кредит 90 субсчет «Выручка»
Дебет 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 20
Дебет 90 субсчет «Прибыль/убыток от продаж» Кредит 99
Дебет 62 субсчет «Расчеты с заказчиками» Кредит 46
Дебет 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным» Кредит 62 субсчет «Расчеты с заказчиками»
Работы принимаются после того, как они полностью выполнены
Возможен и такой вариант, когда работы принимаются у подрядчика после полного выполнения. В этом случае в бухучете выручка за них будет начисляться на счет 90 «Продажи» (субсчет «Выручка») в том периоде, когда заказчику сдадут работу.
Разъяснения по поводу того, как распределять доход по договорам, предусматривающим получение оплаты в течение более чем одного отчетного периода, приведены в разд.3 Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации (утверждены Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729). Здесь предлагается два варианта распределения доходов:
Подробнее об этом читайте в статье «Учет доходов при долгосрочном строительстве», опубликованной в журнале «Учет в строительстве» N 3, 2004, с. 11.
Правда, нужно сказать о том, что разъяснения и письма налоговых органов несколько иначе трактуют положения Налогового кодекса РФ. Ведь в п.2 ст.271 Налогового кодекса РФ распределение доходов предусмотрено только по тем долгосрочным договорам, если срок работ по ним превышает один налоговый период, то есть год. А налоговые органы распространили этот способ и на те договоры, по которым работы выполняются свыше лишь одного отчетного периода, то есть квартала (или месяца).
В этом случае налогооблагаемый доход за отчетный период (квартал) составит:
1 298 000 руб. : 2 = 649 000 руб.
Учет расходов
В Налоговом кодексе РФ содержится иной принцип разделения затрат: они делятся на прямые и косвенные (п.1 ст.318). Перечень прямых расходов носит закрытый характер. К ним относится:
А все остальные расходы считаются косвенными.
Как видите, в бухгалтерском и налоговом учете расходы распределяются по-разному. Конечно же, бухгалтеру это создает лишние трудности, ведь если для бухучета использовать группировку затрат, предложенную в методичке Минфина России, то придется вести налоговый учет в отдельных регистрах. Чтобы этого избежать, лучше использовать в бухучете ту же группировку затрат, что и в целях налогообложения прибыли. Поступить так позволяет п.8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.
Косвенные расходы в полном размере списываются на затраты текущего периода. Это касается и прямых расходов, кроме тех, которые относятся к незавершенному производству, то есть к тем работам, которые еще не выполнены или сделаны, но не приняты заказчиком (п.2 ст.318 и п.1 ст.319 Налогового кодекса РФ).
Рассчитаем остатки незавершенного производства на 1 ноября (отметим, что согласно учетной политике организация определяет объем выполненных работ исходя из их договорной стоимости).
(210 000 руб. + 150 000 руб.) х 0,4 = 144 000 руб.
90 000 руб. + 216 000 руб. = 306 000 руб.
Надо отметить, что прямые расходы на остатки незавершенного производства приходится распределять тем организациям, которые применяют «котловой» способ учета затрат на производство. Если же количество заказов на проектные и изыскательские работы невелико, то можно вести отдельный учет затрат в разрезе каждого договора. В этом случае затраты, приходящиеся на определенный заказ, списываются по окончании всех работ.
Учет проектной документации в проектной организации
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Муниципальное казенное учреждение определено заказчиком по проектированию капитального ремонта здания. Был заключен муниципальный контракт с проектной организацией на выполнение работ по разработке проектно-сметной документации для капитального ремонта здания. Работы выполнены и оплачены в пределах выделенного лимита в сумме 100 000 руб. На текущую дату проектная документация готовится к отправке эксплуатирующей организации здания. Капитальный ремонт проводится не в целях реконструкции, технического перевооружения или модернизации здания.
На каком счете должны учитываться данные затраты: 106.11 или 106.31? Или затраты нужно списать на финансовый результат (счет 401.20)? Можно ли передать проектную документацию без передачи затрат на проектирование капитального ремонта? Если можно, то не будет ли это в данном случае рассматриваться как нецелевое использование бюджетных средств?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на разработку проектно-сметной документации для проведения капитального ремонта относятся на финансовый результат деятельности текущего года казенного учреждения на основании акта выполненных работ по итогам разработки такой документации с применением счета 401 20 «Расходы текущего финансового года». Передача проектно-сметной документации, не отвечающей критериям признания нематериальных активов, может осуществляться без оформления специальных первичных бухгалтерских документов и, соответственно, без отражения данного факта на балансовых счетах.
При достижении получателем бюджетных средств цели предоставления таких средств сам по себе порядок документального оформления фактов хозяйственной жизни, как и порядок отражения в регистрах бухгалтерского учета тех или иных операций, не определяет характер целевого использования бюджетных средств.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter