учет периодических изданий в библиотеке
Закупка и учет периодических изданий
Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Периодические издания могут приобретаться государственными (муниципальными) образовательными учреждениями для комплектации библиотечного фонда и других целей, например для использования в работе специалистами учреждения (педагогами, воспитателями, бухгалтерами, кадровиками и др.). Каковы особенности заключения договора подписки на такие издания? Какой размер аванса по договору можно предусмотреть? Как отразить расходы на приобретение периодики в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы – далее.
Особенности заключения договора подписки
Закупка периодических изданий (журналов, газет и других изданий, выходящих в свет с определенной периодичностью) может осуществляться образовательными учреждениями как в традиционном, печатном виде, так и в электронном виде.
При подписке на печатное издание заключается договор подписки либо поставки периодики, а на электронное издание – договор возмездного оказания информационных услуг по предоставлению доступа к электронной версии издания или лицензионный договор о передаче неисключительных прав на пользование электронными ресурсами.
Соответствующий договор заключается с соблюдением требований ГК РФ и законодательства РФ о закупках, а именно:
Федерального закона № 44-ФЗ, положениями которого руководствуются казенные учреждения и иные участники бюджетного процесса, а также бюджетные учреждения при осуществлении закупок за счет субсидий, предоставляемых из бюджета;
Федерального закона № 223-ФЗ, нормы которого распространяются на автономные учреждения, а также бюджетные учреждения в части закупок за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов (при наличии положения о закупке, принятого и размещенного до начала года в единой информационной системе).
Указанные федеральные законы предусматривают возможность использования как конкурентных, так и неконкурентных способов закупок.
Отметим, что в целях обеспечения деятельности образовательных учреждений допустимо приобретать периодические издания у единственного поставщика (исполнителя), то есть неконкурентным способом:
в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. При этом годовой объем закупок, которые образовательное учреждение вправе произвести на основании данного пункта, не должен превышать 5 млн руб. либо 50 % совокупного годового объема закупок, но не более 30 млн руб.;
согласно п. 14 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ без ограничения суммы контракта, если образовательное учреждение приобретает печатные или электронные издания (в том числе используемые в них программно-технические средства и средства защиты информации) определенных авторов у издателей таких изданий в случае, если этим издателям принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на использование данных изданий, а также на оказание услуг по предоставлению доступа к электронным изданиям.
Способы закупки периодических изданий, в рамках Федерального закона № 223-ФЗ, в том числе условия и порядок заключения договора с единственным поставщиком, определяются учреждениями самостоятельно в положении о закупке (ч. 2 ст. 2, ч. 3.2 ст. 3 Федерального закона № 223-ФЗ).
Предоплата периодики
В 2020 году предварительная оплата по договорам (госконтрактам) о подписке на периодические издания осуществляется федеральными образовательными учреждениями всех типов с учетом ограничений, установленных в п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496, а также в п. 5(1) Постановления Правительства РФ от 24.12.2019 № 1803 (п. 16.1 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ, п. 3.11-1 ст. 2 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ).
В соответствии с пп. «в» п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета учреждения вправе в заключаемых ими договорах (контрактах) о подписке на печатные издания и об их приобретении предусматривать авансовые платежи в размере до 100 % суммы договора (контракта).
При закупке электронных изданий можно предусмотреть предоплату в размере до 50% суммы договора (контракта) (п. 5(1) Постановления Правительства РФ от 24.12.2019 № 1803).
Обратите внимание: до 31.12.2020 (включительно) приостановлено действие абз. 2 пп. «а», пп. «б» п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, предусматривающих авансирование в размере, не превышающем 30% суммы договора (госконтракта) (п. 2 Постановления Правительства РФ от 30.04.2020 № 630).
Образовательным учреждениям субъектов РФ и муниципального уровня следует соблюдать требования по авансированию, установленные нормативными правовыми актами субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.
Выбор кодов КОСГУ и КВР
Расходы на подписку на периодические издания (печатные и электронные), в том числе для читальных залов библиотек (с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки), отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ(п. 10.2.6 Порядка № 209н).
Данная подстатья применяется в увязке с КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).
Если расходы на приобретение электронных изданий осуществляются федеральными казенными учреждениями в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий, то они относятся на КВР 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий». На уровне субъекта РФ (муниципалитета) данный КВР применяется, только если такое решение принято соответствующим финансовым органом (п. 48.2.4.2 Порядка № 85н).
Бухгалтерский учет периодических изданий
Затраты на приобретение печатных и электронных периодических изданий могут учитываться в составе:
расходов (затрат) текущего финансового года (счета 0 401 20 000, 0 109 00 000) (п. 134, 298 Инструкции № 157н);
Обратите внимание: затраты признаются в составе расходов будущих периодов, если они произведены учреждением в текущем отчетном периоде, но относятся к будущим отчетным периодам.
Основанием для принятия к учету расходов на подписку могут быть следующие документы:
накладная – в случае оформления подписки на печатное издание;
акт об оказании услуг – при приобретении доступа к электронным изданиям.
Периодические издания, приобретаемые для пополнения библиотечного фонда, независимо от их стоимости, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке «один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – один рубль».
Выбытие периодических изданий с этого счета отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание и др.) (п. 377 Инструкции № 157н).
Аналитический учет по забалансовому счету 23 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей по номенклатуре периодических изданий и единицам измерения (один номер, один комплект) (п. 378 названной инструкции).
Периодика, приобретаемая для использования в работе специалистами учреждения (педагогами, воспитателями, бухгалтерами, кадровиками и др.), не относящаяся к библиотечному фонду, может учитываться на специально введенном и утвержденном в учетной политике забалансовом счете (п. 332 Инструкции № 157н).
Операции по расчетам с поставщиком (исполнителем), в рамках заключенного договора (контракта) на приобретение периодических изданий, по признанию расходов на подписку оформляются в учете на основании инструкций № 162н, 174н, 183н следующими корреспонденциями счетов:
Казенное учреждение
Бюджетное и автономное учреждения
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Перечислена предоплата подписки
0 201 11 610
Забалансовый счет 18
0 201 21 610*
Забалансовый счет 18
Зачтен ранее перечисленный аванс в размере стоимости поступивших изданий
Отражено признание расходов на подписку в составе расходов (затрат) текущего года**
1 401 20 226
1 109 хх 226
0 401 20 226
0 109 хх 226
Отражено признание расходов на подписку в составе расходов будущих периодов в размере стоимости подписки, указанной в договоре (контракте)
Отнесены расходы будущих периодов на финансовый результат текущего года***
1 401 20 226
1 109 хх 226
0 401 20 226
0 109 хх 226
Произведен окончательный расчет с поставщиком (исполнителем) ****
0 201 11 610
Забалансовый счет 18
0 201 21 610*
Забалансовый счет 18
* Счет применяется автономными учреждениями при перечислении денег со счета в кредитной организации.
** Операции отражаются по мере фактического поступления изданий в учреждение (при предоставлении доступа к электронным изданиям) на основании подтверждающих документов поставщика (исполнителя).
*** Операции отражаются в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения (например, ежемесячно на основании подтверждающих документов поставщика (исполнителя) на протяжении всего срока действия договора (контракта) подписки).
**** Данные корреспонденции счетов оформляются в случае, если предусмотрено авансирование по договору (контракту) подписки в размере менее 100 % стоимости договора (контракта).
В целях пополнения библиотечного фонда школа (бюджетное учреждение) оформила годовую подписку на ежемесячный журнал для детей «Мурзилка» на сумму 2 400 руб. (200 руб. за номер). Предоплата по договору подписки, заключенному с издательством, произведена за счет субсидии, предоставленной на выполнение муниципального задания, в размере 100%. Расходы на оплату подписки согласно учетной политике учреждения включены в состав прямых расходов, относимых на себестоимость оказываемых услуг.
В бухгалтерском учете отражены следующие корреспонденции счетов:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислен аванс в размере 100 % по договору годовой подписки на журнал
4 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
Ежемесячно в течение всего периода подписки (12 мес.)
Отражены расходы на подписку на момент поступления очередного номера журнала
Одновременно поступивший номер журнала принят к забалансовому учету
Забалансовый счет 23
Зачтен ранее перечисленный аванс в размере стоимости поступившего номера журнала
Пример 2.
Университет (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оформил годовую подписку на журнал «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение» на сумму 16 344 руб. (1 362 руб. за номер). Предоплата по договору, заключенному с издательством, произведена с лицевого счета, открытого в ОФК в декабре текущего года, в размере 100% стоимости годовой подписки. Поставка журналов будет осуществляться ежемесячно с января по декабрь следующего года.
В соответствии с учетной политикой учреждения:
затраты на приобретение периодических изданий учитываются в составе расходов будущих периодов с последующим отнесением их на финансовый результат текущего года ежемесячно в течение срока действия договора;
указанные расходы не формируют себестоимость услуг, оказываемых в рамках государственного задания;
периодика, не относящаяся к библиотечному фонду, учитывается на дополнительном забалансовом счете 28 в условной оценке «один объект (номер журнала) – один рубль».
В бухгалтерском учете данные операции отражены следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислен аванс в размере 100% по договору годовой подписки на журнал
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
Отражены расходы будущих периодов в размере стоимости годовой подписки на журнал
Ежемесячно в течение всего периода подписки (12 мес.)
Отнесены расходы будущих периодов на финансовый результат текущего года по мере фактического поступления очередного номера журнала
Одновременно поступивший номер журнала принят к забалансовому учету
Забалансовый счет 28
Зачтен ранее перечисленный аванс в размере стоимости поступившего номера журнала
Пример 3.
Детский сад (казенное учреждение) оформил полугодовую подписку на электронный журнал «Дошкольное воспитание» на сумму 1 200 руб. (200 руб. за номер). Договором возмездного оказания информационных услуг, заключенным с издательством, предусмотрен авансовый платеж в размере 50% от суммы договора (600 руб.). Издательство ежемесячно направляет подписчику акт оказанных услуг, подтверждающий факт предоставления информационных услуг в виде доступа к очередным электронным изданиям.
В бюджетном учете отражены следующие проводки:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислен аванс в размере 50 % по договору подписки на электронную версию журнала
1 304 05 226
(КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
Зачтен ранее перечисленный аванс в размере стоимости оказанных информационных услуг
Произведен окончательный расчет с издательствомпосле оказания информационных услуг в объеме произведенных авансовых платежей
Ежемесячно в течение всего периода подписки (6 мес.)
Учтены расходы в размере стоимости оказанных информационных услуг
В случае заключения договора подписки на периодические издания при отражении расходов на приобретение изданий в бухгалтерском учете необходимо принимать во внимание следующие нюансы:
учреждения могут оформить подписку на печатное издание путем заключения договора подписки либо поставки периодики, а на электронное издание – договора возмездного оказания информационных услуг по предоставлению доступа к электронной версии издания или лицензионного договора о передаче неисключительных прав на пользование электронными ресурсами;
федеральные учреждения при приобретении печатных изданий вправе предусматривать авансовые платежи в размере до 100% суммы договора, а при закупке электронных изданий – до 50% суммы договора;
по общему правилу расходы, связанные с приобретением периодики, отражаются по подстатье 226 в увязке с КВР 244. В установленных п. 48.2.4.2 Порядка № 85н случаях казенные учреждения вправе относить указанные расходы на КВР 242;
затраты на подписку могут признаваться в составе расходов (затрат) текущего финансового года либо расходов будущих периодов. Конкретный порядок учета расходов будущих периодов и сроки списания их на финансовый результат (затраты) текущего года устанавливаются в учетной политике учреждения;
периодику, приобретаемую для комплектации библиотечного фонда, следует отражать на забалансовом счете 23, а для других целей – на специально введенном и утвержденном в учетной политике забалансовом счете.
Учет периодических изданий
«Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2014, N 5
Под периодическим печатным изданием понимается газета, журнал, альманах, бюллетень, иное издание, имеющее постоянное наименование (название), текущий номер и выходящее в свет не реже одного раза в год. Периодические издания также могут выпускаться в иных формах, например в электронном виде, размещаться на съемных носителях и т.д. Периодические издания могут приобретаться для комплектации библиотечного фонда, а также с иной целью. О порядке учета периодических изданий расскажем в данной статье.
Заключаем договор по подписке периодических изданий
Согласно п. 3 данных Правил договор подписки на периодическое печатное издание заключается подписчиком (заинтересованным учреждением) с распространителем. В договоре подписки сторонами оговариваются наименование подписываемого издания, подписной период, цена подписки, периодичность выхода подписки, а также иные условия. В договор подписки может быть включено условие доставки периодического печатного издания подписчику.
Заключение договора подписки государственными (муниципальными) учреждениями осуществляется в соответствии с законодательством РФ о закупках, а именно:
а) казенные учреждения при выборе поставщика периодических изданий (распространителя) и заключении договора с ним обязаны руководствоваться Федеральным законом N 44-ФЗ ;
Отметим, что согласно пп. 5 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ при осуществлении закупки товаров (работ, услуг) на сумму меньше 400 000 руб. библиотеки, другие учреждения культуры, а также образовательные учреждения вправе не использовать конкурентные способы определения поставщика, то есть осуществить закупку у единственного поставщика. При этом должно соблюдаться следующее условие: совокупный годовой объем таких закупок не должен превышать 50% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составлять не более 20 млн руб. в год.
Также согласно пп. 4 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ учреждение вправе заключить с единственным поставщиком договор подписки на сумму, не превышающую 100 тыс. руб., если совокупный годовой объем таких закупок не превышает 5% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составляет не более 50 млн руб. в год. Стоит отметить, что указанные ограничения в части установления предельных значений для определения размера средств не распространяются на закупки товаров, работ, услуг, осуществляемые заказчиками для нужд сельских поселений.
Учет периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда
Напомним, что внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (п. 1.2 Порядка N 1077).
Единицами учета таких периодических изданий, как газеты, являются годовой комплект и название. При этом как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия (п. 2.1 Порядка N 1077).
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно (п. 3.1.4 Порядка N 1077).
Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством. Как отдельные названия учитываются (п. 3.1.3 Порядка N 1077):
Периодические издания, поступающие в электронном виде, как правило, также учитываются в экземплярах и названиях (п. 3.4 Порядка N 1077).
Поступление периодических изданий в основном осуществляется путем подписки. Принимаются издания по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
Обратите внимание! Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится (п. 4.2 Порядка N 1077).
Как и другие объекты библиотечного фонда, периодические издания, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному и индивидуальному учету. Суммарный учет заключается в регистрации поступивших изданий в регистрах суммарного учета или электронных регистрах (п. 4.3 Порядка N 1077).
Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных. Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке (п. 4.4.2 Порядка N 1077).
Выбытие периодических изданий из библиотечного фонда происходит в связи с их физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Списание документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), в котором отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указываются причина исключения и направление выбытия исключаемых документов. К акту прилагается список исключаемых периодических изданий (п. п. 5.2, 5.3 Порядка N 1077).
Списанные печатные периодические издания могут быть направлены в пункты вторичного сырья либо уничтожены непосредственно библиотекой (п. 5.7.1 Порядка N 1077).
Итоги движения (поступления и выбытия) периодических изданий подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов (п. 6.1 Порядка N 1077).
Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления периодических изданий, а также акты о списании исключенных периодических изданий передаются в бухгалтерию для включения объектов в учет библиотечного фонда или исключения из него (п. п. 4.9, 5.2 Порядка N 1077).
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Выбытие периодических изданий с забалансового счета 23 отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 378 Инструкции N 157н).
Пример 1. Библиотека (бюджетное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда заключила договор на подписку ежемесячного журнала на II полугодие 2014 г. Полная стоимость подписки (6 номеров) составляет 300 руб. (50 руб. за номер). Расходы на подписку оплачиваются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
В бухгалтерском учете библиотеки данные операции отразятся следующим образом:
Учет и списание периодических изданий
Учет и списание периодических изданий.
В ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика » закреплены общие правила учета документов, независимо от статуса библиотеки. Настоящий документ устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации.
Основными единицами учета объема фонда журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия журнала. Кроме того, объем фонда журналов учитывается в годовых комплектах. Если том журнала состоит из отдельных номеров (выпусков), не сброшюрованных вместе, то единицей учета является каждый отдельный номер (выпуск). Сдвоенные номера (выпуски), объединенные издательством, учитываются как один экземпляр, но при регистрации указывается каждый номер журнала. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные газеты, журналы, брошюры.
Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет.
Примечание – Дополнительно допускается учет объема фонда в номерах (для непереплетенных газет) и подшивках (переплетенных единицах).
Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты. Не учитываются периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации, а также все материалы выездных редакций газет, спецвыпуски, рекламные материалы и другие аналогичные газетные издания.
Периодические и продолжающиеся издания на электронных носителях (CD-ROM, оптических дисках, дискетах) сегодня ни для кого не новость. Они являются одними из основных видов электронных изданий. Единицами учета электронных изданий являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и мультимедиа). К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, электронные сетевые документы локального доступа, электронные сетевые документы удаленного доступа. АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание. Все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат учету.
Библиотечный учет периодических изданий ведется в индивидуальной и суммарной формах.
Индивидуальный учет комплектов газет производится в конце года с присвоением годовому комплекту порядкового инвентарного номера. Газетному виду присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Г» с последующим кодовым номером названия газеты. Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.
Следующий учет – Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема. Формой суммарного учета является (книга, журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. (Показ на слайде « инвентарная книга» «Акты для передачи в отделы»). Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируется в трех частях « Книги суммарного учета библиотечного фонда» Часть 1 – поступление в фонд; ч.2 – выбытие из фонда; ч.3 – Итоги движения фонда.
Сведения о выбывших из библиотеки документов отражаются во 2-й части КСУ библиотечного фонда, с указанием причин исключения. Набор показателей отражающих, распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ библиотечного фонда.
В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.
Важно, чтобы все документы, а также обязательные экземпляры периодических изданий, предназначенные для принятия их в библиотечный фонд учитывались в соответствующих учетных документах в инвентарных книгах, книгах суммарного учета, учетных каталогах, регистрационных картотеках». Периодические издания, получаемые по системе обязательного экземпляра, подлежат постоянному хранению в составе библиотечного фонда библиотеки.
Какие же проблемы появились в организации и методике ведения библиотечного учета периодических изданий в связи с принятием новых документов по бюджетному учету. Прежде всего, нужно осознать, что библиотечный и бухгалтерский учет взаимосвязаны и подчиняются общегосударственной учетной политике, осуществляемой в стране. Учет стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку по подписке, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета. Инструкция по бюджетному учёту № 000н, утверждённая в 2008 г., перевела бухгалтерский учёт стоимости периодических изданий на забалансовый счёт. П.23. «Периодические издания» предназначены для учёта периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для пользования в рамках его деятельности. Периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учёта. Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей», который ведет бухгалтерия.
Исключение периодических и продолжающихся изданий из фонда библиотеки.
Фонд библиотеки необходимо периодически просматривать с целью отбора изданий, нуждающихся в переплете, ремонте и списании.
Исключение из фонда устаревших, ветхих, непрофильных, дублетных изданий должно осуществляться ежегодно. К работе по отбору изданий для исключения необходимо привлекать специалистов. На отобранные для исключения издания составляется акт.
Cроки хранения каждого названия периодического издания должны определяться фондовой комиссией. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5-10 лет хранения. В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены. Необходимо помнить, что при определении сроков хранения издания текущий год не учитывается. Библиотеки должны ежегодно планировать работу по выявлению малоиспользуемой литературы, то есть газет и журналов 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение 4-5 лет. Такая литература подлежит исключению как устаревшая.
Библиотекам при участии фондовой комиссии необходимо предусмотреть и принять решения об исключении из фондов периодических изданий на электронных носителях вследствие их порчи.
Инструкция № 000 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.
федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;
особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;
архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.
издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.
Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:
разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;
комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;
различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.
Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.
В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.
При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.
В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:
физическое состояние каждого документа;
его научная и практическая ценность;
частота и продолжительность использования.
При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.
Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.
Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.
Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).
Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 8 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:
наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;
редчайшие фонды – один раз в 3 года;
ценные фонды – один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.
При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.
Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.
, зав. отделом периодических изданий НБ РБ