учет оригиналов документов в 1с erp
Учет оригиналов документов в 1с erp
Использован релиз 2.4.12
Используя дополнительные сведения, можно устанавливать различные признаки для документов, а затем использовать их для отбора документов в списках. Один и тот же набор дополнительных сведений может быть назначен различным типам документов.
Как создать дополнительные сведения, как установить значение дополнительного сведения для документов, как использовать дополнительные сведения рассмотрим на примере установки в документах поступления отметки о предоставлении поставщиком оригиналов документов:
Дополнительное сведение «Оригинал получен» будет добавлено для документов «Приобретение товаров и услуг» и «Приобретение услуг и прочих активов». Используя это дополнительное сведение, можно контролировать получение оригиналов документов от поставщика.
Смотрите также
Контроль движения оригиналов первичных документов (для УТ 11, КА и ERP)
Рабочее место по контролю движения оригиналов первичных документов позволяет гибко настроить список отображаемых документов, установив отборы по видам документов, периоду, организации, контрагенту и/или ответственному менеджеру партнера. Для каждого документа есть возможность установить пометку отправки и получения оригинала подписанного документа. При этом фиксируется дата и ответственный пользователь. Есть возможность указать комментарий.
Управлять пометками отправки и получения оригиналов можно в т.ч. по документам в закрытом периоде без необходимости «открывать» дату запрета редактирования.
Разработка выполнена в виде подключаемого расширения конфигурации. Первичная установка и настройка займет не более 10 минут.
Расширение поддерживает работу со следующими конфигурациями:
1С:Управление торговлей, ред. 11.4.9.82 и выше.
1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.4.9.82 и выше.
1С:ERP Управление предприятием, ред. 2.4.9.82 и выше.
Гарантия возврата денег
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
Учет состояний оригиналов первичных документов
Возможности
Установка состояний оригиналов первичных документов
Для настроенных документов в форме списка выведена колонка Состояние оригинала, в которой отражается общее состояние документа. При нажатии правой кнопки мыши на ячейку в этой колонке выводится список действий:
Журнал учета первичных документов
Журнал можно открыть из списка документов при вызове контекстного меню в колонке Состояние оригинала и в самом документе из меню подсистемы: журнал открывается с настроенным отбором по виду документа и периоду (неделя, содержащая дату документа, из которого был вызван журнал).
Поддерживается два режима отображения списка:
В рамках рабочего места предусмотрены следующие возможности:
R03;R03;R03;R03;R03;R03;R03; 
Настройка списка состояний
Возможные предопределенные состояния оригинала (или печатных форм) первичного документа:
Список состояния оригиналов первичных документов можно дополнить произвольными значениями состояний оригиналов. Возможна настройка по видам документов (состояние будет доступно только у этих видов документов) и ограничение доступа по группам пользователей (доступ будут иметь пользователи указанных групп).
Состояния упорядочиваются по реквизиту Порядок, его изменение доступно по кнопкам Вверх/Вниз.
Тестировалось на версии Управление производственным предприятием, редакция 1.3 (1.3.147.1)
1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1440)
Учет оригиналов первичных документов в 1С:ERP
При осуществлении деятельности организации часто возникают проблемы с несвоевременным возвратом подписанных первичных документов.
Основными причинами невозврата документов являются:
Последствиями невозврата оригиналов первичных документов становятся:
Для упорядочения работы с первичными документами в новой версии системы «1С:ERP Управление предприятием 2» редакции 2.5 добавлен новый функционал. В системе появилась возможность вести учет состояния оригиналов и печатных форм первичных документов.
Рассмотрим работу функционала по учету оригиналов документов по этапам:
1. Настройка программы
Для настройки возможности учета состояния оригиналов первичных документов в системе 1C:ERP пользователь переходит в раздел НСИ и администрирование / Администрирование, выбирает строку Печатные формы, отчеты и обработки.
В открывшемся окне устанавливает отметку Отслеживание состояний напечатанных документов. Данная настройка включает фиксирование наличия подписанных первичных документов.
В справочнике Состояния оригиналов первичных документов отражается список возможных состояний оригиналов или печатных форм первичных документов:
Для дополнения списка состояния первичных документов пользователь в справочнике Состояния оригиналов первичных документов нажимает кнопку Создать. В открывшемся окне заполняет данные нового состояния документа.
Перечисленные состояния оригинала отображаются в Журнале учета оригиналов первичных документов в выпадающем списке поля Состояние оригинала.
2. Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»
Для учета состояния оригиналов и печатных форм первичных документов предусмотрено рабочее место Журнал учета оригиналов первичных документов. Оно предназначено для просмотра всех документов информационной базы, по которым получены и не получены подписанные оригиналы документов, документы, которые еще не отслеживались. Также для установки отборов и изменения состояния оригинала или печатной формы первичного документа.
Открытие Журнала учета оригиналов первичных документов доступно из разделов:
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов предусмотрено два режима отображения.
В рабочем месте «Журнал учета оригиналов первичных документов» предусмотрено выполнение.
1. Установка и изменение текущего состояния оригинала или печатных форм первичного документа. Для этого пользователь в колонке Состояние оригинала нажимает на гиперссылку документа и в выбирает необходимый статус в выпадающем списке.
2. Контроль наличия оригинала первичного документа. Для этого пользователь мониторит признаки документов:
3. Изменение состояния документа через установку состояния каждой печатной формы документа. Пользователь переходит по гиперссылке в колонке Состояние оригинала и в выпадающем списке выбирает строку Уточнить по печатным формам.
Далее в окне Изменение состояния оригинала документа отдельно по каждому первичному документу изменяет состояние документа.
При установке состояния отдельно по печатным формам, контролируется наличие всех первичных документов. При отсутствии печатной формы из списка, документу присваивается состояние Оригиналы не все.
Присвоение окончательного состояния «Оригинал получен» можно следующим образом:
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов фиксируется информация о последних изменениях документа, а именно об авторе изменения и дате последнего изменения.
Например, если пользователем была перезапущена печать печатной формы документа, то дата последнего изменения будет зафиксирована как для документа, так и для печатной формы.
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов предусмотрены отборы по Состоянию оригинала, Организации и Автору изменения.
3. Контроль состояния оригиналов первичных документов из общих журналов документов
В системе настроена возможность учета наличия оригиналов первичных документов и контроль состояния оригиналов первичных документов не только из рабочего места Журнал учета оригиналов первичных документов, но и в списках документов (например, «Документы продажи (все)», «Документы закупки (все)»).
В формах списка документов добавлена Колонка Состояние оригинала, которая отражает текущее состояние оригинала первичного документа. Пользователь может изменить состояние документа, нажав на гиперссылку в колонке Состояние оригинала и выбрать состояние в списке выбора.
Также добавлена колонка с признаками состояния документа: оригинал получен или не получен (или находится в других состояниях).
4. Отслеживание состояния документов из формы документа и в разрезе печатных форм
При создании нового документа система автоматически присваивает состояние документа Состояние оригинала неизвестно.
Для изменения состояния оригинала или печатных форм пользователь переходит по гиперссылке в документе и выбирает необходимое состояние в списке выбора.
При отслеживании наличия оригиналов документа в разрезе нескольких печатных форм, пользователь может установить или изменить состояние документа отдельно по печатным формам.
Пользователь переходит по гиперссылке в документе и в списке выбора выбирает строку Уточнить по печатным формам.
В форме окна Изменение состояния оригинала документа отражаются все возможные печатные формы для данного типа документа.
Пользователь отдельно по каждой печатной форме указывает значение в колонке Состояние оригинала, выбрав в выпадающем списке необходимое значение.
При установке отметки Показать отслеживаемые печатные формы будут отсортированы по установленному состоянию документа.
Если необходимая печатная форма отсутствует в списке (например, для входящего документа), пользователь может самостоятельно ее добавить. Для этого в окне Изменение состояния оригинала документа пользователь переходит по гиперссылке Добавить свою и указывает наименование печатной формы.
5. Пример процесса «Учет состояния оригинала исходящего первичного документа»
Пользователь выполняет поиск необходимого документа в списке документов Документы продажи (все) или Журнал учета оригиналов первичных документов.
По умолчанию для документа установлено состояние Неизвестно.
Далее пользователь запускает печать документов, в форме документа нажимает кнопку Печать, выбирает строку Комплект документов с настройками. В окне Печать комплекта документов выбирает необходимые документы и отправляет на печать.
После печати система присваивает каждой печатной форме, а также документу Реализация товаров и услуг, состояние Форма напечатана.
Измененное состояние указывается в списке документов, а также в форме документа Реализация товаров и услуг.
Далее документ передается на подпись клиенту. Для отражения данного этапа пользователь устанавливает соответствующее состояние документа, например Передано курьеру.
После подписания клиентом оригиналов документов и печатных форм пользователь вносит изменения отдельно по каждой печатной форме первичного документа.
При отсутствии хотя бы одного оригинала печатной формы, документу присваивается состояние Оригиналы не все.
Общее состояние документа или печатных форм можно проверить по группировке По печатным формам из рабочего места Журнал учета оригиналов первичных документов.
При получении всех оригиналов печатных форм первичного документа пользователь устанавливает состояние Оригинал получен.
После этого документ по умолчанию примет окончательное состояние Оригинал получен.
Контроль наличия оригиналов документов в программах 1С
С приближением отчетного периода бухгалтеру необходимо привести в порядок и упорядочить все первичные документы. Как в большом потоке данных не упустить все ли оригиналы документов переданы поставщикам и покупателям, все ли вторые экземпляры получены назад? Поделимся своими размышлениями на эту тему в лайфхаке!
В большинстве документов эта галочка расположена в верхней части и видна пользователю, например:
• «Поступление товаров: Накладная, УПД»;
• «Поступление основных средств»;
• «Приобретение земельных участков».
В некоторых других документах галочка «Оригинал» расположена на закладке «Дополнительно» и пользователь ее сразу может не увидеть. Это такие документы как:
• «Поступление: Материалы в переработку»;
• «Поступление: Объекты строительства»;
Отметку можно установить и в закрытом периоде, не перепроводя документ или период.
Зайдем в журнал поступлений (или реализаций), выделим нужный нам документ правой кнопкой мыши и вызовем контекстное меню. Выберем команду «Оригинал», которая в свою очередь откроет дополнительные возможности выбора.
Нажмем кнопку «Оригинал получен».
После этого действия в колонке «Оригинал» появится заветная галочка.
Провалившись в документ поступления, можно увидеть, что в поле «Оригинал» появилась галочка, хотя документ находится в закрытом для редактирования периоде.
Помимо галочки в поле «Оригинал» можно поставить еще и галочку «СФ оригинал получен».
Таким нехитрым способом эти галочки можно как поставить, так и снять.
Установив галочку в журнале документов сразу видно, получен оригинал документа или нет.
Представить информацию более наглядно можно с помощью отчетов:
1. «Список документов»;
2. «Реестр документов».
Шаг 1. Сформируйте форму «Список документов», нажав в журнале кнопку «Еще» и выбрав команду «Вывести список…».
Предварительно можно установить период отображения списка документов в журнале по команде «Установить период».
В окне настройки списка имеются галочки, установив которые пользователь получит отмеченную информацию в таблице.
Сформированный список можно распечатать и проверить наличие документов-оригиналов.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Печать» в журнале документов и выберите команду «Реестр документов».
Чтобы в отчете отобразилась колонка «Оригинал», нажмите кнопку «Показать настройки».
На закладке «Оформление» установите отметку – выводить графу «Оригинал».
На закладке «Отбор» с помощью кнопки «Добавить» можно задать условие для отчета: «Оригинал» равно – значение «Нет».
В отчет попадут лишь документы, не имеющие оригинала поставщика.
Старайтесь каждый месяц проверять и контролировать наличие оригиналов первичных документов.
Автор статьи: Ольга Круглова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов