учет оргтехники на предприятии база данных

Этапы проектирования базы данных

ВЯТСКИЙ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Кафедра информатика и вычислительная техника

Предмет: Программирование

Курсовая работа

по теме:

База данных «Учет оргтехники предприятия»

Студент: 3 курса, группы ИВТ-31

Ф.И.О.: Касьянов Дмитрий Сергеевич

Преподаватель: Вотинцева М.Л.

Дата сдачи работы «___» __________ 2014 г.

Киров

1.Обоснование выбора языка программирования. 5

1.1. Система управления базами данных Microsoft Access. 5

1.2. Описание предметной области. 5

2 Создание приложения. 5

2.1 Постановка задачи (выбор темы по вариантам) 6

2.2 Этапы проектирования базы данных. 6

2.3 Логическая модель базы данных. 8

2.4 Физическая модель БД.. 9

2.5 Разработка алгоритма программного модуля. 14

2.6 Описание Microsoft Visual Studio. 14

2.7 Средства разработки приложений баз данных. 15

2.8 Разработка экранных форм: главной формы и рабочих форм. 16

2.9 Структура программы.. 22

Библиографический список. 24

Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения.

Преимущества, получаемые пользователем при использовании баз данных как безбумажной технологии:

· компактность (информация хранится в БД, нет необходимости хранить многотомные бумажные картотеки);

· скорость (скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) компьютером намного выше ручной обработки);

· низкие трудозатраты (нет необходимости в утомительной ручной работе над данными);

· применимость (всегда доступна свежая информация).

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая бы обеспечила наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют шкафы для хранения папок с документами и ручной поиск, и обработку необходимой информации. Но большинство предпочитают компьютеризированные базы данных и программы, позволяющие эффективно хранить, быстро извлекать нужную информацию и управлять большими объёмами данных.

Большое количество информации, высокие требования к точности, многочисленные вычисления, потребность в постоянном обновлении данных делают необходимым применение баз данных для учета оргтехники на предприятии.

Цель разработки информационной системы – уменьшение затрат за счет снижения трудоемкости учетных операций.

Обоснование выбора языка программирования

Система управления базами данных Microsoft Access

Microsoft Access —система управления реляционными базами данных (СУБД), разработанная корпорацией Microsoft. Основной используемый язык запросов—Transact-SQL

, создан совместно Microsoft и Sybase. Transact-SQL является реализацией стандарта ANSI/ISO по структурированному языку запросов (SQL) с расширениями.

Сервер баз данных Microsoft Access в качестве языка запросов использует версию языка SQL, получившую название Transact-SQL (сокращённо T-SQL). Язык T-SQL является реализацией SQL-92 (стандарт ISO для языка SQL) с множественными расширениями. T-SQL позволяет использовать дополнительный синтаксис для хранимых процедур и обеспечивает поддержку транзакций (взаимодействие базы данных с управляющим приложением).

Описание предметной области

Проектируемая система должна хранить и обрабатывать информацию, введенную на основе входных документов, выдавать результаты обработки пользователю. Число расчетов системы невелико. На входе системы имеется количество оргтехники и ее названия, ответственные за технику и в каких кабинетах она установлена.

Входными документами для системы являются данные об оргтехнике, работники предприятия.

Выходными данными задачи являются отчеты по оргтехнике предприятия.

Создание приложения

2.1 Постановка задачи (выбор темы по вариантам)

На любом предприятии ведется учет оргтехники. При появлении нового объекта он фиксируется в базе данных и заносится информация о названии, в какой кабинет установлено и кто ответственный.

Таким образом, можно выявить наиболее важные для данной базы компоненты. В нашем случае это будут:

Этапы проектирования базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных:

1. Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2.Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

· Информация в таблице не должна дублироваться.

· Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

3. Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4. Задать ключевое поле. Для того, чтобы связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6. Добавить данные и создать другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Источник

Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1

Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени. О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье.

Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.

Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.

«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.

Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.

Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…

Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.

Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.

Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).

Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.

Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:

Шаг 1. Определить границы учетной системы

Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.

По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).

Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования

Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:

Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.

Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования

Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».

Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:

По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!

Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования

Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:

Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.

Шаг 5. Разработать атрибутную модель

Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.

На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.

В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:

Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.

К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.

Прошу дать в комментариях обратную связь. Это поможет мне подробнее раскрыть интересующие вас вопросы при подготовке продолжения статьи.

Источник

Учет оргтехники организации в WEB браузере

Мысль о необходимости разработки данного продукта у меня появилась достаточно давно. Было перепробовано множество решений, однако все они обладали недостатками в виде платности, громоздкости и необходимости устанавливать клиента на конечный ПК. Решения в WEB интерфейсе найдено не было (хотя не очень и искал, ибо «руки чесались»).

Итак, засучив рукава и потратив на работу примерно месяц, творение наконец вышло в свет.

Фактически это набор скриптов c использованием фреймворков Jquery,JqGrid, Smarty, MySQL. Данный «программный продукт» предназначен для ведения учета оргтехники (да и любой ТМЦ) в одной или нескольких небольших организациях (разработка и тестирование проводилось в организации с численностью единиц оргтехники в количестве 293 и 2-х организаций). Учет ведется в разрезе материальной ответственности, а так-же привязки сотрудников к помещениям. Таким образом, вы и любой сотрудник организации в любой момент можете увидеть: количество и состав ТМЦ находящихся в его ведении, историю перемещений объекта, его фото, а так-же историю его ремонтов. Так-же данный программный продукт удобно использовать для проведения инвентаризации (у меня например используется связка с данными по 1с). Есть страница с ДЕМО, можно зайти и посмотреть, как оно примерно будет выглядеть в реалии.

Что есть еще из сладкого:

Серверная часть скриптов требует Apache 2.xx, PHP 4.xx и выше, MySQL 4.xx и выше.

Несколько скриншотов:

Источник

«1С:Предприятие» для автоматизации учета оргтехники

Источник: «Финансовая газета» №4, январь, 2002 год

Спектр оргтехники, применяемой организациями и предприятиями в повседневной деятельности, довольно широк. Это компьютерная сеть, состоящая из рабочих станций, серверов, сетевого оборудования и множительной техники, телефонные и факсаппараты и другое оборудование.

Некоторые виды оргтехники, например персональный компьютер, являются комплектами. Быстрое развитие электронной техники привело к тому, что практически каждая очередная закупаемая в рамках одного вида единица оборудования по своей комплектации существенно отличается от предыдущей. В результате в организации одновременно эксплуатируются компьютеры, которые не только различаются по своим производственным возможностям, но и состоят из невзаимозаменяемых комплектующих.

Для разработки планов поддержания и развития производства организациям необходимо владеть актуальной сводной и детальной информацией о техническом состоянии оборудования, его комплектации, наличии запасных комплектующих и т.д. Отсутствие этих данных существенно затрудняет проведение модернизации оборудования и его рациональное перераспределение между подразделениями.

Формуляр комплекта оборудования

В формуляр последовательно, в момент перехода от одного этапа жизненного цикла оборудования к другому (хранение, эксплуатация, перемещение, изменение комплектации и т.д.), вводится необходимая информация о комплекте. Ввод информации в формуляр производится автоматически после заполнения и регистрации в информационной системе соответствующих документов.

Ведение учета

Для оформления факта поступления оборудования используется документ «Поступление комплектов оборудования». В этот документ вводятся инвентарный номер и наименование оборудования, его тип и стоимость, гарантийный номер и срок гарантии, указываются поставщик, материально ответственное лицо, подразделение, в котором оборудование будет находиться до передачи пользователю, и другая информация. При регистрации документа в системе формируется «Формуляр комплекта оборудования», заполненный этими данными. Если поступившее оборудование является комплектом, то информация о составе комплекта (перечне комплектующих) будет находиться на соответствующей закладке формуляра. Перечень установленного программного обеспечения отображается на закладке «Установленное ПО». Следует отметить, что для регистрации поступления, установки и удаления программного обеспечения используются соответствующие документы.

Регистрация поступления комплектующих также производится с помощью документа. Вся поступившая в организацию оргтехника, запасные комплектующие и программное обеспечение учитываются «на складе» и автоматически списываются с него в момент передачи пользователю или установки на рабочие станции. Повторная выдача одного и того же компьютера или установка использованных комплектующих в системе исключена.

Оформление передачи оборудования в эксплуатацию производится с помощью документа «Ввод в эксплуатацию». При регистрации этого документа в формуляр вводится информация о пользователе и материально ответственном лице (как правило, руководителе структурного подразделения, в котором работает пользователь). Несмотря на то, что материально ответственное лицо в формуляре изменилось, система в этом, как и в других случаях, «хранит» историю значений. Это позволяет при необходимости проследить все операции с оборудованием.

При проведении ремонтных работ демонтированные из оборудования неисправные комплектующие учитываются как «списанные». Если при модернизации оборудования или по каким-либо другим причинам производится демонтаж исправных комплектующих, то система обеспечивает учет демонтированных комплектующих «на складе». В дальнейшем они могут быть использованы при модернизации или ремонте другого оборудования.

В программе предусмотрены авторизация и контроль прав, которые позволяют дифференцировать доступ разных категорий пользователей к различным режимам информационной системы. Например, рядовой пользователь может зафиксировать в документе «Неисправность оборудования» только факт и характер неисправности своей рабочей станции. При этом автоматически формируется заявка на ремонт оборудования в обслуживающее подразделение. Результат выполненного ремонта, а также связанные с ним расход комплектующих со склада и изменение комплектации компьютера сможет ввести в информационную базу только работник подразделения технического обслуживания.

Отчеты

С помощью настраиваемых отчетов конфигурации можно получить разнообразную аналитическую информацию о состоянии и движении офисного оборудования. Это могут быть сведения о стоимости оборудования, поступившего за определенный период. С помощью отчета «Список оборудования» можно сформировать, например, перечень всех рабочих станций выбранного отдела, на которых установлены заданное программное обеспечение или (и) определенные комплектующие. Оценить потенциальные возможности производства к развертыванию без дополнительных затрат на приобретение основных средств можно, сформировав список оборудования компании, которое находится в текущий момент в резерве.

Конфигурация «Деловое досье. Оргтехника» работает в реальном времени. Это означает, что актуальная информация по всем вопросам, связанным с эксплуатацией офисного оборудования, которым располагает организация, может быть получена в любой момент.

Таким образом, предложенное решение позволяет организовать инвентарный учет оборудования, комплектующих и программного обеспечения, контролировать их перемещение между структурными подразделениями и материально ответственными лицами, своевременно получать информацию о возникающих неисправностях и фиксировать изменения в комплектации оборудования.

Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты «Оперативный учет» системы программ «1С:Предприятие».

Источник