учет личного имущества работника в казенном учреждении
Учет личного имущества работника в казенном учреждении
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В бюджетном учреждении сотрудники используют личные вещи при выполнении служебных обязанностей. Когда сотрудник увольняется, он забирает свои вещи.
Как учитывать личные вещи сотрудников, принесенные ими в учреждение (речи о дарении или пожертвовании не идет)?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Прежде всего бюджетному учреждению необходимо определить, на каком праве будет использоваться имущество работника.
1. Если сотрудник использует свое имущество лично при выполнении служебных обязанностей и такое использование с работодателем согласовано, с ним оформляется соглашение в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом объект личного имущества может быть учтен на дополнительно введенном забалансовом счете, предусмотренном учетной политикой учреждения, путем его увеличения (уменьшения при выбытии имущества).
2. Если же работник передает имущество в пользование учреждения, то в такой ситуации может быть оформлен договор безвозмездного пользования или аренды. В случае классификации заключенного договора как объекта операционной аренды поступившее имущество подлежит учету на балансовом счете 0 111 40 000 «Права пользования нефинансовыми активами».
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Смотрите, например, решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В ситуации, которая стала предметом разбирательства в суде, за счет субсидии на выполнение задания (КФО 4) была приобретена программа для ведения бухгалтерского учета. Орган финансового контроля в ходе проверки выяснил, что она установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя бюджетного учреждения оштрафовали на 20 000 рублей за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.
*(2) Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
*(3) Смотрите также материалы:
— Энциклопедия решений. Учет у арендатора по стандарту «Аренда» (для госсектора);
— Энциклопедия решений. Учет при безвозмездном пользовании по стандарту «Аренда» у ссудополучателя (для госсектора).
Учет личного имущества работника в казенном учреждении
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В бюджетном учреждении сотруднику были выданы объекты основных средств в личное пользование для выполнения служебных обязанностей. В учете отражены проводки по внутреннему перемещению объектов на счете 101 00, с одновременным увеличением забалансового счета 27.
Какими проводками отразить возврат объектов основных средств на склад учреждения в связи с увольнением сотрудника? Какую статью КОСГУ необходимо указать на забалансовом счете 27 согласно п. 386 Инструкции N 157н?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Детальный порядок аналитического учета в части применения статей (подстатей) КОСГУ к забалансовому счету 27 необходимо предусмотреть в учетной политике.
По нашему мнению, выдача в личное пользование объектов основных средств может быть отражена в качестве увеличения по забалансовому счету 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» с указанием статьи 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. Возврат сотрудником объектов основных средств стоимостью более 10 000 рублей из личного пользования в места хранения может быть отражен как внутреннее перемещение по счету 101 00 «Основные средства» с одновременным уменьшением забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» также с указанием статьи 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.
Обоснование вывода:
Материальные ценности, относящиеся к объектам основных средств, и иное имущество, выданное в постоянное личное пользования работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в целях обеспечения контроля за их сохранностью, целевым использованием и движением подлежат отражению на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 385 Инструкции N 157н).
В свою очередь, передача объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей, за исключением недвижимого имущества, работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользования для выполнение ими служебных (должностных) обязанностей, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 101 00 «Основные средства» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 101 00 «Основные средства» с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 10 Инструкции N 174н).
При этом следует отметить, что начиная с 2021 года в обязательном порядке необходимо осуществлять аналитический учет по забалансовому счету 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», в том числе в разрезе статей (подстатей) КОСГУ (п. 386 Инструкции N 157н). При этом, по нашему мнению, указание соответствующей статьи или подстатьи КОСГУ необходимо для идентификации имущества при его возврате в целях отнесения к основным средствам или материальным запасам. В настоящее время Инструкцией N 33н не предусмотрены показатели бухгалтерской отчетности, формируемые на основании аналитических данных по забалансовому счету 27 в разрезе статей (подстатей) КОСГУ.
Согласно п. 11.1 Порядка N 209н операции по поступлению (принятию к учету) объектов основных средств относятся на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. Учитывая, что сотруднику в личное пользование для выполнение служебных обязанностей были выданы объекты основных средств, то аналитический учет по забалансовому счету 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» целесообразно отражать по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.
Учитывая, что учет на забалансовых счетах ведется по простой системе, цель аналитического учета в разрезе КОСГУ будет достигнута в случае, если при выбытии с забалансового учета уменьшение по забалансовому счету 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» при возврате основных средств также будет отражаться с указанием статьи 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. Детальный порядок аналитического учета в части применения статей (подстатей) КОСГУ к забалансовому счету 27 необходимо предусмотреть в учетной политике.
Возврат объектов основных средств стоимостью более 10 000 рублей в места хранения отражается в общеустановленном порядке: как внутреннее перемещение по счету 101 00 «Основные средства» с одновременным уменьшением забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету (п. 385 Инструкции N 157н).
Таким образом, в учете бюджетного учреждения при возврате сотрудником объектов основных средств из личного пользования в места хранения (на склад) могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
Дебет 0 101 ХХ 310 (склад) Кредит 0 101 ХХ 310 (сотрудник),
с одновременным уменьшением забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (310 КОСГУ).
Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (для бюджетной сферы).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Использование личного имущества сотрудников: как учесть и какие последствия предусмотреть
 |
| AndrewLozovyi / Depositphotos.com |
Пожалуй, в каждом учреждении имеется имущество, принесенное кем-то из сотрудников: электрочайник, микроволновая печь, обогреватель, калькулятор, компьютер или даже автомобиль. Но важно понимать, что использовать личные вещи на рабочем месте сотрудники могут только с разрешения работодателя.
При этом согласие работодателя должно быть обусловлено производственной необходимостью. Почему это важно? Да потому что при использовании сотрудниками личного имущества, например, офисного стула или компьютера для исполнения должностных обязанностей (то есть для выполнения государственного / муниципального задания) возникает вопрос о недофинансировании учреждения или о некорректном расчете самого задания, что привело к недостаточности рассчитанной суммы финансирования на его выполнение. Если же речь идет об использовании, к примеру, электрочайника или обогревателя, то снова вопрос: работодатель не обеспечил сотрудникам соответствующие санитарно-бытовые условия, что является его прямой обязанностью? Иными словами, если посредством использования личного имущества работников учреждение «закрывает» постоянную или временную нехватку финансирования на соответствующие приобретения, это объяснимо. Но если сотрудники обеспечены всем необходимым, то для чего на рабочем месте личные компьютеры и чайники.
И этот вопрос тоже не должен остаться без ответа. Использование сотрудниками личного имущества на работе / для работы должно находиться в так называемом правовом поле. Ведь принесенное работником оборудование может потреблять электроэнергию и другие ресурсы (пусть и не так много), требовать содержания и обслуживания. И здесь уже есть риск, что соответствующие расходы ревизоры признают «нецелевкой», как в ситуации, которая некоторое время назад стала предметом разбирательства в суде. Напомним, за счет субсидии на выполнение задания учреждение приобрело программу для ведения бухучета. Орган финконтроля в ходе проверки выяснил, что программа установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя учреждения оштрафовали за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.
Кроме того, стоит задуматься также и о том, кто будет возмещать ущерб третьим лицам в случае, если вследствие использования имущества сотрудников учреждению придется возмещать ущерб третьим лицам? Например, арендодателю, если в результате пожара, возникшего из-за неисправного обогревателя, принесенного сотрудником, пострадает арендованное помещение.
Как видим, использование личного имущества работников может и должно заставить учреждение задуматься о его правильном учете. Организовать его можно разными способами – выбор будет зависеть от того, как и кем используется личное имущество сотрудника:
Работник сам использует личное имущество для выполнения должностных обязанностей
Важно! Если речь идет об использовании личного автомобиля, не забудьте получить у сотрудника документы о праве собственности, а в дальнейшем – о расходах на эксплуатацию, в т.ч. путевые листы.
Имущество сотрудника используют другие работники учреждения
Имущество сотрудников и иных лиц постоянно находится на территории учреждения, но не используется в деятельности
Рассмотренные три варианта оформления использования личного имущества сотрудников существовали и ранее. Одно но: в случае заключения с работником договора безвозмездного пользования у учреждения возникала обязанность уплатить налог на прибыль с полученного таким образом дохода, что многих отпугивало от такого способа оформления имущественных отношений. Однако с 1 января 2021 года многое изменилось. Благодаря поправкам в НК РФ состав доходов, не облагаемых налогом на прибыль, был скорректирован, что называется, в пользу учреждений. Сравните сами:
до 31 декабря 2020 года
с 1 января 2021 года
не учитываются в доходах имущественные права в виде права безвозмездного пользования государственным и муниципальным имуществом, полученные по решениям органов государственной власти и органов местного самоуправления некоммерческими организациями на ведение ими уставной деятельности
не учитываются в доходах имущественные права в виде права безвозмездного пользования имуществом, полученные некоммерческими организациями на ведение ими уставной деятельности
Скоро наступит время проведения годовой инвентаризации. Уделите внимание наличию личного имущества сотрудников в учреждении (оно тоже подлежит инвентаризации!), оцените реальную потребность в нем и оформите его использование одним из предложенных выше способов. В этом случае у ревизоров не будет к вам претензий.
Учет личных вещей в бюджетных учреждениях
Довольно часто в учреждениях государственного сектора бывает, что сотрудники приносят на работу личные вещи: электрические чайники, микроволновые печи, компьютерную технику, стулья, кресла и прочее. Такое имущество постоянно находится на территории учреждения, поэтому возникает резонный вопрос: учитывать ли его в бухгалтерском учете? И если учитывать, то как? Сформулированного на законодательном уровне порядка бухгалтерского учета личного имущества сотрудников в настоящее время нет. Поэтому его необходимо разработать учреждению самостоятельно, а мы подскажем возможные варианты учета такого имущества.
Нужно ли вообще вести бухгалтерский учет личных вещей сотрудников?
Сразу оговоримся, что в статье будет идти речь о том личном имуществе сотрудников, которое постоянно находится на территории учреждения: мебели, бытовой технике и прочем. А, например, личный автомобиль, используемый сотрудником учреждения для служебных поездок, который в неиспользуемое в рабочих целях время не находится в учреждении, к такой категории не относится.
Итак, учитывать или нет? Чтобы ответить на данный вопрос, приведем Решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В нем описана ситуация, в которой орган финансового контроля наложил штраф на руководителя учреждения в части нецелевого использования средств субсидии на выполнение задания учредителя. За счет данных средств была установлена бухгалтерская программа на личный ноутбук главного бухгалтера. Суд в описанной ситуации встал на сторону контролирующего органа.
Принимая во внимание изложенное, можно сделать вывод, что учитывать личное имущество, постоянно находящееся на территории учреждения, все же нужно, чтобы избежать разногласий с проверяющими. Особенно это касается личного имущества, в отношении которого учреждением осуществляются денежные затраты, например, бытовые приборы, потребляющие электричество.
Как выбрать вариант учета?
Особенно остро вопрос учета личного имущества встал у бухгалтеров после введения в действие Федерального стандарта «Аренда»*(1). Хотя решение об учете подобного имущества должно было быть урегулировано с руководителем учреждения и должным образом документально оформлено еще со времени начала его использования на территории учреждения.
С введением Федерального стандарта «Аренда» появились вопросы у тех бухгалтеров, которые учитывали личное имущество сотрудников на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование»: нужно ли его классифицировать как объект аренды и поднимать на баланс? Чтобы выбрать вариант учета личного имущества сотрудников, постоянно находящегося на территории учреждения, и в том числе, нужно ли применять к нему положения Федерального стандарта «Аренда», необходимо определить, на каком праве пользования находится данное имущество в учреждении.
Практика показывает, что фактически личное имущество может:
Исходя из порядка использования имущества в учреждении, необходимо принять решение о соответствующем праве, должным образом документально оформить хозяйственную ситуацию и учитывать.
Варианты учета личного имущества
Итак, вариант 1: имущество используется в уставных целях. В таком случае целесообразно оформить пользование имуществом (безвозмездное или возмездное) согласно главам 34, 36 ГК РФ. Соответственно, к таким отношениям может быть применен Федеральный стандарт «Аренда» (п. 2 Федерального стандарта «Аренда»).
То есть на основании заключенных договоров аренды или безвозмездного пользования в бухгалтерском учете отражается объект операционной или финансовой (неоперационной) аренды. Учитываются такие объекты на соответствующих аналитических счетах счетов 111 40 «Права пользования активами» (при операционной аренде) или 101 00 «Основные средства» (при финансовой аренде) (п. п. 18.1, 20 Федерального стандарта «Аренда», п. 151.2 Инструкции № 157н*(2)).
Вариант 2: личное имущество используется при выполнении служебных обязанностей лично самим сотрудником. Как правило, такие отношения квалифицируют в рамках ст. 188 ТК РФ. То есть с сотрудником заключается соглашение об использовании личного имущества в служебных целях и ему выплачивается соответствующая компенсация.
В бухгалтерском учете такое имущество не подлежит отражению на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абзац 3 п. 8 Федерального стандарта «Основные средства»*(3)). Однако из данного определения не следует, что такое имущество может учитываться на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» согласно п. 335 Инструкции № 157н. Учитывая, что оно все же используется в деятельности учреждения, предлагаем забалансовый счет 01 «Имущество, полученное в пользование» или дополнительно введенный забалансовый счет (п. п. 332, 333 Инструкции № 157н).
И последний вариант: имущество используется для личных целей сотрудников, не связанных с уставной деятельностью учреждения. Сразу отметим, что такого варианта в учреждениях государственного сектора быть не должно. В то же время, если такая ситуация сложилась, целесообразно заключить с сотрудником договор хранения (глава 47 ГК РФ). Почему? Потому что в деятельности учреждения такое имущество не используется и права распоряжаться им у учреждения не возникает. Соответственно, оно может учитываться на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» по прямой норме п. 335 Инструкции № 157н.
__________________________
*(1) Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Аренда», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н.
*(2) Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
*(3) Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н.
Отвечаем на Ваши вопросы
>Вопрос: Здравствуйте, могу ли я пользоваться на рабочем месте личным имуществом, а именно диванчик для отдыха в перерыве, телевизор, электрочайник?
Ответ: Вопрос пользования личным имуществом на рабочем месте должен быть решен с руководителем учреждения. Ведь такое имущество не является объектами нефинансовых активов учреждения. Соответственно, такое имущество не будет принято к учету в целях контроля за его сохранностью. Однако если работник учреждения безвозмездно передает в собственность учреждения указанное имущество, оно должно быть оприходовано и отражено в бухгалтерском учете в соответствии с настоящим бухгалтерским законодательством.
Статья подготовлена
Отражение в «1С» передачи в личное пользование сотрудников объектов основных средств
В личное пользование сотрудникам учреждений помимо форменного обмундирования, специальной одежды и обуви может передаваться спортивная одежда и обувь, а также в целях выполнения ими служебных (должностных) обязанностей за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, могут передаваться служебные телефоны, ноутбуки и другое имущество. Как учитывать имущество, переданное в личное пользование работникам, в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (БГУ КОРП) редакции 2, рассказывают эксперты «1С».
Передача основных средств в личное пользование сотрудников
Для учета имущества, имеющего нормативный срок использования, переданного в личное пользование сотрудникам учреждения, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением в соответствии с Единым планом счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, применяется забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».
Приказом Минфина России от 14.09.2020 № 198н расширено применение забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Счет теперь применяется также для учета основных средств (ОС), выданных работникам учреждения в личное пользование. В актуальных редакциях инструкций по бухгалтерскому (бюджетному) учету приведены бухгалтерские записи по передаче объектов основных средств в личное пользование и их возврату из личного пользования сотрудников.
В отличие от материальных запасов, которые при выдаче в личное пользование работникам списываются со счета 105 00 «Материальные запасы», выданные в личное пользование работникам основные средства продолжают учитываться в составе счета 101 00 «Основные средства».
Бухгалтерские записи по передаче объектов ОС в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, далее — личное пользование, приведены в пункте 10 Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н в редакции приказа Минфина России от 28.10.2020 № 246н):
Аналогичные положения введены приказом Минфина России от 30.10.2020 № 253н в пункт 10 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н), приказом Минфина России от 30.10.2020 № 256н в пункт 10 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н).
Таким образом, у выданных в личное пользование работникам объектов основных средств сохраняется инвентарный номер, по ним продолжает начисляться амортизация.
Выдача ОС в личное пользование в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для учета объектов основных средств, выданных работникам учреждения в личное пользование, применяется забалансовый счет 27.01 «ОС, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». По счету ведется аналитический учет по работникам учреждения (субконто Контрагенты) и объектам ОС, которые выданы в личное пользование (субконто Основные средства). Также по счету ведется учет по КЭК.
В БГУ2 для оформления выдачи в личное пользование работникам учреждения объектов ОС, учитываемых как на балансе, на счетах группы 101 00 «Основные средства», так и за балансом, на счетах группы 21 «Основные средства в эксплуатации», и их возврата из личного пользования применяется документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА с видом операции Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60) или Перемещение собственных ОС в опер. учете (21) соответственно и с типовой бухгалтерской операцией Внутреннее перемещение.
Для отражения выдачи в личное пользование на закладке Бухгалтерская операция следует включить флаг Выдать в личное пользование и указать сотрудника, которому выдается имущество в личное пользование.
Для отражения возврата из личного пользования следует включить флаг Вернуть из личного пользования и указать сотрудника, из личного пользования которого возвращено имущество.
При включении вышеописанных опций помимо записи по внутреннему перемещению на счетах 101 00 (21) формируются записи по увеличению и уменьшению счета 27 соответственно (рис. 3).
В БГУ2 реализовано два варианта учета объектов основных средств, выдаваемых в личное пользование материально ответственному лицу (МОЛ):
Обратите внимание, чтобы в разделе 4 Инвентарной карточки (ф. 050-40-31) в качестве лица, ответственного за сохранность переданного объекта, отражался работник учреждения, у которого объект находится в пользовании, в качестве Получателя в документе следует указать работника учреждения, получившего объект ОС в личное пользование.
Учет на счете 101.00 ведется по ответственному лицу (кладовщику)
Рассмотрим порядок отражения в БГУ2 операций по передаче объектов ОС в личное пользование сотрудникам для выполнения ими служебных обязанностей и их возврата из личного пользования на примере.
Для оформления выдачи объектов основных средств в личное пользование работникам учреждения следует использовать документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА с видом операции Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60) и типовой бухгалтерской операцией Внутреннее перемещение.
В шапке документа следует обратить внимание на заполнение реквизитов групп Отправитель и Получатель (см. рис. 1).
В группе Отправитель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности (далее — ЦМО) необходимо выбрать центр материальной ответственности, за которым числится ОС, передаваемое в личное пользование сотруднику.
В рассматриваемом Примере 1 ноутбук числится на складе у завхоза А. Г. Макарова, поэтому его следует указать в реквизите МОЛ/Место хранения группы Отправитель.
В группе Получатель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, который будет отвечать за сохранность основного средства, выданного в личное пользование сотруднику.
В рассматриваемом Примере 1 учетной политикой учреждения принято решение учитывать основные средства, переданные в личное пользование, у кладовщика-завхоза А. Г. Макарова. Поэтому ноутбук должен числиться на складе (Подразделение — «Склад»), и в реквизите МОЛ/Место хранения группы Получатель следует указать завхоза А. Г. Макарова.
На закладке Основные средства необходимо подобрать объекты ОС, которые передаются сотруднику в личное пользование. Для этого удобно воспользоваться подбором по остаткам (кнопка Подобрать). Остальные реквизиты закладки оформляются без особенностей.
На закладке Бухгалтерская операция автоматически будет заполнена типовая операция Внутреннее перемещение, для отражения выдачи в личное пользование следует включить флаг Выдать в личное пользование и указать сотрудника, которому выдается имущество в личное пользование.
При проведении документа формируются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 101.34.310 Кредит 101.34.310
— внутреннее перемещение ОС на сумму балансовой стоимости (графа Сумма закладки Основные средства) по МОЛ-кладовщику (без изменения ЦМО);
— передача ОС в личное пользование сотруднику на сумму балансовой стоимости ОС (графа Сумма закладки Основные средства).
Обратите внимание, что Инструкциями по учету от 06.12.2010 № 162н, от 16.12.2010 № 174н, от 23.12.2010 № 183н установлено обязательное отражение внутреннего перемещения на счете 101.00. Поэтому если учетной политикой учреждения в качестве лица, ответственного за сохранность переданного объекта установлен кладовщик, т. е. тот же МОЛ, на котором числится объект ОС, передаваемый в личное пользование, то в учете отразится внутреннее перемещение данного ОС на счете 101.00 по одному и тому же МОЛ-кладовщику.
После заполнения и записи документа нажатием на кнопку Печать можно сформировать печатную форму «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА» (ф. 050-41-02).
При включенном флаге Выдать в личное пользование в печатной форме 0504102 добавляется реквизит «Получил в личное пользование» для подписи сотрудника, которому ОС выдается в личное пользование.
Возврат объектов основных средств из личного пользования
Для оформления возврата из личного пользования сотрудников учреждения объектов основных средств, как и при выдаче в личное пользование, используется документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА с видом операции Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60) и типовой бухгалтерской операцией Внутреннее перемещение.
Заполнение документа Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА аналогично его заполнению при выдаче ОС в личное пользование: в группе Отправитель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, за которым числится основное средство, переданное ранее в личное пользование сотруднику.
В рассматриваемом Примере 1 ноутбук числится на складе у завхоза А. Г. Макарова: в группе Получатель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, который будет отвечать за дальнейшую сохранность основного средства на балансе. Ноутбук предназначен для выдачи в личное пользование сотрудникам для выполнения ими должностных обязанностей вне рабочего времени, поэтому возвращенный ноутбук будет числиться также у кладовщика-завхоза А. Г. Макарова.
На закладке Бухгалтерская операция автоматически будет заполнена типовая операция Внутреннее перемещение. Для отражения возврата из личного пользования следует включить флаг Вернуть из личного пользования и указать сотрудника, из личного пользования которого возвращено имущество.
При проведении документа формируются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 101.34.310 Кредит 101.34.310
— внутреннее перемещение основного средства на сумму балансовой стоимости (графа Сумма закладки Основные средства);
— отражение возврата ОС из личного пользования сотрудника на сумму балансовой стоимости ОС (графа Сумма закладки Основные средства).
После заполнения и записи документа нажатием на кнопку Печать можно сформировать печатную форму «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА» (ф. 050-41-02).
При включении флага Вернуть из личного пользования в форме 0504102 добавляется реквизит Вернул из личного пользования для подписи сотрудника, возвращающего ОС из личного пользования.
Учет на счете 101.00 ведется по получателям имущества
Если согласно учетной политике учреждения основные средства, переданные в личное пользование, учитываются на счетах 101 00 по сотрудникам, которым они выдаются, при выдаче объектов основных средств в личное пользование работникам в шапке документа Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в группе Получатель в качестве МОЛ/Место хранения из справочника Центры материальной ответственности необходимо выбрать центр материальной ответственности, который будет отвечать за сохранность основного средства, выданного в личное пользование сотруднику.
Рассмотрим порядок отражения в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 операций по передаче объектов основных средств в личное пользование сотрудникам (на счет 27.01) для выполнения ими служебных обязанностей и их возврата из личного пользования (со счета 27.01) на условном примере.
В рассматриваемом Примере 2 ноутбук должен числится у сотрудника — преподавателя О. К. Зайцевой, поэтому в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в реквизите МОЛ/Место хранения группы Получатель следует указать ее (рис. 4).
Обратите внимание, если по сотруднику не создан ЦМО, то следует предварительно создать соответствующий служебный центр материальной ответственности — сотрудника, которому передается ОС в личное пользование. Для этого в реквизите МОЛ/Место хранения необходимо открыть список ответственных лиц и мест хранения (шаг 1), нажать кнопку Показать все (шаг 2) и в открывшемся справочнике Центры материальной ответственности ввести кнопкой Создать служебный ЦМО — сотрудника, которому передается ОС в личное пользование (шаг 3).
На закладке Основные средства необходимо подобрать объекты ОС, которые передаются сотруднику в личное пользование. На закладке Бухгалтерская операция автоматически будет заполнена типовая операция Внутреннее перемещение, для отражения выдачи в личное пользование следует включить флаг Выдать в личное пользование. В данном варианте можно не указывать сотрудника — при проведении документа он автоматически подставится в проводке из справочника Сотрудники — по заполненному реквизиту МОЛ/Место хранения группы Получатель.
При проведении документа формируются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 101.34.310 Кредит 101.34.310
— внутреннее перемещение ОС на сумму балансовой стоимости со сменой ЦМО (графа Сумма закладки Основные средства);
— отражение передачи ОС в личное пользование сотруднику на сумму балансовой стоимости ОС (графа Сумма закладки Основные средства).
В этом случае в сформированной из документа печатной форме «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА» (ф. 050-41-02) в полях «Принял» и «Получил в личное пользование» будет указан сотрудник, которому ОС выдается в личное пользование, согласно Примеру 2 — преподаватель О. К. Зайцева.
Отражение в Инвентарной карточке
Так как при передаче в личное пользование в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в качестве МОЛ (места хранения) группы Получатель был указан сотрудник, то в разделе 4 Инвентарной карточки (ф. 050-40-31) в качестве лица, ответственного за сохранность переданного объекта, отражается сотрудник учреждения, у которого объект находится в пользовании.
Начисление амортизации во время нахождения ОС в личном пользовании
У выданных в личное пользование сотрудников объектов основных средств сохраняется инвентарный номер, по ним продолжает начисляться амортизация.
В БГУ2 на основные средства, выданные в личное пользование сотрудникам, амортизация начисляется в обычном порядке — документом Начисление амортизации ОС и НМА.
В личное пользование передаются объекты ОС в оперативном учете (счет 21)
Для отражения выдачи в личное пользование сотрудникам учреждения основных средств, находящихся в оперативном учете (учитываемых на счетах группы 21), и их возврата из личного пользования от сотрудников следует оформить документы Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА, аналогично их заполнению при выдаче объектов ОС в личное пользование и их возврату из личного пользования, когда объекты ОС учитываются на балансовом счете 101.00. Также возможны 2 варианта:
Единственное отличие — в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА следует выбрать вид операции Перемещение собственных ОС в опер. учете (21), а на закладке Бухгалтерская операция автоматически определится типовая бухгалтерская операция Внутреннее перемещение (оперативный учет).