учет краски в салоне красоты в excel
Учет краски в салоне красоты в excel
Расскажу алгоритм из шести шагов, который мы используем для точного учета расхода краски для волос
На вопросы редакции электронного журнала Вестник Парикмахеров отвечает Полина Алейникова, руководитель сети салонов красоты Вита, г. Муром Владимирской области
1. Поставщики дают нормы расхода материалов. Многие говорят, что они очень неточные. Совпадает ли у Вас на практике расход средств для окрашивания с расчетом компании-продавца.
Да, действительно нормы расхода предоставленные поставщиком материалов занижены. Ко всему прочему, в процедуру естественно добавляется расходный одноразовый материал. Вот, например, в нашем салоне красоты в процедуре окрашивание волос входит: краситель, окислитель, шампунь, бальзам, крем для защиты кожи головы, одноразовый воротничок, одноразовый пеньюар, одноразовые перчатки, средство для удаления краски. Еще есть понятие расчет времени, есть несколько процедур по составу себестоимости материала они не затратные, а вот время и труд мастера при этом играют самую важную составляющую, здесь и предусмотрено прибавление к стоимости так сказать норму человеко-час. Все это рассчитывается под каждую марку, простой табличкой в программе Exсel, при смене цен у поставщика, быстро и легко меняется и себестоимость.
3. В вашем салоне красоты цена за окрашивание сразу включает определенное количество краски или вы рассчитываете объем краски для каждого клиента отдельно и потом прибавляете к стоимости материала стоимость работы.
Повторюсь, в нашем салоне в стоимость услуги окрашивание волос входит все, есть окончательная цена для разных типов волос; короткие, удлиненные, длинные.
4. Ведется ли в парикмахерской учет расхода средств по сменам, кто учитывает расход в смену.
Безусловно, учет краски ведется. Вся краска находится у администраторов, ведется двойной, нет я бы даже сказала тройной учет. Схема выдачи краски такова:
5. Какая система учета красок на ваш взгляд самая разумная? Встречали ли вы такую систему на практике?
Ну, конечно, считаю что система учета используемая в моем салоне, наверное, мне подходит больше всего, это разумно так как есть контроль и администратора и мастера. Выгодно, что занося в программу расход, все рассчитывается автоматически, плюс всегда можно посмотреть каким красителем красился клиент, это очень удобно.
Но если есть возможность почитать и узнать, как другие ведут учет ТМЦ, то с огромным интересом слушаю, вникаю и использую.
Полина Алейникова, Владимирская область, г. Муром, Свердлова 11, сеть салонов красоты «Вита», специализированный магазин «Сервис Красоты», тел. 8 (49234) 2-18-08
моб. 8 (910) 17-17-910
Осень, пора обучать администраторов!
Обновлен наш дистанционный курс обучения администратора салона красоты, теперь помимо подробного описания того, что и как фронт-менеджер должен делать от рассвета до заката (включая искусство продаж), добавлены готовые скрипты телефонных разговоров с клиентами
Как организовать бизнес: парикмахерские услуги
Вне зависимости от экономической ситуации в стране хорошая парикмахерская всегда будет людным и прибыльным местом. Есть некоторые работы, которые очень сложно хорошо выполнить самому, и люди предпочитают просто отдавать их в руки профессионалов. Именно поэтому ведение парикмахерского бизнеса – это практически золотая жила. Важно только правильно всё организовать.
С чего начать
Прежде чем начинать собственное дело, подумайте о том, действительно ли вы хотите организовывать всё с нуля. Иногда легче работать по готовой франшизе. В целях экономии средств и времени просмотрите предложения крупных парикмахерских сетей и выберите что-то по душе. Если ничего не подходит, зарегистрируйте собственную торговую марку. Позаботьтесь о том, чтобы получить необходимые документы — лицензию и ИНН. Приобретите помещение, закупите оборудование, наймите мастеров.
Кажется, что это очень просто, однако не все знают, как организовать и вести бизнес с парикмахерскими услугами, чтобы он приносил максимальный доход. Вот несколько простых лайфхаков, которые помогут если не заработать миллиард, то хотя бы из месяца в месяц получать стабильную прибыль.
Как вести учёт краски и инвентаря
Каждого, кто начал своё дело в этой сфере, интересует, как вести учёт краски и других расходных материалов в парикмахерской. За инвентарём тоже необходимо следить. Есть несколько способов организовать такую работу.
Ведение бухгалтерии
Как вести бухгалтерию в парикмахерской – ещё один сложный вопрос, который не даёт покоя предпринимателям. По сути, здесь применимы те же два варианта, что и для организации учёта расходных материалов: программное обеспечение и старый добрый ручной труд.
Учитывая тот факт, что ведение бухгалтерии предполагает не только подсчёт расходов и доходов, но и создание отчётности и расчёт зарплаты сотрудников, ПО выглядит более привлекательным вариантом. Оно помогает:
YCLIENTS – мощная система для управления парикмахерской
Чтобы не ломать голову над тем, как управлять парикмахерской с наибольшей выгодой, воспользуйтесь программой YCLIENTS. Она предлагает всё необходимое для развития такого бизнеса: финансовый, бухгалтерский и складской учёт, расчёт зарплаты, ведение расписания сотрудников и многое другое. При этом программа работает в облаке и будет доступна с любого устройства и любого места. Закажите бесплатный пробный период прямо сейчас!
Учет расходных материалов в салоне красоты или экономика должна быть экономной
Процесс оказания услуг в салонах красоты и косметологических центрах предполагает использование различных расходных материалов. Часто их стоимость напрямую зависит от курса евро или доллара. В условиях роста курса валют затраты на приобретение расходных материалов растут. Соответственно, перед директорами и управляющими центров красоты появляется новая задача: как снизить затраты на покупку расходных материалов?
Можно поднять цены на услуги, пропорционально росту цен на расходные материалы, и, таким образом, компенсировать издержки. Рост цен на услуги всегда вызывает недовольство клиентов: кто-то станет приходить реже, кто-то перейдет в другой салон или центр. Кому хочется терять клиентов? Существует ли менее болезненный способ снизить затраты на расходные материалы? Попробуем разобраться в этом вопросе.
Часть предприятий решает перейти на более дешевый расходный материал. Эта мера возможна для салонов эконом и комфорт класса. Клиенты этих салонов менее чувствительны к качеству расходных средств.
Переход на более дешевые расходные материалы в предприятиях бизнес и премиум класса недопустим. Клиенты сразу заметят низкое качество услуги и слабый эффект от процедуры. Это ударит по лояльности клиента и, в конечном итоге, приведет к мысли получать услуги в другом месте.
Итак, необходимо найти решение, позволяющее в условиях роста цен снизить издержки на закупки материалов и удержать качество услуг на прежнем уровне. Таким решением является построение четкой системы учета товаров и материалов, включающей учет поступления и списания материалов и позволяющей контролировать остатки в любой момент. Также необходимо понимать, какие материалы всегда должны быть в наличии, а какие можно приобретать под заказ. Кроме этого необходимо определить позиции товаров и материалов, которые заказываются крайне редко или не заказываются вообще.
В данной статье мы рассмотрим оптимальную систему логистики расходных материалов и розничных товаров в салоне красоты и косметологическом центре, позволяющую наиболее точно и четко производить закупки и, как следствие, снизить затратную часть бизнеса.
1. Классификация расходных материалов
Подобрать способ учета расходных материалов и составить схему первичного документооборота поможет классификация материалов по группам:
1.1 Основные расходные материалы.
Основные расходные материалы (далее основные материалы) – это материалы, которые расходуются пропорционально количеству оказываемых услуг. К основным материалам относятся краски и оксиды, используемые при оказании парикмахерских услуг; кремы, тоники, маски – косметологических; масла, средства для обертываний – массажных и СПА-процедур.
Учет расхода основных материалов ведется по нормам. На все процедуры и услуги прайс-листа составляются протоколы проведения процедур, в которых указываются наименования расходного материала и нормы его расхода. Материалы в протоколе расположены в соответствии с последовательностью нанесения.
1.2 Вспомогательные расходные материалы.
Вспомогательными расходными материалами являются простыни, пеньюары, бахилы, шапочки-шарлотки и пр. Их расход не связан напрямую с количеством и стоимостью оказанных услуг. Например, клиенту косметологического кабинета были предоставлены услуги массажа лица и увлажняющий уход. На две услуги израсходована одна одноразовая простынь. Или, например, процедура коррекции мимических морщин с помощью препаратов ботулотоксина, которая предполагает использование целого ряда вспомогательных материалов: шприцы и иглы, ватные диски, перчатки и т.д. Стоимость данной услуги пропорциональна количеству единиц препарата. Расходные материалы, подлежащие списанию, не зависят от стоимости процедуры и от объема вводимого препарата.
1.3 Инвентарь и хозяйственные принадлежности.
Быстроизнашиваемые предметы, использующиеся при оказании услуг, относятся к группе инвентарь и хозяйственные принадлежности. Это маникюрные пилки, педикюрные фрезы, шпатели, кисти, емкости и пр. Инвентарь выдается в работу специалистам и, по истечении срока использования, списывается. В некоторых случаях, инвентарь списывают при выдаче в работу.
2. Документооборот в системе учета расходных материалов
2.1 Приход ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Поступление расходных материалов от поставщика фиксируется в складских книгах, реестре документов или в компьютерной программе (в зависимости от особенностей учетной системы предприятия). При этом указывается дата поступления, наименование материала, его количество и стоимость (рис. 1). Сотрудник, принимающий товар, проверяет его качество, в т.ч. сроки годности и количество по факту. Материалы, поступившие по товарной накладной, приходуются на склад предприятия.
Рис 1. Документ «Поступление ТМЦ»
2.2 Перемещение ТМЦ.
Помимо учета на складе, необходимо учитывать выдачу материалов в работу и выкладку товаров на витрине. Для этого оформляется документ «Перемещение материалов», являющийся основанием списания материалов со склада и приходом в кабинеты специалистов или на витрину (рис. 2).
Рис. 2. «Перемещение материалов в работу»
2.3 Ведомость по остаткам товаров и материалов.
Кроме информации о приходе и перемещении обязательно нужны данные об остатках материалов. Возможности компьютерных программ позволяют автоматически формировать отчеты об остатках материалов и товаров на складах и витринах предприятия. Это значительно облегчает ведение складского учета и снижает вероятность арифметических ошибок в расчетах.
2.4 Талон-наряд на оказанные услуги.
Для учета расхода материалов на процедуры вводится документ «Талон-наряд» на оказанные услуги. Специалист обязан вносить в талон-наряд названия или коды оказанной услуги и израсходованный материал. Заполняется он по окончании каждой процедуры. Талон-наряд является внутренним документом и служит неотъемлемым звеном системы учета расходных материалов.
2.5 Списание ТМЦ.
Метод списания расходных материалов устанавливается руководителем и является пунктом учетной политики предприятия. Списание производит материально-ответственное лицо после контроля расходования материала. Как правило, списание материалов происходит по установленной себестоимости материалов.
Продажа товаров с витрины является розничной продажей. При списании товара указывается ФИО покупателя. Хранение истории покупок по покупателям позволит использовать технологии продаж товаров и услуг в салоне красоты или косметологическом центре.
2.6 Акт инвентаризации ТМЦ.
Инвентаризации служат для проверки наличия расходных материалов на складах предприятия. Это основной способ фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей организации. Инвентаризация позволяет сличить фактическое наличие материалов с учетным. Для этого производится подсчет материалов путем пересчета, измерения и взвешивания остатков материалов на складах, в производстве и на витринах предприятия в установленные сроки.
Для проведения инвентаризаций удобно использовать возможности компьютерных программ. Это позволяет в автоматическом режиме получить учетные данные об остатках и внести данные о фактическом наличии (Рис. 3).
Рис. 3. Инвентаризация товаров и материалов.
3. Контроль списания материалов и отчетность
Прозрачность и порядок в учете материалов дает контроль расхода материалов по нормам. Часто в салонах красоты и косметологических центрах ведется учет прихода и списания материалов, при этом расход контролируется плохо, либо не контролируется вообще. Внедрение в систему учета блока контроля окупится снижением затрат на себестоимость материалов и обеспечит бесперебойную работу предприятия по предоставлению клиентам услуг, а также позволит снизить затраты на их приобретение. Иными словами, материалы расходуются более точно и четко, без перерасхода.
Отчетность по складу, как правило, несет отпечаток специфики предприятия. В большинстве случаев составляются «Ведомость по складу» и «Остатки материалов». Так, например, отчет «Остатки материалов» помогает составить заказ поставщику, учитывая имеющиеся запасы. Или, наоборот, нулевое количество материала в отчете побуждает проверить фактический остаток средства и, если есть необходимость, оперативно оформить дозаказ.
Отчет «Ведомость по складу» составляется на основании первичной документации и содержит данные обо всех движениях товарно-материальных ценностей. Т.е. отчет информирует, когда было оприходовано средство, кто принимал товар, кому выдавалось средство в работу, списание по факту расхода.
Формирование ведомостей – трудоемкий процесс, требующий немалых затрат времени. Автоматизировать этот процесс призваны компьютерные программы, которые специально разработаны для салонов красоты и косметологических центров, оснащены необходимыми возможностями для полноценного складского учета товаров и материалов.
Например, многие компьютерные программы позволяют пользователю автоматически формировать отчеты «Ведомость по складу», «Остатки материалов», «Контроль списания материалов» (рис 4).
Рис. 4. Ведомость по складу, остатки по складу, остатки материалов.
Резюмируя все вышесказаное мы говорим о том, что грамотный и системный учет расходных материалов способствует эффективной работе предприятия и значительно упрощает деятельность руководителя и ответственных лиц.
Тема: Салон красоты, как списывать материалы.
Опции темы
Поиск по теме
Здравствуйте!
Подскажите кто ведет учет в салонах красоты как вы списываете все эти шампуни, краски и т.п. Находила в инете сатью, что вроде можно списывать за квартал по результатам инвентаризации. Никто так не делает. Просто мне директор отдает только чеки и все. Ну и товарные накладные на прием всех этих материалов. Т.е. оприходовать я все оприходывала, а как теперь списывать не представляю. Очень хочется провести инвентаризации по концу года и списать все чего нет на складе.
Минфин в этом году напомнил упрощенцам, что по НК следует проводить инвентаризацию ежемесячно:
Не вижу, что и возразить. 
«Минфин в этом году напомнил упрощенцам, что по НК следует проводить инвентаризацию ежемесячно»
А смысл? Лишняя работа бухгалтеру? Для управленческого учета пусть дир хоть каждый снимает остатки, а мне для для выведения фин. результата и на последний день отчет.периода достаточно.
Меня можно наказать? А за что?
Тем более на предприятиях такого типа учет (тот, за который бухгалтер отвечает) в БОЛЬШИНСТВЕ случаев виртуальный.
За нарушение методики налогового учета, особенно если оно привело к занижению налоговой базы.
Разговоры в пользу бедных.
За нарушение методики налогового учета, особенно если оно привело к занижению налоговой базы.
Простите, а списать сразу материалы при их оплате нельзя, у вас ведь кассовый метод. Самое главное- документально расход потдвержден.
Можно вполне. Только все правильно оформить : приходный ордер, требование-накладная, акт на списание. Но для ВИРТУАЛЬНОГО учета лучше немного оставить «незавершенки», так правдоподобней. Нельзя оставить предприятие совсем без работы на следующий день после окончания отчетного периода. )))) Хотя как знать, многие салоны реально не делают запасов впрок, работают чуть ли не с колес. Дороги нынче материалы для поддержания красоты.
Спасибо большое за ответы!
Хочу уточнить, т.е. не нарушая законодательство я имею право составить инвентаризационную ведомость и по ее результатам списать всю дельту. Очень хочется так сделать
Мало знать себе цену, надо еще пользоваться спросом 
Для материальных расходов действуют правила 254 статьи. Неиспользованные в производстве материалы списывать нельзя.
Мало знать себе цену, надо еще пользоваться спросом
Марфиовр, т.е. Вы по результатам инвентаризации джелаете одно требование-накладную в месяц и все?
Мало знать себе цену, надо еще пользоваться спросом
ЗЫ. Можно делать и два требования, чтобы спокойней было
Мало знать себе цену, надо еще пользоваться спросом
Трям, изменения в 254 статью или в 26 главу?
Мало знать себе цену, надо еще пользоваться спросом
Вот письмище есть.
Вопрос: Организация применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. В какой момент организация признает материальные расходы: на дату оплаты материально-производственных запасов либо на дату передачи сырья и материалов в производство?
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 7 декабря 2004 г. N 21-09/78855
Заместитель
руководителя Управления
советник налоговой службы I ранга
А.А. Глинкин
Мало знать себе цену, надо еще пользоваться спросом
dvorkin
Личный блог и сайт обо всем на свете
BeautyPlanner — бесплатная программа для салонов красоты
BeautyPlanner – программа для салонов красоты, парикмахерских, SPA-салонов, косметологических салонов, массажных кабинетов – для любых организаций, которые предоставляют клиентам различные услуги, а также осуществляют розничную торговлю.
Разработка и апробация программы велась при тесном сотрудничестве с несколькими салонами красоты, поэтому графическая и функциональная часть максимально адаптирована под реалии действующих организаций.
Основные возможности BeautyPlanner:
Каждый сможет найти что-нибудь полезное для себя в этой программе, поэтому я не стану перечислять ее достоинства или недостатки, а предоставлю возможность это сделать самим пользователям. Ведь программа бесплатна и не содержит никаких ограничений, которые зачастую наблюдаются в аналогичных программах (ограничение по времени пользования, ограничение на количество клиентов или услуг и так далее). Все, что вам нужно – установить ее на свой компьютер и можно сразу же приступать к работе с BeautyPlanner.
Ниже я перечисляю каждую вкладку и окно программы с подробным описанием функционала, чтобы пользователи в полной мере могли использовать возможности BeautyPlanner.
Подробное описание BeautyPlanner
После первоначальной установки и запуска программы, нужно сделать несколько действий, чтобы работать с программой. А именно:
Все действия над сотрудниками производятся во вкладке «Администратор». С нее я и начну описание программы. Вкладка «Администратор» защищена паролем, который запрашивается каждый раз при переходе на эту вкладку.
Первоначальный пароль – 12345.
После его ввода станут доступны следующие разделы: «Сотрудники», «Статистика по клиентам», «Статистика по услугам», «Статистика по товарам», «Касса, настройки».
Вкладка «Сотрудники» предназначена для управления персоналом организации, а также для просмотра подробной статистики о каждом сотруднике. Каждый сотрудник принят на работу на определенную должность, поэтому изначально нужно добавить эти самые должности в программу. Делается это путем нажатия одноименной кнопки в разделе «Сотрудники» и добавлением названий должностей в появившемся окошке.
Здесь работают «горячие клавиши»:
После добавления должностей можно приступать к добавлению самих сотрудников. По нажатия кнопки «Добавить» в разделе «Сотрудники», появится окно «Добавление нового сотрудника», в котором буду доступны для заполнения следующие поля:
Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Мобильный и Мобильный 2 – их назначение вполне понятно и в комментариях не нуждается.
Должность – это та компетенция, к которой относится деятельность сотрудника. Здесь в выпадающем списке можно выбрать одну из тех должностей, которые заполнялись на предыдущем этапе. Если же необходимой должности в списке нет, то можно воспользоваться кнопкой правее выпадающего списка – «Редактирование должностей». По ее нажатию отобразится окно редактирования должностей, с которым вы уже знакомы.
Дата приема на работу – необходимое поле для последующего расчета заработной платы сотрудника, при условии, что он работает на оклад.
Оклад – та сумма, которая ежемесячно начисляется сотруднику.
Процент от услуг, Процент от продаж – говорят сами за себя. Указанные проценты будут начисляться на баланс сотрудника при каждой оплате клиентом услуги или при каждой продаже товара сотрудником.
После заполнения необходимых полей и нажатия кнопки «Добавить сотрудника», в разделе «Сотрудники» отобразится таблица с новым сотрудником. В ней можно наблюдать заполненные в карточке сотрудника данные, а также дополнительное поле «Баланс» и кнопку «Выдать зарплату».
Баланс складывается из всех составляющих дохода сотрудника: процент от оказания услуг, процент от продаж, а также оклада. При этом оклад рассчитывается исходя из прошедших с момента последней выдачи заработной платы дней либо с даты приема сотрудника на работу (если зарплата еще ни разу не выдавалась).
Также в разделе «Сотрудники» находится кнопка «Штраф / премия», с помощью которой можно как штрафовать, так и премировать выделенного в таблице сотрудника. Нажатие на нее вызывает окно с полем ввода, в котором сначала нужно ввести сумму, на которую будет оштрафован сотрудник:
При этом следует учитывать, что отрицательное число будет означать штраф, а положительное – премию.
Дальше нужно будет указать причину штрафа или премии сотруднику.
После нажатия кнопки «ОК» произойдет изменение баланса сотрудника, в зависимости от введенной суммы. При желании, всегда можно посмотреть историю штрафов / премий по конкретному сотруднику. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши по нужному сотруднику в списке и выбрать соответствующий пункт.
Появится окно истории штрафов и премий сотрудника за все время работы сотрудника.
Примечание: Во всех таких таблицах различных историй сотрудников, клиентов, услуг или товаров можно производить сортировку по любому столбцу, кликнув по его заголовку кнопкой мыши.
Для изменения данных сотрудника можно воспользоваться кнопкой «Редактировать» или двойным кликом мыши по выбранному в списке сотруднику. Также в программе можно производить увольнение сотрудника, нажав соответствующую кнопку. При этом он не удаляется насовсем из базы BeautyPlanner, а перемещается в список уволенных сотрудников. Список этот всегда доступен по нажатию на кнопку «Уволенные сотрудники».
После добавления сотрудников в программу, нужно установить их режим работы. Делается это во вкладке «Расписание».
Здесь в таблице отображены все работающие сотрудники организации. Каждому из них можно установить индивидуальный график работы. Двойным кликом мыши по нужной ячейке таблицы вызывается дополнительное окно «Расписание сотрудника», в котором можно установить дату, режим и часы работы конкретного сотрудника.
И после сохранения изменений ячейка, соответствующая конкретному дню и конкретному сотруднику в таблице во вкладке «Расписание», станет отмечена надписью и цветом в зависимости от выбранного режима.
Если график работы у сотрудника стабильный, то можно воспользоваться кнопкой «Генерация расписания». По ее нажатию появится окно «Автоматическая генерация расписания».
Здесь можно выбрать сотрудника, установить даты начала и окончания генерируемого расписания, выбрать режим работы с нужным графиком, а также выставить часы работы.
Режим «X рабочих, Y выходных дней» подразумевает, что сотрудник будет работать по указанному в разделе «График» чередованию рабочих и выходных дней. Например, пять рабочих дней через два выходных дня.
Режим «Дни недели» позволяет выставить конкретные дни недели, по которым сотрудник будет работать.
И после нажатия кнопки «Создать» расписание будет автоматически сгенерировано на выбранный период дат.
Двойным кликом по нужной ячейке всегда можно изменить расписание у конкретного сотрудника за конкретный день. Нажатие же кнопки Delete в выбранной ячейке очищает установленный на этот день режим работы.
Календарь во вкладке «Расписание» позволяет просматривать установленные графики сотрудников. При клике на конкретный день загрузится установленное для сотрудников расписание на ближайшие семь дней от той даты в календаре, на которую кликнули. Если же нужно посмотреть расписание на весь текущий месяц, то можно воспользоваться соответствующей кнопкой – «Расписание на текущий месяц».
Кнопкой «Очистить расписание» следует пользоваться крайне осторожно, так как она очищает расписание у всех сотрудников за все время.
Самое время добавить услуги, которые будут оказывать сотрудники. Делается это во вкладке «Услуги». Для удобства пользователей все услуги подразделяются по типам. Поэтому перед их добавлением необходимо сформировать список Типов услуг. Делается это аналогично добавлению Должностей сотрудников, путем нажатия соответствующей кнопки – «Типы услуг».
Здесь так же работают горячие клавиши, как и в должностях сотрудников.
После добавления типов услуг, можно добавлять и сами услуги с помощью кнопки «Добавить».
По нажатию на нее появится окно «Добавление новой услуги», в котором можно указать название услуги, тип к которому она относится, установить цену за оказываемую услугу, ее продолжительность, а также добавить при необходимости поясняющий комментарий.
Для удобства пользователей напротив графы «Продолжительность» добавлены быстрые ссылки, с помощью которых можно одним кликом установить соответствующую продолжительность добавляемой или редактируемой услуги.
После заполнения всех полей и нажатия кнопки «Добавить услугу», новая услуга появится в таблице в правой части вкладки «Услуги». Все добавленные услуги группируются по типу услуг и могут сворачиваться по нажатию на значок минуса в таблице.
Если же услуг много, то быстрый переход к нужной категории можно также осуществлять с помощью списка «Типы услуг» в левой части вкладки «Услуги».
Любую услугу можно редактировать. Для этого ее достаточно выделить в таблице и кликнуть на кнопку «Редактировать». Аналогичный результат происходит при двойном клике мышью по нужной услуге, а также при нажатии клавиши Enter.
Удаление услуги происходит путем нажатия одноименной кнопки.
Вкладка «Товары» во многом идентична вкладке «Услуги». Здесь точно так же нужно сначала сформировать типы товаров, по которым будет происходить их группировка.
А после этого можно добавлять и сами товары с помощью кнопки «Добавить». Окно «Добавление нового товара» имеет те же поля, что и окно «Добавление новой услуги», за исключением того, что продолжительность услуги здесь заменена на количество.
Количество – это тот остаток товара, который находится в организации (магазине, складе, салоне).
Товары в таблице тоже группируются по типу товаров, и точно так же могут разворачиваться и сворачиваться по нажатию на соответствующий символ.
Редактирование и удаление товаров происходит абсолютно аналогично редактированию и удалению услуг.
Так как товаров, в отличие от услуг, может быть большое количество, то помимо их группировки предусмотрен также и поиск. Для быстрого перехода к поиску можно воспользоваться одноименной кнопкой «Поиск» либо нажать горячую клавишу F3, после чего отобразится поисковая панель, при вводе текста в которую, будут отображаться те товарные позиции, которые содержат вводимый текст.
Товары можно продавать, но кнопка «Продажа товара» будет активна только в том случае, если в таблице справа выбран какой-либо товар. По нажатию на эту кнопку появится окно, в котором будет необходимо выбрать сотрудника, осуществляющего продажу, а также указать количество продаваемого товара и, если предоставляется, скидку покупателю. Поле «Комментарий» не является обязательным для заполнения, но бывает в некоторых случаях полезным.
С изменением количества товара и скидки покупателя будет меняться и общая стоимость продажи. Так на примере вышеприведенного скриншота общая стоимость составляет 54 рубля.
После нажатия кнопки «Продать» количество товаров таблице уменьшится, а в баланс продававшего сотрудника будет добавлена причитающаяся ему комиссия, если у него в карточке сотрудника не стоит 0.
Если по каким-либо причинам потребуется возврат товара (покупатель передумал или хочет обменять товар), то можно воспользоваться кнопкой «Возврат товара» на вкладке «Товары».
По ее нажатию отобразится одноименное окно, в котором можно быстро отыскать подлежащий возврату товар как по наименованию, так и по дате продажи.
После подтверждения возврата количество остатка возвращаемого товара будет увеличено, а баланс сотрудника уменьшен на сумму комиссии в случае, если при продаже этого товара сотрудник получил комиссию.
Вкладка «Клиенты» позволяет добавлять, редактировать, а также осуществлять поиск по клиентам по любым данным.
Добавление клиента в BeautyPlanner происходит с помощью соответствующего окна, вызываемого нажатием кнопки «Добавить».
Здесь практически все поля носят информативный характер и в комментариях не нуждаются. Исключение составляет поле «Скидка», в котором в процентном виде задается предоставляемая на постоянной основе скидка клиенту.
Данные любого клиента, присутствующего в списке, можно править с помощью кнопки «Редактировать», двойным кликом мыши по клиенту или нажатием клавиши Enter. При этом если клиенту уже оказывались какие-либо услуги, то в карточке клиента это будет отображено с помощью синих надписей.
Эти надписи являются активными ссылками, по нажатию на которые отобразится история посещений клиента (о ней подробнее при описании разделов вкладки «Администратор»).
Вкладка «Записи» является основной для организаций, предоставляющих услуги.
С помощью записей удобно и просто отслеживать свободное время сотрудников и контролировать посещение клиентов.
Вкладка содержит так называемый планировщик, столбцы которого формируются исходя из расписания сотрудников, у которых выбранный в календаре слева день помечен в качестве рабочего. При этом нерабочее время сотрудника будет помечено соответствующим текстом в цветном блоке.
Чтобы произвести запись клиента нужно сделать двойной клик мышью по выбранному клиентом времени, появится окно «Карточка записи».
Сначала нужно выбрать клиента, которому будут оказываться услуги. Если клиент уже добавлен в базу программы, то можно воспользоваться окном «Выбор клиента», нажав соответствующую кнопку. Клавиша F3 позволяет перейти к окну «Выбор клиента» и без участия мышки.
Здесь можно искать клиента по имени, фамилии, отчеству, e-mail и телефону. Если поиск оказывается успешным, то искомый клиент окажется в списке ниже. В случае, если искомый клиент единственный и сразу выделен в списке ниже, то для его выбора достаточно нажать клавишу Enter. Также выбрать клиента можно двойным кликом мыши или выделив в списке и нажав кнопку «Выбрать».
Если же клиента в базе нет, то его следует добавить с помощью нажатия кнопки «Новый клиент» или клавиши F4. В результате чего появится уже знакомое окно добавления нового клиента.
Примечание: При использовании уже заполненной программы рекомендую сначала искать клиента в уже существующих, чтобы не тратить время на попытку добавления нового клиента. Программа автоматически осуществляет поиск дубликатов среди клиентов по номеру телефона, и в случае обнаружения таких, выдает соответствующее предупреждение.
После выбора существующего клиента или добавления нового клиента, данные клиента отобразятся в «Карточке записи», а также станут доступными таблицы выбора услуг и нижняя таблица «Выбранные услуги». При этом, если клиент уже посещал салон, можно будет посмотреть историю его посещений, нажав на синие надписи «Количество посещений…».
Добавление услуг в запись происходит путем двойного клика мыши по выбранной услуге. После этого она отображается в таблице «Выбранные услуги», а ее продолжительность добавляется ко времени окончания записи.
Таким образом можно отслеживать длительность всех процедур, на которые записан клиент, и занятость мастера.
Если у клиента в его карточке установлена постоянная скидка, то она отобразится и в таблице «Выбранные услуги». При этом можно устанавливать скидку клиента для конкретной услуги вручную с помощью редактирования соответствующего поля в таблице.
В этой таблице можно изменять цену услуги, ее продолжительность, количество, а также добавлять многострочный комментарий при необходимости.
Все добавленные услуги суммируются по стоимости и продолжительности, а комиссия сотрудника (если у него в карточке не стоит 0) сразу отображается под его ФИО.
Выбранные услуги можно удалять из списка с помощью правой кнопки мыши или нажатием клавиши Delete.
После выбора клиента, добавления необходимых услуг с их возможным редактированием (скидка клиента, цена, комментарий, продолжительность, количество), запись добавляется нажатием на кнопку «Добавить запись». В результате чего, добавленная запись отобразится в планировщике на вкладке «Записи».
Невыделенная и неоплаченная запись отображается с зеленой полосой слева. Высота столбца записи зависит от суммарной продолжительности времени проведения выбранных услуг. Если по какой-то причине запись установлена не на то время или не у того сотрудника, то ее без каких-либо проблем можно просто перетянуть мышкой в нужное место, «схватив» запись за левую полосу.
Записи можно редактировать с помощью двойного клика мышки. При этом она откроется в уже знакомой Карточке записи.
После посещения и оплаты клиентом услуг, запись нужно подтвердить. Для этого запись нужно выделить в планировщике (при этом она поменяет цвет левой полосы на красный) и нажать кнопку «Подтвердить запись».
Вследствие этого оплаченные клиентом услуги перейдут на баланс салона (в кассу), а также, если сотрудник получает комиссию за выполненные услуги, то его баланс будет увеличен на соответствующее значение. Сама же подтвержденная запись станет серого цвета и будет помечена надписью «ОПЛАЧЕНО».
Не всегда суммарная продолжительность времени в записи позволяет видеть все данные о ней в планировщике – блок записи слишком короткий по высоте. В таком случае посмотреть данные о записи можно с помощью подсказки, которая появляется при наведении курсора на запись.
Оплаченную запись нельзя изменять или двигать. Можно лишь посмотреть ее подробности, сделав двойной клик по ней.
Если по каким-то причинам оплату записи нужно изменить, то делается это с помощью кнопки «Отменить оплату записи», предварительно выделив в планировщике нужный блок.
После чего запись снова станет редактируемой, а перечисленные при ее оплате средства, будут обратно списаны с балансов салона и сотрудника.
Вкладка «Администратор» позволяет просматривать различные статистики, управлять балансом организации и сотрудников, а также содержит некоторые настройки программы. Рассмотрим подробнее каждый раздел из этой вкладки.
Помимо рассмотренной в разделе «Сотрудники» истории штрафов и премий, также есть возможность отслеживать по каждому из сотрудников историю оказания им услуг, его зарплатную историю, а также историю совершенных сотрудником продаж. Все это делается с помощью контекстного меню, вызываемого кликом правой кнопки мыши по конкретному сотруднику в списке.
В зависимости от выбранного пункта отобразится та или иная статистика.
При этом в некоторых разделах статистики можно выбирать период, за который требуется предоставить данные, либо отобразить сразу всю статистику. Можно производить сортировку кликом по заголовку любого столбца таблицы.
Раздел «Статистика по клиентам» содержит более подробную информацию о клиентах, включающую в себя также количество оказанных клиенту услуг и общую сумму потраченных клиентом средств.
По каждому клиенту с помощью контекстного меню можно узнать дополнительно подробную историю его посещений, в которой будет отображено, когда именно приходил клиент, что именно заказывал из услуг, у какого сотрудника, в каком количестве, за какую стоимость и с какой скидкой.
Аналогичная статистика отображается и в разделах «Статистика по услугам» и «Статистика по товарам».
В разделе «Касса, настройки» в блоке «Касса» можно посмотреть текущее состояние кассы (баланса организации), историю ее изменений и посмотреть состояние кассы по месяцам.
Текущее значение складывается из суммарного дохода от предоставленных услуг и дохода от продаж.
Доля сотрудников представляет собой суммарный доход всех сотрудников, включающий в себя комиссию от оказанных услуг, комиссию от продаж, а также сумму оклада на текущий день.
Чистая прибыль – текущее значение кассы за вычетом доли сотрудников.
Кнопка «Снять кассу» позволяет обнулить текущее значение кассы.
Кнопка «Статистика кассы по месяцам» отображает одноименное окно с перечисленными выше тремя показателями, но упорядоченными по каждому месяцу.
Блок «Смена пароля Администратора» говорит сам за себя. Здесь можно и нужно (особенно сразу после установки программы) сменить пароль доступа к вкладке «Администратор».
Блок «Резервные копии базы» позволяет просматривать и восстанавливать базу данных из резервных копий, которые создаются автоматически.
Все копии хранятся в подпапке «backup» в папке с установленной программой. Максимальное количество копий – 10. При этом при создании новой резервной копии удаляется наиболее старшая из них.
Блок «Разное» предоставляет возможность установить часы работы сотрудников по умолчанию, чтобы каждый раз вручную не выставлять их при формировании расписания. Также можно поставить галочку в пункте «Открывать окно выбора клиента при добавлении записи». Это будет полезно при уже сформированной большой базе клиентов в процессе добавления записи. Каждый раз при добавлении новой записи в разделе «Записи» будет сначала открывать окно выбора клиента и лишь затем уже Карточка записи.
На этом обзор программы BeautyPlanner можно считать оконченным. Лучший способ узнать программу – опробовать ее в деле, чем я и рекомендую заняться.
Обновление № 1.
В ходе эксплуатирования программы были внесены некоторые нижеперечисленные доработки.
В разделе «Клиенты» в список был добавлен столбец «Месяц рождения» для удобной сортировки и поиска ближайших именинников.
В разделе «Настройка» — «Касса, настройки» была добавлена возможность выбора маски телефонных номеров: Белорусский, Российский и Украинский.
Также в том же разделе добавлена возможность указания количества бонусных услуг для подсчета программой. Эта функция будет нужна не всем, но тем не менее она уже реализована, поэтому стоит ее описать. Любую услугу с одноименной вкладки можно добавить в список так называемых «Бонусных услуг». Делается это кликом правой кнопки мыши по самой услуге.
Предполагается, что каждая N-ная (каждая пятая, третья, восьмая и так далее) бонусная услуга может предоставляться клиенту бесплатно. Программа самостоятельно не выставляет нулевую стоимость бесплатной услуги, а лишь предоставляет возможность узнать, у кого из клиентов и в каком количестве было заказано бонусных услуг. То есть по сути это дополнительная статистика. Выглядит она примерно так (на вкладке «Клиенты» вызывается путем нажатия на кнопку «Количество бонусных услуг»):
Таким образом можно отсортировать полученную статистику по столбцу «Следующая бесплатно» и пригласить (позвонив или написав) любимого и постоянного клиента за этой самой подарочной услугой.
Обновление № 2.
В Списки услуг было добавлено визуальное отображение (выделение зеленым цветом и соответствующей подсказкой) тех услуг, которых добавлены в Бонусные.
Это касается не только вкладки Услуги, но и списка услуг в Карточке Записи.
Для оперативного поиска неоплаченных (незакрытых) записей была добавлена соответствующая кнопка на вкладке Записи. При ее нажатии отобразиться окно со списком всех не подтвержденных записей. При этом двойной клик по любой из них открывает в Записях нужный день.
Дополнительно была добавлена возможность выбора маски телефонных номеров Киргизии.
Если какие-то необходимые для вас функции отсутствуют в текущей версии программы, то вы всегда можете в индивидуальном порядке и на возмездной основе заказать необходимую доработку. Обращайтесь на почту, указанную в контактах сайта.
Операционная система: Windows all
Категория программы: Полезное