учет клиентов таблица excel
Как создать базу клиентов в программе Excel
Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим о том, как создать базу клиентов в программе Excel, рассмотрим способы ведения базы данных и как работать с таблицами.
Как создать базу данных клиентов в программе Excel
Отработав во фрилансе определенный период времени, накапливается большое количество заказчиков, тех, с кем вы работали ранее или продолжаете работать до сих пор.
В числе клиентов имеются те, кто обращался к вам за оказанием услуг по одному или по два раза. Хочется, чтобы они остались в числе постоянных.
Для анализа своей работы можно вести базу данных клиентов посредством разных программ, но, чтобы за них не платить, можно разработать ее самостоятельно
в программе Excel.
Вести можно простым способом и сложным, т.е. с большим количеством граф, строк и функций.
Простой способ ведения базы данных
Можно разработать таблицу в форме, которая будет удобна вам.
В лист «Услуги» включать все услуги, предоставляемые вами клиенту, объединять их примерно по 10 видов и переносить в таблицу.
В лист «Мои клиенты» включить всех клиентов, с которыми вы работали. Он включает данные, указанные в таблице.
По количеству первой графы No п/п вы будете видеть, сколько у вас было клиентов.
Во вторую графу можно включать ФИО клиента или наименование организации.
В графе «вид услуги» указывается основной вид заказа, в случае, если их несколько, оставшиеся расписать в графе «Примечание».
В этой графе описываются пожелания или предложения клиента.
Графа «Дата первого заказа» показывает, с какого времени вы с ним сотрудничаете.
Графа «Дата последнего заказа» дает возможность проследить, когда был последний заказ.
Перечень можно отсортировать по любому значению. Например, отсортировав по виду услуги, можно определить, какие виды более востребованы.
И заказчикам, покупающим уникальные статьи по копирайтингу, сделать предложение о написании таких статей.
В таблицу можно дополнять и другие графы, если это потребуется.
Как работать с простой базой
Расширенный способ ведения базы данных
При этом способе ведения базы данных для каждого заказчика имеется возможность выделить дополнительные сведения.
В случае, если клиент не проявлял себя более полугода, ему нужно позвонить.
Получив от него новый заказ, надо указать новую дату, если заказов нет, перевести его в статус «не активный».
Посмотрим видео Как создать базу клиентов в программе Excel
Как сделать и вести базу клиентов в Excel
Создание и работа с клиентской базой
Создание таблицы базы данных
Заключение
В этой статье мы рассмотрели тему Как создать базу клиентов в программе Excel, способы ее ведения и как работать с таблицами.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.
Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.
Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?
За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.
Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.
База клиентов в Excel (простой вариант)
Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.
Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.
Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:
По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).
При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.
Как работать с простой базой клиентов в Excel?
База клиентов в Excel (расширенный вариант)
В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:
В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.
Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.
Резюме
Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.
Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.
Дополнительные материалы
Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.
Что такое CRM-система?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.
Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel? Универсальная таблица для ведения любой базы клиентов
Любой стоматолог ведет карточки своих клиентов, в которых отмечает, кто, когда приходил, на что жаловался, какой зуб лечили и что с ним делали + сумма. Карточки могут быть бумажными, в специализированной программе, которая денег стоит, или в самом примитивном варианте, который вам и предлагается. Максимум простоты и надежности. Для «нулевых» пользователей!
Особенности: автоматическая сортировка базы клиентов по алфавиту и легкое открытие новой карточки. После работы с любой карточкой её нужно закрыть сохранением. Единственное условие! Приложение легко адаптируется из-под Эксель в Гугл таблицы или Оупен офис, работает в WPS офисе. Алгоритм работы — макрос, нужно использовать не только в стоматологии, а для ведения любой базы данных в Эксель, таблицах Гугла или в любых других электронных таблицах!
Это альтернатива любым базам данных. Как более простой, легкий и заметно более надежный вариант работы с базой данных. Визуально понятный. Не требующий подготовки пользователя. Просто адаптировать под любые нужды. Достаточно лишь изменить файл шаблона. Под любые нужды. Не требует SQL, раздельного хранения информации и т.д. и т.п.
Эксельки. Здесь хвалятся своими наработками в «Гугл-таблицах»
Дмитрий, Не спорю, вариантов всегда много. Каждый выбирает оптимальный. Для себя. В меру своих знаний и нужд. Предлагаю учебник я, как самому повысить свою грамотность и элементарным программированием научиться решать собственные проблемы. Повседневные и практические. Любому. Разве это плохо? С уважением и благодарностью за Ваш отзыв. Дай Вам Господь Здоровья!
Владимир, Я просто поделился тем, что сам недавно нашел. Куда можно копать. У Вас прекрасный рабочий пример.
Шаблон базы клиентов
Этим шаблоном интересовались 71850раз(а)
База клиентов — сердце вашего бизнеса и залог процветания компании, ведь база клиентов помогает систематизировать работу с заказчиками и потребителями, анализировать структуру клиентов и распределять ресурсы в работе с ними.
Крупные компании ведут базу клиентов в CRM системах, а малый бизнес чаще всего в файлах формата эксель.
Мы предлагаем скачать разработанный нами шаблон базы клиентов в MS Excel, будем рады отзывам и предложениям по улучшению.
Скачать шаблон База клиентов: Скачать шаблон База клиентов
35 комментариев: Шаблон базы клиентов
в базе клиентов должна быть доп. колонка- Особенности заказа или клиента ( для конкретизации, что по заказу или компании нужно знать, помнить и учитывать).
Дерзайте.
База не может быть такой голой.
Вика, спасибо, этот момент я упустил, исправлюсь.
Добрый день! Хотел уточнить, Вы учли коментарий Вики 03.10.2014 в 12:25? Eсли да, то можно получить новую версию Клиентской базы на e-mail: [email protected]
Да, учли. Добавлена колонка на листе «База» под номером 11.
Файл продублировал на Вашу почту, но письмо вернулось.
так же не помешало бы «время обратного звонка» как напоминание, скажем через 3 месяца когда клиент планирует проводить тендер. Как красиво сделать не знаю но очень помогает и экономит время сейчас выставляю напоминания в стороннем календаре.
Я подумаю как это можно реализовать и выложу новый вариант.
Спасибо автору программы, отличный вариант для маленькой компании. Не могу разобраться с разделом «Свод», не все строки из базы он считает (например «А», вообще не считает). Что можно сделать?
Анастасия, раздел Свод работает как простая сводная таблица. С его помощью можно быстро получить данные, например, для расчета количества персонала нужного чтобы покрыть клиентскую базу.
Для того, чтобы все строки рассчитались, нужно кликнуть на таблице правой кнопкой мыши и выбрать «обновить».
Здравствуйте и мнетоже скиньте пож-та обновленную версию
CRM в Excel и Гугл таблицах: оно того стоит?
Микробизнесы комфортно ведут дела в Excel, а со временем переходят на полноценную CRM. Однако некоторые компании остаются верны таблицам и мирятся с их ограничениями. Разберемся, почему Excel так популярен и когда он перестает справляться со своими задачами.
Когда продвигают CRM, работу в Гугл таблицах и Excel представляют как антипример. При этом они полезны частным специалистам или начинающим бизнесменам. Разберемся, когда работа в таблицах помогает, а когда тормозит развитие бизнеса.
Почему Excel используют для замены CRM
CRM сохраняет информацию о клиентах, чтобы бизнес автоматизировал продажи, маркетинг и лучше взаимодействовал с клиентами. На первый взгляд, Гугл таблицы отлично справляются с этой задачей. Они бесплатные, гибкие в настройке, поддерживают автоматизацию и даже позволяют настроить отчетность.
CRM в Excel может выглядеть так:
Изображение burgerdata.com
Однако компания может инвестировать в настройку таблиц чуть больше времени и получится так:
Вариант CRM в Excel и Гугл таблицах. Сделали сами за 15 минут
Сам Google предоставляет шаблоны со статистикой. Осталось связать их с другими таблицами.
Стандартный шаблон Google sheets для отображения статистики продаж
При сноровке, в таблицах настраивается сквозная аналитика, e-mail-рассылка и другие функции. Большинство функций не нужно прописывать самостоятельно — они опубликованы в маркете расширений.
Бесплатные расширения для Google таблиц
Функциональность CRM на базе таблиц ограничивается навыками специалистов, которые ее настраивают. Однако Excel — популярный и задокументированный продукт. На любой запрос наверняка найдется готовый ответ на тематическом форуме.
Вероятно, у вас сложилось мнение, что CRM в Excel и Гугл таблицах — отличное решение для малого и среднего бизнеса. Действительно, на раннем этапе таблицы могут закрыть потребности компании в автоматизации. При этом на каждое достоинство Excel найдется существенное «но».
Эксель привлекает простотой и гибкостью, чем негласно заслужил звание «народного» заменителя CRM. Словно «заменитель» здесь не просто так. Все функции CRM таблицы выполняют либо хуже, либо с ограничениями.
Хотите увеличить прибыль компании? Начните пользоваться Контур.CRM
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес.
Плюсы и минусы работы в таблицах
Google sheets не разрабатывались как CRM-система, поэтому они проигрывают в сравнении со специализированными программами.
Закрепим преимущества Гугл таблиц: это бесплатно, работает на любом компьютере и настраивается под запросы компании. А какие есть недостатки?
Ошибки. По информации Google, 88% используемых таблиц содержат ошибки: как явные, так и скрытые. Это касается формул и скриптов, автоматизирующих рутину. Возможно, сейчас таблица работает без нареканий, но стоит добавить ячейку и все подсчеты «сломаются».
Требовательность к исполнителю. CRM в Excel и Гугл таблицах крайне чувствительны к человеческому фактору. Данные из ячейки удаляются по невнимательности или содержание скрывается из-за некорректного фильтра — это самые безобидные проблемы, которые могут произойти. Помимо этого копятся дубли, сбивается форматирование, менеджеры тратят время на вечное исправление красных ячеек. Последний пункт войдет в рутину.
Низкая прозрачность процессов. Руководитель увидит только то, что заполнили менеджеры. Технически, он может отследить время ввода данных, но это требует времени. Стоит учесть: каждое изменение сохраняется отдельно. Чтобы найти дату ввода конкретной ячейки, придется пересмотреть сотни строчек с историей. В итоге руководителю приходится заниматься микроменеджментом, а не работой над развитием бизнеса.
Обманчивое удобство. CRM в Excel и Гугл таблицах кажется удобным решением, пока клиентская база не разрослась до 30 наименований. И это не вопрос настройки визуализации. Допустим, менеджеру звонит клиент и спрашивает, когда ему ждать доставку. Чтобы проверить статус, менеджеру придется найти клиента в табличке, просмотреть все связанные ячейки и найти трек-код.
Безопасность. В таблицах не предусмотрели возможности по продвинутому ограничению прав доступа. Если пользователю разрешено редактировать таблицу, значит, он волен делать что угодно. В худшем случае базы могут скопировать.
Помимо перечисленных недостатков, есть функции, которые недоступны CRM в Excel и Гугл таблицах. Это автозаполнение задач, интеграции с телефонией и другими сервисами, менеджер задач, контроль исполнения поручений, продвинутой сегментации клиентов.
Google sheets — оптимальный вариант для старта, но со временем бизнес из него вырастает, ошибки становятся все критичнее, а ручное заполнение требует больше времени.
Таблицы против CRM
Разберем функции, которые предоставляют таблицы и CRM.
| Таблицы | CRM | |
|---|---|---|
| Удобство | Теряется, когда база расширяется на 30+ клиентов. Менеджеры вынуждены переключаться между таблицами и программами. | Заказы со всех источников попадают в единый список и автоматически распределяются между менеджерами. Все заявки в одном окне. Лиды не теряются. |
| Интеграции | Нет интеграции с рекламными кабинетами, телефонией, почтовыми сервисами и другими бизнес-решениями. | Может быть интегрирована со сторонними инструментами, которые делают повседневную работу бизнеса эффективнее. |
| Автоматизация | Все ячейки заполняются вручную. Менеджер либо зафиксировал изменения, либо упустил их навсегда. | CRM создает сделки при входящем вызове, назначает перезвон после пропущенного звонка и напоминает менеджерам о ближайших задачах. |
| Воронка продаж | Прописывается как варианты для выпадающего списка: первый контакт, разговор с менеджером, отправлено коммерческое предложение и т.д. | Отражает движение лида по воронке: затраченное время, рекомендуемые действия и т.д. CRM автоматически меняет стадию лида в воронке. |
| Контроль работы менеджеров | Руководитель видит финальный отчет, который предоставит менеджер в конце отчетного периода. | Программа готовит отчеты о работе каждого менеджера. Их эффективность отслеживается в реальном времени. |
| Общение с клиентами | Руководитель способен оценить конечный отчет: клиент думает, отказался или согласился. Причины решения придется спрашивать у менеджера. | Договоренности контролируются, а звонки можно прослушать. Это позволяет улучшать воронку продажи и общий уровень обслуживания. |
| Корректность работы | Чтобы система работала, лучше пригласить программиста — он настроит формулы и корректно внедрит скрипты. | Внедрением занимается специальная служба или сертифицированный подрядчик. |
При всем уважении к Google doc и Эксель, они создавались не для автоматизации продаж. CRM на их базе — не более, чем оцифровка записной книжки.
Что выбрать?
Начинающим бизнесам и частным экспертам хватит функционала Гугл таблиц. Конечно, для начала их придется грамотно настроить.
Допустим, в торговом центре магазин островного типа. Ему будет достаточно таблиц, чтобы фиксировать продажи, ожидания покупателей и их решения. Компании с отделом продаж уже нужна CRM — так менеджеры будут заняты работой, а не обновлением ячеек.
Если вы представляете средний бизнес, присмотритесь к Контур.CRM. Это технологичная система, которая работает бесперебойно и быстро, экономя время менеджеров продаж для общения с клиентами. Внедрением занимаются разработчики Контура. Это гарантирует качество работы и позволяет сделать доработки под заказчика после анализа его бизнес-процессов.
Настроим Контур.CRM под задачи вашего бизнеса. Оставьте заявку — расскажем, как увеличить прибыль.