учет канцтоваров при усн доходы минус расходы
Как учитывать и списывать канцтовары ООО на УСН (15%)?
ООО на УСН (15%) относится к малым предприятиям. Можем ли мы относить канцтовары сразу одной суммой (через документ поступление) на счет 26?
Добрый день,
Согласно п. 17 ФСБУ 5/2019 «Запасы» организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, могут признавать затраты на приобретение запасов, предназначенных для управленческих нужд, расходами периода, в котором были понесены.
Поэтому, ООО на УСН может учитывать стоимость канцтоваров в составе расходов в периоде их приобретения.
С уважением, А. Грешкина
Добрый день,
Материалы для управленческих нужд, например, канцелярские товары, можно сразу списать в расходы: Д 26 К 60 (п. 2 ФСБУ 5/2019).
При этом считаю, что учет канцелярских товаров одной суммой, без указания номенклатурных наименований создает следующую ситуацию:
— невозможно обеспечить надлежащий контроль за наличием и движением канцелярских товаров
— может быть поставлена под сомнение полнота и достоверность информации о них
— возможны претензии со стороны налоговых органов
В этом случае, можно не расписывать каждую позицию, указанную в накладной на поступление канцелярских товаров, а учесть их укрупненно по однородным группам, например: «ручки», «карандаши», «офисная бумага».
Если цена какого-либо товара значительно отличается от средней цены по однородной группе, следует выделить его в отдельную номенклатурную позицию. Такой порядок учета следует утвердить в учетной политике организации для целей бухгалтерского и налогового учета.
Списание (передача) канцелярских товаров в использование оформляется актом. Унифицированной формы акта на списание канцелярских товаров нет, поэтому организация может разработать и использоваться собственный бланк. За основу может быть взята форма требования-накладной М-11.
Базовые правила учета расходов на УСН
Компании и предприниматели, применяющие УСН «доходы минус расходы», платят налог с чистой прибыли. Чем больше они учитывают расходов, тем меньше у них получается налог. Поэтому налоговые следят за тем, чтобы в расходы не записывали лишнее.
Границы между предпринимательскими нуждами и личными зачастую очень размытые. Но эти границы все же полезно правильно определять. Для начала следует разобраться с формальными правилами учета расходов, потому что они, в отличие от доходов, учитываются намного сложнее.
Тот факт, что с вашего счета списались деньги, еще не основание для того, чтобы учесть ту или иную сумму в налогах. Более того, чаще всего расходы учитываются вообще на другой день — не на тот, когда деньги физически списались с вашего расчетного счета.
Правила № 1: Расходы должны соответствовать списку из ст. 346.16 НК РФ
Прежде чем учесть расход, нужно проверить, есть ли он в списке Налогового кодекса. Проблема в том, что некоторые расходы там описаны очень размыто, особенно материальные.
Под материальные расходы попадают материалы для производства, материалы для выполнения услуг, стоимость доставки до покупателя, стоимость спецодежды, бахилы, одноразовые стаканчики, ремонт и многое другое. И это усложняет задачу: ты не всегда уверен, что это именно те расходы, которые можно учесть.
В то же время Налоговый кодекс содержит и однозначные формулировки при определении расходов: например, расходы на оплату труда, канцелярские товары, рекламу, оплату товарного знака, аренду. И вроде бы все четко определено, но формального попадания в список недостаточно. Например, вы можете учесть расходы на аренду офиса, в котором работаете, но не можете учесть расходы на аренду квартиры, в которой живете. То же самое с расходами на ремонт этих помещений.
Правило № 2: Расход должен быть экономически обоснован и направлен на получение дохода
Любой расход предпринимателя должен как-то поспособствовать развитию бизнеса, то есть зарабатыванию денег или увеличению активов.
Например, если у вас кофейня, то нецелесообразно учитывать расходы на постройку забора где-то за городом. Это никак не поможет вашему бизнесу. Расходы на турпутевку можно учесть, только если она для вашего сотрудника и то с некоторыми ограничениями. Свою путевку до Турции учесть тоже не получится.
Одним словом, связь между расходом и прибылью от этого расхода иногда тяжело понять. Причем непросто это сделать даже при честных и, казалось бы, логичных расходах.
Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.
При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.
Получается, что необязательно увеличивать выручку за счет расходов, достаточно планировать, что это произойдет. Хотя нельзя до конца быть уверенными в том, что в спорных ситуациях налоговая эти аргументы примет.
Правило № 3: Должны быть документы, подтверждающие расходы
Без документов налоговая не поймет, что именно вы купили, и не сможет установить связь между расходом и намерением заработать. В списании с расчетного счета информации совсем недостаточно.
Прежде всего расходы подтверждают:
Обязательно делайте сканы чеков, потому что со временем чеки выцветают.
Если вы что-то купили и по какой-то причине у вас нет подтверждающих документов, то учитывать расход по УСН опасно. Налоговая может запросить подтверждение расхода, и если вы не сможете его обосновать, то придется подавать корректировку декларации, доплачивать налог и, скорее всего, уже с пеней, потому что срок оплаты к тому времени будет пропущен.
Если налоговая решит, что вы намеренно учли необоснованные расходы, то вам выставят штраф в размере 40 % от недоплаченного налога.
Запросы на пояснения приходят довольно часто. Причем налоговая проверяет даже маленьких предпринимателей и просит их подтвердить свои расходы документами.
Правило № 4: Учесть расходы можно только после того, как вы расплатились или получили товар
Если вы не получили товар или услугу, так как работаете по предоплате, то расход учесть пока нельзя. Вы это сможете сделать лишь тогда, когда все получите и когда на руках будет иметься акт или накладная.
Без труда сформируйте и отправьте декларацию УСН, книгу учета доходов и расходов
Иногда расход нужно учесть не на дату списания с расчетного счета, а на дату получения товара или услуги. Например, товар оплачен 4 мая, а пришел только 10 мая. В этом случае учесть расход можно только 10 мая, а в КУДиР надо сделать запись, где документом-основанием будет накладная и ее номер. Если бы товар был получен 10 мая, а оплата за него прошла попозже, 11 или 12 мая, то расход можно было бы учесть по факту списания денег с расчетного счета.
Таким образом, нужно смотреть, какая дата позже, и учитывать расход именно по поздней дате.
Оформить как врезку с иконкой icon-11-other-megaphone:
Учитывайте расход по последней из дат:
Отдельно стоит рассмотреть такую ситуацию, как перепродажа. В данном случае в расчет нужно брать три даты:
То есть при перепродаже расходы на товар можно учесть только тогда, когда вы его перепродали. Это может случиться через пару месяцев или даже через пару лет, но только тогда вы действительно сможете учесть расход.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Учет канцтоваров при усн доходы минус расходы
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация может учесть при исчислении налоговой базы по УСН в составе материальных расходов затраты на приобретение хозяйственных товаров при должном документальном подтверждении.
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет материалов при УСН;
— Энциклопедия решений. Материальные расходы при УСН.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
«Офисные» расходы в учете при УСНО
Автор: Гусаров Д. Ю., эксперт журнала
Пожалуй, ни один офис не обходится без расходов на покупку канцтоваров, питьевой воды, заправку картриджей, почтовые услуги и пр. Но все ли подобные расходы могут быть учтены при УСНО (разумеется, в случае применения объекта налогообложения «доходы минус расходы»)? На какие из этих затрат рискованно уменьшать налоговую базу? Ответим на поставленные вопросы, опираясь на налоговые нормы и правоприменительную практику.
Расходы на покупку воды.
Для обеспечения нормальных условий труда работников «упрощенцы» нередко приобретают бутилированную питьевую воду и, конечно, кулеры. Но вправе ли они учесть эти расходы в налоговой базе по УСНО?
Одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. Об этом сказано в Типовом перечне ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н).
Чиновники Минфина считают, что затраты на приобретение чистой питьевой воды, приобретение и установку кулеров (и аналогичные расходы), связанные с обеспечением нормальных условий труда и мер по технике безопасности, могут быть учтены в налоговой базе лишь плательщиками налога на прибыль – на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, а также при выполнении норм п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письма от 23.03.2020 № 03-03-07/22134, от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286).
Для целей применения УСНО расходы на обеспечение нормальных условий труда, а именно расходы, связанные с приобретением питьевой воды и кулера, в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены. Следовательно, их нельзя признать в налоговой базе по «упрощенному» налогу. Об этом сказано в письмах Минфина России от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963, от 06.12.2013 № 03-11-11/53315.
Между тем есть судебное решение, в котором отражена иная позиция по данному вопросу. Так, в Постановлении ФАС УО от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3 по делу № А47-15449/05 сказано, что названные расходы (при наличии документального подтверждения) можно учесть при УСНО, поскольку они направлены на обеспечение нормальных условий труда.
Расходы на заправку картриджей.
Затраты на заправку картриджей для оргтехники в перечне разрешенных для учета при УСНО расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) не поименованы.
Вместе с тем в перечне расходов, учитываемых «упрощенцами», предусмотрены материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16), определяемые в соответствии с порядком, установленным для исчисления налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 236.16 НК РФ).
На основании пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся, в частности, расходы на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (для проведения испытаний, контроля, содержания, эксплуатации основных средств и в иных подобных целях).
Руководствуясь названными нормами, чиновники Минфина в Письме от 25.12.2015 № 03-11-06/2/76408 указали, что «упрощенцы», исчисляющие налог с разницы между доходами и расходами, вправе учесть в налоговой базе расходы на приобретение и заправку картриджей для оргтехники. К чему относится оргтехника – к основным средствам или МПЗ – в данном случае значения не имеет.
Добавим: «входной» НДС по таким расходам «упрощенцы» тоже могут учесть в налоговой базе (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы по оплате работ, услуг производственного характера, выполняемых сторонними лицами, принимаются к учету на дату оплаты их поставщикам или проведения зачета взаимных требований. При этом работы уже должны быть выполнены (услуги, соответственно, оказаны) данными лицами (что подтверждается документально). Такое разъяснение содержится в Письме Минфина России от 20.05.2019 № 03-11-11/36060.
К расходам, уменьшающим полученные доходы, в рамках УСНО могут быть отнесены затраты на канцелярские товары (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие расходы принимаются к учету при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Одновременно в составе расходов следует отразить и «входной» НДС по ним (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).Расходы на канцтовары
Пунктом 1 ст. 252 НК РФ установлено, что расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В Письме Минфина России от 11.11.2020 № 03-11-11/98199 подчеркнуто: расходы (в том числе на канцелярские товары) могут быть учтены в целях исчисления «упрощенного» налога, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы и на какие цели были произведены.
Расходы на уборку и покупку чистящих (дезинфицирующих) средств.
Затраты на приобретение чистящих, моющих и дезинфицирующих средств в перечне разрешенных для учета при УСНО расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) прямо не поименованы.
Однако контролирующие органы считают, что эти затраты налогоплательщики вправе учесть в налоговой базе по УСНО в качестве материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Такие разъяснения даны, например, в письмах Минфина России от 17.01.2020 № 03-11-11/1827, от 16.08.2019 № 03-11-11/62254.
Добавим: к расходам на хозяйственные нужды (то есть к материальным) «упрощенцы» могут отнести и затраты на приобретение туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла и др. Соответственно, они тоже уменьшают налоговую базу при УСНО (см. Письмо Минфина России от 01.09.2006 № 03-11-04/2/182).
Таким образом, суммы, потраченные на покупку хозяйственных товаров и предметов бытовой химии, «упрощенцы» могут учесть в налоговой базе по УСНО.
Обозначенные затраты учитываются в составе расходов в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.01.2019 № 03-11-06/2/1301).
В части расходов на уборку офисных помещений необходимо пояснить следующее.
Согласно пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ затраты на приобретение услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или предпринимателями, и на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика относятся к материальным расходам.
Руководствуясь этими нормами в совокупности с положениями пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, чиновники Минфина полагают, что уборку офисных помещений можно отнести к работам (услугам) производственного характера. То есть такие расходы «упрощенцы» вправе включить в налоговую базу независимо от того, осуществляется уборка штатными сотрудниками «упрощенца» или же привлеченными для этих целей сторонними лицами (см. письма от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53, от 03.11.2009 № 03-11-06/2/235).
Несмотря на то, что официальные органы не возражают против признания расходов на покупку чистящих (дезинфицирующих) средств и на уборку офисных помещений в налоговой базе по УСНО, полностью исключать налоговые риски, связанные с подобными действиями, нельзя. Ведь обозначенные траты прямо не поименованы в перечне разрешенных к учету при УСНО расходов.
Стоимость подписки периодических изданий.
Такие затраты, как оплата стоимости подписки на периодические издания (электронные или бумажные), в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены.
Поэтому указанные расходы в состав расходов, уменьшающих налоговую базу при УСНО, не включаются. Такие разъяснения даны Минфином в письмах от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501 и от 28.10.2013 № 03-11-11/45487.
В судебной практике есть несколько старых решений, в которых суды признали правомерными действия «упрощенцев», учитывавших затраты на подписку в качестве материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Арбитры согласились, что плату за подписку можно учесть в качестве затрат на информационные услуги издательства (см. постановления ФАС ЗСО от 22.01.2007 № Ф04-8976/2006(29957-А67-40) по делу № А67-19110/05, ФАС ПО от 30.10.2008 по делу № А65-1419/2008).
В соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы» вправе учесть в налоговой базе расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, услуги связи.
Почтовые расходы
Под услугами почтовой связи понимаются действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств (ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»). Иными словами, почтовыми могут быть, например, расходы:
на отправку корреспонденции;
на приобретение почтовых конвертов, марок и маркированных конвертов;
на аренду почтовых абонентских ящиков;
на осуществление денежных переводов;
на отправку товаров почтой.
К примеру, затраты на почтовые услуги по переводу денежных средств в виде дивидендов можно учесть в расходах при УСНО, поскольку эти затраты соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ. Косвенным подтверждением сказанному является Письмо Минфина России от 20.03.2015 № 03-03-06/1/15525.
По общему правилу почтовые расходы признаются в налоговой базе после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если оплата услуг связи производится заранее (то есть перечисляется аванс), то расходы надо учесть на дату оказания услуг. Например, когда у «упрощенца» заключен договор о комплексном почтовом обслуживании. И, конечно, все затраты на услуги почтовой связи должны отвечать общим условиям признания расходов, то есть должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). «Входной» НДС по почтовым расходам учитывается как отдельный расход (пп. 8 п. 1 ст. 346.16).
Касательно затрат на почтовую доставку покупателям товаров необходимо учесть следующее. Возможность признания в учете таких затрат зависит от того, реализован товар или нет.
Общеизвестно, что «упрощенцы» при определении налоговой базы могут уменьшать полученные доходы:
на стоимость товаров, приобретенных для дальнейшей реализации (уменьшенную на величину расходов, названных в пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), – такие затраты признаются в расходах по мере реализации указанных товаров;
на расходы, связанные с приобретением и реализацией указанных товаров, в том числе на расходы по их хранению, обслуживанию и транспортировке (пп. 23 п. 1 ст. 346.16). Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ такие затраты признаются в расходах после фактической оплаты.
В связи с этим при отправке товаров почтой затраты на их пересылку учитываются как расходы, связанные с реализацией товаров, после их оплаты при сдаче товара на почту (пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи[1]).
Однако если покупатель не забрал товары на почте, расходы на их пересылку (в том числе при заказе через Интернет) нельзя учесть в рамках УСНО (см. письма Минфина России от 01.09.2016 № 03-11-06/2/51055, от 30.05.2016 № 03-11-06/2/31125). Иными словами, если «упрощенец» отправил товар покупателю по почте, но тот его не выкупил и товар вернулся к продавцу, то потраченные на почтовую пересылку деньги продавец не может учесть при исчислении «упрощенного» налога.
[1] Утверждены Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.
Перечень расходов на УСН «Доходы минус расходы»
Что входит в перечень из п. 1 ст. 346.16 НК
Список, приведенный в кодексе, закрытый — расширить его по своему усмотрению налогоплательщик не может. Траты, не подпадающие под какой-либо пункт перечня, нельзя включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.
Но сам законодатель периодически вносит в список изменения — например, с начала пандемии в списке появились расходы на дезинфекцию помещений, покупку средств защиты, спецодежду и маски для сотрудников.
Расходы, перечисленные в кодексе, можно сгруппировать по направлениям.
Расходы на имущество:
Производственные расходы:
Расходы на интеллектуальную собственность:
Расходы на трудовые отношения:
Налоги и другие обязательные платежи:
Расходы по договорам:
Офисные расходы:
Коронавирусные расходы:
Расходы, связанные с коронавирусной инфекцией, можно списывать, начиная с 1 января 2020 года.
Траты, не упомянутые в статье 346.16 НК, учесть нельзя. Например, расходы на спецоценку, аутсорсинг, представительские расходы, создание аварийного резерва списать не получится.
Статья актуальна на 19.08.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур