учет использования номерного фонда
Описание процедуры учёта номерного фонда: перечень и формы документов их связь.
Разработка системы учёта использования номерного фонда для гостиничного предприятия по заданным условиям: одноместные номера 1 категории – 13, двухместные номера “Студия” – 18
ПМ 02 Прием, размещение и выписка гостей
Оценка выполнения и защиты курсовой работы
Название глав, разделов Стр.
Возможные варианты организации учёта номерного фонда в различных гостиницах
2. Практическая часть
2.1 Характеристика гостиничного предприятия: название, категория, вместимость. Состав номерного фонда – количество номеров по категориям с учётом Порядка классификации гостиниц и иных средств размещения.
2.2 Описание процедуры учёта номерного фонда: перечень и формы документов их связь.
2.3 Алгоритм действий сотрудников гостиничных служб по учёту номерного фонда
2.4 Ночной аудит
2.5 Формы отчётов о работе предприятия за сутки, неделю, месяц
2.6 Пример заполнения документов учёта на 2 дня для случая загрузки гостиницы не менее 50%
Список источников и литературы
Разработка системы учёта использования номерного фонда является одной из важнейших задач гостиничных предприятий. Она необходима для полноценной, бесперебойной работы гостиницы и нуждается в тщательном планировании.
В данной работе будут рассмотрены возможные варианты учёта номерного фонда в различных гостиницах, а также охарактеризовано гостиничное предприятие, состав его номерного фонда, будет описана процедура учёта номерного фонда, приведён алгоритм действий сотрудников гостиничных служб по учёту номерного фонда, и др.
1.Возможные варианты организации учёта номерного фонда в различных гостиницах
В различных гостиницах используются различные варианты учёта номерного фонда. Наиболее популярными являются западные системы — «Micros Fidelio», «Lodging • Touch LIBICA», Hospitality Enterprise Resource Planning «Cenium», Epitome PMS, Amadeus PMS, OPERA; российские разработки — “Nimeta», «Эдельвейс», «Отель», «KEI Hotel», «UCS Shelter», соответствующие модули корпоративных систем Галактика и Парус.
В случае отсутствия АСУ, ведётся документационный учёт номерного фонда.
В таком случае кроме документов, которые передаются гостю, администратор заполняет документы внутреннего пользования. В автоматизированных гостиницах все эти документы формируются автоматически после внесения данных гостя при регистрации.
В программу закладывается различная информация, которую можно получить мгновенно:
номера занятые, свободные, на брони;
список номеров, оплаченных до 12;
список гостей, выезжающих в любой день;
сведения о конкретном госте;
список постоянных гостей отеля;
список нежелательных гостей отеля;
статистика на день, месяц, год и др
В гостиницах, где документация заполняется вручную, до сих пор основным документом учета использования номерного фонда является ведомость движения номерного фонда.
С этим документом работает дежурный администратор при поселении гостей, так как в нем отражены все свободные места и номера. В первой части таблицы записаны места, которые были свободны 00:00 ч. текущих суток, в другой части администратор записывает места, освобождающиеся в течение текущих суток. Ведомость начинает заполнять один дежурный администратор в 00 ч., а заканчивает другой администратор в 24:00 ч. тех же суток.
На этаже дежурные по этажу или заведующая секцией заполняют список проживающих на этаже (шахматку). Существует несколько видов этого документа. По шахматке дежурный по этажу составляет ежедневно наряд на уборку номеров с указанием вида уборки и горничной, которая будет ее проводить.
При эксплуатации номерного фонда встречаются различные ситуации, складывающиеся между гостем, номерным фондом и персоналом гостиницы.
Учитывая то, что некоторые ситуации повторяются довольно часто, им присваивают определённое название, определяя статус номера.
Например:
СВОБОДЕН И ГОТОВ— номер убран, проверен и готов к заселению
В некоторых случаях в номер может быть поставлена дополнительная кровать или раскладушка. Это происходит, когда в гостинице нет мест или если туристы хотят жить в одном номере, а в гостинице нет свободных многоместных номеров. Дополнительную кровать ставят также для ребенка, если этого хочет гость. Оплата дополнительного места производиться в размере 50% от основного места в стандартном номере и 100% в номере высшей категории. Но не во всех гостиницах есть такая дополнительная услуга. В гостиницах высокого класса есть номера с кроватями для детей или диваны в многокомнатных номерах.
В процесс проживания может возникнуть необходимость изменения номера. Это происходит по просьбе гостя, если ему чем-то не понравился номер (шумно, недостаточно хороший вид из окна, приехал родственник и т.п.), или по служебной необходимости (неполадки оборудования, которые невозможно было устранить и т.п.). При переводе гостя в другой номер следует оформить разрешение, сделать пометку в анкете и других документах об изменении номера. Если новый номер более дорогой, то гостю выписывают счет на доплату. Если же номер более дешевый, то гостиница возмещает разницу в оплате.
Дежурный администратор должен в любой момент чётко представлять состояние номерного фонда (загрузку) в смене:
количество забронированных номеров
освобождающиеся к 12
Первый учёт производится рано утром. Тогда же следует зарезервировать несколько разных номеров на непредвиденный случай. Напомнить гостю, что ему пора уезжать, можно, принуждать гостя к отъезду нельзя.
Характеристика гостиничного предприятия: название, категория, вместимость. Состав номерного фонда – количество номеров по категориям с учётом Порядка классификации гостиниц и иных средств размещения.
“Красный фонарь”- мини-гостиница категории 3* вместимостью 49 человек.
Номерной фонд составляет 13 одноместных номеров 1 категории и 18 двухместных номеров “Студия”
Описание процедуры учёта номерного фонда: перечень и формы документов их связь.
Основным документом учета использования номерного фонда является план номеров (шахматка). С этим документом работает дежурный администратор при поселении гостей, так как в нем отражены все свободные места и номера. В первой части таблицы записаны места, которые были свободны 00: 00 ч. текущих суток, в другой части администратор записывает места, освобождающиеся в течение текущих суток. Ведомость начинает заполнять один дежурный администратор в 00 ч., а заканчивает другой администратор в 24: 00 ч. тех же суток.
При заселении гостя, администратор вписывает его имя и фамилию в ячейку, принадлежащую номеру, в котором будет проживать гость и закрашивает количество ячеек, согласно количеству дней, которые гость будет находиться в нём, в зелёный цвет.
В случае ремонта помещения, или по другой причине, по которой номер не может быть продан, ячейки данного номера закрашиваются в красный цвет на период устранения неполадок или окончания ремонта.
В случае заблаговременной брони номера, администратор записывает имя и фамилию гостя в ячейку забронированного номера и закрашивает их в жёлтый цвет на период, согласованный с гостем.
Управление номерным фондом гостиницы онлайн
Контур.Отель поможет вам управлять номерным фондом, избежать накладок по бронированиям и ошибок при расчетах с гостями.
Управление номерным фондом гостиницы
Создайте в сервисе базу для продажи номерного фонда гостиницы. Контур.Отель дает возможность сделать описание полным, с наличием актуальных фотографий. В этом случае описание будет наглядным в шахматке и на каналах бронирования, и администратор сможет сделать бронирование, сообщив гостю подробно, что его ожидает.
Актуальная информация
Вносите в сервис информацию о бронированиях, заездах и выездах. Таким образом, всем сотрудникам гостиницы всегда будет доступна актуальная информация о наличии свободных номеров на любую дату и время. И администраторам больше не придется передавать данные о бронированиях от смены к смене: достаточно открыть Контур.Отель и увидеть текущую ситуацию.
Кроме того, Контур.Отель напрямую связан с площадками бронирования (booking.com и ostrovok.ru). Поэтому вся актуальная информация: описание номерного фонда, доступные к продаже номера, тарифы отеля — автоматически транслируется из сервиса на площадки бронирования, с которыми вы работаете.
Никаких накладок
Контур.Отель поможет вашей гостинице соответствовать самому высокому уровню гостеприимства.
Сталкивались ли вы с ситуацией, когда гость уже приехал, а номер еще не готов, потому что сотрудник, который принимал бронь, не обратил внимания на нестандартное время заселения или отъезда?
С Контур.Отелем ваши сотрудники не пропустят важную информацию о раннем заезде и позднем выезде гостя. В сервисе еще на этапе приема бронирования администратор видит все пересечения по времени заезда-выезда, а значит, не допустит накладки.
Кроме того, просматривая список номеров, администратор может управлять расписанием уборок — вовремя сообщать горничным о том, какой номер необходимо подготовить к заезду, а где провести текущую уборку. Данные о времени последней уборки сохраняются — это поможет распределять задания среди сотрудников и контролировать загруженность персонала. Прямо в сервисе можно сформировать файл с заданием, распечатать и передать горничным.
Также в отметках о проделанной работе и комментариях остаются заметки об уборке. Их видят ответственные сотрудники — и это позволяет не только поддерживать высокий уровень сервиса, потому что персонал вовремя реагирует на просьбы гостей, но и отслеживать возможные нарушения правил проживания.
В сервисе доступна функция внесения комментариев так же еще на этапе обращения гостя в отель. Для будущих гостей это означает, что отель зафиксировал нужную информацию, пожелания, а значит стремится к индивидуальному сервису и ценит каждого гостя.
Оплаты перед глазами
В Контур.Отеле сотрудники гостиницы всегда видят точную информацию, внесена ли оплата. Они могут быстро проверить это, когда гость выезжает. Также Контур.Отель покажет, если номер оплачен не полностью или не внесена плата за дополнительные услуги.
С Контур.Отелем можно не беспокоиться, что администратор забудет передать информацию об оплате другой смене. Любой сотрудник, который будет принимать ключ у гостя, сможет точно проконтролировать итоговый расчет.
Тарифы
Вы можете гибко настраивать тарифы в зависимости от требований внешнего мира. Сформировать особые тарифы, которые будут соответствовать пожеланиям ваших гостей. А также учесть в тарифах периоды «высокого» и «низкого» сезонов.
Учет использования номерного фонда
Успешная работа горничных во многом обусловливается правильностью ведения работниками СПиР документации, необходимой для учета использования номерного фонда. В гостиницах с АСУ все документы формируются автоматически после внесения данных гостя при регистрации.
В гостиницах, где документация заполняется вручную, до сих пор основным документом учета использования номерного фонда является форма № 6-Г «Ведомость движения номерного фонда гостиницы». Это основной документ учета состояния гостиничной деятельности в течение конкретных суток. В ведомость обязательно вносится абсолютно весь жилой фонд, предоставляемый клиентуре.
В графе 1 указывается номер комнаты, в двухместных и трехместных номерах еще и номер кровати, так как ведомость отражает расход инвентарных мест, а не номеров; в графе 2 — тариф номера; в графе 3 — дата освобождения номера или места; в графе 4 — время; в графе 5 — период оплаты за номер (место); в графах 6, 7 — дата и время занятия номера (места) следующим клиентом; в графе 8 — фамилия, имя, отчество клиента и индекс поселения.
Индексы поселения бывают:
• с/п — свободное поселение, т.е. клиент самостоятельно, без
предварительного бронирования, пришел в гостиницу и обратился к
дежурному администратору;
• л/п — льготное поселение, когда правилами и порядком предо
ставления гостиничных услуг, принятыми в гостинице, обладает оп
ределенная категория граждан (например, инвалиды, участники бо
евых действий, которым предусматриваются скидки);
• р/д — распоряжение директора (под этим индексом размещают
ся лица по устным или письменным распоряжениям директора);
• з/о — заявка организации, когда гости размещаются по заявкам
предварительного бронирования.
В графе 9 указывается количество койко-суток в случае установки в номере дополнительных спальных мест (кроватей) по просьбе клиента (при полной загрузки гостиницы); в графе 10 проставляется сумма, которую получит гостиница за сутки от установки дополнительного места; в графе 11 — количество койко-суток при отсутствии клиентуры и незаселении номера так называемый в гостиничной терминологии «простой»; в графе 12 — сумма убытков от про-
стоя; в графе 13 — величина внеэксплуатационных доходов от бронирования в процентном отношении к выручке от продажи номеров (мест); в графе 14 — величина внеэксплуатационных доходов в форме «набегающих» — двойной оплаты номера (места).
В 24.00 дежурный администратор закрывает форму № 6-Г и открывает новую. В закрываемой ведомости в обязательном порядке подводят итоги: освободилось (количество мест); занято (количество мест), в том числе с/и, л/п, р/п, з/о, забронировано (количество мест); поставлено на ремонт (количество мест); простой (количество мест); внеэксплуатационные койкосутки (количество); освободилось на 00 часов (количество мест).
В новую форму № 6-Г переносятся номера, простоявшие в течение минувших суток, а затем вносятся освобождающиеся. Форму подписывает дежурный администратор гостиницы и после проверки ее старшим администратором (ночным аудитором) сдает в бухгалтерию. Срок хранения форм № 6-Г определяется главным бухгалтером гостиницы.
На основании формы № 6-Г в бухгалтерии заполняется «Баланс движения номерного фонда» (форма № Г). Он позволяет ежедневно выявлять внеэксплуатационные доходы, возникающие в результате применения единого расчетного часа, а также простои мест; служит для сверки выручки по данным бухгалтерского учета с данными нормативного учета движения номерного фонда и для выявления отклонений.
Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал неавтоматизированных гостиниц заполняет журнал по принятой в гостинице форме.
По такому журналу дежурная по этажу составляет ежедневно наряд на уборку номеров с указанием вида уборки и горничной, которая будет ее проводить.
В процессе проживания по просьбе гостя, если ему чем-то не понравился номер, происходит его переселение. В этом случае следует оформить разрешение, сделать пометку в анкете и других документах о перемене номера. Если новый номер более дорогой, то гостю выписывают счет на доплату, если же номер более дешевый, то гостиница возмещает разницу в оплате.
Контрольные вопросы
1. Каково назначение службы эксплуатации номерного фонда?
2. Каких работников включает в себя служба эксплуатации номерного
фонда?
3. Перечислите категории уборочных работ.
4. Какая информация указывается в наряде для горничной?
5. Какие правила должна соблюдать горничная при выполнении уборочных работ?
6. Назовите виды уборки жилых номеров и последовательность их выполнения.
7. В какой последовательности убираются жилые номера?
8. Какой документ является основным, учитывающим использование
номерного фонда?
Глава 7
ОБСЛУЖИВАНИЕ ГОСТЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ПИТАНИЯ
«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ ГОСТИНИЦЫ
Источник: «Финансовая газета» № 32, август, 2008 г.
В сферу деятельности администраторов гостиниц входят учет номерного фонда, оформление заявок на поселение, бронирование номеров, регистрация гостей и их размещение, учет взаиморасчетов с гостями и решение других задач.
Для автоматизации деятельности служб размещения и бронирования гостиниц, санаториев, домов отдыха и других аналогичных организаций фирма «Сан-Сити» (1С:Франчайзи, г. Сочи) разработала на платформе «1С:Предприятие 8» прикладное решение «SandSoft:Отель». При его разработке был учтен опыт, полученный специалистами фирмы в процессе автоматизации 20 гостиниц в течение 10 лет.
Использование программы позволяет автоматизировать учет номерного фонда, работу службы размещения, оказание услуг и ведение взаиморасчетов. Предусмотрено ведение учета от имени нескольких юридических лиц. Основные действия в программе можно выполнить с помощью специальных интерфейсов, которые значительно упрощают выполнение операций по обслуживанию клиентов, облегчают контроль за состоянием номерного фонда, а также обеспечивают снижение трудозатрат при выполнении типовых операций и получении отчетов.
Выпущены две версии программы – «базовая» и «полная». При этом «полная» версия содержит все возможности «базовой», позволяя в то же время вести более сложный учет и выполнять дополнительные операции.
Рассмотрим некоторые возможности «полной» версии.
Учет номерного фонда
Учет номерного фонда в программе ведется в разрезе корпусов, этажей и номеров. Для каждого номера указываются количество основных и дополнительных мест, а также тип номера – стандарт, полулюкс, люкс и т.д. Кроме того, для номера можно задать набор характеристик, например указать модели холодильника и телевизора, вид из окна, а также текущее состояние – «Сдается», «На уборке», «На ремонте» и т.д. Сведения о состоянии номера учитываются при размещении гостей.
Для автоматизации операций по обслуживанию номеров в программе реализована возможность назначения и контроля мероприятий по обслуживанию – «почистить кондиционер», «выполнить настройку каналов телевизора» и т.д.
Автоматизация службы размещения
Для бронирования, а также для размещения гостей используется документ «Прибытие». С помощью данного документа определяются и перечень плановых услуг, которые будут оказаны гостю в соответствии с выбранным тарифом проживания, перечень дополнительных услуг, услуги питания, а также устанавливаются параметры начислений «за ранний заезд», «за бронь» и «агентское вознаграждение».
Перевод гостя в другой номер, изменение тарифа и срока проживания выполняются с помощью документа «Переселение». Выезд гостя оформляется с использованием документа «Выселение». В случае выезда гостя из гостиницы позже расчетного часа дополнительное начисление производится посредством документа «Начисление позднего выезда».
В программе предусмотрено квотирование, т.е. резервирование, некоторого количества номеров с определенными параметрами в то же время без указания конкретных номеров и гостей.
Для оптимизации действий администратора при оформлении всех операций с гостями удобно использовать формы «Шахматка» и интерфейс «Служба размещения». В форме «Шахматка» наглядно представлена информация о состоянии номерного фонда, бронировании номеров и размещении гостей по дням в выбранном периоде. Непосредственно при работе с формой можно выполнить действия по бронированию, поселению, переселению и т.д.
Интерфейс «Служба размещения» отражает состояние номерного фонда на текущий день и позволяет зарегистрировать операции по поселению, переселению и выселению. При работе с данной формой можно также получить разнообразные отчеты – «Отчет по заезду», «Отчет по выезжающим», «Состояние номерного фонда» и т.д.
В системе предусмотрено хранение информации о госте, указанной им в анкете, а также полной истории его проживания и взаиморасчетов. Эта информация может быть использована при повторном поселении.
Учет предоставленных услуг
В программе предусмотрен учет услуг по проживанию и плановому питанию, учет плановых дополнительных и разовых услуг, оказанных гостю, а также учет разовых услуг, оказанных сторонним посетителям.
Услуги могут оказывать разные организации. Услуги по проживанию, например, может оказывать одно юридическое лицо, а по питанию – другое. Организация, оказывающая услуги, указывается в документах по начислению и оплате услуг.
Для каждой услуги назначается перечень тарифов. Для каждого вида номера и типа места можно задать свой тариф на услугу. Возможно использование составных тарифов, которые назначаются на несколько услуг. В программе реализована система скидок с установкой сроков их действия и периодичностью по дням недели.
Начисление задолженности по всем плановым услугам, указанным в документе «Прибытие», выполняется один раз в сутки с помощью документа «Ночной аудит». Для начисления задолженности гостям и сторонним лицам за разовые услуги используется документ «Оказание услуг».
Взаиморасчеты за услуги в программе можно вести как с гостями, так и с юридическими или физическими лицами. Плательщиком за услуги, оказанные гостю, может быть непосредственно гость, другой гость, а также юридическое или стороннее физическое лицо. Расчеты с плательщиками могут выполняться за наличный и безналичный расчет.
Программа также позволяет начислять агентское вознаграждение контрагентам и учитывать его при взаиморасчетах с ними. Начисление агентского вознаграждения может выполняться как фиксированной суммой, так и процентом от выручки за услуги, предоставленные гостям.
Для доступа и просмотра оперативных данных в части расчетов с плательщиками за услуги в системе используется специальный интерфейс «Взаиморасчеты». Данный интерфейс наглядно, в том числе в виде аналитических диаграмм, представляет сведения по взаиморасчетам, а также обеспечивает быстрый доступ к исходным документам.
В программе предусмотрено ведение учета в разрезе касс. Поддерживается работа с фискальными регистраторами.
Программа содержит разнообразные отчеты, которые позволяют получить информацию о работе гостиницы с разной степенью детализации.
В отчете «Бронирование и размещение гостей», например, содержится информация о датах заезда и выезда гостей, свободных номерах, а также о гостях, которые не были выселены по окончании срока проживания. Данные о состоянии номеров, заданиях на обслуживание и уборку также представлены в соответствующем отчете.
С помощью отчета «Загрузка номерного фонда» можно получить информацию о заселенности номеров в количественном и процентном выражениях по корпусам, этажам и типам номеров.
Итоги по взаиморасчетам с контрагентом, а также их структура, представлены в отчете «Баланс взаиморасчетов с контрагентами». В данном отчете отражается информация о количестве гостей, о номероднях и услугах, подлежащих оплате контрагентом, об оплате, полученной от контрагента и не распределенной по услугам, о начисленном агентском вознаграждении и др.
Отчет «Показатели доходности» используется для анализа эффективности работы гостиницы. Он содержит сведения об использовании номерного фонда по корпусам и типам номеров, о проценте загрузки и средней стоимости номера. В нем также представлена информация о распределении выручки по корпусам, типам номеров, видам услуг и дополнительных услуг.
В прикладном решении реализована выгрузка данных в программу «1С:Бухгалтерия 8».
В процессе внедрения решение может быть дополнительно интегрированно с программными продуктами для автоматизации ресторана, с «Тарификатором телефонных переговоров» и модулем «Электронные замки».
Программный продукт получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие 8».