учет фирменной одежды в бухгалтерском и налоговом учете

Бухгалтерский и налоговый учет форменной одежды: проводки

Организовывая деятельность в сфере услуг, предприниматели и предприятия сталкиваются с необходимостью содержать свой персонал по подобающем виде, например, одевая всех в форму. В статье расскажем про бухгалтерский и налоговый учет форменной одежды, дадим описание и рассмотрим порядок приобретения.

Необходимость форменной одежды

Персонал, одетый в форменную одежду, содержащую логотип организации, является дополнительной рекламой фирме, а также подтверждает ее статус. Со стороны сотрудников, такая одежда тоже является дополнительным стимулом, ведь одевая ее, сотрудник представляет фирму, его внешний вид и поведение создают впечатление о предприятии в целом. Иногда наличие униформы требуют контролирующие органы, для некоторых работников трудовой день в рабочей униформе это обязанность.

Рассмотрим их подробнее:

Отличие форменной одежды от специальной

Не следует путать два понятия – специальная и форменная одежда. Специальная одежда предназначена в первую очередь для того, чтобы уменьшить воздействие каких-либо вредных и опасных факторов на сотрудника при производственной деятельности. А форменная одежда в первую очередь предназначена для того, чтобы обозначить принадлежность сотрудника к своей фирме.

Обоснование необходимости приобретения формы

Наличие форменной одежды в фирме может быть предусмотрено законодательством, ведомственными документами, либо внутренними документами компании. Подтвердить обоснованность экономических затрат в первом и втором случае сложности не представляет. А по поводу самостоятельного решения компании, у налоговиков могут возникнуть некоторые вопросы.

Для того чтобы избежать ненужных споров при проверке налоговыми органами, необходимо грамотно прописать свое решение в распорядительных документах компании.

Такими документами могут выступать приказ или положение об обеспечении формой сотрудников компании. В данных актах следует прописать должности тех сотрудников, ношение формы для которых является обязательным условием, нормы, порядок получения и возврата (в случае если это предусмотрено) одежды сотрудником, срок ношения и учет. Иногда, наличие формы требует заказчик. В этом случае, при заключении с ним договора на оказание услуг необходимо закрепить данное требование

Бухгалтерский учет одежды

Для того, чтобы определиться как принять к учету форменную одежду (ФО), нужно определиться с тем, чьей собственностью она будет являться – персонала или организации. Форменная одежда остается собственностью организации. Выдача сотруднику такой одежды установлена в виде временного пользования, учитываться она должна либо в составе МПЗ, либо в составе ОС.

В составе материально-производственных запасов форма учитывается в том случае, если стоимость ее составляет менее 40 тыс. рублей. При этом срок эксплуатации не имеет значения. Списание можно проводить следующими способами:

Так как при данном виде учета расходы на одежду в полном объеме списываются в себестоимость продукции, необходимо обеспечить контроль за формой, если срок ее использование более года. Например, организовать журнал учета движения и состояния форменной одежды.

В составе ОС форму учитывают в том случае, если ее стоимость более 40 тыс. руб., а срок использования более 1 года. Срок использования устанавливается компаниями на свое усмотрение, но учитывая рекомендаций производителя. В учетной политике необходимо прописать метод, которым будет начисляться амортизация.

Если форменная одежда является собственностью сотрудника, то при передаче ее сотруднику стоимость одежды относят к прочим расходам, счет 91-2. Читайте также статью: → «Счет 91. Учет прочих доходов и расходов. Проводки». Следует сделать следующие проводки:

Дополнительными проводками при передаче форменной одежды сотруднику будут следующие:

Налоговый учет формы

Для целей налогообложения учет формы также зависит от того передается она в пользование сотруднику или останется в собственности фирмы.

Но когда законодательством это не предусмотрено, необходимо соблюдение условий, выдвигаемых контролирующими организациями. А именно:

При передаче одежды сотруднику стоимость ее учесть следует в составе расходов по оплате труда.

При ситуации, когда форменная одежда передана в собственность сотрудника, передачу ее признают реализацией и, соответственно, с рыночной стоимости одежды нужно начислить НДС. За налоговую базу при этом принимают цену одежды на момент покупки.

Однако, споры ведутся по поводу того, нужно ли удерживать НДФЛ, если покупка формы предусмотрена законодательством. К сожалению однозначного ответа на этот вопрос нет, поэтому решить данный вопрос должна компания самостоятельно. Читайте также статью: → «Порядок исчисления и уплаты НДФЛ».

Особенности учета форменной одежды

В тех случаях, когда форменная одежда осталась в организации и является ее собственностью, то все затраты на ее хранение, стирку и ремонт являются обязанностью компании. При этом, данные расходы по ее содержанию учитывают в обычном порядке.

Потеря формы сотрудником или ее порча дает право работодателю взыскать него стоимость одежды, учитывая при этом сумму износа на дату порчи.

Нередко компании обязывают сотрудников покупать у работодателя форму. В этом случае она естественно переходит в собственность сотрудника, а в компании учитывается в качестве обычной реализации.

Источник

Учет форменной одежды в организациях

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Необходимость ношения специальной «форменной» одежды в современных экономических условиях обусловлена влиянием такого фактора, как имидж организации.

Имидж в целом складывается из местоположения организации, предлагаемых услуг и удобств, внешнего восприятия и внутренней атмосферы, уровня квалификации обслуживающего персонала, и тому подобное. Одним из атрибутов, позволяющих судить о качестве организации, является внешний вид обслуживающего персонала. Естественно, что организация, работники которой имеют свою форменную одежду, объединенную единым фасоном, цветом, отделкой и отличительными знаками оставляет приятное впечатление у клиента.

Поэтому нередко организации предусматривают ношение своими работниками форменной одежды. Нужно сказать, что понятие «форменной одежды» несколько отличается от понятия «специальная одежда». Форменная одежда не используется работником для защиты от вредного воздействия, она скорее предназначена для создания благоприятного имиджа организации. Обязательность ношения форменной одежды для работников той или иной организации может быть продиктована и требованиями законодательства и требованием, установленным руководителем организации.

При налогообложении по налогу на прибыль можно предусмотреть, что форменная одежда выдается работникам исключительно для производственных целей и материальные расходы должны быть учтены организацией.

Во-первых, в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), в состав материальных расходов включаются расходы на приобретение спецодежды в полном размере по мере выдачи. Причем, здесь ничего не говорится о том, что спецодежда выдается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Правда, НК РФ содержит условие по нормированию выданной спецодежды в пункте 5 статьи 255 НК РФ. Но, обратите внимание на то, что это условие прописано в отношении спецодежды, остающейся в личном пользовании работников. Согласно пункту 5 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда работников относится:

«…стоимость выдаваемых работникам бесплатно в соответствии с законодательством Российской Федерации предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном постоянном пользовании (сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам)».

На основании этого можно сделать вывод, что форменная одежда, выдаваемая работнику во временное пользование (причем даже не в связи с обязательными требованиями, а просто по инициативе работодателя), может быть учтена при налогообложении в составе материальных расходов, но это вызовет неизбежный спор с налоговыми органами.

А вот если форменная одежда выдается, так скажем, «навсегда», то учесть стоимость ее при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыли, нельзя.

Теперь коснемся бухгалтерского и налогового учета форменной одежды. Если срок использования форменной одежды превышает 12 месяцев, то в бухгалтерском учете организации она учитывается в составе основных средств.

Если стоимость данной одежды превышает 10 000 рублей, и срок использования свыше 12 месяцев, то в целях исчисления прибыли форменная одежда будет признана амортизируемым имуществом. Таково требование пункта 1 статьи 256 НК РФ.

Сроки полезного использования амортизируемого имущества установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 года №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы». В классификации основных средств, форменная одежда не упоминается, поэтому организация вправе установить срок самостоятельно, при этом можно воспользоваться рекомендациями изготовителя одежды. Как правило, такой же срок устанавливается и для целей бухгалтерского учета. Рассмотрим на примере более подробно.

В январе организация для своего подразделения приобрела 4 комплекта форменной одежды, предназначенной для сотрудников. Стоимость одного комплекта составляет 12 390 рублей (в том числе НДС – 1 890 рублей). В феврале все 4 комплекта были выданы работникам.

Организация (на основании рекомендаций изготовителя одежды) установила, что срок полезного использования одного комплекта составляет два года. Амортизация начисляется линейным способом.

В целях налогообложения организация использует метод начисления.

В используемом примере, ежемесячная норма амортизации по форменной одежде составляет 4,16 % (1:24 месяца х 100%), а ежемесячные амортизационные начисления по четырем комплектам составят 1 747,2 рубля ((12 390 рублей – 1 890 рублей) х 4,16% х 4 штуки).

Амортизация начисляется с марта текущего года месяца следующего за месяцем ввода форменной одежды в эксплуатацию.

В бухгалтерском учете организации данные операции будут отражены следующим образом:

Если срок использования форменной одежды менее 12 месяцев (или равен), то в бухгалтерском учете она учитывается в составе материально-производственных запасов. В налоговом учете такие затраты на форменную одежду единовременно списываются в состав материальных расходов, на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

Изменим условия примера 1 и предположим, что организация приобрела для сотрудников 10 комплектов форменной одежды по цене 5 900 рублей за штуку (в том числе НДС – 900 рублей). Срок полезного использования составляет менее 12 месяцев.

Тогда в бухгалтерском учете организации это отразится следующим образом:

Теперь посмотрим, будут ли возникать НДФЛ и ЕСН.

Если форменная одежда предназначена только для использования на работе, то нельзя считать, что работник получил от организации какой либо доход, поэтому стоимость такой формы не будет облагаться налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Ведь в этом случае форменная одежда продолжает числиться в учете организации, следовательно, у физического лица не возникает объекта налогообложения по НДФЛ.

С этой же точки зрения следует подходить и в отношении ЕСН, а также взносов в Пенсионный фонд.

В том случае, если форменная одежда выдается работнику в постоянное личное пользование, то ситуация несколько иная.

Если организация выдает работнику форменную одежду в постоянное пользование, то НДФЛ начисляется и удерживается в обязательном порядке. Таково требование статьи 210 НК РФ, согласно которой при определении налоговой базы по налогу учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

В отношении необходимости начисления ЕСН существует две точки зрения. Рассмотрим обе.

Первая заключается в том, что в соответствии с пунктом 1 статьи 237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (причем независимо от формы выплаты), а выдача форменной одежды в постоянное пользование представляет собой не что иное, как выплату в натуральной форме. Поэтому на основании пункта 4 статьи 237 НК РФ стоимость форменной одежды должна включаться в налоговую базу по ЕСН. Следует заметить, что именно такой точки зрения придерживаются налоговые органы.

Есть и другая точка зрения, позволяющая не начислять ЕСН. Аргументом для нее является статья 53 НК РФ, согласно которой налогооблагаемая база по налогу является всего лишь характеристикой объекта налогообложения, которая не может возникнуть ранее, чем сам объект налогообложения.

Объекты налогообложения по ЕСН перечислены в статье 236 НК РФ, где натуральные выплаты в пользу физических лиц не указаны. Выдача форменной одежды не является денежной выплатой в пользу физического лица, поэтому на основании пункта 1 статьи 236 НК РФ не может рассматриваться в качестве объекта налогообложения. Следовательно, начислять ЕСН не нужно.

Если вы не готовы спорить с «налоговиками», воспользуйтесь первым из предложенных вариантов, так как вторая точка зрения может быть доказана только в суде.

Согласно пункту 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2000 года №184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», на начисленную по всем основаниям оплату труда (доход) работников начисляются страховые взносы.

В соответствии с пунктом 4 вышеназванных Правил и пунктом 12 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 года №765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации», не начисляются страховые взносы на стоимость форменной одежды, выдаваемой работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации бесплатно или с частичной оплатой и остающейся в личном постоянном пользовании.

Так как выдача форменной одежды законодательством не предусмотрена, то сумма компенсации подлежит обложению взносами на обязательное социальное страхование от нечастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Рассмотрим, как будут сделаны в бухгалтерском учете организации проводки.

Предположим, что учет в организации ведется с использованием субсчетов:

69-1 «ЕСН в части, зачисляемой в ФСС РФ»;

69-2 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;

69-3 «Расчеты по ЕСН в части, зачисляемой в федеральный бюджет»;

69-4 «Расчеты по пенсионному обеспечению в части страховых взносов на обязательное пенсионное страхование на финансирование страховой части трудовой пенсии»;

69-5 «Расчеты по пенсионному обеспечению в части страховых взносов на обязательное пенсионное страхование на финансирование накопительной части трудовой пенсии»;

69-6 «Расчеты по ЕСН в части, зачисляемой в фонды обязательного медицинского страхования».

Источник

Учет форменной и специальной одежды

Покупка специальной и форменной одежды сотрудникам компании чаще — производственная необходимость, нежели прихоть руководства. Расходы на экипировку, согласно Налоговому кодексу РФ, должны быть обоснованны и документально подтверждены. НК РФ не дает никаких разъяснений по вопросу учета расходов на форменную одежду, а позиции ведомств и судебные решения часто противоречат друг другу. Со спецодеждой ситуация немного проще, но и здесь есть свои тонкости.

Ранее Минфин России высказывал мнение, что затраты на фирменную одежду с логотипом следует учитывать в качестве материальных расходов или расходов на оплату труда, если обязанность по предоставлению одежды установлена законодательством РФ. Сейчас позиция ведомства изменилась и оно полагает, что учесть расходы на приобретение форменной одежды и обуви в составе материальных расходов можно, если они передаются работникам организации во временное пользование и не являются амортизируемым имуществом (письмо Минфина РФ от 19 июля 2012 г. № 03-03-06/1/349).

В любом случае покупку специальной и форменной одежды оформлять придется, и бухгалтер традиционно без работы не останется.

Существенная разница

Итак, форменная одежда показывает принадлежность сотрудников к конкретной организации, предназначена для повышения узнаваемости и улучшения имиджа компании. Специальная одежда является средством индивидуальной защиты работников.

Форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме, а товарный знак (логотип, символика) следует наносить непосредственно на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жилет (письмо Минфина РФ от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99). Наличие этих признаков подтверждает экономическую обоснованность расходов на приобретение форменной одежды в целях налогообложения прибыли.

Выдается данный вид экипировки работникам, как правило, по решению руководства компании. Но есть случаи, когда обеспечение работников формой предусмотрено федеральными законами, к примеру сотрудники ведомственной охраны (Федеральный закон от 14 апреля 1999 г. № 77-ФЗ «О ведомственной охране» ), работники гостиниц (Приказ Минспорттуризма России от 25 января 2011 г. № 35).

Так как нормы и порядок выдачи форменной одежды не закреплены положениями действующего законодательства, организация в праве разработать их и зафиксировать в соответствующих распорядительных документах самостоятельно.

Противоположная ситуация сложилась с выдачей сотрудникам специальной одежды. Обязанность организации обеспечить работников спецодеждой установлена трудовым законодательством.

Произведенные налогоплательщиком расходы на приобретение женских колготок, являющихся частью форменной одежды официанток, обоснованы и могут быть учтены в составе материальных расходов на основании пп. 3 п. 1Ст 254 НК РФ. К такому выводу пришел ФАС Московского округа в своем постановлении от 2 августа 2006 г. № КА-А40/6794-06.

Причем главным аргументом суда явилось то, что в штате компании, основной деятельностью которой является общественное питание, предусмотрены должности официанток, для которых рекомендовано использование форменной одежды (п. 1.4 Типовой инструкции по охране труда для официанта, утв. Постановлением Минтруда России от 24 мая 2002 г. № 36).

Правила обеспечения работников спецодеждой, спецобувью и другими средствами защиты (СИЗ) утверждены приказом Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г. № 290н (ред. от 27 января 2010 г.).

Так, если сотрудники заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, то им должны быть выданы все необходимые СИЗ бесплатно (приказ Минздравсоцразвития РФ от 27 января 2010 № 28н). Выдача производится по типовым нормам, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 221ТК РФ и пп. 5.2.31 п. 5 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2012 г. № 610).

Чей гардеробчик?

В зависимости от того, передается специальная и форменная одежда в собственность работника, оплачивается сотрудником частично или остается на балансе организации, будет зависеть порядок исчисления НДФЛ, НДС, налога на прибыль и страховых взносов. Рассмотрим существующие варианты.

Налог на прибыль

При условии, что форменная одежда передается в собственность работника, компания для целей налогообложения, вправе учесть затраты на ее приобретение, как расходы на оплату труда (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/502). В ситуации, когда обмундирование предоставляется сотрудникам бесплатно, в составе расходов отражается его полная стоимость. Если же работник оплачивает затраты на приобретение спецодежды частично, то в расходы на оплату труда включается сумма, равная разнице между расходами на покупку формы и суммой, уплаченной за нее сотрудником.

Расходы на выдачу спецодежды могут быть учтены в составе материальных расходов в целях налогообложения прибыли, если опасные условия труда подтверждены аттестацией рабочих мест, а спецодежда и иные СИЗ выдаются работникам по типовым либо повышенным нормам, улучшающим их защиту по сравнению с типовыми (письма Минфина РФ от 16 февраля 2012 г. № 03-03-06/4/8 и от 16 марта 2011 г. № 03-03-06/1/143). Отметим, что затраты на приобретение только спецодежды и иных СИЗ могут быть включены в состав материальных расходов, при условии, что они не являются амортизируемым имуществом.

Передачу форменной одежды в собственность работника, в целях исчисления НДС стоит рассматривать как операцию по реализации, являющуюся объектом обложения налогом на добавленную стоимость (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Налогооблагаемая база в данном случае определяется как рыночная стоимость формы (п. 1 ст. 154 НК РФ).

Заявить к вычету «входной» НДС, уплаченный продавцу, компания в праве, когда форменная одежда является собственностью организации. Для этого необходимо: оприходовать товар на склад, наличие первичных документов и счетов-фактур с указанием суммы налога, выставленных продавцом.

При передаче форменной одежды в собственность работнику, у него возникает доход в натуральной форме (п.1 ст. 210 НК РФ). Налоговая база в этом случае, как и при расчете НДС, определяется исходя из рыночной стоимости экипировки (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Стоимость форменной одежды облагается НДФЛ, если она принадлежит организации, выдается сотрудникам на время, а после окончания срока службы отправляется на склад для утилизации (письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/19).

Спецодежда не является объектом налогообложения НДФЛ, так как находится в собственности организации и выдается работникам в пользование на время работы (письмо Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/214).

Страховые взносы

Стоимость форменной одежды, передаваемой работникам бесплатно и остающейся в их личном пользовании, страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды не облагается (пп. 9 п. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При этом, если выдача формы не предусмотрена нормами законодательства РФ, страховые взносы придется заплатить. Причем их размер будет определяться исходя из цен, указанных сторонами договора (п. 6 ст. 8 Федерального закона № 212-ФЗ).

Стоимость спецодежды, на основании п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, объектом налогообложения страховыми взносами не признается.

Отчет о покупках

При учете форменной одежды в составе материально-производственных запасов, ее стоит следует принять к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01).

Когда срок службы форменной одежды более 12 месяцев, то в соответствии с ПБУ 6/01 ее можно учесть, как основное средство. Документооборот осуществляется с применением первичных документов, форма которых утверждена Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

От того, переходит право собственности на форменную одежду сотруднику или нет, будет зависеть порядок ее списания. Если сотрудник становится полноправным владельцем форменной одежды, ее стоимость (остаточная стоимость) списывается с кредита счета 10 «Материалы» или 01 «Основные средства» в состав прочих расходов (в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»).

Когда право собственности на форму принадлежит компании, ее стоимость можно списать с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу).

>>> Приобретенную спецодежду в бухгалтерском учете включают в состав оборотных активов по фактической стоимости и отражают на счете 10 «Материалы» (п. 11, п. 13 Методических указаний по учету спецодежды, утв. Приказом Минфина России № 135н). И это не зависит от ее стоимости и срока полезного использования (пп. «в» п. 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Движение спецодежды учитывается с применением счета 10 «Материалы», к которому открываются субсчета 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (п. 13 и п. 20 Методических указаний).

При поступлении спецодежды на склад необходимо оформить Приходный ордер (форма № М-4 ). Выдается экипировка на основании Лимитно-заборной карты (форма № М-8) или требования-накладной (форма № М-11) с записью в личной карточке сотрудника (форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Другой вариант, можно воспользоваться любыми другими формами первичных документов, разработанных самой организацией самостоятельно (п. п. 15, 16, 19, 36, 61 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды).

Чтобы оформить приобретение и движение спецодежды, бухгалтеру необходимо сделать следующие записи:

Екатерина Петрова, эксперт журнала «Московский бухгалтер»

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Источник