учет электронной подписи в бюджетном учреждении
Все об электронной подписи для бюджетной организации
В статье отвечаем на вопросы:
Какие бывают электронные подписи
Сначала ответим на вопрос, что такое электронная подпись (ЭП). Это цифровая информация, которая привязана к подписываемому цифровому документу. Она позволяет установить лицо, которое подписало этот документ. Часто встречается и иной законодательно устаревший вариант названия ЭП — электронная цифровая подпись (ЭЦП), который будет использован и в данном материале.
Цифровая виза может быть полезна не только юрлицу, но и простому человеку. Цифровая подпись для физлиц решает те же задачи, что и для компаний. ЭЦП для ИП отличается только пакетом нужных для оформления документов. Получить ЭЦП можно и за час, а можно и за три-пять рабочих дней, это зависит от готовности пакета документов. Купить ЭЦП можно и самостоятельно и через посредников.
ЭП бывает простой и усиленной. Выделяются усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная ЭП.
Простая ЭП
Простая ЭП — логины и пароли в почтовом ящике в Интернете, в аккаунте на каком-либо сайте, различные коды доступа в виде СМС. Простая ЭП создается инструментами информационной системы, где она используется, и указывает на своего создателя. Сегодня практически любой пользователь интернета (регистрируясь на каком-либо сайте) делает простую ЭП сам.
Самые частые случаи применения такой ЭП — это получение госуслуг, заверение информации при корпоративном электронном документообороте (ЭДО), банковские операции, аутентификации в информационных системах. ФЗ № 63 запрещает подписание документов, которые содержат гостайну, простой ЭП либо ее применение в информационной системе с такой тайной.
Бюджетные организации могут использовать этот инструмент в (ЭДО) для первичных документах бухучета (расчетная и платежная ведомости, уведомление о лимитах бюджетных обязательств и др.). Такая возможность появилась после разъяснений Минфина России в Письме № 03-03-06/1/45323.
Простая неквалифицированная ЭП
Программы криптошифрования и закрытый электронный ключ ЭП формируют усиленную неквалифицированную ЭП. Она определяет персону обладателя плюс дает возможность проверки файла на предмет отсутствия в нем изменений после отправки. Благодаря ей можно участвовать в госзакупках (поставщиком) на шести специальных торговых площадках.
Данный инструмент используют и для ЭДО, когда между его участниками есть соответствующая предварительная договоренность. ЭДО — четырехсторонняя разновидность документооборота, где участвуют:
Бюджетные учреждения обязательно используют эту ЭП (требование ФЗ № 44), когда участвуют в госзакупках. Также этот вид подписи нужен бюджетным организациям для работы с государственными информационными ресурсами, например Росимущества, Роскомнадзора и др.
Усиленная квалифицированная ЭП
В электронных торгах такая ЭЦП позволяет быть поставщиком и заказчиком, помогает оформить банковскую гарантию, обратиться в ФАС или арбитраж. Она пригодится для ведения ЭДО внутри либо вне компании, отчета перед контролирующими органами, обмена документами с ФНС, работы с государственными информационными системами (ФТС, «Электронный бюджет»).
Что нужно для оформления
Бюджетному предприятию потребуются следующие документы для получения ЭП:
Перечень документов для полной идентификации обладателя ключа может быть разным.
Оформление ЭП
Процесс оформления ЭП можно отразить в виде следующего списка действий:
Журналы учета электронных подписей: как вести и хранить
Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.
Что такое журналы учета ключей ЭП
Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации. В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи. Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP.
Кому нужно вести журналы учета ключей ЭП
Лицензиаты ФСБ
Эти компании оказывают платные услуги, связанные с использованием СКЗИ: их разработкой, распространением, установкой, обслуживанием и т.д. Это могут быть удостоверяющие центры, которые выпускают сертификат электронных подписей, или, например, дистрибьюторы СКЗИ.
К лицензиатам предъявляется самый большой список требований по соблюдению инструкции. Они должны создать у себя орган криптографической защиты информации, разработать свой регламент по соблюдению инструкции и вести журналы учета ключей ЭП и СКЗИ. Орган криптозащиты контролирует, как организация соблюдает инструкцию из приказа ФАПСИ №152.
Организации, которые не являются лицензиатами ФСБ
Обязательно соблюдать приказ ФАПСИ №152 и вести журналы учета ключей ЭП должны предприятия, которые используют СКЗИ для защиты конфиденциальной информации, если такая информация по закону подлежит защите — например, для персональных данных или при передаче отчетности. В приказе их называют «обладатели конфиденциальной информации».
Если организации используют СКЗИ для защиты информации, не подлежащей обязательной защите, то требования инструкции ФАПСИ носят рекомендательный характер. Например, это касается компании, которая приобрела сертификат ЭП и средства криптозащиты только для внутреннего пользования — подписания внутренних документов, шифрования результатов своей работы.
Организациям, которые будут соблюдать требования приказа ФАПСИ №152, нужно создать регламент хранения и использования электронных подписей на основе утвержденной приказом инструкции и вести журналы учета. Сделать это можно одним из двух способов:
Какие журналы учета вести
Инструкция устанавливает два типа журналов:
Способ заполнения журнала отличается в зависимости от типа СКЗИ, от того кто ведет журнал: обладатель ключей ЭП или орган криптографической защиты. Подробно детали заполнения описаны в приказе ФАПСИ № 152.
Форма журнала поэкземплярного учета для органа криптографической защиты — для лицензиатов ФCБ:
Форма журнала поэкземплярного учета для обладателей конфиденциальной информации:
Типовая форма технического (аппаратного) журнала:
Чтобы скачать формы для заполнения журналов, перейдите по ссылке.
Что такое порядок использования и хранения ключей ЭП и СКЗИ
Кроме журналов учета инструкция также рекомендует организациям разработать и соблюдать свой регламент хранения и использования ключей ЭП. Для регламента нет единой типовой формы, поэтому компания может разработать документ самостоятельно. Для этого нужно изучить инструкцию и адаптировать требования именно под свою компанию.
Несмотря на то, что регламент в разных компаниях будет отличаться, есть общие требования — регламент должен указывать правила, по которым в организации:
Что будет, если не соблюдать инструкцию и не вести журналы учета
Как определить КОСГУ для покупки ЭЦП?
О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях
Вопрос
Какой КОСГУ применить для покупки ЭЦП по 223-ФЗ?
Ответ
Выбор КОСГУ зависит от предмета договора.
— по подстатье 226 КОСГУ, если договор включает:
— по статье 310 КОСГУ (или подстатье 346 КОСГУ в зависимости от того, к основному средству или материальному запасу его отнесете), если usb-носитель для ключа ЭП приобретаете отдельно по договору поставки.
Обоснование
По вашему вопросу в СПС КонсультантПлюс представлены следующие материалы.
По какому коду видов расходов и статье КОСГУ отразить расходы на приобретение ключа электронной подписи и сертификата к нему
Это зависит от предмета договора (контракта), заключенного с удостоверяющим центром.
Как правило, приобретение ЭП включает в себя оплату следующих услуг:
3) создание электронной подписи, которое предполагает:
4) передачу неисключительных прав (лицензии) на использование программного обеспечения для работы с ЭП.
Такие расходы отражайте по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ и одному из следующих кодов видов расходов (Порядки N N 85н, 209н):
Если же usb-носитель для ключа ЭП приобретаете отдельно по договору поставки, то его стоимость отразите по статье 310 КОСГУ или подстатье 346 КОСГУ в зависимости от того, к основному средству или материальному запасу его отнесете (с учетом срока полезного использования).
При оплате сертификата ключа проверки ЭП расходы отразите по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».
С 01.01.2021 для отражения расходов на приобретение лицензионных прав вместо подстатьи 226 КОСГУ применяйте с учетом срока использования (Порядок N 209н):
Расходы на приобретение ЭП могут включать в себя оплату следующих услуг:
1) создание ЭП, которое предполагает:
2) передача неисключительных прав (лицензии) на использование ПО для работы с ЭП.
Обычно вышеуказанные расходы осуществляются в рамках одного лицензионного договора. В этом случае отражайте их в учете аналогично расходам на приобретение лицензионного ПО.
Оплата таких услуг, как правило, производится в виде фиксированного разового платежа и не предполагает поэтапную сдачу товаров (работ, услуг). Поэтому на дату заключения лицензионного договора отнесите их на расходы будущих периодов по дебету счета 0 401 50 000 с последующим отнесением на финансовый результат (затраты) текущего года (п. 302 Инструкции N 157н).
Одновременно полученные в пользование права учтите на забалансовом счете 01. Списать их с забалансового учета можно только по истечении срока действия лицензионного договора или по иным предусмотренным законом основаниям (п. п. 66, 333 Инструкции N 157н).
Расходы будущих периодов списывайте на финансовый результат (затраты) текущего года на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) в порядке и сроки, предусмотренные учетной политикой. Например, ежемесячно в течение срока действия договора (п. 302 Инструкции N 157н, разд. 2 Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухучета).
Для отражения расходов на приобретение ЭП оформите бухгалтерские записи:
в бухгалтерском учете бюджетного учреждения
Учет электронной подписи в бюджетном учреждении
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Возможен ли приём к бухгалтерскому учёту первичных документов, таких как счёт, акт выполненных работ, товарная накладная, в специализированной программе с применением электронной подписи (без предоставления на бумажном носителе) в бюджетном учреждении? Надо ли это закреплять в учетной политике учреждения?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учреждение может принимать к учету первичные электронные документы при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, а также заверены квалифицированной электронной подписью. Детальный порядок принятия к учету таких документов устанавливается в рамках формирования учетной политики.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Электронный документооборот в деятельности учреждения
С развитием информационных технологий в деятельности практически любой организации растет доля электронного документооборота. Важнейшими вопросами при этом являются придание юридической силы документам, составленным на машинных носителях для внутренних информационных систем и систем общего пользования, а также защита таких документов. Об электронной цифровой подписи (ЭЦП), электронном документе, а также об обмене документами, удостоверенными ЭЦП, пойдет речь далее.
В настоящее время обмен электронными документами с использованием ЭЦП может осуществляться при представлении налоговой и бюджетной отчетности, при совершении сделок, обработке персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Расширению возможностей использования электронных документов способствует формирование обширной правовой базы, направленной на регулирование условий и порядка применения аналога собственноручной подписи – ЭЦП.
Однако на сегодняшний день в законодательстве имеются нераскрытые нюансы, а российская правовая практика уступает мировому опыту в определении статуса электронных документов и их составных частей.
Электронный документ или документ в электронной форме
Основы электронного документооборота устанавливают Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) и от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 1-ФЗ).
Статья 3 Закона № 1-ФЗ определяет электронный документ как документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Указанное определение представляется крайне неудачным.
Дело в том, что набор информации, представленной в электронно-цифровой форме, остается всего лишь набором информации. Такая точка зрения подтверждена определением, содержащимся в Типовом законе ЮНСИТРАЛ об электронной торговле, принятом Комиссией ООН по праву международной торговли1 (далее – Типовой закон).
В подп. «а», ст. 2 Типового закона говорится, что сообщение данных (информация в форме сообщения данных) – это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими.
Здесь следует вспомнить, что такое документ вообще. Еще Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» в ст. 1 установил, что документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Таким образом, документ имеет определенные реквизиты, которые позволяют его опознавать. Аналогичные положения содержит Закон № 149-ФЗ.
Состав реквизитов документов, как правило, устанавливается законом (например, п. 5 ст. 169 «Счет-фактура» Налогового кодекса РФ), актом исполнительного органа государственной власти (например, Актом о результатах инвентаризации учреждения бюджетного учета, утвержденным Инструкцией № 148н2) или инструкциями по делопроизводству в организации, утвержденными локальными нормативными актами.
С учетом вышеизложенного, более предпочтительным является определение электронного документа, данное в п. 3 ст. 11 Закона № 149-ФЗ. Из него следует, что электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью, – это электронное сообщение, подписанное ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи.
Отсюда можно сделать вывод, что основным реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу и подтверждающим его подлинность, является ЭЦП либо иной аналог собственноручной подписи (например, PIN-код).
Также необходимо обратить внимание на то, что в ряде случаев законодатель пытается разграничить понятия «электронный документ» и «документ в электронной форме (в электронном виде)».
Действующее законодательство Российской Федерации рассматривает понятия “электронный документ” и “документ в электронной форме” как синонимы. Например, о документе в электронной форме см. п. 4 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», о документе в электронном виде см. Приказ МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
Учитывая вышесказанное, правильнее будет разграничить понятия «информация, представленная в электронно-цифровой форме» и «электронный документ / документ в электронной форме» (при наличии установленных законодательством реквизитов и в случаях, предусмотренных законом).
Общие положения об ЭЦП
При участии в электронном документообороте (особенно в сетях общего пользования) всегда существует риск несанкционированного доступа к информационному обмену. При этом такой доступ может осуществляться в различных целях (например, для дискредитации участников информационного обмена, извлечения выгоды, из хулиганских побуждений и т. п.). Для защиты участников электронного обмена в документах применяется ЭЦП.
Упоминавшаяся ранее ст. 3 Закона № 1-ФЗ определяет ЭЦП как реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Значит, целями использования ЭЦП являются защита документа от подделки, идентификация владельца ключа подписи (отправителя документа) и установление отсутствия искажений в документе.
Для раскрытия в доступной форме процедуры применения ЭЦП необходимо объяснить еще ряд понятий, содержащихся в ст. 2 Закона № 1-ФЗ:
– под криптографическим преобразованием следует понимать разновидность шифрования информации, обеспечивающую ее конфиденциальность, возможность однозначной идентификации лица – отправителя информации и исключающую возможность ее несанкционированного изменения; такое шифрование информации осуществляется посредством использования средств ЭЦП;
– средства ЭЦП – сертифицированные аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание ЭЦП в электронном документе с использованием закрытого ключа ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей ЭЦП;
– закрытый ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи, предназначенная для создания ЭЦП. По сути, такой ключ представляет собой программу, предназначенную для шифрования информации в электронном документе;
– открытый ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для проверки подлинности электронного документа и установления лица, от которого исходит документ; открытый ключ ЭЦП оформляется в виде сертификата ключа подписи и передается иным участникам закрытого информационного обмена;
– сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица удостоверяющего центра, который включает в себя открытый ключ ЭЦП; удостоверяющий центр выдает документ для сертификата ключа подписи участнику информационной системы для подтверждения подлинности ЭЦП и идентификации владельца сертификата ключа подписи;
– удостоверяющий центр – лицензированное юридическое лицо, изготавливающее и выдающее сертификаты ключей подписей, ведущее соответствующие реестры выданных сертификатов, создающее ключи ЭЦП и т. д.; например, Федеральное агентство по информационным технологиям является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи, ведет реестр сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц федеральных органов государственной власти, обеспечивает доступ к ним граждан, организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления3;
– владелец сертификата ключа подписи – физическое лицо, уполномоченное организацией на участие от ее имени в электронном документообороте.
В упрощенном виде процедура использования ЭЦП выглядит следующим образом: передающая сторона изготавливает электронный документ и подписывает его, используя закрытый ключ ЭЦП; адресат получает документ и с использованием открытого ключа ЭЦП проверяет подлинность полученного документа, устанавливает принадлежность ЭЦП автору – владельцу ключа подписи, а также проверяет документ на отсутствие в нем несанкционированных модификаций.
Пути реализации возможностей электронного документооборота
ЭЦП в бюджетном учете
Основы применения электронных документов в бюджетном учете установлены Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ). В частности, п. 6 ст. 13 Закона № 129-ФЗ предусматривает, что при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством РФ.
Бюджетный кодекс РФ (далее – БК РФ) относит к компетенции Минфина России, в том числе, установление единой методологии и стандартов бюджетного учета и бюджетной отчетности (ст. 165, п. 1 ст. 264.1 БК РФ). В развитие указанных положений утверждены Инструкция № 148н и Инструкция № 128н4.
В п. 8 Инструкции № 148н предусмотрена возможность автоматизации бюджетного учета, основанная на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета. При этом согласно письму Минфина России от 28.05.2007 № 07-05-06/134 правила документооборота и технология обработки учетной информации вместе с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, устанавливаются в приложении к учетной политике учреждения.
Обратите внимание!
При ведении бухучета в электронной форме составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации должны производиться с применением ЭЦП, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Такая точка зрения подтверждается разъяснениями Минфина России, например письмом от 19.05.2006 № 02-14-13/1297 «Ведение бухгалтерского учета на электронных носителях».
Согласно Инструкции № 128н бюджетная отчетность составляется главными распорядителями, распорядителями, получателями бюджетных средств, главными администраторами, администраторами доходов бюджетов, главными администраторами, администраторами источников финансирования дефицита бюджетов, финансовыми органами и органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов.
Согласно подп. 2 и 4 Инструкции № 128н бюджетная отчетность предоставляется на бумажных носителях и (или) в виде электронного документа, с представлением на электронных носителях или путем передачи по телекоммуникационным каналам связи в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств, главным администратором доходов бюджета, главным администратором источников финансирования дефицита бюджета, финансовым органом и органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета, с обязательным обеспечением защиты информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В дополнение ко всем перечисленным выше нормативным правовым актам появляется все больше правовых норм, предусматривающих возможность представления электронных документов участниками бюджетных отношений. Например, в соответствии с п. 2 Приказа Минфина России от 01.09.2008 № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета» для оплаты денежных обязательств получатели средств федерального бюджета представляют в орган Федерального казначейства по месту их обслуживания Заявку на кассовый расход (код по КФД 0531801) или Заявку на получение наличных денег (код по КФД 0531802). При наличии электронного документооборота заявки получателей представляются в орган Федерального казначейства в электронном виде с применением ЭЦП (в электронном виде).
К сожалению, вышесказанное не означает, что получатели бюджетных средств обладают безусловным правом на использование электронных документов в отношениях с внешними пользователями финансовой отчетности. Одной из проблем в рассматриваемой нами области является неготовность органов Федерального казначейства к взаимодействию с бюджетными организациями в рамках электронного информационного обмена. При этом такая неготовность не противоречит действующим нормативным правовым актам.
Как мы помним из положений Инструкции № 128н, представление бюджетной отчетности осуществляется впорядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств, главным администратором доходов бюджета, главным администратором источников финансирования дефицита бюджета, финансовым органом и органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета (то есть и органами Федерального казначейства тоже).
Показательными с этой точки зрения являются положения Приказа Казначейства РФ от 10.10.2008 № 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов».
В частности, при кассовом обслуживании исполнения бюджетов разных уровней и осуществлении органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов по исполнению соответствующих бюджетов информационный обмен между участниками бюджетного процесса и органами Федерального казначейства осуществляется в электронном виде с применением средств ЭЦП на основании Договора (соглашения) об обмене электронными документами.
Если у участника бюджетного процесса или органа Федерального казначейства отсутствует техническая возможность информационного обмена в электронном виде, обмен информацией между ними осуществляется с применением документооборота на бумажных носителях с одновременным представлением документов на машинном носителе.
Таким образом, в настоящее время электронный обмен осуществляется с учетом возможностей, имеющихся у участников бюджетных отношений.
ЭЦП в налоговой отчетности
Из совокупности положений п. 3 и 4 ст. 80 Налогового кодекса РФ следует, что налогоплательщики могут сдавать налоговые декларации и прилагающиеся к ним документы по установленным форматам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых превышает сто человек, сдача декларации в электронном виде обязательна.
Порядок представления налоговой отчетности в электронном виде урегулирован Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи5 (рекомендации, утвержденные данным документом, вступают в силу с даты, установленной приказом о внедрении в промышленную эксплуатацию программного обеспечения участников информационного взаимодействия в электронном виде), а также Методическими рекомендациями об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи6.
В частности, в процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами: налоговой декларацией (расчетом), информационным сообщением о доверенности, квитанцией о приеме, уведомлением об отказе, извещением о вводе, подтверждением даты отправки электронного документа, уведомлением об уточнении, извещением о получении, сообщением об ошибке. Все перечисленные документы, сформированные в электронном виде, должны быть подкреплены ЭЦП уполномоченных представителей сторон информационного обмена.
Форматы представления налоговой отчетности в электронном виде устанавливаются Приказами ФНС России (например, Приказом ФНС России от 18.07.2008 № ММ-3-6/321@ «Об утверждении общих требований к форматам представления налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (на основе XML) (версия 5)»).
Чтобы упорядочить электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами и в том числе устранить множественность программно-аппаратных средств, используемых в таком документообороте, а также для создания единой системы удостоверяющих центров ФНС России издала Приказы от 26.03.2009 № ММ-7-6/141@ «Об утверждении унифицированного формата транспортного сообщения при информационном взаимодействии налогоплательщиков и налоговых органов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» и от 13.06.2006 № САЭ-3-27/346@ «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров».
Отметим, что п. 3 ст. 15 Закона № 129-ФЗ определено, что бюджетные организации представляют месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность вышестоящему органу в установленные им сроки. Таким образом, бухгалтерская отчетность бюджетными организациями в налоговый орган не представляется7.
Также следует упомянуть, что согласно письму ФНС России от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 «О налоге на добавленную стоимость» при применении норм законодательства о косвенных налогах налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного ЭЦП руководителя и главного бухгалтера организации. То есть счет-фактура оформляется на бумажном носителе с приложением собственноручных подписей уполномоченных лиц.
Иные случаи применения ЭЦП
Действующее законодательство РФ устанавливает целый ряд случаев возможного использования электронных документов с применением ЭЦП.
Обработка персональных данных работников организации. Например, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» предусматривает представление ряда документов (заявок, уведомлений) и др. в электронной форме. Согласно ст. 14 и 22 данного закона такие документы должны быть подписаны ЭЦП.
Использование ЭЦП в сфере государственного управления. В частности, ст. 16 Закона № 1-ФЗ устанавливает, что федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов ЭЦП уполномоченных лиц указанных органов, организаций.
Очень подробным актом с точки зрения правового регулирования электронного документооборота является Постановление Правительства Москвы от 10.04.2007 № 249-ПП «Об утверждении порядка работы органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы с электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью». Постановление направлено на дальнейшее развитие и совершенствование работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме «одного окна».
Заверение сделок. Возможность использования ЭЦП при совершении сделок предусмотрена ст. 160 Гражданского кодекса РФ и ст. 11 Закона № 149-ФЗ. Кроме того, при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд значительная доля документооборота может осуществляться в электронной форме8.
Предоставление и заверение личных данных застрахованных лиц в рамках пенсионного страхования. Представление страхователями сведений в электронной форме о застрахованных лицах предусмотрено ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», положения которого, в частности, конкретизирует Постановление Правления ПФ РФ от 01.10.2003 № 139п «О Порядке представления страхователями сведений о включаемых в трудовой (страховой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у них застрахованными лицами до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования». При этом сведения могут представляться в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.
Расчеты с персоналом по оплате труда. Статья 136 Трудового кодекса РФ предусматривает возможность выплаты заработной платы в безналичной форме (например, с применением банковских карт). При этом передача списков на зачисление заработной платы может осуществляться в рамках электронного документального оборота в системе «клиент – банк». Кстати, согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации, утвержденным Приказом Минфина России от 25.12.2008 № 145н, услуги кредитных организаций на выплату заработной платы с использованием банковских карт относятся на код классификации операций сектора государственного управления 226 «Прочие работы, услуги»9
Следует упомянуть еще одно очень важное практическое свойство электронного документа – его способность служить письменным доказательством в арбитражном процессе в порядке, установленном ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Интересно, что Высший Арбитражный Суд РФ еще в 1995 году указал, что при подтверждении юридической силы документа ЭЦП этот документ может признаваться в качестве доказательства по делу, рассматриваемому арбитражным судом (Письмо ВАС РФ от 07.06.1995 № С1-7/ОЗ-316).
В заключение необходимо отметить, что приведенный выше перечень отношений, при реализации которых допускается представление электронных документов с применением ЭЦП, не является исчерпывающим. Законодательная база в отношении ЭЦП постоянно дорабатывается и расширяется.
1Комиссия ООН по праву международной торговли, Резолюция Генеральной Ассамблеи A/51/628 от 16.12.1996.
2 Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н.
3 Постановление Правительства РФ от 30.06.2004 № 319 (ред. от 16.03.2009) «Об утверждении Положения о Федеральном агентстве по информационным технологиям».
4Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденная Приказом Минфина России от 13.11.2008 № 128н
5 Приказ ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
6 Приказ МНС России от 10.12.2002 № БГ-3-32/705@ (с изм. от 08.08.2003) «Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
7 См. письмо МНС России от 27.03.2004 № 02-2-07/19@ «О предоставлении бухгалтерской отчетности бюджетными учреждениями», Письмо УФНС РФ по г. Москве от 26.04.2005 № 20-12/29899 «О представлении бухгалтерской и налоговой отчетности бюджетными организациями».
8 Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
9 Письмо Минфина России от 18.05.2009 № 02-03-09/2039 «О порядке оплаты за счет средств соответствующего бюджета услуг кредитных организаций».
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.