учет движения денежных средств в кассе организации
Учет денежных средств в кассе организации
Учет кассовых операций и денежных документов регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
К синтетическому счету 50 для учета операций по видам открывают аналитические субсчета:
Порядок ведения операций
Поступление наличных денег в организацию оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1), а выдача денег — расходным ордером (форма КО-2). Каждый приходный и расходный ордер записывают в журнал регистрации ордеров (форма КО-3) и в кассовую книгу (форма КО-4). Индивидуальные предприниматели имеют право книгу не вести.
Максимально возможная сумма хранения наличных средств в кассе называется кассовый лимит. Он рассчитывается организацией самостоятельно, исходя из ежедневных объемов поступлений и выдачи наличных средств.
Индивидуальные предпринимателя и юридические лица, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, могут не устанавливать кассовый лимит, записав это в учетной политике.
Электронные кассовые ордера
Учет движения ценностей по кассе предприятия разрешается вести с использованием электронных ордеров, но для этого кассир должен иметь квалифицированную электронную подпись. Приняв деньги, кассир может не распечатывать приходный кассовый ордер, а направить квитанцию к ПКО, подписанную цифровой подписью, на электронную почту вносителя.
Расходный ордер (РКО) можно не распечатывать в том случае, если он подписан двумя цифровыми подписями — кассира и получателя наличных.
Бухгалтерский учет операций
Если в организации есть касса, бухучет осуществляется на основании ПКО и РКО. При наличии обособленных подразделений в каждом открывается кассовая книга. Копия ее ежедневно передается в головной офис.
Наиболее типичные проводки по кассовым операциям:
Бухгалтерский учет движения денежных средств в организации
Что означает бухгалтерский учет операций с денежными средствами?
Бухгалтерский учет движения денежных средств заключается в отражении на бухгалтерских счетах записей по перемещению денег хозсубъекта. Состав и операции, характеризующие приход денег и использование их организацией, перечислены в ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств». Проанализировать соответствующие записи бухучета позволяет одноименный бухгалтерский отчет — форма 4, в которой аккумулируются все возможные движения денег организации.
Как отражается бухгалтерский учет денежных средств на расчетных и прочих счетах?
Бухгалтерский учет денежных средств организации в безналичной форме организуется с применением счетов бухучета:
При этом расчетные счета применяются по рублевым операциям, а валютные счета отражают списание и поступление денег в валюте других стран. Специальные счета предусматривают наличие аккредитивов, чековых книжек и депозитных вкладов, на которых размещаются деньги организации или предпринимателя.
Что касается сч. 57, он используется в случаях, когда даты списания денежных средств из кассы (поступления в кассу) и их оприходования на расчетный счет (списания с расчетного счета) отличаются. В частности, это может быть, если фирма пользуется услугами инкассатора.
Как отражать в бухгалтерском учете переводы в пути, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Поступление денег на любой из счетов хозсубъекта отражается по их дебету (Дт 51, 52, 55, 57), а списание — по кредиту (Кт 51, 52, 55, 57).
Как вести бухгалтерский учет денежных средств в кассе?
Условия, которых следует придерживаться при работе с наличными деньгами, содержатся в указании ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее − порядок).
Обратим внимание на важные моменты указанного порядка:
В бухучете проводки по операциям с наличными, осуществленные через кассу, делаются с использованием сч. 50 «Касса»: при получении денег делается запись по Дт 50, при выдаче денег — задействуется Кт 50.
Об использовании в бухучете счета 50 см. в статье «Что означает дебет 50 и кредит 50, 71, 51, 76 (нюансы)?».
Чем бухучет денежных средств ИП отличается от учета на предприятии?
Условия осуществления бухгалтерского учета денежных средств для некоторых ИП несколько отличаются от рассмотренного ранее порядка. Предпринимателям, осуществляющим свою деятельность на спецрежимах, разрешено не организовывать бухгалтерский учет (подп. 1 п. 2 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Такие ИП также вправе:
Освобождение от применения бухучета освобождает такого ИП от составления формы 4, также такое право есть у всех субъектов малого предпринимательства.
Итоги
Ведение бухгалтерского учета денежных средств должно быть осуществлено всеми организациями путем отражения учетных записей, а при наличии кассы — с соблюдением правил кассовой дисциплины. ИП-спецрежимники осуществляют учет денежных средств в упрощенном порядке.
Тема 7. Учет денежных средств организации
Цель: формирование у студентов представления о сущности операции с денежными средствами, правилах их отражения в учете.
Задачи:
Оглавление
7.1. Учет денежных средств в кассе организации
Денежные средства представляют собой совокупность денежных средств, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах.
Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скорость оборота которых во многом определяется эффективностью всей предпринимательской деятельности. Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающим абсолютной ликвидностью, т. е. способностью немедленно выступать средством платежа по обязательствам организации.
Операции, связанные с хранением, получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации принято называть кассовыми операциями.
В соответствии с данными документами:
Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.
Наличные средства организации получают в банках с расчетного счета по чеку из чековой книжки.
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена лимитом остатка наличных денег в кассе.
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководством предприятия.
Лимит кассы устанавливается каждой организации индивидуально на основе расчета по форме № 0408020, утвержденном Положением ЦБ РФ от 5 января 1996 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
Организации обязаны сдавать в банк все наличные средства сверх установленного лимита.
Организации имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Выполняет кассовые операции кассир. Прием кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После издания приказа руководитель организации обязан под расписку ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет полную ответственность за сохранность принятых им ценностей (денежных средств, документов).
7.2. Документальное оформление движения денежных средств в кассе
Кассовые операции осуществляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1).
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным документам – платежной ведомости, расходной ведомости, заявление на выдачу денег и др. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.
Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям (расчетно-платежные) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны механизированным способом.
Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма № КО-4).
Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах под копирку шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов кассовой книги служат отчетом кассира.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
7.3. Инвентаризация кассы
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассира в каждой организации производится инвентаризация средств в кассе с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Приказ о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, определяющим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также состав комиссии; подписывается руководителем; вручается представителю комиссии, регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
Комиссия проводит проверку фактического наличия денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе путем полного пересчета и составляет акты по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».
В результате инвентаризации средств в кассе могут быть обнаружены недостача или излишки.
Порядок ведения кассовых операций систематически проверяется банком, обслуживающим данную организацию.
Проверка банка проводится не реже 1 раза в 2 года.
За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций взимается штраф.
С 1 июля 2002 г. в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях предусмотрено наложение административного штрафа за превышение лимита кассы, за осуществление расчетов наличными с другими организациями сверх установленных размеров, за неоприходование (неполное оприховодание) в кассу денежной наличности на должностных лиц организации в сумме 4000 – 5000 руб., на юридических лиц в размере 40 000 – 50 000 руб.
7.4. Синтетический учет кассовых операций
Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса».
Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи.
Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.
Типовые бухгалтерские проводки по учету средств в кассе приведены в табл. 7.1.
Типовые бухгалтерские проводки по учету средств в кассе
Учет наличных денежных средств
Учет наличных денежных средств обычно называют кассовым, потому что все операции, связанные с наличностью, не только осуществляются в помещении, называемом «касса», но и проводятся по счету 50 «касса» в плане счетов. Правда, если организация реализует товары, услуги или работы в розницу, наличность может находиться в торговых точках, но ее тоже нужно складывать в кассу — специальный контрольный аппарат, выбивающий чеки покупателям. Кто может работать с наличными деньгами, как вести их учет и какие нужны документы?
План счетов
Учет движения денежных средств в наличном варианте осуществляется по счету 50 «касса» в плане счетов бухучета. Этот счет является активным синтетическим и к нему обычно открывают субсчета, показывающие движение наличных денежных средств в разрезе:
По каждому из субсчетов необходимо вести аналитику в разрезе движения по каждому отделу.
Уполномоченный работник
Заниматься движением наличных денежных средств и его учетом должен уполномоченный специалист: кассир или бухгалтер, который является материально-ответственным лицом и проводит все операции с первичными документами и занесением данных в регистры. С работником организация заключает договор о полной финансовой ответственности. Однако на многих первичных расходных документах также должна стоять подпись главного бухгалтера, который напрямую контролирует оборот наличности.
Кассовый лимит
Законодательно предусмотрено, что для всех организаций, которые имеют кассу и осуществляют налично-денежные расчеты, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, банк должен установить кассовый лимит. Это остаток денег, который можно хранить, не сдавая в банк. Организация не имеет права выходить за пределы этого лимита.
Учетные документы
Учет денежных средств кратко осуществляется на основе первичных документов — расходных и приходных кассовых ордеров в регистрах бухучета. Ордера может выписывать уполномоченный бухгалтер или кассир. Первичка имеет ряд обязательных реквизитов:
Приход наличных денег в кассу оформляется приходным ордером, а выдача — расходным. Получатель денег должен собственноручно написать, сколько наличных денег получил, и подписаться. Ордера регистрируются в специальном журнале, где им присваиваются порядковые номера.
Для массовых выплат сотрудникам (зарплата, премии, аванс и т. п.) применяется платежная ведомость. В ней пишется список фамилий и инициалов получателей и причитающиеся им суммы. Напротив каждой суммы ставится подпись в ее получении. На основании ведомости все равно оформляется сводный расходный ордер, к которому она прикладывается.
Кроме того, обязательным является ведение кассовой книги. В этом регистре фиксируются все движения наличности за каждый день и выводится остаток средств на следующий день. Книга заполняется в двух экземплярах: один лист остается в ней, второй (отрывной) подлежит сдаче в бухгалтерию вместе с первичными документами за день. Никаких исправлений в самой книге, а тем более в первичных кассовых документах не допускается.
Бухучет наличности
Информацию о поступлении наличных средств в организацию бухгалтер отражает по дебету счета 50, а расходование — по кредиту. В рамках одного договора коммерческая организация имеет право принять от контрагента не более 100 000 рублей. При этом необходимо применять контрольно-кассовую технику (ККТ) с функцией передачи данных онлайн, которая выдает фискальные чеки. Неприменение ККТ грозит серьезными штрафами.
Для синтетического учета применяется журнал-ордер по счету 50 и главная книга, аналитику бухгалтер ведет по каждому подразделению отдельно в специальных регистрах. Сальдо (остаток) необходимо выводить не реже одного раза в месяц. Данные по учету должны корреспондироваться с другими счетами.
Проводки по кассе
У большинства компаний и предпринимателей есть касса. Через нее проводят расчеты с покупателями, выдают деньги в подотчет или заработную плату и так далее. Все движения денег по кассе бухгалтер фиксирует соответствующими проводками — расскажем о них.
Операционная и основная кассы
Иногда возникает недопонимание при использовании слова «касса». Это связано с тем, что есть два понятия: операционная и основная касса.
Первая — привычная онлайн-ККТ, которую можно встретить в магазинах, салонах и в местах, где продают товары или услуги населению. Через операционную кассу проводят продажу товаров или услуг и иногда оформляют возврат денег. Для учета движения наличных денег по операционной кассе открывают субсчет 50.2.
Вторая — это место, где хранятся все наличные деньги компании. Через нее не только оформляют поступление денег от продаж, но и выдают зарплату, деньги в подотчет, переводят наличку на счет в банке, принимают взносы от учредителей и так далее. Перечень операций гораздо обширнее. Для наличных денег компании устанавливают лимит кассы. Для учета движения налички по основной кассе открывают субсчет 50.1.
Проводки по основной кассе через счет 50
Движение наличных денег всегда происходит через счет 50 «Касса». Это активный счет, то есть по дебету отражают приходы денег, а по кредиту — расходы. К поступлениям относят выручку от продажи товаров, снятие наличных с расчетного счета, возврат подотчетных средств. А к расходам — оплату контрагентам, выдачу зарплаты, подотчетных средств, пособий, компенсаций и так далее.
Проводки поступления денежных средств в кассу
В таблице мы собрали наиболее популярные операции по поступлению денежных средств в кассу.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 50.1 | 50.2 | Переместили деньги из одной кассы в другую (если их несколько). Например, из операционной в основную. |
| 50.1 | 51 | Сняли деньги с расчетного счета в кассу. |
| 50.Валюта | 52 | Сняли валюту с расчетного счета в кассу. |
| 50.1 | 55 | Сняли деньги со специального счета в кассу. |
| 50.1 | 60 | Отразили возврат в кассу ранее выданного аванса поставщику. |
| 50.1 | 62 | Отразили поступление денежных средств от покупателя. |
| 50.1 | 66/67 | Получили краткосрочный / долгосрочный заем наличными деньгами. |
| 50.1 | 70 | Работник вернул излишне перечисленную зарплату в кассу. |
| 50.1 | 71 | Сотрудник вернул неизрасходованные подотчетные деньги. |
| 50.1 | 73 | Сотрудник внес деньги в счет возмещения займа. Сотрудник внес деньги в счет погашения материального ущерба. |
| 50.1 | 75 | В кассу внесли вклад в уставный капитал. |
| 50.1 | 76 | В кассу поступили деньги по претензии по договору. |
| 50.1 | 79 | В кассу поступили деньги от обособленного подразделения. |
| 50.1 | 90 | Отразили поступление денежных средств от покупателя (проводка используется при продаже товаров в розницу, так как оплата и отгрузка происходят одновременно, следовательно, счет 62 можно не использовать). |
| 50.1 | 91 | Обнаружили излишки денег в результате инвентаризации Поступила выручка от продажи прочих активов компании Отразили положительную курсовую разницу. |
При поступлении денег в кассу кассир компании составляет приходный кассовый ордер (ПКО) по форме КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. При этом вносить исправления в этот документ нельзя. Ошибка или помарка приведет к недействительности ПКО.
Информацию о каждом оформленном ПКО заносите в кассовую книгу по форме КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
Проводки списания денежных средств из кассы
Проводки по списанию денег из кассы собраны в таблице.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 51/57 | 50.1 | Деньги из кассы передали в банк для зачисления на расчетный счет (счет 57 используется в том случае, если деньги еще не поступили на расчетный счет, а находятся «в пути»). |
| 58 | 50.1 | Купили акции другой компании за наличные. Выдали другой компании займ наличными. |
| 60 | 50.1 | Выдали из кассы аванс поставщику. |
| 62 | 50.1 | Вернули денежные средства из кассы покупателю. |
| 66/67 | 50.1 | Погасили полученный краткосрочный / долгосрочный заем или проценты по нему. |
| 69 | 50.Денежные документы | Выдали рабочим путевки, оплаченные за счет средств ФСС. |
| 70 | 50.1 | Выдали из кассы зарплату. |
| 71 | 50.1 | Выдали сотруднику деньги в подотчет. |
| 73 | Выдали из кассы сотруднику путевку, билет или талон на бензин. | |
| 75 | 50.1 | Выплатили доход учредителю. |
| 76 | 50.1 | Прочие выплаты из кассы. |
| 79 | 50.1 | Выданы деньги из кассы подразделению организации. |
| 81 | 50.1 | Выкуплены собственные акции у акционеров. |
| 91 | 50.1 | Отразили отрицательную курсовую разницу. |
| 94 | 50.1 | В результате инвентаризации кассы обнаружили недостачу. |
Выдачу денег из кассы оформляйте расходным кассовым ордером (РКО) по форме КО-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Вносить в него исправления также нельзя.
Каждый выданный РКО фиксируйте в кассовой книге.
Проводки для операционной кассы
Перечень операций, которые совершаются через операционную кассу скромнее, поэтому и проводок меньше.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 50.2 | 50.1 | В операционную кассу передали разменные деньги для расчетов с розничными покупателями. |
| 50.2 | 90.1 | Отразили выручку от розничной продажи. Проводку формируйте при закрытии смены (в конце рабочего дня). |
| 50.1 | 50.2 | Полученную по итогам смены выручку сдали в основную кассу организации. Разменные деньги вернули в основную кассу. |
При выдача разменных денег кассир основной кассы составляет РКО, а при приходовании — ПКО. Полученную за день выручку кассир операционной кассы фиксирует в отчете о закрытии смены.
Покупатель может попросить вернуть деньги обратно. Если он сделает это день в день с покупкой, то никаких проводок по основной кассе делать не нужно. Выручку по операционной кассе вы оприходуете в конце смены по отчету о закрытии смены, где сумма возврата будет сразу учтена.
Если возврат оформлен не день в день, то постройте следующую проводку.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 62 | 50.1 | Оформлен возврат покупателю по РКО |
Проводки для онлайн-касс с эквайрингом
Эквайринг — это возможность принимать безналичную оплату за товары или услуги. Расчет в таком случае проходит через онлайн-кассу, но в безналичной форме. А значит проводки со счетом 50 тут не уместны.
Поэтому, если вы применяете онлайн-кассу с эквайрингом, используйте счета 51 и 57 для учета поступлений. Продажу с эквайрингом оформляйте следующим образом.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 57 | 90 | Покупатель произвел оплату банковской картой. Деньги еще не поступили на ваш расчетный счет. Они на специальном счете банка-эквайера |
| 51 | 57 | Банк-эквайер перечислил деньги на ваш расчетный счет |
| 91 | 57 | Банк удержал причитающуюся ему комиссию за услуги эквайринга |
Этот вариант подходит, если ваш банк зачисляет деньги от покупателя вам на счет с небольшой отсрочкой. В договоре должен быть прописан срок возмещения средств по операциям эквайринга (обычно 1-3 дня).
Есть банки, которые предлагают зачислять деньги от покупателей на счет компании день в день. Особенно это распространено у банков, которые сотрудничают с малым бизнесом. В таком случае счет 57 можно не использовать.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 51 | 90 | Покупатель произвел оплату банковской картой. Банк в тот же день перечислил деньги на расчетный счет компании |
| 91 | 51 | Банк удержал комиссию за услуги эквайринга |
Возврат денег покупателю на его банковскую карту также возможен. Более того, это обязательно, если покупку он оплачивал именно картой. Для этого строятся следующие проводки.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 62 | 57 | Заявление на возврат денежных средств со счета компании на банковскую карту покупателя передано в банк |
| 57 | 51 | Деньги перечислены покупателю |
Комиссию за эквайринг, которую банк удержал при первичном расчете, вернуть не получится, так как услуга банком уже была оказана. Удерживать комиссию с покупателя тоже нельзя, так как он должен получить возмещение всей суммы, которую уплатил при покупке.
Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. Программа поможет вести учет наличных денег не только в основной кассе, но и во всех операционных кассах. Сведите вероятность недостач к минимуму! Все новички могут тестировать сервис бесплатно 14 дней.