учет движения денежных средств в аптеке
Учет денежных средств в аптеке
Учет денежных средств является обязанностью любого предпринимателя. В аптеке денежные расчеты с покупателями могут производиться как наличными, так и за безналичный расчет через банк. Порядок учета кассовых операций устанавливается ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), но порядок и сроки внутренних проверок, а также способы сохранения наличности определяет аптечная организация.
Учет денежных средств осуществляется с учетом приходных и расходных ордеров. Расходные ордеры оформляются на операции, требующие изъятия из кассы некоторой суммы, например, при выдаче заработной платы или сдаче выручки в конце дня. Приходные ордеры оформляются на операции, при которых в кассу поступают дополнительные денежные средства, например, поступление средств от выручки, вливания на выплату заработной платы.
Поскольку аптеки проводят денежные операции с наличными средствами, они должны оборудовать кассу, ведение которой передается кассиру или фармацевту. Касса должна быть зарегистрирована в налоговом органе и быть исправна. К использованию допускаются только кассовые аппараты с фискальной памятью и средствами визуального контроля. После регистрации кассы предприятие заводит журнал кассира-операциониста. Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.
Кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему средства, поэтому к работе на ККМ допускаются только лица, хорошо знающие порядок и правила эксплуатации кассового аппарата.
В начале смены кассир и администратор вместе снимают показания счетчика ККМ и делают об этом запись в книге кассира-операциониста, заверенную подписями. Далее оформляется контрольная лента с указанием на ней следующих реквизитов:
— тип и заводской номер ККМ
— дату и время начало работы
— подписи кассира и администратора
В начале смены кассир должен проверить наличие чековой и контрольной ленты, при необходимости произвести замену. Обязательно нужно оценить качество четкости реквизитов на кассовом чеке, для чего производится печать нескольких пустых чеков.
В конце смены процедура снятия показаний повторяется. Показания счетчиков, размер выручки, тип и номер ККМ указываются на конце контрольной ленты, которую вместе с книгой кассира-операциониста подписывает представить администрации аптечного учреждения. Контрольные ленты хранятся 15 дней в упакованном виде в бухгалтерии после инвентаризации.
Согласно законодательству, организации вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (лимит – это максимум наличных денег, которые можно держать в кассе на конец смены). Фармацевтические организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3 рабочих дней, включая день получения их в банке.
Правила ведения бухучета в аптеке (нюансы)
Как может работать аптека?
Для аптечных предприятий характерны некоторые отличия от стандартной организации розничной торговли:
Отличия от иных видов розничной торговли приводят к появлению соответствующих нюансов в бухучете аптечного предприятия.
Специфика учета при изготовлении лекарств по рецепту в аптеке
Процесс создания лекарства в аптеке включает в себя:
ВАЖНО! Возможен вариант, когда лекарство создается из компонентов, предоставленных заказчиком (полностью либо частично).
Подобное распределение этапов неслучайно. Каждый из них должен найти свое отражение в бухгалтерских регистрах. Так, для этапа создания лекарства ведется один регистрационный журнал, а для этапа фасовки — другой.
Основной причиной такого деления является влияние этапов на налоговый учет по НДС:
Таким образом, при изготовлении лекарств в аптеке должен быть обеспечен раздельный учет по торговле готовыми препаратами и по созданию в самой аптеке препаратов по рецепту. Кроме того, для целей налогового учета в бухучете должны идентифицироваться:
Специфика учета при прочих услугах населению
Кроме изготовления лекарств, специализированные аптечные предприятия могут оказывать населению услуги по прокату медицинской техники и изделий медназначения. Также некоторые аптеки могут работать как комиссионные магазины по реализации медтехники б/у.
В отношении продажи комиссионных медицинских товаров действуют нормы п. 2 ст. 156 НК РФ: комиссионные не облагаются НДС. Однако для применения нормы следует помнить обязательные условия такого освобождения (в соответствии со ст. 149 НК, на которую законодатель ссылается в ст. 156 НК):
Отсюда следует, что бухгалтерский учет в аптеке, реализующей товары по комиссии, должен обеспечивать пообъектную аналитику принимаемых на комиссию товаров. Чтобы в дальнейшем была возможность правильно учесть их реализацию и комиссионные, в том числе для целей налогообложения.
У налогоплательщиков часто возникают споры с ФНС, связанные с применением льгот по НДС. Узнать, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, можно из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Подробнее об освобождении от НДС читайте здесь.
В отношении услуг по прокату ситуация следующая: поскольку услуги по прокату отдельно в НК в качестве льготных не упомянуты, а по действующему классификатору ОКВЭД 029-2014 (утв. постановлением Росстандарта России от 31.11.2014 № 14-ст) коды 77.39.26 «Аренда и лизинг приборов, аппаратов и прочего оборудования, применяемого в медицинских целях» относятся к разделу аренды, а не медицины — обложение НДС по прокату/аренде у аптек должно происходить на общих основаниях.
Таким образом, в аптеках следует обеспечить и раздельный учет по операциям по передаче в прокат, в аналитике медтехники и медизделий.
Особенности учетного контроля за лекарствами, отпуск и стоимость которых регулируются государством
В соответствии со ст. 60 закона «Об обращении лекарственных средств» от 12.04.2010 № 61-ФЗ государство устанавливает верхний предел цен для некоторых категорий лекарств по утверждаемым перечням. Критериями для попадания препарата в перечень обычно выступают жизненная потребность в данном препарате и его важность в комплексной медицинской помощи.
Из этого имеются несколько последствий для бухгалтера в аптеке:
ВАЖНО! В любой аптеке должен быть в наличии минимальный запас лекарств первой необходимости, большинство из которых включены в регулируемый перечень. Поэтому совсем исключить из аптечного оборота убыточные позиции нельзя.
Кроме того с 01.07.2020 введена обязательная маркировка лекарственных препаратов. С этой даты они должны маркироваться, а сведения о них должны вноситься в систему «Честный знак». Правила маркировки лекарственных препаратов утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.12.2018 № 1556.
За производство или продажу лекарств без маркировки или с нарушением порядка ее нанесения предусмотрены санкции. С 01.12.2021 они изменятся. Как именно, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Дополнительные регистры учета в аптеке
Для регистрации событий в деятельности аптеки предусмотрено ведение многих специфических форм. Например, следует вести отдельный регистр по неправильно оформленным рецептам, по показаниям приборов в помещениях, где хранятся лекарства и т.п. В этой статье остановимся на тех формах, которые могут служить также документами для бухучета:
Итоги
Нюансы бухучета в аптеке связаны с особенностями налогообложения деятельности аптек в части НДС, а также с государственным регулированием аптечно-фармацевтического сектора.
3.3 Учет денежных средств аптечной организации
Денежные средства предприятия – это аккумулированные в наличной и безналичной формах деньги организации, находящиеся в постоянном хозяйственном обороте. В зависимости от формы выделяют и два направления в работе с денежными средствами: учет кассовых операций (для наличной формы) и учет банковских операций (для безналичной формы и денежных документов).
3.3.1 Учет кассовых операций
Правила осуществления кассовых операций Кассовые операции – операции по приему, хранению и расходу
наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.
Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:
1. Соблюдение лимита остатка кассы Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк,
осуществляющий ее кассовое обслуживание, Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).
2. Использование наличной выручки Расходование наличной выручки согласовывается с банком и
ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.
3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами.
Согласно указанию ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами» данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.
4. Применение контрольно-кассовой техники
При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр.
Поступление наличных денег в кассу
Наличные деньги поступают в кассу организации: с банковских счетов организации от покупателей (выручка от продаж)
от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм) в оплату за денежные документы
от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба) от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.
Деньги, которые поступают в кассу как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.
Таблица 23. Алгоритм заполнения приходного кассового ордера.
Учет наличных денег в аптеке
«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 6
Организация работы по ведению кассовых операций
Назначаем ответственных
В целях организации работы по ведению кассовых операций руководитель организации (или предприниматель) определяет сотрудника из числа своих работников (кассира), который будет вести кассовые операции и оформлять кассовую документацию, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. Однако законодательство не запрещает проводить кассовые операции самим руководителем.
Примечание. Если в организации имеется несколько кассиров, то один из них должен выполнять функции старшего кассира.
Действующее российское законодательство не устанавливает общеобязательных требований к оборудованию кассового узла. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций определяются юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) самостоятельно (п. 7 Указания N 3210-У).
Определяем право подписи кассовых документов
В соответствии с п. 4.1 Указания N 3210-У кассовые операции оформляются следующими кассовыми документами:
К сведению. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
Кассовые документы оформляются и подписываются:
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются им.
Снабжаем кассира необходимыми инструментами для оформления кассовых операций
Кассир организации снабжается печатью, содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
Закрепляем способ оформления кассовых документов
Кассовые документы могут быть оформлены:
Исключаем исправления в кассовых документах
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает внесение исправлений в первичные учетные документы. Но сделать это можно только в том случае, если данные действия не запрещены федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона).
В кассовые документы вносить исправления запрещено. Сказанное касается как документов, оформленных на бумажном носителе (абз. 2 пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У, п. 16 Положения по ведению бухучета ), так и документов, оформленных в электронном виде, после их подписания (абз. 3 пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).
Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
В остальных первичных документах исправления допустимы. Исправление должно быть заверено теми лицами, которые его составляли, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц. Кроме того, необходимо проставить дату исправления.
Порядок приема и выдачи наличных денежных средств Обязанности кассира при поступлении денег в кассу
Приходные кассовые операции аптечной организации связаны с поступлением наличных денежных средств в кассу. Примерами их являются:
Обратите внимание! Прием наличных денег проводится по ПКО. В силу п. 5.2 Указания N 3210-У при продаже товаров за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется один ПКО (см. также п. 3 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
При получении ПКО кассир обязан:
Если вносимая сумма не соответствует сумме, прописанной в ПКО, кассир обязан:
Примечание. Требования к порядку работы с денежной наличностью и к ведению кассовых операций предусматривают оприходование в кассу полученных юридическим лицом денежных средств в день их поступления. Данное правило относится и к обособленным подразделениям (п. 5.3 Указания N 3210-У).
Обязанности кассира при выдаче денег из кассы
Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств. В число таких операций входят:
Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется РКО (п. 6 Указания N 3210-У), при этом обязанностями кассира являются:
Ведение кассовой книги В организации
Записи в книге кассир производит по каждому ПКО и РКО, оформленным соответственно на полученные, выданные наличные деньги.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир обязан:
В обособленном подразделении
Обособленное подразделение самостоятельно оформляет кассовые операции и ведет свою кассовую книгу независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций своим обособленным подразделением (Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255).
Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги (ф. 0310004) в порядке, установленном организацией с учетом срока составления ею бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Примечание. Требования к порядку работы с денежной наличностью и к ведению кассовых операций предусматривают оприходование в кассу полученных организацией денежных средств в день их поступления. Под оприходованием в кассу денежной наличности понимается ряд последовательных действий, которые необходимо совершить в день ее поступления (в том числе оформить ПКО о поступивших наличных денежных средствах в кассу организации). В тот же день требуется внести в кассовую книгу организации записи о поступивших денежных средствах, невыполнение которых свидетельствует о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.
Лимит остатка наличных денег
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
Лимит остатка наличных денег для вновь созданной организации определяется исходя из ожидаемого объема поступлений (п. 1 Приложения к Указанию N 3210-У).
Пример 1. Согласно распорядительным документам аптечная организация сдает наличную выручку в банк раз в три дня. Как рассчитать лимит остатка наличных денег, если сумма выручки аптеки за 15.06.2017 составила 100 000 руб.?
В рассматриваемой ситуации в качестве расчетного периода взят один день (15.06.2017). Лимит остатка кассы в таком случае составляет 300 000 руб. (100 000 руб. / 1 день x 3 дн.).
Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Как рассчитать лимит остатка наличных денег, если сумма выручки аптеки за период с 15.06.2017 по 30.06.2017 составила 1 800 000 руб.?
Инкассация наличности осуществляется ежедневно.
В рассматриваемой ситуации расчетный период составляет 16 дней (с 15.06.2017 по 30.06.2017). Лимит остатка кассы в таком случае равен 112 500 руб. (1 800 000 руб. / 16 дн. x 1 день).
Как следует из полученных в приведенных примерах результатов, чем короче период между днями сдачи в банк аптечной организацией наличности, поступившей за проданные лекарственные препараты, тем меньше в ходе расчетов получается лимит остатка наличных денег.
Сверх установленного лимита организация обязана хранить денежные средства на банковских счетах.
Из этого правила имеются исключения. Так, накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается:
Обратите внимание! Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на данные выплаты) (п. 6.5 Указания N 3210-У).
В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
При наличии у организации обособленных подразделений необходимо руководствоваться следующими правилами:
Порядок работы с наличностью
Производить иные выплаты за счет наличной выручки организация (предприниматель) не вправе. В соответствии с п. 4 Указания N 3073-У за счет наличных денег, поступивших в кассу организации с ее банковского счета, осуществляются наличные расчеты в валюте Российской Федерации:
Обратите внимание! Наличные расчеты с физическими лицами осуществляются без ограничения суммы. Наличные расчеты между аптекой и другими организациями и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора, заключенного между данными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тыс. руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов (п. 5, 6 Указания N 3073-У).
Упрощенный вариант ведения кассовых операций
Упрощенный порядок ведения кассовых операций вправе применить субъекты малого предпринимательства, в том числе индивидуальные предприниматели. Указанием N 3210-У им разрешено:
Последнее из названных послаблений допускается при условии ведения обозначенными хозяйствующими субъектами в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учета доходов (доходов и расходов) и иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Обратите внимание! Из содержания Указания N 3210-У вовсе не следует, что коммерсанту запрещено оформлять кассовые документы. Он также может в случае необходимости принять решение о ведении кассовой книги. При принятии данного решения должны применяться правила, установленные названным документом в отношении юридических лиц.
Проверка кассовой дисциплины и применение санкций
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций влечет административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Контролирующие органы наложат административный штраф в случае:
В названных ситуациях размеры штрафных санкций составят:
К примеру, Первый арбитражный апелляционный суд (Постановление от 20.10.2016 N А11-5598/2016) пришел к выводу о наличии в деянии организации состава административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, назначив ей наказание в виде административного штрафа в размере 40 000 руб. Причиной послужило неоприходование в кассу обособленного подразделения наличных денежных средств в связи с отсутствием в нем кассовой книги. Суд подчеркнул, что ведение кассовой книги является обязательным для каждого обособленного подразделения юридического лица. Денежная наличность должна ежедневно приходоваться в кассу обособленного подразделения путем заполнения кассовой книги. При этом в кассу предприятия направляются вторые экземпляры заполненных листов кассовой книги.
Верховный Суд РФ в Определении от 21.03.2017 N 301-АД17-1036 отказал компании в передаче жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ. Арбитры указали, что доказательств невозможности соблюдения порядка ведения кассовых операций в силу чрезвычайных событий и обстоятельств, которые юридическое лицо не могло предвидеть и предотвратить при соблюдении той степени заботливости и осмотрительности, которая от него требовалась, в материалах дела не содержится.
В другом деле Верховный Суд РФ счел недоказанным инспекцией факт отсутствия кассовой книги в обособленном подразделении аптечной организации, отметив, что ее копии были представлены налогоплательщиком в инспекцию, и направил дело на новое рассмотрение (Постановление от 09.12.2015 N 33-АД15-2). В материалах данного дела, как отметили арбитры, не нашлось доказательств противоправных действий налогоплательщика, а также не были исследованы:
Вместе с тем суды порой признают наложение штрафов по ст. 15.1 КоАП РФ незаконным. Так, аптечная организация выиграла судебный спор с контролерами следующего содержания (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.12.2014 N 09АП-50035/2014 по делу N А40-86235/14). В ходе проверки инспекцией установлено неоприходование выручки. Суды же пришли к выводу, что денежные средства являются не фактической выручкой налогоплательщика, а возвратом денежных средств покупателю, который уменьшает общую выручку за день. Значит, в действиях аптеки отсутствует состав вменяемого ей административного правонарушения.
В заключение хотелось бы отметить, что срок давности привлечения к административной ответственности за совершение правонарушений, перечисленных в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, составляет два месяца со дня их совершения. По прошествии названного времени штраф взыскиваться не будет. Объясняется это нормами п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ, в соответствии с которыми производство по делу об административном правонарушении не может быть начато, а начатое производство подлежит прекращению в связи с истечением срока давности привлечения к административной ответственности (см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 23.04.2008 N 09-10/039388@).
Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов
Автор: Мария Трубеева, финансовый директор Нескучных Финансов
Говорят, что ДДС — это самый простой из управленческих отчетов. И это действительно так: нужно просто отражать, сколько денег поступило на счет и ушло с него. Никаких вам непоняток с этапами признания выручки и показателей, которые непонятно, как трактовать.
Но я как финансовый директор ответственно заявляю: отчет о движении денежных средств тоже не пальцем делан. В этой статье опишу, какие действия нужно предпринять, чтобы собирать ДДС регулярно и правильно.жимая на кнопку, вы принимаете Положение и Согласие на обработку персональных данных.
Что дает учет движения денежных средств
Когда вы внедрите ДДС, то будете знать всё про деньги вашего бизнеса. Да, это пока ничего не скажет о прибыли компании, эффективности ее работы — но вы хотя бы будете в курсе, что там с деньгами.
Вот главное, что показывает отчет о движении денежных средств:
сколько денег у вас на счетах
на каких именно кошельках лежат деньги
откуда приходят деньги
куда уходят деньги
Шаг 1. Выписать, за что вы получаете и на что тратите деньги
Перед тем, как начинать вести ДДС, выпишите все статьи доходов и расходов, которые только вспомните. Дайте списку отлежаться денек, посмотрите на него и дополните, если вспомните что-то еще. В итоге, у вас должен получиться длинный список всего, за что вы получаете и на что тратите деньги: поступления от клиентов, кредиты, покупка воды в офис, зарплаты и так далее.
Все это надо сделать заранее и с полной ответственностью. Можно, конечно, вспоминать новые статьи по ходу ведения ДДС. Но тогда вы не сможете использовать эти «разгоночные» месяцы для сравнения поступлений и трат в динамике. Хотите сравнить, почему в июне потратили больше, чем в мае, а не сможете — статьи не совпадают.
Шаг 2. Сгруппировать статьи поступлений и трат
У вас есть большой список, за что вы получаете и на что тратите деньги. И вот вы или ваш сотрудник садитесь заполнять отчет. Вводите сумму, хотите выбрать ее назначение — и выпадает огромное меню позиций на 50, из которых надо выбрать одну.
Развлечение сомнительное, плюс ко всему, бесполезное. Так ли вам важно видеть, что как вы тратили на интернет 1 000 рублей, так и тратите на протяжении года? Или что расходы на воду меняются на 300–500 рублей в месяц?
Мыслите более крупными мазками, группируйте похожие статьи.
Статьи
Группа
Вода в офис, канцтовары, уборка офиса, чай и печеньки
Рекламный бюджет в ВК,
рекламный бюджет в ФБ,
рекламный бюджет в Одноклассниках,
рекламный бюджет на контекстную рекламу
Интернет, телефон, почта
Детализация расходов внутри групп никуда не денется — все равно будете указывать, на что именно ушли деньги или откуда пришли деньги при вводе цифр. Но если с группой все нормально, то эта детализация не будет вас отвлекать.
А вот если происходит какая-то аномалия, то тогда уже сможете раскурочить группу и понять, почему же на обслуживание офиса в этом месяце потратили на 30% больше, чем в предыдущем.
Соблюдайте принцип существенности. Управленческий учет дает вам полную свободу обращать внимание только на то, что существенно именно для вас. Это не бухгалтерия. Если вы понимаете, что информация об определенном виде расходов вам ничего не дает — засуньте ее в какую-нибудь категорию и вспоминайте только в крайних случаях. И наоборот — когда какая-то статья расходов для вас особенно важна, можете хоть обдетализироваться. Дело ваше.
Шаг 3. Разделить денежные потоки по видам деятельности
Сейчас будет скукотища, но эта скукотища важная, поэтому потерпите немножко. Итак, денежные потоки в бизнесе делятся на три вида деятельности:
Операционная — все, что связано с основной деятельностью вашей компании: поступления от клиентов, закупка товара, зарплаты, аренда офиса, налоги и так далее. Это то, что вы делаете каждый день, чтобы зарабатывать.
Финансовая деятельность — это разные виды займов, вкладов и выплата дивидендов.
Инвестиционная деятельность — вложения денег, которые приносят прибыль в долгосрочной перспективе: покупка оборудования, недвижимости.
Это нужно, чтобы видеть: за счет чего вам приходят деньги и на что вы их тратите. Например, если операционная деятельность постоянно в минусе, а финансовая в плюсе — это значит, что вы постепенно закредитовываетесь и плохи будут дела.
Таким должен стать список статей за три шага
Шаг 4. Собрать все кошельки в одном месте
Если у вас несколько расчетных счетов, кассы, электронные кошельки, то вы прекрасно понимаете, какая это боль — держать все деньги под контролем и понимать, где сколько лежит. Поэтому в отчете ДДС отражайте, сколько денег лежит на каждом из ваших кошельков. Для этого сделайте вот что:
Зайдите во все ваши счета, залезьте во все кассы и посчитайте, сколько в них денег. Эти цифры будете использовать как отправные точки.
Для каждого поступления и списания денег указывайте кошелек, с которого проводилась операция.
Теперь вы всегда будете знать, сколько у вас денег и где они лежат.
Изменение количества денег в сводном помесячном отчете на расчетниках в «Альфе» и «Точке» и в кассе
Шаг 5. Назначить ответственных
Если у вас небольшой бизнес, то можете вести отчет самостоятельно. Но когда операций много, то их занесение в отчет занимает прилично времени. У собственника много задач поважнее, чем ведение ДДС. Значит, надо делегировать.
Вариантов делегирования ДДС множество, все зависит от структуры вашего бизнеса и ресурсов, которые вы можете на это выделить. Можете нанять финансового менеджера, который будет заниматься всеми цифрами сразу. Можете сделать ведение ДДСки одной из задач вашего помощника. Если у вас несколько счетов, можно поставить ответственного на каждый счет.
Для последней ситуации рекомендую завести для ответственных локальные отчеты, которые вы потом будете сводить в один большой ДДС. Если дать нескольким людям доступ к одной странице, рано или поздно кто-то что-то случайно сотрет или поломает формулу. Проверено опытом.
Шаг 6. Регулярно вносить и сверять цифры
Предыдущие шаги были подготовительной работой перед тем, чтобы собственно начать вести ДДС. Остается лишь регулярно вносить новые цифры и сверять их с действительностью.
В большинстве компаний достаточно будет заполнять отчет раз в неделю. Если заниматься этим каждый день, то получится слишком много возни, от которой не так много прока.
Но помните о принципе существенности! Если вам существенно заполнять отчет каждый день, то заполняйте, конечно. Я говорю о том, как у большинства.
И еще возьмите за правило сверять цифры с действительностью. Именно для этого вы назначали ответственного. По ДДС в кассе 102 853 ₽, а по факту — 81 652 ₽. Кто ответственный за кассу? Мария Алексеевна. Вот пусть Мария Алексеевна садится и ищет, куда потерялись 21 202 ₽.
Если вы предприниматель, то знайте: организовывать ведение ДДС — не ваша задача. Этим занимается финансовый директор, как и внедрением многих других отчетов.