учет договоров в битрикс24
Генерация договоров, счетов и актов в 1 клик в Битрикс24.CRM
Разберемся последовательно и по шагам как настроить генерацию документов и обсудим технические особенности.
Откроем корпоративный портал и создадим две тестовые сделки для клиента «ООО» и «ИП».
ВАЖНО документы и договора, которые готовятся для клиентов с разной формой собственности «ООО» и «ИП» имеют некоторые отличительные особенности, которые необходимо учитывать в работе.
Заполним ключевые и обязательные поля сделок. Работа роботов, которая автоматически начинает выполнятся в фоновом режиме в нашем примере не рассматривается.
Необходимым условием для правильной генерации типового Договора, счета и акта является заполнение обязательных полей:
1) Содержащих информацию о номенклатуре и количестве продаваемых товаров или оказываемых услуг. Заходим в раздел сделки – выбрать и добавить товары из списка или занести новые.
2) Сведения о компании клиента с заполненными регистрационными и банковскими реквизитами. Выбор компании из каталога «Компании» или быстрое создание новой осуществляется штатными интуитивно простыми действиями в карточке «Сделка».
ВАЖНО. При выборе или добавлении компании правильно указать ее форму собственности. В нашем примере активируем форму «Организация ООО». Дальше система предложит заполнить типовую форму.
3) Заполним поле ИНН компании, штатный функционал Битрикс24 проводит поиск остальных полей из справочника ФНС. Сведения о юридическом адресе, генеральном директоре и другие параметры организации автоматически будут перенесены в соответствующие поля карточки.
4) Сведения о банковских реквизитах компании заполняются вручную.
1) Обязательное поле, содержащее сведения о ФИО генерального директора компании по-умолчанию, заполняется программой заглавными буквами. Так как значение этого поля будет нами использоваться для автоматической подстановки в шаблоны документы, то для красоты и единообразия написания нужно сразу привести написание ФИО к единому привычному стандарту «Фамилия Имя Отчество».
2) Информацию из поля «Сокращенное название организации» скопировать и вставить в обязательное поле «Название» и в поле карточки раздела о компании «Название компании». Информация из этих полей также будет нами активно использоваться при генерации шаблонов документов.
Если Вы используете разработанное нами приложение «Автоматическое заполнение реквизитов компании INN.FIX4.ORG», то приведение полей к единому стандарту и обновление содержимого полей осуществляется автоматически без участия менеджера.
5) Дальше сгенерируем счет для нашего клиента. Генерация счета осуществляется системой сразу после активации кнопки «СЧЕТ» расположенной в правом верхнем углу экрана.
Карточка счета содержит связи и информацию о сделке, порядковом номер счета, информацию о товарах и услугах, сведения о компании и контактах заказчика.
Быстрый переход в любую сущность, связанную в единую систему Биртис24 возможен по прямой ссылке непосредственно в открывшейся карточке.
Обширное меню предоставляет широкий выбор действий. Например, скопировать и отправить клиенту ссылку на счет, функции копирования, редактирования, печати, отправки документа электронной почтой…
Готовый счет представляет собой стандартный документ с заполненными полями, заверенными подписью и печатью организации.
При отправке счета клиенту средствами электронной почты, система автоматически готовит письмо, вкладывает в него счет в формате PDF и отправляет по адресу указанному карточке компании или контакта.
ВАЖНО. Чтобы письма менеджеров были персональные в CRM Битрикс24 подключите почту у каждого сотрудника.
6) Давайте сформируем договор с клиентом.
В карточке сделки откроем вкладку «ДОКУМЕНТ», тут хранятся подготовленные разновидности шаблонов Актов и Договоров.
Для примера создадим договор с «ООО». Система автоматически начинает создавать на экране договор, процедура обычно занимает около 20 секунд.
Готовый договор можно скачать в формате doc или pdf. Открываем и читаем Договор. Номер Договора соответствует нумератору данного типа документа (или можно заменить на Номер сделки), дата Договора соответствует дате генерации документа, во все соответствующие поля система автоматически подставила поля из сущностей Сделка, названия, ФИО и реквизиты из справочников Контакты и Компания клиента и реквизиты нашей компании.
Приложения сгенерированного Договора заполнены данными из раздела товары карточки, заполненной нами сделки. Система предлагает нам широкий выбор возможностей работы, вывода, корректировки, распечатки, отправки документа, сохранения публичной ссылки.
При необходимости документ может быть заверен подписью руководителя и печатью компании. Информация и прямая ссылка на документ сохраняются в информационном поле карточки сделки и списке документов.
Генерация других документов, например, Акт происходит аналогично процедуре создания Договора.
Достаточно в карточке сделка в режиме редактирования заменить кампанию клиента и заново запустить генерацию документа.
ВАЖНО. Если соединить Битрикс24 и 1С в таком варианте работы обмен и обновление документами осуществляется автоматически.
Т.е. созданные счета из Битрикс24, выгружаются в 1С.
Акты выписываются в 1С и сохраняются в Битрикс24.
Номенклатура в Товары.
Любое внесение изменений и связи отслеживаются системой в автоматическом режиме.
При работе с клиентом в формате «ИП», заполнение карточки сделки и реквизитов клиента происходит по описанной выше схеме.
Ключевым отличием работы с «ИП» является то, что реквизиты ИП содержат другой набор обязательных полей, что естественно автоматически меняет форму, внешний вид и некоторые пункты генерируемых документов Договора, Акта и счета.
НАПОМИНАЮ. Штатный модуль Битрикс24 в отличии от разработанного нами приложения при заполнении поля ИНН не производит автоматического заполнения полей карточки компании ИП в красивом формате и не заполняется раздел фактический адрес.
Мы рассмотрели пример как на практике решается вопрос автоматической генерации документов по готовым шаблонам.
ВАЖНО генерацию счетов необходимо осуществлять не как документ, а как отдельную сущность. Это условие позволяет в дальнейшем интегрировать счета из Битрикс24 в 1С с организацией процедуры автоматического обмена данными.
В вкладке документ есть пункт –«Добавить новый шаблон». Этот пункт открывает меню для просмотра готовых шаблонов, добавления новых, изменения и корректировки уже существующих. Шаблоны можно скачать на диск, внести в них изменения и вернуть обновленную версию.
Процедура подготовки шаблонов к работе — это достаточно скрупулёзная работа, требующая знаний внутреннего устройства взаимосвязей полей и сущностей в документах Битрикс24, аккуратности и времени. Каждый договор содержит достаточно большое количество переменных полей, которые необходимо при первичной настройке шаблона описать, найти и вставить (шот теги) в нужное место документа. Список доступных для динамической подстановки значений полей (из несколько тысяч) доступен с помощью кнопки «шестеренка» вкладки «Документ» в любой карточке сделки. В зависимости от сложности и размера шаблона процедура подготовки одного документа у подготовленного специалиста занимает от одного до нескольких дней.
Ожидаем обратную связь, вопросы и комментарии.
Учет договоров в 1С-Битрикс Корпоративный портал: от подготовки проекта до подписания
Все необходимые реквизиты (ИНН, ОГРН, банковские данные, адреса и т.д.) будут заполнены на основании данных, которые будут указаны в профиле компании
Первым действием создаем проект договора на основании заранее подготовленного шаблона и заполненных полей Сделки. Созданный файл помещается в типовую библиотеку документов, в которой доступны все стандартные действия: обсуждение, бизнес-процессы, редактирование и т.д.
Вместе с этим, созданный документ помещается в общий журнал документов модуля. В журнале можно скачать документ, перейти к документу, перейти к компании или сделке.
Дополнительно, созданный документ фиксируется в поле «Файлы» как Сделки, так и Компании. Данный механизм позволяет быстро получить доступ ко всем файлам, привязанной к конкретной сделке и всей компании целиком. Ссылки обеспечивают переход в библиотеку документов.
Пока идет процесс согласования номер договору не присвоен. Как только бизнес процесс проходит действие «Согласование договора», договору автоматически присваивается очередной номер. Таким образом, не происходит «пропадание» номеров и нумерация идет по порядку.
Таким образом, модуль » Конструктор документов » реализует подготовку проекта договора по шаблону, отправку проекта клиенту, фиксацию отправлений в событиях CRM, ведение реестра созданных договоров. Обеспечивает оптимальный доступ к документам клиента из профиля сделки и компании.
Автоматическое формирование договоров в зависимости от типа юридического лица в Битрикс24.CRM
Типовая ситуация ваша компания работает со всеми правовыми формами ИП и ООО, как в таком случае применять генератор документов для составления договоров и их много?
Правильно заданный вопрос – это уже половина ответа.
Для каждой ключевой формы собственности ИП и формата ООО, АО, ЗАО нужно подготовить минимум два разных шаблона и добавить их в список.
Для демонстрации создадим тестовую сделку, заполним обязательные поля, укажем товарные позиции или набор услуг, выберем в качестве клиента ИП.
Для того чтобы что-то передать, нужно что-то загрузить. В карточку компании вручную или используя приложение «авто реквизиты» всю необходимую информацию о клиенте.
Дальше менеджер активирует вкладку «документы», выбирает заранее подготовленный шаблон Договора и запускает штатный генератор документов.
Шаблоны Договоров для клиентов с разными правовыми формами имеют различия и переменные данные для подстановки в поля для них берутся из разных сущностей и карточек системы.
Администратор портала или специально выделенный и подготовленный сотрудник заранее дорабатывает обычные вордовские документы под каждую задачу отдельно, превращает их в шаблоны для генерации. Эта процедура хорошо описана, имеет много публикаций, но требует общих знаний, понимания структуры устройства CRM Битрикс24 и некоторой доли усидчивости при работе с документами.
Генерация нового документа обычно занимает порядка 20 секунд, документ после этого доступен для просмотра и сохранения в формате Word и PDF.
Мы рассмотрели штатную ситуацию, когда в процессе работы менеджер определяет форму компании клиента и вручную выбирает нужную форму.
Усложним ситуацию. Наша компания очень активная и у нее не два, а несколько десятков вариантов договоров на все случаи жизни, предоплата, постоплата, кредит, договора на разные виды услуг, на разных языках. Добавим вариант, когда у нашей компании несколько юридических лиц и правовых форм.
И тут у нас в игру подключается человеческий фактор, возникают путаница и ошибки менеджеров.
Да все эти проблемы решаются путем автоматизации.
Для генерации нужного документа достаточно запустить вручную или роботом в нужной стадии специально написанный бизнес-процесс «Генератор договора».
При старте менеджеру достаточно указать тип нужного договора, все остальное система сделает сама.
В основном да, правда если у вашей компании много юридических лиц, то требуется внимательность прежде чем генерировать Договор. Посмотрите предварительно от чьего имени вы его собираетесь заключить, система по умолчанию предлагает для подстановки всегда первую запись в списке ваших компаний.
Если у вас много банковских карточек Вы же сами выбираете с какого счета будете платить или на какой счет будете принимать деньги и не засовываете все карточки в банкомат на его усмотрение, тут сплошная автоматизация вам не помощник.
Стоимость индивидуальна, определяется по запросу, зависит от тарифа Битрикс24.CRM, от количества шаблонов и переменных полей.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
Электронный документооборот
Зачем отказываться от распечаток?
Создайте электронный архив документов и переложите рутинное делопроизводство на «Битрикс24». CRM сама зафиксирует входящие файлы, занесет их в соответствующие папки, оповестит сотрудников и предоставит им доступы. В «Битрикс24» предусмотрены несколько алгоритмов делопроизводства. С ними руководители настраивают цепочки согласований, определяют полномочия и присваивают права.
Кроме этого, шаблоны «Битрикс24» позволяют создать бизнес-процесс на оплату счета, оформить заявку на выдачу наличных, заявку в отпуск или командировку.
Организация документооборота
«Битрикс24» поможет сократить время на подготовку и редактирование документов, увеличить скорость принятия управленческих решений, повысить уровень защиты информации и исполнительскую дисциплину.
И главное, вам не придется рыться в бесконечных папках и стопках бумаг! Теперь, чтобы найти счет или письмо, наберите заголовок, контрагента или сотрудника в поле «поиск».
Контроль документооборота
Система управления электронными документами организует согласование без бумажных копий. Вам не придется бегать по кабинетам, чтобы собрать нужные подписи. «Битрикс24» позволяет контролировать каждый этап жизненного цикла договора или письма. Запустите бизнес-процесс на обработку файла и займитесь другими делами. «Битрикс24» сама «протолкнет» его по цепочке согласования. Инициатору остается справляться, кто уже одобрил файл, а кто еще проверяет.
При необходимости используйте сценарии согласования: двухэтапное утверждение, голосование, утверждение со статусами и т.п.
Совместное редактирование
Типичный случай: группа сотрудников работает над проектом договора. Пока один коллега редактирует, другим приходится ждать, становиться в очередь. К тому же без контроля версий изменения теряются, или противоречат друг другу.
««Битрикс24» позволяет редактировать документы одновременно нескольким сотрудниками компании, организовывать работу офиса онлайн. CRM фиксирует каждое изменение файла, при желании легко вернуться к предыдущей версии. Так снижается вероятность потери информации и повышается оперативность работы. Кроме этого, рабочие данные постоянно доступны. Достаточно выйти в Интернет и работать с документами онлайн.
Учет договоров в битрикс24
В этой статье мы расскажем, как самостоятельно настроить создание договоров в Битрикс24.
Теперь с помощью Битрикс24 вы можете не только систематизировать работу с клиентами, но и автоматизировать создание различных документов, таких как договоры, счета-фактуры, акты и прочие, которые нужны для того, чтобы соответствовать Российскому законодательству.
В сервисе Битрикс24 уже есть ряд встроенных шаблонов, которые можно использовать из коробки. Если они не подходят, то имеет смысл их удалить, чтобы они не мешали. Все шаблоны хранятся в формате DOCX.
Нужно зайти в какую-либо CRM сущность, например в сделку, в правом верхнем углу нажать «Документ» и выбрать «Добавить новый шаблон»:
Дальше можно скачать какой-нибудь документ для примера, чтобы ознакомиться с переменными, или зайти в соответствующий раздел «Список полей»:
Откроется довольно внушительный список полей, которые в данном примере привязаны к сделке:
Соответственно можно искать параметры при помощи фильтра:
В данном случае можно использовать телефон контакта или компании, которые привязаны к сделке. Также возможно использование пользовательских полей.
Далее нужно открыть в MicrosoftWordпример договора, который используется в вашей компании и везде, где требуется вставить нужные параметры, прописать их:
Например реквизиты сторон, включая печать компании, настраиваются следующим образом:
Чтобы подставились печать и подпись, нужно соблюсти два момента. Во-первых загрузить печать и подписи в поля своей компании в разделе настроек CRM «Реквизиты ваших компаний»:
Во-вторых нужно при генерации документа поставить галку «с подписями и печатью»:
После всех необходимых правок шаблона, нужно его сохранить в формате DOCXи загрузить в Битрикс24:
После загрузки откроется карточка настроек шаблона, где нужно задать его название, привязать его к необходимым сущностям, выбрать сотрудников, кому он будет доступен, привязать к стране и настроить соответствующий нумератор:
Нумератор можно настроить существующий, можно создать новый. В качестве нумерации договоров, например, можно использовать номер сущности CRM, к которой прикреплен шаблон, поэтому можно выбрать параметр
В итоге нужно сохранить загруженный шаблон и в сделке нажать «Документ» и выбрать необходимый шаблон:
Начнется генерация документа, которая может занять некоторое время, главное не забыть поставить галочку «с подписями и печатью». После завершения, можно скачать договор в формате PDF или DOCX. Также ссылка на документ будет доступна в истории карточки сущности.
Также уже после генерации документа, можно нажать «Редактировать документ» и поправить вручную необходимые параметры документа:
Если нужно добавить в счет реквизиты второй своей компании, то можно выбрать их в выпадающем списке в самом низу блока редактирования документа. После чего все реквизиты в полях выше обновятся автоматически:
В итоге должно получиться примерно следующее: