учет читателей в библиотеке

Учет библиотечной работы

ТЕМА 1. УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ

1. Виды учета в библиотечной деятельности.

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой

3. Учет справочно-библиографической и информационной работы.

4. Учет книжного фонда.

1.Виды учета в библиотечной деятельности

Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.
Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.

Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.
Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.

Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).

Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.

Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.

На основе данных первичного учета ведется отчетность, т. е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определенный период времени (месяц, квартал, год).

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.

Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:

а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.

Учет читателей. Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя. Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).Выданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1. Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Часть 3. Учет массовой работы

Раздел «Книжные выставки»

Часть 4. Учет работы с передвижниками и передвижек

Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.

Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.

3.Учет библиографических справок.

Все структурные подразделения осуществляют учет справок по единой форме в «Тетради учета библиографических справок». «Тетрадь учета библиографических справок» является документом первичного учета и хранится до ликвидации библиотеки.

Приложение 1
Тетрадь учета библиографических справок

Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).

Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:

• запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;

• тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.

Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.

Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.

Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания

4. Учет книжного фонда:

Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

Суммарный учет документов

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

— часть 1 – «Поступление в фонд»;

— часть 2 – «Выбытие из фонда»;

— часть 3 – «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Источник

Методические рекомендации по статистическому учету показателей обслуживания пользователей библиотек

по статистическому учету показателей обслуживания

Общие положения

Основой библиотечной статистики является точный учет всех основных показателей работы библиотеки. Регистрация показателей по обслуживанию пользователей в библиотеках должна вестись ежедневно.

Настоящие методические рекомендации устанавливают учет по следующим единицам обслуживания пользователей библиотеки:

1. учет пользователей библиотеки;

2. учет посещений, обращений;

3. учет запросов на документы и их копии;

4. учет выдачи документов и их копий;

5. учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание;

6. учет мероприятий.

Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с:

· ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статистика»;

· Стандартом предприятия Кемеровской областной научной библиотеки «Единицы и формы учета информационно-библиотечного обслуживания пользователей»;

· Методическими решениями, принятыми на ежегодном заседании «Клуба деловых встреч методистов государственных и муниципальных библиотек Кемеровской области» в июне 2007г.;

· Регламентирующими документами, принятыми в различных библиотеках Кемеровской области.

Документ носит рекомендательный характер. На основании данных методических рекомендаций в библиотеках принимаются собственные решения по технологии учета, наделенные статусом стандарта предприятия.

Методические рекомендации содержат 9 приложений.

Основные формы библиотечной статистики

1. Первичные учетные документы для ежедневного заполнения:

· Формуляр читателя (электронный формуляр читателя) – предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведений печати и других документов и анализа чтения;

· Электронная БД пользователей библиотеки;

· Картотека регистрации абонентов МБА (электронная база данных) предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них;

· Картотека регистрации абонентов информации (электронная база данных) предназначена для учета абонентов и анализа сведений о них;

· Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем*;

· Книжный формуляр предназначен для учета и контроля за выданным и возвращенным пользователем (читателем, абонентом) документом и анализа его использования;

· Контрольный листок предназначен для учета посещений пользователя подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными документами*;

· Разовый контрольный листок предназначен для учета посещений разовыми пользователями подразделения библиотеки;

· Листок читательского требования предназначен для поиска и выдачи произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов*;

· Лист ежедневной статистики предназначен для ежедневного учета показателей количества посещений, обращений и выдачи документов пользователям по отраслям знаний*;

· Лист «Учет количества запросов» или «Журнал справок и консультаций» предназначен для учета запросов всего: справок и консультаций;

· «Журнал отказов» или «Картотека отказов» предназначен для учета отказов по запросам и анализа отказов;

· Паспорт мероприятия предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой;

· Счетчики посещений www-сайта библиотеки*.

2. Вторичные документы:

· Дневник работы библиотеки;

· Отчеты о работе библиотек за период времени.

3. Факультативные документы (обозначены*) имеют рекомендательный характер для учета работы библиотеки.

Учет пользователей библиотек

Пользователь библиотеки: Физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки (читатель, посетитель мероприятий, абонент).[1] Единицей учета читателей является читатель. Учет общего числа читателей производится по числу читателей, обслуженных всеми структурными подразделениями библиотеки и зарегистрированных в единой регистрационной картотеке или единой БД читателей. При наличии в библиотеке единственного структурного подразделения учет общего числа читателей может проводиться на основе картотеки формуляров читателей или БД читателей. Учет разовых пользователей производится по разовым контрольным листкам или в листах ежедневной статистики согласно с принятой в библиотеке методикой. Учет читателей ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по основным и приоритетным показателям.

См.: приложения № 1 и № 2

6.Единицей учета абонентов межбиблиотечного абонемента (далее МБА) является один абонент.

7.Учет общего числа абонентов проводится по числу библиотек, зарегистрированных в картотеке или БД регистрации абонентов МБА.

8.Единицей учета абонентов информации является индивидуальный (лицо) или коллективный (организация) абонент, зарегистрированный в картотеке или БД регистрации.

9.Учет общего числа абонентов информации проводится по числу абонентов, зарегистрированных в картотеке или БД системы ИРИ.

10. Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, является код пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере библиотеки.

11. Учет общего числа пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, осуществляется по количеству неодинаковых кодов лиц и организаций, зарегистрированных на сервере библиотеки.

12. Единицей учета посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

13. Учет общего числа посетителей мероприятий осуществляется суммированием количества присутствующих на мероприятиях лиц, зарегистрированных в принятых документах каждым структурным подразделением библиотеки.

1. Единицей учета мероприятий является одно мероприятие: выставка, устный обзор, день информации, экскурсия и т. п., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.

См. приложения № 4 и № 5

2. Учет общего числа мероприятий проводится суммированием мероприятий, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки.

3. Мероприятие, в организации и проведении которого принимали участие несколько структурных подразделений, учитывается один раз.

4. Мероприятие, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие, но составляющие этого мероприятия называются в принятой документации.

Учет посещений, обращений

1. Единицей учета посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Примечание: в число посещений не включаются участники массовых мероприятий, семинаров, конференций и т. д., проводимых на базе библиотеки другими организациями.

2. Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.

3. Учет общего числа посещений (обращений) проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

4. Учет ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по двум графам: посещения и обращения. Обращения входят в общее число посещений.

Учет выдачи документов и их копий

1. Единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.

2. Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.

3. Учет выдачи журналов, газет, нот, карт, патентов, стандартов и т. д. объединенных или хранящихся в папках, коробках, подшивках, комплектах и др., проводится по числу тех экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя.

4. Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листе читательского требования и другой документации, принятой в библиотеке, а также в электронной БД.

5. При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет выдачу документов пользователю (читателю, абоненту).

6. Учет общего числа выданных документов проводится суммированием числа экземпляров, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

7. Единицей учета выдачи копии документа является копия библиотечного документа (глава книги, абзац, статья, файл, аудиозапись с каждого носителя, запись на диск, распечатка документа с электронного носителя), независимо от количества скопированных страниц.

8. Учету не подлежат копии с документов, не относящихся к библиотечному фонду.

9. Выдача платных копий библиотечных документов осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов.

10. Учет выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.

См. приложения № 6, № 7, №8

Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание

1. Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (СИО) является запрос.

2. Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу

3. Учет общего числа запросов на СИО проводится суммирование запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

4. Учет запросов ведется в «Журнале/тетради справок и консультаций» и листе «Учета количества запросов», а также в дневнике работы библиотеки.

1. Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации (журнал/тетрадь отказов), принятой в библиотеке.

2. Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

1. Учет основных показателей обслуживания осуществляется в структурных подразделениях библиотеки.

2. Ежедневная статистика ведется на листах учета или в тетрадях учета. В дневник работы библиотеки заносится общая сумма по основным показателям учета.

Ответственность за постановку учета возлагается на заведующих структурными подразделениями библиотеки.

Контроль осуществляет администрация библиотеки.

Заполнение первой части дневника

При учете пользователей в Дневнике, необходимо придерживаться следующих правил:

1. В графе «Всего записалось читателей» учитывается количество читателей, записавшихся (или перерегистрированных) в данный день, в данном отделе или кафедре обслуживания. Из общего числа читателей выделяют – юношество – 15-24 года (отдельная графа в Дневнике) и дети до 14 лет (отдельная графа в Дневнике).

2. Сведения о вновь записавшихся (или перерегистрированных) читателях заносятся на основании читательских формуляров.

— в графе «учащиеся» учитываются только те читатели, основным занятием которых является учеба;

— читатели пенсионеры относятся к группе «прочие»;

— в графах «отдельные группы читателей» библиотека учитывает те группы читателей, которых она дифференцированно обслуживает (например: домохозяйки, безработные, инвалиды, частные предприниматели и т. д.).

В конце месяца подводятся итоги записи читателей за месяц, а также подсчитывается общее количество читателей в данном отделе библиотеки и их состав с начала года. Последний итог затем переносится на первую строку следующей страницы.

4. В графу «число посещений» заносятся сведения о посещениях всех групп пользователей. Посещения по читательской категории «юношество» выносятся в отдельную графу.

Запись читателя в библиотеку и перерегистрация

В практике библиотек в последнее время все чаще встречаются случаи судебных исков по процедуре заключения договоров с физическими лицами, поэтому целесообразнее все-таки заключать именно договор об обслуживании.

Перед началом оформления электронного читательского формуляра производится автоматический контроль несанкционированной повторной записи, которая невозможна, т. к. электронный читательский формуляр записавшегося в Библиотеку читателя хранится постоянно.

В процессе записи в электронном читательском формуляре заполняются определенные поля, куда вносится различная информация о читателе: ФИО, пол, адрес прописки и номер телефона, адрес временного проживания и номер телефона, место работы или учебы (студенты сообщают подробное название учебного заведения, курса и класса), профессия, паспортные данные. Эта информация необходима для дальнейшего общения с читателем, для изучения читательского контингента по различным параметрам и статистики. Все записи преобразуются в электронную читательскую карточку и сведения о новом читателе сразу поступают во все структурные подразделения Библиотеки.

Читатели, имеющие только регистрацию, записываются на общих основаниях, но в их электронном читательском формуляре обязательно указывается срок регистрации. По окончании срока регистрации в формуляр вносится запись «Нет регистрации». Эту запись видят сотрудники всех залов.

Полученные сведения о читателях доступны только на рабочих местах; соблюдается конфиденциальность информации.

При утере читательского билета читатель платит штраф и получает другой билет с новым штрих-кодом.

При перерегистрации требуется предъявление паспорта. В формуляр читателя вносят все необходимые изменения и указывают новый номер на формуляре. Во время перерегистрации в электронный читательский формуляр вносятся появившиеся изменения в сведениях о читателе, и автоматически проставляется новый календарный год. Без этого читатель не будет обслуживаться в залах.

При записи в библиотеку происходит первое ознакомление читателя с правилами пользования библиотекой, ее структурой, фондами, каталогами. Из первой беседы читатель должен узнать в каких отделах библиотеки он может получать книги, кто поможет выбрать ему нужную книгу, какие клубы или кружки работают при библиотеке, какие массовые мероприятия в ней проводятся. Это первое ознакомление важно для читателя, но еще важнее для библиотекаря.

При обслуживании читателей через электронный формуляр можно применять расписку-обязательство, например:

Ознакомившись с условиями и правилами пользования Библиотекой (отделом), обязуюсь:

1. Своевременно возвратить документы, предоставленные из фонда Библиотеки (отдела) на дом через электронный формуляр пользователя;

2.Обеспечить сохранность предоставленных Библиотекой (отделом) документов;

3. В случае задержки, порчи или утраты предоставленных Библиотекой (отделом) документов возместить Библиотеке материальный ущерб.

(Ф. И.О., номер читательского билета)

Подпись _____________________ Дата «___» ___________ 200 г.

Учет посетителей мероприятий

Учетными документами посетителей мероприятий являются:

1. Дневник библиотечной работы (часть №3 «Учет массовой работы» и часть №1 «Учет и состав читателей и посещаемости» графа «Число посещений»);

2. «Паспорт массового мероприятия» с приложением списка, который включает в себя:

· количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам – дети, юношество,

· количество предоставленных / выданных документов, в том числе по отраслям знания и т. д.

При учете в дневнике работы библиотеки в части № 1 количество посетителей мероприятия суммируется с общим количеством посещений библиотеки; полученная сумма вносится в графу Дневника «число посещений».

Посещение мероприятий, проводимых библиотекой за ее пределами, фиксируется в паспорте мероприятия и включается в общее число посещений.

Паспорт массового мероприятия

1. Дата проведения « ___» _____________ 200 год

2. Форма и название мероприятия__________________________________

3. Место проведения (организация, учреждение)______________________

4. Количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам:

5. Количество предоставленных / выданных документов, в т. ч. по отраслям знаний:

Источник