Всем привет, решил заглянуть на ДрайвТу спустя более 3х лет [чем было сынициировано данное действие — расскажу в четвёртой записи бортжурнала за сентябрь 2020, в планах ещё четыре записи] :). И поделиться своим способом учёта расходов и замен с пробегом. Это только начало х)
13 февраля 2017, 20 часов вечера. Спустя 17 дней с момента покупки моего первого автомобиля (28 января 2017, 14:30) была создана таблица Excel для учёта расходов из пяти колонок: Дата, Действие, Краткое описание, Сумма, Полное описание.
Также, хорошо, что с самого начала сохранял чеки почти на все приобретения товаров и услуг для автомобиля в папке дома. Что в будущем очень пригодилось :).
Примерно в то же время создал отдельный лист для учёта замененных деталей/жидкостей.
Но было немного муторно всё это контролировать и заносить в таблицу (редактировать, объединять колонки, менять цвет и т.д.). Записи заносились без группировки и в порядке наступления событий. Не понравилось мне потом, что не было привязки ко времени, а только к пробегу и то – примерно. Со временем, когда уже не так активно стал использовать автомобиль, ремонтов и замен стало меньше – лист «Замены» – перестал вести, сохранял только чеки. И вёл лист «Расход ДС таблица».
На сегоднящний день: что касается самой машины — серьёзных поломок не было, были только мелкие внеплановые. Пробег +20тыс.км.
Мне данный файл очень помогал тем, что при обращении ко мне одного или нескольких сотрудников нашей организации с просьбой выделить ему ТС, я мог визуально видеть какой транспорт сейчас свободен, а какой занят и если занят чрезмерно долго, то я не вспоминал кому отдал ТС, а видел это у себя в файле и вызванивал злостного покатушника. Т.е. при обращении ко мне с соответствующей просьбой, я выделяю ТС и закрепляю его на время, по возвращении сотрудника ставлю отметку (время возвращения) и ТС отображается как свободное.
Мне данный файл очень помогал тем, что при обращении ко мне одного или нескольких сотрудников нашей организации с просьбой выделить ему ТС, я мог визуально видеть какой транспорт сейчас свободен, а какой занят и если занят чрезмерно долго, то я не вспоминал кому отдал ТС, а видел это у себя в файле и вызванивал злостного покатушника. Т.е. при обращении ко мне с соответствующей просьбой, я выделяю ТС и закрепляю его на время, по возвращении сотрудника ставлю отметку (время возвращения) и ТС отображается как свободное. VEKTORVSFREEMAN
В данной статье будет продемонстрирован и доступен для скачивания простейший проект «Учет автотранспорта» выполненный в Excel с помощью VBA.
Назначение и схема данных
Основное предназначение проекта — хранение информации о сотрудниках предприятия и о выданных им служебных автомобилях. Также, «Учет автотранспорта» можно приспособить для автопарка или таксопарка (все имеющиеся автобусы и «привязанные» к ним водители).
Данный проект реализован в Excel, но все листы в нем скрыты (свойство VeryHidden) и предназначены исключительно для хранения информации, а работа с ними осуществляется только через формы VBA. При такой реализации есть один значимый минус: во время работы с формами VBA, невозможна работа с другими файлами Excel. Но если у вас другие файлы не открыты и открывать вы их не планируете, то работать с данной программой будет максимально удобно и комфортно.
Перед тем, как начать делать проект, я, для удобства, создал простую «схему данных» в Microsoft Access: именно таким же образом будут выглядеть наши таблицы в Excel.
Особенности проекта «Учет автотранспорта»
В проекте имеются следующие особенности:
Потенциал (изменения, которые можно добавить, для улучшения возможностей проекта «Учет автотранспорта»):
Учет автотранспорта: форма учета выдачи ТС
Основная форма, которая отображает, кому какое транспортное средство было выдано. Ничего лишнего: заголовок, табличная часть с содержимым и набор кнопок. Табличная часть содержит самую важную информацию о выдаче: модель ТС, ее государственный номер, сотрудник, которому выдали авто и дата выдачи:
Нажимая на кнопку «Выдать ТС» открывается новая форма: выбираем сотрудника и автомобиль с соответствующим государственным номером. Выбрать можно только из тех сотрудников/автомобилей, которые уже содержатся в нашей Базе Данных. Дата выдачи подставляется автоматически (день формирования выдачи), но при необходимости ее можно изменить:
Кнопки «Открыть список сотрудников» и «Открыть список автомобилей» открывают соответствующие формы, которые будут рассмотрены далее. А кнопка «Удалить учтенную выдачу ТС» удаляет данные о выдаче ТС (и как я уже говорил, можно добавить функцию сохранения данных в истории на отдельном листе БД).
Учет автотранспорта: формы управления сотрудниками
Рабочая форма, открывающаяся при нажатии кнопки «Открыть список сотрудников». Собственно, название соответствует содержимому: сотрудники и их личные данные. Также присутствует кнопка «Новый сотрудник» и «Удалить сотрудника».
При нажатии кнопки «Удалить сотрудника» — сотрудник и его все личные данные удаляются из базы данных (при условии, что ему не выдано авто). При нажатии кнопки «Добавить сотрудника» (либо при двойном клике на уже имеющемся), открывается окно добавления или изменения личных данных (по сути, в проекте это одно и то же окно, которое открывается с разными заголовками и кнопками, в зависимости от параметров вызова):
Если в полноценном списке сотрудников, в ФИО отображаются фамилия и инициалы, то в форме добавления/изменения личных данных они предоставлены в полном виде. Плюс, помимо всего прочего, здесь отображается фотография сотрудника. В базе данных фотография хранится в виде ссылки на файл на вашем компьютере: при копировании проекта на другой компьютер, фотография отображаться не будет. Но при желании, можно сделать так, чтобы фотографии прогружались в файл Excel и открывались на любом компьютере, но это уже совсем другая история.
Учет автотранспорта: формы управления автомобилями
Рабочая форма, открывающаяся при нажатии кнопки «Открыть список сотрудников»:
Все так же просто: табличная часть с имеющимися автомобилями и их основными характеристиками и набор кнопок для добавления нового автомобиля или удаления старого. Добавление нового авто или изменение уже имеющегося в проекте «Учет автотранспорта» выглядит так:
Естественно, это здесь перечислены самые простые характеристики авто, самые первые, которые пришли мне в голову при реализации проекта. При желании можно добавить какие-либо другие: тип коробки передач, тип привода, количество пассажирских мест, грузоподъемность и так далее.
Также, в данной форме, помимо характеристик, отображается таблица с данными о повреждениях ТС (в том числе о ремонтах, ДТП или любая другая информация по Вашему желанию), а рядом с ней расположена кнопка «добавить повреждение». Все повреждения хранятся на отдельной таблице нашего проекта и автоматически удаляются из нее, при удалении самого автомобиля.
Учет автотранспорта: скачать проект
На этом в общем-то и все. Проект «Учет автотранспорта на VBA» максимально простой, но отлично выполняет свои функции по хранению и учету данных. Скачать его для ознакомления можно нажав на кнопку ниже:
(!)В первоначальной версии, основная форма открывалась автоматически при открытии файла, но в связи с непредвиденной ошибкой, было решено заменить «автоматический вызов формы» на «вызов по нажатию кнопки».
Если есть какие-либо вопросы или предложения по доработке проекта — пишите либо в комментариях, либо свяжитесь со мной через форму обратной связи, буду рад Вам ответить.
Вы оплачиваете только 1 (один) раз и никаких абонентских платежей!
Преимущества данной программы:
Гибкая структура базы данных Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.
Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.
Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.
Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.
Фильтры, сортировка, вычисляемые поля, представления Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений («начинается с», «содержит», «сегодня», «вчера». ). Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования. Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.
Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.
Сетевой и многопользовательский режим При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.
Импорт и экспорт данных Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.
Абсолютно бесплатно вы можете скачать рабочие файлы и пользоваться программой в приложении Microsoft Excel. Основные возможности Выписка документов: путевые листы легковых, грузовых автомобилей и спецтехники согласно штатной расстановке. журнал путевых листов. вахтенный журнал. Учет автотранспорта: учет пробега. учет движения и остатков топлива. расчет грузоперевозки. учет ГСМ: расчет расхода по нормам. ввод по факту. учет на… Читать далее »
Инструкция по установке и настройке
В данный момент идет работа над этой страницей. Вопросы и пожелания отправляйте на электронный почтовый ящик: pulsolin@gmail.com Или по телефону 8 (999) 694 69 24 Сергей.
Загрузка и установка Файлов
Весь архив можно скачать тут. Скачать бесплатно Распакуйте архива в каталог c:\putlist\ и можете запускать рабочие файлы без какой либо настройки. Если вы распакуете архив в другое место, то нужно будет указать этот путь во всех файлах архива. В архиве находятся две папки и несколько рабочих файлов: В папке БАЗА содержится два файла: 1. БДЦМ_v2.0.xlsx… Читать далее »
Ведомость выдачи топлива
Ведомость выдачи топлива NEW_v1.1.xlsm — программа ведет учет выданного топлива согласно заявкам и заправочным ведомостям.
Движение Путевых Листов
ДВИЖЕНИЕ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ NEW_v3.7.xlsm — Программа предназначена для ведения учета путевых листов легковых и грузовых автомобилей, спецтранспорта и строительной техники, ведения учета парка машин. Основные возможности программы: Учет автотранспорта: учет пробега. учет движения и остатков топлива. расчет грузоперевозки. учет ГСМ: расчет расхода по нормам. ввод по факту. поправочные коэффициенты. учет на одном автомобиле нескольких видов… Читать далее »
Учёт и Печать Путевых Листов
ВСЕ ПУТЕВКИ_NEW_v1.3.xlsm — Программа предназначена для ведения, учета и печати путевых листов легковых и грузовых автомобилей, спецтранспорта и строительной техники, ведения учета парка машин. Удобная и простая программа позволяет быстро оформлять путевые листы всех форм в соответствии с нормативными документами. Часть информации вносится автоматически. Помимо данных о транспортных средствах, программа ведет учет персонала. Удобство использования… Читать далее »
Нажимая на кнопку «Выдать ТС» открывается новая форма: выбираем сотрудника и автомобиль с соответствующим государственным номером. Выбрать можно только из тех сотрудников/автомобилей, которые уже содержатся в нашей Базе Данных. Дата выдачи подставляется автоматически (день формирования выдачи), но при необходимости ее можно изменить:
Кнопки «Открыть список сотрудников» и «Открыть список автомобилей» открывают соответствующие формы, которые будут рассмотрены далее. А кнопка «Удалить учтенную выдачу ТС» удаляет данные о выдаче ТС (и как я уже говорил, можно добавить функцию сохранения данных в истории на отдельном листе БД).
При нажатии кнопки «Удалить сотрудника» — сотрудник и его все личные данные удаляются из базы данных (при условии, что ему не выдано авто). При нажатии кнопки «Добавить сотрудника» (либо при двойном клике на уже имеющемся), открывается окно добавления или изменения личных данных (по сути, в проекте это одно и то же окно, которое открывается с разными заголовками и кнопками, в зависимости от параметров вызова):
Естественно, это здесь перечислены самые простые характеристики авто, самые первые, которые пришли мне в голову при реализации проекта. При желании можно добавить какие-либо другие: тип коробки передач, тип привода, количество пассажирских мест, грузоподъемность и так далее.
Преимущества данной программы:
