Как расшивать заверенные документы
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
Вот пример, как это выглядит:
Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.
| Начальник отдела кадров | Степанов | Степанов С.С. |
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Как правильно заверить копию документа
В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Внимание
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).
Совет
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Образец правильного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.
Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.
Внимание
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.
При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
Приведем примеры правильного заверения копий.
1. Копия для «внутреннего» использования без печати
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
2. Копия для «внутреннего» использования с печатью
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
3. Копия для «внешнего» использования
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.
4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».
5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
Совет
Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Как расшивать заверенные документы
Дело кому-то шьёт. Не иначе.:D:D
Не, я мирный хомяк! 🙂
Но дела шить доводилось, когда в милиции стажировался. Пять дыр, одиннадцать движений, и без станка. Не знаю, вспомню ли теперь, но тогда умел виртуозно! :p
Фига-се, какой трактат!
Есть способ проще: Как правило, наклейка плохо приклеена со стороны входа в неё ниток. Достаточно оторвать, а зачастую просто отогнуть в этом месте наклейку и обрезать нитки. После манипуляций с перешивкой кончик нитки вклеивается наместо хорошим клеем и все дела.
Ферапонт, дружище. эта ты вообще здесь о чем и зачем? 😉
Ить так до рассказов про грамотные подделки билетов докатиться можно. тех билетов, которые Банка России :p
Не, я мирный хомяк! 🙂
Но дела шить доводилось, когда в милиции стажировался. Пять дыр, одиннадцать движений, и без станка. Не знаю, вспомню ли теперь, но тогда умел виртуозно! :p
А на зачем? не, манипуляции со сшивкой понятны, если описи сшиттых документов нет. Заче такими знаниями делится?
Ферапонт, дружище. эта ты вообще здесь о чем и зачем? 😉
Ить так до рассказов про грамотные подделки билетов докатиться можно. тех билетов, которые Банка России :p
так можт он плавненько к этому и подводит.? ;):D:D
так можт он плавненько к этому и подводит.? ;):D:D
Тады надо эту тему в «Услуги» переносить 😉
Да вот скажешь тоже! Необходимость расшивки чаще всего возникает либо по раздолбайству, либо по естественной смерти какого-нибудь недолго живущего документа.
А у вас в работе есть что-нибудь подобное?
Ферапонт, дружище. эта ты вообще здесь о чем и зачем? 😉
Ить так до рассказов про грамотные подделки билетов докатиться можно. тех билетов, которые Банка России :p
Так мы-то ничего не сшиваем! Ещё бы страдать такой ерундой у себя на конторе. Господа чиновники требуют, да-с. Причём ладно бы нотариусы, что вполне справедливо и правильно, так и любая мелкая сошка в «одном окне». Внутренняя инструкция, и хоть ты сдохни.
Вот и осваиваю способы, приёмы и методы. Пару раз доводилось прямо в присутственном месте, на стойке этого «одного окна» бумазейки менять. И ничего, прокатывало!
С целью обобщения опыта, не переживай. И стажировку я давно закончил, и с лёгкой непринуждённостью говорю о таких вещах в открытом эфире, делясь собственным опытом.
Никаких секретов тут нету. Более того, живя в этой стране, надо уметь обращаться с её бюрократией. 🙂
Остап Ибрагимович тобой бы гордился :);):p
🙂 🙂 Мне всегда был очень симпатичен этот персонаж!
Не, на самом деле, такие маленькие хитрости способны неплохо сэкономить время и нервы. Понятно, что у человека, далекого от подобной работы, рассматриваемый вопрос сразу вызывает настороженность и недоверие: печать же! подпись же! нерушимо.
Однако просто надо думать головой и понимать, что делаешь. Есть документы, важность которых действительно велика, с сшивки, пломбы, печати и прочие элементы защиты на них просто необходимы. Но это редкие случаи. А на практике я гоняю горы никому ненужной бумаги, которую сроду никто не читает, но НАЛИЧИЕ которой необходимо. Просто для галочки, согласно перечню, закреплённому глупой инструкцией. Вот и учатся люди, работающие с такой макулатурой, относиться к ней соответственно и поступать сообразно.
Почему не сшиваются документы после 04.07.2013?
Сколько лет мы все жили по одному из самых главных правил всех без исключения налоговых инспекций, который гласил: сшей документы и живи спокойно, но тут все буквально перевернула с ног на голову ошеломляющая новость о том, что больше не нужно ничего сшивать. Как так? Почему? А уверены ли вы в этом? Эти вопросы до сих пор задают заявители, подающие документы в регистрирующий орган. Буквально за 8 дней до введения новых форм была опубликована статья “Как правильно прошивать документы на регистрацию”. Я же со своей стороны расскажу о том, почему их сшивать не нужно и что же произошло на самом деле после 04.07.2013 года.
Что послужило причиной данного нововведения?
Как все уже знают, с 4 июля 2013 года вступили в действие новые Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, утвержденные Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@, в которых ничего не говорится об обязательной подаче документов в прошитом виде. Правило о том, что каждый документ (включая заявление), содержащий более 1 листа, представляется в прошитом, пронумерованном виде содержался в утративших силу методических разъяснениях, утвержденных приказом ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@.
Практические рекомендации при подаче документов в регистрирующий орган
Сегодня, подавая документы в регистрирующий орган, вас никто не обяжет сшивать их, как это было раньше. Данной позиции придерживается и Федеральная налоговая служба. В своем Письме от 25 сентября 2013 г. N СА-3-14/3512@ она пояснила, что ни заявления, ни учредительные документы, представляемые в регистрирующий орган, не обязательно прошивать. Даже напротив, сотрудники налоговых органов просят документы не сшивать, поскольку, с их же слов, с нововведениями появилась и новая программа, которая направлена на то, чтобы минимизировать их работу и исключить ошибки при перепечатывании текста в базу ЕГРЮЛ. Так, получая пакет документов, налоговый инспектор его сканирует и сохраняет в единой базе. А в случае, если документы сшиты, расшивает, тем самым выполняя двойную работу. Но, помимо этого, всем нам известно и то, что регистрирующий орган не обязан проверять последовательность страниц в предоставленных вами документах. Поэтому инспекторы просят хотя бы скреплять скрепкой или сшивать степлером те документы, которые впоследствии будут вам выданы с отметкой регистрирующего органа (я говорю сейчас про устав организации). Согласитесь, не совсем приятно получить устав, в котором будет неправильная последовательность страниц или и вовсе содержатся две страницы с одинаковым номером. В работе он будет для вас совершенно бесполезным, еще и придется подавать новую форму заявления на внесение изменений в учредительные документы общества.
Я пробовала подавать документы в регистрирующий орган и прошивая, и не прошивая, отказов по этому поводу не получала. Однажды в разговоре с инспектором я спросила: «Как же все-таки удобнее делать? Прошивать или нет?». На что получила ответ: «Можете делать как вам угодно, однако правила делопроизводства еще никто не отменял». Вооружившись гарантом, консультантом и, разумеется, интернетом, я отправилась покорять мир правил делопроизводства и архивирования документов. И вот что получилось.
Общие принципы и требования о прошивке документов
При этом при подготовке дел к подшивке (переплету):
Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?
У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.
Методические рекомендации делопроизводства
Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).
Для чего сшивают документы?
Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.
Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.
Оформление обложки
Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.
Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.
Опись документов
Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.
Как правильно нумеруются листы
Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:
Допускаются ли ошибки в нумерации?
Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.
Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.
Как правильно сшивать документы ниткой?
Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.
Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.
Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.
Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.
Заверим документы подписью
Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.
Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?
Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.
Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.
Как сшивать документы для налоговой?
Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.
Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.
Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.
Вместо послесловия
В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.