Как расширить штат сотрудников
Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки
Часто во время ведения рабочей деятельности может возникать необходимость расширения штата сотрудников. Однако, для этого может потребоваться подать служебную записку об увеличении штата сотрудников на имя руководства, в которой должны быть изложены обоснования для проведения данной процедуры. При этом данный документ является формально необходимым для правильного ведения кадровой документации, даже при отсутствии сомнений руководства в необходимости расширить штат предприятия.
Расширение штата сотрудников — когда оно может потребоваться
Ситуаций, в которых может потребоваться расширение штата сотрудников, очень много. Так, к причинам возникновения необходимости увеличения штата сотрудников можно отнести:
И это — лишь список наиболее популярных ситуаций, в которых могут потребоваться подобные мероприятия. На практике же необходимость увеличить штат или его численность может диктоваться самыми разнообразными требованиями, вплоть до необходимости выполнения квоты по трудоустройству инвалидов — для них могут быть внедрены отдельные специальные должности.
Кто инициирует увеличение штата сотрудников
Полномочиями на проведение фактического расширения штата сотрудников по умолчанию обладает лишь непосредственно руководитель предприятия. Однако данные полномочия могут также делегироваться иным сотрудникам, чаще всего — непосредственно руководителям структурных подразделений или работникам кадрового отдела. Порядок расширения штата, права и обязанности по приему на работу новых специалистов, если они имеются, должны быть отражены в локальных нормативных документах предприятия — в противном случае окончательное решение всегда должен принимать непосредственно руководитель субъекта хозяйствования.
Соответственно этому, инициировать увеличение штата может:
Таким образом, практически каждому работнику необходимо знать, как составить обоснование увеличения штата сотрудников и подать на имя руководства необходимую документацию.
Способы увеличения штата сотрудников
В вопросах расширения штата сотрудников, необходимо понимать, что оно может проводиться двумя путями. Так, увеличение штата работников может предусматривать как непосредственно создание новых должностей в штатном расписании, так и увеличение штатной численности трудящихся на уже существующих должностях. Каждый из этих аспектов может иметь свои особенности правового регулирования в рамках локальных нормативных документов и актов.
Увеличение численности работников без внедрения новых должностей является актуальным, когда необходимо повысить производительность уже существующих отделов, создать новое, идентичное уже существующим, структурное подразделение или обеспечить функционирование оперативного резерва на предприятии на случай болезни или декрета имеющихся работников в целях отсутствия простоя и своевременного исполнения экономического плана.
Добавление же новой должности при расширении штата сотрудников может потребоваться как для более эффективного разделения трудовых обязанностей, так и в соответствии с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. Кроме этого, дополнение штата новыми должностями может использоваться для дифференциации обязанностей и окладов между сотрудниками одного уровня, имеющими схожие задачи, но разную производительность труда и стаж.
Что такое обоснование увеличения штата сотрудников
Как можно понять из вышеприведенной информации — инициировать увеличение штата может даже простой рядовой сотрудник, который понимает, что данная процедура необходима. Однако данную информацию также необходимо донести до руководства предприятия и конкретных лиц, ответственных за принятие решения об увеличении штата сотрудников.
В целях обеспечения рационального использования ресурсов предприятия и оценки практической пользы от расширения штата может потребоваться составление обоснования для увеличения штата сотрудников. Данное обоснование является служебной запиской, в которой изложена не только информация о необходимости увеличить штат, но и конкретные причины, по которым означенные кадровые мероприятия должны проводиться.
При этом на предприятии даже может устанавливаться особая форма составления обоснования увеличения штата, а может быть предусмотрено составление данной записки в свободной форме. Чаще всего в обосновании указывают количество фактически выполняемых работником операций при необходимости увеличить штат без расширения должностей. Или же описывают целесообразность внедрения новой должности для более эффективного разделения труда и успешного ведения экономической деятельности.
Служебная записка об увеличении штата сотрудников — образец, пример составления
Если вам необходимо составить служебную записку об увеличении штата сотрудников, нужно учесть несколько важных деталей:
Аугментинг персонала: краткосрочное или долгосрочное увеличение штата
Быстро развивающийся рынок и постоянно меняющиеся бизнес-модели заставляют искать новые, гибкие кадровые решения, дающие возможность экономить не только деньги, но и время и трудозатраты. Многие современные компании уже оценили по достоинству одно из таких решений — увеличение штата или аугментинг.
Термин «аугментинг» происходит от английского staff augmentation («увеличение штата»). Не смотря на то, что данное кадровое решение является довольно популярным, сам термин пока что мало распространен на российском рынке кадрового делопроизводства. Вместо него вы часто можете увидеть «увеличение штата» или «расширение штата». Однако мы хотим избежать путаницы и уточнить, что staff augmentation — это не просто увеличение штата в широком смысле, это расширение именно засчет привлечения сторонних работников на некоторое время.
Следует отметить, что аугментинг персонала — это не всегда решение кадровой оптимизации, а зачастую — необходимость! Если в компании нет технической или иной возможности минимизировать трудовые процессы, подогнав их под имеющийся штат, то нет другого выбора, кроме как расширять штат при помощи аугментинга.
Что такое аугментинг
Увеличение штата в данном случае — это разновидность кадровых решений, одно из ответвлений стратегии аутсорсинга персонала, которое позволяет быстро укомплектовать штат при необходимости его расширения на короткий или продолжительный срок.
Проще говоря, этот метод позволяет быстро набрать работников на тот или иной проект, если их не хватает. Например, во время высокого сезона или на место заболевшего сотрудника.
Аугментинг удачно совмещает в себе преимущества аутсорсинга персонала и удобства собственного внутреннего штата компании, позволяя быстро удовлетворить нужду в недостающих работниках.
На временной или длительной основе
Увеличение штата удобно применять в обоих случаях: и тогда, когда работники нужны на короткий срок, и на длительные работы.
Краткосрочное увеличение штата обычно применяется компаниями на высокий сезон или в дни пиковой нагрузки, когда своих штатных ресурсов не хватает, чтобы удовлетворить спрос; на время отпусков, когда необходимо заменить сотрудников на их рабочих местах и удержать производительность на прежнем уровне; для подмены конкретного сотрудника, ушедшего в отпуск или на больничный.
Долгосрочное увеличение штата используется в более глобальных стратегических целях, например, когда компании необходимо взять дополнительных специалистов на большой проект. Это типично для проектного бизнеса: строительных компаний или фирм-разработчиков программного обеспечения. Зачастую в рамках долгосрочного расширения привлекают узкоспециализированных сотрудников, специалистов в редких технологиях, которых бессмысленно и накладно постоянно держать в штате. А для строительных компаний, напротив, характерно массовое привлечение временного персонала на строй-объекты.
Зачем компаниям использовать увеличение штата?
Такое решение кадровой оптимизации как увеличение штата имеет ряд достоинств, а именно:
Специалисты Lexintel помогут вам быстро укомплектовать штат для длительных или разовых работ. Мы всегда подбираем индивидуальное кадровое решение для каждого клиента с учетом специфики бизнеса и готовы проконсультировать вас совершенно бесплатно! Звоните: 7 (495) 252-10-09
Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:
Как рассчитать численность работников
Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.
Содержание
Как рассчитать необходимое количество сотрудников
Методики расчета численности персонала
Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.
Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.
Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.
Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.
Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.
Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал
Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.
Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.
Расчет штатной численности персонала
Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.
Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.
Расчет численности персонала на примере
В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.
V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;
ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;
ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);
КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.
1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.
Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.
Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.
Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
Формула расчета коэффициента невыхода на работу:
Пример расчета коэффициента невыходов на работу
После того, как владелец магазинов посчитал, что ему можно сократить штат продавцов на два человека, он решил уточнить результат, чтобы убедиться, что в случае увольнения не снизится качество сервиса. Для этого он рассчитал коэффициент невыхода сотрудников на работу в течение 12 месяцев.
Получилось, что каждый сотрудник за год идет в отпуск на 28 дней, или 252 часа.
ДН = 252 часа/1 980 часов (показатель ФРВ) = 0,13.
1 + 0,13 = 1,13 — коэффициент невыхода на работу.
Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.
Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):
Дополним пример
В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).
Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного
Что делать, если результаты вам не нравятся
Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?
Для примера рассмотрим две ситуации.
Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:
Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.
Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.
Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.
Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.
Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую
Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).
Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.
Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце.
В расчете учитываются:
В расчете не учитываются:
Например, на 01.02.2021 в компании работает 50 человек. Одна сотрудница 16 февраля уходит в декретный отпуск, а другой сотрудник в этот же день — в отпуск по уходу за ребенком. Значит, с 16 числа они не будут учитываться в расчете. С 1 по 15 февраля (15 дней) — 50 человек. С 16 по 28 февраля (13 дней) — 48 человек.
(50 х 15) + (48 х 13) = 1374
Затем эту сумму делим на количество дней в феврале:
Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.
Шпаргалка расчета численности персонала
Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:
1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.
2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).
3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.
4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.
5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.
6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.
Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова
Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно
За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.
Оцените статью по пятибалльной шкале
Средняя оценка 3.4 / 5. Количество оценок: 10
Как узнать, что пришла пора расширять штат?
Управлять малым бизнесом – очень непросто, и вы это знаете. Руководитель должен иметь терпение, невероятные организационные навыки и хорошо ладить с людьми. Но сложнее всего – понять, когда пришло время нанять помощников, чтобы справиться с вашей повседневной рутиной.
Наем новых людей – это инвестиции в ваш бизнес. Вы будете платить зарплату своим сотрудникам, а также взносы в пенсионный фонд и остальные налоги из собственного кармана. Взамен вы получите развитие вашего бизнеса, особенно если у руля вашей компании будут стоять опытные специалисты. Только вот как же узнать, что время действительно пришло?
Вам жаль, что в сутках всего 24 часа
Вам кажется, что 24 часа в сутках – это очень мало? Ваш рабочий день постоянно заканчивается стопкой «дел на завтра», которая никогда не становится меньше? Вы берете работу на дом, стирая границы между личной жизнью и работой? Если да, то это явный признак того, что вам нужна помощь в делах. Элементарная секретарша, отвечающая на звонки и сортирующая корреспонденцию, может значительно облегчить вашу жизнь. Если вам кажется, что рабочий день становится все короче и короче, то пора нанимать помощников.
Снижается качество обслуживания клиентов
Обслуживание клиентов – одна из самых сложных составляющих успешного бизнеса, но при этом одна из самых важных. Если недостаток сотрудников снижает качество обслуживания клиентов, то, значит, пришло время, чтобы задуматься о наборе персонала. Клиентов нельзя оставлять без поддержки, но малый бизнес очень часто сталкивается с этой проблемой из-за нехватки людей и времени. Дополнительные работники обеспечат вниманием каждого клиента.
Вы платите сверхурочные
Если вы оплачиваете сверхурочное время тем сотрудникам, которые у вас уже есть, то это выходит вам дороже, чем зарплата нового сотрудника, который поможет распределить рабочую нагрузку более равномерно. Сверхурочная работа оплачивается по повышенной ставке и может стать серьезной статьей расходов вашего бюджета.
Ваш персонал не ходит в отпуск
Ваши сотрудники отказываются идти в отпуск, потому что они испытывают чувство вины, оставляя вас с грудой несделанной работы? Сотрудник, который жертвует своим отпуском на благо развития компании, может казаться лояльным альтруистом, но на самом деле это может вылиться в чувство обиды и негативные эмоции. Убедитесь, что ваши люди уходят в отпуск с легким сердцем. Если они перегружены работой, дополнительные руки могут им помочь.
Ваши сотрудники отлынивают от работы
Ваших сотрудников подкосила эпидемия хитрости? Они регулярно звонят по утрам и говорят, что неважно себя чувствуют? Сильный стресс, бессонница и напряженная работа и впрямь могут стать причиной болезни. Отлынивающие работники могут стать признаком того, что им нужна помощь на работе.
Появились жалобы на условия труда
Жалобы со стороны ваших сотрудников – это важный признак кадровой проблемы. Естественно, вы хотите, чтобы ваши сотрудники были счастливы, окружены заботой и вниманием. При этом было бы странно просить их больше работать, чтобы компенсировать недостаток рабочих рук.
Ваш бизнес быстро растет
Ваши продажи и производство недавно начали быстро увеличиваться? Заказы от клиентов валятся с такой скоростью, что вы не успеваете их выполнять? Многие владельцы малого бизнеса колеблются, стоит ли им нанимать новых сотрудников, чтобы помочь справиться с растущей волной заказов, потому что боятся «сглазить» такой поворот событий. Не стоит совершать эту ошибку. Если ваш бизнес вырос, необходимо привлекать новые рабочие руки, чтобы удовлетворять растущий спрос. А вот если вы этого не сделаете, тогда ваш рост точно пойдет на убыль, потому что вы рискуете снизить качество обслуживания клиентов.
Вы разрываетесь на части
Посмотрите со стороны на свой стиль работы, и вы сможете понять, действительно ли вам нужны новые сотрудники. Чувствуете, что ваше внимание распыляется на многочисленные задачи? Пытаетесь справиться одновременно со слишком многими проблемами своей компании? Можете ли вы полностью отдаться процессу решения каждой из этих проблем, или разрываетесь на части, не успевая доделать все до конца? Во втором случае вы знаете выход из положения.
Вы уделяете слишком много внимания мелочам
Как владелец собственного бизнеса, вы должны иметь возможность сосредоточиться на привлечении новых клиентов, разработке новых идей и решений для развития бизнеса. А если вы не можете оторваться от телефона, объясняя клиентам, куда подевался курьер, работающий третью смену без передышки, то такой возможности вам не светит. Новые работники могут взять на себя решение этих ежедневных вопросов, освобождая ваше время и внимание для глобальных вещей. Когда у вас появится больше времени, чтобы сосредоточиться на общей картине, ваш бизнес начнет расти.
Ваш бизнес слишком медленно растет
Многие предприниматели совершают ошибку, откладывая наем персонала до момента, пока бизнес не начнет расти, и продолжают выполнять всю работу сами. На самом же деле, дополнительный персонал может спровоцировать долгожданный всплеск роста малого бизнеса, так как новые сотрудники освободят ваше время для решения новых задач и позволят сосредоточиться на более важных вещах.
Ваша задача как руководителя – расширить охват аудитории, обеспечить высокое качество обслуживания, а также генерировать новые идеи. А вместо этого вы тратите свое время на попытки понять, почему ваша постоянная клиентка Мария Васильевна в последнее время стала расстраиваться и больше не отвечает на ваши звонки, и в результате выясняете, что это просто ваш курьер Вася на двенадцатом часу работы в запарке перепутал все адреса доставки и который день привозит заказ не ей, а ее соседке.
Так что даже если индикатор развития вашего бизнеса уныло топчется на одном месте, вам стоит поверить в успех и нанять помощников. Рассматривайте этот процесс как инвестиции в светлое будущее. «Примерьте» все эти ситуации на свой собственный бизнес – возможно, вам откроются глаза на многие проблемы, которых вы не замечали ранее, и идея привлечь дополнительные рабочие руки покажется вам вполне уместной.
Кстати, если у вас так мало свободного времени, что вы успели лишь проглядеть эту статью по диагонали, то знайте – да, пора уже пришла.