Как расшифровывается kpi аббревиатура
KPI – что это за инструмент повышения эффективности компании, как его разработать и внедрить
Приветствую вас, читатели блога iklife.ru.
Когда бизнес только начинает свое существование, перед руководителем стоит множество задач: нужно выйти на окупаемость, найти специалистов, наладить продажи и производство, организовать учет, анализ и многое другое. Со временем ситуация стабилизируется, на предприятии появляется постоянный штат сотрудников, и фирма начинает функционировать как единая система.
Новый этап жизни компании требует решения новых задач от руководства. Это правильная мотивация работников, рост и развитие, оценка эффективности работы, поиск ресурсов для достижения новых целей. Тема нашей статьи затрагивает все эти вопросы. Сегодня мы поговорим о таком инструменте, как KPI: что это такое, кому он нужен, как внедрить его на своем предприятии. Давайте разбираться.
Определение
KPI – это аббревиатура, которая расшифровывается как Key Performance Indicators, что переводится на русский язык как “Ключевые показатели эффективности”. Читать эти 3 латинские буквы принято так: “ки-пи-ай”.
Теперь постараемся раскрыть смысл этого понятия. KPI простыми словами – это совокупность показателей, по которым руководство предприятия оценивает, насколько эффективно работает каждый сотрудник, отделы и предприятие в целом, достигаются ли поставленные задачи. Такую схему работы еще называют “управление по целям”.
На самом деле почти на каждом предприятии есть определенные индикаторы, по которым оценивают его деятельность:
Большинство компаний составляют планы на определенный период и затем анализируют, достигнуты они или нет. У некоторых сотрудников и отделов есть свои индивидуальные планы. Обычно это касается маркетологов и продающих менеджеров. Отличия KPI от привычных нам показателей в том, что:
Как выбрать KPI для сотрудника, отдела или проекта
Есть 2 подхода к выбору основных показателей эффективности:
Первый подход дает возможность использовать чужой опыт, подсмотреть готовые решения для своего бизнеса. Но лучше все же потратить больше времени и сил на индивидуальную проработку показателей. Это более затратно на старте, но приносит лучшие результаты впоследствии, потому что:
Как внедрить систему KPI на своем предприятии
Обычно выбор показателей идет сверху вниз: от основных целей предприятия к разработке планов для отдельных сотрудников. Например:
Если вы решили внедрить KPI на своем предприятии, то не спешите перестраивать всю работу, начните с какого-то одного подразделения, например, отдела сбыта или продаж. Если ваши менеджеры используют CRM-систему, это значительно упрощает задачу, большинство современных продуктов уже содержат метрики для оценки эффективности и производительности.
Разработайте систему показателей, которые, на ваш взгляд, больше всего влияют на результат работы менеджеров. Их не должно быть слишком много – в идеале от 3 до 5 действительно важных и понятных человеку метрик.
Затем начните перестраивать работу, пригласите сотрудников “подопытного” отдела, экономистов, финансистов и других специалистов, которые могут помочь в решении поставленной задачи.
Выслушайте менеджеров, их непосредственного руководителя и других сотрудников, вместе подкорректируйте выбранную систему показателей, расскажите, какие бонусы они получат от перехода на новую систему. Любые изменения на предприятии чаще всего вызывают сопротивление со стороны людей, поэтому нужно постараться заручиться поддержкой ключевых специалистов.
Основные правила
Когда мы внедряем систему индикаторов на предприятии, важно соблюдать определенные правила, чтобы получить наилучший результат с меньшими потерями:
Пример расчета эффективности по системе KPI
Проще всего начать с отдела продаж, его менеджеров или маркетологов и SMM-специалистов. Тут метрики наиболее понятны руководителю и самим сотрудникам. Чаще всего у этих специалистов есть определенная система мотивации, завязанная на объем продаж.
Нужно подумать, какие еще ключевые факторы существенно влияют на результативность, разработать систему индикаторов, а затем проработать схему мотивации с их учетом.
Давайте посмотрим, как посчитать индекс эффективности работы на примере системы KPI SMM-специалиста.
Часто в интернет-маркетинге используются такие метрики:
Теперь давайте выберем 3 ключевых показателя в системе KPI и назначим им определенный коэффициент, показывающий важность данного индикатора:
В сумме коэффициенты должны давать 1. Теперь составим план на месяц и рядом запишем фактические значения. Для наглядного представления данных и расчета формул в нашем примере я воспользуюсь табличным редактором Excel.
Рассчитаем коэффициент выполнения плана по каждой позиции в процентах. Для этого фактические значения разделим на плановые и умножим на 100 %. Результаты сразу отразим в таблице.
Теперь, используя все имеющиеся данные, мы рассчитаем коэффициент эффективности SMM-специалиста. Для этого нужно умножить коэффициент выполнения плана на вес каждого индикатора и сложить полученные значения.
Получается, что в нашем случае сотрудник выполнил план на 115,4 %. Это и есть суммарный показатель его эффективности в отчетном периоде. Можно обойтись и без весов, тогда мы считаем, что все показатели равнозначны, и общий уровень эффективности будем определять как среднее арифметическое. То есть сложим коэффициенты по всем индикаторам и разделим на их количество.
По такой же схеме можно оценить результаты работы отдела, всего предприятия или нового проекта. Кроме того, количественные значения каждого отдельного индикатора позволяют руководителю увидеть пробелы в работе специалистов и подразделений компании и быстро их устранить.
Оплата труда на основе KPI
Эффективность и результативность сотрудников должна влиять на их заработную плату, в таком случае мы получаем явную мотивацию выполнять и перевыполнять поставленные планы.
Практически у всех работников есть фиксированная плата за отработанное время. Это гарантированные выплаты, но, кроме них, для лучшей мотивации используется премиальный фонд. Если работник выполнил и перевыполнил поставленный план, то его зарплата увеличивается. Если план не выполняется, то, кроме фиксированной платы, менеджер ничего не получает.
Система мотивации должна быть четкой и понятной для конкретного сотрудника, не стоит создавать сложные формулы, в которых может разобраться только экономист.
Кроме денежных поощрений, возможны и другие мотиваторы. Многие относятся к ним скептически, однако практика показывает, что они неплохо работают в дополнение к хорошей заработной плате. Что это может быть:
Ошибки при внедрении KPI
Часто бывает так, что в новую схему работы предприятия вкладываются силы и время руководителя, финансового директора, экономиста, начальников отделов, менеджеров, а в результате KPI существуют только для “галочки” и не приносят реальной пользы. Это одна из основных проблем: мы знаем, как создать систему, но не умеем ей пользоваться.
Другие типичные ошибки:
Еще один недочет – сосредоточенность только на финансовых показателях, в то время как важными могут быть другие, так называемые упреждающие факторы. Например, в отделе продаж могут быть важны не только объемы реализации в отчетном периоде, но и количество новых и повторных контактов с потенциальными заказчиками, которые принесут свои плоды в будущих периодах.
Плюсы KPI
Основные преимущества грамотно созданной системы ключевых показателей в экономике предприятия:
Минусы KPI
Ни один инструмент бизнеса не является панацеей от всех проблем и способом решить все задачи. Не для каждого предприятия KPI станут хорошей базой для экономического роста. Чаще всего они применяются в розничной и оптовой торговле, маркетинге, страховом деле, то есть там, где есть возможность выстроить схему личной ответственности и заинтересованности сотрудников в конкретном результате.
Основной минус KPI в том, что учитываются в основном количественные показатели, и перейти от них к оценке качества бывает довольно сложно. В итоге сотрудники могут пользоваться этой схемой, чтобы получать дополнительные бонусы, но постепенно начнет страдать репутация фирмы, или увеличатся различные расходы.
Еще один недостаток – это движение к индивидуализму, росту конкуренции среди сотрудников, что не всегда нужно и полезно.
Все учесть и предусмотреть бывает сложно, поэтому нужно тщательно продумать процесс разработки и внедрения KPI на своем предприятии, протестировать на одном подразделении и затем принимать решение о том, подходит этот инструмент конкретно вашей компании или нет.
Заключение
Мы дали расшифровку аббревиатуры KPI, разобрали суть определения, узнали, как выбирать и использовать ключевые показатели работы, как внедрить систему индикаторов на своем предприятии и правильно делать расчеты.
Расскажите, понравилась ли вам статья, ответила ли я на ваши вопросы, поделитесь своим опытом работы с KPI и другими инструментами бизнеса. Если остались сомнения или непонятные моменты, напишите в комментариях, будем разбираться.
Поделитесь статьей с друзьями в соцсетях, если считаете ее полезной.
Как расшифровывается kpi аббревиатура
KPI — это аббревиатура, которая расшифровывается как Key Performance Indicators: ключевые показатели эффективности. Это численные индикаторы, которые описывают деятельность компании за определённый период. В крупных компаниях внедрение и отслеживание показателей практически обязательно: с ними можно легко отслеживать развитие организации и качество работы сотрудников. Но, чтобы система работала как надо, ещё до внедрения нужно разобраться, как работают KPI, что это такое и какие показатели лучше использовать в конкретном случае.
Для чего используются KPI
Раньше основной сферой применения индикаторов была торговля, сегодня понятие существенно расширилось и используется практически во всех сферах бизнеса. И не только: показатели KPI применяют даже для отслеживания личной эффективности. Но в первую очередь они важны для бизнеса. С помощью индикаторов можно:
Это очень наглядный инструмент, а обилие параметров позволяет подобрать актуальные показатели для любой сферы. В разных тематиках набор индикаторов будет различаться и зависеть от особенностей отрасли.
Стоит ли внедрять
В целом внедрение KPI — шаг ответственный и иногда затратный, но при грамотном использовании полезный. Нельзя сказать, что кому-то такой способ учёта прогресса не подходит. Но многое зависит от сферы и самой компании, так что к выбору нужных показателей следует отнестись крайне ответственно. То есть KPI стоит внедрять, если вы:
Для галочки вводить KPI точно не стоит, равно как и использовать шаблонные наборы индикаторов, одинаковые для всех. Неправильно использованные показатели будут как минимум неинформативными, а в худшем случае могут и навредить делам. KPI приносят компании существенную пользу, но только при разумном применении.
Преимущества и недостатки внедрения KPI
Достоинства. Главный плюс внедрения ключевых показателей эффективности — с их помощью становится доступна серьёзная оптимизация процессов. Преимуществами можно назвать:
С KPI ведение бизнеса упрощается, так как многие неочевидные до того моменты проясняются и становятся нагляднее.
Недостатки. В первую очередь это факторы, связанные со сложностью внедрения:
При грамотном использовании KPI эти трудности сводятся к минимуму, а некоторые вообще можно нивелировать.
Виды KPI
Индикаторов существует несколько сотен, но все использовать не следует. Нужно отобрать несколько (обычно до пяти) ключевых показателей конкретно для вашего бизнеса и ориентироваться на них. Слишком большое количество параметров приведёт к тому, что вы будете тратить слишком много сил и времени на их подсчёт. В качестве примера можно описать стандартные KPI для сектора продаж.
Финансовые. Показатели, связанные с денежными потоками. В продажах основными считаются:
Клиентские. Индикаторы, напрямую имеющие отношение к клиентам и их поведению. KPI включают в себя:
Количественные. Это показатели, которые в первую очередь демонстрируют количество чего-либо. К ним относятся:
Корпоративные. В основном это показатели какого-либо конкретного отдела, включающие в себя:
Этот вид KPI рассчитывается по отделам, но в целом показатели бывают индивидуальными (для одного работника), командными (для целой группы специалистов) или проектными (подсчитывают эффективность конкретного проекта и людей, которые над ним работают).
Нестандартные показатели. Некоторые компании придумывают собственные индикаторы или применяют необычные варианты, такие как:
Каким образом внедряются KPI
Это комплексный процесс, требующий серьёзной подготовки. Внедрять метрики следует аккуратно: после введения показателей работа компании, возможно, существенно изменится, к этому нужно быть готовым. На основе полученных результатов будут строиться планы развития, они же влияют на премии и другие средства поощрения сотрудников.
Подготовка. Перед тем как внедрять KPI, нужно подготовить компанию к новому порядку. Сначала решение обсуждается с составом менеджеров, которые, в свою очередь, должны будут адаптировать бизнес-процессы под изменившуюся систему. Следует продумать, каким образом будут подсчитываться значения, на что будут влиять, каким образом вы собираетесь мотивировать персонал.
Определение показателей. Первый и очень важный шаг — выделить индикаторы, которые будут для вас важны. Это и командные показатели, актуальные для целых отделов и подразделений, и индивидуальные — их набор различается в зависимости от должности. KPI финансового директора и менеджера по продажам могут быть кардинально разными, потому что требуется от этих специалистов разное поведение и характер работы. Этот вопрос следует обсудить с топ-менеджментом и бухгалтерским составом, чтобы как следует понять, какие метрики актуальны для вашего бизнеса и будут наглядно демонстрировать прогресс. Если вы сможете подтвердить взаимосвязь между эффективностью работы и этой метрикой, её можно включать в список KPI. Чаще всего используют:
Создание матрицы. Когда вы определили основные показатели эффективности вашего бизнеса, понадобится ввести метрики, которые будут определять, успешно ли работает персонал. Это определённые планки, количественные значения, на которые будут ориентироваться сотрудники. Важно задавать реалистичные показатели: если их завысить, статистика будет неинформативной. Чтобы указать реалистичные цели, стоит провести опрос среди младших менеджеров и рядовых сотрудников. Таким образом планируются значения, которых следует достичь за определённый период. Планы бывают:
Обычно ставят сразу несколько планов на разные периоды времени для разных KPI. Многое зависит от темпа работ компании: если ситуация меняется стремительно, можно ввести и ежедневное отслеживание каких-либо базовых показателей.
Для B2B. Компании, работающие с другими организациями, обычно учитывают:
Для B2C. Если клиент организации — физическое лицо, метрики применяются немного другие:
Два последних параметра проверяются с помощью систем отслеживания или использования тайных покупателей.
Как выглядит матрица. Обычно это таблица с несколькими полями:
Таблицу можно составлять для одного сотрудника, для отдела или для проекта — всё зависит от того, какой индикатор учитывается.
Проработка мотивации. Чтобы сотрудники были заинтересованы в выполнении плана, их нужно чем-то мотивировать. Как правило, средства мотивации включают в себя материальные и нематериальные поощрения за выполнение определённого объёма работ. Если с материальными всё понятно (это премии и бонусная часть заработной платы), то нематериальные менее очевидны. Это может быть:
Важно подать мотивирующие факторы так, чтобы новая система не вызвала у сотрудников большого отторжения. Некоторые компании практикуют игровой формат: специальные приложения представляют выполнение рабочих задач как игру. Важное условие — объяснить сотрудникам правила нужно как можно подробнее и прозрачнее, ничего не утаивая.
Диалог с сотрудниками. Нередко внедрение KPI вызывает у работников негатив: им непривычно работать по новой системе, вдобавок много кто реализует её неграмотно. Объявить о введении индикаторов эффективности следует заранее. Сообщите, какие вы собираетесь использовать KPI, что это и для чего нужно. Старайтесь вести себя так, чтобы снизить вероятность отторжения:
Обязательно сделайте результаты наглядными: пусть они будут видны в приложении, в личном кабинете сайта или на физическом носителе вроде доски.
Внедрение. Вводить показатели лучше постепенно, изначально испытав новую систему на малой группе сотрудников. Так получится на начальных этапах отследить возможные ошибки и исправить их. Если вы уверены в работоспособности и правильности решения, можете распространять его на всю компанию: составьте документы, подготовьте планы, внедрите системы контроля результатов.
Контроль и аналитика. Это обязательное условие, если вы хотите, чтобы KPI работали как надо. Достижение результатов контролируется с помощью специального ПО или вручную. Отслеживание должно быть постоянным, чтобы результаты были достоверными и наглядными. Периодичность контроля метрик — не реже раза в месяц, на начальных этапах и в некоторых отдельных случаях, возможно, даже каждый день.
H2Плохие результаты у одного человека или отдела могут говорить о ненадлежащем качестве работы. Но, если цели не достигаются массово и постоянно, возможно, вы неправильно составили метрики: завысили значения, выбрали неправильные индикаторы. В таком случае лучше перепроверить систему и внести коррективы в цели или в сами показатели.
Чего не стоит делать
Эффективность KPI может быть весьма высокой, но только при правильном использовании. Внедрение индикаторов — ответственный шаг, избегайте ошибок и при появлении сомнений обратитесь к профессионалам.
Что такое KPI (Key Performance Indicator)?
Если спросить у 100 менеджеров по персоналу, что они понимают под сокращением KPI, то 99 из них скажут, что речь идёт о ключевых показателях эффективности. Аббревиатура KPI очень часто используется и в разговорной речи, и в публикациях и в абсолютном большинстве случаев трактуется неверно. Причин этому несколько.
Оставим в стороне (можно сказать, на совести менеджеров по персоналу и консультантов) первую причину и постараемся разобраться со второй и третьей.
Как правильно переводится термин «performance»
Англо-русские словари дают следующие варианты перевода существительного «performance»:
Как видим, среди перечисленного нет и намёка на эффективность. Нетрудно заметить также, что точный перевод анализируемого термина вне контекста дать трудно. На это обстоятельство указывает и Виктория Петрова, директор по персоналу UC RUSAL: «… в русском языке нет эквивалентного перевода слову performance — «количество и качество работы, которая должна быть сделана». В Америке вы просто скажете сотруднику: от тебя ожидается такой-то перформанс. Мы должны дать развернутое описание, что, собственно, мы подразумеваем, как мы видим деятельность сотрудника в организации.» («Эксперт», 2007, № 21)
На наш взгляд, аббревиатуру KPI следует трактовать как ключевые показатели деятельности или ключевые показатели результатов работы. Эти показатели можно группировать по-разному. Например, можно выделить финансовые и нефинансовые показатели. Или разбить все показатели на стратегические и тактические (оперативные). В практическом плане удобно пользоваться группировкой, предусмотренной стандартами серии ISO 9000.
Что следует понимать под эффективностью
Как мы уже указывали, желая произвести впечатление на руководителя, многие менеджеры по персоналу любой показатель деятельности своей службы называют показателем эффективности работы. К таковым, относят, например, отсутствие ошибок в заполнении трудовых книжек, своевременная подготовка отчетности. Не стоит удивляться поэтому, что, услышав о таких «показателях эффективности», специалисты, например, финансовой службы начинают смотреть на HR-менеджеров, как на людей второго сорта. Между прочим, оба названных показателя – это KPI (в значении «ключевые показатели деятельности»), но к эффективности они не имеют отношения.
От специалистов не отстают и издатели. Похоже, уже считается признаком дурного тона не использовать в названии переводной литературы термин «эффективность». При этом нещадно перевираются реальные первоначальные названия книг.
Пример 1
В 1997 году в США была опубликована книга Дэйва Ульриха (Dave Ulrich) под названием «Human resource champions. The next agenda for adding value and delivering results». В 2007 году Издательский Дом «Вильямс» выпускает перевод этой книги под названием «Эффективное управление персоналом: новая роль HR-менеджера в организации».
Пример 2
Весной 2008 года издательство «HR Media» презентовало первую в России книгу Дональда Киркпатрика и Джэймса Кирпатрика (Donald L Kirkpatrick and James D Kirkpatrick) под названием «Как оценить эффективность тренинга. Практическое руководство». Эта книга была издана в США в 2007 году и имеет она совсем другое смысловое название: «Implementing the Four Levels: A Practical Guide for Effective Evaluation of Training Programs». Название книги на русском языке кажется особенно странным на фоне отношения Джэймса Кирпатрика к оценке самой возможности сопоставлять затраты на обучение и выгоды от него в деньгах. Джэймс Киркпатрик пишет: «Меня разбирает смех, когда я слышу, что профессиональные тренеры должны уметь показывать выгоду для клиента в терминах возврата на инвестиции в тренинг». (По материалам информационного бюллетеня компании «Процесс Консалтинг» 14 марта 2006 г.)
Пример 3
В 1998 году в США вышла книга: М.Армстронга (Michael Armstrong) и А.Бэрон (Angela Baron) под названием «Performance Management: The New Realities (Developing Practice)». В 2005 году издательство «HIPPO» выпустило перевод этой книги под названием «Performance management. Управление эффективностью работы»
Пример 4
В 2007 году издательство John Wiley & Sons выпусило книгу Д.Парментера (David Parmenter) под названием «Key Performance Indicators. Developing, Implementing, and Using Winning KPIs». В 2008 году ЗАО «Олимп-Бизнес» выпустило перевод этой книги под названием «Ключевые показатели эффективности. Разработка, внедрение и применение решающих показателей».
Подобных примеров безответственного использования терминов «эффективность», «эффективный» в названиях переводных книг можно найти не один десяток. Между тем, не обязательно хорошо знать английский язык, чтобы понять – в указанных названиях книг нет терминов «эффективность» (efficiency) или «эффективный» (effective).
Что же такое эффективность? Ответ на этот вопрос можно найти в любом учебнике по экономике фирмы. Если под рукой нет учебника, можно найти значение этого слова, используя любую поисковую систему сети Интернет. Например, с помощь сайта Yandex.ru любой желающий сможет убедиться, что эффективность это:
1 вариант: Эффективность – относительный эффект, результативность процесса, операции, проекта, определяемые как отношение эффекта, результата к затратам, расходам, обусловившим, обеспечившим его получение;
Если для кого-то и словари не являются авторитетным ресурсом, советуем обратиться к международным стандартам серии ISO 9000.
ГОСТ Р ИСО 9000:2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (российский вариант международного стандарта ISO 9000:2005 «Quality management systems – Fundamentals and vocabulary») содержит четкое указание на то, что результаты деятельности должны характеризоваться двумя группами показателей:
Что такое KPI. Объясняем простыми словами
KPI — внутрикорпоративные показатели, благодаря которым можно отследить качество и эффективность проделанной работы отдельных сотрудников или подразделений.
Аббревиатура KPI расшифровывается как Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности. Это набор метрик, показывающих, насколько «здоров» бизнес.
Проще говоря, представим ситуацию: мы наняли специалиста и поставили ему задачу выкопать яму. Прошло время, на вопрос: «Как яма?» — он отвечает: «Я сделал план копания ямы». Ещё через неделю отвечает: «Лопату я уже выбрал, заказал, но бухгалтерия её не оплатила». Далее его ответы с разной периодичностью выглядят так: «Бухгалтерия лопату оплатила, но не привезли», «Привезли, я нашёл себе курсы по копанию ям, давайте оплатим».
В итоге через три месяца ямы нет, но есть лопата, курсы по копке и пилотная копка у сотрудника на даче. Задача не выполнена, но работа проделана большая, сотрудник движется к цели, но с низкой скоростью и высокими энергозатратами. Производительность таких сотрудников низкая. Понять, насколько, помогут KPI.
Примеры употребления на «Секрете»
«Очень трудно пройти между Сциллой роста смертности от вируса и Харибдой экономического спада из-за карантина. По обоим показателям губернаторы должны отчитываться, это их KPI».
(Профессор кафедры экономической и социальной географии МГУ Наталья Зубаревич — о том, как регионы переживают коронакризис.)
«Существует и противоположный подход к оценке показателей. Он основывается на контроле факап-метрик. Например, в компании Booking такой метрикой считают процент незавершённых по техническим причинам заказов, и это один из ключевых KPI при управлении разработкой. За показателем следит отдел маркетинга. Если он высокий, значит, команда увлеклась экспериментами и изменениями в ущерб бизнес-показателям, если низкий — компания развивается слишком медленно, необходимо сфокусироваться на управлении сотрудниками».
(Гендиректор «Мегаплана» Сергей Козлов — о том, как оценивать работу сотрудников по их провалам.)
Нюансы
KPI, как правило, выражены в конкретных цифрах. Также обозначен срок, за который нужно достичь результата. Например:
История
Систему KPI придумал профессор и экономист Питер Друкер в 1960-х. Он утверждал, что «стратегия без метрик — просто желание. Метрики, которые не соответствуют стратегическим целям, — пустая трата времени». Друкер предложил набор метрик, которые можно использовать в бизнесе. Сначала система не получила большой поддержки, но к началу 2000-х она стала использоваться широко.
Критика
Количественные показатели зачастую лишь искажают действительность: врачи, учителя, полицейские, офисные сотрудники начинают подделывать результаты работы, чтобы уложиться в некий спущенный сверху план, продвинуться по службе или хотя бы не потерять своё место.
Часто это вредит бизнесу. Крупный американский банк Wells Fargo в 2011 году начал поощрять «перекрёстные продажи»: он установил для сотрудников план продаж банковских продуктов, например открытие клиентом депозитного счёта, дополнительных услуг вроде покрытия овердрафта или кредитных карт. Невыполнение установленного плана грозило сотрудникам отработкой дополнительных часов без оплаты и увольнением.