Как рассчитать численность кладовщиков

Расчет потребности в персонале склада

Журнал «Cкладская недвижимость», №1, 2008 г. // Январь, 2008

Одним из основных вопросов, которым задаются владельцы и менеджеры складов, можно считать следующий: какое количество сотрудников будет оптимальным для нормального функционирования склада? Недостаток персонала может отрицательно сказаться на качестве и скорости работ, избыток — снова на качестве и на уровне дохода предприятия. Как и везде, здесь важно найти «золотую середину».

Расчет численности персонала может быть самостоятельной задачей, а может стать частью технологического проекта склада. И в том, и в другом случае, и для функционирующего склада, и для склада нового, необходимая численность персонала определяется по единому алгоритму.

Подготовка перечня складских операций

На первом этапе расчетов должен быть подготовлен полный перечень складских операций. В зависимости от типа склада, вида товара и прочих факторов, список операций может варьироваться как по размеру, так и по содержанию. При составлении перечня следует помнить не только о регулярных, но и о периодических операциях, выполняющихся на складе. Периодические операции, в отличие от регулярных, возникают в случае создания нестандартных ситуаций (обнаружение брака, возвраты, выборочная инвентаризация и т.п.). Наиболее общими для большинства складов можно считать следующие операции:

На втором этапе каждая операция разбивается на элементарные действия. Каждому действию в обязательном порядке следует поставить в соответствие исполнителя. Если действие выполняется с использованием техники, то и эта информация должна быть зафиксирована. Разделение операции отгрузки представлено в Таблице №1.

Таблица №1. Отгрузка

Оператор АСУ склада

АРМ (компьютер, принтер)

Транспортировка паллет из зоны комплектации на площадку погрузочно-разгрузочных работ

Загрузка паллеты в кузов транспортного средства

Перекладывание груза с паллет в кузов транспортного средства

Передача товара экспедитору

Кладовщик отгрузки/ контролер

Учет отгрузки в информационной системе

Оператор АСУ склада

АРМ (компьютер, принтер)

Так должны быть проанализированы все складские операции. В качестве исполнителей целесообразно указывать не конкретную должность (кладовщик, грузчик), а роль, которую данный сотрудник склада выполняет в данной операции. Например, должности кладовщика могут соответствовать: начальник смены (старший кладовщик), кладовщик приемки (приемщик), кладовщик зоны хранения, кладовщик зоны комплектации (контролер), кладовщик зоны отгрузки. Водители складской техники могут выполнять работы и на погрузчиках в зоне приемки или отгрузки, и на высотных штабелерах в зоне хранения. На больших складах, как правило, существует определенная специализация водителей техники. На складах средней величины эти операции может выполнять один специалист. Грузчики также могут подразделяться на несколько подобных категорий: грузчик-расстановщик, грузчик-комплектовщик, грузчики разгрузки-погрузки. Подобная детализация поможет в дальнейшем составить рациональный график работ и учитывать «совмещение должностей» одним специалистом для оптимизации общего количества персонала.

Определение временных нормативов складских операций

Следующим шагом становится определение нормативов длительности складских операций, т.е. определение временных затрат на каждую операцию, каждое действие. В случае если склад еще не запущен в работу, либо для проведения замеров недостаточно времени, в качестве нормативов используются средние показатели продолжительности операций. Некоторые из них можно найти в отраслевом стандарте — «Межотраслевые нормы времени на погрузку, разгрузку вагонов, автотранспорта и складские работы» (Утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 17 октября 2000 г. N 76). Плюсом станет приглашение консультанта по логистике, который сможет предоставить усредненные показатели для отрасли. Эти показатели позволят сделать пусть не самый оптимальный, но приближенный к реальности расчет. Во всех прочих случаях должен быть проведен хронометраж каждого действия. Классический вариант сбора статистики по продолжительности операций — измерение продолжительности операции секундомером и фиксирование в специальных бланках времени выполнения, количества выполненной работы, специализации и числа задействованных сотрудников склада, используемой техники. Для более точных расчетов необходимо учитывать коэффициент участия каждого сотрудника (а также технического средства) при выполнении складских операций. Другой вариант — добавить в складской документ (задания на приемку, размещение, перемещение, отбор и пр.) поля для внесения времени начала и окончания действия. Использование второго варианта может быть ограничено наличием необходимых складских документов на всех этапах выполнения операций, однако он исключает двойной ввод информации о количестве выполненной работы и исполнителях, позволяет произвести автоматическую статистическую и аналитическую обработку, а также обеспечивает высокую точность расчетов за счет накопления большего объема информации.

Можно посоветовать вести на складе постоянный сбор и накопление данных о времени начала и окончания операций, а также о количестве исполнителей и объеме работы, соответствующих этому временному отрезку. Накопленные данные позволят:

Полученные данные, независимо от способа их сбора, подлежат предварительному контролю и обработке. Так, время на выполнение операций не может быть отрицательным значением; немногочисленные «крайние» значения также нужно из расчета исключить. Следует отметить, что если для проведения расчетов привлечен консультант по логистике, то накопленный им за все предыдущие проекты опыт позволит наиболее грамотно произвести отбор данных для дальнейшей работы.

В результате полученная информация может быть представлена в виде таблицы (Таблица №2).

Источник

Нормирование численности персонала склада

Ситуация в логистической отрасли

Сложная экономическая ситуация приводит к изменению структуры поставок продукции. Снижается уровень потребления и уменьшается размер среднего заказа. Если раньше отгрузки осуществлялись крупными партиями, сегодня растёт количество мелких заказов. Объёмы поставок меняются изо дня в день, становится сложнее рационально спланировать загрузку персонала. Все это нарушает стандартизацию и увеличивает трудоёмкость процессов складской логистики.

В последние годы было построено большое количество современных распределительных центров с высокой скоростью обработки грузов и продуманной складской логистикой. Сегодняшние заказчики логистических услуг привыкли к высокому уровню сервиса. Становится нормой установление различных требований и ограничений к формированию заказов продукции. Например, торговые сети часто выставляют требования по количеству наименований на паллете, высоте укладки и способу упаковки, просят нанести специальную маркировку продукции. Высокий уровень сервиса приводит к дальнейшему усложнению процессов складской логистики, дополнительным инвестициям и повышению себестоимости.

Продолжающееся ужесточение трудового, налогового и миграционного законодательства повышает стоимость рабочей силы. Уже сейчас иностранные рабочие массово уезжают из России, а с 2016 года планируется запретить заёмный труд – аутсорсинг и аутстаффинг персонала.

Исходя из сложившихся условий, сегодня назрела настоятельная необходимость сокращать издержки и оптимизировать бизнес-процессы складской логистики. Компания «Формула труда» специализируется на проектах повышения производительности труда в логистической отрасли. Мы предлагаем вашему вниманию отраслевое решение по нормированию труда и оптимизации работы в складской логистике. Основная цель данной программы – оперативно найти потенциал улучшения бизнес-процессов логистики и за 3-4 месяца сократить условно-постоянные расходы не менее чем на 20%, сохранив при этом достигнутый уровень клиентского сервиса.

Пример нормирования численности персонала склада

Программа нормирования численности персонала склада была реализована в компании, занимавшейся поставками продукции FMCG в торговые сети и розничные торговые точки. Компания имела собственное производство и сеть распределительных центров в крупных городах РФ. Проект реализовывался на базе одного из складов с объёмом отгрузок более 300 тонн в сутки.

Логистическая компания имела не самый большой склад, и хотя его площадей в целом хватало, в дни пиковой отгрузки свободное место заканчивалось. Компания постоянно увеличивала объёмы производства и ожидала, что при такой ситуации рано или поздно отгрузки будут сорваны. Компания была вынуждена содержать избыточный штат рабочих, не имея возможности обеспечить всем 100% загрузку. Лишняя трудоёмкость работы склада была связана, в первую очередь, с повышенными требованиями к уровню клиентского сервиса. Компания была готова принимать и отправлять заказы семь дней в неделю в любое время суток, выполнять любые требования по маркировке и комплектовке заказов. При этом размер и частота заказов ограничены не были, можно было заказать 20 тонн продукции или всего 1 коробку.

Бизнес-процесс складской логистики и условия сервиса в целом выглядели следующим образом:

Анализ текущей ситуации на складе

Основная цель проекта состояла в оптимизации процессов складской логистики и сокращении расходов на персонал. Для определения потерь и причин снижения эффективности были проведены моментные наблюдения за работой различных сотрудников склада – приёмщиков, грузчиков, комплектовщиков. Моментные наблюдения помогли выявить основные виды потерь производительности труда: недостаточная загрузка персонала в течение смены, лишние перемещения работников по складу, дублирующиеся функции.

Выявленные потери на складе готовой продукции:

Заказы от клиентов принимались с помощью системы управления торговлей, а постановку продукции на хранение и поиск товара осуществляла система автоматизации склада. Системы не взаимодействовали в режиме онлайн. Чтобы склад начал работать в очередную смену, нужно было собрать все заказы на эту смену в системе управления торговлей и загрузить их в систему автоматизации склада. Эта операция обычно выполнялась с опозданием на 2 часа.

Ожидание заявки на отгрузку регулярно приводило к простою персонала в начале смены (с 17 до 19 часов). Так как все клиенты хотят получить товар утром, ночью склад работал в авральном режиме. Для ускорения процесса были выделены зоны комплектовки (меньше перемещений для комплектовщиков), но для обеспечения их работы остальные сотрудники должны были постоянно перемещать продукцию внутри склада. Чтобы ничего не потерять в этой суматохе, необходимо было дважды взвешивать и сканировать продукцию на каждом участке – на входе и выходе. Работа грузчиков контролировалась компьютером, но этого было не достаточно. На каждом участке склада находился кладовщик, дублирующий контрольные и учётные функции системы автоматизации. При этом дополнительная функция контроля перемещения продукции между участками выполнялась весовщиком.

Такая организация труда позволяла отгрузить несколько сотен тонн продукции за ночь. Однако, цена скорости. – сотни часов простоя работников и миллионы рублей дополнительных расходов. Днём объёмы отгрузки снижались, и работники склада отдыхали в бытовках после ночной отгрузки. Последние два часа рабочей смены на складе почти не оставалось работников, всех отпускали домой.

Нормирование и анализ рабочего времени складского персонала

Общее направление решений по оптимизации было понятно уже на первом этапе проекта, но нам требовались научно обоснованные предложения и гарантия сохранения уровня клиентского сервиса. Реализовать это помогло нормирование численности персонала склада. Нормирование работы складского персонала начиналось с фотографий рабочего времени, которые проводились в течение всей смены и для каждой типовой профессии. По результатам фотографий была составлена структура рабочего времени по каждой типовой должности:

Анализ фотографий рабочего времени показал, что более 25% времени расходуется непроизводительно: работники склада совершают лишние перемещения, не могут быстро найти нужную тару, имеют большое количество простоев. Были выявлены десятки других потерь и неэффективных операций, требующих устранения, например:

В целях оптимизации процессов складской логистики был реализован ряд организационных мероприятий по устранению дублирующихся функций и снижению трудоёмкости рабочих операций. Отдельные должности были сокращены, для других была расширена зона ответственности. Были оптимизированы маршруты перемещения сотрудников по складу, снижено количество контрольных мероприятий. Одним из наиболее важных результатов стала формализация оптимизированных рабочих процессов. Все трудовые операции были расписаны в виде кратких технологических инструкций, устанавливающих правильную последовательность действий рабочего. Позже к ним было добавлено стандартное время на ту или иную операцию:

Нормирование численности персонала склада

Заключительным этапом проекта был расчёт целевой численности персонала склада с учётом оптимизированных рабочих процессов. Специфика ситуации заключалась в том, что объёмы отгрузки каждый день менялись. Склад мог отгрузить в одну смену только 150 тонн продукции, а в следующую смену уже 350. Менеджмент склада нуждался в инструменте, который бы позволил точно спланировать количество персонала на очередную смену. Таким инструментом стал калькулятор численности на основе норм труда.

Принцип работы калькулятора простой: пользователь (начальник цеха, мастер или специалист службы персонала) вводит планирующийся объем отгрузки, и получает целевую численность складских рабочих в разрезе участков и профессий. Для расчёта численности объем отгрузки делится на сменную норму выработки. А сменная норма выработки рассчитывается по нормам труда. Примеры таких калькуляторов, которыми можно пользоваться на нашему сейте в режиме онлайн, размещены в разделе «Методики».

Результаты нормирования численности складского персонала

В результате проекта компания сократила свои расходы на складской персонал более чем на 30%. Этого удалось достичь как за счёт оптимизации процессов, так и благодаря более рациональному планированию численности сменного персонала. Значительно уменьшилось количество персонала в простое, повысилась интенсивность работы. Кроме того, разработанные нормы труда позволили систематизировать и регламентировать работу персонала склада, появился дополнительный инструмент контроля. Также нормы труда стали базой для дальнейших проектов по совершенствованию систем мотивации складских работников.

Источник

4. «Общемашиностроительные типовые нормы, нормативы численности и нормативы времени обслуживания для вспомогательных рабочих цехов основного и вспомогательного производства» (утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 02.03.1979 N 73/5-4)

4. КЛАДОВЩИКИ ЦЕНТРАЛЬНЫХ СКЛАДОВ ЗАВОДА

4. КЛАДОВЩИКИ ЦЕНТРАЛЬНЫХ СКЛАДОВ ЗАВОДА

УКАЗАНИЯ ПО ПОЛЬЗОВАНИЮ НОРМАТИВАМИ ЧИСЛЕННОСТИ

Нормативы численности установлены для кладовщиков центральных материальных и инструментальных складов завода.

Нормативы для кладовщиков складов готовой продукции, покупных деталей, узлов и изделий в сборнике не даны, так как в условиях разных отраслей организации труда персонала этих складов объем и состав его работы резко отличаются.

Для кладовщиков перечисленных складов следует устанавливать и вводить отраслевые и местные нормативы.

Нормативы численности установлены укрупненно только в зависимости от числа приемов и выдач материалов (инструментов) в среднем за месяц.

При пользовании сборником это число определяется по описи сданных бухгалтерии завода документов.

При анализе и обработке материалов было установлено, что кладовщики центральных складов в основном заняты оформлением документации, подсчетом, взвешиванием и т.п. работой, а всю переработку грузов на складе осуществляют подсобные рабочие-грузчики. Поэтому число шифров материалов на складе почти не влияет на численность кладовщиков. Этот фактор в данных нормативах не учтен. Нормативы для складских рабочих-грузчиков также в сборнике не приведены.

Численность этих рабочих следует определять на месте в соответствии с трудоемкостью выполняемых ими работ, определенной по «Единым нормам времени на вагонные, автотранспортные и складские погрузо-разгрузочные работы».

К нормативам численности кладовщиков ЦИС даны поправочные коэффициенты в зависимости от вида и сложности продукции на предприятиях (среднего веса деталей и инструментов).

Явочная численность кладовщиков определяется непосредственно по нормативам, с учетом вида сложности:

— коэффициент на вид и сложность продукции.

Списочная численность кладовщиков определяется по расчету:

Расчет потребной численности кладовщиков по нормативам особых пояснений не требует, поэтому пример расчета не приводится.

На центральных складах завода (металлов, метизов, полуфабрикатов, химикатов, лаков и красок, инструментов, горюче-смазочных и вспомогательных материалов и т.д.) имеются необходимые подъемные, погрузо-разгрузочные и транспортные средства, полочные и ящичные стеллажи, поддоны, емкости, бачки, весы и т.п. складское оборудование и инвентарь. На рабочем месте кладовщика имеется стол, стулья, шкаф для хранения картотеки и документации по учету.

Переработку грузов в складских помещениях, на грузовых площадках складов осуществляют подсобные рабочие-грузчики.

Доставка грузов в цехи осуществляется транспортировщиками цехов на автомобилях, электро- и автотележках.

На складах предприятий единичного, мелкосерийного и среднесерийного производства основные материалы (а также вспомогательные материалы на заводах всех типов производства) отпускаются цехам по разовым требованиям в объемах, установленных в лимитных картах и ведомостях. Отпуск оформляется накладными или расписками получателя материалов в лимитных картах или ведомостях.

На складах предприятий крупносерийного и массового производства основные материалы отпускаются по планам-картам соответственно установленному месячному лимиту по каждому наименованию и размеру (шифру) материала, сроку и партии выдачи. Отпуск оформляется приемо-сдаточными накладными.

1. При численности 3 кладовщика и более допускается иметь старшего кладовщика (без увеличения численности штата).

2. При наличии постоянной работы на складе по консервации и расконсервации разрешается увеличение численности кладовщиков на одного человека.

3. При наличии склада, размещенного в разных зданиях или на разных этажах, разрешается иметь одного кладовщика дополнительно.

4. Численность работающих на складе грузчиков определяется дополнительно соответственно Единым нормам времени на вагонные, автотранспортные н складские погрузочно-разгрузочные работы и объему работ.

Источник

Расчет штатной численности

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Источник