форма авторизации сотрудников в корпоративной системе
Корпоративный интранет как HR-инструмент
Внутренний корпоративный портал, интранет или «местный гугл» позволяет решать целый ряд задач:
На примере Инфомаксимум, ИТ-компании со штатом 115 человек, поделимся собственным кейсом создания корпоративного портала — от идеи до воплощения.
Начало
Потребность во внутреннем интранете мы осознали, когда компания начала активно масштабироваться. Штат расширялся, корпоративная культура развивалась, процессы менялись, появлялись новые традиции, потребовались оперативные новостные каналы со стабильной лентой и т.д. В итоге мы пришли к выводу, что компании нужен инструмент, способный:
Кроме того, сразу были определены следующие требования к порталу:
Первым шагом стало формирование рабочей группы, которая бы взяла на себя курирование внутреннего сайта. В нее вошли: PR-менеджер, HR, главный бухгалтер (образцы бланков, самые частые вопросы) и директор по развитию. Изучили референсы, выделили типовое наполнение, отказались от некоторых первоначальных задумок (например, исключили интеграцию с Jira и Confluence), сформировали общее представление о структуре и контенте.
Первую версию сайта создавали на Tilda. Причин тому было несколько:
Детали
Внимательно изучив референсы, мы прописали элементы, которые обязательно должны быть на портале. Среди них:
«Разбросав» все составляющие, мы сделали акцент на трех составляющих: информационном блоке, корпоративном и коммуникационном.
Информационный блок:
Сразу после авторизации сотрудник попадает на главную страницу. У нас она лаконично оформлена и содержит основные моменты о компании:
Кроме того, к информационному блоку относятся:
Корпоративный блок:
Фокус на освещении более прикладных и «будничных» моментов жизни компании.
Коммуникационный блок:
Суть — прямая связь с руководством компании и профильным специалистом. Открывая форму «Фабрика идей», сотрудник может что-то прокомментировать, предложить какую-то новую интересную инициативу и т.д. Чат асинхронный, все заявки рассматриваются один рабочий день, ответ приходит либо на рабочую почту, либо напрямую сотруднику в корпоративный мессенджер. Последнее предложение, например, было высказано относительно покупки вебинара одним из frontend-разработчиков.
Другой большой раздел — это библиотека, агрегатор всей имеющейся литературы в офисе — как профильной, так и развлекательной. Раздел состоит из:
Все «подцеплено»к системе интернет-магазина, где сотрудник не покупает, а как бы «закидывает в корзину» нужный ему товар. Прикручен настраиваемый каталог, где видно наличие/отсутствие книги, количество экземпляров. Библиотека интегрирована с внутренней CRM-системой, которая собирает все заявки. Каждая отправляется на почту в отдел по работе с персоналом, который занимается непосредственно выдачей книг.
То, что описано выше, все еще несовершенно. Мы постоянно работаем над улучшением разделов, дизайном добавляем страницы, обновляем информацию. В планах — переход сайта на другую платформу с более широкими возможностями, добавление интерактивности.
Главным итогом внедрения инструмента и исследования обратной связи для нас стало понимание, что люди охотно воспринимают все это и готовы к диалогу. Мы считаем, что произошел некий переход с позиции «Семья» небольшого камерного коллектива на позицию «Команда».
Представляем «Личный кабинет сотрудника» — решение Directum для быстрого доступа к корпоративным услугам
Личный кабинет — это единый портал с корпоративной информацией и кадровыми сервисами. Здесь работник может оформить обращение в любую внутреннюю службу, а легкий интерфейс решения будет понятен даже тем, кто не работает с информационными системами.
Современные компании используют сразу несколько корпоративных систем для решения разных задач. Рядовому сотруднику не всегда очевидно, в какой системе находятся нужные ему данные, к кому из коллег обратиться с запросом и как это лучше сделать.
С «Личным кабинетом» работники компании точно знают, как оформить запрос во внутренние службы, а персонал этих служб больше не отвлекается на однотипные консультации и может заниматься своими основными задачами. К тому же, новое решение Directum рассчитано в том числе на специалистов, не работающих за компьютером.
Единая точка доступа. Вся необходимая информация и функциональность собраны вместе. В личном кабинете можно:
Для получения необходимой информации «Личный кабинет сотрудника» интегрируется с системами, которые используются в компании.
Профиль сотрудника. Данные о работнике отображается в его профиле — они заносятся автоматически из информационной системы. Сообщить об их изменении можно в один клик.
Управление отпусками. По установленному в компании регламенту сотрудники получают уведомления о необходимости запланировать отпуска на следующий год. Перейти к планированию можно напрямую из уведомления.
Быстро оформить заявление на отпуск, отгул или перенос отпуска в личном кабинете можно с помощью специальных виджетов.
Пользователи решения могут скачивать из информационных систем документы для ознакомления, например, заявления и приказы на отпуск, а также подписывать их простой электронной подписью.
Сервисные заявки. В личном кабинете можно отправлять запросы на услуги внутренних служб и отслеживать статус их выполнения. О завершении работ по заявкам решение уведомит пользователя отдельно.
Решение упрощает и повышает эффективность внутренних процессов:
Узнайте больше о «Личном кабинете сотрудника» в описании решения.
Форма авторизации сотрудников в корпоративной системе
Портал-конструктор:
Сотрудники могут согласовывать рабочий график, получать информацию о количестве полагающихся или уже использованных дней отпуска, подавать заявку на предоставление отпуска и выполнять целый ряд подобных операций:
Информирование сотрудников о значимых событиях, а также возможности общения для сотрудников компании в рамках единого пространства:
Менеджеры могут проводить согласование целей и KPI, оценивать сотрудников, так и согласовывать рабочего время:
Внутренний портал компании: от идеи до итога
Как справиться с желанием впихнуть в портал все на свете, приспособить систему «интернет-магазина» под библиотеку и всегда быть в курсе всего движа.
Давным-давно, в далекой-далекой галактике…
Ладно, история началась не так уж и давно – в 2019 году. Конкретно – в марте, когда на планерке прозвучало «внутренний портал».
Компания росла, приходили новые люди, активно развивалась корпоративная культура, и встал вопрос: «Как лучше всего в едином ключе транслировать корпоративные миссию и ценности внутри коллектива?». Когда-то мы помещались в маленькой университетской аудитории, сейчас становилось тесно в просторном open space. И если раньше проблема могла решиться в формате «Это подскажет Катя», то потом наступил ключевой момент: «А кто из них Катя, и где её искать?».
Да, всех можно было найти в мессенджере, где были общие корпоративные чаты, но тут опять фейл: например, еще одна Катя – Java Middle Developer – вполне может быть записана как @krm_i_have_no_idea. Диктовать свои условия мы не могли, поскольку многие (все) использовали Telegram и как личное приложение, не только рабочее.
И вот, обсуждая, так сказать, дела насущные, мы пришли к тому, что нужен инструмент, который был бы способен:
Отлично. Скелет есть. Дополнительные «хотелки» не заставили себя ждать:
Выход – создать внутренний корпоративный портал, свой, так сказать, интранет. В теории, это отвечало всем условиям:
Впервые подобная идея была озвучена еще в лохматом 2015, но не было возможности для реализации задумки. Мы провели небольшой «лайтовый» опрос сотрудников и уяснили для себя одну вещь: люди хотят «свой Google внутри компании», который бы ответил на любой их вопрос, связанный с работой и функционированием Инфомаксимум.
Ясно. Понято. Принято.
Первым делом решили создать рабочую группу, которая будет полностью курировать/создавать/согласовывать портал. Туда вошли: PR-специалист, HR-менеджер, директор по развитию и главный бухгалтер.
Создавать свое – это прекрасно, но начать мы решили с поисков референсов – интересных идей и кейсов. Много чего просмотрели, изучили, прочитали. Больше всего, пожалуй, запомнилась вот эта статья с Хабра. Емко, детально и информативно. Взяли на карандаш.
И им же нарисовали желаемую структуру того, что мы хотим видеть на MVP сайта. Все «хотелки» мы решили временно приглушить и сделать что-то лаконично-функциональное, чтобы протестировать задумку. В контексте этого и пилить сайт мы решили своими силами, поскольку отнимать рабочее время дизайнеров и разработчиков было бы несколько некорректно/неправильно/плохо (нужное подчеркнуть). Тем более, что у нашего директора по развитию как раз были все нужные навыки и умения, чтобы сделать сайт. На Tilda.
И засада: мы уже не понимали, что именно хотим получить. «Франкенштейн» из идей перестал вдохновлять, все казалось очень загруженным, лишним.
В топку прежние идеи. Снова за стол обсуждений:
Первое, основное и важнейшее, что видит сотрудник – главная страница. Мы решили сделать её лаконичной и отразить основные моменты:
В целом к информационному блоку относятся разделы:
У каждого сотрудника есть своя страница, где кратко (и в форме, предложенной им самим) – о его основных хобби и интересах. При желании человека, указываются его аккаунты в соцсетях. Практика показала, что такие вещи оказались очень полезны.
Наша Катя из маркетинга разрешила поделиться своим профайлом.
Вопрос с рассадкой мы решили блоком «Кто где сидит». Мы немного «оживили» план офиса, отрисовав на нем план рассадки сотрудников. Особенно актуален раздел стал в момент переселения части людей на другой этаж.
Пока все статично, но в планах сделать страницы более интерактивными, чтобы при нажатии на место, можно было сразу перейти на страницу сотрудника.
Отдельная гордость – блок «Бессмертный полк». Многие из команды ежегодно принимают участие в этой акции. Конечно, 2020 и в этом плане стоит особняком. Мы попросили ребят поделиться историями и подвигами своих родственников, каждому посвящена отдельная страница. И это оказалось очень здорово.
Задача блока – освещение более прикладных вопросов жизни компании. Основные разделы:
Первое, что сюда относится – пока односторонний «чат» Фабрика идей. Написав в форму, любой сотрудник может на что-то пожаловаться, прокомментировать то или иное событие, внести свои идеи/предложения по улучшению продуктов компании и корпоративной жизни. Рассматриваются все заявки в течение дня, ответ приходит на электронную почту либо же в рабочий чат с уточнениями. Последнее предложение, например, было насчет ежемесячного проведения непрофильных лекториумов. В планах – сделать категоризацию обращений.
Раньше у нас была отдельная страница Доска объявлений. Чаще всего ребята писали туда о продаже тех или иных вещей. Среди предложений были MacBook, многофункциональный рюкзак, оперативная память и даже холодильник. Последнее объявление – «Котята в добрые руки». В августе прошлого года мы полностью перенесли страницу в наш корпоративный чат – RocketChat. Этот вариант предложили сами сотрудники, поскольку посчитали, что так общение и обмен информацией будет происходить быстрее. Тот же холодильник нашел хозяина спустя 4 минуты после публикации новости.
Библиотека – большая база по всем имеющимся книгам в офисе. Есть определенное разделение:
Все автоматизировано, практически мы встроили свой «интернет-магазин» в наш портал, в котором каждый сотрудник не покупает, а именно берет себе книгу. Прикрутили настраиваемый каталог, где можно указать описание книги, её характеристики, количество экземпляров и доступность на данный момент.
А ещё библиотека интегрирована с внутренней CRM, куда попадают заявки от сотрудников на книги. Плюс каждая заявка отправляется на почту HR-специалисту, который будет выдавать книги.
Спустя два года после внедрения самой идеи, многократного тестирования инструмента и анализа фидбэка команды хочется отметить следующее: мало просто сделать красивый сайт/лендинг/страницу. И это даже не касается обновления информации. Намного важнее было показать, что это все – игра вдолгую, что руководство действительно открыто к диалогу, что необязательно крутиться вокруг да около и собираться с мыслями, чтобы узнать, кто такой разработчик Анатолий и где его найти, или где лежит запас салфеток. Некий переход с концепции «Семья», маленького узкого коллектива, где все изначально знакомы друг с другом, на позицию «Команда».
А есть в вашей компании внутренний корпоративный ресурс? Нравится вам он или нет? Поделитесь фишками и интересными идеями?
Форма авторизации сотрудников в корпоративной системе
Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.
Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.
Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.
При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:
Начальные требования
Для прохождения курса необходимо:
Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.
Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.
У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить
Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.
Баллы опыта
уроке.
Тесты и сертификат
После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.
Для преподавания оффлайн
Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).
Если нет интернета
Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox
iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate
Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome