если не отвечают на письмо что написать

Как убедить других отвечать на письма и стать универсальной емейл-машиной

Я пишу письмо, а мне не отвечают. Я пишу ещё одно, а в ответ молчание. Наконец, я пишу третье с текстом вроде «Чувак, а ты ещё заинтересован в нашем сотрудничестве?». Тут получаю ответ: «Жду не дождусь когда начнём работать, шли презентацию». Я стараюсь строить свою переписку по определённым принципам, чтобы сдвигать общение с мёртвой точки. В статье поделюсь некоторыми своими наработками, расскажу как задолбать молчунов полюбить милашек-адресатов, а они ответили взаимностью.

В каждой корпоративной культуре свои правила. Где-то вам будут отвечать хотя бы в тот же день или утром следующего дня, а в других ответ можно ждать неделями. Если вы, конечно, не приложите дополнительные усилия.

Используйте правило двух дней

Важно, чтобы про вас не забывали. И вы сами не забывали, что вам от кого-то что-то нужно. Попадаются товарищи, которые пишут, что им очень срочно нужен ответ и пропадают на месяц. Забавно, да? Чтобы самому не стать спящей красавицей — ставьте напоминания и пусть это войдет в привычку.

Каждое утро, как только загрузится рабочий ноутбук, я делаю аудит писем, на которые не получил ответ накануне. По каждому такому письму на через два рабочих дня ставлю напоминание в почтовом клиенте. Проходит пара дней, всплывает уведомление, я проверяю, что ответа до сих пор не было и пишу очередное письмо. И так повторяю еще один-два раза. Если ответа нет — звоню. Но ситуации бывают разные и иногда звоню уже после первого напоминания. Ит депендс, короче.

Станьте киборгом напоминаний

Каждый раз писать «К сожалению не получил от вас ответ и бла-бла-бла» откровенно задолбало. Почему бы не автоматизировать эту рутинную операцию? Оказывается, в каждой операционной системе есть автозамена или можно поставить специализированного Альфреда.

По работе веду переписку с двумя большими группами адресатов: коллегами и заказчиками. Я подготовил текст под автозамену для каждой группы. А под каждую итерацию делаю напоминание, в котором пишу дату предыдущей итерации. С ростом номера итерации повышаю градус текста. Начнём с коллег.

Если у вас есть коллеги, с которыми общаетесь более неформально — можно подготовить отдельные шаблоны.

Перейдём к заказчикам. Тут, разумеется, важно поддерживать более формальный тон. Считаю, что штука с автозаменой подходит больше для переписки с заказчиком. Коллеге в большинстве случаев всё-таки проще позвонить.

Время между итерациями можно варьировать. Например, перед первой итерацией может пройти три дня, перед второй два дня, а перед третьей — один. Всё тоже очень зависит от ситуации и выбор интервалов для каждого человека лучше устанавливать свой.

Не допускайте наездов в письмах-напоминаниях. Не стоит писать «Это уже моё второе напоминание, но ответа от вас все нет». Лучше напишите как вам важно получить ответ и как это поможет вашему адресату.

Повышайте мотивацию адресата ответить вам

Я очень много раз раз сталкивался с отсутствием ответ из-за двух причин:
— адресат не понял зачем ему это письмо, какое он имеет к этому отношение и как он может помочь;
— в письме нет явного вопроса.

Эти моменты выясняются в процессе созвона через несколько дней после первого письма. Время — невосполнимый ресурс, поэтому всегда проверяйте ясность своего слога и наличие целевого действия для адресата в конце письма.

Пишите понятную тему письма и не манипулируйте

Письма с темой «Срочно!», «Решение вопроса», «Коммерческое предложение» и им подобные не имеют своего лица. Такую тему даже запомнить сложно. Я всегда указываю максимально информативную тему. Это потом поможет при звонке напомнить адресату о каком именно письме идёт речь.

Не пишите в конце письма «Спасибо заранее» или «Спасибо за быстрый ответ» — это манипуляция. Лучше напишите почему вам важно получить ответ как можно скорее.

Надеюсь, эти советы помогут повысить конверсию вашей переписке.

Расскажите о своих методах, уверен, что есть ещё более ядрёные способы поскорее получить ответ.

Источник

4 совета о том, как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте

Обычно вы отправляете письма-напоминания по двум причинам: вы просто хотите напомнить о себе, либо вам очень срочно нужен ответ на важный вопрос.

Если вы когда-либо проходили собеседование, то вам наверняка знакома первая ситуация. Возможно, вы несколько раз на дню проверяли входящие сообщения, надеясь услышать какие-нибудь новости по поводу работы. Да уж, гробовая тишина в таком случае действует угнетающе.

Второй вариант событий — когда вам срочно нужен ответ по какому-либо вопросу, но вам не пишут — тоже может вывести из себя.

Но хуже всего, когда вам приходится ждать просроченный проект или новости от начальника по крайне важному вопросу. Такие ситуации требуют несколько иного подхода. Дружелюбные напоминания о себе уже не сработают.

Если вам нужно напомнить о себе и срочно получить ответ на вопрос, воспользуйтесь этими четырьмя советами.

Не извиняйтесь

«Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю».

Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание. Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос?

В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого.

Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.

Пишите проще

Если вы пишете письмо-напоминание, значит вы уже связывались с этим человеком. А значит, в ваших предыдущих сообщениях уже была вся необходимая информация.

Конечно, контекст не помешает — получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните — вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.

Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто — а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.

Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание». Лучше напишите там суть вопроса. Старайтесь разбить само письмо на параграфы, используйте короткие предложения и маркированные списки — так его будет легче воспринять.

Что еще? Добавьте в конце точный срок, к которому вам нужно получить ответ — желательно, выделить его жирным шрифтом. Чем проще читается ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят и вы получите желаемое.

Вот пример короткого письма:

Хочу напомнить, что у меня до сих пор нет ваших графиков для ежемесячного отчета. Пришлите пожалуйста:

Мне нужно их получить не позднее 28 ноября. Заранее спасибо!

Попробуйте другие методы

Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»

Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.

Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже — вот только «позже» так никогда и не наступает.

Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.

Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.

Опишите ваши дальнейшие действия

Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.

Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.

Да, звучит немного угрожающе. Но важно донести суть до получателя. Добавьте в конце письма примерно такие строки:

«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»

Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.

Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.

Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.

Источник

«Если вы не отвечаете на письма, то умираете»

Правила email-переписки от генерального директора Artnauka

Николай Новосёлов, генеральный директор научно-развлекательного проекта Artnauka, составил в Facebook список правил общения по электронной почте для своей компании. Редакция vc.ru публикует текст с разрешения автора.

Почта — кровеносная система между бизнесами. Часто одно письмо решает судьбу миллионных контрактов и целых предприятий. Понимают ли это ваши рядовые сотрудники, когда пересылают клиенту письмо «Марина и её ******** (неадекватные) запросы», «Этот нищеброд просит скидку»?

К слову, однажды переписка чуть не стоила мне работы, и неизвестно, сколько клиентов мы с тех пор потеряли из-за незнания основ и простых правил.

1. Уважайте клиента, его имя и бренд.

Проверьте в интернете, проверьте в соцсетях, зайдите на Forbes. Позвоните и спросите дважды.

2. Не будьте «гардеробщицей».

Почта не место для нравоучений: здесь должны быть сроки, пути решения, компромиссы, конкретика и конструктив. Не заставляйте клиента ненавидеть ваши письма. Мы подстраиваемся под клиента, а не подстраиваем клиента под себя.

3. Хорошая шутка должна быть коротк.

Письмо — это акт уважения: чем больше вы уважаете собеседника, тем больше следует экономить его время.

4. Досчитайте до 25 и отвечайте.

Ничто так не ценится, как вдумчивое отношение.

5. Обещанного три года никто не ждёт.

Каков максимальный срок ответа на письмо? Ответ желателен в течение трёх-четырёх часов. Это зависит от размера и характера бизнеса: транснациональные компании могут «мутузить» письмо неделями, и для них действует правило «не более трёх дней», тогда как ожидаемый срок ответа дизайн-бюро составляет один-два часа. И всё же, если срок ответа превышает три часа, желательно выполнить следующий пункт.

6. Судьи удаляются на совещание.

Если, получив письмо, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то хорошим тоном будет уведомление адресата о том, что вы получили письмо и ответите на него: «Письмо получил. Отвечу сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …».

При этом важно действительно выполнить ваше обещание. Вам помогут:

7. Автоответ: за и против.

Если вы работаете в b2c, то используйте триггерные цепочки писем, личные ответы или ничего.

Если вы работаете в b2b, то используйте триггерные цепочки писем, личные ответы или ничего.

8. Предложение для «Газпрома», смета для «Газпрома», работа с «Газпромом».

В теме письма всегда следует указывать название вашей компании. Если вы пишете сотруднику «Газпрома» — он и так курсе, где работает и как его зовут. Пишите лучше о себе, это упростит ему поиск вашего письма в почте.

9. Одна цепочка — одна беседа.

Соблюдайте правило одной переписки для одной темы. Даже если у вас три параллельные задачи, ведите три параллельные беседы. Это позволит не потерять важное и легко находить нужные материалы без анализа десятков писем.

10. «Вы» или «ты»?

По крайней мере до тех пор, пока не было встречи, — «вы», после личного знакомства — уже по обстоятельствам.

11. «Вы» или «вы»?

Есть простое правило: если «Вы» в данном контексте можно заменить именем человека, то, скорее всего, с большой. Но лучше руководствоваться тем, как принято у вас в компании.

12. Я ДЛЯ ВАС СКИДОЧКУ НАМУТИЛ. )))

Если у вас соответствующие отношения с клиентом, то такая коммуникация имеет место.

13. Сначала перечитайте.

Перед отправкой снова прочитайте то, что написали. Ошибки? Вложения? Не ленитесь, второго шанса не будет.

14. Вложения или облако?

Для этого вам нужно знать клиента. У байера могут быть ограничения на почту 3 Мб и доступ только к одному определённому файлообменнику с рабочего компьютера.

15. Подпись информативная и не слишком большая.

Четыре-пять строчек в вашем стиле. Картинки — зло.Не забудьте настроить подписи для всех действий и почтовых клиентов, включая мобильные (там обычно другие настройки).

16. Письмо — не место для конфиденциальной информации.

Если вы предлагаете откат, уволить сотрудника, совершить гражданский переворот — письмо позволит мгновенно донести информацию любому абоненту с однозначной идентификацией автора.

17. Автоматизация оптимизации и оптимизация автоматизации.

Оптимизируйте и автоматизируйте базовые ответы. Драфты, шаблоны, заготовки — есть множество инструментов для отличных ответов. Сотрудник тратит на типовое письмо час? Множество важных ссылок? Автоматизировать дополнительную продажу? Just do it.

18. Письмо на первое, звонок на второе.

Отправка письма должна сопровождаться звонком с уведомлением. Если время нерабочее — письмо и SMS-сообщение. Ваши письма найдут в спаме. Вы вместе успеете осметить тендер. Вы не потеряете клиента.

19. Ответить всем.

Если собеседник включил в переписку четырёх человек — он имел на то основания. Нажмите «Ответить всем» (или настройте эту функцию раз и навсегда). Нет ничего хуже, чем недоинформированность людей, принимающих решение по вашей задаче.

20. Структура & действия & ответственные.

Если за получением вашего письма должно последовать какое-то действие, не делайте из этого секрета и не заставляйте людей додумывать: напишите об этом явно, доступно и по пунктам.

21. «Вшить клиента».

Выполнения требований CRM-системы и внутреннего контроля качества. Если у вас есть внутренний регламент — не забывайте его выполнять. Бизнес-процессы не должны простаивать из-за одного элемента.

22. «Бесшовный подхват».

Если коллеги переслали письмо с просьбой «подхватить клиента» — подробно изучите всю историю переписки и подхватите клиента так, чтобы он не заметил, что его проект начал вести кто-то другой. Старайтесь не задавать лишних вопросов, ответы на которые есть в переписке. Если пересылаете письмо коллеге — убедитесь, что вместе с письмом уходит полная исчерпывающая история, которая поможет коллеге «бесшовно» подхватить клиента.

23. Email — лицо вашей компании.

Следите за собой и за сотрудниками, соблюдайте правила и нормы. Допущенные ошибки сохранятся с клиентами надолго. Сделайте так, чтобы ваше письмо стало светом среди кромешного ******* (мрака) и спама.

Источник

7 ошибок е-mail переписки: почему ваши письма игнорируют?

Ежедневно около 112,4 млрд. писем разлетаются по всему миру, из них 122 «прилетает» одному человеку. Несмотря на рост популярности других интернет-каналов связи, число отправляемых электронных писем продолжает расти. Это приводит к тому, что люди (включая клиентов) ищут поводы игнорирования писем, не требующих особого внимания, чтобы сфокусироваться на более важных сообщениях и задачах.

1. Выражаетесь непонятно и не говорите конкретно, что вы хотите

Какова цель письма? Написали ли вы понятное для адресата сообщение? Может, люди, которым вы отправили сообщение, не отвечают, потому что они не знают, что вы ждете от них ответ?

Просите в переписке то, что вам нужно от адресата: файл, принятие окончательного решения, уточнение; и пусть они знают, когда это нужно — пишите срок. Если ответ не требуется, потому что вы просто делитесь новостями, пусть они об этом тоже знают.

Вы четко сформулировали просьбу, но вам почему-то до сих пор не отвечают. Перечитайте еще раз. Легко ли найти запрос на фоне всего, что написано в письме? Знают ли они, что вы ждете конкретно от них, а не от кого-то другого?

Пишите конкретно и понятно и не забывайте о сроках ответа.

2. Слишком длинно и нечитаемо

Хотя бы раз в жизни каждый из нас получал очень длинные письма. Когда мы видим простыни текста, мы чувствуем себя измученными только при мысли, что это сообщение нужно перечитать раз 100, чтобы найти что-то важное. Вы сами читаете такие письма? Чего же вы ждете от клиентов?

Избавьтесь от стоп-слов и фраз, таких как «я надеюсь», «если бы вы могли», «когда у вас будет немного времени», и т. д.

Удалите обширный пересказ независимо от того, насколько крупной является ваша задача.

Обеспечьте сообщение достаточным контекстом, чтобы получатель понимал, о чем вы говорите.

Пишите короткие письма и только то, что относится конкретно к данной теме или вопросу.

Используйте простые предложения и слова вне зависимости от того, о чем вы пишете. Короткие абзацы, маркированные списки и пробелы помогут избежать цунами из слов.

3. Слишком много людей, поставленных в копию

Существуют две основные опасности, когда вы ставите в копию письма большое количество людей и хотите получить ответ на него.

Во-первых, никто не ответит или не станет разбираться в том, что вы просите, предполагая, что об этом позаботится кто-нибудь другой из списка адресатов. Такое поведение человека называется Эффект свидетеля.

Во-вторых, копия на слишком многих людей стала привычкой в e-mail рассылке. Если вы так делаете, то уже приучили людей откладывать ваши письма на потом, поскольку данные письма не относятся лично к ним и они становятся низкоприоритетными.

4. Отправка слишком большого количества писем, или длинная цепь переписки

В тесной связи с предыдущей проблемой находится постоянная рассылка электронных писем с цепочкой ответов долгого разговора, пересылкой ответов, а также письма-копии всем адресатам. Не будьте той назойливой мухой, которая жужжит в почтовом ящике. Эти письма никто читать не станет!

Хотите, чтобы клиенты ответили на сообщение? Убедитесь, что письмо написано по-существу.

5. Плохая тема письма

Правила продающих писем относятся и к бизнес переписке. Важное письмо с негодным заголовком не привлечет внимания. Тема вашего письма должна быть четкой и побуждающей к действию.

Пишите тему письма, адаптированную для чтения со смартфонов. Сейчас много людей разбирают почту в мобильных телефонах. То же относится и к первой строке вашего письма. Основываясь на статистике сервиса почтовых рассылок MailChimp, идеальной длиной считается тема в 28−39 символов, но не более 50 символов.

Используйте первую строку письма как побуждение к чтению.

6. Плохие манеры

Написание коротких и слишком прямолинейных писем в грубом тоне не дает права опускать все нормы цивилизованного поведения. Сообщение, в котором не говорится ничего, кроме «отправьте мне отзыв на электронную книгу сегодня» является коротким и грубоватым. И кто захочет на это отвечать?

Этикет переписки все еще существует, также как приветствие и подпись в письме. Электронная почта также имеет свой собственный этикет, которому стоит следовать. Грамматические ошибки отпугивают людей.

Люди любят помогать хорошим людям. Станьте им.

7. E-mail переписка как неподходящий способ для коммуникаций

Для общения с клиентами используют различные каналы. И для некоторых потребностей email переписка далеко не лучшее решение.

Для решения срочных вопросов подходят чаты и мессенджеры. Некоторые задачи нуждаются в обдуманном, совместном обсуждении, к чему e-mail рассылка не приспособлена. Оптимальный вариант — телефонный звонок или видео-чат. И это логично, когда в обсуждении участвуют сразу несколько человек.

Для социального взаимодействия существует большое количество технологий. Но ваша цель — получить ответ на ваше письмо. Перед тем как отправить e-mail сообщение, подумайте, насколько этот метод эффективен для достижения вашей цели.

P. S. Уверены, что приведенный список ошибок позволит вам пересмотреть работу с почтой и получать больше нужных и важных ответов вовремя.

Оригинал статьи HubSpot. Над переводом текста работала Е. Горбатенко, PR-менеджер INOSTUDIO; редактура и адаптация текста — Е.Поликанина, специалист по маркетингу INOSTUDIO.

Источник

Почему кандидаты не отвечают на ваши письма и как бороться с этой несправедливостью

Что общего между барменом и рекрутером? 🙂

Что делать, когда кандидат, который идеально подходит, не отвечает и игнорирует ваши письма, а звонить ему совсем не хочется? Что делать, когда попытка получить ответ на письмо с предложением становится настоящим испытанием? Сегодня разберемся вместе.

И для начала мы собрали для вас некоторые цифры (LinkedIn Stats), которые помогут объяснить, почему вам не отвечают и что на самом деле думают кандидаты.

Факт 1
Удивительно, но, как показывают исследования, 46% кандидатов с энтузиазмом и большим интересом выслушивают предложения рекрутеров, которые работают на компании, с меньшим интересом, около 40%, будут рады такой беседе с сотрудниками рекрутинговых агентств. Около 30% в каждой из категорий будут готовы выслушать вас. Так или иначе примерно 70% кандидатов действительно будут рассматривать ваше предложение. Довольно много, согласитесь?

Факт 2
Чем меньше писем вы отправляете и чем персонализированней посыл, тем больше будет отклик. Вот такая простая логика. При отправке одновременно 400 писем — процент открытий будет около 15%, а если писем будет 50, то рейтинг открытий будет 30%.

Факт 3
10% разработчиков активно ищут работу (LinkedIn Talent Trend Survey, 2015).
59% открыты к новым предложениям.
69% готовы принять предложение о переходе в другую компанию. Обычно те, кто вам реально отвечают — эти 10%.
Но по факту 70% разработчиков будут рады услышать вас, ваши предложения о смене места и вообще поговорить. Это значит, что не рынок мал, а ваш посыл неэффективен.

И вообще, к слову, 65% разработчиков предпочитают общаться с помощью писем. И они всё же вам не отвечают. Так что проблема всё же в вас, простите.

Виной всему отношения к рекрутерам?

Конечно, отношения между кандидатами и рекрутерами назвать простыми сложно хотя бы потому, что они всегда основываются на оценке. Субъективной и объективной. За вашими плечами ответственность за компанию и развитие человека и профессионала в её рамках, а за плечами кандидата желание развиваться, набирать опыт, получать хорошую зарплату (да и для вас это важно, что уж). Но мы не хотим говорить об очевидном.

Не всегда пазл собирается сразу, не всегда удаётся произвести хорошее впечатление друг на друга и иногда люди расходятся только потому, что не смогли друг друга понять. В общем, к рекрутерам часто относятся предвзято. Просто вы сами представьте себя вот в такой ситуации:

Иногда в глазах кандидата рекрутер действительно выглядит так. И вам стоит представлять себе это изображение каждый раз, когда вы пишете письма.
Представим, скажем, что это крутой разработчик и на него действительно падает много зомби писем рекрутеров.

Так что иногда у соискателей и тех, кто ими становятся, реально есть причины недолюбливать рекрутеров. Особенно, когда те вдруг появились, предложили что-то, а потом исчезли без объяснения причин. Или когда не увидели в человеке энтузиазма, опыта, желания работать и учиться. Но всё же, как нам кажется, причина, по которой они часто не отвечают, кроется в другом. Всё же все будут цепляться за отличную возможность, если она появится, даже если общаться с рекрутером не очень хочется. Нужно быть готовым к тому, что к вам отнесутся с недоверием, а вот письма — способ это доверие заслужить.

Дело в подаче?

Скорее всего. И тут нужно обратить внимание на несколько факторов:

Итак, нашли среди этих ошибок свою? Можно начать работать над исправлением! Ура.

Если нет, то можем продолжить думать над тем, почему же ваши письма кандидатам с описанием действительно замечательных возможностей остаются без ответа. Общение с кандидатом — это труд и выстраивание отношений. Начинать тут сразу с «привет, есть вакансия!» не очень здорово, потому что ни доверием, ни лояльностью к вам кандидат совершенно не пропитался, вас не знает, вы к нему просто вдруг на почту заскочили и можно игнорировать ваше сообщение. Итак, нам нужна стратегия.

Мы тут прочитали о забавной ассоциации, которая сразу показалась нам действительно отлично иллюстрирующей ситуацию. Выстраивание отношений с кандидатом похоже на разговоры в баре, где вы — бармен. И вам нужно предложить каждому тот коктейль из конкретного набора напитков, угадав и увидев в каждом его потребности, услышав их и сконцентрировав всё в продаже этого коктейля. Как это может вам помочь?

Вывод таков: вам понадобится терпение. И ещё немного терпения. Ищите свою тактику общения с кандидатами, добивайтесь доверия и тогда будут вам ответы на все письма! 🙂

Источник