управленческий учет в университете
Управленческий учет доходов и расходов высшего учебного заведения
«Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях», 2013, N 18
Для эффективного управления вузом необходима информация о доходах и расходах по видам деятельности, местам возникновения и центрам ответственности. Данная информация в необходимых аналитических аспектах формируется в системе управленческого учета и используется для исчисления себестоимости оказанных услуг и выполненных работ. Обобщение сведений по доходам и расходам осуществляется во внутренней управленческой отчетности, которая используется для их контроля и анализа по видам и местам возникновения, при этом принимаются управленческие решения оперативного и стратегического характера.
Изучение практики учета доходов и расходов образовательных учреждений позволило прийти к выводу о том, что для целей бюджетного планирования, учета, контроля и анализа доходов и расходов, на наш взгляд, необходимо осуществить их классификацию, определить их места возникновения и учета, а также центры ответственности.
В вузе выделяются следующие виды деятельности, в результате которых возникают расходы и формируются доходы:
Для потребителя образовательной услуги формирование профессиональных знаний, умений и навыков предполагает возмездный характер оказания этих услуг и при частном, и при государственном финансировании, что требует их соответствующего возмещения.
Образовательные услуги вуза оказываются его структурными подразделениями: институтами, факультетами, филиалами. Выделяют следующие формы обучения: очная, вечерняя, заочная. Вуз образовательные услуги предоставляет по различным основным образовательным (специалист, бакалавр, магистр, аспирант) и дополнительным программам.
Научная деятельность вуза связана с выполнением внутренних научно-исследовательских работ и работ по заказу сторонних организаций, проведением научных и научно-практических конференций, организационных работ по повышению квалификации профессорско-преподавательского состава, участием в выставках и семинарах, работой диссертационных советов, международной деятельностью и др.
Деятельность по обеспечению образовательного и научно-исследовательского процессов включает редакционно-издательскую деятельность, типографские услуги, предоставление услуг по проживанию в общежитии и гостинице, услуги торговли (продажа литературы, канцтоваров и др.), услуги общественного питания (буфеты, столовые и др.).
Источниками доходов деятельности вуза выступают бюджетные и внебюджетные средства, а именно:
В соответствии с Приказом Минфина России N 171н можно выделить состав затрат и расходов бюджетного государственного и муниципального вуза по видам.
В системе управленческого учета для формирования информации о сумме начисленных и фактически поступивших доходов от конкретных видов работ по видам деятельности, а также о произведенных расходах необходимо определить места возникновения доходов и расходов.
Местом возникновения доходов и расходов в вузе могут быть институт, деканат, филиал, кафедра, центр предоставления услуг по дополнительному образованию, отдел, выполняющий научно-исследовательские и прочие работы и услуги, т.е. структурные подразделения, где происходит первичное образование доходов и расходов.
В системе управленческого учета предлагается разработать шифры мест возникновения накладных расходов, состоящие из шести знаков. Так, структура шифра места возникновения расходов деканатов, лабораторий, кафедр, филиалов следующая:
Для осуществления общевузовских функций образовательное учреждение устанавливает центры ответственности за расходы и доходы по соответствующим направлениям деятельности исходя из своей организационной структуры.
Структура шифра места возникновения общевузовских расходов следующая:
Центром учета расходов может выступать первичное место их возникновения.
Как показала практика образовательных учреждений, локализация сформированных по различным классификационным признакам доходов и расходов в управленческом учете позволяет системно увязать их с основными счетами финансового учета. Система управленческого учета обеспечивает сопряженность и взаимосвязь различных информационных потоков, основу для взаимодействия всех функций управления: планирования и организации, учета и контроля, анализа и регулирования.
Для управленческого учета доходов, затрат и расходов по видам деятельности предлагаются соответствующие коды счетов их аналитического учета, состоящие из 26 разрядов:
Например, шифр счета аналитического учета доходов образовательной программы «Бакалавр экономики», профиль «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», очной формы обучения за счет средств физического лица будет иметь вид: 24011010010000000010801001.
Шифр счета аналитического учета доходов от научно-исследовательской работы за счет средств сторонней организации будет следующим: 240110240200000100001.
Шифр счета аналитического учета доходов от типографских услуг за счет средств сторонней организации предстанет в виде: 240110360300000700001.
Начисление доходов за определенный период (месяц, семестр, год) будет отражаться записью:
Д-т сч. 20500 «Расчеты по доходам»
К-т сч. 40110 «Доходы текущего финансового года».
начисление доходов за определенный период (семестр, год):
Д-т сч. 20500 «Расчеты по доходам»
К-т сч. 40140 «Доходы будущих периодов»;
доходы, относящиеся к текущему финансовому году:
Д-т сч. 40140 «Доходы будущих периодов»
К-т сч. 40110 «Доходы текущего финансового года».
В управленческом учете, по нашему мнению, бюджетные субсидии на выполнение государственного задания (начисленные и полученные) предлагается распределять по образовательным программам. Кроме того, данные о начисленных и полученных доходах за платное обучение за определенный период (месяц, семестр, год) желательно формировать по местам обучения (институтам, факультетам, филиалам) в разрезе образовательных программ.
Управленческий учет затрат и расходов вуза призван сформировать информацию в следующих аналитических разрезах:
Рассмотрим управленческий учет затрат и расходов по отдельным видам.
Можно согласиться с мнением, что особую сложность вызывает проблема декомпозиции затрат по оплате труда (остальные виды затрат легко идентифицируемы) профессорско-преподавательского состава, занятого одновременно в образовательном и научно-исследовательском процессе [1]. В связи с этим предлагается расходы по подстатьям 211 «Заработная плата», 212 «Прочие выплаты», 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» для целей управленческого учета из базы бухгалтерского учета трансформировать в следующих аналитических разрезах:
Заработная плата и начисления страховых взносов на выплаты по оплате труда профессорско-преподавательского состава, компенсации на приобретение книгоиздательской продукции включаются в себестоимость каждой образовательной программы пропорционально часовой нагрузке кафедры. Для этого предлагается в систему управленческого учета ввести расчеты часовой нагрузки по кафедрам по образовательным программам и формам обучения за учебный семестр (учебный год).
Затраты электроэнергии, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения и амортизации основных средств головного вуза распределяют в два этапа:
Расходы по электроэнергии, теплоснабжению, водоснабжению, водоотведению и амортизации по основным средствам филиалов включаются в себестоимость образовательных программ пропорционально приведенному контингенту студентов по каждой образовательной программе.
Для осуществления данных расчетов предлагается в систему управленческого учета ввести следующие данные:
Затраты по видам деятельности в бюджетных государственных и муниципальных вузах, согласно Единому плану счетов бухгалтерского учета, по нашему мнению, могут учитываться в дебете счета 10961 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг». Структура аналитических счетов, открываемых для каждого вида работ и услуг, может иметь 26 разрядов. Например, шифр счета аналитического учета расходов по оплате труда профессорско-преподавательского состава по образовательной программе «Бакалавр экономики», профиль «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», очной формы обучения за счет средств физического лица будет иметь вид: 21096110010021101108010001.
Предлагаемый перечень статей накладных расходов представлен в таблице.
Перечень статей накладных расходов вуза
Данные по накладным расходам обобщаются на основании следующих документов:
Учет накладных расходов кафедр, деканатов и филиалов в бюджетных государственных и муниципальных вузах, согласно Единому плану счетов бухгалтерского учета, предлагается вести на активном синтетическом счете 10970 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг». К данному счету могут быть открыты аналитические счета, состоящие из 26 знаков. Например, шифр счета аналитического учета расходов по оплате труда административно-управленческого персонала, учебно-вспомогательного персонала и прочего обслуживающего персонала института за счет собственных средств вуза будет иметь вид: 2109701001002110200000000.
Накладные расходы деканатов, кафедр, филиалов предлагается включать в себестоимость образовательной программы пропорционально приведенному контингенту студентов. При этом делается бухгалтерская запись:
Д-т сч. 10961 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
К-т сч. 10970 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг».
Для учета общевузовских расходов в бюджетных государственных и муниципальных вузах согласно Единому плану счетов бухгалтерского учета предлагается вести активный синтетический счет 10980 «Общехозяйственные расходы». К данному счету могут быть открыты аналитические счета. Шифр аналитического счета состоит из 26 разрядов. Например, шифр счета аналитического учета расходов по оплате труда административно-управленческого персонала, учебно-вспомогательного персонала и прочего обслуживающего персонала управления информатизации за счет собственных средств вуза будет иметь вид: 2109803030002110200000000.
Общевузовские расходы целесообразно включать в себестоимость работ и услуг вуза в два этапа:
При этом делаются бухгалтерские записи:
включение общевузовских расходов в себестоимость образовательных программ (первый этап):
Д-т сч. 10961 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
К-т сч. 10980 «Общехозяйственные расходы»;
отнесение общевузовских расходов в расходы образовательной деятельности, научно-исследовательской и прочей деятельности (второй этап):
Д-т сч. 40120 «Расходы текущего финансового года»
К-т сч. 10980 «Общехозяйственные расходы».
Следует согласиться, что «хорошо налаженный управленческий учет и развитая информационная система позволяют рассчитывать фактическую себестоимость образовательных услуг и управлять ею. определить связь между затратами и результатами по оказанию образовательной услуги, позволяют разработать реальную измерительную систему, повышают заинтересованность всех подразделений в конечных результатах, дают руководству университета эффективный инструмент управления затратами» [4, с. 70].
Большая роль в практической реализации создания системы управленческого учета доходов и расходов вуза принадлежит бухгалтерской и планово-экономической службам. Ввиду однородности работы происходит постоянный обмен данными между ними. Эти два подразделения используют единый модуль действующего программного продукта, обеспечивающий общность обрабатываемой информации. Так, принимаемая бухгалтерией от планово-финансового отдела информация содержит:
Из бухгалтерии в планово-финансовый отдел для анализа результатов деятельности вуза поступает информация о:
На основании информации о доходах и расходах для целей управления вузом рассчитывается маржинальный доход по видам деятельности и структурным подразделениям (головной вуз и филиалы) и определяется объем средств, заработанных вузом на развитие и модернизацию своей деятельности. Данные управленческого учета можно использовать для анализа, результаты которого позволят оценить реальное финансово-экономическое состояние образовательного учреждения и диагностировать его финансовое состояние, а также подготовить и принять оперативные и стратегические управленческие решения.
Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании
Что такое управленческий учет
Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчетности. Эта информация используется для принятия руководством управленческих решений, основанных на цифрах.
Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь понимаете, что вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?
Зачем вести управленческий учет
Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы — в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.
Конкретные задачи, которые решает управленческий учет:
1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов
Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать, какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. Управленческий учет призван решать такие задачи.
Собственник компании «Окей, трактор» Михаил Иванов внедрил управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился результатами:
«У нас есть диспетчерская техника — это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет»
2. Планирование финансовой деятельности
Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Всегда интересно понимать, когда вы сможете позволить себе новенький «ягуар» без последствий для бизнеса. Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв — временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?
Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga рассказала, как кассовые разрывы преследовали компанию:
«Пока мы не вели управленческий учет, у нас были проблемы с кассовыми разрывами: расходы оплачивались по наитию, без плана. Есть деньги на счету — платим, нет — договариваемся об отсрочке. Вся финансовая политика сводилась к затыканию дыр. Это был огромный стресс»
3. Контроль дебиторки и кредиторки
В любое время вы получите ответы на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?»
Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности, делится опытом:
«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. Он обратился ко мне с этой проблемой, не мог понять, в чем дело. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны были всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток»
Какие отчеты важны для ведения управленческого учета
В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в управленческом учете:
Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.
Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.
Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут и напрасно его недооценивают.
Виды управленческого учета
Нет четкой классификации управленческого учета по видам, поскольку каждая компания имеет свои особенности и может устанавливать методы учета исходя из бизнес-целей.
Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по направлениям.
1. Производственный учет
Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции.
2. Маржинальный учет
Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат и итоговых цен для получения максимальной прибыли.
3. Бюджетный учет
Направлен на повышение работы и эффективности подразделений и отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу.
4. Стратегический учет
Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе.
Внедрение управленческого учета в организации
Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький и у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.
С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.
Основные программы для ведения управленческого учета:
Каждая из программ будет иметь как подходящие для конкретной компании возможности, так и отсутствующие. И это логично, ведь разработчики не могут учесть все особенности и сделать универсальное ПО для бизнесов разных отраслей и размеров.
Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта
Когда Excel убивает все больше времени и сил, разрастаясь в десятки разных таблиц, появляется потребность автоматизировать внесение данных и построение отчетов. С этим справляется онлайн-сервис ПланФакт:
Понятные отчеты и графики позволяют собственникам принимать решения на основе цифр, а не интуитивно.
ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тысячи компаний в России и СНГ. Это бизнесы самых разных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строительных компаний.
Ниже кейсы разных компаний, которые внедрили управленческий учет на базе ПланФакта.
Тимофей Логвиненко, управляющий партнер транспортной компании, долгое время страдал от кассовых разрывов и сознательно сдерживал рост бизнеса, чтобы контролировать финансы:
«Кассовые разрывы стали для нас чуть ли не стандартной процедурой. Я приловчился их отслеживать за счет резерва денежных средств. Раньше я проходил проблему с большими кассовыми разрывами, с перерасходами, несколько компаний я обанкротил по этой причине. У меня были классические истории, когда из одних проектов брал деньги и вкладывал их в другие, когда уже давно работал в минус, но продолжал пировать, все это заканчивалось кучей долговых обязательств.
Я делал отчеты для себя в каком-то минимальном виде, чтобы можно было контролировать хотя бы что-то. Вывод, который я сделал из этой работы, — самостоятельные отчеты вручную — это очень краткосрочное финансовое планирование, они не позволяют компании расти. О каком масштабировании можно говорить, если я сознательно не давал компании наращивать объемы, чтобы держать финансы под контролем»
Прочитайте, как Тимофей автоматизировал учет и нашел потерянный миллион рублей.
Владимир Андреев, руководитель компании «Трион» (монтаж каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет денег в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность разных проектов:
«Когда я занимался финансовым учетом сам, постоянно что-то терялось. Я ездил по командировкам, снимал наличку, что-то вносил, что-то забывал, получался очень условный учет. Куча тетрадок и Exсel-таблиц не давали желаемого эффекта. Не было четкого понимания прибыли по проектам, по периодам, не было учета и планирования расходов, случались кассовые разрывы, приходилось занимать деньги»
Узнайте, как правильно организованный финансовый учет помог Владимиру купить микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.
Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение города Пермь) почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:
«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени»
Посмотрите, как Антон наладил учет и сэкономил более 1,5 млн рублей.
Автоматизированный управленческий учет — это как приборная доска и навигатор вашего автомобиля: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и знаешь, как добраться до цели.
Что такое управленческий учет: 7 методов и 5 этапов создания
Вопросы, рассмотренные в материале:
Организация и использование системы управленческого учета позволяют анализировать финансово-экономическое положение компании, планировать распределение ресурсов, сокращать расходы, улучшать финансовые показатели. В нашей статье мы подробно расскажем о том, что такое управленческий учет и как правильно его использовать.
Что такое управленческий учет в организации и чем он отличается от бухгалтерского
Управленческий учет выделился из общей системы к 1950-м годам в связи с проблемой увеличения эффективности предпринимательства.
Управленческий учет (Management Accounting) используется, чтобы измерять и фиксировать финансовую и иную информацию, необходимую для достижения целей компании. Благодаря ему можно узнать объем приобретения или расходования ресурсов, собрать информацию о возможностях и проблемах предприятия, чтобы передать руководству.
Управленческий учет простыми словами — это система организации, сбора и агрегирования информации, цель которой состоит в решении определенных задач менеджмента.
Успешная работа данной системы позволяет наиболее результативно управлять компанией. Администрация сама выбирает, как именно классифицировать затраты, в какой степени нужно рассматривать сферы их возникновения, как учитывать фактические, плановые расходы, организовать внутреннюю управленческую отчетность, контроль.
Нужно понимать, что управленческий учет входит в систему управления предприятием, не ограничивается Общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP), поэтому при его построении в качестве исходных рассматриваются такие позиции:
Построение данной системы считается одной из наиболее сложных задач. На Западе эту сферу внутрифирменного управления принято считать конфиденциальной. При этом одним из основных факторов успеха является четкое понимание проблем, экономических выгод от использования такой информационной системы.
А теперь о различиях управленческого и бухгалтерского учета.
Что такое бухгалтерский и управленческий учет? Цели бухгалтерского и управленческого учета принципиально отличаются друг от друга. Первый использует фиксацию фактов хозяйственной деятельности для контроля компании в целом. Тогда как цель второго состоит в оперативном анализе и планировании деятельности.
Разные цели приводят к расхождениям по таким направлениям:
Методы фиксации данных.
При формировании проводок по бухгалтерскому учету бухгалтер отталкивается от ПБУ и других нормативных актов. Для подготовки оперативных данных для управленцев за основу берут указания руководителя, также смотрят, к какой статье дохода или расхода принадлежит определенный показатель. Допустим, расходы на зарплату сотрудников ИТ-отдела в бухгалтерских документах относятся на счет 26 по статье «Заработная плата», а в управленческом учете дается более детальная информация: «Заработная плата» – «Отдел ИТ». Таким образом, второй вариант требует включения большего объема подробностей.
Отчетность в бухгалтерии имеет строго регламентированные формы, в то время как управленческая информация представляется в форме, наиболее удобной для пользователей.
Временные рамки подачи данных.
Сроки сдачи бухгалтерской отчетности фиксируются на законодательном уровне, а для управленческого их устанавливает руководство конкретной фирмы. Так, информация по выпуску продукции и себестоимости в бухучете видна в конце месяца – после подсчета затрат и установления финальной себестоимости товара. Для управленческих целей требуется предоставлять такие отчеты каждый день, чтобы вовремя проанализировать планы и внести необходимые поправки.
Чтобы было проще, представим все описанные расхождения в виде таблицы:
