учет справочно библиографической работы образец

Справочно-библиографическое обслуживание

МАУК «Центральная библиотека» г. Белебея

основная функция информационно-библиографической работы.

Справочно-библиографическая работа включает в себя выполнение разных типов справок.

В зависимости от формы, в которой читатель получил справку, они делятся наустные и письменные. Применение новой информационной технологии добавляет к ним электронные справки.

Все справки делятся навнутренние и внешние. Внутренние справки выполняют для читателей при непосредственном контакте с ними. Внешние справки выполняют по запросам, поступающим по различным каналам связи (телефону, традиционной и электронной почте и др.) от жителей данного или других населенных пунктов.

Справки бывают: библиографическими и фактографическими.

Библиографической считается справка, которая отвечает на разовый запрос читателя и содержит при этом библиографическую информацию.

В свою очередь библиографические делятся на:

Например: «Культура эпохи Средневековья»

Источник: систематический каталог, отд. 71 + 63.3(0)4.

Уточняющая справка – это справка, в ходе выполнения которой требуется уточнить или установить библиографические данные. Это тип справки, когда читатель просит уточнить отдельные элементы библиографического описания, ссылки на литературу. Цель уточняющего поиска – восстановление полного и точного библиографического описания (автора, заглавия, выходных данных, реже количественных характеристик). Для выполнения уточняющих справок используют каталог заглавий художественных произведений, картотеку персоналий, систематический каталог, алфавитный каталог, справочники, словари, разделы систематической картотеки статей.

Например: «Где и когда был опубликован Закон РФ об амнистии?».

Библиотекарь уточняет: «Не Закон РФ, а Постановление Гос. Думы от 01.01.2001 г. // Рос. газ. – 2000. – 30 мая. – С.4.

Адресная справка – это справка, в процессе выполнения которой устанавливается наличие и местонахождение запрашиваемого читателями документа в фонде библиотеки. Адресные справки выполняются оперативно и, как правило, не требуют больших затрат времени. Зная точные данные о книге, библиотекарь обращается к алфавитному каталогу. Для нахождения публикации в периодических изданиях следует просмотреть соответствующие картотеки (как правило, СКС), а затем найти данный документ в фонде. Нередко выполнение запроса о наличии и местонахождении произведения в библиотеке является продолжением уточняющего поиска, так как читатель заинтересован в получении самих изданий.

Например: Есть ли в библиотеке учебник Азарова «Политология»?»

Источник выполнения: алфавитный или систематич. каталог, отд.66.0

Фактографическая справка – содержит в себе сведения о конкретных фактах, интересующих читателя (например, адрес учреждения, телефон какой-либо организации, точное наименование организации или учреждения, даты жизни

Другими словами, это сведения о конкретных данных технического, хронологического, статистического или топографического характера.

Источник: сист. каталог – отд. 63.3(2)46 или отд.92 БСЭ. Т.41 или энц. словарь.

Поскольку справка представляет собою комплекс «запрос+ответ» и может быть не только библиографической, но и фактографической, она иногда оказывается сложной (составной), содержащей ответы нескольких типов. Так адресные запросы нередко требуют проведения уточняющего поиска, фактографические запросы в процессе поиска могут преобразовываться в тематические и т. д. Теоретически имеет место выполнение нескольких справок, но практически их регистрируют как одну.

Консультация – это рекомендация библиотекаря по использованию каталогов и картотек, рекомендательных списков и указателей, справочников и т. д. Так же – это рекомендация по составлению библиографических списков литературы.

Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание.

Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (далее — СИО) является запрос.

Учет разовых запросов на СИО проводится по числу:

— затребованных тем (для тематических библиографических запросов);

— библиографических записей, требующих уточнения (для запросов на библиографическое уточнение);

— документов, наличие которых в фонде библиотеки требуется установить (для адресно-библиографических запросов);

— затребованных фактов (для фактографических запросов);

— тем, требующих аналитико-синтетического преобразования документальной информации (для аналитических запросов);

— методических консультаций по разъяснению правил пользования библиотекой, по использованию информационных изданий и элементов справочно-библиографического аппарата (далее — СБА): каталогов, указателей, БД и т. п. (для запросов ориентационного характера).

Учет общего числа разовых запросов на СИО проводится суммированием запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

Единицей учета выполненных разовых запросов на СИО является устная или письменная справка, содержащая сведения об одной теме, об одной уточненной библиографической записи, об одном установленном издании, об одном выявленном факте, а также устная или письменная методическая консультация по одному вопросу.

Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу:

— тематических справок: библиографических списков, тематических подборок (при выполнении тематических запросов). Дополнительно допускается учет библиографических записей, включенных в справку;

— справок, включающих уточненные библиографические записи (при выполнении запросов на библиографические уточнения);

— справок, содержащих сведения об изданиях, наличие которых установлено в фонде библиотеки (при выполнении адресно-библиографических запросов);

— справок, включающих выявленные или уточненные факты (при выполнении фактографических запросов);

— справок, включающих обзорно-аналитические сведения (при выполнении аналитических запросов);

— методических консультаций (при выполнении запросов ориентационного характера).

Учет общего числа выполненных запросов на СИО проводится суммированием справок, консультаций, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

Учет переадресованных запросов проводится по числу извещений о переадресовке запросов в другие библиотеки.

Примечание — Переадресованные запросы как выполненные не учитываются.

Единицей учета постоянно действующих запросов на СИО в режиме ИРИ является ПДЗ.

Учет общего числа ПДЗ на СИО в режиме ИРИ проводится суммированием ПДЗ, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

Единицей учета сигнальных оповещений, направленных абонентам системы ИРИ, является оповещение об одном источнике информации.

Учет общего числа сигнальных оповещений проводится по числу оповещений, направленных всем абонентам системы ИРИ и зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации, принятой в библиотеке.

Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

|Номер | Наименование процесса, операции. | Единица | Норма |

|нормы | Состав работы |измерения|времени, |

| |Прием библиографических запросов| | |

| 1. |Принять библиографический запрос. Уточнить| Один | 0,008 |

| |тему, целевое и читательское назначение,| запрос | |

| |полноту источников, типы, виды и| | |

| |хронологические рамки запросов | | |

| |Выполнение тематической справки. Поиск и| Одна | |

| |отбор документов. Составление| справка | |

| |Письменно. Количество источников: | | |

| |Устно. Количество источников: | | |

| |справки. Установление наличия или место| | |

| |нахождения документа или его части в фонде| | |

| |Письменно. Количество источников: | | |

| |Устно. Количество источников: | | |

| |Выполнение уточняющей библиографической| одна | |

| |справки, устанавливающей и (или) уточняющей| справка | |

| |элементы библиографического описания,| | |

| |которые отсутствуют или искажены в запросе| | |

| |Письменно. Количество источников: | | |

| |Устно. Количество источников: | | |

| |Выполнение фактографической справки| одна | |

| |устанавливающей конкретные сведения о тех| справка | |

| |или иных объектах, событиях, процессах,| | |

| |Письменно. Количество источников: | | |

| |Устно. Количество источников: | | |

| |Консультация у справочно-библиографического| | |

| 18. |Провести беседу об организации и| одна | 0,08 |

| |аппарата, по методике библиографического| тация | |

| |Ведение фонда выполненных справок | | |

| 19. |Отобрать справки для фонда, разложить по| одна | 0,08 |

| |папкам (конвертам). Оформить справки | справка | |

| 20. |Составить карточку для архива. Указать| одна | 0,05 |

| |порядковый номер, тему, дату выдачи.|карточка | |

| |Поставить карточку в картотеку архива| | |

Источник

Журнал учета справочно-библиографического обслуживания

Журнал учета справочно-библиографического обслуживания

Дата поступления запроса/выполнения

Возрастная категория пользователя (Д, М, В)

Цель запроса (работа, учеба. Самообразование, прочее)

Отрасль знания справки

в т. ч. краеведение ББК/КР

Обращение удаленного польз. (тел., эл. почта, вирт. спр., соц. сети)

Отказ (Причина отказа)

Учетными единицами СБО являются: библиографические справки, консультации, запросы удаленных пользователей.

Правила заполнения таблицы СБО.

1. № п/п Каждой справке присваивается порядковый номер, нумерация сплошная в течение года. Номера, под которыми записаны отказы, можно выделять каким-либо маркером, чтобы потом суммировать отдельно.

2. Дата поступления/ выполнения запроса: для справок, выполненных в продленном режиме, указывать две даты: дата поступления запроса и дата выполнения.

3. Возрастная категория пользователя: Д (дети до 14 лет включительно), М (молодежь от 15 до 30 лет), В (взрослые от 30 лет).

4 Социальная категория пользователя:

• люди с инвалидностью

5. Содержание запроса заносится в окончательной формулировке после уточнения запроса читателя.

6. Цель запроса: личный интерес (самообразование, увлечение), учеба, работа (профессионально-производственный интерес) научная работа и т. п.

Тематическая библиографическая справка содержит библиографическую информацию по определенной теме. Тематическая справка выполняется в несколько этапов: прием запроса, изучение темы запроса, определение круга источников, непосредственно библиографический поиск, отбор и группировка материала, оформление справки. Выделяют несколько категорий сложности тематических справок в зависимости от целевого назначения справки, характера используемых источников, принципов отбора литературы, объема выданной библиографической информации. Одной тематической справкой считается перечень библиографической информации по одной теме, при условии, что библиотекарь ведет поиск литературы самостоятельно или совместно с читателем.

Уточняющая библиографическая справка устанавливает или уточняет элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены. Уточняющие запросы считаются наиболее сложными и трудоемкими. При выполнении такой справки следует учитывать типичные ошибки в уточняющих запросах потребителей:
1. Искажение фамилии и инициалов автора.
2. Сокращенное или неточное название книги, периодического издания.
3. Неточный перевод с иностранного языка.
4. Неверно указанные год издания, издательство и др. Одной уточняющей справкой считается уточнение библиографического описания одного документа. Число проверенных элементов библиографического описания не влияет на количество справок.

Адресная библиографическая справка устанавливает наличие и местонахождение запрашиваемого документа в фонде библиотеки. Главным условием ее выполнения является точное и, по необходимости, полное библиографическое описание документа. Если такового нет, то выполняется сначала уточняющий поиск. Далее необходимо определить соответствующий раздел фонда библиотеки, используя при этом все имеющиеся информационные ресурсы (каталоги, картотеки, электронный каталог, справочные и библиографические издания и др.). Одной адресной справкой считается одна библиографическая запись, включающая библиографическое описание документа и сведения об его местонахождении. Адресные справки не учитываются, если библиографический поиск документа сопутствует книговыдаче на абонементе.

11. Консультации. Фиксируются 2 вида консультаций:

Ориентирующая консультация и справка по библиотеке (о режиме, порядке и условиях библиотечно-информационного обслуживания, о направлениях деятельности и функциях структурных подразделений библиотеки, о проводимых мероприятиях), ее услугам и ресурсам;

Вспомогательно-техническая консультация (по использованию оборудования и аппаратно-программных средств для осуществления электронного заказа, просмотра электронных документов, сохранения и переноса информации на другие носители и т. д);

12. Отрасль знания справки, в т. ч. краеведение (Индекс или наименование ступени деления таблиц ББК/КР (краеведение)

13-19. Источник выполнения (указывается перечень источников информации, использованных в библиографическом поиске для выполнения справки): СБА, Фонд, Интернет, Консльтант +, СЭКБРО (Сводный электронный каталог библиотек Ростовской области), локальные ресурсы, электронные каталоги ДГПБ. Например: ЭК (электронный каталог), БД, СКС и т. п.

20. Обращение удаленных пользователей через телефон, электронную почту, виртуальную справочную службу, через аккаунты социальных сетей библиотек.

Источник

Учет библиотечной работы

ТЕМА 1. УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ

1. Виды учета в библиотечной деятельности.

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой

3. Учет справочно-библиографической и информационной работы.

4. Учет книжного фонда.

1.Виды учета в библиотечной деятельности

Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.
Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.

Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.
Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.

Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).

Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.

Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.

На основе данных первичного учета ведется отчетность, т. е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определенный период времени (месяц, квартал, год).

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.

Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:

а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.

Учет читателей. Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя. Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).Выданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1. Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Часть 3. Учет массовой работы

Раздел «Книжные выставки»

Часть 4. Учет работы с передвижниками и передвижек

Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.

Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.

3.Учет библиографических справок.

Все структурные подразделения осуществляют учет справок по единой форме в «Тетради учета библиографических справок». «Тетрадь учета библиографических справок» является документом первичного учета и хранится до ликвидации библиотеки.

Приложение 1
Тетрадь учета библиографических справок

Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).

Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:

• запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;

• тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.

Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.

Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.

Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания

4. Учет книжного фонда:

Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

Суммарный учет документов

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

— часть 1 – «Поступление в фонд»;

— часть 2 – «Выбытие из фонда»;

— часть 3 – «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Источник